檔案全宗卷整理ppt課件

1、 .DA/T 122021替代DA/T 121994，2021-11-15發(fā)布 2021-01-01實(shí)施本規(guī)范由國(guó)家檔案局提出；本規(guī)范由國(guó)家檔案局歸口；起草單位：湖北省檔案局館。 2021年前的檔案接納進(jìn)館時(shí)，全宗卷可按照1994年的老規(guī)范進(jìn)館。 2021年及以后構(gòu)成的檔案進(jìn)館時(shí)，全宗卷就必需按新規(guī)范進(jìn)館。. 新規(guī)范與老規(guī)范的不同 : 1、對(duì)“全宗卷主要內(nèi)容進(jìn)展了較大的修正； 2、對(duì)“全宗卷的整理進(jìn)展了較大的修正； 3、新增了“術(shù)語(yǔ)和定義和“卷盒及目錄格式兩章內(nèi)容； 4、新增了“綜合全宗卷的內(nèi)容規(guī)定。.學(xué)習(xí)的主要內(nèi)容：一、的范圍二、術(shù)語(yǔ)和定義三、全宗卷的編制原那么四、全宗卷的內(nèi)容構(gòu)成五、全宗卷

2、的整理六、全宗卷的管理七、卷盒及目錄格式.一、的范圍 本規(guī)范規(guī)定了全宗卷的編制原那么、內(nèi)容構(gòu)成、整理方法和根本格式。 本規(guī)范適用于各級(jí)各類檔案館和檔案室。.二、術(shù)語(yǔ)和定義一全宗卷： 由記錄和闡明全宗立檔單位及檔案 歷史和現(xiàn)狀的有關(guān)文件資料組成的專門案卷，是管理全宗檔案的重要工具。二綜合全宗卷： 由記錄和闡明多個(gè)全宗立檔單位及檔案歷史和現(xiàn)狀的綜合性文件資料組成的專門案卷，是管理館室藏檔案的重要工具。(三全宗屬類： 館藏量較大的檔案館，根據(jù)館藏全宗的歷史時(shí)期、機(jī)構(gòu)性質(zhì)、機(jī)構(gòu)級(jí)別等特征，對(duì)全宗進(jìn)展的屬性分類。檔案館通常對(duì)全宗屬類賦予特定的標(biāo)識(shí)，作為全宗編號(hào)的屬性代碼。 .三、全宗卷的編制原那么 一檔

3、案館室應(yīng)以全宗為單位編制全宗卷，搜集、保管在檔案管理過(guò)程中以單個(gè)全宗為對(duì)象構(gòu)成的相關(guān)文件資料。 二全宗卷中搜集的文件資料應(yīng)做到齊全、完好、真實(shí)，力求全面反映全宗及其管理的歷史容顏。 三全宗卷的整理應(yīng)做到分類合理、方法科學(xué)、格式規(guī)范。 四綜合全宗卷可以按館室藏、全宗屬類、全宗群或結(jié)合全宗進(jìn)展編制，搜集、保管在檔案管理過(guò)程中以館室藏、全宗屬類、全宗群或結(jié)合全宗等多個(gè)全宗為對(duì)象構(gòu)成的相關(guān)文件資料。 .的內(nèi)容構(gòu)成包括8大類：一全宗館藏引見(jiàn)類 二檔案搜集類三檔案整理類 四檔案鑒定類五檔案保管類 六檔案統(tǒng)計(jì)類七檔案利用類 八新技術(shù)運(yùn)用類 四、全宗卷的內(nèi)容構(gòu)成.一全宗館藏引見(jiàn)類 全宗指南全宗引見(jiàn)、大事記等闡

4、明全宗背景和檔案情況的文件資料。 .1、如何編制？ (DA/T14-2021替代DA/T 14-1994,2021-11-15發(fā)布2021-01-01實(shí)施 全宗指南的構(gòu)造為段落式條目信息，由全宗指南稱號(hào)、全宗來(lái)源簡(jiǎn)況、檔案內(nèi)容與成份引見(jiàn)、檢索查閱本卷須知四部分組成。.1全宗指南全宗指南稱號(hào) 1、全宗指南稱號(hào)：全宗指南稱號(hào)由全宗號(hào)、全宗構(gòu)成者的稱號(hào)(全稱或通用簡(jiǎn)稱)、“全宗指南、起止時(shí)間構(gòu)成，并列成分之間用空格位分開(kāi)。 例： 001 成都市*局全宗指南 19491999年 002 成都市*局全宗指南 19992000年.2全宗指南全宗來(lái)源簡(jiǎn)況 全宗來(lái)源簡(jiǎn)況：依時(shí)間變化，記錄和反映全宗來(lái)源背景的內(nèi)

5、容。其順序?yàn)椋篈、全宗構(gòu)成者構(gòu)成和職能；B、全宗構(gòu)成者一切曾用稱號(hào)；C、全宗管理機(jī)構(gòu)和全宗檔案數(shù)量； D、全宗檔案搜集、征集、接納、移交、存放數(shù)量。 假設(shè)是個(gè)人全宗來(lái)源簡(jiǎn)況，登記其個(gè)人姓名、別名、生卒年月日、籍貫、職務(wù)、職稱和個(gè)人主要閱歷、業(yè)績(jī)、榮譽(yù)稱號(hào)、家族簡(jiǎn)況以及全宗檔案搜集、征集、接納、移交、存放數(shù)量。.3全宗指南檔案內(nèi)容與成份引見(jiàn) 檔案內(nèi)容與成份引見(jiàn)普通應(yīng)運(yùn)用綜合概括的方法引見(jiàn)。引見(jiàn)內(nèi)容包括： A、反映全宗構(gòu)成者根本職能和主要活動(dòng)方面的檔案；B、反映全宗構(gòu)成者每個(gè)階段中心任務(wù)或特殊任務(wù)所構(gòu)成的檔案；C、具有重要?dú)v史價(jià)值和地方特征的檔案；D、涉及具有全國(guó)和國(guó)際意義知名人物的檔案；E、館藏

6、年代長(zhǎng)遠(yuǎn)和特殊載體的檔案； .4全宗指南檢索查閱本卷須知 檢索本卷須知，包括以下內(nèi)容： A、可運(yùn)用的檢索工具和已編制的參考資料的稱號(hào)； B、機(jī)讀目錄、手工檢索工具條目的數(shù)量； C、紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本的畫幅數(shù)量以及占全宗檔案總數(shù)比例的情況； D、紙質(zhì)檔案縮微副本的數(shù)量以及占全宗檔案總數(shù)比例的情況； E、非紙質(zhì)檔案副本的方式、數(shù)量以及占全宗檔案總數(shù)比例的情況。 查閱本卷須知，包括以下內(nèi)容： A、檔案的完好和完好程度以及遺失、銷毀的情況； B、檔案的分類與整理方法以及不同載體組卷、裝訂和保管的情況。 C、檔案的利用價(jià)值以及鑒定的情況； D、劃分的保管期限種類以及各類保管期限檔案的數(shù)量； E、檔案內(nèi)容

7、向社會(huì)開(kāi)放的情況； F、本全宗指南完成時(shí)間和編制者的情況； G、其它有關(guān)問(wèn)題的闡明。.2、大事記 什么叫大事記？ 大事記，是檔案館室以館室藏檔案為根據(jù)，按一定的歷史時(shí)間順序，簡(jiǎn)要地記載某一時(shí)期內(nèi)的艱苦事件與重要活動(dòng)的書面資料。 大事記的搜集： 大事記普通主要搜集本機(jī)關(guān)的組織變動(dòng)情況、重要會(huì)議、本機(jī)關(guān)組織的主要活動(dòng)、主要指點(diǎn)的任免情況等,要求真實(shí)準(zhǔn)確。. 大事記的內(nèi)容：1大事時(shí)間。即根據(jù)有關(guān)艱苦事件或活動(dòng)發(fā)生的歷史時(shí)間順序，將各條大事編排起來(lái)。在編寫時(shí)，應(yīng)寫明每一大事的發(fā)生或出現(xiàn)的準(zhǔn)確時(shí)間年、月、日，必要時(shí)也可指明確切的時(shí)、分、秒。 2大事記述。即用簡(jiǎn)明扼要的文字，將發(fā)生在一定歷史時(shí)期范圍內(nèi)的艱

8、苦事件或活動(dòng)，記述下來(lái)。 .二檔案搜集類 檔案接納和征集任務(wù)的方法、規(guī)范，檔案資料交接文據(jù)及相關(guān)目錄，檔案來(lái)源和檔案歷史轉(zhuǎn)移過(guò)程闡明資料等。.檔案交接文據(jù)移出單位名稱： 接收單位名稱： 交接性質(zhì)檔案所屬年度： 檔案類別 數(shù)量（卷、件） 檔案檢索工具種類 數(shù)量 永久 長(zhǎng)期 短期 30年 10年合計(jì)移出說(shuō)明接收意見(jiàn)移出單位（印章）領(lǐng)導(dǎo)人：經(jīng)辦人：移出日期：接收單位（印章）領(lǐng)導(dǎo)人：經(jīng)辦人：接收日期：.三檔案整理類 文件資料分類、保管期限和歸檔范圍的規(guī)定，檔案整理任務(wù)方案、整理任務(wù)闡明和小結(jié)等。.四檔案鑒定類 檔案保管期限鑒定、檔案開(kāi)放鑒定、檔案分級(jí)鑒定、檔案銷毀鑒定、珍貴檔案考證鑒定等鑒定任務(wù)的制度

9、、組織、方案和規(guī)范，鑒定任務(wù)構(gòu)成的報(bào)告、請(qǐng)示及批復(fù)，鑒定及銷毀處置檔案的目錄清冊(cè)等。.五檔案保管類 檔案保管任務(wù)制度，檔案平安檢查、檔案破損情況調(diào)查與修復(fù)搶救、重點(diǎn)檔案維護(hù)、珍貴檔案仿真復(fù)制件制造等任務(wù)的記錄和闡明資料，檔案保管情況分析和任務(wù)總結(jié)、報(bào)告等。.檔案平安檢查記錄檢查人：檢查時(shí)間：檢查內(nèi)容：檢查結(jié)果：采取的措施及處理結(jié)果：.六檔案統(tǒng)計(jì)類 檔案根底統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，檔案任務(wù)根本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表，檔案任務(wù)統(tǒng)計(jì)分析資料等。.檔案任務(wù)統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳單位名稱：年度檔案 收集檔案總量檔案門類、數(shù)量搶救檔案利用 工作檢索 工具編研 資料備注收進(jìn)移出文書檔案會(huì)計(jì)檔案科技檔案設(shè)備 檔案聲像 檔案電子檔案其它檔案人次卷次

10、種類數(shù)量種類數(shù)量卷、件永久長(zhǎng)期（30年）短期（10年）報(bào)表帳簿憑證永久長(zhǎng)期短期定 期永久定期永久長(zhǎng)期短期永久長(zhǎng)期短期卷、件卷本冊(cè).七檔案利用類 檔案利用制度，檢索工具編制情況，檔案開(kāi)放與控制情況，檔案編研與出版情況，檔案展覽與公布情況，珍貴檔案引見(jiàn)，檔案利用效果典型事例等.*檔案館開(kāi)放檔案、控制開(kāi)放檔案全宗名冊(cè) 年 月 日全宗號(hào)全宗名稱目錄號(hào)目錄名稱起止時(shí)間檔案門類鑒定開(kāi)放檔案情況備注應(yīng)開(kāi)放至哪一年已開(kāi)放至哪一年應(yīng)開(kāi)放檔案（卷）已開(kāi)放檔案（卷）控制開(kāi)放檔案（卷）.八新技術(shù)運(yùn)用類 運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)管理檔案的情況記錄、任務(wù)報(bào)告及闡明資料，檔案信息化和數(shù)字化任務(wù)情況，電子檔案文件創(chuàng)建和運(yùn)用環(huán)境硬件和軟件

11、及數(shù)據(jù)格式闡明等。.五、全宗卷的整理1、文件資料裝訂。文件資料以件為單位進(jìn)展裝訂。2、文件資料分類。屬于同一全宗卷的文件資料，按規(guī)范第5章“全宗卷構(gòu)成中5.1至5.8條進(jìn)展分類。3、文件資料排序。文件資料分入不同類目后，按構(gòu)成時(shí)間順序陳列。新增文件資料插入相關(guān)類目，向后接續(xù)陳列。. 4、文件資料編號(hào)。在文件資料首頁(yè)上方的空白處進(jìn)展編號(hào)。文件資料的編號(hào)由全宗號(hào)類號(hào)件號(hào)三部分組成。 全宗號(hào)：是檔案館給定每個(gè)全宗的代碼。 類號(hào)：就是檔案館給立類號(hào)填寫規(guī)范中5.15.8條的序號(hào)。 件號(hào)：填寫文件資料在相關(guān)類目中的流水陳列序號(hào)。舉例： 001-1-2001全宗，全宗引見(jiàn)類，第2件 002-2-4002全

12、宗，檔案搜集類，第4件. 001-1-2 001 成都市*局全宗指南 19491999年一、全宗來(lái)源簡(jiǎn)況 二、檔案內(nèi)容與成份引見(jiàn) 三、檢索查閱本卷須知.5、文件資料裝盒。全宗卷文件資料按照分類編號(hào)順序裝盒。文件資料較多，一盒裝不下時(shí)，可按分類編號(hào)順序裝入數(shù)盒。裝有文件資料的全宗卷應(yīng)填寫卷盒封面和脊背。6、編制全宗卷盒號(hào)。全宗卷卷盒區(qū)分全宗，按卷盒陳列順序編制流水號(hào)。綜合全宗卷單獨(dú)編制盒號(hào)。.六、全宗卷的管理 檔案館應(yīng)將全部館藏檔案的全宗卷集中保管，按照全宗編號(hào)順序組織陳列。 檔案室建立全宗卷，宜采用雙套制。檔案室向檔案館移交檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)移交與該批移交檔案相關(guān)的全宗卷文件資料。 全宗卷應(yīng)與檢索工具放在一同管理。.七、卷盒及目錄格式 1、卷盒。 全宗卷裝具采用無(wú)酸紙制造的翻蓋式卷盒。封面