公文處理工作培訓教材

1、公文處理工作培訓 二、公文種類和格式 一、公文和公文處理工作的定義培訓內容 三、公文處理流程四、協(xié)同工作平臺（OA系統(tǒng)）的使用 五、印鑒使用管理公文和公文處理工作的定義 公司系統(tǒng)公文： 是公司機關在企業(yè)管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務文書。 是依法經營、依法管理和進行企業(yè)公務活動的重要工具。傳達指令Description of the contents 指導工作公文的作用公務聯系 記載憑證 公文和公文處理工作的定義 公文處理： 是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。 應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。公文和公文處理工作的定

2、義公文處理公文整理公文管理公文歸檔公文辦理收文辦理：簽收、登記、審核、 擬辦、批辦、承辦、 催辦發(fā)文辦理：草擬、審核、簽發(fā)、 復核、繕印、用印、 登記、分發(fā) 公文和公文處理工作的定義 公文種類和格式文件式公文 種類主要有： 1、決定 適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。 2、通知 適用于批轉下級單位的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文；發(fā)布內部規(guī)章；傳達要求下級單位辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項；印發(fā)會議紀要；任免人員。 3、通報 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。 4、報告 適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提

3、出意見，答復上級單位的詢問。 5、請示 適用于向上級單位請求指示、批準。 6、批復 適用于答復下級單位的重大請示事項。 7、意見 適用于對重要問題提出見解和處理辦法。 公文種類和格式信函式公文 種類主要有： 1、函 適用于不相隸屬機關相互商洽工作、詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。 2、意見 適用于對重要問題提出見解和處理辦法。 3、通知 傳達要求下級單位辦理和需要有關單位周知或執(zhí)行的事項；印發(fā)會議紀要。 4、通報 適用于批評錯誤，傳達重要精神或情況。 5、批復 適用于答復下級單位的具體請示事項。公司公文格式一般分為六類 1.文件式公文件：平行文和下行文、上行文； 2.信函式公文：公司函

4、、公司部門函； 3.會議紀要：適用于記載、傳達會議情況和議定事項； 4.信息、簡報 5.簽報：適用于單位內部部門向領導人書面請示、報告工作，可選文種有“請示”、“報告”和“意見”； 6.傳真電報：適用于處理緊急公務； 公文種類和格式公文紙張要求 公文用紙一般采用國際標準A4（210mm297mm），左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。 公文頁邊和版心尺寸：上白邊（天頭）37mm，下白邊（地腳）35mm，左白邊（訂口）28mm，右白邊（切口）26mm，版心156mm225 mm（不含頁碼）。 排版規(guī)格：每頁22行，每行28個字。 印制要求：版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版

5、心不斜，誤差不超過lmm。 公文種類和格式 公文紙張要求公文一般格式主 體版 記眉 首首面紅色反線（含）以上部分紅色反線以下至主題詞（不含）的部分主題詞以下部分秘密等級、保密期限緊急程度、發(fā)文機關標識發(fā)文字號、簽發(fā)人標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期 公文18要素 1、發(fā)文機關版頭: 發(fā)文單位標識應當使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。 公文18要素2公文份號：3密級程度:注意事項：（1）右上角；（2）密級分為“秘密”、“機密”、“絕密”3種。保密期限視內容而定。一般情況絕密30年，機密20年，秘密10年。 公文18要素4緊急程度:注意事

6、項：（1）文件急度為：特急、加急；（2）電報急度為：特提、特急、加急、平急；（3）行政機關右上角，黨委機關左上角。 公文18要素5發(fā)文字號:例“ 函號” 注意事項：（1）年份要全寫，并用六角符；（2）不能虛位；（3）發(fā)文字號分類不宜過細。 公文18要素6簽發(fā)人:注意事項：（1）以最后一位或職位最高的審批領導名字為準；（2）只在上行文中標注。 7文頭橫線: 公文種類和格式 8.標題 注意事項：由發(fā)文機關+事由+文種組成。標題應準確簡要，除法規(guī)規(guī)章或文件標題加書名號外，一般不用標點符號，不能引用文件字號代替標題內容。9主送機關:10正文:11附件: 公文種類和格式12印章: 注意事項：除會議紀要和

7、電報外，其他公文應加蓋印章；印章蓋在成文日期處，上不壓文，下要騎年蓋月；蓋章不落款，落款不蓋章。13成文時間: 注意事項：以最后一位領導簽發(fā)的日期為準。成文日期用漢字書寫，“零”寫為“”。 公文種類和格式 14附注: 注意事項：請示性公文一定要標注聯系人及聯系電話。應當加括號標注 15主題詞: 主題詞的標注最多不超過5個詞，標引順序：先標類別詞，再標類屬詞，最后標明公文種類。 公文種類和格式 16抄送機關: 注意事項：除主送機關外，需要執(zhí)行或知曉的其他機關，稱謂應使用規(guī)范化全稱或簡稱。 17印發(fā)機關和時間: 注意事項：印發(fā)時間以本機關印制時間為準 18頁碼 公文種類和格式 1發(fā)文字號用3號方正

8、仿宋； 2簽發(fā)人用3號方正仿宋，領導姓名用3號方正楷體； 3標題用2號方正小標宋； 4主送機關用3號方正仿宋； 5正文用3號方正仿宋； （其中第一層“一、” ；第二層“（一）” ；第三層“1” ；第四層“（1）”公文各要素層次字體用字規(guī)范 6附件和附件內容用3號方正仿宋； 7落款日期用3號方正仿宋； 8標識附注用3號方正仿宋； 9“主題詞”3個字用3號方正黑體，主題詞內容即詞目用3號方正小標宋； 10抄報、抄送、印發(fā)及印刷機關用3號方正仿宋。公文各要素層次字體用字規(guī)范 發(fā)文處理流程 發(fā)文辦理指以制發(fā)公文的過程，包括草擬、會簽、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、歸檔等程序。草擬公文幾點注

9、意事項： 1.符合國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。 2.情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。 3.公文的文種應當根據行文目的、發(fā)文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。發(fā)文處理 4.擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。 5.人名、地名、數字、引文準確。 6.結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“（一），第三層為“1.”，第四層為“（1）”。層次較少時，第二層亦可為“1.”，第三層為“（1）”。 7.公文內使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。發(fā)文處理項目部、分公司收文處理流程 項目部、分公司辦公室負責所

10、有來文的接收、登記、傳閱、催辦工作，負責辦公室及綜合性收文的歸檔工作。 1.公司各項目部、分公司要指定專人負責，每天開機聯網查閱電子公文。電子公文下載后，按收文時間進行收文登記處理，同時，將其保存以備查閱。 所有收文都須經辦公室進行登記、傳遞，以保證公文來龍去脈清楚，辦理或查詢及時方便。 收文處理 2.項目部、分公司收到需要辦理的電子公文后，由負責處理電子公文的專（兼）職人員下載并打印A4大小的紙質文件，填寫公司收文處理箋，及時送項目部負責人閱批。 項目部辦公室收到來文后，在一個工作日內完成登記、呈批，送項目部負責人批閱。 如項目部負責人不在，緊急和重要公文應電話請示，經請示后先行辦理。 收文處理 3.緊急公文應按時限要求辦理，一般公文應在3個工作日內辦結，最長不應超過7個工作日。 4.項目部、分公司應建立收文登記本，收到文件后及時進行登記。 收文處理印鑒使用管理 1.依據 印鑒使用管理填寫印鑒使用審批單項目（指揮）部負責人審核簽字需用印資料加蓋單位公章，并填寫公章使用臺賬2.流程印鑒使用管理 3.標準 印鑒使用必須堅持手續(xù)齊全、先審批后用印、登記備查的原則。 （1）項目部一切需用印資料必須經項目經理簽字后方可使用。 （2）申請用印人員應認真填寫印鑒