《人事管理系統(tǒng)解決方案》

1、人事管理系統(tǒng)解決方案一、系統(tǒng)簡介人事管理系統(tǒng)是針對高校人事工作而專門開發(fā)的多功能集成應 用，它能夠實現(xiàn)高校教職工管理工作的信息化、統(tǒng)一化，為各種事務 性工作的辦理提供統(tǒng)一的流程。人事管理系統(tǒng)采用數(shù)據(jù)庫技術、分布 式信息處理技術構建，依托校園網(wǎng)絡運行，實現(xiàn)對高校人事信息進行 數(shù)據(jù)管理、維護、共享、交換，并以工作崗位為核心實現(xiàn)對教職工的 電子身份認證和權限管理。人事管理系統(tǒng)能夠對原有系統(tǒng)進行有效整合，實現(xiàn)資源共享，簡 化辦理流程，在提升工作效率的同時，確保各種數(shù)據(jù)的權威性和準確 性。高校引入人事管理系統(tǒng)后，能夠大幅提升人事管理方面的整體水 平。人事管理系統(tǒng)能夠實現(xiàn)功能模塊的定制化，適用于各類大中專

2、院 校。系統(tǒng)具有極強的兼容性和可拓展性，功能模塊間能夠隨意組合， 以實際應用為最終目的。二、系統(tǒng)功能人事管理系統(tǒng)是為解決大量復雜的教職工日常工作而設計，在功 能上涵蓋了所有環(huán)節(jié)，本著實用的設計思想，著眼與高校后勤的管理 特色和實際需要，幫助高校對人力資源管理的各項業(yè)務流程進行全面 的電子化管理，解決人力資源管理的實際問題。1、組織機構設置:/xiexiebang/對后勤組織機構的基本信息進行設置和維護?？梢栽黾?、修改和 刪除組織機構信息（在權限允許的情況下），也可以查看各部門下屬 的人員信息。2、崗位信息設置對后勤各部門下的崗位類別和信息進行設置和維護。其中包含： 崗位類型、崗位位置、職責范圍

3、、崗位編制數(shù)、崗位職責、崗位職責 條件及服務細則考核標準、崗位系數(shù)、崗位津貼等。3、人事檔案管理:/xiexiebang/對人員的基本信息進行管理和維護。可以根據(jù)人員的類別（在編、 非在編、自管、離職、退休）查詢人員的基本信息和部門的人數(shù)。也 可以添加、修改和刪除（有權限控制）人員的基本信息。在人員的基 本信息記錄中還可以添加人員的各種證件掃描件，并且可以查看這些 證件的圖片。系統(tǒng)可以用電子表格文件還具有批量導入人員基本信息 的功能。4、人員合同管理對人員的勞動合同進行管理和維護?？梢栽黾?、修改和刪除人員 的勞動合同信息?？梢詫θ藛T的合同進行續(xù)簽、改簽和換簽操作，系 統(tǒng)還能夠對人員的轉正時間、

4、合同到期時間進。/xiexiebang/行提醒。5、人員保險管理對員工的社保信息進行管理和維護?？梢蕴砑?、修改和刪除人員 的保險信息。能夠在系統(tǒng)中設置保險參數(shù)?？梢耘繉雴T工的保險 信息。系統(tǒng)能夠自動統(tǒng)計員工的社保繳費金額，并可以根據(jù)部門名稱、 保險類型和保險繳費日期統(tǒng)計和打印員工的保險信息記錄。6、績效考核管理對員工的績效考核信息進行管理和維護。其中包含?？冃禂?shù)設 置、績效考核分數(shù)錄入等。系統(tǒng)會根據(jù)每個員工的績效分數(shù)及崗位和 考評系數(shù)，統(tǒng)計員工的績效工資。同時系統(tǒng)還具有添加員工獎懲記錄 的功能。為了方便管理人員的操作，系統(tǒng)還增加了批量復制員工考核。/xiexiebang/分數(shù)的功能。同時

5、，管理人員可以根據(jù)部門名稱、 崗位名稱、員工姓名和考核日期等條件查詢或導出員工的考核分數(shù)和 績效工資。7、人員考勤管理對各部門員工的出勤情況進行管理。部門管理人員只需輸入員工 的各類請假天數(shù)，系統(tǒng)就會根據(jù)考勤參數(shù)的設置自動統(tǒng)計員工的扣款 金額。其中包含：請假參數(shù)設置、加班參數(shù)設置、員工值班金額、員 工考勤管理。8、工資管理可以對員工每月的薪酬進行統(tǒng)計和查詢?？梢栽O置學歷津貼、年 工津貼、職稱津貼等參。/xiexiebang/數(shù)。系統(tǒng)可以根據(jù)員工的基本工資、考勤、績效 考核、個人所得稅、加班和值班情況、各種津貼、各種獎勵費用來自 動統(tǒng)計員工每個月的工資?？梢源蛴」べY明細表。9、人員排班管理對各部

6、門員工的值班和加班進行安排，可以在此界面為員工安排 具體的值班日期和值班的類型。系統(tǒng)可以打印出員工值班明細表。10、人員變動審批當員工的崗位或部門變動時，該員工所在的部門領導需要向上一 級部門領導提交人員變動申請。人事部門領導或后勤有關領導可以在 此界面對人員變動申請和人員招聘申請進行審批。此系統(tǒng)可以設置多 級審批流程。11、人員培訓管理可以對后勤員工的培訓工作流程進行管理。其中包含。培訓計劃 制定、培訓計劃審核、培訓計劃實施、員工培訓考核、員工培訓記錄 和員工培訓統(tǒng)計報表。:/xiexiebang/12、統(tǒng)計分析報表系統(tǒng)能夠實現(xiàn)人員基本信息統(tǒng)計、人員來校年度統(tǒng)計、年度人數(shù) 統(tǒng)計等功能。三、系

7、統(tǒng)特點人事管理系統(tǒng)能夠有效提高人力資源管理工程效率，保障信息提 供的實效性和準確性。該系統(tǒng)具備結構靈活的特色，提供充分的用戶 定制功能，從而保證系統(tǒng)能夠適應高校自身的特點。1、系統(tǒng)基于soa架構，將所有功能模塊集成到一個服務架構當 中。2、人事管理系統(tǒng)提供完備的數(shù)據(jù)庫備份功能，支持數(shù)據(jù)快照和多版本模式。3、系統(tǒng)具備靈活的配置業(yè)務數(shù)據(jù)維護功能，能夠快速查詢所需 資料。4、系統(tǒng)具有強大的統(tǒng)計分析、打印功能以及權限控制功能。5、系統(tǒng)可提供詳細的日志記錄、靈活流程定義以及任意的表單 定制功能。6、支持多應用服務器和多網(wǎng)絡出口的負載均衡。7、人事管理系統(tǒng)能夠與共享數(shù)據(jù)中心深度集成，提供統(tǒng)一身份 認證功能

8、和登錄憑據(jù)傳遞功能。8、人事管理系統(tǒng)可兼容sqlsever、oracle、db2、sysbase等多種數(shù)據(jù)庫。第二篇：食堂管理系統(tǒng)解決方案：/xiexiebang/食堂管理系統(tǒng)解決方案一、系統(tǒng)簡介食堂管理在后勤工作中占有很大比重，尤其是大型院校，擁有多 個校區(qū)，餐廳分布分散，在統(tǒng)一協(xié)調管理上難度很大。傳統(tǒng)模式下， 食堂管理工作繁瑣，需要大量的人力作為支撐，且在處理各種訂單時 容易出現(xiàn)錯誤與疏漏。食堂管理系統(tǒng)采用先進的計算機以及云計算技術，能夠精細化管 控物流采供的全過程，幫助食堂實現(xiàn)信息化管理。網(wǎng)上協(xié)同辦理物料 的請購、采購、收發(fā)存、財務收支等事務；在線聯(lián)網(wǎng)審批業(yè)務單據(jù)； 智能核算成本和效益；

9、向管理層動態(tài)反饋營業(yè)實況，用科學準確完備 的數(shù)據(jù)支撐決策、指揮和調度工作；部門間高效協(xié)同提高管理效能； 用精細化管理提升食堂效益。二、系統(tǒng)功能高校食堂管理系統(tǒng)依靠自身強大的功能優(yōu)勢，能夠做到業(yè)務流程 規(guī)范化、資源損耗最小化、成本核算及時標準化。同時，系統(tǒng)利用大 量數(shù)據(jù)，科學地加以分析同時生成圖表，如對食堂損耗率的分析、庫 存的分析、食材價格的分析比較等，較好的堵塞了管理漏洞。分析數(shù)。/xiexiebang/據(jù)對食堂管理工作具有重要的指導意義，能夠幫 助管理者制定更科學的規(guī)劃。1、食堂管理食堂管理員根據(jù)食堂所需物品下訂單給采購部門和庫房，在物品 到貨后進行驗收和入庫。其應用包括食堂訂貨、食堂驗貨

10、、驗收入、 班組日配出庫、班組庫配出庫等。2、庫房管理庫房管理員根據(jù)庫存情況給采購部門下采購單，貨到后驗貨和入 庫，并對食堂調撥單中的物品進行調撥出庫。具體功能應用包括調撥 出庫、庫房采購、驗收入庫、調撥入庫、庫房驗貨、消耗出庫、庫存 查詢、申請退貨等。3、采購管理對食堂和庫房的訂單進行價格和數(shù)量的調整，生成送貨單。包括： 采購配送、調撥配送、部門訂單、受理退貨、查看送貨單、采購物品、 退貨更正等。4、菜譜管理食堂管理系統(tǒng)可以按日或月對食堂成本進行核算，并可對單菜進 行成本核算。應用子模:/xiexiebang/塊包括：成本詞典、菜譜基礎維護、單菜成本、 菜譜計劃、單菜成本統(tǒng)計、菜譜維護、單菜

11、成品核算、菜譜執(zhí)行、菜 譜執(zhí)行查詢、食堂日核算查詢、食堂月核算查詢。5、單據(jù)跟蹤系統(tǒng)可以對各種單據(jù)進行跟蹤和查詢。包含訂單跟蹤、采購單跟 蹤、在途物品統(tǒng)計、送貨單跟蹤、調撥單跟蹤。6、采購信息登記和查看物品價格，如物品單價對比、信息錄入、物品單價波 動等。7、監(jiān)督功能包括日常管理等功能，如食品加工管理、食品衛(wèi)生檢查、餐具消 毒管理、菜譜留樣管理、餐廳衛(wèi)生檢查、餐廳管理等。8、查詢功能包括統(tǒng)計查詢、中心總帳、領導查詢等。查詢功能從多個角度和 維度對餐飲管理中的數(shù)據(jù)進行匯總統(tǒng)計分析，為管理層、決策層提供 全面的數(shù)據(jù)，及時了解數(shù)據(jù)信息，實現(xiàn)科學管理和決策。三、系統(tǒng)特點1、食堂管理系統(tǒng)針對食堂進出貨物

12、流可快速制單。2、系統(tǒng)能夠滿足多食堂、多部門、多崗位業(yè)務快速協(xié)同，流程清晰，制單方便。3、業(yè)務單據(jù)在線審批，精細化管控確保管理的成本效益性最佳4、動態(tài)反饋、主動推送營業(yè)統(tǒng)計，系統(tǒng)能夠生成科學、準確的 分析報告，輔助決策指揮和日常調度工作5、食堂管理系統(tǒng)軟件支持多分校多食堂分布，協(xié)同營業(yè)，更能 全面管控。6、系統(tǒng)能夠起到快速靈活配置崗位、權限、用戶和業(yè)務參數(shù)的 作用。:/xiexiebang/7、食堂管理系統(tǒng)采用b/s構架，程序和數(shù)據(jù)都只部署在服務器 上，安全維護、自動備份數(shù)據(jù)。8、功能強、操作簡單，容易引入，部署見效快，對操作者計算 機能力要求低。第三篇：餐飲管理系統(tǒng)解決方案商業(yè)餐飲管理系統(tǒng)解

13、決方案一、軟件介紹本系統(tǒng)是專為餐飲業(yè)設計的，為餐飲企業(yè)提供從點單到收銀整個 前臺流程的全方位信息化支持。方便的點單操作、快速的廚部送單系統(tǒng)、精準的收銀結 算，讓廳樓跳出手工運作模式易出錯、結算時間長、收銀安全性低、 人手多、送單慢、人手送單使樓面服務時間變短等運營瓶頸，使廳樓 運作變得更加順暢、人員更少、更易于管理及控制。系統(tǒng)提供對會員的折扣、掛帳、付帳、積分換獎的管理。通過定 義會卡卡型的掛帳限額確定是否允許會員掛帳，通過定義積分 底限使會員積分達到底限時能自動升級卡型，獲得更低折扣，定義 折扣額使在前臺出示會卡時就能得到會卡卡型所定義的折扣。二、操作界面二、模塊介紹前臺管理前臺系統(tǒng)是本軟件

14、的核心功能模塊，提供廳樓從點單 到送單收銀整個流程的全方位信息化支持。方便的點單操作、快 速的精準的收銀結算，讓用戶跳出手工運作模式易出錯、結算時 間長、收銀安全性低、人手多、送單慢、人手送單服務時間變短等運 營瓶頸，使運作變得更加順暢、人員更少、更易于管理及控制。資料管理主要提供對出品的錄入及維護功能。通過提供出品分 類功能，使廳樓出品更加易于管理，更利于財務對營業(yè)情況的 統(tǒng)計.系統(tǒng)管理提供系統(tǒng)基礎資料的設置及定義功能，運營之前必須 定義。一般的定義順序是：廳樓-付款方式-收銀班次-pos設置-部 門員工可以不設。系統(tǒng)維護在使用系統(tǒng)之前，用戶應使用數(shù)據(jù)清除功能進行系 統(tǒng)初始，然后進行系統(tǒng)設置

15、操作員設置權限管理三類資料的定義 工作。在系統(tǒng)管理中還提供系統(tǒng)安全性相關功能，如數(shù)據(jù)備份與恢 復、操作日志、密碼設置等，用戶在操作完畢后可使用退出功能 結束使用。會員管理系統(tǒng)提供對會員的折扣、掛帳、付帳、積分換獎的管 理。通過定義會卡卡型的掛帳限額確定是否允許會員掛帳，通過 定義積分底限使會員積分達到底限時能自動升級卡型，獲得更低 折扣，定義折扣額使在前臺出示會卡時就能得到會卡卡型所定義 的折扣。第四篇：檔案管理系統(tǒng)解決方案數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書目錄 TOC o 1-5 h z 方案背景3一設計目標3二設計理念5三系統(tǒng)特點 / 5四功能介紹71登陸界面72系 統(tǒng) 界

16、面 布局 TOC o 1-5 h z 83功能說明8全宗管理83.2檔案錄入9立卷歸檔113.2.2以件歸檔173.3檔案整理.183.3.1檔案整理流程183.3.2 鑒定及回收站213.3.2.1檔 案 保 管 期 限 鑒定 213.3.2.2密級鑒定233.3.2.3檔案回收站234檔案檢索244.1直接檢索244.2組合檢索264.3定制檢索284.4系統(tǒng)條件294.5未歸檔檢索295檔案統(tǒng)計305.1檔案數(shù)量統(tǒng)計305.2目錄數(shù)量統(tǒng)計325.3檔案利用情況統(tǒng)計：336檔案借閱336.1借閱審批346.2我的借閱357檔案保管357.1 庫 房 溫 濕 度 登記357.2八防管 TOC

17、 o 1-5 h z 理367.3存放位置索引368資料管理378.1資料管理378.1.1目錄管理378.1.2 資料錄入388.1.3 資料回收站398.2資料借閱審批398.3我 TOC o 1-5 h z 的借閱401pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書9數(shù)據(jù)處理40五系統(tǒng)技術架構與平臺設計41六系 統(tǒng) 運 行 環(huán) 境 推薦.42 七 技 術 服 務 與 支持432pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書方案背景隨著科學技術的不斷進步，越來越多的檔案管理單位通過采用先 進的檔案保存及維護技術，從硬件條件提升了檔案的保存、維護能力， 但與此對應的是，面對累積得越來越多的檔案資料，檔案

18、管理單位苦 于昂貴的檔案管理人力資源成本以及檔案存放空間場所的限制，使得 檔案管理工作舉步維艱。采用傳統(tǒng)檔案管理方式，更是出現(xiàn)了下列常見的“難題”：頻繁的檔案原件借閱調用，使得檔案原件面臨“消耗性”損毀 或破壞的問題。傳統(tǒng)人工管理檔案的方式由于檔案資料的累積，尤其是在面臨 大容量檔案庫的情形下，更加凸顯工作效率較低的難題。對于多種類檔案的保管，存在檢索效率低下，準確性較差的問 題。涉及檔案資料安全部分，可能存在只想授權某個范圍內人員許 可檢索、查閱、調用，而現(xiàn)實中無法嚴格區(qū)分界定上述權限設置。傳統(tǒng)檔案管理以及借閱受制于地域限制，無法滿足跨區(qū)域異地 檔案申請檢索、查閱、調用功能。檔案管理系統(tǒng)即是

19、在這一背景下而開發(fā)，系統(tǒng)采用java技術開 發(fā)，基于成熟穩(wěn)定strutsmvc框架，采用spring為中間層，以ibatis 作為持久化層；設計和架構具備良好的穩(wěn)定性、擴展性、安全性、靈 活地需求變動功能。本檔案管理系統(tǒng)可使檔案管理單位檔案管理的運行體系更為系 統(tǒng)化，同時，以檔案的歸檔、保存、維護、借閱為主線來驅動的檔案 管理流程將更為高效、便捷；由于系統(tǒng)采用了網(wǎng)絡無紙化辦公模式， 在節(jié)省了辦公成本的情況下，還減輕了檔案工作人員的工作負荷，提 升了檔案工作人員的工作積極性，另外，檔案管理系統(tǒng)也為檔案利用 對象提供了更為簡潔的檔案借閱體驗，提高了檔案利用的滿意度。一設計目標檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)是為

20、了通過建立一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交流平臺， 在規(guī)范化檔案資料收集整理的前提下，實現(xiàn)檔案及文檔信息最大化有 效利用，從而為各項工作提供準確詳實的參考信息。本系統(tǒng)具體設計目標包含以下幾個方面：3pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書實現(xiàn)標準統(tǒng)一的文檔入庫管理及維護管理檔案管理單位具有部分傳統(tǒng)的紙質檔案資料，在本系統(tǒng)設計之 初，即考慮到將上述紙質檔案資料通過掃描儀進行統(tǒng)一掃描，成為電 子檔案后對其進行標準統(tǒng)一的錄入操作，將其錄入到檔案管理系統(tǒng) 中，并對這些掃描后的電子檔案，賦予各自的檔案題名、檔號等相關 關鍵字，以供檔案利用者網(wǎng)絡查詢，這樣既實現(xiàn)了傳統(tǒng)紙質檔案的電 子化標準入庫管理，又可以很好的保護極具價

21、值的檔案原件，一舉兩 得。除了將上述紙質檔案電子化，實施具體的統(tǒng)一標準入庫之外，系 統(tǒng)還為用戶提供了包括影像、照片等多類別的電子檔案歸檔入庫整理 操作；這些措施為標準檔案庫的建設打下了堅實的基礎。與此同時， 相對于標準檔案入庫后的檔案維護管理部分，系統(tǒng)提供了諸如八防管 理、銷毀等功能管理模塊，規(guī)范化了檔案的維護管理。實現(xiàn)檔案資料的有效利用檔案資料在已經(jīng)入庫的基礎上，如何提高有效利用率，一直是檔 案管理部門的重要需求，檔案管理系統(tǒng)采用b/s模式，在嚴格的權限 控制下，授予用戶訪問查詢功能，由于采用b/s模式，所以，用戶可 以不受地域限制，在相應權限下，可實現(xiàn)遠程訪問查詢借閱，檔案管 理系統(tǒng)提供了

22、，直接檢索，組合檢索，定制檢索，系統(tǒng)條件，歸檔檢 索等多種檢索方式，用戶可自定義選擇檢索方式，以便檢索出最直接 的需求檔案資料，最大限度的提高了檔案資料的有效利用率。實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的有效共享本檔案系統(tǒng)采用java技術開發(fā)，具有跨平臺的先天性優(yōu)勢，可以 實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，對信息進行充分的發(fā)掘利用，最終為各項工作的決策 提供充分詳實的數(shù)據(jù)參考信息。4pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書二設計理念規(guī)范檔案資料錄入及整理的工作流程，提高檔案利用效率，賦予 用戶簡潔直觀的系統(tǒng)操作功能。檔案管理部門對檔案資料首先存在兩個基本需求，一方面，用 戶需要將需求錄入的檔案資料進行規(guī)范化的錄入，另一方面，面對整 理完

23、畢的檔案，如何進行流程化維護操作，如何最大化發(fā)掘檔案的利 用率，提升檔案資料的使用價值，也是系統(tǒng)用戶面對的迫切需求，因 此，系統(tǒng)開發(fā)以上述用戶基本需求為導向，以滿足用戶實際功能需求 為理念而設計了開發(fā)了檔案管理系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)開發(fā)之初即是希望減少傳統(tǒng)檔案管理工作量，有 效提高檔案管理人員的工作效率，在更少的時間利用的情況下，為更 多的檔案資料利用者提供資料需求利用，同時本系統(tǒng)在檔案資料的日 常管理以及維護中，以人為本，實現(xiàn)了操作功能最大的簡潔化，以便 于管理人員的操作，從而對本部門、本檔案管理單位形成的電子文件 實行自動化、網(wǎng)絡化管理，實現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式； 并相應的成立部門

24、性電子檔案中心或電子文件檔案館，發(fā)揮檔案部門 的管理和技術優(yōu)勢，相對集中地保存和管理電子文件，為本單位提供 真實、準確、快捷的檔案信息服務。三系統(tǒng)特點檔案管理系統(tǒng)強大的檢索功能5pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書檔案管理系統(tǒng)內設強大的檔案檢索功能模塊，下設直接檢索，組 合檢索，定制檢索，系統(tǒng)條件，歸檔檢索多種檢索方式，通過建立索 引，對檔案目錄數(shù)據(jù)及其全文實現(xiàn)多關鍵字、多條件的檢索，本系統(tǒng) 可實現(xiàn)對檔案附件檢索、跨庫檢索、多用戶并發(fā)檢索，同時，檔案管 理系統(tǒng)從用戶自身應用出發(fā)，提供了定制檢索功能，該功能可根據(jù)用 戶常用檢索習慣進行自定義定制，優(yōu)化了檢索流程，提高了工作效率。檔案管理系統(tǒng)安

25、全性檔案管理系統(tǒng)在用戶權限設置方面，采用了將用戶操作權限與用 戶主題權限雙頁面單獨設置的模式，其優(yōu)勢是避免了系統(tǒng)超級管理員 對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行無限制的增、刪、改、查的操作，從而對整個檔案管 理系統(tǒng)的安全性造成巨大威脅。在檔案管理系統(tǒng)中，根據(jù)角色區(qū)分， 可定義檔案系統(tǒng)操作人員以及檔案功能操作人員，這樣就有效的解決 了信息化檔案工作中存在多年的角色定義不清，權限定義不清的痼 疾，完善了信息化檔案管理的安全理念和模式。與此同時，檔案管理 系統(tǒng)還可通過利用系統(tǒng)用戶身份認證、檔案信息的認證。來規(guī)范用戶 訪問系統(tǒng)流程，通過系統(tǒng)的授權，可控制用戶訪問檔案資源的范圍， 防止非授權訪問，保證系統(tǒng)的安全。任意報表設計

26、，使用簡單檔案管理系統(tǒng)自身集成了報表插件，可以有效利用既有系統(tǒng)中的 相關數(shù)據(jù)，根據(jù)用戶實際需求，進行自定義報表設置，并形成有效打 印。系統(tǒng)模塊獨立性與協(xié)同性的統(tǒng)一系統(tǒng)內涉及全宗管理、檔案錄入、檔案整理、檔案檢索、檔案借 閱，資料管理等模塊都可實現(xiàn)獨立管理運行，與此同時，系統(tǒng)也強調 了網(wǎng)絡協(xié)同化辦公理念，用戶可根據(jù)系統(tǒng)賦予的權限設置，對上述功 能模塊進行協(xié)同管理操作。先進的技術架構平臺檔案管理系統(tǒng)采用java技術開發(fā)，基于成熟穩(wěn)定strutsmvc框架， 采用spring為中間層，以ibatis作為持久化層；具備良好的穩(wěn)定性、 擴展性、安全性、靈活地需求變動功能。該平臺同比.平臺能更好的 實現(xiàn)跨

27、平臺運行操作，同比c平臺具備強大的技術先進性，并且開發(fā) 周期更短，實現(xiàn)功能更為強大，維護成本更低；擴展空間更為廣闊。 同比asp及php開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)，在功能的擴展方面更是asp及 php開發(fā)平臺所不能比擬的。系統(tǒng)操作簡易便捷檔案管理系統(tǒng)設計之初即是考慮到通過利用先進的網(wǎng)絡辦公平 臺，降低檔案工作者的勞動強度，提高檔案工作者的工作效率，因此 本系統(tǒng)為用戶提供了更為直接、簡潔的操作流程以符合用戶在檔案的 收集、整理、保存、統(tǒng)計、檢索和利用的各個環(huán)節(jié)的工作需求。界面美觀，簡潔統(tǒng)一系統(tǒng)采用統(tǒng)一的界面，色調淡雅，美觀大方，簡潔明了，能有效 緩解長時間使用系統(tǒng)產(chǎn)生的用眼疲勞。6pageof44數(shù)字化

28、檔案管理系統(tǒng)方案書四功能介紹檔案管理系統(tǒng)模塊結構圖檔案管理系統(tǒng)功能模塊分為兩類?；A模塊、后臺模塊?；A模塊內容包含全宗管理、檔案錄入、檔案整理、檔案檢索、 檔案統(tǒng)計、檔案借閱、檔案保管、資料保管等，該模塊主要面對使用 對象為日常檔案（文檔）操作人員以及檔案（文檔）利用者。對于后臺模塊部分，主要是針對檔案系統(tǒng)管理者的操作，如檔案 數(shù)據(jù)的備份恢復、用戶及用戶組的管理、角色管理、模版管理、系統(tǒng) 管理、歸檔類目管理等檔案（文檔）管理核心操作。1登陸界面如下圖所示，在下面的窗口內填寫正確的用戶名和密碼，點擊登 錄按鈕即可登錄本系統(tǒng)，如果發(fā)生登錄異?；蛘哌z失密碼請及時與系統(tǒng)管理員聯(lián)系。7pageof44

29、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書2系統(tǒng)界面布局如圖所示，可以看到系統(tǒng)的主界面基本上由三部分組成，即：導 航欄、左側樹狀菜單區(qū)、以及系統(tǒng)內容顯示區(qū)。導航欄分布著系統(tǒng)的 一級菜單，點擊一級菜單，窗口左側樹狀結構菜單對應顯示。點擊樹 狀菜單的各個模塊。系統(tǒng)內容區(qū)顯示該模塊的詳細內容。本系統(tǒng)的界 面風格均采用這種窗口布局方式。如上圖所示，系統(tǒng)為用戶提供了 “用戶注銷” “個人設置”操作 于系統(tǒng)頁面右上角，用戶可通過點擊上述兩個圖示進入其相應功能操 作。3功能說明3.1全宗管理全宗管理功能模塊是整個檔案管理系統(tǒng)的主干功能模塊，所有入 庫檔案文件追根溯源最終都需要分類歸總到各類別對應的所屬全宗 下，方便檔案管理部

30、門對檔案資料的管理操作的同時，也可有效的為 檔案查詢者提供更準確詳實的檔案文件。在檔案管理系統(tǒng)的全宗管理模塊中，系統(tǒng)主要提供了兩個可操作 選項，其一，全宗“檢索”，即有權限的用戶可根據(jù)系統(tǒng)提供的檢索 功能，對系統(tǒng)中的全宗進行檢索操作，具體如圖：8pageof44其二，全宗“應用”操作，在系統(tǒng)存在多全宗的情況下，根據(jù)用 戶實際使用情況，系統(tǒng)為避免用戶在進行多全宗選擇操作時出現(xiàn)的誤 操作，提供了根據(jù)應用狀態(tài)而區(qū)分的方法，如圖：系統(tǒng)可提供用戶在被“應用”全宗上選擇“應用”操作打“J” 的方式，幫助用戶查看全宗的應用狀態(tài)為“應用中”，或“未應用”， 從而清晰的了解正在進行操作的全宗，避免出現(xiàn)誤操作，簡

31、潔明了， 同時，用戶也可對應用中全宗選擇”查看”操作，如圖：3.2檔案錄入一則檔案信息資料在授權需求用戶查詢使用之前，必須首先經(jīng)檔 案管理部門檔案錄入人員的錄入操作，進入檔案庫之后，才能被查詢， 因此，檔案錄入工作是整個檔案管理系統(tǒng)功能操作的前提，要賦予一 則檔案信息被查詢利用，那么必須在檔案錄入時，為檔案信息添加相 關的可供查詢的“關鍵字”，這些關鍵字包括：檔案提名，檔號、文 件字號，密級、保管期限、份數(shù)、頁數(shù)、文種，實物存放位置、責任 人、主辦部門、會辦部門、所屬部門、簽收人、主題詞、檔案類別、 歸檔年度、歸檔日期等等。如圖：9pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書檔案管理系統(tǒng)為本系統(tǒng)用

32、戶提供了文檔插件可選功能應用，系統(tǒng) 用戶在完成檔案錄入表單填寫后，系統(tǒng)頁面如下：如圖所示，本插件為高級選項，用戶可根據(jù)本機或本檔案管理單 位所應用文檔處理軟件（微軟office，金山wps，永中office等）來 創(chuàng)建檔案錄入正文本，該插件可為用戶提供模版類創(chuàng)建正文，可極大 便捷系統(tǒng)操作用戶使用，減輕工作量。用戶選擇點擊“新建word文檔”按鈕后，系統(tǒng)顯示以下界面：10pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書如圖所示，系統(tǒng)提供了多達20余種檔案錄入正文本操作，可實 現(xiàn)痕跡顯示、文檔保護、簽名印章等高級功能，使系統(tǒng)具備任意用戶 操作的完整記錄，通過嚴格的安全認證，實現(xiàn)操作的不可推諉性。用戶在填寫

33、完畢上述圖示正文本文件后，需點擊系統(tǒng)頁面中“保 存”按鈕來進行對該文檔的保存，保存完畢后，系統(tǒng)彈出提示窗口， 如圖：對于添加保存操作后的文檔，系統(tǒng)顯示以下界面：如圖所示，系統(tǒng)根據(jù)權限劃分，對該保存文檔提供了修改（無痕 跡），修改（有痕跡），刪除操作，可供有權限的系統(tǒng)用戶對該保存的 文檔進行上述具體操作。同時，系統(tǒng)也提供了對保存后的正文檔的“刪除”操作功能，用 戶只需通過點擊鼠標，選擇相應文檔后，點擊“刪除”按鈕即可實現(xiàn) 相應操作。本系統(tǒng)提供了兩種檔案錄入方式：一種為傳統(tǒng)的標準立卷歸檔模 式；另一種為以件歸檔模式。如圖所示：3.2.1立卷歸檔首先進入系統(tǒng)檔案錄入的標準立卷歸檔模式，標準立卷歸檔模

34、式 與以件歸檔模式在本系統(tǒng)中同樣根據(jù)文件的來源方向分別提供了“收 文登記”，“發(fā)文登記”，“內部文件登記”共三種檔案分類錄入方式， 檔案錄入工作人員可根據(jù)錄入文件的來源方式對應正確分類錄入檔 案資料。11pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書系統(tǒng)賦予檔案錄入工作者“操作”，“工具”，“打印” “檢索”四 個按鈕選項，用戶將鼠標移至“操作”按鈕，系統(tǒng)自動出現(xiàn)下拉菜單， 具體如圖：用戶可選擇“添加”功能，將需要被錄入的文件檔案信息錄入， 點擊“添加”功能選項后，系統(tǒng)內容顯示區(qū)將為用戶直接顯示下列圖 示：用戶可在此頁面內填寫被錄入檔案信息的詳細細則，同時，針對 部分掃描后文檔信息，系統(tǒng)還提供了附件

35、上傳功能，用戶可將掃描文 檔壓縮后統(tǒng)一上傳，通過上述操作，最終形成檔案錄入（著錄）卡片 信息，該卡片信息可進行備份打印，統(tǒng)一管理。另。用戶在完成檔案錄入卡片填寫登記后，應選擇上述圖示中左 上角的保存按鈕，對所填寫的錄入信息進行確認保存，如用戶對所填 寫的信息存在疑義，可點擊“重置”按鈕，對上述所填寫的信息進行 重置操作，重新填寫著錄內容并保存。在進行檔案錄入或重置操作時，系統(tǒng)用戶都可以通過點擊“返回” 按鈕，返回上級操作菜單。對已保存的檔案錄入信息，系統(tǒng)的操作按鈕提供了 “修改”與“刪 除”操作，用戶可對該檔案信息進行修改以及刪除的操作。在完成檔案錄入的創(chuàng)建流程后，用戶需在收文登記列表中選擇該

36、 條檔案信息，如圖將鼠標移至工具按鈕，出現(xiàn)下拉菜單，如圖：12pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書選擇立卷歸檔按鈕，對已選擇的檔案錄入信息進行立卷歸檔操 作，系統(tǒng)內容顯示區(qū)出現(xiàn)提示框，提示是否對已選擇的檔案信息進行 歸檔操作，選擇“確定”選項，如圖：系統(tǒng)內容顯示區(qū)彈出對話框：提示“檔案歸檔成功”窗口，選擇 點擊“確定”按鈕，如圖：通過上述操作，用戶已經(jīng)成功的將一個檔案文件由其初始未歸檔 狀態(tài)，改變?yōu)橐蚜⒕須w檔至文件目錄的狀態(tài)，即實現(xiàn)了標準的檔案立 卷歸檔流程。對于通過上述操作后立卷歸檔的檔案信息，有權限的用戶可在 “檔案錄入”的左側樹狀欄下“立卷歸檔”的子樹“文件目錄”中查 詢到該檔案信息

37、。針對本系統(tǒng)中所有的檔案信息錄入，即“收文登記”建發(fā)文登記”， “內部文件登記”，任意一類形式檔案信息，在經(jīng)過初始的信息錄入 填寫保存，并進行“立卷歸檔”操作后，都會統(tǒng)一流轉至“立卷歸檔” 下的“文件目錄”中，如圖：13pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書如上圖所示，對于已歸檔的所有檔案信息，系統(tǒng)在內容顯示區(qū)的 左上角均提供了 “操作”，“工具”，“檢索”的操作按鈕。將鼠標移至“操作”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單，顯示“修改”，“刪除” 兩個功能選項，用戶可通過上述兩個功能選項，對已經(jīng)歸檔的文件進 行二次“修改”，“刪除”的操作。將鼠標移至“工具”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單（如圖）：如用戶在“立卷歸檔”的“

38、文件目錄”菜單中已選擇一條或多條 檔案記錄的前提下，進行“歸檔”操作，系統(tǒng)彈出提示框，如圖：點擊確定，系統(tǒng)內容顯示區(qū)彈出以下窗口：選擇目錄名稱“new”的目錄，點擊“歸檔”按鈕，則上述所被 選擇的檔案信息，將自動流轉至“案卷目錄”下的” new”目錄中。在上述歸檔操作中，如“new”為最底層目錄但該目錄存在于多 個同級目錄之中，或者“new”目錄為非最底層目錄，同時用戶選擇 歸檔的目標目錄又在“new”目錄下，不便于查找來實現(xiàn)最終的歸檔， 則用戶可通過點擊彈出窗口左上角的“檢索”按鈕，來進行目標目錄 的檢索，點擊檢索按鈕后，系統(tǒng)出現(xiàn)下拉菜單，如圖：14pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書系

39、統(tǒng)在這里提供了 “普通檢索”與“跨目錄檢索”兩種檢索方式， 便于用戶將上述文件目錄通過檢索后歸檔至“案卷目錄”下的各級子 目錄中?！捌胀z索”主要是指系統(tǒng)對“案卷目錄”下的只存在一級 子目錄的情況進行檢索查詢，而“跨目錄檢索”可對案卷目錄下多級 別子目錄進行檢索操作，這主要是由于系統(tǒng)默認提供的檔案文件歸檔 至“案卷目錄”下，必須是最后一級的子目錄，即檔案文件必須依存 于最底層的案卷目錄；因此，如選擇上級父目錄便進行歸檔操作，則 系統(tǒng)會自動提示用戶“該目錄為非最底層目錄，無法進行操作”，如 圖：系統(tǒng)用戶可根據(jù)普通檢索舉例來進行“跨目錄檢索”歸檔的操作， 兩者操作流程相似，唯一有所不同的只是“跨目

40、錄檢索”需要用戶通 過多次點擊查詢到最底層目錄，再進行操作。首先點擊“普通檢索”按鈕，系統(tǒng)彈出提示窗口（如圖）：系統(tǒng)提供了“目錄編號”，“目錄名稱”等多個關鍵字做為的用戶 提供檢索條件，用戶可根據(jù)實際情況進行選擇填寫，在這里選擇在“目 錄名稱”中填寫之前通過“系統(tǒng)管理”模塊中已設置完畢的目錄名稱“new”，點擊“檢索”按鈕，系統(tǒng)彈出提示框（如圖）：15pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書窗口詳細顯示了檢索的“new”目錄的細則情況，選擇點擊該目 錄，最后點擊上述圖示中的“歸檔”按鈕，系統(tǒng)出現(xiàn)彈出窗口：點擊確定按鈕，系統(tǒng)提示，“系統(tǒng)歸檔成功”，對于通過上述一系 列操作而最終歸檔到“案卷目錄”

41、的子目錄“new”下的文件，可以 直接在“案卷目錄”的子目錄ew”下，對其進行“內部文件查看”操作，即可發(fā)現(xiàn)該文件正依存于“new”目錄下。如圖所示：現(xiàn)在在“案卷目錄”下的“文件目錄”中選擇另一條已歸檔完畢 的檔案記錄，再次將鼠標移至“工具”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單，如圖：選擇點擊“檔案返回至文件管理”，這時系統(tǒng)會彈出提示框“是 否確定返回至文件管理”，如用戶點擊確定，則將使這條已歸檔的檔 案重新返回至文件管理的初始“未歸檔”狀態(tài)中，該功能在“以件歸 檔”中同樣存在，方便用戶對已歸檔的檔案信息進行二次操作。由于實際用戶在進行檔案錄入信息的同時，不可避免的會出現(xiàn)多 種檔案類別的區(qū)分，因此在本系統(tǒng)中，除

42、提供了標準的檔案信息錄入 外，還為用戶提供了多種檔案類別的整理操作，可以幫助用戶根據(jù)檔 案信息不同類別進行自定義整理，從而使系統(tǒng)內的檔案文件更為清晰 明了，便于檔案信息的二次利用及整理。用戶通過檔案整理功能，極大的幫助了檔案工作者減輕了工作負 荷，提高了檔案錄入整理效率，同時又便于普通檔案利用者對檔案的 查詢操作。16pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書3.2.2以件歸檔類似于本系統(tǒng)中的立卷歸檔操作流程，以件歸檔也是按照文件的 來源方向分為“收文登記”，“發(fā)文登記”，“內部文件登記”共三類的 檔案錄入方式。相同于“立卷歸檔”操作，首先在“文件管理”的“收 文登記”中選擇要錄入（著錄）的檔案

43、文件，如圖所示：選擇完畢要著錄的檔案文件后，有別于立卷歸檔操作，請將鼠標 移至“工具”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單，如圖：此時，注意請選擇“以件歸檔”選項，系統(tǒng)彈出提示框，如圖：點擊確定按鈕，系統(tǒng)彈出提示框，提示“檔案歸檔成功”，該檔 案文件，將自動流入“以件歸檔”的“歸檔文件目錄”中，進行完上 述操作步驟后，該檔案實際上已經(jīng)完成了以件歸檔的操作流程，如圖 所示目錄：17pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書用戶可在該目錄下直接查詢到所有以件歸檔文件，并進行等同于 立卷歸檔的案卷歸檔、檔案整理、查詢，檢索等所有操作，用戶可參 考立卷歸檔流程對以件歸檔進行相同操作。3.3檔案整理檔案整理操作是整個檔案管

44、理系統(tǒng)中的重要組成部分，針對用戶 通過“檔案錄入”功能錄入的多種類檔案，檔案管理部門必須要在本 系統(tǒng)中創(chuàng)建各自對應的檔案種類類別，從而使檔案整理人員將錄入的 檔案信息整理至上述各類對應的檔案種類內，最終達到規(guī)范化檔案管 理的目標。對應檔案整理功能，隨之產(chǎn)生的需求首先就是創(chuàng)建對應的檔案種 類，本系統(tǒng)根據(jù)用戶的實際需求提供了兩種檔案種類創(chuàng)建方式，一種 為通過“系統(tǒng)管理”模塊中“歸檔類目管理”操作添加新建全宗，系 統(tǒng)會默認自動添加標準常用的10大類檔案種類，這部分種類包含： 立卷歸檔、以件歸檔、立卷整理、簡化整理、照片、錄像帶、錄音帶、 電影帶、會計檔案、實物檔案。另一種可根據(jù)用戶自身需求，進行自

45、定義創(chuàng)建，該功能同樣通過“系統(tǒng)管理”中的“歸檔類目管理”操作 添加實現(xiàn)，創(chuàng)建完畢后的檔案種類將同樣顯示于“檔案整理”的左側 樹狀欄中，方便用戶進行操作。3.3.1檔案整理流程了解到如何將一則檔案信息進行標準的立卷歸檔以及以件歸檔 后，下面以“照片”類的檔案整理為例，了解如何對其進行檔案整理 流程。首先，用戶點擊“檔案錄入”一級菜單，在“立卷歸檔”中的“文 件目錄”下選擇一條已歸檔的檔案文件，然后將鼠標移至內容顯示區(qū) 的“工具”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單，請點擊“檔案整理”選項，系統(tǒng)彈 出對話框“您確定要整理嗎”，如圖所示：18pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書點擊“確定”按鈕，出現(xiàn)提示框，如圖：

46、選擇將該檔案信息要整理至的目錄，在這里，選擇首先將該檔案 整理至”照片”類的文件目錄下，所以需要在“文件目錄”下選擇“照 片”，點擊“整理”按鈕，出現(xiàn)提示框：選擇“確定”按鈕，出現(xiàn)提示框：通過上述一系列的操作，已將該檔案文件歸檔至“照片”檔案的 “文件目錄”下，用戶可以通過點擊“檔案整理”一級菜單，在系統(tǒng) 左側樹狀欄“照片”下的子樹“文件目錄”下19pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書查詢到上述被整理的文件，如圖：如上圖所示，對于已經(jīng)被整理至“照片”子樹“文件目錄”下的 檔案文件，系統(tǒng)顯示區(qū)同樣提供了 “操作”，“工具”，“打印”“檢索” 四個功能操作按鈕。用戶可將鼠標移至“操作”按鈕，系

47、統(tǒng)出現(xiàn)下拉菜單，里面包含 “修改”，“刪除”選項，用戶可在已選擇該檔案信息下，對該檔案文 件行修改和刪除的操作。用戶同樣也可以在已選擇檔案信息的前提下，將鼠標移至“工具” 按鈕，系統(tǒng)同樣出現(xiàn)下拉菜單，主要顯示內容為：“檔案返回至文件 管理”與“檔案整理”，針對“檔案返回至文件管理”功能，主要是 指用戶可將已整理完畢的檔案文件逆向流轉，重新使其返回到初始未 歸檔文件狀態(tài)，至于“檔案整理”功能，主要是指針對上述整理完畢 后的檔案文件將其重新整理歸檔至本類“照片”類檔案的“案卷目錄” 中，或將其整理至本系統(tǒng)內的其他類別檔案的案卷目錄或子目錄中的 操作。在進行“檔案整理”操作的過程中，系統(tǒng)彈出窗口為雙

48、頁面，上 述操作是選擇將該檔案直接整理至“照片”類的“文件目錄”下，與 此同時，系統(tǒng)同樣提供了 “案卷目錄”頁面，其操作原理與上述選擇 “文件目錄”相同，用戶可進行參考操作將檔案整理至“案卷目錄”下，如圖:對比整理檔案至“文件目錄”下操作，用戶在選擇整理檔案至“案 卷目錄”時，存在部分檔案種類的案卷目錄下包含子目錄或多級子目 錄的情況，這樣，就給用戶帶來了無法直接便捷選擇整理該檔案的問 題，因此，系統(tǒng)針對這個問題，提供了目錄“檢索”操作，該檢索又 分為“普通檢索”與“跨目錄檢索”兩種方式，“普通檢索”面對對 象主要是針對檔案目錄只存在一級目錄的情況，而“跨目錄檢索”主 要面對對象為檔案目錄下包

49、含多級子目錄的情況，如圖：20pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書系統(tǒng)操作人員通過系統(tǒng)提供的上述檢索方式可以更加迅捷的查 詢目標整理檔案目錄，提高了工作效率，減少了工作負荷，另一方面 也使不同類別的檔案整理工作變的更加合理清晰。3.3.2鑒定及回收站該功能模塊下含三個子功能模塊，分別為“檔案保管期限鑒定”、 “密級鑒定”以及“檔案回收站”。3.3.2.1檔案保管期限鑒定檔案保管期限鑒定主要是針對“檔案整理”完畢后檔案文件的保 管期限的鑒定設置，用戶可通過點擊系統(tǒng)左側樹狀欄“保管期限鑒定” 子樹，進入“保管期間鑒定”內容顯示區(qū)對其進行詳細設置，如圖：系統(tǒng)內容顯示區(qū)為系統(tǒng)用戶展示了 “操作”，

50、“檢索”按鈕，可將 鼠標移至“操作”按鈕，系統(tǒng)出現(xiàn)下拉菜單，如圖：首先點擊“添加”操作，系統(tǒng)彈出提示框：如圖：21pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書用戶可通過系統(tǒng)提示窗口內文件目錄與案卷目錄進行查詢，對所 查詢到的某個或多個檔案文件進行鑒定操作，選擇單獨一例檔案文 件，系統(tǒng)內容顯示區(qū)顯示以下信息，如圖：用戶可在內容顯示區(qū)內對該檔案文件進行保管期限的鑒定操作， 系統(tǒng)提供了 “原保管期限”，“變更保管期限”“鑒定原因”“備注”等 詳細細分選項，方便用戶對檔案文件進行保管期限鑒定的多種操作。 對于已經(jīng)鑒定完畢的檔案文件，系統(tǒng)內容顯示區(qū)會自動顯示其記錄， 如圖：用戶可憑借相應查詢權限的賦予，對已

51、經(jīng)鑒定完畢的檔案進行 “檢索”查詢，同時，也可以對已經(jīng)鑒定完畢的檔案，通過“操作” 按鈕下賦予的“修改”“刪除”操作功能，對其進行二次操作。在檔案“保管期限鑒定”的操作中，系統(tǒng)對已經(jīng)鑒定完畢的檔案 文件，同樣根據(jù)權限分配原則，賦予了部分檔案管理者對該檔案保管 期限鑒定的“審批”功能，這部分的審批用戶可將鼠標移至每條鑒定 完畢后的檔案條目“操作”上，如圖，選擇點擊審核操作，系統(tǒng)內容顯示區(qū)出現(xiàn)該檔案的保管期限鑒定 資料，如圖：22pageof44有所不同的是，由于本次操作是針對檔案保管期限鑒定的審核， 因此，內容顯示區(qū)部分多出了“審核意見”欄，審核人員可將具體審 核信息填寫于此，并進行保存或重置。

52、至此完成了將一則檔案信息進行保管期限鑒定并審核的全部操 作。3.3.2.2密級鑒定密級鑒定操作原理檔案“保管期限鑒定”相同，有所不同的是密 級鑒定是賦予系統(tǒng)檔案操作者對整理完畢的檔案信息進行密級鑒定 分配的過程，包括檔案密級鑒定的審核等部分操作。3.3.2.3檔案回收站系統(tǒng)“檔案回收站”功能類似于微軟視窗系統(tǒng)中的“回收站”功 能，為用戶提供了一個避免由于誤操作或其他原因刪除檔案文件后而 造成損失的解決方法，對于本系統(tǒng)所有已歸檔的檔案資料，如果通過刪除操作后，都將直接流轉到“檔案回收站”中，如圖所示：“檔案回收站”功能在系統(tǒng)內容顯示區(qū)提供了 “工具”與“檢索” 兩個操作按鈕，用戶在選擇一條已經(jīng)刪

53、除的檔案資料后，將鼠標移至 “工具”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單，如圖：用戶可對被選擇的檔案資料進行“徹底刪除”與“檔案還原”的 操作，同時，針對已經(jīng)刪除的全部檔案資料，用戶也可將鼠標移至“檢 索”按鈕，對“檔案回收站”中的已刪除檔案資料進行檢索查詢，并 對檢索后的結果進行二次操作。這里需要重點說明的是，檔案管理系統(tǒng)在上述的檔案“徹底刪除” 操作中，系統(tǒng)默認是對檔案資料的邏輯刪除，而非物理刪除，被“徹 底刪除”后的檔案信息于系統(tǒng)中是無法查詢的，但系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中保留 對其備份，采用這種方式來對檔案資料進行保管或銷毀的操作，主23pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書要是考慮到最大限度保證用戶檔案信息資源安

54、全，避免誤操作或 其他非主觀性錯失操作造成的嚴重后果。4檔案檢索檔案資料最初的兩個基本需求應用，在解決檔案保存后，就要面 對檔案資料的利用，在一則檔案信息被利用前，首先應該被檢索出來， 本系統(tǒng)采用采用ajax概念技術，提供與服務器異步通信的能力，同時 采用優(yōu)化了的系統(tǒng)搜索引擎，因此用戶在檢索檔案資料時將體驗到更 為快捷、準確的檢索效果。本系統(tǒng)對檔案資料的檢索提供了。直接檢索、組合檢索、定制檢 索、系統(tǒng)條件、歸檔檢索共五種檢索方式以供系統(tǒng)用戶進行檔案資料 檢索操作。4.1直接檢索在本系統(tǒng)中，“直接檢索”可廣泛應用于對部分檔案利用者對其 所要檢索的檔案信息了解不全的情況下的檢索，這部分需求用戶，他

55、 們很可能只知道檔案信息的一個或幾個有限字段，如檔案的提名、編 號、成文日期，檔案類型等僅僅幾個條件，想藉此為查詢條件對所需 求檔案進行檢索查詢。本系統(tǒng)提供模糊查詢功能，可對相似字段進行全部檢索并顯示， 舉例說明，如用戶查詢的檔案題名為“test”，而實際檔案資料庫中也 存在著檔案題名為“testl”的檔案文件，那么系統(tǒng)會自動將所有字段 類似“test”的檔案文件全部顯示于系統(tǒng)的內容顯示區(qū)，供查詢用戶 進行篩選，并最終確定正確檢索需求檔案文件。本系統(tǒng)提供了多達 60多種關鍵字條件查詢，這就極大豐富了檔案利用者的檔案查詢條 件，從而為檔案檢索后的申請借閱利用創(chuàng)造了良好的條件，同時，另 一方面，對

56、于檔案管理部門來說，也可以通過本系統(tǒng)的檔案檢索平臺， 開放簡潔的檔案檢索操作，實現(xiàn)現(xiàn)代化、網(wǎng)絡化的檔案檢索借閱管理， 加強有檔案利用需求的員工與檔案管理部門之間的在線互動，減少繁 瑣的中間環(huán)節(jié)，使信息可以迅速、準確地互達，從而極大地降低檔案 管理成本。以下圖示為本系統(tǒng)提供的直接檢索功能中涉及的部分關鍵字查 詢，用戶可根據(jù)自身所了解的字段進行填寫，檢索，24pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書本系統(tǒng)在部分關鍵字條件中提供了多項選擇條件，方便用戶縮小 檢索范圍，提高檢索的精確度，如圖：用戶可根據(jù)實際檔案條件，選擇上述圖示中任意條件，而取得更 好的檢索效果。對于通過上述檢索條件設置，而最終檢索出

57、的檔案文 件，如果該檢索用戶具備系統(tǒng)賦予的相關權限，這部分權限包含：原 文訪問、附件訪問等。那么該用戶可以根據(jù)系統(tǒng)賦予的上述權限，對 該檢索后的檔案文件進行對應權限操作。如該用戶不具備上述任意權 限，那么系統(tǒng)還在檢索后的檔案列表上提供了兩個操作按鈕“工具”，“返回”，如圖：用戶可將鼠標移至“工具”按鈕，系統(tǒng)出現(xiàn)下拉菜單，如圖：用戶可在選擇一條檔案信息后點擊“借閱創(chuàng)建”按鈕，則該條被 申請的檔案信息將自動25pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書流轉至“檔案借閱”模塊中的“借閱審批”子模塊。這里需要注 意的是，在用戶點擊借閱申請按鈕后，系統(tǒng)將默認申請用戶創(chuàng)建了一 個檔案借閱申請請求，而非最終將

58、該申請直接提交到檔案借閱審批員 處，申請用戶可在本系統(tǒng)“借閱申請”模塊中，通過點擊“我的申請” 中的“未提交”功能樹，查閱之前用戶提交的借閱申請檔案信息并點 擊“提交申請”操作，完成檔案檢索后的申請借閱全部流程。用戶在“我的借閱”功能樹的未提交列表中可對申請借閱信息進 行刪除和修改操作，即停止檔案借閱申請流程或對已創(chuàng)建的檔案借閱 申請進行細則修改操作后再提交。對于提交申請的借閱信息，將自動 流轉至“借閱審批”功能中“未處理”模塊，由檔案管理部門的檔案 借閱審批人員根據(jù)用戶提交的檔案申請借閱信息細則，確定是否通過 審核，予以借用。4.2組合檢索如果說簡單檢索是只通過對單一條件的選擇進行檢索操作，

59、那么 組合檢索就意味著可以為系統(tǒng)用戶提供多條件的、復合式的、可多項 選擇的檢索操作，該功能相對比于簡單檢索，在設置檢索條件時可供 選擇的范圍更為廣闊，精確度更高，但同時也帶來了操作流程相對比 簡單檢索更為系統(tǒng)化、復雜化的問題。用戶鼠標點擊“組合檢索”菜 單，系統(tǒng)內容顯示區(qū)如下：在內容顯示區(qū)的首行，系統(tǒng)除了提供組合條件選項外，還增加了 內容添加區(qū)，用戶首先點擊“全宗號”后的下拉箭頭菜單，出現(xiàn)以下 圖示：26pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書系統(tǒng)下拉菜單顯示諸如“父目錄號”“檔案編號”“檔案題名”等 眾多的組合條件選項，用戶可自定義選擇其中任意一項后，選擇內容 區(qū)首行后的關系條件“包含” “

60、不包含”等，在前兩項條件組合選擇 完畢后，繼續(xù)點擊系統(tǒng)內容顯示區(qū)首行第三組條件，系統(tǒng)會彈出提示 框，或為目錄，或為時間，或為人員，其彈出的窗口情況是根據(jù)用戶 選擇的前兩組組合條件而定，在用戶選擇自定義條件組合后，系統(tǒng)會 自動根據(jù)前列組合條件進行相關數(shù)據(jù)的匹配，便捷用戶的操作檢索。由于是組合檢索，因此，用戶可在完成一個或多個條件設定后， 繼續(xù)選擇多項條件進行填寫，在選擇填寫完畢后，用戶應通過點擊“添 加條件”按鈕，將該條件寫入組合檢索范圍內，如圖：同時，對于以選擇的組合檢索條件，用戶也可對其進行“刪除選 中項”，“刪除所有”的操作。在組合檢索中，系統(tǒng)還提供了“并二“或”，以及附件檢索功能， 如用