電線電纜公司的程序文件QP03文件和資料控制程序

1、1 目的對(duì)文件的編制、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、回收、保存、作廢和銷毀等進(jìn)行控制，確保相關(guān)部門及時(shí)得到并使用有效版本。防止誤用失效或作廢的文件和資料。2 范圍本程序適用于公司內(nèi)部質(zhì)量管理體系有關(guān)文件（包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)文件、質(zhì)量計(jì)劃、技術(shù)文件等）的控制，以及外來文件和標(biāo)準(zhǔn)的控制與管理。3 職責(zé)31 總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)、發(fā)布質(zhì)量手冊(cè)。32 質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)、發(fā)布程序文件。33 質(zhì)檢部負(fù)責(zé)體系文件及部分外來文件的歸口管理、控制及對(duì)體系文件的定期評(píng)審。34 技術(shù)開發(fā)部負(fù)責(zé)技術(shù)文件及部分外來文件的歸口管理、控制。35 辦公室負(fù)責(zé)行政管理文件及部分外來文件的歸口管理、控制。36 各部門負(fù)責(zé)相關(guān)文件

2、的編制、使用和保存。37 各部門負(fù)責(zé)本部門與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件的收集、整理和歸檔等。4 程序41 文件的分類411 按文件性質(zhì)分類質(zhì)量手冊(cè)，其中包括形成文件的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)的聲明。為質(zhì)量管理體系所編制的程序文件。公司為確保其過程有效策劃、運(yùn)行和控制所需的文件，包括質(zhì)量計(jì)劃、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)指導(dǎo)書、工藝規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)程、技術(shù)文件等。強(qiáng)制性產(chǎn)品認(rèn)證工廠質(zhì)量保證能力要求所要求的記錄，包括質(zhì)量記錄、表格等。外來文件包括法律法規(guī)、行政文件、國際先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和顧客提供的圖樣或技術(shù)資料等。412 按文件載體分類：紙張性文件。非紙張性文件。42 文件的編號(hào)421 質(zhì)量手冊(cè)編號(hào)QD

3、QRH-QM-*年代號(hào)連接符質(zhì)量手冊(cè)連接符企業(yè)縮寫企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)例如：“Q/DQRH-QM-2003”表示沈陽市長白電器有限公司發(fā)布的質(zhì)量手冊(cè)是企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)布年代2003年。422 程序文件編號(hào)QDQRH-QP*-*年代號(hào)連接符文件序號(hào)程序文件連接符企業(yè)縮寫企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)例如：Q/DQRH-QP03-2003文件和資料控制程序表示沈陽市長白電器有限公司發(fā)布的程序文件，對(duì)應(yīng)質(zhì)量手冊(cè)的第3個(gè)文件，發(fā)布年代2003年。423 質(zhì)量記錄編號(hào)本條詳見Q/DQRH-QP04-2003質(zhì)量記錄控制程序424 其他企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件的編號(hào)QDQRH-*-*年代號(hào)連接符序號(hào)連接符部門代碼連接符企業(yè)縮寫企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)各部門代

4、碼規(guī)定如下：辦公室-BG，技術(shù)開發(fā)部-JS，生產(chǎn)經(jīng)營部-SC，質(zhì)檢部-ZJ，工裝設(shè)備部-GZ，物保部-WB，例如：QDQRH-JZ01-2003紙箱包裝材料檢驗(yàn)規(guī)程表示沈陽市長白電器有限公司質(zhì)檢部發(fā)布的第1個(gè)檢驗(yàn)規(guī)程，發(fā)布年代2003年。425 技術(shù)圖樣和文件的編號(hào)按國家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及設(shè)計(jì)文件完整性標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。426 外來文件編號(hào)按各自原來的編號(hào)。43 文件的編寫和審批431 質(zhì)量手冊(cè)由質(zhì)檢部組織編寫，經(jīng)質(zhì)量負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。432 程序文件由相關(guān)部門編寫，各歸口管理部門部長審核，質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。433 其他文件分別由相關(guān)部門編制，各部門負(fù)責(zé)人審批，重大項(xiàng)目由質(zhì)量負(fù)責(zé)人或總經(jīng)理批準(zhǔn)。43

5、4 確保文件的正確、清晰、協(xié)調(diào)、易于識(shí)別和檢索。44 文件的發(fā)放441 文件發(fā)放時(shí)辦理登記手續(xù)，簽字領(lǐng)用，文件的發(fā)放、回收要填寫“文件發(fā)放回收記錄”442 公司范圍內(nèi)及向?qū)徍藱C(jī)構(gòu)發(fā)放的文件為“受控”文件，在封面加蓋“受控”印章。向顧客提供的文件為“非受控”文件。443 受控文件發(fā)放要注明發(fā)放編號(hào)，按DC01DC99發(fā)放號(hào)進(jìn)行發(fā)放，發(fā)放編號(hào)原則如下：DC*序號(hào)（從01開始）文件發(fā)放代號(hào)444 當(dāng)使用的文件嚴(yán)重破損并影響使用時(shí)，應(yīng)到發(fā)放部門辦理更換手續(xù)，仍沿用原文件分發(fā)號(hào)，破損文件由質(zhì)檢部收回。445 若文件丟失，應(yīng)向發(fā)放部門說明丟失原因，申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)。補(bǔ)發(fā)的文件應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào)，并注明原文件分發(fā)號(hào)作

6、廢。446 提供給認(rèn)證機(jī)構(gòu)和供方的文件，按內(nèi)部受控文件處理。45 文件的評(píng)審每年三季度由質(zhì)檢部會(huì)同辦公室組織使用部門參加，對(duì)現(xiàn)有體系文件的適用性、協(xié)調(diào)性進(jìn)行評(píng)審，必要時(shí)進(jìn)行修訂。46 文件的更改與換版461 體系文件的更改，由質(zhì)檢部組織實(shí)施。填寫“文件更改申請(qǐng)通知”，經(jīng)總經(jīng)理或質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后實(shí)施。質(zhì)檢部應(yīng)保留文件更改內(nèi)容的記錄。462 其他文件的更改，由相應(yīng)主管部門填寫“文件更改申請(qǐng)通知”，經(jīng)原審核人員審批。若指定其他人員審批時(shí)，應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料。463 文件更改時(shí)，要按規(guī)定做好記錄。所有被更改的原文件必須由相應(yīng)主管部門收回，以確保有效文件的唯一性。464 文件頁數(shù)較多，更改

7、頁數(shù)較少，則僅更改修改之頁，更換修改之頁后，文件的版本號(hào)不變，頁/章版號(hào)須變更，頁/章版號(hào)用依次用“A”、“B”、“C”、“D”、“E”表示。465 任何頁/章的版號(hào)更改五次時(shí)，即頁/章版號(hào)為“E”時(shí)，要更換版本，重新印發(fā)。新版本文件各頁/章的版號(hào)重新由“A”開始，質(zhì)量記錄表格每更改一次要換版本。466 文件更改的方式，如換版、換頁、局部修改等，需在“文件更改申請(qǐng)通知”中注明。467 非受控文件不需要隨受控文件的更改而更改。47 文件的保存及銷毀471 與質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件，應(yīng)分類存放在干燥、通風(fēng)、安全的地方。472 所有的文件原稿及其“文件發(fā)放回收記錄”由質(zhì)檢部統(tǒng)一保存。各部門設(shè)專人負(fù)責(zé)

8、保存相關(guān)的文件，以方便存取和查閱。473 質(zhì)檢部負(fù)責(zé)編制并及時(shí)更新“受控文件清單”，以反映版本最新狀況。474 所有失效或作廢文件由相關(guān)部門資料員及時(shí)從所有發(fā)放或使用場所撤出，加蓋“作廢”印章，確保防止作廢文件的非預(yù)期使用。475 如因法律或其他原因需保留的任何已作廢的文件，都應(yīng)在文件封皮右上角加蓋“作廢”印章。476 對(duì)要銷毀的作廢文件，由相關(guān)部門填寫“文件銷毀申請(qǐng)記錄”，經(jīng)質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由質(zhì)檢部授權(quán)相關(guān)部門銷毀。475 作廢留用的文件，應(yīng)辦理手續(xù)，加標(biāo)識(shí)并單獨(dú)存放。48 外來文件控制481 外來文件由相關(guān)部門管理。收到外來文件時(shí)，應(yīng)識(shí)別其適用性及版本的有效性，控制分發(fā)以確保其有效。48

9、2 技術(shù)開發(fā)部負(fù)責(zé)收集國際、國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的最新版本，適時(shí)宣貫，并編寫或更新“外來文件目錄”。49 文件管理確保文件整潔和清晰，任何人不得在受控文件上亂涂畫、拆頁，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、易于識(shí)別和檢索。410 記錄記錄是一種特殊的文件，按Q/DQRH-QP04-2003質(zhì)量記錄控制程序執(zhí)行。411 非紙張性文件的控制4111 分類電子文件（即文件貯存在磁盤或光盤上）。膠片文件。音像文件（文件貯存在錄音錄像帶、膠卷或其它數(shù)碼設(shè)備上的聲音或圖像信息文件）。4112 要求設(shè)計(jì)和開發(fā)中涉及計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)平臺(tái)時(shí)，方案評(píng)審階段應(yīng)對(duì)特殊要求提出說明，確定應(yīng)編制的文檔的種類并備案，作為應(yīng)交付資料的一部

10、分。在不同的設(shè)計(jì)和開發(fā)階段，技術(shù)開發(fā)部應(yīng)檢查應(yīng)交付的文檔的正確性、完整性。在產(chǎn)品鑒定前，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)會(huì)同技術(shù)開發(fā)部對(duì)所開發(fā)的軟件的正確性進(jìn)行測試，并檢查應(yīng)交付的文檔的正確性和完整性。4113 簽署一般應(yīng)復(fù)制成紙張性文件后，進(jìn)行手簽。對(duì)不能制成紙張性文件的，在文件審簽完成后，由審簽人員在紙張性的審批結(jié)論上簽署。在磁盤上簽署。4114 貯存非紙張性文件應(yīng)有源盤、拷貝盤。其中原盤存于質(zhì)檢部，拷貝盤提供使用。非紙張性文件應(yīng)貯存在適宜的環(huán)境條件下，如防潮、防塵、防陽光直射、防壓、防震、防磁等。膠片文件可復(fù)制成紙張性文件進(jìn)行控制，并妥善保存原件。4115 更改由設(shè)計(jì)者或編制者填寫“文件更改申請(qǐng)通知”，經(jīng)簽署完整后，技術(shù)開發(fā)部方可接收，并存人磁盤。對(duì)零星的更改單，經(jīng)簽署后可暫時(shí)更改藍(lán)圖或復(fù)印圖，到一定階段時(shí)集中更改磁盤。磁盤更改由質(zhì)檢部負(fù)責(zé)，更改完成后繪制白圖或底圖，交設(shè)計(jì)者校核無誤后，按更改后的磁盤更改相應(yīng)的磁盤，將原始文件覆蓋，作為新版本由質(zhì)檢部存檔。5 相關(guān)文件51 Q/DQRH-QP04-