國家秘書資格證考試復習資料匯總(共18頁)

1、文書(wnsh)基礎(chǔ)1 公文(gngwn)用紙為 A4 型紙 尺寸 210 x297 2 公文眉首部分內(nèi)容： （1）公文分數(shù)序號 （2）秘密等級（3）保密期限（4）緊急程度（5）發(fā)文 機關(guān)（6）簽發(fā)(qinf)人 （7）紅色反線3、聯(lián)合行文時只標識主辦機關(guān)發(fā)文字號 4、主體包括： （1）公文標題（2）主送機關(guān)（3）正文（4）附件（5）成文日期（6）印章（7）附注 5、上行文（請示 報告） 特指性下行文（批復 通知）平行文（函）主送一個機關(guān) 普發(fā)性下行文（決定 通知 通告 意見）寫多個主送機關(guān) 周知性下行文（公告 通告）不寫主送機 關(guān) 6、成文日期原則： （1）辦公室主任簽發(fā)以簽發(fā)日期為準（2）

2、聯(lián)合行文時，以最后一個機關(guān)簽字日 期為準 （3）經(jīng)會議通過討論的，以通過日期為準 （4）須經(jīng)上級機關(guān)批準的，以批準日期為準7、印章是公文生效的標識，印章中心線壓在成文日期上 兩機關(guān)聯(lián)合行文時，主辦機關(guān)印章在前。每排排三個印章，居中排布，印章之間互不相切，右空 2 字標識成文日期 8、版記： （1）主題詞（2）抄送機關(guān)（3）印發(fā)機關(guān)（4）印發(fā)日期（5）反線 9、文件的主題詞標引不得超過 5 個 標引應堅持誰辦文 誰標引的原則 10、材料運用環(huán)節(jié)： 占有鑒別選擇使用 占有材料途徑： （1）親身經(jīng)歷所獲（2）調(diào)查閱讀所獲 占有材料原則： （1）圍繞主題（2）選擇典型（3）真實準確（4）新穎生動 材料

3、使用環(huán)節(jié)： （1）恰當安排順序（2）確定詳略確立主題依據(jù)： （1）寫作目的（2）材料本身 主題要求： （1）正確（2）深刻（3）新穎（4）集中 開頭方式： （1）概述式（2）目的式（3）開門見山式（4）引述來文式 段落排列： （1）提行式（2）條款式（3）篇段合一式 照應： （1）首尾照應（2）文題照應（3）行文前后照應 結(jié)構(gòu)要求(yoqi)：嚴謹 自然 完整 統(tǒng)一 語言要求(yoqi)：準確 簡潔 平實 敘述(xsh)六要素：時間 地點 人物 事件 原因 結(jié)束 敘述人稱：第一人稱 第三人稱 敘述方式：順敘 倒敘 論證方法： （1）例證法（2）分析法（3）引證法（4）對比法（5）因果法 說明方

4、法： （1）定義表述（2）分類比較（3）數(shù)字圖表 辦公自動化1、計算機分硬件和軟件系統(tǒng) 2、1KB=1024B 1MB=1024KB 1GB=1024MB 3、系統(tǒng)軟件:(1)DOS (2)UNIX (3)NET WARE (4)NT 4、開機順序： （1）打開顯示器等外部電源（2）打開主機電源 關(guān)機相反 5、熱啟動方法： （1）CTRL+ALT+DEL (2)按 RESET 6、計算機病毒特征： （1）傳染性（2）隱蔽性（3）潛伏性（4）破壞性（5）不可預見性 7、計算機網(wǎng)絡由通信子網(wǎng)和資源子網(wǎng)組成 8、計算網(wǎng)絡分局域網(wǎng)和廣域網(wǎng) 9、TCP/IP 是網(wǎng)絡標準協(xié)議 10、因特網(wǎng)主要功能： （1

5、）信息查詢（2）通信服務 (3)電子教育（4）電子娛樂（5）電子購物 11、數(shù)碼相機核心部件是 CCD，它相當于膠卷 關(guān)系到相片的分辨率 12、數(shù)碼相機與傳統(tǒng)相機的區(qū)別： （1）感光不同（2）存儲介質(zhì)不同（3）圖像質(zhì)量不同 （4）輸入輸出的方式不同 13、分辨率是數(shù)碼相機最重要的指標之一。圖像色彩好壞取決于鏡頭 相機存儲格式多為 JPEG 14、一般相機色彩位數(shù) 16BIT 和 24BIT 專業(yè)多為 24BIT 和 36BIT 15、在拍攝時注意： （1）相機不適宜拍攝自然風光（2）不要靠近被攝體（3）取景要準確（4）逆 光時注意補光 16、相機(xingj)維護： （1）及時清晰機身與鏡頭（

6、2）防熱放寒（3）防水防沙防霧（4）防碰防濕 17、掃描儀是重要的輸入設(shè)備，按顏色分為黑白(hibi)和彩色 按掃描方式分為手持式 平臺式 滾筒式 。 平臺式最為常用，分辨率多為 600X1200DPI 掃描文稿多在 300DPI 18、掃描儀性能： （1）分辨率（2）色彩位數(shù)（3）接口類型 掃描儀安裝： 硬件安裝 （1） （2） 安裝驅(qū)動 （3） 安裝掃描軟件 OCR （4） 掃描圖像 （5） 掃描文字 注 意： （1）及時鎖定（2）保持清潔（3）勿帶電插拔（4）注意更新(gngxn)（5）分辨率不要過高 19、光盤刻錄機分為 CD-R 和 CD-RW。CD-R 只可刻錄 CD-R 光盤 C

7、D-RW 皆可刻錄 性能指標： （1）數(shù)據(jù)傳輸速度（2）緩存容量（3）兼容性 步驟： （1）連接刻錄機與計算機（2）安裝軟件與驅(qū)動（3）制作光盤 注意事項： （1）注意散熱（2）保持清潔（3）避免長時間工作（6）盡量不要執(zhí)行其他程序 （6）不要操作面板按鍵（7）及時取出 20、投影儀 性能指標： （1）分辨率（2）亮度（3）對比度（4）帶寬（5）均勻度（6）燈泡（7） 接口配置 操作： （1）安放投影儀（2）連接（3）接通電源（4）對焦（5）設(shè)置率（6）關(guān)閉投影儀 注意： （1）保持清潔（2）不要用鏡頭遮蓋畫面（3）不要關(guān)機后立即斷電（4）不要帶點插拔電纜 常見問題： （1）RGB 端口無信號

8、（2）無圖像（3）圖像偏色 21、攝像機由光學 光電轉(zhuǎn)換 圖像信號 自動控制系統(tǒng)組成 操作步驟： （1）開機（2）裝帶（3）拍攝（4）回放檢查（5）關(guān)機 注意： （1）避免鏡頭直對陽光（2）用畢取出磁帶電池（3）防潮防寒 企業(yè)管理1、公司的特征： （1）盈利為目的（2）以股東投資為基礎(chǔ)（3）是依法的企業(yè)法人 2、有限責任公司注冊資本 3 萬元，首次出資不得低于 20%，其余 2 年內(nèi)繳足投資公司 5 年。股東 人數(shù) 50 人以下 貨幣出資額不得低于注冊資本的 30% 股東會是最高權(quán)力機關(guān)。 一人有限責任公司注冊資本 10 萬元人民幣 3、股份有限公司股東人數(shù)為 2200 人，注冊資本 500

9、萬元 發(fā)起人在 30 內(nèi)舉行創(chuàng)立大會 15 日內(nèi) 發(fā)布通告 4、股東大會是股份有限公司的權(quán)力機構(gòu) 5、不予受理專利條件： （1）科學發(fā)現(xiàn)（2）智力活動規(guī)則（3）疾病診斷治療方法（4）原子核變化 所獲的物質(zhì)（5）違反法律 社會公德 專利權(quán)的條件： （1）新穎性（2）實用性（3）深刻性 專利權(quán)限 20 年 實用新型 外觀設(shè)計 10 年 6、商標(shngbio)特征： （1）專有性（2）時間性（3）地域性 商標權(quán)有效期 1 年 7、上市公司股本總額不得 5000 萬，且連續(xù) 3 年盈利 持有 1000 元股票(gpio)面值的股東在 1000 人以上 8、現(xiàn)代企業(yè)的特征(tzhng)： （1）產(chǎn)權(quán)

10、清晰（2）權(quán)責明確（3）政企分開（4）管理科學 企業(yè)管理本質(zhì)是對人管理 現(xiàn)代企業(yè)文化特征： （1）獨特性（2）普遍性（3）可塑性 會計六要素： （1）資產(chǎn)（2）負債（3）所有者權(quán)益（4）費用（5）收入（6）利潤 稅收特征：（1）無償性（2）固定性（3）強制性貨幣職能：（1）價值尺度（2）流通（3）儲藏（4）支付（5）世界貨幣 匯率制度分為固定匯率和浮動匯率 多為固定匯率制度 信息與檔案 1、信息的特征：客觀性 時效性 可塑性 共享性 依附性 傳遞性（通過一定媒介才可傳播） 。開發(fā) 性（取之不盡，用之不竭）無限性（會隨時間推移不斷產(chǎn)生） 2、信息種類： （1）按信息源劃分自然信息和社會信息 （2

11、）按信息表現(xiàn)形式劃分語言 文字 表象 計算機 縮微品信息 （3）按信息內(nèi)容設(shè)計領(lǐng)域劃分政治 經(jīng)濟信息 （4）按信息穩(wěn)定程度分為靜態(tài)（資源 統(tǒng)計）信息和動態(tài)（市場）信息 （5）按來源分為橫向縱向信息 （6）按工作作用劃分額為預測 動態(tài) 反饋信息 3、信息搜集要求：價值性 時效性 層次性 針對性 全面性 4、信息收集方法： （1）觀察法（2）閱讀法（3）詢問法（4）問卷法（5）網(wǎng)絡法（6）交換法 （7） 購置法 6、觀察法簡單 靈活，能獲得較為客觀的信息，但信息量有限，深層次信息少 適宜對人物 環(huán)境 事 物實際狀況的了解閱讀法信息量大 涉及面廣 適用性強 但有失真的可能 詢問法靈活實用，信息價值大

12、 但費時費力 規(guī)模小 問卷法客觀，便于定量分析 省時省力 效率高 但質(zhì)量難以保證 網(wǎng)絡法不受時間 地域(dy)限制，可獲取廣泛 迅速 時效性強的信息 交換法及時(jsh) 適用 針對性強 省時購置(guzh)法可獲取系統(tǒng)化 專業(yè)化的信息 來源廣 但費用高 費時費力 7、信息形態(tài)： （1）文字形態(tài)（2）聲像形態(tài)（3）記憶形態(tài) 8、秘書要經(jīng)常查閱利用信息 篩選方法： （1）留意標題（2）復印裁剪（3）摘記（4）標記說明 篩選要求： （1）有指導意義的（2）與業(yè)務相關(guān)的（3）帶有傾向性 動向性 突發(fā)性（4）能預見未 來趨勢（5）為決策提供超前服務（6）剔除過時 虛假 重復 缺少實際內(nèi)容的信息 文書擬

13、寫簡報的特點：簡 快 新 實 簡報的類型： （1）會議簡報 （2）動態(tài)簡報 （3）工作簡報 簡報結(jié)構(gòu)：報頭+報核+報核簡報秘密等級寫在報頭左上角，字數(shù)一般控制在 1000 字以內(nèi)，不超過 2000 字 意向書的特點： 協(xié)商性 靈活性 簡略性 結(jié)構(gòu)：標題+正文+尾部 訂貨單特點：協(xié)約性 嚴肅性 結(jié)構(gòu)：標題+正文+尾部商品說明書：真實性 科學性 條理性 通俗性 設(shè)計注意： （1）如實介紹 真實可信（2）抓住特征 突出個性 （3）語言簡潔 通俗明了 （4）設(shè)計新穎 美觀大方 報告特點： 匯報性 陳述性 報告與請示的區(qū)別： （1）性質(zhì)要求不同，報告不用有明確回復，請示必須得到明確回復 （2）行文時限不

14、同，請示必須事前。 （3）請示必須一文一事，且請批對應 （4）請示需逐級請示， 語氣溫和謙恭 會議紀錄特點：真實性 資料性商務接待1、接待規(guī)格：高規(guī)格 低規(guī)格 對等2、高規(guī)格接待最能體現(xiàn)友好(yuho) 對等接待最常用 低規(guī)格接待適用基層 3、接待(jidi)計劃內(nèi)容：接待規(guī)格 日程安排 經(jīng)費預算 工作人員 4、經(jīng)費預算由接待規(guī)格 人員數(shù)量(shling) 活動內(nèi)容確定 5、接待計劃的制訂由接待規(guī)格制約 6、接待計劃草訂需經(jīng)領(lǐng)導審定，日程安排后與來訪者進行溝通 7、制訂接待計劃首先要了解客人身份與來訪目的。 8、影響接待規(guī)格的因素： （1）雙方關(guān)系（2）突然變化（3）上次接待標準 9、座次高低

15、由司機身份決定 司機如是專職司機，上座為后排右座 10、話別時間在半小時內(nèi)為宜 11、接待計劃主要項目： （1）陪同人員（2）食宿安排（3）接待日程（4）經(jīng)費預算 制訂計劃注意： （1）執(zhí)行規(guī)章制度（2）適應來賓生活習慣（3）做好保密工作 溝通基礎(chǔ)1、溝通工作特點： （1）非權(quán)利支配性（2）非職責限定性（3）認同疏導性 2、溝通類型： （1）人與人溝通（2）人與自我溝通（3）人與機器溝通（4）組織之間溝通 3、秘書所涉及的多為人與人之間和組織之間的溝通 4、網(wǎng)絡溝通優(yōu)勢： （1）降低成本 提高效率（2）平等 即時性強（3）有安全感 制約性： （1）語言存在歧義（2）橫向溝通擴展張 縱向溝通弱化

16、 5、尊重與理解溝通是有效溝通的前提，傾聽和提問是有效溝通的關(guān)鍵 6、溝通目標： （1）說明事物（2）表達感情（3）建立聯(lián)系（4）和諧工作環(huán)境 7、與客戶溝通原則： （1）區(qū)分到訪客戶是多次還是首次（2）區(qū)分內(nèi)部外部客戶 8、橫向溝通是員工間的溝通，其目的在于增強合作，減少摩擦，表現(xiàn)形式為：會議 面談 備忘錄 報告 9、橫向溝通的障礙（1）溝通技術(shù)存在障礙（2）心理活動障礙（3）不善傾聽，草率評判（4）表 達理解存在歧義 上行溝通策略：建立信任 走動管理 維護領(lǐng)導內(nèi)部統(tǒng)一 下行溝通形式：政策 報告 信函 備忘錄 談話 會議 傳真 上行溝通形式：建立系統(tǒng) 申訴(shn s)請求 員工座談會 上行

17、溝通作用： （1）提供員工參與管理的機會（2）減少因誤解造成的損失（3）營造民主式管理氛 圍（4）緩解工作(gngzu)壓力 下行溝通(gutng)策略： （1）制訂針對性溝通（2）精簡環(huán)節(jié)（3）減輕分流溝通任務（4）提倡簡約（5）啟 用反饋（6）多介質(zhì)組合 11、多介質(zhì)組合是最簡單最主要的方法 12、溝通重點： （1）企業(yè)員工（2）危機中受害者（3）新聞媒體 13、危機認定： （1）團隊內(nèi)存在使人情緒不佳的氛圍（2）缺少交流（3）消極言論普遍存在（4） 間接渠道使用較多，直接渠道使用較少（5）執(zhí)行不力，隱患增多 對策： （1）反應迅速機敏（2）強調(diào)共同基礎(chǔ)（3）建立危機小組（4）利用多種溝通

18、方式（5）參與 調(diào)查 會議善后1、需要搜集文件是會前會中會后產(chǎn)生分發(fā)的文件 2、立卷歸檔的意義：1） （ 是文件轉(zhuǎn)為檔案的重要步驟和基礎(chǔ) （2） 保持了歷史聯(lián)系， 便于查找利用（3） 保持了歷史聯(lián)系，反映了客觀進程 （4）保護了文件的完整安全，便于保管利用 （5）保證了 工作的連續(xù)性，為檔案工作奠定了基礎(chǔ) 3、不需要立卷歸檔的文件：重份文件 事務性 臨時性 無查考價值的文件 草稿 修改稿 會議主要文件如領(lǐng)導講話 結(jié)論 決議 報告單獨立卷，大會發(fā)言按日期立卷 書面發(fā)言按單位地 區(qū)立卷 通知來往文書 按時間立卷 4、大會文件按重要程度和時間排列 5、整理錄音的技巧： （1）刪除（2）增加（3）修改

19、（4）送審 清理方法：收銷帶存6、會議文件保管分為長期 短期 永久三種 7、會議文件整理注意及時完整，會議文件多帶有參考與草稿性質(zhì) 注意：正確區(qū)分保管期限 辦理好移交手續(xù) 8、會議紀要是在記錄的基礎(chǔ)上進一步綜合分析提煉而成用于記載傳達會議情況及議定事項的文件 會議紀要的種類： （1）辦公會議紀要（2）工作會議紀要（3）協(xié)調(diào)會議紀要（4）研討會議紀要 9、擬寫要求： （1）實事求是（2）集中概括 提煉歸納 （3）條理清楚 一目了然 10、 會議紀要的分發(fā)根據(jù)其印發(fā)范圍和查看等級 印發(fā)范圍根據(jù)其會議性質(zhì)和紀要內(nèi)容來確認(qurn)。 絕密會議紀要只印發(fā)與領(lǐng)導 11、 會議經(jīng)費決算： （1）會議擬定

20、開支預算 （2）準備專用賬冊（3）對開支進行詳細(xingx)記錄（4） 會后按預算決算 （5）遵循勤儉節(jié)約原則 12、 催辦要求：準確及時到位 不可拖延 斷章取義 搞本位主義 業(yè)務范圍明確專一的工作由相關(guān)業(yè)務部門負責 綜合信不過 交叉性工作交由秘書部門 聯(lián)合會 議決議由牽頭部門負責 領(lǐng)導集團本身形成決定(judng)交由秘書部門和指定單位 13、 催辦方式： （1）發(fā)文催辦 （2）電話催辦 （3）派員催辦 14、 電話催辦快速方便，可直接找當事人，可進行雙向溝通，適于本部一般工作部署，但容易 被忽視，頻率間隔短 派員催辦直接，有督促作用，容易受到重視，但較為花費精力 對于難辦事項可以采用會議

21、催辦 15、 傳達落實要求： （1）迅速果斷 保證質(zhì)量 （2）忠于決策 不打折扣 （3）解放思想 有創(chuàng)造 性落實 16、 瀏覽景觀一般分為人文景觀和自然景觀 娛樂活動分為觀看項目和參與項目 制定方案時注意： （1）安排好人員 （2）參觀地點檢查 （3）提前預定好門票 （4）人數(shù)過多 時，可外包旅行社 在制定接待計劃考慮客人的信仰 忌諱 身份 性別 年齡 是否帶有家屬 預定餐廳時注意：事項確定好時間 地點 宴請人員 桌次座次 菜單 17、 選擇賓館時考慮（1）交通便利與否 （2）檔次是否合適（3）環(huán)境是否優(yōu)雅正式宴請晚上居多，以中高檔餐廳為佳，多為包間。根據(jù)其主人主賓身份來確定檔次，在根據(jù) 事由

22、 規(guī)模確定地點大小 撰擬出國申請內(nèi)容： （1）路線 （2）時間 （3）地點 （4）交通工具 （5）具體事項 （6） 18、 備注 辦理護照的相關(guān)證件： （1）任務批件 （2）政審批件 （3）邀請書 （4）2 寸免冠照 申辦簽證的途徑： （1）我國大使館和領(lǐng)事館（2）權(quán)威簽證代辦機構(gòu)（3）目的國使館 商務旅行制訂程序： （1）制訂計劃（2）制訂旅程表（3）準備發(fā)言提綱（4）辦理好簽證 護照 黃 皮書 出境登記卡的手續(xù)（5）訂購機票 19、 準備工作： （1）審查最佳旅程表（2）兌換外幣（3）準備隨身用品（4）準備文件 相關(guān)證 件 （5）做好旅行安排 （6）注意時差 （7）搜集資料 20、 辦公室

23、布置要求： （1）優(yōu)先采用光線 通風 監(jiān)督 溝通占優(yōu)的辦公室 （2）使用同樣大小 高度的桌椅柜子 （3）將接待部門置于入口處 （4）預留充分空間 （5）常用設(shè)備檔案置于使 用者附近 背對背放置檔案柜（6）設(shè)置休息區(qū) 21、 光線應來自桌子(zhu zi)左上方和斜后上方 辦公室布置三原則： （1）利于(ly)溝通（2）協(xié)調(diào)舒適（3）便于監(jiān)督 協(xié)調(diào)要求(yoqi)： （1）連續(xù)性（2）協(xié)同性（3）有序和諧 22、 內(nèi)部監(jiān)督特點： （1）是種日常監(jiān)督（2）具有雙向多維監(jiān)督特點（3）是一種內(nèi)部力量的約束 辦公桌按直線對稱原則排列，以最佳線路最佳 防止逆流交叉 23、 布置程序： （1）對工作內(nèi)容加以

24、考察分析，明確關(guān)系并以此確定員工的工作位置。 （2）記 載各部門人員及其工作（3）選配相應家具桌椅并予以記載（4）繪制布置圖（5）對設(shè)備安放提 出合理建議 24、 信息保密工作： （1）口頭信息（2）書面信息（3）電子信息 保密信息內(nèi)容： （1）人事信息（2）財務信息（3）產(chǎn)品信息 （4）客戶信息 印章和介紹信是對外聯(lián)系的標志和行使職權(quán)的憑證管理 印章種類： （1）單位印章（2）單位印章（3）秘書公章 單位印章是對外行使權(quán)利的標志 印章作用： （1）標志作用（2）權(quán)威作用（3）法律作用（4）憑證作用 印章使用要求： （1）專人負責（2）確保安全（3）防止污損 印章的刻制啟用需經(jīng)上一級主管單位批

25、準，在公安部門登記后，由公安部門指定單位刻制，啟用時選用選定啟用時間，發(fā)出啟用通知，填寫印模卡 用印時，蓋印位置保證恰當，正式公文在文本落款出蓋章，帶存根公函 介紹信分別加蓋騎縫章 和文本落款章，蓋印文件應于用印申請單分數(shù)一致 印章取回銷毀都應該有兩人參與 25、 上司交辦事項： （1）會議通知（2）查問回復（3）接待工作（4）轉(zhuǎn)告?zhèn)鬟_（5）上司生活 服務工作 公務接洽制度（1）崗位責任制度（2）登記記錄制度（3）轉(zhuǎn)告?zhèn)鬟_（4）交接班制度（5）保密 制度 26、 匯報技巧： （1）問明情況 及時報告（2）作好記錄 避免失誤 值班日志以天為單，它有利與下一班人員；了解情況 保持工作的聯(lián)系性 有利

26、于了解檢查考核 值班工作和編寫參考資料 電話是值班工作中使用最頻繁(pnfn)的工具 快匯匯票由秘書(msh)認購27、 零用現(xiàn)金數(shù)額以企業(yè)規(guī)模和平時指出次數(shù)確定，由企業(yè)領(lǐng)導(ln do)和財務負責人批準，用于支付 本市交通費 郵資 茶點費 停車費和少量辦公用品費 文書形成程序：草擬 審核 簽發(fā) 復核 繕印 用印 登記 分發(fā)28、 上司臨時交辦事項特點： （1）廣泛性（2）臨時性 基本特點 （3）具體性 （4）緊迫性 29、 辦理原則： （1）積極主動 千方百計這是應有態(tài)度（2）符合政策，靈活變通（3）有著落 有 回音 30、 要點記錄法用于電話 來訪 會議記錄 詳細記錄法用于上級重要講話插話

27、發(fā)言，重要會議討論決議 反應問題建議調(diào)查 領(lǐng)導指示 用 ABCD 法排出工作等級，先做 A 類，重要緊急的，在做 B 類，急而不重，在做 C 類 重而不急 的，最后做 C 類，不重不急的 上司日志內(nèi)容： （1）上司接待信息（2）上司會議信息（3）上司個人安排（4）上司私人信息 秘書日志內(nèi)容： （1）上司所需秘書協(xié)助事宜（2）上司交辦自己的工作（3）自己應作活動 31、 注意事項： （1）確保保密，只給上司授權(quán)的人查閱（2）保持一致準確，每天檢查更新（3） 熟悉約會時間和工作習慣，每天最早最晚約會時間（4）熟悉上司用餐和休息時間 在安排活動時遵循先重急后輕緩原則，并留出 10 分鐘左右間隔。 3

28、2、 檢驗辦事效率原則： （1）工作質(zhì)量（2）工作速度（3）產(chǎn)生影響 復命三注意（1）不失真（2）不吹噓（3）不邀利 庫存卡作用： （1）保證資金不被占用 (2)保證空間充足（3）監(jiān)督物品使用（4）防止損失 （5） 正確估計 庫存概念（1）最大庫存量，庫存物品都不應該超過這個數(shù)量（2）最小庫存量，當余額達 33、 到這個量時，即采取措施（3）重新訂購線，即再訂貨標準 訂購數(shù)量以剩余庫存量為基礎(chǔ) 34、 保管措施（1）房間柜子上鎖（2）各類物品貼好標簽（3）新物品置于舊物品之下（4）體 積大 分量重的物品放置最下（5）小物品 常用物放在較大物品前面（6）注意通風 有良好照明 35、 選擇供應商時

29、考慮： （1）價格(jig)費用 (2)質(zhì)量交貨 （3）服務和位置（4）安全和可靠性 會中服務(fw)1、傳遞方式和內(nèi)容應該綜合考慮(kol)對象 效果 時效 費用 2、如何做好會議記錄： （1）提前抵達會場，安排地方。 （2）迅速繪制座位圖 （3）提前參閱其他 會議記錄 3、會議記錄要求： （1）快速是基本要求(2)紀實性是重要特征 具體為真實 準確 突出重點 4、會議簡報分為報頭 報尾 報核，標題要求：簡明 醒目 準確 生動 形式靈活 簡報要求： （1）真實準確是其生命 （2）短小精悍是其力量所在（3）快是質(zhì)量的體現(xiàn) （4）生動活潑 5、信息分類：按作用分為： （1）與會者信息 （2）指導

30、宣傳信息 （3）議題性信息 （4）主題內(nèi) 容信息 （5）記錄結(jié)果性信息 （6）程序性信息 （7）交流性信息（8）參考性信息（9）管理 性信息 6、按會議信息保密性劃分： （1）保密性信息（2）內(nèi)部性信息（3）公開性信息 按傳遞方式劃分： （1）講話信息（2）會議書面信息（3）會議聲像信息 7、收集信息要求：齊全 及時 準確 有效 8、確定會議信息搜集方法： （1）召集開會（2）提供書面材料 （3）個別約見（4）會議結(jié)束后及 時搜集（5）個別催退（6）按清退目錄搜集（7）限時交退 9、信息反饋方式：口頭 書面 會議反饋 10、 會議值班內(nèi)容：電話記錄 接待記錄 值班日志 會議值班意義：（1） 起

31、著溝通內(nèi)外， 協(xié)調(diào)上下的作用 （2） 保證重大事項 指令 精神的及時傳達（3） 保證會議順利進行（4）代表了會議工作質(zhì)量（5）直接影響了會議主辦方的工作效率 11、 值班工作制度： （1）信息處理制度（2）崗位責任制度（3）交接班制度 會議籌備1、會議日程以天為單，是會議各項活動和與會者安排時間的依據(jù)，議程依據(jù)議題作出順序計劃， 是會議所要討論解決問題的大致安排 2、會議議程制定（1）列出參與者，明確目標 （2）安排議程時間，考慮會議長短和敏感話題（3） 確定議程，決定討論形式和決策方式 3、日程編制： （1）注意涉及事務(shw)的習慣順序和公司章程的明確規(guī)定（2）明確各項安排，用表格形 式

32、列出（3）宣讀議程 （4）將同性質(zhì)問題集中排列（5）保密性強的議題放置后面 4、在編制議程時，按輕重緩急的原則處理(chl)并詳細表示出所需時間 會議討論形式分為頭腦風暴形式和自由討論形式 議程與日程存在功能上的不同，議程編制在前，一旦確定就不應該再變，但日程可做出相應調(diào) 整。 5、會議地點選擇要求： （1）交通便利 （2）大小與規(guī)模相符（3）有良好(lingho)配置（4）場地不受外界 干擾 （5）考慮有無停車場所 （6）成本必須合理 考慮因素： （1）會議目的形態(tài) （2）實質(zhì)上需求 （3）與會者的期望 6、清單內(nèi)容包括： （1）所在地區(qū)情況（2）會場環(huán)境 （3）會議地點設(shè)施 7、對會議地點

33、的檢查有： （1）檢查考慮中的會議場地 （2）抽查一個單人間 雙人間和套房 （3） 檢查會議登記 管理服務和后勤部門（4）檢查餐廳一般伙食（5）檢查電梯服務 （6）檢查服務 項目 營業(yè)時間 了解交通停車設(shè)施 8、中大型會場多采用大小方形，突出主持人 注意進退場的方便 座次安排依據(jù)職務高低，選舉結(jié)果是否是正式代表來安排 會議主席位置應該置于遠離入口處，正對門的位置 9、常見排法有：橫排法 豎排法 左右排列法 10、 傳遞方式：當面告知 電話傳真 書面形式 電子郵件 分發(fā)過程：準備 登記 附清退目錄 裝封 發(fā)出 方法：提前發(fā)出 簽到時發(fā)出 會中發(fā)出 現(xiàn)場發(fā)出 發(fā)布程序：收集 篩選 加工 審核 發(fā)布

34、 11、 餐飲標準根據(jù)會議經(jīng)費和人員情況決定，就餐方式分自助餐制和分餐制 多為自助餐制 12、 嘉賓類型：上級領(lǐng)導 政府官員 重要客戶 社會名流 潛在貢獻人 邀請時注意人數(shù)不宜過多，考慮代表性和經(jīng)濟時效，采用寧可邀請，也不排斥的原則 13、 接站人員應在 20 分鐘抵達接站地點 14、 會議資料包括來賓資料，會務資料 溝通資料 用品分為必備和特殊設(shè)備 空調(diào)應在兩小時前開機預熱 15、 會議通用(tngyng)禮儀：文書 參會 服務 迎送禮儀 大部分試聽設(shè)備操作溫度在 0-40 度 16、剔除的方法： （1）看來源（2）看標題(biot)（3）看正文（4）決定取舍17、 標題(biot)一般反映

35、信息內(nèi)容與價值 18、 信息分類要求： （1）科學性（2）系統(tǒng)性（3）邏輯性（4）實用性 分類方法： （1）字母分類法（2）地區(qū)分類法（3）主題分類法（4）數(shù)字分類法（5）時間分類法 分類的依據(jù)是信息的特征 歸類原則是依信息的不同來源 內(nèi)容 時間 性質(zhì) 作用進行組織 信息校核原則依信息進一步校核，分析可靠性 準確性 認定真實性 19、 校核要求： （1）溯源法（2）比較法（3）核對法（4）邏輯法（5）調(diào)查法（6）數(shù)理統(tǒng)計法 核對法依據(jù)最權(quán)威資料進行對照分析 邏輯法對信息中表達事實和敘述方法進行分析 數(shù)理統(tǒng)計法對信息中的數(shù)據(jù)定性分析 判斷方法： （1）核對（2）計算（3）定性定量（4）邏輯推理

36、20、 信息傳遞方向：內(nèi)向傳遞 外向傳遞 內(nèi)向傳遞形式： （1）信件（2）備忘錄（3）通知通示（4）傳閱單（5）內(nèi)部刊物 外向傳遞形式： （1）信件（2）新聞稿（3）發(fā)布會（4）聲明 21、信息傳遞要素： （1）信源（2）信道（3）信宿信源分原生源和再生源，信宿即信息終點 信息的接受者 信件具有憑證作用，便于參考閱讀，但費時 不便交換看法 備忘錄便于查考利用，使用方便，但信息量少 溝通慢 不便于交換看法 22、 報告針對特定利用者 通知是使用最廣泛， 頻率最高 具有很強的時間性 內(nèi)部刊物介紹公 司動態(tài)，業(yè)務進展 溝通上下 聯(lián)系員工橋梁 23、 信息傳遞方法： （1）語言傳遞（2）文字傳遞（3）

37、電訊傳遞（4）可視化輔助物傳遞 文本是大多數(shù)信息的傳遞形式，表格針對特定標準信息進行展示。 24、 語言傳遞簡潔 直接 快速 及時 受 場地限制小 但獲取信息零亂 較難存儲(cn ch) 圖表分柱狀圖 用于統(tǒng)計數(shù)字比較 餅狀圖多用于展示信息 折線圖用于比較性及趨勢信息 信息存儲載體：紙質(zhì)載體 磁性載體 25、 紙質(zhì)載體使用最多 方便閱讀(yud)記載 標準化 磁性載體： （1）軟盤(run pn) （2）硬盤 最為常用 （3）磁帶 （4）磁盤 （5）縮微品 存儲系統(tǒng)： （1）集中管理系統(tǒng)（2）分散管理系統(tǒng)（3）計算機輔助管理系統(tǒng) 26、 集中管理系統(tǒng)具有便于實現(xiàn)科學化 現(xiàn)代化具有整體性的特點

38、存儲程序： （1）登記（2）編碼（3）排列（4）保存（5）保管 27、 信息編碼由字母和數(shù)字組成基本編碼 編碼分為： （1）順序編碼法（2）分組編碼法 采用十進位阿拉伯數(shù)字 排列方法： （1）時間排列（2）來源排列（3）內(nèi)容排列（4）字順排列 28、 保存方法： （1）手工（2）計算機（3）電子化（4）縮微品 檔案分類是按來源 時間 內(nèi)容 形式等方面的異同， 將歸檔文件劃分為若干類別， 構(gòu)成有機體系 的工作 29、 分類方法： （1）年度分類法（2）組織機構(gòu)分類法（3）問題分類法 分類要求：正確判定所屬年度和所屬機構(gòu) 文件未注明日期，判定文件的準確時間和接近時間 分析文檔形成單位的情況： （1

39、）單位大?。?）穩(wěn)定狀況（3）界限清晰程度 30、年度分類法使用最廣問題分類法適用與界限不清，檔案較少的單位31、檔案檢索工作對信息進行加工存儲，對信息進行查檢存儲，是開放檔案信息資源的必要條件 32、 類型： （1）歸檔文件目錄（2）分類目錄（3）主題目錄（4）人名索引（5）全宗指南 檔案保管期限： （1）長期 16-50 年 （2）短期 15 年以下 （3）永久 保管期限從文件產(chǎn)生形成后的第二年算起 分析檔案價值： （1）分析來源（2）分析內(nèi)容（3）形式特征（4）技術(shù)因素（5）功能因素 33、 分析檔案的重要性 獨特性 時效性 價值由內(nèi)容體現(xiàn)(txin)出來 紙質(zhì)檔案溫度 14 度-20

40、度 相對濕度 50%65% 變化在正負 2 度 濕度正負 5 度 34、 檔案日常管理： （1）建立制度(zhd)（2）調(diào)節(jié)溫度（3）流動保護 （4）安全檢查（5）庫房衛(wèi)生 10 計劃(jhu)工作答：是指制訂計劃，就是根據(jù)組織內(nèi)外部的實際情況，權(quán)衡客觀需要的主觀可能，通過科學的預測，提出在未來一定時期內(nèi)組織所要達到的目標以2.限定因素答：是指妨礙目標得以實現(xiàn)的因素，也就是說，在其他因素不變的情況下，抓住這些因素，就能實現(xiàn)預期目標。3.限定因素原理答：是指在計劃工作中，越是能夠了解和找到對達到所要求目標起限制性和決定性作用的因素，就越是能準確地、客觀地選擇可行方案4.改變航道原理答：是指計劃工

41、作為將來承諾得越多，管理者定期地檢查現(xiàn)狀和預期前景，以及為保證所要達到的目標而重新制定計劃就越重要。5.許諾原理答：是指任何一項計劃幾乎都是對完成某項工作所做出的許諾，許諾越大，所需的時間越長，實現(xiàn)目標的可能性就越小。6.靈活性原理答：是指計劃工作中體現(xiàn)的靈活性越大，則由于未來意外事件引起的損失的危險性就越小。因此，要求制訂計劃時要有靈活性，即留有余地二、簡答題1.簡述計劃工作的意義答:計劃工作是指導性、科學性和預見性很強的管理活動，對組織的經(jīng)營管理活動起著直接的指導作用，但這種作用可能是積極的，也可能是消極的。計劃工作的重要性主要表現(xiàn)在以下幾方面：彌補(mb)不肯定性和變化帶來的問題。有利于

42、管理者把注意力集中(jzhng)于目標。有利于更經(jīng)濟(jngj)地進行管理。有利于控制。1.簡述計劃工作的意義.2計劃工作的原理有哪些？答：限定因素原理；許諾原理；靈活性原理；改變航道原理。3.簡述計劃工作的程序答：估量機會；確定目標；確定前提條件；確定可供選擇的方案；評價各種方案；選擇方案；制訂派生計劃；用預算形式使計劃數(shù)字化。5.簡述計劃工作的基本特征。答；計劃工作的基本特征可以概括為以下四個方面：1目的性 2主導型 3普遍性 4經(jīng)濟性三、論述題1.論述靈活性原理的限制條件答：靈活性原理是指計劃工作中體現(xiàn)的靈活性越大，則由于未來意外事件引起的損失的危險性就越小。計劃工作必須具有靈活性，靈活性原理是指制定計劃時要有靈活性，即留有余地。計劃工作是面向未來，而未來又是不肯定的，所以制訂計劃需要預見問題，一旦發(fā)現(xiàn)問題及時解決，確保計劃順利實施。對管理者來說，靈活性原理性原理是最主要