崗位說明書的編寫方法和技巧

1、 2015年1月22日崗位(gng wi)說明書的編寫方法和技巧共三十五頁目錄(ml)背景1崗位說明書是什么2如何編寫崗位說明書3要點及注意事項4共三十五頁GRPR：一個基本(jbn)的管理模型一個基本的管理(gunl)模型GoalRoleProcessRelation-ship共三十五頁PDCA循環(huán)(xnhun)：工作計劃管理的工具計劃(jhu)修正執(zhí)行檢查PDCA包括方針和目標(biāo)的確定，以及活動規(guī)劃的制定總結(jié)執(zhí)行的結(jié)果，分清哪些對了，哪些錯了，明確效果，找出問題根據(jù)已知信息，設(shè)計具體的方案；再根據(jù)方案進行具體運作，實現(xiàn)計劃中的內(nèi)容對檢查結(jié)果進行處理，肯定成功經(jīng)驗，并予以標(biāo)準(zhǔn)化；總結(jié)失敗教訓(xùn)，

2、引起重視。對沒有解決的問題，應(yīng)提交給下一個PDCA循環(huán)中去解決PlanDoCheckAct共三十五頁人力資源管理建設(shè)框架(kun ji)圖：崗位說明書的重要性公司實施(shsh)戰(zhàn)略任務(wù)、目標(biāo)設(shè)定組織結(jié)構(gòu)、確定部門任務(wù)目標(biāo)崗位設(shè)定與職務(wù)分析員工招聘根據(jù)崗位說明書的要求條件招聘崗位說明書崗位職責(zé)、權(quán)限、工作內(nèi)容、績效目標(biāo)、崗位技能要求、任職資格、環(huán)境等員工培訓(xùn)按崗位說明書對技能的要求培訓(xùn)崗位評估評價出每個崗位的價值、確定崗位等級績效目標(biāo)設(shè)定年度工作要實現(xiàn)的目標(biāo)制定薪資方案建立工資等級制度，制定相應(yīng)的工資福利績效考核進行目標(biāo)考核，根據(jù)結(jié)果決定獎金、晉升共三十五頁目錄(ml)背景1崗位說明書是什么2

3、如何編寫崗位說明書3要點及注意事項4共三十五頁什么(shn me)是崗位？崗位是人力資源管理的基本單位；崗位是由一系列內(nèi)容或者專業(yè)相似或相關(guān)，職責(zé)、職權(quán)范圍相同，所需知識(zh shi)技能任職資格相通，可以交由同一個人來完成的一組工作的組合 ；崗位不是一成不變的，隨著職能的變化，崗位在流程中所扮演的角色發(fā)生變化，崗位設(shè)置、權(quán)責(zé)也將發(fā)生變化；崗位的幾個特點：先有職能，后有崗位，再有相應(yīng)的工作人員；當(dāng)沒有合適的員工時，會出現(xiàn)“崗位空缺”的現(xiàn)象；崗位不能隨人走，若員工離職，其崗位仍然存在；共三十五頁崗位(gng wi)體系示意圖總監(jiān)助理 電控及軟件組高工結(jié)構(gòu)設(shè)計組高工生產(chǎn)裝配組副理助工/工程師助工

4、/工程師助工/工程師共三十五頁什么(shn me)是崗位說明書？崗位說明書界定的是“崗位存在的價值”、“崗位做什么事/有什么職責(zé)”和“崗位要求什么樣的人來做”。實際上解決了幾個問題：工作如何科學(xué)地組合成為一個整體；每一個環(huán)節(jié)/崗位的任職者應(yīng)該如何規(guī)范地行動；如何選擇適合于工作要求的人；如何評價開發(fā)工作的人的能力和績效 。崗位說明書的具體內(nèi)容可以根據(jù)企業(yè)的需要來具體規(guī)定，一般包括：崗位名稱、所在部門、工作關(guān)系、崗位等級、崗位編號、編制日期、崗位價值、職責(zé)要求、關(guān)鍵績效指標(biāo)、任職資格(z g)、工作環(huán)境等。崗位說明書的作用：闡明在公司內(nèi)誰應(yīng)該負責(zé)什么工作；有助于在職者了解該職位的責(zé)任；幫助管理層分

5、析并改進公司的組織結(jié)構(gòu)；作為職位評價、薪資調(diào)查以及建立薪資結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)。共三十五頁崗位說明書的主要(zhyo)內(nèi)容 崗位(gng wi)描述 崗位名稱 崗位編碼 所屬部門 崗位級別 直接主管 崗位定員 直接下屬 所轄人數(shù) 編制日期 崗位概述 工作職責(zé) 任職資格 承擔(dān)的主要工作職責(zé) 職責(zé)的主要工作內(nèi)容和任務(wù) 合格承擔(dān)崗位所需要的知識 合格承擔(dān)崗位所需要的能力 合格承擔(dān)崗位所需要的素質(zhì)共三十五頁目錄(ml)背景1崗位說明書是什么2如何編寫崗位說明書3要點及注意事項4共三十五頁崗位(gng wi)說明書的編制程序根據(jù)各部門職責(zé)編制各崗位說明書；要先編寫部門職責(zé)；崗位說明書制定的原則是直接上級為下屬制定

6、崗位說明書。 崗位說明書實際上是傳遞了上級對下級的期望和要求； 崗位說明要定期根據(jù)公司業(yè)務(wù)和戰(zhàn)略的變化而不斷更新和修訂； 為下級制定崗位說明書也是管理者的一項職責(zé)，同時也有利于規(guī)范管理；崗位說明書的編寫應(yīng)該基于工作分析，現(xiàn)實操作中常依賴于經(jīng)驗(jngyn)，同時結(jié)合公司戰(zhàn)略需求。 共三十五頁13崗位(gng wi)描述的撰寫崗位描述舉例(j l)（生產(chǎn)部前工序助工）崗位名稱 前工序助工崗位編碼所屬部門生產(chǎn)一部直接主管生產(chǎn)部副理崗位定員2人崗位級別 05直接下屬員工所轄人數(shù)若干人編制日期2015年1月12日崗位概述：根據(jù)現(xiàn)場各工序的作業(yè)指導(dǎo)書，做好現(xiàn)場作業(yè)品質(zhì)管控，技術(shù)公關(guān)，技術(shù)傳承，達到各工序

7、人員按標(biāo)準(zhǔn)操作，提升產(chǎn)品良率，降低成本。崗位概述也就是崗位設(shè)置的目的，應(yīng)該用一句話簡單地概括工作的主要功能，簡短而準(zhǔn)確地表示該崗位為什么存在；描述工作的總體性質(zhì)，只列出其主要功能或活動即可。結(jié)構(gòu)為“工作依據(jù)+工作內(nèi)容+工作成果”。共三十五頁崗位職責(zé)的撰寫(zhun xi)職責(zé)分解 例如：對行政部經(jīng)理(jngl)來說，首先把此崗位的職責(zé)大塊找出來，經(jīng)分析有辦公管理、接待外聯(lián)、后勤管理、安全管理、部門管理這幾大塊，對于其他不好歸類的內(nèi)容列入“其他”這一欄。然后再細化每個模塊的職責(zé)。 輸入處理輸出 比如在“依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)操作程序，完成儀表設(shè)備定期保養(yǎng)及維修之工作，確保儀表設(shè)備良好運轉(zhuǎn)?！边@條職責(zé)中，“輸入

8、”是“標(biāo)準(zhǔn)操作程序”，“處理”是“完成儀表設(shè)備定期保養(yǎng)及維修之工作”，“輸出”是“確保儀表設(shè)備良好運轉(zhuǎn)”。 按工作流程或PDCA循環(huán)撰寫。最基本的要求是不能有遺漏，不能避重就輕，不能含糊其辭。最后一條：“完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。”共三十五頁15崗位職責(zé)的撰寫(zhun xi)規(guī)則職責(zé)描述(mio sh)的典型錯誤：、應(yīng)采用“動詞+名詞+目標(biāo)” 或者“工作依據(jù)動詞名詞目標(biāo)”的書寫格式；如“協(xié)調(diào)、維護并促成外部內(nèi)部各方關(guān)系，確保良好的企業(yè)形象”、必須盡量避免采用模糊性的數(shù)量詞，如“許多”、“一些”等，而盡可能表達為準(zhǔn)確的數(shù)量；3、避免引起歧義，描述應(yīng)盡可能準(zhǔn)確、具體、可操作。X 管理MIS系統(tǒng)X

9、負責(zé)內(nèi)部銀行的運作.X 管理人事配置工作X 領(lǐng)導(dǎo)公司的企業(yè)文化建設(shè)工作X 領(lǐng)導(dǎo)組織的薪酬與福利管理工作X 領(lǐng)導(dǎo)公司的對外宣傳工作典型錯誤一典型錯誤二共三十五頁16職責(zé)撰寫格式(g shi)舉例 某集團(jtun)人力資源總監(jiān)崗位職責(zé)行動或角色（動詞）具體對象職責(zé)目標(biāo)（成果）組織擬訂、修改和實施 公司的人力資源管理政策、制度 以提高公司的人力資源管理水平 示例組織擬訂、修改和實施 公司薪酬制度及經(jīng)營者年薪制管理辦法 達到激勵和約束經(jīng)營者的目的 核定 控股子公司的工資計劃監(jiān)督其收入分配的程序 審核 控股子公司的人員編制、機構(gòu)設(shè)置和人員招聘情況 以控制公司系統(tǒng)員工總量和素質(zhì)結(jié)構(gòu) 組織 公司高級管理人

10、員和控股子公司總經(jīng)理層的考核、培訓(xùn)及辦理任免手續(xù) 以提高管理人員的素質(zhì)和能力 示例示例示例示例組織擬訂、修改和實施 公司的人力資源需求計劃 使公司員工隊伍結(jié)構(gòu)合理，素質(zhì)優(yōu)良。 示例共三十五頁17崗位職責(zé)的撰寫(zhun xi)按工作流程(lichng)編制（生產(chǎn)部前工序助工）職責(zé)表述工作內(nèi)容品質(zhì)管控數(shù)據(jù)收集，即收集各種品質(zhì)追蹤真實記錄并分檔歸類；異常分析，對品質(zhì)發(fā)生異常；品質(zhì)異常時尋找對策并制定預(yù)防措施，防止下次發(fā)生異常。標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)范現(xiàn)場指導(dǎo)，積極巡查各工序人員的操作并給予指導(dǎo)，糾正；對新進同仁耐心教導(dǎo)其操作規(guī)范及注意事項。共三十五頁18崗位職責(zé)的撰寫(zhun xi)按PDCA編制(binz

11、h)（培訓(xùn)專員）職責(zé)表述工作內(nèi)容在職培訓(xùn)協(xié)助部門經(jīng)理制定培訓(xùn)計劃P組織相關(guān)人員編寫培訓(xùn)教材并組織培訓(xùn)D評估培訓(xùn)效果和培訓(xùn)師C建立公司內(nèi)部培訓(xùn)講師檔案和培訓(xùn)記錄A共三十五頁動詞使用：使表述(bio sh)更準(zhǔn)確擬訂(ndng)制訂審批批準(zhǔn)核準(zhǔn)發(fā)布頒發(fā)下達 轉(zhuǎn)發(fā)200320042005權(quán)限角度的動詞參與程度角度的動詞承辦審核修訂核對協(xié)助組織參與配合共三十五頁PDCA角度(jiod)的動詞PD角度(jiod)CA角度指揮 指導(dǎo) 組織 建立 落實 實施收集 編制 執(zhí)行計算 接待 擬訂監(jiān)督 督導(dǎo) 評估監(jiān)控 檢查 檢測解決 糾正 整理改進 改善 改良共三十五頁其他(qt)角度的動詞思考行為：研究、分析、評

12、估、發(fā)展、建議、倡議、參與、推薦(tujin)、計劃直接行動：組織、實施、執(zhí)行、指導(dǎo)、帶領(lǐng)、控制、監(jiān)管、采用、生產(chǎn)、參加、闡明、解釋、提供、協(xié)助上級行為：許可、批準(zhǔn)、定義、確定、指導(dǎo)、確立、規(guī)劃、監(jiān)督、決定管理行為：達到、評估、控制、協(xié)調(diào)、確保、鑒定、保持、監(jiān)督專家行為：分析、協(xié)助、促使、聯(lián)絡(luò)、建議、推薦、支持、評估、評價下級行為：檢查、核對、收集、匯報、提交、制作針對制度、文案、計劃等文件：編制、編訂、擬訂、起草、審定、審核、審查、轉(zhuǎn)交、提交、呈報、下達、備案、存檔、提出意見針對信息和資料：調(diào)查、研究、整理、分析、歸納、總結(jié)、提供、匯報、反饋、轉(zhuǎn)達、通知、發(fā)布、維護關(guān)于某項工作（上級）：主持

13、、組織、指導(dǎo)、安排、協(xié)調(diào)、指示、監(jiān)督、管理、分配、控制、牽頭負責(zé)、審批、審定、簽發(fā)、批準(zhǔn)、核準(zhǔn)、評估共三十五頁22 崗位職責(zé)描述(mio sh)的動詞用法 表 1-6 職責(zé)描述的常用(chn yn)動詞1、盡量避免使用“負責(zé)+動詞”的用法 例如，“負責(zé)組織”、“負責(zé)編制”、“負責(zé)提出”之類的表述不規(guī)范，應(yīng)該直接表述為“組織”、“編制”、“提出”?！柏撠?zé)”一詞要慎用。 例如，組織公司年度評優(yōu)工作； 組織公司ISO9001的內(nèi)部審核工作；2、動詞可以和其他動詞搭配使用 例如，“組織制定”、“參與編制”、“協(xié)助制定” ， 例如，組織制定公司崗位說明書； 參與評審供應(yīng)商； 協(xié)助經(jīng)理制訂培訓(xùn)管理制度；共

14、三十五頁任職資格(z g)的撰寫任職資格，指的是與工作績效高度相關(guān)的一系列人員特征。具體包括：為了完成工作，并取得良好的工作績效，任職者所需的具備的知識、技能、能力、以及個性特征要求。任職資格是決定崗位價值、招募(zhom)、培訓(xùn)等的重要依據(jù)；任職資格是對應(yīng)聘者的要求，不是針對現(xiàn)有人員的要求；注意避免的問題是不能大而化之、籠而統(tǒng)之、隨意應(yīng)付之；任職資格包括以下這些項目：年齡、經(jīng)驗、專業(yè)、學(xué)歷、所需資格證書知識要求技能要求能力要求素質(zhì)要求共三十五頁24 顯性任職(rn zh)資格與隱性任職(rn zh)資格 “隱性” 任職資格能力（或稱為素質(zhì)）、價值觀、態(tài)度、動機等個人特征“顯性” 任職資格教育

15、程度、工作經(jīng)驗、培訓(xùn)與工作技能通過背景審查、資格證書或者(huzh)工作樣本等方法來證明或衡量；具有很高的準(zhǔn)確性難以測量或者測量的準(zhǔn)確性較低；與工作績效相關(guān)性更高共三十五頁25任職資格(z g)的撰寫任職(rn zh)資格舉例（生產(chǎn)部前工序助工）年齡規(guī)定年滿21周歲工作經(jīng)驗1年以上生產(chǎn)管理工作經(jīng)驗教育背景最低學(xué)歷中專適合專業(yè)電子、微電子、機械、機電一體化等資格證書中專畢業(yè)證書能力要求專業(yè)技能1）了解設(shè)備操作和狀態(tài)；2）良好的學(xué)習(xí)溝通能力；3）良好的人際關(guān)系。基本技能1）常用儀器儀表使用；2）熟練掌握工序作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。工作態(tài)度/個性特征1）工作細致認真，謹慎細心，條理性強；2）責(zé)任心強，勇于承擔(dān)挑戰(zhàn)

16、性的工作；3）較強的獨立工作能力。年齡可以填寫區(qū)間，經(jīng)驗描述可以更具體，知識和能力可以填寫在專業(yè)技能和基本技能里面。共三十五頁如何(rh)填寫“專業(yè)技能和基本技能”基本技能是指完成各種工作時都需要具備的通用的基礎(chǔ)操作技術(shù)，如“寫作能力、外語能力和計算機能力”；專業(yè)(zhuny)技能是指完成本職工作所需要掌握的與專業(yè)(zhuny)相關(guān)的能力；技能都應(yīng)區(qū)分其等級或熟練程度。崗位基本技能專業(yè)技能行政部經(jīng)理外語四級，能夠閱讀一般英文資料；能夠熟練使用OFFICE辦公軟件；能夠撰寫領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿、宣傳材料以及以公司名義下發(fā)的文件、報告；能夠運用行政管理知識建設(shè)并維護內(nèi)外部工作關(guān)系；能夠運用文秘管理知識處理好

17、文書、檔案等管理工作；能夠運用公關(guān)技巧建立良好企業(yè)形象，協(xié)調(diào)公共關(guān)系；能夠運用人員管理的方法和技巧有效地對下屬進行管理與開發(fā)；能有效進行信息收集和提供；預(yù)算工程師良好的公文寫作能力；能夠閱讀專業(yè)英文資料；熟練掌握數(shù)據(jù)庫管理、工程造價相關(guān)軟件及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用；能夠獨立從事大型項目（30萬平米以上）的標(biāo)書編制、標(biāo)的計算、工程預(yù)結(jié)算；共三十五頁如何(rh)填寫“能力要求”能力要求一般不宜多，三到五個即可；常見的能力有：學(xué)習(xí)能力：通過自學(xué)更新知識結(jié)構(gòu)，吸收新事物、新工具、新方法的能力 ；在工作中總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)的能力 ；開辟新的學(xué)習(xí)渠道，收集新的信息的能力 ；創(chuàng)新能力 ：思維靈活，能夠從不同的角度思考問題并提出

18、新設(shè)想、新方案的能力 ；改進工作方式和方法的能力 ；開拓新局面的能力 ；協(xié)調(diào)能力 ：處理組織內(nèi)、外的人際關(guān)系、沖突和矛盾的能力 ；協(xié)調(diào)平衡大家的利益，促成“共贏”合作的能力 ；溝通能力 ：語言(yyn)準(zhǔn)確并簡捷地表達自己的思想和感情的能力；善解人意，與人取得共識的能力 ；通過說服改變對方行為的能力；執(zhí)行能力：領(lǐng)會目標(biāo)要求，完成任務(wù)的能力；執(zhí)行過程中應(yīng)變的能力；信息檢索能力：對信息的敏感性，積累與本崗位工作相關(guān)的信息，掌握本領(lǐng)域最新動態(tài)的能力；在大量信息中，篩選有效信息的能力 ；領(lǐng)悟能力：領(lǐng)會計劃、方案、他人意圖的正確性；在領(lǐng)會的基礎(chǔ)上，舉一反三，做出系列反應(yīng)的能力； 共三十五頁如何(rh)填

19、寫“能力要求”（續(xù)）分析判斷能力：對現(xiàn)有信息進行分析，找出相關(guān)因素的能力；在分析的基礎(chǔ)上，對問題的性質(zhì)、根源及其發(fā)展趨勢進行判別的能力；問題解決能力：在不同環(huán)境、不同層面中發(fā)現(xiàn)問題的能力；面對問題提出解決思路的能力 ；解決問題的周到程度 ；解決問題的效率 ；適應(yīng)能力：熟悉新環(huán)境、新關(guān)系、新位置的能力；根據(jù)不同的環(huán)境和條件調(diào)整自己的心態(tài)和工作方法的能力；在新的組織關(guān)系下定位自身角色，了解其他成員對于自己的期望并與人合作的能力；培養(yǎng)指導(dǎo)下屬能力：發(fā)現(xiàn)下屬的特點，合理用人的能力；因人施教，開發(fā)下屬的能力 ；計劃能力：對未來進行預(yù)測的能力；在預(yù)測基礎(chǔ)上制定有效目標(biāo)的能力；分步驟有效實施目標(biāo)的能力；組織

20、能力：挖掘資源的能力；統(tǒng)籌安排，提高資源綜合利用效率的能力；控制能力：面對各種局面，考慮(kol)并把握各方面的因素，使事情在自己的掌握之中，朝著自己期望的方向發(fā)展的能力；緊急情況下，能利用各種有效的方法，穩(wěn)定局面，使事情正常、有序地發(fā)展的能力；共三十五頁如何(rh)填寫“個性特征”個性特征是指一個人的潛在特質(zhì)，與生俱來，一般不易改變；個性特征要求一般不宜多，三到五個即可；常見的個性特征有：情緒穩(wěn)定性 ：當(dāng)有意外發(fā)生時，能保持(boch)心情平靜，頭腦清醒；能很快地調(diào)節(jié)自己，恢復(fù)常態(tài)；處變不驚，臨危不亂； 心理承受力 ：坦然面對困難、壓力、挫折和復(fù)雜局面，積極采取措施去適應(yīng)、解決它；百折不撓，

21、永不言??；心胸開闊，“宰相肚里能撐船”；忠誠 ：對組織、事業(yè)、職責(zé)感情真摯，忠心耿耿，忠實可靠，為組織發(fā)展不遺余力地貢獻自己的力量；無論遇到多大困難，絕不放棄，全力以赴地幫助組織渡過難關(guān)；不遺余力維護組織聲譽；自我認識 ：有自知之明，對自己的能力和性格有客觀而全面的認識，清醒地認識自己的缺點；明確自己在組織中適合的位置，量力而行；成就動機：不滿足于已取得的成就，不斷為自己提出更高的目標(biāo)，或是對工作的完成情況提出進一步的要求；對自己的要求很嚴格，在工作中總是以很高的標(biāo)準(zhǔn)來要求自己；相信事情總是可以而且應(yīng)該做得更好，經(jīng)常在已有水平基礎(chǔ)上尋求更好的解決方法；很強的時間緊迫感，不允許自己浪費一分鐘 ；

22、共三十五頁如何(rh)填寫“個性特征”（續(xù)）團隊合作精神 ：對團隊共同的目標(biāo)、價值觀有深刻的理解和認同；愿意為實現(xiàn)共同目標(biāo)而盡自己最大的努力；明確自己在團隊中的角色，承認并尊重其他工作伙伴的工作對自己的工作以及團隊的重要性；開誠布公，愿意、善于與團隊成員交流問題，分享經(jīng)驗；為了維護團隊利益愿意調(diào)整自己的利益；能主動維護團隊形象； 全局意識 ：能全盤考慮問題，清楚哪些東西對于整個大局是重要的，哪些東西則是不重要的，不會為了小事而誤大局；為了顧全大局，能犧牲局部利益；大局利益受到損害時，挺身而出維護大局利益；人際敏感性：能敏銳、準(zhǔn)確地覺察他人對自己的態(tài)度和需求；能正確判斷某個群體內(nèi)部的人際氣氛及其細微變化；責(zé)任心：非常清楚自己的責(zé)任，對本職工作一絲不茍，精益求精；遇到困難時，能堅韌不拔地克服困難；工作第一，有奉獻精神；出現(xiàn)失誤，敢于承擔(dān)責(zé)任，并千方百計加以補救；原則性：原則明確，是非分明，實事求是；隨時用自己言行維護原則，即使碰到困難，也會堅持原則；對于有違反原則的事情，會堅決與之作斗爭；魄力：在面臨多種選擇時，傾向于采取風(fēng)險大、受益也大的方案；偏愛富有挑戰(zhàn)性的、競爭激烈的工作和環(huán)境；不拘泥條條框框，敢為人先，做出頭鳥；膽識過人，敢于、甚至偏愛涉足那些一般人不敢涉及(shj)的領(lǐng)域。共三十