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文檔簡介
1、文書(wnsh)基礎(chǔ)1 公文(gngwn)用紙為 A4 型紙 尺寸 210 x297 2 公文眉首部分內(nèi)容: (1)公文分?jǐn)?shù)序號 (2)秘密等級(3)保密期限(4)緊急程度(5)發(fā)文 機(jī)關(guān)(6)簽發(fā)(qinf)人 (7)紅色反線3、聯(lián)合行文時(shí)只標(biāo)識主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號 4、主體包括: (1)公文標(biāo)題(2)主送機(jī)關(guān)(3)正文(4)附件(5)成文日期(6)印章(7)附注 5、上行文(請示 報(bào)告) 特指性下行文(批復(fù) 通知)平行文(函)主送一個(gè)機(jī)關(guān) 普發(fā)性下行文(決定 通知 通告 意見)寫多個(gè)主送機(jī)關(guān) 周知性下行文(公告 通告)不寫主送機(jī) 關(guān) 6、成文日期原則: (1)辦公室主任簽發(fā)以簽發(fā)日期為準(zhǔn)(2)
2、聯(lián)合行文時(shí),以最后一個(gè)機(jī)關(guān)簽字日 期為準(zhǔn) (3)經(jīng)會議通過討論的,以通過日期為準(zhǔn) (4)須經(jīng)上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的,以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)7、印章是公文生效的標(biāo)識,印章中心線壓在成文日期上 兩機(jī)關(guān)聯(lián)合行文時(shí),主辦機(jī)關(guān)印章在前。每排排三個(gè)印章,居中排布,印章之間互不相切,右空 2 字標(biāo)識成文日期 8、版記: (1)主題詞(2)抄送機(jī)關(guān)(3)印發(fā)機(jī)關(guān)(4)印發(fā)日期(5)反線 9、文件的主題詞標(biāo)引不得超過 5 個(gè) 標(biāo)引應(yīng)堅(jiān)持誰辦文 誰標(biāo)引的原則 10、材料運(yùn)用環(huán)節(jié): 占有鑒別選擇使用 占有材料途徑: (1)親身經(jīng)歷所獲(2)調(diào)查閱讀所獲 占有材料原則: (1)圍繞主題(2)選擇典型(3)真實(shí)準(zhǔn)確(4)新穎生動 材料
3、使用環(huán)節(jié): (1)恰當(dāng)安排順序(2)確定詳略確立主題依據(jù): (1)寫作目的(2)材料本身 主題要求: (1)正確(2)深刻(3)新穎(4)集中 開頭方式: (1)概述式(2)目的式(3)開門見山式(4)引述來文式 段落排列: (1)提行式(2)條款式(3)篇段合一式 照應(yīng): (1)首尾照應(yīng)(2)文題照應(yīng)(3)行文前后照應(yīng) 結(jié)構(gòu)要求(yoqi):嚴(yán)謹(jǐn) 自然 完整 統(tǒng)一 語言要求(yoqi):準(zhǔn)確 簡潔 平實(shí) 敘述(xsh)六要素:時(shí)間 地點(diǎn) 人物 事件 原因 結(jié)束 敘述人稱:第一人稱 第三人稱 敘述方式:順敘 倒敘 論證方法: (1)例證法(2)分析法(3)引證法(4)對比法(5)因果法 說明方
4、法: (1)定義表述(2)分類比較(3)數(shù)字圖表 辦公自動化1、計(jì)算機(jī)分硬件和軟件系統(tǒng) 2、1KB=1024B 1MB=1024KB 1GB=1024MB 3、系統(tǒng)軟件:(1)DOS (2)UNIX (3)NET WARE (4)NT 4、開機(jī)順序: (1)打開顯示器等外部電源(2)打開主機(jī)電源 關(guān)機(jī)相反 5、熱啟動方法: (1)CTRL+ALT+DEL (2)按 RESET 6、計(jì)算機(jī)病毒特征: (1)傳染性(2)隱蔽性(3)潛伏性(4)破壞性(5)不可預(yù)見性 7、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)由通信子網(wǎng)和資源子網(wǎng)組成 8、計(jì)算網(wǎng)絡(luò)分局域網(wǎng)和廣域網(wǎng) 9、TCP/IP 是網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議 10、因特網(wǎng)主要功能: (1
5、)信息查詢(2)通信服務(wù) (3)電子教育(4)電子娛樂(5)電子購物 11、數(shù)碼相機(jī)核心部件是 CCD,它相當(dāng)于膠卷 關(guān)系到相片的分辨率 12、數(shù)碼相機(jī)與傳統(tǒng)相機(jī)的區(qū)別: (1)感光不同(2)存儲介質(zhì)不同(3)圖像質(zhì)量不同 (4)輸入輸出的方式不同 13、分辨率是數(shù)碼相機(jī)最重要的指標(biāo)之一。圖像色彩好壞取決于鏡頭 相機(jī)存儲格式多為 JPEG 14、一般相機(jī)色彩位數(shù) 16BIT 和 24BIT 專業(yè)多為 24BIT 和 36BIT 15、在拍攝時(shí)注意: (1)相機(jī)不適宜拍攝自然風(fēng)光(2)不要靠近被攝體(3)取景要準(zhǔn)確(4)逆 光時(shí)注意補(bǔ)光 16、相機(jī)(xingj)維護(hù): (1)及時(shí)清晰機(jī)身與鏡頭(
6、2)防熱放寒(3)防水防沙防霧(4)防碰防濕 17、掃描儀是重要的輸入設(shè)備,按顏色分為黑白(hibi)和彩色 按掃描方式分為手持式 平臺式 滾筒式 。 平臺式最為常用,分辨率多為 600X1200DPI 掃描文稿多在 300DPI 18、掃描儀性能: (1)分辨率(2)色彩位數(shù)(3)接口類型 掃描儀安裝: 硬件安裝 (1) (2) 安裝驅(qū)動 (3) 安裝掃描軟件 OCR (4) 掃描圖像 (5) 掃描文字 注 意: (1)及時(shí)鎖定(2)保持清潔(3)勿帶電插拔(4)注意更新(gngxn)(5)分辨率不要過高 19、光盤刻錄機(jī)分為 CD-R 和 CD-RW。CD-R 只可刻錄 CD-R 光盤 C
7、D-RW 皆可刻錄 性能指標(biāo): (1)數(shù)據(jù)傳輸速度(2)緩存容量(3)兼容性 步驟: (1)連接刻錄機(jī)與計(jì)算機(jī)(2)安裝軟件與驅(qū)動(3)制作光盤 注意事項(xiàng): (1)注意散熱(2)保持清潔(3)避免長時(shí)間工作(6)盡量不要執(zhí)行其他程序 (6)不要操作面板按鍵(7)及時(shí)取出 20、投影儀 性能指標(biāo): (1)分辨率(2)亮度(3)對比度(4)帶寬(5)均勻度(6)燈泡(7) 接口配置 操作: (1)安放投影儀(2)連接(3)接通電源(4)對焦(5)設(shè)置率(6)關(guān)閉投影儀 注意: (1)保持清潔(2)不要用鏡頭遮蓋畫面(3)不要關(guān)機(jī)后立即斷電(4)不要帶點(diǎn)插拔電纜 常見問題: (1)RGB 端口無信號
8、(2)無圖像(3)圖像偏色 21、攝像機(jī)由光學(xué) 光電轉(zhuǎn)換 圖像信號 自動控制系統(tǒng)組成 操作步驟: (1)開機(jī)(2)裝帶(3)拍攝(4)回放檢查(5)關(guān)機(jī) 注意: (1)避免鏡頭直對陽光(2)用畢取出磁帶電池(3)防潮防寒 企業(yè)管理1、公司的特征: (1)盈利為目的(2)以股東投資為基礎(chǔ)(3)是依法的企業(yè)法人 2、有限責(zé)任公司注冊資本 3 萬元,首次出資不得低于 20%,其余 2 年內(nèi)繳足投資公司 5 年。股東 人數(shù) 50 人以下 貨幣出資額不得低于注冊資本的 30% 股東會是最高權(quán)力機(jī)關(guān)。 一人有限責(zé)任公司注冊資本 10 萬元人民幣 3、股份有限公司股東人數(shù)為 2200 人,注冊資本 500
9、萬元 發(fā)起人在 30 內(nèi)舉行創(chuàng)立大會 15 日內(nèi) 發(fā)布通告 4、股東大會是股份有限公司的權(quán)力機(jī)構(gòu) 5、不予受理專利條件: (1)科學(xué)發(fā)現(xiàn)(2)智力活動規(guī)則(3)疾病診斷治療方法(4)原子核變化 所獲的物質(zhì)(5)違反法律 社會公德 專利權(quán)的條件: (1)新穎性(2)實(shí)用性(3)深刻性 專利權(quán)限 20 年 實(shí)用新型 外觀設(shè)計(jì) 10 年 6、商標(biāo)(shngbio)特征: (1)專有性(2)時(shí)間性(3)地域性 商標(biāo)權(quán)有效期 1 年 7、上市公司股本總額不得 5000 萬,且連續(xù) 3 年盈利 持有 1000 元股票(gpio)面值的股東在 1000 人以上 8、現(xiàn)代企業(yè)的特征(tzhng): (1)產(chǎn)權(quán)
10、清晰(2)權(quán)責(zé)明確(3)政企分開(4)管理科學(xué) 企業(yè)管理本質(zhì)是對人管理 現(xiàn)代企業(yè)文化特征: (1)獨(dú)特性(2)普遍性(3)可塑性 會計(jì)六要素: (1)資產(chǎn)(2)負(fù)債(3)所有者權(quán)益(4)費(fèi)用(5)收入(6)利潤 稅收特征:(1)無償性(2)固定性(3)強(qiáng)制性貨幣職能:(1)價(jià)值尺度(2)流通(3)儲藏(4)支付(5)世界貨幣 匯率制度分為固定匯率和浮動匯率 多為固定匯率制度 信息與檔案 1、信息的特征:客觀性 時(shí)效性 可塑性 共享性 依附性 傳遞性(通過一定媒介才可傳播) 。開發(fā) 性(取之不盡,用之不竭)無限性(會隨時(shí)間推移不斷產(chǎn)生) 2、信息種類: (1)按信息源劃分自然信息和社會信息 (2
11、)按信息表現(xiàn)形式劃分語言 文字 表象 計(jì)算機(jī) 縮微品信息 (3)按信息內(nèi)容設(shè)計(jì)領(lǐng)域劃分政治 經(jīng)濟(jì)信息 (4)按信息穩(wěn)定程度分為靜態(tài)(資源 統(tǒng)計(jì))信息和動態(tài)(市場)信息 (5)按來源分為橫向縱向信息 (6)按工作作用劃分額為預(yù)測 動態(tài) 反饋信息 3、信息搜集要求:價(jià)值性 時(shí)效性 層次性 針對性 全面性 4、信息收集方法: (1)觀察法(2)閱讀法(3)詢問法(4)問卷法(5)網(wǎng)絡(luò)法(6)交換法 (7) 購置法 6、觀察法簡單 靈活,能獲得較為客觀的信息,但信息量有限,深層次信息少 適宜對人物 環(huán)境 事 物實(shí)際狀況的了解閱讀法信息量大 涉及面廣 適用性強(qiáng) 但有失真的可能 詢問法靈活實(shí)用,信息價(jià)值大
12、 但費(fèi)時(shí)費(fèi)力 規(guī)模小 問卷法客觀,便于定量分析 省時(shí)省力 效率高 但質(zhì)量難以保證 網(wǎng)絡(luò)法不受時(shí)間 地域(dy)限制,可獲取廣泛 迅速 時(shí)效性強(qiáng)的信息 交換法及時(shí)(jsh) 適用 針對性強(qiáng) 省時(shí)購置(guzh)法可獲取系統(tǒng)化 專業(yè)化的信息 來源廣 但費(fèi)用高 費(fèi)時(shí)費(fèi)力 7、信息形態(tài): (1)文字形態(tài)(2)聲像形態(tài)(3)記憶形態(tài) 8、秘書要經(jīng)常查閱利用信息 篩選方法: (1)留意標(biāo)題(2)復(fù)印裁剪(3)摘記(4)標(biāo)記說明 篩選要求: (1)有指導(dǎo)意義的(2)與業(yè)務(wù)相關(guān)的(3)帶有傾向性 動向性 突發(fā)性(4)能預(yù)見未 來趨勢(5)為決策提供超前服務(wù)(6)剔除過時(shí) 虛假 重復(fù) 缺少實(shí)際內(nèi)容的信息 文書擬
13、寫簡報(bào)的特點(diǎn):簡 快 新 實(shí) 簡報(bào)的類型: (1)會議簡報(bào) (2)動態(tài)簡報(bào) (3)工作簡報(bào) 簡報(bào)結(jié)構(gòu):報(bào)頭+報(bào)核+報(bào)核簡報(bào)秘密等級寫在報(bào)頭左上角,字?jǐn)?shù)一般控制在 1000 字以內(nèi),不超過 2000 字 意向書的特點(diǎn): 協(xié)商性 靈活性 簡略性 結(jié)構(gòu):標(biāo)題+正文+尾部 訂貨單特點(diǎn):協(xié)約性 嚴(yán)肅性 結(jié)構(gòu):標(biāo)題+正文+尾部商品說明書:真實(shí)性 科學(xué)性 條理性 通俗性 設(shè)計(jì)注意: (1)如實(shí)介紹 真實(shí)可信(2)抓住特征 突出個(gè)性 (3)語言簡潔 通俗明了 (4)設(shè)計(jì)新穎 美觀大方 報(bào)告特點(diǎn): 匯報(bào)性 陳述性 報(bào)告與請示的區(qū)別: (1)性質(zhì)要求不同,報(bào)告不用有明確回復(fù),請示必須得到明確回復(fù) (2)行文時(shí)限不
14、同,請示必須事前。 (3)請示必須一文一事,且請批對應(yīng) (4)請示需逐級請示, 語氣溫和謙恭 會議紀(jì)錄特點(diǎn):真實(shí)性 資料性商務(wù)接待1、接待規(guī)格:高規(guī)格 低規(guī)格 對等2、高規(guī)格接待最能體現(xiàn)友好(yuho) 對等接待最常用 低規(guī)格接待適用基層 3、接待(jidi)計(jì)劃內(nèi)容:接待規(guī)格 日程安排 經(jīng)費(fèi)預(yù)算 工作人員 4、經(jīng)費(fèi)預(yù)算由接待規(guī)格 人員數(shù)量(shling) 活動內(nèi)容確定 5、接待計(jì)劃的制訂由接待規(guī)格制約 6、接待計(jì)劃草訂需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定,日程安排后與來訪者進(jìn)行溝通 7、制訂接待計(jì)劃首先要了解客人身份與來訪目的。 8、影響接待規(guī)格的因素: (1)雙方關(guān)系(2)突然變化(3)上次接待標(biāo)準(zhǔn) 9、座次高低
15、由司機(jī)身份決定 司機(jī)如是專職司機(jī),上座為后排右座 10、話別時(shí)間在半小時(shí)內(nèi)為宜 11、接待計(jì)劃主要項(xiàng)目: (1)陪同人員(2)食宿安排(3)接待日程(4)經(jīng)費(fèi)預(yù)算 制訂計(jì)劃注意: (1)執(zhí)行規(guī)章制度(2)適應(yīng)來賓生活習(xí)慣(3)做好保密工作 溝通基礎(chǔ)1、溝通工作特點(diǎn): (1)非權(quán)利支配性(2)非職責(zé)限定性(3)認(rèn)同疏導(dǎo)性 2、溝通類型: (1)人與人溝通(2)人與自我溝通(3)人與機(jī)器溝通(4)組織之間溝通 3、秘書所涉及的多為人與人之間和組織之間的溝通 4、網(wǎng)絡(luò)溝通優(yōu)勢: (1)降低成本 提高效率(2)平等 即時(shí)性強(qiáng)(3)有安全感 制約性: (1)語言存在歧義(2)橫向溝通擴(kuò)展張 縱向溝通弱化
16、 5、尊重與理解溝通是有效溝通的前提,傾聽和提問是有效溝通的關(guān)鍵 6、溝通目標(biāo): (1)說明事物(2)表達(dá)感情(3)建立聯(lián)系(4)和諧工作環(huán)境 7、與客戶溝通原則: (1)區(qū)分到訪客戶是多次還是首次(2)區(qū)分內(nèi)部外部客戶 8、橫向溝通是員工間的溝通,其目的在于增強(qiáng)合作,減少摩擦,表現(xiàn)形式為:會議 面談 備忘錄 報(bào)告 9、橫向溝通的障礙(1)溝通技術(shù)存在障礙(2)心理活動障礙(3)不善傾聽,草率評判(4)表 達(dá)理解存在歧義 上行溝通策略:建立信任 走動管理 維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)內(nèi)部統(tǒng)一 下行溝通形式:政策 報(bào)告 信函 備忘錄 談話 會議 傳真 上行溝通形式:建立系統(tǒng) 申訴(shn s)請求 員工座談會 上行
17、溝通作用: (1)提供員工參與管理的機(jī)會(2)減少因誤解造成的損失(3)營造民主式管理氛 圍(4)緩解工作(gngzu)壓力 下行溝通(gutng)策略: (1)制訂針對性溝通(2)精簡環(huán)節(jié)(3)減輕分流溝通任務(wù)(4)提倡簡約(5)啟 用反饋(6)多介質(zhì)組合 11、多介質(zhì)組合是最簡單最主要的方法 12、溝通重點(diǎn): (1)企業(yè)員工(2)危機(jī)中受害者(3)新聞媒體 13、危機(jī)認(rèn)定: (1)團(tuán)隊(duì)內(nèi)存在使人情緒不佳的氛圍(2)缺少交流(3)消極言論普遍存在(4) 間接渠道使用較多,直接渠道使用較少(5)執(zhí)行不力,隱患增多 對策: (1)反應(yīng)迅速機(jī)敏(2)強(qiáng)調(diào)共同基礎(chǔ)(3)建立危機(jī)小組(4)利用多種溝通
18、方式(5)參與 調(diào)查 會議善后1、需要搜集文件是會前會中會后產(chǎn)生分發(fā)的文件 2、立卷歸檔的意義:1) ( 是文件轉(zhuǎn)為檔案的重要步驟和基礎(chǔ) (2) 保持了歷史聯(lián)系, 便于查找利用(3) 保持了歷史聯(lián)系,反映了客觀進(jìn)程 (4)保護(hù)了文件的完整安全,便于保管利用 (5)保證了 工作的連續(xù)性,為檔案工作奠定了基礎(chǔ) 3、不需要立卷歸檔的文件:重份文件 事務(wù)性 臨時(shí)性 無查考價(jià)值的文件 草稿 修改稿 會議主要文件如領(lǐng)導(dǎo)講話 結(jié)論 決議 報(bào)告單獨(dú)立卷,大會發(fā)言按日期立卷 書面發(fā)言按單位地 區(qū)立卷 通知來往文書 按時(shí)間立卷 4、大會文件按重要程度和時(shí)間排列 5、整理錄音的技巧: (1)刪除(2)增加(3)修改
19、(4)送審 清理方法:收銷帶存6、會議文件保管分為長期 短期 永久三種 7、會議文件整理注意及時(shí)完整,會議文件多帶有參考與草稿性質(zhì) 注意:正確區(qū)分保管期限 辦理好移交手續(xù) 8、會議紀(jì)要是在記錄的基礎(chǔ)上進(jìn)一步綜合分析提煉而成用于記載傳達(dá)會議情況及議定事項(xiàng)的文件 會議紀(jì)要的種類: (1)辦公會議紀(jì)要(2)工作會議紀(jì)要(3)協(xié)調(diào)會議紀(jì)要(4)研討會議紀(jì)要 9、擬寫要求: (1)實(shí)事求是(2)集中概括 提煉歸納 (3)條理清楚 一目了然 10、 會議紀(jì)要的分發(fā)根據(jù)其印發(fā)范圍和查看等級 印發(fā)范圍根據(jù)其會議性質(zhì)和紀(jì)要內(nèi)容來確認(rèn)(qurn)。 絕密會議紀(jì)要只印發(fā)與領(lǐng)導(dǎo) 11、 會議經(jīng)費(fèi)決算: (1)會議擬定
20、開支預(yù)算 (2)準(zhǔn)備專用賬冊(3)對開支進(jìn)行詳細(xì)(xingx)記錄(4) 會后按預(yù)算決算 (5)遵循勤儉節(jié)約原則 12、 催辦要求:準(zhǔn)確及時(shí)到位 不可拖延 斷章取義 搞本位主義 業(yè)務(wù)范圍明確專一的工作由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé) 綜合信不過 交叉性工作交由秘書部門 聯(lián)合會 議決議由牽頭部門負(fù)責(zé) 領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)本身形成決定(judng)交由秘書部門和指定單位 13、 催辦方式: (1)發(fā)文催辦 (2)電話催辦 (3)派員催辦 14、 電話催辦快速方便,可直接找當(dāng)事人,可進(jìn)行雙向溝通,適于本部一般工作部署,但容易 被忽視,頻率間隔短 派員催辦直接,有督促作用,容易受到重視,但較為花費(fèi)精力 對于難辦事項(xiàng)可以采用會議
21、催辦 15、 傳達(dá)落實(shí)要求: (1)迅速果斷 保證質(zhì)量 (2)忠于決策 不打折扣 (3)解放思想 有創(chuàng)造 性落實(shí) 16、 瀏覽景觀一般分為人文景觀和自然景觀 娛樂活動分為觀看項(xiàng)目和參與項(xiàng)目 制定方案時(shí)注意: (1)安排好人員 (2)參觀地點(diǎn)檢查 (3)提前預(yù)定好門票 (4)人數(shù)過多 時(shí),可外包旅行社 在制定接待計(jì)劃考慮客人的信仰 忌諱 身份 性別 年齡 是否帶有家屬 預(yù)定餐廳時(shí)注意:事項(xiàng)確定好時(shí)間 地點(diǎn) 宴請人員 桌次座次 菜單 17、 選擇賓館時(shí)考慮(1)交通便利與否 (2)檔次是否合適(3)環(huán)境是否優(yōu)雅正式宴請晚上居多,以中高檔餐廳為佳,多為包間。根據(jù)其主人主賓身份來確定檔次,在根據(jù) 事由
22、 規(guī)模確定地點(diǎn)大小 撰擬出國申請內(nèi)容: (1)路線 (2)時(shí)間 (3)地點(diǎn) (4)交通工具 (5)具體事項(xiàng) (6) 18、 備注 辦理護(hù)照的相關(guān)證件: (1)任務(wù)批件 (2)政審批件 (3)邀請書 (4)2 寸免冠照 申辦簽證的途徑: (1)我國大使館和領(lǐng)事館(2)權(quán)威簽證代辦機(jī)構(gòu)(3)目的國使館 商務(wù)旅行制訂程序: (1)制訂計(jì)劃(2)制訂旅程表(3)準(zhǔn)備發(fā)言提綱(4)辦理好簽證 護(hù)照 黃 皮書 出境登記卡的手續(xù)(5)訂購機(jī)票 19、 準(zhǔn)備工作: (1)審查最佳旅程表(2)兌換外幣(3)準(zhǔn)備隨身用品(4)準(zhǔn)備文件 相關(guān)證 件 (5)做好旅行安排 (6)注意時(shí)差 (7)搜集資料 20、 辦公室
23、布置要求: (1)優(yōu)先采用光線 通風(fēng) 監(jiān)督 溝通占優(yōu)的辦公室 (2)使用同樣大小 高度的桌椅柜子 (3)將接待部門置于入口處 (4)預(yù)留充分空間 (5)常用設(shè)備檔案置于使 用者附近 背對背放置檔案柜(6)設(shè)置休息區(qū) 21、 光線應(yīng)來自桌子(zhu zi)左上方和斜后上方 辦公室布置三原則: (1)利于(ly)溝通(2)協(xié)調(diào)舒適(3)便于監(jiān)督 協(xié)調(diào)要求(yoqi): (1)連續(xù)性(2)協(xié)同性(3)有序和諧 22、 內(nèi)部監(jiān)督特點(diǎn): (1)是種日常監(jiān)督(2)具有雙向多維監(jiān)督特點(diǎn)(3)是一種內(nèi)部力量的約束 辦公桌按直線對稱原則排列,以最佳線路最佳 防止逆流交叉 23、 布置程序: (1)對工作內(nèi)容加以
24、考察分析,明確關(guān)系并以此確定員工的工作位置。 (2)記 載各部門人員及其工作(3)選配相應(yīng)家具桌椅并予以記載(4)繪制布置圖(5)對設(shè)備安放提 出合理建議 24、 信息保密工作: (1)口頭信息(2)書面信息(3)電子信息 保密信息內(nèi)容: (1)人事信息(2)財(cái)務(wù)信息(3)產(chǎn)品信息 (4)客戶信息 印章和介紹信是對外聯(lián)系的標(biāo)志和行使職權(quán)的憑證管理 印章種類: (1)單位印章(2)單位印章(3)秘書公章 單位印章是對外行使權(quán)利的標(biāo)志 印章作用: (1)標(biāo)志作用(2)權(quán)威作用(3)法律作用(4)憑證作用 印章使用要求: (1)專人負(fù)責(zé)(2)確保安全(3)防止污損 印章的刻制啟用需經(jīng)上一級主管單位批
25、準(zhǔn),在公安部門登記后,由公安部門指定單位刻制,啟用時(shí)選用選定啟用時(shí)間,發(fā)出啟用通知,填寫印???用印時(shí),蓋印位置保證恰當(dāng),正式公文在文本落款出蓋章,帶存根公函 介紹信分別加蓋騎縫章 和文本落款章,蓋印文件應(yīng)于用印申請單分?jǐn)?shù)一致 印章取回銷毀都應(yīng)該有兩人參與 25、 上司交辦事項(xiàng): (1)會議通知(2)查問回復(fù)(3)接待工作(4)轉(zhuǎn)告?zhèn)鬟_(dá)(5)上司生活 服務(wù)工作 公務(wù)接洽制度(1)崗位責(zé)任制度(2)登記記錄制度(3)轉(zhuǎn)告?zhèn)鬟_(dá)(4)交接班制度(5)保密 制度 26、 匯報(bào)技巧: (1)問明情況 及時(shí)報(bào)告(2)作好記錄 避免失誤 值班日志以天為單,它有利與下一班人員;了解情況 保持工作的聯(lián)系性 有利
26、于了解檢查考核 值班工作和編寫參考資料 電話是值班工作中使用最頻繁(pnfn)的工具 快匯匯票由秘書(msh)認(rèn)購27、 零用現(xiàn)金數(shù)額以企業(yè)規(guī)模和平時(shí)指出次數(shù)確定,由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)(ln do)和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),用于支付 本市交通費(fèi) 郵資 茶點(diǎn)費(fèi) 停車費(fèi)和少量辦公用品費(fèi) 文書形成程序:草擬 審核 簽發(fā) 復(fù)核 繕印 用印 登記 分發(fā)28、 上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)特點(diǎn): (1)廣泛性(2)臨時(shí)性 基本特點(diǎn) (3)具體性 (4)緊迫性 29、 辦理原則: (1)積極主動 千方百計(jì)這是應(yīng)有態(tài)度(2)符合政策,靈活變通(3)有著落 有 回音 30、 要點(diǎn)記錄法用于電話 來訪 會議記錄 詳細(xì)記錄法用于上級重要講話插話
27、發(fā)言,重要會議討論決議 反應(yīng)問題建議調(diào)查 領(lǐng)導(dǎo)指示 用 ABCD 法排出工作等級,先做 A 類,重要緊急的,在做 B 類,急而不重,在做 C 類 重而不急 的,最后做 C 類,不重不急的 上司日志內(nèi)容: (1)上司接待信息(2)上司會議信息(3)上司個(gè)人安排(4)上司私人信息 秘書日志內(nèi)容: (1)上司所需秘書協(xié)助事宜(2)上司交辦自己的工作(3)自己應(yīng)作活動 31、 注意事項(xiàng): (1)確保保密,只給上司授權(quán)的人查閱(2)保持一致準(zhǔn)確,每天檢查更新(3) 熟悉約會時(shí)間和工作習(xí)慣,每天最早最晚約會時(shí)間(4)熟悉上司用餐和休息時(shí)間 在安排活動時(shí)遵循先重急后輕緩原則,并留出 10 分鐘左右間隔。 3
28、2、 檢驗(yàn)辦事效率原則: (1)工作質(zhì)量(2)工作速度(3)產(chǎn)生影響 復(fù)命三注意(1)不失真(2)不吹噓(3)不邀利 庫存卡作用: (1)保證資金不被占用 (2)保證空間充足(3)監(jiān)督物品使用(4)防止損失 (5) 正確估計(jì) 庫存概念(1)最大庫存量,庫存物品都不應(yīng)該超過這個(gè)數(shù)量(2)最小庫存量,當(dāng)余額達(dá) 33、 到這個(gè)量時(shí),即采取措施(3)重新訂購線,即再訂貨標(biāo)準(zhǔn) 訂購數(shù)量以剩余庫存量為基礎(chǔ) 34、 保管措施(1)房間柜子上鎖(2)各類物品貼好標(biāo)簽(3)新物品置于舊物品之下(4)體 積大 分量重的物品放置最下(5)小物品 常用物放在較大物品前面(6)注意通風(fēng) 有良好照明 35、 選擇供應(yīng)商時(shí)
29、考慮: (1)價(jià)格(jig)費(fèi)用 (2)質(zhì)量交貨 (3)服務(wù)和位置(4)安全和可靠性 會中服務(wù)(fw)1、傳遞方式和內(nèi)容應(yīng)該綜合考慮(kol)對象 效果 時(shí)效 費(fèi)用 2、如何做好會議記錄: (1)提前抵達(dá)會場,安排地方。 (2)迅速繪制座位圖 (3)提前參閱其他 會議記錄 3、會議記錄要求: (1)快速是基本要求(2)紀(jì)實(shí)性是重要特征 具體為真實(shí) 準(zhǔn)確 突出重點(diǎn) 4、會議簡報(bào)分為報(bào)頭 報(bào)尾 報(bào)核,標(biāo)題要求:簡明 醒目 準(zhǔn)確 生動 形式靈活 簡報(bào)要求: (1)真實(shí)準(zhǔn)確是其生命 (2)短小精悍是其力量所在(3)快是質(zhì)量的體現(xiàn) (4)生動活潑 5、信息分類:按作用分為: (1)與會者信息 (2)指導(dǎo)
30、宣傳信息 (3)議題性信息 (4)主題內(nèi) 容信息 (5)記錄結(jié)果性信息 (6)程序性信息 (7)交流性信息(8)參考性信息(9)管理 性信息 6、按會議信息保密性劃分: (1)保密性信息(2)內(nèi)部性信息(3)公開性信息 按傳遞方式劃分: (1)講話信息(2)會議書面信息(3)會議聲像信息 7、收集信息要求:齊全 及時(shí) 準(zhǔn)確 有效 8、確定會議信息搜集方法: (1)召集開會(2)提供書面材料 (3)個(gè)別約見(4)會議結(jié)束后及 時(shí)搜集(5)個(gè)別催退(6)按清退目錄搜集(7)限時(shí)交退 9、信息反饋方式:口頭 書面 會議反饋 10、 會議值班內(nèi)容:電話記錄 接待記錄 值班日志 會議值班意義:(1) 起
31、著溝通內(nèi)外, 協(xié)調(diào)上下的作用 (2) 保證重大事項(xiàng) 指令 精神的及時(shí)傳達(dá)(3) 保證會議順利進(jìn)行(4)代表了會議工作質(zhì)量(5)直接影響了會議主辦方的工作效率 11、 值班工作制度: (1)信息處理制度(2)崗位責(zé)任制度(3)交接班制度 會議籌備1、會議日程以天為單,是會議各項(xiàng)活動和與會者安排時(shí)間的依據(jù),議程依據(jù)議題作出順序計(jì)劃, 是會議所要討論解決問題的大致安排 2、會議議程制定(1)列出參與者,明確目標(biāo) (2)安排議程時(shí)間,考慮會議長短和敏感話題(3) 確定議程,決定討論形式和決策方式 3、日程編制: (1)注意涉及事務(wù)(shw)的習(xí)慣順序和公司章程的明確規(guī)定(2)明確各項(xiàng)安排,用表格形 式
32、列出(3)宣讀議程 (4)將同性質(zhì)問題集中排列(5)保密性強(qiáng)的議題放置后面 4、在編制議程時(shí),按輕重緩急的原則處理(chl)并詳細(xì)表示出所需時(shí)間 會議討論形式分為頭腦風(fēng)暴形式和自由討論形式 議程與日程存在功能上的不同,議程編制在前,一旦確定就不應(yīng)該再變,但日程可做出相應(yīng)調(diào) 整。 5、會議地點(diǎn)選擇要求: (1)交通便利 (2)大小與規(guī)模相符(3)有良好(lingho)配置(4)場地不受外界 干擾 (5)考慮有無停車場所 (6)成本必須合理 考慮因素: (1)會議目的形態(tài) (2)實(shí)質(zhì)上需求 (3)與會者的期望 6、清單內(nèi)容包括: (1)所在地區(qū)情況(2)會場環(huán)境 (3)會議地點(diǎn)設(shè)施 7、對會議地點(diǎn)
33、的檢查有: (1)檢查考慮中的會議場地 (2)抽查一個(gè)單人間 雙人間和套房 (3) 檢查會議登記 管理服務(wù)和后勤部門(4)檢查餐廳一般伙食(5)檢查電梯服務(wù) (6)檢查服務(wù) 項(xiàng)目 營業(yè)時(shí)間 了解交通停車設(shè)施 8、中大型會場多采用大小方形,突出主持人 注意進(jìn)退場的方便 座次安排依據(jù)職務(wù)高低,選舉結(jié)果是否是正式代表來安排 會議主席位置應(yīng)該置于遠(yuǎn)離入口處,正對門的位置 9、常見排法有:橫排法 豎排法 左右排列法 10、 傳遞方式:當(dāng)面告知 電話傳真 書面形式 電子郵件 分發(fā)過程:準(zhǔn)備 登記 附清退目錄 裝封 發(fā)出 方法:提前發(fā)出 簽到時(shí)發(fā)出 會中發(fā)出 現(xiàn)場發(fā)出 發(fā)布程序:收集 篩選 加工 審核 發(fā)布
34、 11、 餐飲標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)會議經(jīng)費(fèi)和人員情況決定,就餐方式分自助餐制和分餐制 多為自助餐制 12、 嘉賓類型:上級領(lǐng)導(dǎo) 政府官員 重要客戶 社會名流 潛在貢獻(xiàn)人 邀請時(shí)注意人數(shù)不宜過多,考慮代表性和經(jīng)濟(jì)時(shí)效,采用寧可邀請,也不排斥的原則 13、 接站人員應(yīng)在 20 分鐘抵達(dá)接站地點(diǎn) 14、 會議資料包括來賓資料,會務(wù)資料 溝通資料 用品分為必備和特殊設(shè)備 空調(diào)應(yīng)在兩小時(shí)前開機(jī)預(yù)熱 15、 會議通用(tngyng)禮儀:文書 參會 服務(wù) 迎送禮儀 大部分試聽設(shè)備操作溫度在 0-40 度 16、剔除的方法: (1)看來源(2)看標(biāo)題(biot)(3)看正文(4)決定取舍17、 標(biāo)題(biot)一般反映
35、信息內(nèi)容與價(jià)值 18、 信息分類要求: (1)科學(xué)性(2)系統(tǒng)性(3)邏輯性(4)實(shí)用性 分類方法: (1)字母分類法(2)地區(qū)分類法(3)主題分類法(4)數(shù)字分類法(5)時(shí)間分類法 分類的依據(jù)是信息的特征 歸類原則是依信息的不同來源 內(nèi)容 時(shí)間 性質(zhì) 作用進(jìn)行組織 信息校核原則依信息進(jìn)一步校核,分析可靠性 準(zhǔn)確性 認(rèn)定真實(shí)性 19、 校核要求: (1)溯源法(2)比較法(3)核對法(4)邏輯法(5)調(diào)查法(6)數(shù)理統(tǒng)計(jì)法 核對法依據(jù)最權(quán)威資料進(jìn)行對照分析 邏輯法對信息中表達(dá)事實(shí)和敘述方法進(jìn)行分析 數(shù)理統(tǒng)計(jì)法對信息中的數(shù)據(jù)定性分析 判斷方法: (1)核對(2)計(jì)算(3)定性定量(4)邏輯推理
36、20、 信息傳遞方向:內(nèi)向傳遞 外向傳遞 內(nèi)向傳遞形式: (1)信件(2)備忘錄(3)通知通示(4)傳閱單(5)內(nèi)部刊物 外向傳遞形式: (1)信件(2)新聞稿(3)發(fā)布會(4)聲明 21、信息傳遞要素: (1)信源(2)信道(3)信宿信源分原生源和再生源,信宿即信息終點(diǎn) 信息的接受者 信件具有憑證作用,便于參考閱讀,但費(fèi)時(shí) 不便交換看法 備忘錄便于查考利用,使用方便,但信息量少 溝通慢 不便于交換看法 22、 報(bào)告針對特定利用者 通知是使用最廣泛, 頻率最高 具有很強(qiáng)的時(shí)間性 內(nèi)部刊物介紹公 司動態(tài),業(yè)務(wù)進(jìn)展 溝通上下 聯(lián)系員工橋梁 23、 信息傳遞方法: (1)語言傳遞(2)文字傳遞(3)
37、電訊傳遞(4)可視化輔助物傳遞 文本是大多數(shù)信息的傳遞形式,表格針對特定標(biāo)準(zhǔn)信息進(jìn)行展示。 24、 語言傳遞簡潔 直接 快速 及時(shí) 受 場地限制小 但獲取信息零亂 較難存儲(cn ch) 圖表分柱狀圖 用于統(tǒng)計(jì)數(shù)字比較 餅狀圖多用于展示信息 折線圖用于比較性及趨勢信息 信息存儲載體:紙質(zhì)載體 磁性載體 25、 紙質(zhì)載體使用最多 方便閱讀(yud)記載 標(biāo)準(zhǔn)化 磁性載體: (1)軟盤(run pn) (2)硬盤 最為常用 (3)磁帶 (4)磁盤 (5)縮微品 存儲系統(tǒng): (1)集中管理系統(tǒng)(2)分散管理系統(tǒng)(3)計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng) 26、 集中管理系統(tǒng)具有便于實(shí)現(xiàn)科學(xué)化 現(xiàn)代化具有整體性的特點(diǎn)
38、存儲程序: (1)登記(2)編碼(3)排列(4)保存(5)保管 27、 信息編碼由字母和數(shù)字組成基本編碼 編碼分為: (1)順序編碼法(2)分組編碼法 采用十進(jìn)位阿拉伯?dāng)?shù)字 排列方法: (1)時(shí)間排列(2)來源排列(3)內(nèi)容排列(4)字順排列 28、 保存方法: (1)手工(2)計(jì)算機(jī)(3)電子化(4)縮微品 檔案分類是按來源 時(shí)間 內(nèi)容 形式等方面的異同, 將歸檔文件劃分為若干類別, 構(gòu)成有機(jī)體系 的工作 29、 分類方法: (1)年度分類法(2)組織機(jī)構(gòu)分類法(3)問題分類法 分類要求:正確判定所屬年度和所屬機(jī)構(gòu) 文件未注明日期,判定文件的準(zhǔn)確時(shí)間和接近時(shí)間 分析文檔形成單位的情況: (1
39、)單位大?。?)穩(wěn)定狀況(3)界限清晰程度 30、年度分類法使用最廣問題分類法適用與界限不清,檔案較少的單位31、檔案檢索工作對信息進(jìn)行加工存儲,對信息進(jìn)行查檢存儲,是開放檔案信息資源的必要條件 32、 類型: (1)歸檔文件目錄(2)分類目錄(3)主題目錄(4)人名索引(5)全宗指南 檔案保管期限: (1)長期 16-50 年 (2)短期 15 年以下 (3)永久 保管期限從文件產(chǎn)生形成后的第二年算起 分析檔案價(jià)值: (1)分析來源(2)分析內(nèi)容(3)形式特征(4)技術(shù)因素(5)功能因素 33、 分析檔案的重要性 獨(dú)特性 時(shí)效性 價(jià)值由內(nèi)容體現(xiàn)(txin)出來 紙質(zhì)檔案溫度 14 度-20
40、度 相對濕度 50%65% 變化在正負(fù) 2 度 濕度正負(fù) 5 度 34、 檔案日常管理: (1)建立制度(zhd)(2)調(diào)節(jié)溫度(3)流動保護(hù) (4)安全檢查(5)庫房衛(wèi)生 10 計(jì)劃(jhu)工作答:是指制訂計(jì)劃,就是根據(jù)組織內(nèi)外部的實(shí)際情況,權(quán)衡客觀需要的主觀可能,通過科學(xué)的預(yù)測,提出在未來一定時(shí)期內(nèi)組織所要達(dá)到的目標(biāo)以2.限定因素答:是指妨礙目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)的因素,也就是說,在其他因素不變的情況下,抓住這些因素,就能實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。3.限定因素原理答:是指在計(jì)劃工作中,越是能夠了解和找到對達(dá)到所要求目標(biāo)起限制性和決定性作用的因素,就越是能準(zhǔn)確地、客觀地選擇可行方案4.改變航道原理答:是指計(jì)劃工
41、作為將來承諾得越多,管理者定期地檢查現(xiàn)狀和預(yù)期前景,以及為保證所要達(dá)到的目標(biāo)而重新制定計(jì)劃就越重要。5.許諾原理答:是指任何一項(xiàng)計(jì)劃幾乎都是對完成某項(xiàng)工作所做出的許諾,許諾越大,所需的時(shí)間越長,實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的可能性就越小。6.靈活性原理答:是指計(jì)劃工作中體現(xiàn)的靈活性越大,則由于未來意外事件引起的損失的危險(xiǎn)性就越小。因此,要求制訂計(jì)劃時(shí)要有靈活性,即留有余地二、簡答題1.簡述計(jì)劃工作的意義答:計(jì)劃工作是指導(dǎo)性、科學(xué)性和預(yù)見性很強(qiáng)的管理活動,對組織的經(jīng)營管理活動起著直接的指導(dǎo)作用,但這種作用可能是積極的,也可能是消極的。計(jì)劃工作的重要性主要表現(xiàn)在以下幾方面:彌補(bǔ)(mb)不肯定性和變化帶來的問題。有利于
42、管理者把注意力集中(jzhng)于目標(biāo)。有利于更經(jīng)濟(jì)(jngj)地進(jìn)行管理。有利于控制。1.簡述計(jì)劃工作的意義.2計(jì)劃工作的原理有哪些?答:限定因素原理;許諾原理;靈活性原理;改變航道原理。3.簡述計(jì)劃工作的程序答:估量機(jī)會;確定目標(biāo);確定前提條件;確定可供選擇的方案;評價(jià)各種方案;選擇方案;制訂派生計(jì)劃;用預(yù)算形式使計(jì)劃數(shù)字化。5.簡述計(jì)劃工作的基本特征。答;計(jì)劃工作的基本特征可以概括為以下四個(gè)方面:1目的性 2主導(dǎo)型 3普遍性 4經(jīng)濟(jì)性三、論述題1.論述靈活性原理的限制條件答:靈活性原理是指計(jì)劃工作中體現(xiàn)的靈活性越大,則由于未來意外事件引起的損失的危險(xiǎn)性就越小。計(jì)劃工作必須具有靈活性,靈活性原理是指制定計(jì)劃時(shí)要有靈活性,即留有余地。計(jì)劃工作是面向未來,而未來又是不肯定的,所以制訂計(jì)劃需要預(yù)見問題,一旦發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決,確保計(jì)劃順利實(shí)施。對管理者來說,靈活性原理性原理是最主要
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