項(xiàng)目二辦公室日常事務(wù)管理ppt課件

1、工程二 辦公室日常事務(wù)管理案例導(dǎo)入子工程一 辦公室環(huán)境管理【學(xué)習(xí)目的】 了解辦公環(huán)境構(gòu)成的根本要素；熟習(xí)辦公環(huán)境布置的程序和根本要求；可以識(shí)別辦公室內(nèi)的平安隱患并采取相應(yīng)預(yù)防措施和處置措施，發(fā)明和維護(hù)平安、有序、高效的辦公環(huán)境?！玖x務(wù)情境】 凌力是一家咨詢公司的經(jīng)理，一天他來到老朋友丁輝的公司，看到朋友的公司非?；靵y，顯然沒有清掃打理過。于是他問朋友，為什么會(huì)這樣，是不是公司遇到什么難題了？朋友說那倒還沒有，只不過今天保潔公司的員工有事未能及時(shí)前來清掃而已。 聽了朋友的這番話，凌力覺得很詫異，問道：“那秘書呢？她也沒在嗎？丁輝說：“在啊?！澳撬秊槭裁床磺鍜吣兀苛枇τX得無法了解。沒想到，丁輝一臉

2、苦笑地說：“她說她是秘書，不是清潔工。 正說著呢，響了，透過玻璃，凌力看見秘書向文站起身來走到位于窗戶附近的公用話機(jī)前去接，是找經(jīng)理助理的。這會(huì)兒助理沒在，對(duì)方要留言，只見小向走回到辦公桌旁的抽屜里翻找用來做記錄的紙張。記錄終了，小向把這張紙壓在了經(jīng)理助理的水杯下面。剛在電腦前坐下，公關(guān)經(jīng)理進(jìn)來要一份資料，小向又趕忙起身走到文件柜前找資料。拿著文件走向公關(guān)經(jīng)理的時(shí)候，小向的高跟鞋帶住了有點(diǎn)零落的電腦電源線，只見電腦屏幕閃了幾下，小向也差點(diǎn)兒跌倒，虧得公關(guān)經(jīng)理手快扶了她一把。不長(zhǎng)的時(shí)間里，小向曾經(jīng)在屋里轉(zhuǎn)了好幾個(gè)圈，真是夠忙亂的。 看到這里，凌力對(duì)朋友意味深長(zhǎng)地說道：“秘書固然不是清潔工，但發(fā)明

3、一個(gè)整潔、溫馨、方便、平安的辦公環(huán)境卻是一個(gè)秘書應(yīng)盡的職責(zé)，他應(yīng)該讓她好好學(xué)學(xué)。一、義務(wù)描畫根據(jù)義務(wù)情境及他對(duì)辦公室環(huán)境的了解和認(rèn)識(shí)，闡明辦公環(huán)境管理的要求和相關(guān)規(guī)定。義務(wù)及要求：1制定秘書維護(hù)和管理辦公環(huán)境的范圍和職責(zé)。要求維護(hù)和管理的范圍區(qū)域劃分合理、準(zhǔn)確；職責(zé)詳細(xì)、明確。2闡明辦公室內(nèi)部環(huán)境布置程序。程序要條理清楚，詳細(xì)內(nèi)容包含辦公家具、辦公設(shè)備、物品擺放等，只需言簡(jiǎn)意賅，不用面面俱到。3舉例闡明辦公室常見的安康和平安隱患。熟習(xí)辦公環(huán)境常見的平安隱患，并能按其性質(zhì)進(jìn)展分類。4明確辦公環(huán)境平安檢查實(shí)施步驟。要求將檢查過程和結(jié)果以表格方式加以記錄，表格內(nèi)容詳細(xì)、詳細(xì)。二、義務(wù)分析維護(hù)和營(yíng)造一

4、個(gè)整潔、美觀、方便、溫馨、安康、平安的環(huán)境有利于辦公室日常任務(wù)的完成，有利于提高任務(wù)效率，有利于員工的身心安康。作為擔(dān)任辦公室日常任務(wù)事務(wù)的秘書或助理來講，維護(hù)和管理辦公環(huán)境，是其分內(nèi)的職責(zé)。知識(shí)點(diǎn)：辦公環(huán)境構(gòu)成的根本要素； 辦公環(huán)境常見平安隱患； 秘書維護(hù)和管理辦公環(huán)境的范圍和職責(zé)； 辦公環(huán)境布置的根本原那么和要求。技藝點(diǎn)：明確文秘人員辦公環(huán)境的維護(hù)范圍和管理職責(zé)； 可以根據(jù)詳細(xì)情況布置辦公環(huán)境；可以識(shí)別辦公環(huán)境內(nèi)的平安隱患并采取相應(yīng)預(yù)防措施； 可以實(shí)施平安檢查并做記錄。三、相關(guān)知識(shí) 辦公環(huán)境的含義是指一定的組織機(jī)構(gòu)的秘書部門任務(wù)所處的人文環(huán)境和自然環(huán)境。包括空間環(huán)境辦公室朝向，辦公設(shè)備配置

5、及其規(guī)劃、視覺環(huán)境辦公室綠化、裝飾及光線、顏色、聽覺環(huán)境聲音、空氣環(huán)境空氣、氣味、安康與平安環(huán)境。視覺環(huán)境管理 家具、裝修的顏色 燈光、采光聽覺環(huán)境管理 防止噪音的方法 適度播放音樂空氣環(huán)境管理 溫度適當(dāng) 濕度合理 空氣流通一辦公室環(huán)境維護(hù)與管理的原那么1.溫馨 裝潢、擺設(shè)、光線、顏色、氣候、噪音等溫馨； 整潔有序；2.調(diào)和 辦公室的辦公桌椅,櫥柜等的大小, 格式,顏色盡能夠一致 ；3.適用 辦公室規(guī)劃方便,講求時(shí)效；4. 平安 保險(xiǎn)柜平安, 防盜 。二辦公室的規(guī)劃辦公室規(guī)劃普通分成開放式規(guī)劃、封鎖式規(guī)劃和混合式規(guī)劃三大類。1開放式規(guī)劃開放式辦公室由一塊大而延續(xù)的空間組成。在這個(gè)空間里包含眾多

6、單個(gè)任務(wù)位置或稱之為辦公室子系統(tǒng)。在開放式辦公室里，一切辦公桌和其他辦公家具、辦公設(shè)備都該當(dāng)陳列整齊，并盡能夠朝著同一方向。現(xiàn)代辦公大廈多采用開放式規(guī)劃。1開放式規(guī)劃的特點(diǎn)首先，開放式規(guī)劃不設(shè)立個(gè)人公用辦公室。其次，開放式辦公室以信息流和任務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)的自然道路為根據(jù)進(jìn)展規(guī)劃，普通不思索窗戶或其他常規(guī)構(gòu)造的限制。再者，在開放式辦公室里不設(shè)傳統(tǒng)的指點(diǎn)座位，任務(wù)人員的位置級(jí)別不由辦公位置確定，而由其承當(dāng)?shù)牧x務(wù)確定。較高級(jí)的行政人員可以有較大的辦公場(chǎng)所，或者不同顏色、不同外形的辦公桌，但除此之外，就幾乎沒有可以看得見的等級(jí)標(biāo)志了。2開放式規(guī)劃的優(yōu)點(diǎn)首先，運(yùn)用開放式設(shè)計(jì)可以節(jié)約建筑本錢，提高空間利用率，提高

7、重新規(guī)劃的靈敏性。其次，運(yùn)用開放式規(guī)劃可以加強(qiáng)公司成員之間的溝通和交流。最后，開放式規(guī)劃還實(shí)現(xiàn)了集中化效力及辦公設(shè)備共享，降低了任務(wù)本錢，提高了任務(wù)效率。3開放式規(guī)劃的缺陷首先，員工沒有單獨(dú)辦公的空間，也沒有了私人空間。有些員工感到他們總是處于某人的監(jiān)控之下。其次，外界環(huán)境的干擾，如不斷響起的，來回走動(dòng)的聲響，隔壁任務(wù)人員的說話、機(jī)器設(shè)備任務(wù)時(shí)的喧嘩等，會(huì)使得某些員工無法集中精神任務(wù)。最后，開放式規(guī)劃不利于嚴(yán)密性任務(wù)的開展。2封鎖式規(guī)劃封鎖式規(guī)劃又稱為傳統(tǒng)辦公室規(guī)劃、網(wǎng)格式辦公室規(guī)劃，是指按照辦公職能設(shè)置將辦公空間分隔成假設(shè)干帶有門、窗的獨(dú)立小房間的辦公室構(gòu)造。封鎖式規(guī)劃1封鎖式規(guī)劃的優(yōu)點(diǎn)平安

8、，也易于員工集中留意力專心任務(wù)。其次，封鎖式規(guī)劃中帶有門、窗的獨(dú)立小房間構(gòu)造，維護(hù)了員工的隱私，也保證某些任務(wù)的性。例如，計(jì)算機(jī)程序員的任務(wù)由于需求集中留意力而應(yīng)在封鎖式辦公室中執(zhí)行；人事部門的某些員工由于要對(duì)求職者進(jìn)展面試，也需求在封鎖式辦公室內(nèi)進(jìn)展。2封鎖式規(guī)劃的缺陷 首先，建筑本錢比較高，隔墻、門、走廊等，既占用了空間，也提高了裝修本錢。 其次，封鎖性的環(huán)境使得管理層難以監(jiān)視員工的活動(dòng)，也妨礙了公司成員之間的溝通和交流，不利于構(gòu)成融洽的任務(wù)氣氛。3.混合式規(guī)劃 混合式規(guī)劃是指在開放式規(guī)劃的大辦公室內(nèi)，把組織內(nèi)部的各職能部門用組合式辦公器具或其他資料分隔開來，組成假設(shè)干個(gè)任務(wù)區(qū)域。開放式與

9、封鎖式結(jié)合規(guī)劃前臺(tái)秘書接待區(qū)義務(wù)1 制定秘書/行政助理維護(hù)和管理辦公環(huán)境的范圍和職責(zé)【操作流程】分析維護(hù)辦公環(huán)境的范圍明確并制定秘書維護(hù)和管理辦公環(huán)境的職責(zé)【操作步驟】步驟1 分析維護(hù)辦公環(huán)境的范圍與秘書相關(guān)的辦公環(huán)境，主要是指秘書日常任務(wù)活動(dòng)范圍涉及的辦公區(qū)域。包括：秘書個(gè)人的任務(wù)環(huán)境主要效力對(duì)象指點(diǎn)的辦公環(huán)境接待來訪的公共區(qū)域的辦公環(huán)境1.個(gè)人辦公責(zé)任區(qū)個(gè)人辦公責(zé)任區(qū)指秘書辦公桌椅圍繞區(qū)域中的地面、墻壁、家具和秘書擔(dān)任的一切辦公設(shè)備、文件柜、書架、文具等。秘書除了做日常的整理、擦拭任務(wù)之外，還要將辦公桌椅擺放溫馨，將辦公桌面拾掇得井然有序。最常用的辦公物品，如、便箋、文具盒等要放在觸手可及

10、的地方。2.公用區(qū)域 公共區(qū)域的辦公環(huán)境包括: 接待前臺(tái)、通道、會(huì)客室、會(huì)議室等; 公共運(yùn)用辦公器具包括文件柜、檔案架、書報(bào)架、物品柜、茶水桌、飲水機(jī)及簿、航班表等資料; 公共運(yùn)用設(shè)備如計(jì)算機(jī)、機(jī)及機(jī)等。3.由他輔助的上司的辦公區(qū)域普通指上司辦公桌椅周圍區(qū)域、桌面、家具等。但是，秘書整理上司的辦公桌前要留意應(yīng)事先經(jīng)上司授權(quán)。步驟2 明確并制定秘書維護(hù)和管理辦公環(huán)境的職責(zé)1.公共區(qū)域辦公環(huán)境管理內(nèi)容：經(jīng)常清潔整理臺(tái)面、地面、家具及門窗等處，堅(jiān)持桌面、地面無丟棄物、無水跡。及時(shí)清潔來訪客人用過的茶具、煙灰缸等，重新擺好待用；飲水機(jī)定期清理消毒。不亂堆放雜物和私人物品，堅(jiān)持整潔美觀。正確運(yùn)用和維護(hù)復(fù)

11、印機(jī)、機(jī)等辦公設(shè)備，留意設(shè)備周圍清潔。2.指點(diǎn)區(qū)域辦公環(huán)境內(nèi)容： 經(jīng)常清潔整理指點(diǎn)辦公桌的桌面、地面、門窗等，做到窗明幾凈，堅(jiān)持干凈衛(wèi)生。文件、物品和設(shè)備擺放整齊，便于查找。文件柜和各種擺設(shè)堅(jiān)持整潔。指點(diǎn)會(huì)見客人后，要及時(shí)整理睬客室，使茶具、煙灰缸等恢復(fù)到備用形狀。定期整理文件、資料，按有關(guān)規(guī)定或歸檔，或清退，或銷毀。精心養(yǎng)護(hù)指點(diǎn)辦公室、會(huì)客室內(nèi)的各種花卉或綠色植物，堅(jiān)持其良好的外觀形狀。下班分開時(shí)要檢查指點(diǎn)辦公室的計(jì)算機(jī)等設(shè)備和電源開關(guān)，確保電源平安，留意關(guān)好門窗。3.個(gè)人辦公環(huán)境內(nèi)容：每天清潔辦公桌，辦公桌上的物品擺放整齊，無雜物和私人物品。計(jì)算機(jī)、打印機(jī)位置擺放合理，便于運(yùn)用，避開較強(qiáng)光

12、線直射，采取文件嚴(yán)密措施。零散小件物品，按其重要性、常用性和運(yùn)用習(xí)慣分類擺放于抽屜內(nèi)，嚴(yán)密物品應(yīng)上鎖。廢紙簍置于隱蔽處，每天下班前予以清理。常用文件資料應(yīng)放置在辦公桌一邊或直立在文件架上，并貼有分類標(biāo)志，便于查找；嚴(yán)密文件應(yīng)按規(guī)定鎖入文件柜或保險(xiǎn)柜；少用文件存檔或置于高處；無用文件定期清理。根據(jù)任務(wù)流程和文件周轉(zhuǎn)次序，對(duì)檔案柜和辦公桌位置妥善安排，把常用物品和設(shè)備放在方便取用的地方。定期清理過期文件資料、無用物品等，使辦公場(chǎng)地留有足夠的活動(dòng)空間。桌邊可放置小盆綠色植物或不顯眼的裝飾物品，突出個(gè)人檔次。任務(wù)義務(wù)請(qǐng)根據(jù)以下所給條件布置一間既高效、又溫馨平安的辦公室布置方案，并闡明設(shè)計(jì)的思緒。1.面

13、積、設(shè)備及任務(wù)人員要求 辦公室面積：15平方米。 辦公人員：經(jīng)理1人，秘書1人，下屬3人。 辦公設(shè)備：文件柜2個(gè)，公用復(fù)印機(jī)一臺(tái)，5張辦公桌，隔離屏風(fēng)等2.個(gè)人辦公需求 經(jīng)理：多項(xiàng)個(gè)人義務(wù)，給秘書安排義務(wù)，接待訪客 秘書：兩項(xiàng)個(gè)人義務(wù)，接受上司安排的義務(wù) 下屬：?jiǎn)雾?xiàng)個(gè)人義務(wù)3.個(gè)人空間需求經(jīng)理：辦公桌應(yīng)該離秘書最近，并擁有獨(dú)立的接待空間，以保證不會(huì)給下屬呵斥干擾。秘書：和經(jīng)理辦公桌最近，和經(jīng)理頻繁溝通不會(huì)影響其他同事下屬：不受干擾的個(gè)人辦公空間 義務(wù)2 闡明辦公室內(nèi)部環(huán)境布置程序【操作流程】 分析辦公環(huán)境根據(jù)人員數(shù)量及任務(wù)性質(zhì)設(shè)定辦公空間選配相應(yīng)家具和桌椅 按圖合理安放辦公家具及用品繪制座位布

14、置圖和線路圖【操作步驟】步驟1 分析維護(hù)辦公環(huán)境的范圍分析辦公環(huán)境包括兩方面內(nèi)容:一是各部門及各員工之間的關(guān)系；二是辦公室內(nèi)部所需用品的擺設(shè)和包容關(guān)系。除了有利于溝通、協(xié)調(diào)溫馨、有利于監(jiān)視外，安頓辦公設(shè)備時(shí)，還必需節(jié)省空間，以使室內(nèi)有較多的活動(dòng)場(chǎng)地。詳細(xì)做法：辦公桌陳列應(yīng)按照直線對(duì)稱原那么和任務(wù)程序陳列，最好朝同一方向辦公，防止面面相對(duì)、相互打擾和閑談。勿使職員面對(duì)窗戶、太接近熱源或坐在通風(fēng)線上。秘書/行政助理安排在離接待區(qū)域最近的位置，便于接待，主管座位安排于員工座位之后，遭到打擾較小，也便于察看辦公室內(nèi)發(fā)生的事情。各座位間通道適宜，以事就人，防止往返浪費(fèi)時(shí)間。光線宜來自左前方以維護(hù)視力。常

15、用設(shè)備放在運(yùn)用者的近處。1、采光通風(fēng)良好2、員工面對(duì)同一方向，光線來自桌子的斜后方，不直接面對(duì)窗戶3、公共空間和私人空間相對(duì)獨(dú)立4、直線對(duì)稱布置5、桌椅一致大小6、家具顏色調(diào)和7、運(yùn)用辦公室隔斷，盡能夠讓個(gè)人空間不受干擾。 1、接待室置于門口，不干擾其他員工任務(wù)。2、光滑、不透明的玻璃屏風(fēng)當(dāng)墻，易于架設(shè)，且可提供良好的光線和通風(fēng)3、主管位于員工后方，易于察看任務(wù)地點(diǎn)發(fā)生的事情。和秘書間隔較近，便于任務(wù)上的交流。4、采取直線對(duì)稱的布置，防止不對(duì)稱、彎曲與成對(duì)角的陳列。5、檔案柜當(dāng)做隔斷運(yùn)用。 主管的位置相對(duì)獨(dú)立，其辦公區(qū)域需保管適當(dāng)?shù)脑L客空間 1、常用的設(shè)備和檔案柜與運(yùn)用者相隔太遠(yuǎn)2、檔案柜也可

16、背對(duì)背放置，當(dāng)做隔斷運(yùn)用。 根據(jù)員工數(shù)量的多少，選擇大間辦公室要比采用同樣大小的假設(shè)干個(gè)辦公室好得多，更利用采光、通風(fēng)、監(jiān)視、溝通等。步驟2 根據(jù)人員數(shù)量及任務(wù)性質(zhì)設(shè)定辦公空間 按辦公室包容的人員數(shù)量及其任務(wù)性質(zhì)分配其空間大小。普通而言，每人的辦公空間，大者在310m2，普通者在1.58m2即可。各位置之間應(yīng)留有充足通道。步驟3 繪制座位布置圖和線路圖辦公空間規(guī)劃好后，運(yùn)用圖紙方式固定下來，便于后續(xù)施工及選配相應(yīng)尺寸的辦公家具和用品?，F(xiàn)代辦公室運(yùn)用電器設(shè)備較多，因此電線走向和分布也需求集中規(guī)劃并繪圖，便于施工和日后維修。電源插座應(yīng)充足、平安、隱蔽，一方面，滿足辦公設(shè)備運(yùn)用；另一方面，防止碰傷員

17、工，便于人員走動(dòng)；電線分布要平安、美觀，位于隱蔽處、占用空間少。閱讀資料統(tǒng)籌安排各職能部門及人員的場(chǎng)地位置首先，要了解公司設(shè)立的部門。其次，合理安排各職能部門的位置: 原那么：經(jīng)過很少的人手和很短的間隔，使任務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)以不延續(xù)的方式進(jìn)展； 規(guī)劃如下： 經(jīng)理：專門的辦公室，靠里面； 秘書：經(jīng)理門外一側(cè)； 財(cái)務(wù)室：經(jīng)理室旁，靠里； 接待、會(huì)客室：近樓梯； 銷售部：位于門口附近； 人事部、采購部：接近接待區(qū)，或直接通向走廊； 集中效力區(qū)市場(chǎng)部：各部門的中心地點(diǎn)。最后，確定每位員工的任務(wù)位置。步驟4 選配相應(yīng)家具和桌椅根據(jù)每個(gè)人的任務(wù)性質(zhì)和任務(wù)需求，選配相應(yīng)的家具、桌椅等，并列表進(jìn)展記載。辦公桌應(yīng)大小適中

18、，足夠放置常用辦公用品即可。辦公桌應(yīng)盡能夠朝同一方向擺放，大小、顏色一致，既增進(jìn)美觀又表達(dá)員工相互間的平等性。辦公椅最好選用有靠背的旋轉(zhuǎn)椅，既方便調(diào)理方位，便于任務(wù)，也可緩解疲勞。椅子高度適中，思索個(gè)體需求。步驟5 按圖合理安放辦公家具及用品根據(jù)圖紙安放辦公家具及用品。文件柜應(yīng)背對(duì)背或靠墻放置，遠(yuǎn)離日曬或有浸水跡象的墻面。文件柜與其他柜子高度一致，以增進(jìn)美觀。常用辦公設(shè)備如機(jī)、機(jī)等應(yīng)放置在方便、平安的位置如放置在左手邊，便于右手記錄，公用設(shè)備如復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等應(yīng)有獨(dú)立存放空間。 小貼士 有意思的辦公室美國(guó)一家家具公司，利用先進(jìn)的燈光技術(shù)制造了虛擬加州海灘氣氛的任務(wù)環(huán)境，任務(wù)人員可以穿著海灘短褲

19、、T恤上班，享用100%的新穎空氣和自然光。有趣的是，根據(jù)美國(guó)報(bào)道，這家公司的消費(fèi)率因此添加了15%，其中，有8位被挖墻腳跳槽的員工，在離任兩星期后自動(dòng)回來報(bào)到，緣由是“他們無法忍受其他單位晦暗的任務(wù)環(huán)境。【案例】小李所在的公司辦公面積較小，她所在的一間不大的辦公室就放了十張辦公桌，過道狹小擁堵，地上混亂地?cái)[著電線及插座。這天，其他部門一位穿高跟鞋的女士興高采烈地走進(jìn)辦公室，邊走邊和同事打招呼，因地板滑險(xiǎn)些跌倒，桌旁的小李趕緊扶住了她。同屋的小劉去文件柜里取文件，回來差點(diǎn)兒被地上的電線絆倒。很快到了下班時(shí)間，小李為大家沖咖啡，不小心把熱水灑到旁邊同事的身上，辦公室頓時(shí)亂作一團(tuán)?？煜掳嗟臅r(shí)候，天

20、氣忽然暗了下來，一位客戶匆匆走進(jìn)公司大門，也許是心急，也許是天暗，客戶徑直走了進(jìn)來，頭重重地撞在了玻璃門上，后被人送到醫(yī)院縫了6針。當(dāng)時(shí)玻璃門擦得很干凈，從門外往里看好似沒有玻璃門一樣，而且上面沒有任何警示標(biāo)志。請(qǐng)根據(jù)案例分析辦公環(huán)境常見的平安隱患有哪些，并闡明有關(guān)本卷須知。歸納起來，辦公環(huán)境內(nèi)的安康和平安隱患主要可分為以下幾方面。1辦公建筑隱患。主要是地、天花板、門窗等。例如，地面短少必要的防滑措施，天花板未安裝煙霧報(bào)警器，離興辦公室前忘記關(guān)門、窗等。2辦公室環(huán)境隱患。例如，室內(nèi)光線缺乏或刺眼，溫度過低或過高，空氣不流通，裝修資料不夠環(huán)保等。3辦公家具隱患。例如，辦公家具和設(shè)備有突出棱角、柜

21、頂堆放大件或太重物品有傾斜危險(xiǎn)等。4辦公設(shè)備隱患。例如，電源線磨損裸露，插座接口不穩(wěn)定，各種電線拖曳，因計(jì)算機(jī)顯示器擺放位置不當(dāng)有反光刺眼，復(fù)印機(jī)放置空間狹小等。5辦公設(shè)備操作隱患。例如，復(fù)印機(jī)、碎紙機(jī)等設(shè)備出現(xiàn)缺點(diǎn)不切斷電源就用手去拉，女士的長(zhǎng)發(fā)能夠卷進(jìn)設(shè)備里等。6人為隱患。例如，站在帶輪的椅子上舉放物品；復(fù)印后將嚴(yán)密原件遺忘在復(fù)印機(jī)玻璃板上。7消防隱患。例如，滅火設(shè)備過期或損壞；消火栓前、消防通道擺放物品；應(yīng)急照明燈出現(xiàn)缺點(diǎn)等。義務(wù)3 辦公平安檢查實(shí)施步驟【操作流程】確定檢查周期發(fā)現(xiàn)隱患后報(bào)告并處理記錄隱患處置過程及結(jié)果【操作步驟】步驟1 確定檢查周期辦公環(huán)境平安檢查分為定期檢查、節(jié)假日檢

22、查和隨機(jī)檢查。定期檢查普通是根據(jù)組織實(shí)踐情況，如每月或每季度進(jìn)展周期檢查；節(jié)假日檢查：春節(jié)、國(guó)慶等艱苦節(jié)假日前實(shí)施檢查；隨機(jī)檢查是一種不定期檢查。步驟2 發(fā)現(xiàn)隱患后報(bào)告并處理檢查中發(fā)現(xiàn)辦公環(huán)境及設(shè)備的隱患時(shí)，要及時(shí)予以處置，屬于秘書職責(zé)范圍內(nèi)的要立刻采取措施處理；不屬于職責(zé)范圍內(nèi)的或個(gè)人無力排除隱患的，要及時(shí)報(bào)告有關(guān)部門，重要的、危害較大的隱患要報(bào)告指點(diǎn)，尋求處理方案。步驟3 記錄隱患處置過程及結(jié)果平安隱患的報(bào)告及處理結(jié)果要做記錄，作為檔案?jìng)洳?。假設(shè)是辦公環(huán)境和辦公設(shè)備的平安隱患，要填寫“平安隱患記錄及處置表，如表1-1所示。假設(shè)是設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)的缺點(diǎn)，那么填寫“設(shè)備缺點(diǎn)表，如表1-2所示

23、。平安隱患記錄及處置表的作用：一是向有關(guān)部門通報(bào)需求處理和處置的隱患；二是使人們提高防備認(rèn)識(shí)；三是作為資料保管備查。填寫設(shè)備缺點(diǎn)表的目的：一是便于維修人員了解事故情況，排除缺點(diǎn)；二是建立設(shè)備運(yùn)行檔案資料；三是作為任務(wù)記錄備查。江南公司剛搬進(jìn)了新的辦公室。但似乎人人都在埋怨，假設(shè)他是秘書，他該如何應(yīng)對(duì)這些埋怨。1王先生說辦公室不斷不夠暖和，溫度只需18 。2檔案管理員葉小姐說，她必需經(jīng)常從樓的一頭將所需求的很繁重的東西搬到在處于樓另一頭的檔案室。3財(cái)務(wù)部的人說將財(cái)務(wù)部的位置放在了門口，每天人來人往，吵吵鬧鬧，太不安靜了。4大多數(shù)員工似乎都不喜歡新運(yùn)用的開放辦公室，由于在這種辦公室里沒有個(gè)人可言，

24、而且當(dāng)與海外通的時(shí)候，很難聽得清。 義務(wù)四 辦公室環(huán)境優(yōu)化【義務(wù)情境】 劉孜在一家較大規(guī)模的家族運(yùn)營(yíng)的民營(yíng)企業(yè)任務(wù)。辦公室新近安裝了一臺(tái)復(fù)印機(jī)，這樣一來任務(wù)方便了不少，很多要復(fù)印的文件不需跑到另一層樓去了，但也由此帶來了其他問題：一是本來不太寬闊的辦公室空間顯得有點(diǎn)局促；另外，有職員反映覺得不溫馨，如頭暈、惡心、眼睛干癢等，紛紛建議將復(fù)印機(jī)挪走。復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等辦公設(shè)備能給任務(wù)帶來很大便利，但同時(shí)也會(huì)有較大的副作用，如何能將其副作用降低呢？于是辦公之余，劉孜就美化辦公環(huán)境征求大家的意見。大家七嘴八舌地建言獻(xiàn)策，有說將復(fù)印機(jī)移到較遠(yuǎn)的角落的，有說添置綠色植物的，有說擺放鮮花的，有說懸掛字畫的。這

25、些建議和劉孜的想法不謀而合，于是她將大家的建議整理后找時(shí)機(jī)給經(jīng)理做匯報(bào)，爭(zhēng)取一些經(jīng)費(fèi)美化辦公環(huán)境。當(dāng)她推開總經(jīng)理辦公室門時(shí)，發(fā)現(xiàn)經(jīng)理的辦公室有了很大變化，經(jīng)理辦公室的墻壁上掛滿了很多他和某明星的合影。經(jīng)理還不無得意地說，最近交了好運(yùn)，結(jié)識(shí)了本人的偶像，把這些照片放大掛到辦公室里。劉孜看著興致勃勃的經(jīng)理，外表上淺笑著，心里卻在盤算著怎樣開口跟經(jīng)理談本人的看法。一、義務(wù)描畫該銷售部門的裝修曾經(jīng)完成，經(jīng)理秘書對(duì)辦公室進(jìn)展整體裝飾，讓辦公室更加溫馨、美觀。二、義務(wù)分析 改善室內(nèi)環(huán)境的常見方法是擺放綠色植物、墻壁懸掛字畫。辦公室秘書或助理應(yīng)熟習(xí)常見欣賞綠色植物的種類及效果，了解墻壁字畫懸掛的本卷須知。義

26、務(wù)二 辦公室的裝飾三、相關(guān)知識(shí)1、擺放綠色植物的必要性 殺菌消塵，凈化空氣。 美化環(huán)境，調(diào)理溫濕度。 減少電器輻射，舒緩精神壓力。2. 選擇及擺放綠色植物步驟1 了解室內(nèi)常見綠色植物辦公室或會(huì)議室內(nèi)常見綠色植物主要分為三類。 觀葉類大中植物。如發(fā)財(cái)樹、綠蘿、滴水觀音、蒲葵、魚尾葵、高桿蘇鐵、巴西木、富貴竹籠、棕竹等。 觀葉類中小植物。如銀邊吊蘭、文竹、君子蘭、龍舌蘭、白掌、虎尾蘭虎皮蘭、金橘、綠寶石、薰衣草等，球類中的仙人球等。 垂掛植物。如吊綠蘿、吊蘭、吊竹梅、常春藤、紐扣蕨、佛珠等。發(fā)財(cái)樹綠 蘿滴水觀音高桿蘇鐵巴西木富貴竹籠棕竹 文竹金橘 君子蘭龍舌蘭 虎尾蘭吊蘭 常春藤蘆薈 綠寶石步驟2

27、 熟習(xí)常見綠色植物欣賞特點(diǎn)及效果步驟3 綠色植物擺放辦公環(huán)境應(yīng)選擇嚴(yán)肅幽雅的觀葉植物。走廊、墻角可放置蘇鐵、發(fā)財(cái)樹、巴西鐵或綠蘿等大中型盆栽植物，或席地而放，或置于花架上；沙發(fā)旁宜選用較大的散尾葵、魚尾葵等；窗臺(tái)擺放文竹、龍舌蘭、綠寶石等；茶幾和桌面上有空間可放小型盆栽植物如君子蘭等；柜架頂端放置常青藤或綠蘿等懸垂植物，以欣賞植物的自然美，使房間顯得明快，富有自然氣味。假設(shè)辦公室房間面積較小，那么宜選擇嬌小小巧、姿態(tài)優(yōu)美的小型觀葉植物，如文竹、金橘等，或置于案頭，或擺放窗前，這樣布置，既不擁堵，又不空虛，與房間大小相協(xié)調(diào)，充分顯示出室內(nèi)觀葉植物裝飾的藝術(shù)魅力。 小貼士 部分綠色植物的汁液有毒，如萬年青、龜背竹、綠蘿、龍舌蘭、滴水觀音等，留意不要使眼睛