修改版第一節(jié) 辦公室管理制度

1、 辦公室管理制度第一條 文件收發(fā)管理制度1、公司文件由指定的擬稿人擬稿，交由審稿人審核，審核通過(guò)方可交由總經(jīng)理簽發(fā)。2、文件由總經(jīng)理簽發(fā)，方能蓋章。3、文件由辦公室負(fù)責(zé)下發(fā)，發(fā)件人應(yīng)把文件內(nèi)容、日期、部門、接收部門及個(gè)人等事項(xiàng)登記清楚，并報(bào)告下發(fā)結(jié)果。4、經(jīng)簽發(fā)的文件原稿，由辦公室編號(hào)、分類存檔。5、外來(lái)的文件由辦公室負(fù)責(zé)簽收，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日，按文件的要求報(bào)送有關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)，不得積壓遲誤，屬于急件，應(yīng)在接件后及時(shí)上報(bào)，如有未及時(shí)上報(bào)所造成的損失自行承擔(dān)。第二條 印章管理1、公司印章由辦公室主任保管，財(cái)務(wù)印章由財(cái)務(wù)總監(jiān)負(fù)責(zé)保管，餐廳印章由餐廳經(jīng)理負(fù)責(zé)保管。2、除公司領(lǐng)導(dǎo)及其合法授權(quán)人，按程序

2、簽發(fā)的文稿及法定代表人已簽訂的文字，可由辦公室主任審核后直接用印外，應(yīng)當(dāng)履行下列審批程序；（1）用章人填寫西雙版納中旺經(jīng)貿(mào)有限公司用印章申請(qǐng)單（2）由申請(qǐng)人或申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人填寫相關(guān)用印事項(xiàng)后報(bào)總經(jīng)理審批。（3）公章保管人根據(jù)分管領(lǐng)導(dǎo)的批示意見用印，并對(duì)用印后的文件復(fù)印留存。（4）公章保管人員將西雙版納中旺經(jīng)貿(mào)有限公司印章申請(qǐng)單存檔備查。3、餐廳用章參照所在部門的用章管理規(guī)定。4、財(cái)務(wù)專用章的使用參照財(cái)務(wù)部的用章管理規(guī)定。第三條 收文、發(fā)文管理制度一、收文1、登記：收文后，根據(jù)來(lái)文單位（上級(jí)來(lái)文、平級(jí)來(lái)文、下級(jí)來(lái)文）及時(shí)錄入來(lái)文登記薄；2、辦理：來(lái)文登記后，視緩、急情況，及時(shí)填寫文件處理標(biāo)簽報(bào)送

3、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱；3、歸檔：文件辦理完畢，按單位將文件分類整理，及時(shí)歸檔。二、發(fā)文（1）文件審核：各部門草擬文件必須交行政辦統(tǒng)一校對(duì)，由總經(jīng)辦統(tǒng)一審核；（2）領(lǐng)導(dǎo)審批：所有公司發(fā)文必須由公司領(lǐng)導(dǎo)審批；（3）文件發(fā)布：公司文件領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政辦用印、方可正式發(fā)布；（4）文稿文檔：所有公司發(fā)文文稿由行政辦整理歸檔。第四條 會(huì)議籌備制度一、會(huì)議組織（1）每年召開一次總結(jié)表彰大會(huì)；（2）每月召開一次會(huì)議；（3）每周召開一次管理層（部門負(fù)責(zé)人及副經(jīng)理以上人員）每周辦公例。二、會(huì)前安排（根據(jù)會(huì)議的規(guī)模大小、重要程度安排1、安排會(huì)議議題；2、確定會(huì)議籌備方案；3、辦理會(huì)議報(bào)批手續(xù)；4、印發(fā)會(huì)議通知；5、準(zhǔn)備會(huì)

4、議文件材料；6、會(huì)場(chǎng)的衛(wèi)生、照明、音響、安保、桌椅排列；7、安排座次編組和邀請(qǐng)嘉賓；8、重要會(huì)議的新聞發(fā)布；三、會(huì)后安排1、會(huì)議簽到；2、導(dǎo)入會(huì)場(chǎng)；3、安排發(fā)言；4、會(huì)議記錄（錄音）；5、會(huì)場(chǎng)秩序和后勤服務(wù)；6、參會(huì)人員離會(huì)；7、清理會(huì)場(chǎng)；8、會(huì)議文件的整理；9、會(huì)議新聞的報(bào)道；10、會(huì)議紀(jì)要的印發(fā)；11、會(huì)議精神的貫徹；第五條 辦公用品管理制度1、采購(gòu)、印制：各部門所需物品，須提前三天書面申請(qǐng)，由各部門負(fù)責(zé)人報(bào)行政辦審批，由采購(gòu)部進(jìn)行采購(gòu)或印刷，如有特殊情況可委托其它部門辦理。2、各部門在申報(bào)時(shí)，需認(rèn)真填寫計(jì)劃單，計(jì)算好月使用量，采購(gòu)或印制數(shù)量以半年使用量為上限。3、貨物驗(yàn)收時(shí)，需先查明物品

5、規(guī)格、件數(shù)、價(jià)格是否相符、完好，確認(rèn)后在交貨單上簽字。4、辦公室在審核發(fā)票時(shí)，認(rèn)真查兌交貨單，確認(rèn)無(wú)誤后簽字，并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后付款。5、低值易耗辦公用品，各部門應(yīng)本著不鋪張、不浪費(fèi)的原則，從嚴(yán)、從細(xì)、控制使用。6、高值辦公耗材（如電腦、傳真機(jī)）在使用中，應(yīng)注意日常的維護(hù)與保養(yǎng)，確需維修時(shí)，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意后，報(bào)行政辦公室辦理。7、文印、傳真（1）文印、傳真由辦公室統(tǒng)一管理，各部門到行政辦登記使用。（2）除有特殊要求外，各種文字材料用紙統(tǒng)一使用A4紙，標(biāo)題用方正小標(biāo)宋簡(jiǎn)體，二號(hào)字，正文用仿宋GB123，三號(hào)字，紙張盡量雙面使用。（3）能夠手工書寫的材料盡量手工書寫。（4）工作之外，需打印、復(fù)印的

6、，一律收費(fèi)，不允許私自打、復(fù)印或發(fā)傳真，一經(jīng)查實(shí)，將給與當(dāng)事人10元-50元/次罰款。第六條 檔案管理制度1、文件材料的歸檔范圍，包括上級(jí)機(jī)關(guān)印發(fā)打有關(guān)文件，批件及各部門產(chǎn)生的各種文件材料，主要在以下幾個(gè)方面：經(jīng)營(yíng)管理；產(chǎn)品研發(fā)；科學(xué)技術(shù)；基本建設(shè)；會(huì)計(jì)核算。2、檔案要求：（1）辦公室為公司臨時(shí)檔案室，集中統(tǒng)一管理公司形成的全部檔案；（2）歸檔的文件材料應(yīng)完整；（3）文件書寫和書寫材料應(yīng)耐久保存，文件不能以鉛筆，圓珠筆寫，傳真件、復(fù)印件不得長(zhǎng)期存檔；（4）歸檔的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存；（5）各類文件一般歸檔一份，比較中和利用頻繁的文件歸檔2-3份；（6）各部門負(fù)責(zé)歸檔文件

7、的收集和整理并定期或按單位規(guī)定交行政辦公室集中管理，辦公室定期或按規(guī)定將各部門已歸檔文件再次分類整理，交由單位檔案室集中管理。3、歸檔時(shí)間（1）行政管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類的文件一般隨時(shí)歸檔；（2）會(huì)計(jì)類的文件由財(cái)務(wù)部整理歸類，保管一年后應(yīng)向公司行政檔案室移交；（3）企業(yè)合同工的個(gè)人檔案要隨時(shí)歸檔，如有特殊情況，也可以分階段歸檔。（4）其他規(guī)定：部門或個(gè)人借閱檔案，應(yīng)到辦公室登記，及時(shí)歸還：對(duì)不按規(guī)定歸檔而造成的文件材料損失，或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、仿造、遭竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接負(fù)責(zé)者，給予相應(yīng)的處分，后果嚴(yán)重的，將依法進(jìn)行處理。第七條 辦公室管理制度1、保持辦公室地面、墻面

8、、窗簾、窗戶干凈、清潔，各種辦公設(shè)施完好無(wú)損，禁止亂涂亂貼亂畫，禁止在檔案柜頂層堆放物品。2、保持文件資料擺放整齊有序，辦公室若配置盆景，要保持盆景鮮艷，水瓶、盆景、報(bào)紙架、辦公桌椅、工藝品、辦公用品等放在辦公室固定位置，禁止隨意挪動(dòng)。3、上班時(shí)間嚴(yán)禁串崗、嬉戲、溜號(hào)、大聲喧鬧；禁止在辦公室吃早餐、零食、抽煙等。4、講文明，整理干凈桌面，關(guān)閉電腦、空調(diào)、電燈等公用設(shè)施，關(guān)好門窗。第八條 招工管理制度1、招聘流程（1）擬定計(jì)劃：銷售部門根據(jù)需要招聘人員和需求計(jì)劃，其他部門員工根據(jù)部門需求適時(shí)進(jìn)行。（2）發(fā)布公告：擴(kuò)大選擇面，面向社會(huì)發(fā)布招聘信息，明確所招崗位的名稱、條件和待遇。（3）安排招聘：按

9、照公開、公平、公正原則分步驟進(jìn)行。2、崗前培訓(xùn)：新員工報(bào)到后，由行政辦根據(jù)職務(wù)性質(zhì)，組織崗前培訓(xùn)。第九條 考勤管理制度1、考勤范圍：公司所有員工。2、考勤方式：用指紋考勤機(jī)進(jìn)行考勤。3、考勤實(shí)施：考勤工作由行政辦公室實(shí)施。4、考勤結(jié)果公布：考勤結(jié)果分為出勤、出差、事假、遲到、曠工等五種情況。5、因公出差和請(qǐng)假手續(xù)：因公出差及請(qǐng)假手續(xù)的管理，部門有相關(guān)管理制度，行政辦和部門按規(guī)定程序認(rèn)真執(zhí)行。6、單位考勤管理：每月進(jìn)行一次綜合登記，作為員工工資結(jié)算和年度綜合考評(píng)的依據(jù)。第十條 用車管理制度1、為了加強(qiáng)和規(guī)范公司用車管理，減少用車費(fèi)用和降低用車成本，本著安全、節(jié)約、有序的原則特?cái)M定此制度。2、后勤

10、部對(duì)用車的證照、年審、保險(xiǎn)等相關(guān)資料及支出統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理，根據(jù)現(xiàn)有車輛資料按車建立管理、費(fèi)用檔案。3、后勤部應(yīng)每月登記車輛公里數(shù)及耗油量，并在定點(diǎn)加油站持卡加油，因公外出車輛需在路上加油的，駕駛員應(yīng)提前報(bào)后勤部負(fù)責(zé)人經(jīng)批準(zhǔn)后方可加油，否則產(chǎn)生費(fèi)用不予報(bào)銷。4、公司車輛統(tǒng)一由市場(chǎng)部調(diào)度，由派車員進(jìn)行負(fù)責(zé)登記車輛使用情況，并于月末上報(bào)后勤部負(fù)責(zé)人。5、派車員依重要性順序派車，需用車部門應(yīng)提前2小時(shí)申請(qǐng)用車，未提前申請(qǐng)不予派車。6、禁止私自用車和車輛外借，凡本公司遇有特殊情況與后勤部聯(lián)系，負(fù)責(zé)人同意后方可照顧派車。7、公司用車由專職司機(jī)駕駛，專職司機(jī)應(yīng)每月實(shí)行定期車輛檢查及保養(yǎng)，確保行車安全，如造成公

11、司財(cái)產(chǎn)損壞，駕駛員全額賠償。車輛發(fā)生故障，應(yīng)立即停止使用，并立即進(jìn)行修理。8、車輛行前須進(jìn)行安全檢查，車輛行車途中應(yīng)安全行駛并嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，若有違規(guī)罰款，由駕駛員負(fù)擔(dān)。9、無(wú)出車任務(wù)時(shí)，駕駛員應(yīng)在公司待命，接到出車任務(wù)不得無(wú)故推諉，經(jīng)發(fā)現(xiàn)查實(shí)，第一次給予批評(píng)教育，屢教不改給予停駛檢查，停駛期間，取消司機(jī)享受的一切待遇。10、嚴(yán)禁出私車（凡未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，司機(jī)擅自將車輛開出，均視為出私車），凡發(fā)現(xiàn)出私車，第一次予以批評(píng)教育，屢教不改者停駛檢查。因擅自出車，造成一切后果，由司機(jī)自負(fù)。11、嚴(yán)禁虛報(bào)冒領(lǐng)停車費(fèi)、過(guò)路費(fèi)，發(fā)現(xiàn)一次全額退賠，發(fā)現(xiàn)二次以上，停駛檢查。車輛日作任務(wù)結(jié)束后應(yīng)停放在公司指定場(chǎng)所，并將車門鎖