采購制度及作業(yè)流程

1、杭州英博生物科技有限公司采購制度及作業(yè)程序 一、目的 為使本公司商品包材物料及相應(yīng)的物品促銷品宣傳品等的采購作業(yè)有所遵循，及時提供適質(zhì)，適量，適 價的原物料及物品，特制定本制度。二、范圍 凡商品原料、輔料、包裝材料、器材、辦公用品、宣傳品、促銷用品等采購業(yè)務(wù)均適用本制度。 三、 采購職責(zé)與基本原則1、采購部根據(jù)庫存或其他部門提報的需求請求，提報采購計劃，經(jīng)總經(jīng)理批準后實施采購工作，確保各項采購工作的圓滿完成。2、熟悉公司各部門物資需求及消耗情況，及各種物資的供應(yīng)渠道和市場行業(yè)情況，掌握公司所需各類物資的各稱、規(guī)格、型號、單價、用途和產(chǎn)地、質(zhì)量標準、行業(yè)標準、行業(yè)生產(chǎn)工藝等。確保優(yōu)質(zhì)完成商品訂購

2、業(yè)務(wù)洽談及合同的簽訂和執(zhí)行落實。 3、定期總結(jié)采購落實情況及結(jié)果，每月初把上月的全部采購任務(wù)完成及未完成情況詳細總結(jié)列出報表，呈公司總經(jīng)理批閱。4、建立完善的供應(yīng)商資料，包括企業(yè)資質(zhì)證件，合法的生產(chǎn)許可證，可供貨的產(chǎn)品規(guī)格、型號、單價、起單量、生產(chǎn)工藝，明確下定單形式、結(jié)款方式、交貨數(shù)量、交貨時間、交貨地點、運輸方式及違約處理。5、商品和包材，由采購部依據(jù)庫存現(xiàn)狀提出采購申請，辦公用品、宣傳品、促銷品等的采購，由使用部門提出申請，總經(jīng)理審批后，采購部負責(zé)詢價，呈總經(jīng)理簽準，簽批后采購部門實施采購動作。 6、采購部門必須多途徑，少環(huán)節(jié)，貨比三家，適時，適質(zhì)，適量，適價保證原物料的供給。7、采購部

3、門必須定期作出市場，供貨，存貨，采購等分析，對供貨市場，供應(yīng)商情況，需購原物料質(zhì)量、價格、數(shù)量、運輸、氣象資料、進出口數(shù)據(jù)、原物料庫存、原物料耗用情況等作出定期分析。8、采購部和財會部應(yīng)于每月末與供應(yīng)商核對供貨數(shù)量、應(yīng)付貨款和商務(wù)處理等資料。9、原物料采購須遵循“貨到付款”的原則，嚴格控制原物料預(yù)付貨款。10、公司的財會部門對采購業(yè)務(wù)予以充分的監(jiān)督和反映。11、采購部每周、每月整理好供應(yīng)商檔案，做出庫存周報表，庫存月報表，采購分析周報，采購分析月報。直接呈報總經(jīng)理。12、市場行情及時了解分析，價格走勢定期分析，供應(yīng)商信譽等級定期評審，來電來函文件資料及時分類保存。如遇價格上漲，則可考慮多備貨，

4、如遇價格下跌，則適時要求供應(yīng)商降價，并及時掌握最新價格。四、供應(yīng)商選擇與管理辦法 1、選定的供應(yīng)商均需在公司建立檔案，包括噴繪寫真名片制作的。供應(yīng)商及采購資料檔案管理嚴謹，做好保密工作。其他部門或人員如需借閱有關(guān)資料、檔案，必須經(jīng)總經(jīng)理同意。所有檔案資料不可復(fù)印掃描，并及時歸還。2、為確保貨源，采購人員對于經(jīng)常采購的原物料，應(yīng)尋找兩家以上的供應(yīng)商作為儲備或交互采購，以穩(wěn)定貨源、保證品質(zhì)、降低價格。3、選定供應(yīng)商時，應(yīng)從其供貨能力、信譽度、資金狀況、解決糾紛能力及對市場狀況把握程度等方面綜合考慮，并依此確定是否發(fā)展為長期供應(yīng)商。4、若供應(yīng)商為貿(mào)易商或代理商時，采購人員應(yīng)調(diào)查其信譽及技術(shù)服務(wù)能力等

5、，憑以作為判斷是否為采購對象的依據(jù)。5、積極向供應(yīng)商宣傳公司原料品質(zhì)標準，并在品質(zhì)及技術(shù)服務(wù)上給予必要的幫助，使其交貨及時、品質(zhì)穩(wěn)定且符合國家行業(yè)及公司的質(zhì)量標準。五、合同1、所有原料采購都必須簽訂合同，合同一式三份(一份采購部自存，一份交供應(yīng)商，一份交財會部)。信件和數(shù)據(jù)電文可以作為合同附件，應(yīng)注意互相之間時間和內(nèi)容的一致性。2、如市場行情發(fā)生變化，合同需更改，須由采購部經(jīng)理報送總經(jīng)理核準后才可變更，必要時，可臨時召集采購委員會討論決定。3、采購合同內(nèi)容由當事人約定，應(yīng)將以下內(nèi)容明確、清楚、具體寫出，不得含糊其辭：標的；(2)數(shù)量；(3)質(zhì)量；(4)價格；(5)包裝；(6)交貨期限；(7)驗

6、收地點及辦法；(8)交貨方式及地點；(9)付款條件及付款方式；(10)保險；(11)運輸損耗的承擔(dān)；(12)違約責(zé)任；(13)行業(yè)標準、生產(chǎn)工藝、生產(chǎn)加工執(zhí)行標準。4、所有合同經(jīng)采購部經(jīng)理簽字后，報送總經(jīng)理審定簽字，加蓋公司合同專用章后生效。合同簽訂后若有異議，應(yīng)按合同法有關(guān)規(guī)定處理。 六、采購執(zhí)行流程與交貨期控制 1、采購原物料，則須按以下程序辦理：使用部門申請采購部詢價、比價總經(jīng)理核準采購部采購采購部給倉管部原料到貨預(yù)報表倉管部或使用部門驗收采購部付款申請（附件有采購申請單、客戶發(fā)貨清單和運輸單據(jù)、倉管部入庫單等）總經(jīng)理核準財務(wù)付款財務(wù)跟進收到發(fā)票入賬。2、合同簽定后，采購部必須追蹤，督促

7、交貨進度完好如期交貨。3、采購部根據(jù)原料客戶發(fā)貨情況，提前填寫“原料到貨預(yù)報表”送倉管部，以便做好接貨準備。4、每批料收貨結(jié)束，采購部應(yīng)對其品質(zhì)、價格及“合同履行情況”、“采成本”進行分析評判，登記入供應(yīng)商資料卡內(nèi)，作為以后選擇供應(yīng)商之依據(jù)。七、異常情況處理 1、如遇供應(yīng)商送來的原物料品質(zhì)、數(shù)量等與合同規(guī)定的不相符，應(yīng)及時書面通知供應(yīng)商處理。2、因品質(zhì)不合格而退貨、換貨導(dǎo)致逾期入廠，應(yīng)以逾期交貨處理。八、貨款結(jié)算1、采購部根據(jù)所訂原料的到貨期及付款條件，測算資金的使用時間和金額，填報“原料采購用款計劃”報財會部籌款，每周應(yīng)提報“付款計劃”報財會部和總經(jīng)理。2、一批原物料驗收完畢，采購部應(yīng)及時整

8、理各種單據(jù)，提交“付款申請單送總經(jīng)理批準后財務(wù)部付款和跟蹤發(fā)票（跟蹤發(fā)票如遇困難則由采購部跟蹤）。 3、付款憑證需有：采購申請單、貨物入庫驗收單據(jù)（特殊采購事先經(jīng)總經(jīng)理批注的，可附供應(yīng)商發(fā)貨清單、運輸物流單）、發(fā)票。4、采購部應(yīng)在每批原料收貨后一周內(nèi)及每月底與供應(yīng)商核對帳務(wù)，防止出現(xiàn)差錯。九、帶款提貨及預(yù)付貨款管理（本款提貨人必須是制定的專人） 1、在部分原物料緊張?zhí)幱谫u方市場時，供應(yīng)商堅持要求先款后貨，因而需要帶款提貨，其所需貨款須由采購部、財會部和總經(jīng)理嚴格審查批準方能辦理。2、帶款提貨必須確保采購資金的安全，須待貨物發(fā)出并拿到有效憑證（鐵路領(lǐng)貨憑證或公路物流發(fā)貨單）后方可辦理付款。錢貨兩

9、清，資金不能受損失。3、匯票特戶和信用卡轉(zhuǎn)帳，在具體付款之前，須經(jīng)采購部經(jīng)理審核，呈報總經(jīng)理批準，由財會部授權(quán)辦理。4、如發(fā)生付款后進貨量不足等情況造成公司多付款或供應(yīng)商欠款，采購部要責(zé)成具體經(jīng)辦人員盡快追回，必要時應(yīng)采用法律手段追回。 作業(yè)具體要求采購作業(yè)內(nèi)容是從收到“請購事件”開始進行分發(fā)采購事件，由采購經(jīng)辦人員先核對請購內(nèi)容，查閱“廠商資料”、“采購記錄”及其他有關(guān)資料后，開始辦理詢價，于報價后，整理報價資料，擬訂議價方式及各種有利條件，進行議價，辦妥后，依核決權(quán)限，呈核訂購。詳細作業(yè)程序及要點如： 采購作業(yè)程序及要點1請購單各欄填寫是否清楚； 2按分配原則分派請購事件； 3急件優(yōu)先分派

10、辦理； 4無法于需用日期辦妥者利用“交貨期聯(lián)絡(luò)單”通知相關(guān)部門； 5撤銷請購單應(yīng)及時填報單據(jù)并遞交采購部取消此項采購計劃。 采購前要了解的細節(jié)1交貨期無法配合需用日期時聯(lián)絡(luò)請購部門 2充分了解請購材料的品名、規(guī)格、質(zhì)量 3急件或需用日期接近者應(yīng)優(yōu)先辦理 4向廠商詳細說明品名、規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、扣款規(guī)定、交貨期、地點、付款辦法 5同規(guī)格產(chǎn)品有幾家供應(yīng)宜均詢價 6有否其他較有利的代用品或?qū)蛊?7應(yīng)提供同規(guī)格，不同廠牌做比較 8有否必要辦理售后服務(wù)及保固年限 9新廠商產(chǎn)品，是否需經(jīng)檢驗試用 比 價、議 價 1廠商的供應(yīng)能力是否能按期交貨、質(zhì)量確認 2是否殷實可靠的生產(chǎn)廠或直接進口商 3其他經(jīng)銷商價格是否較低 4經(jīng)成本分析后，設(shè)定議價目標 5是否必要向廠商索取型號比較 6價格上漲下跌有何因素 7是否必要開發(fā)其它廠商或轉(zhuǎn)外購 8規(guī)定幾萬元以上的案件呈副經(jīng)理議價或設(shè)定議價目標 呈 核 1請購單上應(yīng)詳細注明與廠商議定的買價條件 2買賣慣例需超交者應(yīng)注明 3現(xiàn)場選用較貴材料時，聯(lián)絡(luò)請購部門述明原因 4按核決權(quán)限呈核 訂 購 1需預(yù)付定金，內(nèi)外銷價需辦退稅、或規(guī)定多少金額以上或有附帶條件等應(yīng)制定買賣合同 2再向廠商確認價格交貨期質(zhì)量條件 3分批交貨者在請購單上蓋分批交貨單 4訂購單(采用聯(lián)絡(luò)函式傳真機)寄交廠商，無法按需用日期交貨的案件聯(lián)絡(luò)請購部門 催 交