在外配件收發(fā)貨核對管理規(guī)定(共16頁)

1、三一重工股份有限公司管 理 制 度在外配件收發(fā)貨核對規(guī)定QGZ/CW0801-2005修訂號V2實施日期2007年11月1日第 PAGE 16 頁 共 15 頁本文件電子文件為受控文件，經(jīng)打印即為非受控文件本文件電子文件為受控文件，經(jīng)打印即為非受控文件三一重工股份有限公司管 理 制 度在外配件收發(fā)貨核對管理規(guī)定QGZ/CW0801-2005修訂號V2實施日期2007年11月1日第 PAGE 1 頁 共 15 頁編制人杜興更 改 記 錄標 記處 數(shù)更改依據(jù)更 改 人更改日期審核人戴應華批準人段大為1.目的(md) 保障公司在外配件(pijin)資產(chǎn)安全和完整，規(guī)范公司在外配件核對業(yè)務流程，確保在

2、外配件業(yè)務準確核算。2.適用范圍適用于所有在外配件收發(fā)業(yè)務(yw)，包括分公司與總部收發(fā)配件；分公司之間調撥配件；同一分公司倉庫之間調撥配件；銷售發(fā)貨；客戶退貨；維修換件、技改、贈送配件出庫核銷；呆滯配件返司等。3.職責31泵送服務公司負責在外配件出入庫數(shù)據(jù)維護；在外配件保管；維修換件、技改、贈送配件出入庫辦理及單據(jù)收集；呆滯配件返司處理；分公司與總部之間異常訂單落實。32財務本部負責組織在外配件收發(fā)核對及賬務處理。33分公司負責組織配件收貨驗收入庫，提供維修換件、技改、贈送配件有效單據(jù)。34服務技術支持部負責維修換件審批（技改由研究院），負責配件發(fā)運至分公司。4. 在外配件核對41總部發(fā)貨與

3、分公司收貨之間核對。411分公司倉庫收到總部所發(fā)配件后由分公司倉管員負責點驗，并與發(fā)貨清單進行核對，在收貨單上簽字驗收，分公司配件會計負責進行監(jiān)督。如有差異要求在24小時內(nèi)將收貨差異反饋泵送服務公司，由其在2個工作日內(nèi)進行落實。412若總部配件不是直接發(fā)往記賬倉庫，而是異地發(fā)貨，收貨人應為申請人，收貨人應自收到配件后24小時內(nèi)報告記賬倉管員，并將簽字后的收貨驗收單傳真給記賬倉管員，記賬倉管員憑收貨驗收單辦理入庫手續(xù)。413上上收貨如有差異要求倉管員在24小時內(nèi)將收貨差異反饋泵送服務公司，由其在2個工作日內(nèi)進行落實414每月1日由總部配件會計將上一月份所有發(fā)分公司配件出庫數(shù)據(jù)從系統(tǒng)中導出并（包括

4、未通過系統(tǒng)制單而以手工制單發(fā)貨，以下同）與本部SAP中的收入核對一致后轉發(fā)各分公司配件會計。415分公司配件會計將上月分公司與總部收發(fā)配件在途數(shù)據(jù)（即：上月收發(fā)配件核對調節(jié)表在途數(shù)據(jù)）發(fā)分公司倉管員。416分公司倉管員根據(jù)配件入庫數(shù)據(jù)（包括系統(tǒng)入庫數(shù)據(jù)和手工入庫數(shù)據(jù)）、分公司配件會計提供的上月在途數(shù)據(jù)與總部配件發(fā)貨數(shù)據(jù)進行核對，并將核對情況（包括本月總部已經(jīng)發(fā)貨分公司未入庫訂單、分公司已經(jīng)收貨總部沒有下達數(shù)據(jù)訂單、上月在途訂單價格差異、分公司收貨差異訂單情況）在每月7日前書面反饋給分公司配件會計。417分公司配件會計需指導倉管員核對總部發(fā)貨數(shù)據(jù)和分公司收貨數(shù)據(jù)，并根據(jù)倉管員核對情況在每月10日

5、前編制在外配件核對調節(jié)表并反饋總部配件會計和泵送服務公司（核對時可按發(fā)貨訂單來核對，如核對有差異，需按訂單來提供差異明細）（一級倉庫每月反饋一次在外配件核對調節(jié)表，二、三級倉庫每季度反饋一次在外配件核對調節(jié)表）。418分公司配件會計在編制調節(jié)表時請注明在途的具體原因，譬如：*月訂單發(fā)貨整單未收；*月*訂單在途價格差異；*月*訂單收貨數(shù)量差異；*月退*月*訂單；*月調整（或補單）*月*訂單。419總部配件會計每月對一級倉庫在外配件核對(h du)調節(jié)表全部復核，對二、三級倉庫在外配件核對調節(jié)表每三個月核對一次，且每月15日前提交復核報告。4110總部配件會計在每月12日之前將復核(fh)正確的各

6、分公司在途訂單匯總表提交給泵送服務公司，有關稽核人員負責對分公司反饋收發(fā)(shuf)配件差異進行查實，每月25日前將查實結果書面反饋給分公司倉管員和總部配件會計：包括*月在途訂單匯總表*月收貨差異明細表*月分公司收到總公司未下達明細表。4111總部配件會計根據(jù)泵送服務公司稽查人員反饋的配件收發(fā)差異形成*月配件核對通報，并將反饋的書面結果整理成*月配件收發(fā)貨核對明細表。4112在*月配件收發(fā)貨核對明細表中形成了四種差異，分別處理如下：第一種是往月在途的處理，形成由服務總公司總經(jīng)理審批的關于將分公司配件未入庫訂單轉掛責任人個人賬的通知，將相關責任人予以停發(fā)工資，并轉掛個人責任賬。第二種是當月在途的

7、處理，由泵送服務公司稽查人員繼續(xù)跟蹤落實。每三種是已發(fā)未收數(shù)量差異的處理，如為總部少發(fā)貨，于下月進行補發(fā)；如為運輸公司損壞，由運輸公司進行賠償；如確實無法查清此差異形成原因，泵送服務公司于每月28日形成*月配件收發(fā)差異處理報告報泵送營銷公司總經(jīng)理處理；第四種是總部未發(fā)分公司已收的處理，此差異形成的主要原因是總部泵送服務公司制單員漏下達所致，由其在下月進行下達。4113總部配件會計負責跟蹤在外配件核對調節(jié)表所反映的異常收發(fā)貨處理情況。42分公司之間調撥配件核對。421平時分公司之間發(fā)生配件調撥時，泵送服務公司配件計劃主管和發(fā)貨方倉管員、會計與收貨方倉管員、會計應在內(nèi)部調撥單上分別簽字確認。內(nèi)部調

8、撥單是雙方進行銷售及采購業(yè)務賬務處理的原始憑證之一。422每月1日前由倉管員將上月發(fā)其他分公司配件出庫數(shù)據(jù)從系統(tǒng)中導出發(fā)分公司配件會計（配件會計安裝有PSSM系統(tǒng)的由本人導出相關數(shù)據(jù)）。423每月1日前由發(fā)貨方配件會計將調撥配件出庫數(shù)據(jù)發(fā)總部配件會計和收貨方配件會計。424收貨方配件會計組織倉管員對調撥配件進行核對，并每月10日前將核對結果反饋給發(fā)貨方配件會計和總部配件會計。425總部配件會計對反饋情況進行復核，并跟蹤是否通過總部在當月轉賬。43同一分公司之間調撥配件核對。431每月1日由倉管員將上月調撥配件出庫數(shù)據(jù)提供給配件會計和調入倉庫倉管員。432配件會計組織收、發(fā)貨倉管員對分公司內(nèi)部調

9、撥配件進行核對，對涉及賬務處理在當月進行賬務處理。44分公司倉庫銷售出庫的核對441倉管員、配件會計在同一辦公地點（即生活或工作在同一棟樓、同一小區(qū)的），倉管員需每天將銷售出庫單交分公司配件會計復核并簽字確認，且分公司配件會計在24小時內(nèi)作銷售帳務處理（包括結轉收入和成本）。442倉管員、配件會計不在同一辦公地點（即生活或工作不在同一棟樓、同一小區(qū)的），倉管員至少每周一次將銷售出庫單交分公司配件會計復核，且分公司配件會計在2個工作日內(nèi)作銷售帳務處理（包括結轉收入和成本）。443配件會計每天對所有出庫配件分出庫類型依出庫順序以EXCEL形式作好備查記錄并存檔（附件十：*倉庫*月配件出庫備查記錄）

10、。444每月1日前倉管員將上月的進銷存報表提交給配件會計。445分公司配件會計(kui j)每月3日前對進銷存報表進行審核，并與對應的用友財務數(shù)據(jù)、配件出庫備查記錄進行核對，如核對不一致,就由分公司配件會計(kui j)和倉管員進行查找并最終落實差異,確保(qubo)賬賬、賬表、賬單一致。形成分公司倉庫出入庫數(shù)據(jù)與用友數(shù)據(jù)勾稽關系稽核表（見附表十一）。446總部會計在次月對分公司配件用友賬、進銷存報表進行稽核：確保庫存商品在庫配件的借貸方發(fā)生額與進銷存報表的出入庫數(shù)據(jù)是否一一對應（包括金額、類型一致對應）。45客戶退貨配件核對。451客戶退庫訂單倉管員在PSSM系統(tǒng)中以銷售出庫的紅字進行維護；

11、配件會計以紅字沖減當月銷售收入，并結轉相應成本。452倉管員、配件會計在同一辦公地點（即生活或工作在同一棟樓、同一小區(qū)的），倉管員需將當天客戶退貨入庫單交分公司配件會計復核，且分公司配件會計在24小時內(nèi)作賬務處理。453倉管員、配件會計不在同一辦公地點（即生活或工作不在同一棟樓、同一小區(qū)的），倉管員至少每周一次將客戶退貨入庫單交分公司配件會計復核，且分公司配件會計在2個工作日內(nèi)作賬務處理。454每月1日由倉管員將上月所有退貨配件明細提供配件會計。455配件會計每月2日核對完退貨明細是否在當月進行賬務處理。46維修、贈送、技改出庫配件核對461每月1日前倉管員向配件會計提供上月維修、贈送、技改出

12、庫配件清單，并由分公司配件會計與對應的用友財務數(shù)據(jù)進行核對。462分公司配件會計須對倉管員提交的維修、贈送、技改出庫配件清單和出庫單據(jù)（維修換件申請單、維修換件客戶證明單、配件出庫單等）按照相關人員的審批權限進行初審并簽字確認，形成配件核銷統(tǒng)計表（見附表十三），并在每月15日前郵寄給總部配件會計復核。463總部配件會計每月20日前將核銷情況反饋給分公司配件會計，分公司配件會計在每月23日之前（以郵戳為準）對已核銷的配件分別向三一重工、三一路機、三一起重機和三一重機開具發(fā)票并郵寄。配件會計當月應進行相關帳務處理。47呆滯配件返司的核對471月底倉管員對呆滯配件進行盤點，分公司配件會計進行監(jiān)盤。4

13、72每月1日前倉管員統(tǒng)計上月呆滯配件明細表，并報分公司配件會計和泵送服務公司，呆滯配件是否返司由泵送服務公司決定。473需返司呆滯配件須由倉管員每月8日前將分公司呆滯配件組織發(fā)運到公司，交配件管理公司（隨貨附呆滯配件清單和返司批準單）。474在呆滯配件發(fā)出的同時，倉管員應在系統(tǒng)中進行出庫數(shù)據(jù)維護；配件會計同時將庫存商品-在庫配件轉至庫存商品其他配件返司配件。475泵送服務公司對返司呆滯配件組織相關部門進行鑒定且提出處理意見，并于23日前反饋給分公司配件會計，簽定合格的沖抵本月發(fā)貨，不能沖銷的進行報廢處理。476配件會計每月1號根據(jù)總部所提供發(fā)貨清單審核上月呆滯返司配件是否于當月核銷，已核銷的將

14、庫存商品其他配件返司配件在借方用紅字沖銷。5考核辦法51每月25日由財務本部、泵送服務公司對上月在外配件收發(fā)貨核對情況進行考核。由總部配件會計將考核情況在全公司進行通報。52不按時、按要求進行核對者，每次處罰50-200元。53提供核對資料不準確、不清晰者，每次處罰50-100元。54不按要求處理、反饋信息者，每次處罰50-100元。（收發(fā)貨差異未及時反饋者，將對倉管員進行罰款）55按要求核對及時、準確(zhnqu)、全面者，每次獎勵100-200元。附件(fjin)61倉庫(cngk)收貨明細表62分訂單發(fā)貨匯總表63總部發(fā)貨明細表64配件進銷存報表65配件盤點明細表66維修換件、配送、技改

15、配件核銷明細表67分公司與總部收發(fā)配件核對調節(jié)表68總部已發(fā)分公司未收明細69分公司已收總部未發(fā)明細610倉庫每月配件出庫備查記錄611呆滯配件明細一覽表612配件核銷統(tǒng)計表613維修配件明細表614技改配件明細表615配件贈送統(tǒng)計表616用友總帳數(shù)據(jù)與進銷存報表上報數(shù)據(jù)對比差異稽核表617用友總帳庫存商品-在庫配件科目上報稽核數(shù)據(jù)表618進銷存報表上報稽核數(shù)據(jù)表7附加說明71本管理制度由財務本部負責起草，并負責解釋和歸口管理。72本管理制度（05年12月修訂稿）從2006年1月1日開始實行。 附件一：倉庫收貨明細表*倉庫*月收貨明細表入庫單類型入庫單號制單日期行號物料代碼物料名稱及規(guī)格訂單數(shù)

16、量單價合計下達數(shù)量倉庫公司發(fā)貨單號 審核： 制表：附件二：分訂單(dn dn)發(fā)貨匯總表*月總部發(fā)貨(f hu)訂單匯總表訂單日期倉庫編碼倉庫名稱參考A參考B參考C訂單編號期內(nèi)交貨總金額收貨入庫情況收貨金額差異差異原因 審核(shnh)： 制表：附件三：總部發(fā)貨明細表*月總部發(fā)貨明細表交貨日期訂單日期倉庫編碼倉庫名稱參考A參考B參考C銷售訂單銷售訂單行物料代碼物料名稱訂貨數(shù)量交貨數(shù)量單價交貨金額行合計出庫倉庫訂單狀態(tài) 審核： 制表：附件四：配件進銷存報表*倉庫配件進銷存報表年 月 日編制單位： 單位：元物料編碼名稱規(guī)格單位單價期初帳存公司進貨內(nèi)部調入客戶退貨本月銷售免費贈送換件維修退回公司內(nèi)部

17、調出月末庫存數(shù)量金額數(shù)量金額數(shù)量金額數(shù)量金額數(shù)量金額金額數(shù)量金額數(shù)量金額數(shù)量金額數(shù)量數(shù)量金額合計審核(shnh)： 制表附件五：配件(pijin)盤點明細表*倉庫配件盤點(pndin)明細一覽表年 月 日編制單位： 單位：元序號物料編碼物料名稱銷售價格賬面數(shù)量實盤數(shù)量數(shù)量差異金額差異差異原因備注分公司經(jīng)理： 分公司會計： 倉管員: 附件六：維修換件、配送、技改配件核銷明細表維修換件、配送、技改配件核銷明細表年 月編制單位： 單位：元序號倉庫出庫日期客戶編碼客戶名稱審批單號金額產(chǎn)品大類備注制表人： 分公司會計： 審核人：附件七：分公司與總部收發(fā)(shuf)配件核對調節(jié)表*分公司*倉庫與總部收發(fā)配

18、件(pijin)核對調節(jié)表編制單位：2005年 月 單位：元總部發(fā)貨本月累計分公司收貨本月累計訂單號金額6月30日止7月1日起訂單號金額6月30日止7月1日起金額差異金額差異調整事項訂單號*月*月訂單在途價差,用友已調帳部分加：總部已發(fā)分公司未收備注分公司返司退貨出庫訂單，總部做發(fā)貨紅字調整后7月1日起累計0加：分公司已收總部未發(fā)備注小計0小計0調整后余額0調整后余額0制表(zh bio)： 復核：注：1、本表主要核對總部所發(fā)配件與分公司收到配件之間的核對；2、05年6月30日止總部發(fā)貨欄和分公司收貨欄分別按分公司庫存配件財務余額賬（在庫、在途、其他余額總和）、倉庫實際數(shù)（進銷存報表余額）填列

19、，財務賬大于倉庫數(shù)的差異填在分公司收貨差異欄，反之亦然（差異在本表中不能以負數(shù)體現(xiàn)）；6月30日止金額和差異是固定不變的；若7、8月倉庫收到6月30日之前的總部發(fā)貨，請將明細填在左邊的分公司已收總部未發(fā)貨一欄。 3、本月欄填列05年7月1日起，總部所發(fā)分公司配件至本月底止收發(fā)貨雙方的差異所有訂單明細(mn x)，即：7月1日開始，總部與分公司之間收發(fā)貨(f hu)差異所有訂單明細應全部在本月欄中反映；并另外填報物料收發(fā)差異明細表。4、在途訂單(dn dn)類型包括：總部已經(jīng)發(fā)貨分公司未入庫訂單、分公司已經(jīng)收貨總部沒有下達數(shù)據(jù)訂單、上月在途訂單價格差異、分公司收貨差異訂單情況5、分公司配件會計在

20、編制調節(jié)表時請注明在途的具體原因，譬如：*月訂單發(fā)貨未收；*月*訂單在途價格差異；*月*訂單收貨數(shù)量差異；*月退*月*訂單；*月調帳（或補單）*月*訂單附件八：總部已發(fā)分公司未收貨物料明細發(fā)貨日期銷售訂單銷售訂單行物料代碼物料名稱交貨數(shù)量單價交貨金額備注審核： 制表：附件九：分公司已收總部未發(fā)明細入庫日期發(fā)貨訂單編號入庫單號入庫單類型物料代碼物料名稱單位入庫數(shù)量單價備注審核： 制表：附件十：倉庫每月配件出庫備查記錄*分公司*倉庫*月配件(pijin)出庫備查記錄序號日期出庫類型出庫單號出庫金額責任人客戶是否回款單據(jù)移交賬務處理備注合計審核(shnh)： 制表：附表十一(ShY)：呆滯配件明細一

21、覽表呆滯配件明細一覽表編制單位： 單位：元序號倉庫物料名稱物料編碼數(shù)量銷售單價金額備注審核： 制表：附件十二：配件核銷統(tǒng)計表*庫房*月份配件核銷統(tǒng)計表序號泵送營銷公司名稱產(chǎn)品名稱維修換件技改贈送其他小計備注1泵送公司拖泵2泵送公司泵車3泵送公司布料桿4泵送公司攪拌車5泵送公司車載泵6泵送公司推土機7泵送公司混凝土攪拌站8泵送公司塔機9泵送公司爬棚主體小計1路機公司壓路機2路機公司平地機3路機公司攤鋪機4路機公司攪拌轉運車5路機公司養(yǎng)護車6路機公司洗刨機8路機公司瀝青攪拌站小計1重機公司挖掘機2重機公司破碎錘小計1三一汽車汽車起重機2三一汽車履帶起重機小計1港機正面吊2港機堆高機小計合計 審核(

22、shnh)： 填表：附件(fjin)十三：維修(wixi)配件明細表 三一重工股份有限公司（泵送、路機、挖機、起重機等）維修配件明細表*庫房日期維修設備設備編號出庫單號客戶名稱維修申請單號金額責任人是否有單據(jù)備注維修換件申請單證明單審核：填表：注：此為四個表格，分別(fnbi)分為泵送、挖機、路機、起重機四個泵送營銷(yn xio)公司，填寫(tinxi)時請分開填寫。附件十四：技改配件明細表三一重工股份有限公司（泵送、路機、挖機、起重機等）技改配件明細表*庫房日期維修設備設備編號出庫單號客戶名稱技改整改通知書號金額責任人是否有單據(jù)備注技改整改通知書證明單 審核： 填表：附件(fjin)十五：

23、配件(pijin)贈送統(tǒng)計表三一重工股份有限公司（泵送、路機、挖機、起重機等）配件贈送統(tǒng)計表*庫房日期客戶名稱產(chǎn)品名稱合同號訂單號合同約定贈送金額累計已贈送金額本次核銷金額尚未贈送金額審核：填表：附件(fjin)十六：用友總帳數(shù)據(jù)與進銷存報表上報數(shù)據(jù)對比差異稽核表用友總帳數(shù)據(jù)與進銷存報表上報數(shù)據(jù)對比差異稽核表編報單位：單位：元上報類型月份1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月合計一、在庫配件期末余額對比差異二、入庫數(shù)據(jù)對比差異總部發(fā)貨外部調撥入庫價格差異調整(調增)三、出庫數(shù)據(jù)對比差異銷售出庫(包括客戶退貨)其他出庫（包括維修換件、技改、贈送、返司等）分公司外部調撥出庫價格差異調整(調減)調帳出庫四、在庫