民營(yíng)企業(yè)歸檔文件整理

1、檔案整理綜述 檔案業(yè)務(wù)工作是由收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等環(huán)節(jié)構(gòu)成的一項(xiàng)系統(tǒng)工程，各環(huán)節(jié)既相互獨(dú)立又互有承啟。 檔案整理就是按照一定原那么對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類(lèi)、組合、排列、編號(hào)和根本編目，使之有序化的過(guò)程。這是檔案管理最根本的工作，是表達(dá)檔案管理成就的核心工作，具有較強(qiáng)的技術(shù)性、業(yè)務(wù)性，是檔案管理人員必須掌握的根本技能。檔案整理工作可分為系統(tǒng)整理和局部歸檔整理兩局部。系統(tǒng)整理就是根據(jù)單位的歷史沿革、根本職能、開(kāi)展趨勢(shì)和檔案的來(lái)源，綜合考慮歸檔文件材料的收集狀況，結(jié)合價(jià)值鑒定工作、檔案的保管條件和利用需求進(jìn)行系統(tǒng)化的思考和規(guī)劃，區(qū)分全宗，制定檔案分類(lèi)方案和編目方法，構(gòu)建出檔案整理的系統(tǒng)

2、思路和方案。系統(tǒng)整理是做好檔案整理工作的前提。局部歸檔整理就是根據(jù)收集的應(yīng)歸檔文件材料間的內(nèi)在聯(lián)系，以便于保管和利用為最終目的，遵循分類(lèi)方案的要求，按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和地方檔案行政管理部門(mén)的要求，對(duì)文件材料進(jìn)行價(jià)值鑒定、分類(lèi)、組合、排列、編目、裝訂裝盒、入庫(kù)上架等一系列條理化工作。局部歸檔整理是檔案整理工作的根本內(nèi)容。 掌握要訣 我們掌握檔案整理技能，完成高質(zhì)量的檔案整理工作，成為檔案整理的行家里手，必須掌握幾項(xiàng)要訣： 一、學(xué)習(xí)理論 學(xué)習(xí)檔案管理根本理論，掌握和熟練運(yùn)用檔案整理原那么：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管 和利用。貫徹“強(qiáng)化收集、簡(jiǎn)化整理、細(xì)化檢索、深化

3、利用的指導(dǎo)思想。 1、遵循文件的形成規(guī)律檔案整理工作的對(duì)象是文件材料，形式有文件、圖表、照片、磁帶等。文件材料隨著其形成過(guò)程具有特定的規(guī)律。整理檔案時(shí)必須解讀文件材料的產(chǎn)生過(guò)程，認(rèn)知其內(nèi)在的規(guī)律，并盡可能地遵循固有規(guī)律。 2、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系文件是有個(gè)性和群性的，單個(gè)的文件因?yàn)閮?nèi)容、形式上的不同而具有個(gè)性。同時(shí)，文件之間又有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系并形成各種共同的特性，由此構(gòu)成了文件的群性。檔案整理就是尋找文件材料的共同點(diǎn)，充分利用原有的根底，以組成具有相同特征的一個(gè)個(gè)不同層次的文 件材料群體。一個(gè)全宗、一個(gè)類(lèi)、一個(gè)案卷就是一個(gè)群。文件之間的有機(jī)聯(lián)系主要存在于來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等方面。 1來(lái)

4、源產(chǎn)生文件的一定單位或部門(mén)構(gòu)成了文件來(lái)源方面不可分割的歷史聯(lián)系，整理檔案時(shí)要首先遵循這一原那么。常有的來(lái)源聯(lián)系有：一個(gè)單位、一個(gè)部門(mén)、一個(gè)工作人員等。 2時(shí)間文件材料形成者所進(jìn)行的具體活動(dòng)都有階段性，是在一定時(shí)間里進(jìn)行的，形成了文件材料之間的時(shí)間聯(lián)系。常有的時(shí)間聯(lián)系有：年度、季度、月度、學(xué)年度、農(nóng) 業(yè)年度等。3內(nèi)容文件材料是立檔單位在圍繞各種目標(biāo)開(kāi)展工作、解決問(wèn)題活動(dòng)中形成的，構(gòu)成了內(nèi)容上的一定聯(lián)系。常有的內(nèi)容聯(lián)系有：一個(gè)問(wèn)題、一項(xiàng)工作、一起案件、一次會(huì)議、一個(gè)工程、一個(gè)部件、一個(gè)零件等。 4形式文件材料的種類(lèi)、名稱(chēng)、規(guī)格、制成材料等形式標(biāo)志著文件產(chǎn)生時(shí)的特定內(nèi)涵，構(gòu)成了文件材料之間的特定聯(lián)系

5、。常有的形式聯(lián)系有：公文文種、報(bào)表、圖紙、照片、磁帶等。 3、區(qū)分不同價(jià)值文件材料是有生命力的，不是所有的文件材料都要整理成檔案，能轉(zhuǎn)化成檔案的文件材料其生命周期也各有長(zhǎng)短。因此，整理檔案時(shí)，在考慮保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系的同時(shí)，還要區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，組成不同的保管單位，以便檔案生命到期時(shí)不再重新鑒定區(qū)分，防止重復(fù)勞動(dòng)。 常用的檔案價(jià)值保管期限： 文書(shū)檔案永久、30年、10年 科技檔案永久、長(zhǎng)期、短期 會(huì)計(jì)檔案永久、25年、15年、5年 4、便于保管和利用整理檔案的目的是方便保管，便于利用。因此在整理檔案時(shí)除了注意保持文件材料的內(nèi)在聯(lián)系、區(qū)分不同的價(jià)值外，必須考慮組成一定的保管單位，保管單

6、位的大小厚薄要有一定的規(guī)格文書(shū)檔案可以將件作為保管單位。 1大小要盡可能統(tǒng)一A3紙應(yīng)折為A4紙存放 2厚度要符合要求一般不超過(guò)6厘米 3檔案裝具制成材料要相對(duì)統(tǒng)一 二、掌握標(biāo)準(zhǔn) 掌握國(guó)家和地方檔案行政管理部門(mén)的標(biāo)準(zhǔn)、要求是檔案整理的必要前提。常用的標(biāo)準(zhǔn)有：?歸檔文件整理規(guī)那么?及?江蘇省實(shí)施方法?、?科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求?、?國(guó)家重大建設(shè)工程文件歸檔要求與檔案整理標(biāo)準(zhǔn)?、?會(huì)計(jì)檔案管理方法?、?會(huì)計(jì)檔案案卷格式?、?照片檔案管理標(biāo)準(zhǔn)?、?電子文件歸檔與管理標(biāo)準(zhǔn)?、?機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定?國(guó)家檔案局第8號(hào)令。我們地方應(yīng)參照國(guó)家和本省檔案管理的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合本地區(qū)

7、的傳統(tǒng)做法和原來(lái)的根底，在檔案整理工作中做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。因此基層單位執(zhí)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)結(jié)合本地區(qū)檔案行政管理部門(mén)的要求，并考慮到本單位的原有根底，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)的整理。三、了解歷史 必須對(duì)本單位的歷史演變、機(jī)構(gòu)設(shè)置、工作職能、工作流程等盡可能多地了解，掌握文件材料的產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)的流程和規(guī)律。 四、結(jié)合鑒定 整理時(shí)要結(jié)合檔案鑒定環(huán)節(jié)，準(zhǔn)確界定文件材料的保管期限。檔案鑒定與整理雖然是兩個(gè)不同的工作環(huán)節(jié)，但檔案第一次鑒定第二次為到期鑒定主要是在檔案整理過(guò)程中同步進(jìn)行的，檔案分類(lèi)組合時(shí)，不同價(jià)值的檔案應(yīng)分別組成保管單位。 五、知曉邏輯 掌握一定的形式邏輯知識(shí)，有助于提高分類(lèi)整理的科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)性。特別是要準(zhǔn)確運(yùn)

8、用形式邏輯的分類(lèi)要求，到達(dá)分類(lèi)的統(tǒng)一性、包容性、排斥性、開(kāi)展性等要求。 統(tǒng)一性：要求在同一分類(lèi)系統(tǒng)內(nèi)，每個(gè)層次劃分必須按同一標(biāo)準(zhǔn)，不能同時(shí)并列采用兩種以上的分類(lèi)法。 包容性：分類(lèi)類(lèi)目要將所有檔案概括在內(nèi)。 排斥性：分類(lèi)后各同位類(lèi)之間應(yīng)該相互排斥，不能互相包容。 開(kāi)展性：分類(lèi)類(lèi)目要隨著檔案內(nèi)容的變化有調(diào)整的余地。 六、分析利用 要分析檔案利用特點(diǎn)、規(guī)律，預(yù)測(cè)未來(lái)檔案利用趨勢(shì)，在整理檔案時(shí)充分考慮編史修 志、辦理退休、工作查考等不同的利用需求。七、洞察背景 要學(xué)會(huì)大尺度地考量、深刻認(rèn)知和了解檔案與文件材料的本質(zhì)和相互關(guān)系，熟悉本單位工作情況及社會(huì)背景。檔案整理工作形式上雖然是把文件材料整理成檔案，

9、檔案人員的工作對(duì)象外表看是文件材料，但本質(zhì)上是檔案人員在參與管理人、事、物。檔案管理人員與工作的對(duì)象文件材料進(jìn)行親切對(duì)話(huà)，通過(guò)文件材料記錄的內(nèi)容，找到恰當(dāng)?shù)穆窂?，透過(guò)文件形成者的思想境況，了解文 件材料的形成過(guò)程。洞察文件材料所反映的人、事、物的背景，并將事物放入廣闊的社會(huì)背景中進(jìn)行考量時(shí)，才能對(duì)文件材料進(jìn)行科學(xué)地分類(lèi)、確定價(jià)值和編目整理。 八、嚴(yán)格操作 按照國(guó)家和地方檔案行政管理部門(mén)規(guī)定的檔案整理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，按規(guī)程嚴(yán)格操作。 檔案是記述歷史和繼承社會(huì)文明的載體，檔案整理是一個(gè)從歷史分析、內(nèi)容判讀、價(jià)值鑒定、利用預(yù)測(cè)到嚴(yán)謹(jǐn)技術(shù)操作的系統(tǒng)工作過(guò)程。檔案人員要以科學(xué)的歷史觀(guān)、文化 觀(guān)、開(kāi)展觀(guān)指導(dǎo)實(shí)踐

10、，對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)要求，細(xì)致操作，檔案整理工作質(zhì)量才有可靠的保障。 系統(tǒng)整理 系統(tǒng)整理是檔案整理的組成局部，是開(kāi)展檔案實(shí)體整理之前的必要過(guò)程。系統(tǒng)整理的科學(xué)性是一個(gè)單位檔案整理科學(xué)性的重要保證。檔案管理人員通過(guò)系統(tǒng)整理，形成全局性的整理思想，防止檔案實(shí)體整理時(shí)的錯(cuò)誤 和返工。 一、區(qū)分全宗 全宗是一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體。形成全宗的單位稱(chēng)立檔單位，可以是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人。 一般的基層單位歷史不長(zhǎng)，構(gòu)成不復(fù)雜，因此沒(méi)有區(qū)分全宗的必要。但也有一些單位，歷史沿革復(fù)雜，經(jīng)過(guò)屢次撤并、兼并，形成了不同的檔案全宗，就必須加以區(qū)分。 如：某某市職教中心是由六所不同的學(xué)校合并而

11、成，就必須要進(jìn)行區(qū)分全宗，中心檔案室內(nèi)檔案可分成七個(gè)全宗。 再比方：某集團(tuán)公司，下設(shè)不同的獨(dú)立子公司，集團(tuán)公司與其中規(guī)模較大的上市公司合署辦公。在集團(tuán)公司檔案館，這些獨(dú)立公司的檔案就不能與集團(tuán)公司的檔案合在一起整理，要按公司區(qū)分不同的全宗進(jìn)行整理。 構(gòu)成獨(dú)立全宗的立檔單位必須具備三個(gè)主要條件：獨(dú)立人事權(quán)，獨(dú)立財(cái)務(wù)權(quán)，獨(dú)立發(fā)文權(quán)。一般具有獨(dú)立法人資格的單位具備構(gòu)成全宗的條件。 有以下幾種情況立檔單位發(fā)生變化，但不是根本職能發(fā)生變化，全宗應(yīng)保持不變： 1、 立檔單位名稱(chēng)變更； 2 、立檔單位隸屬關(guān)系改變； 3、 立檔單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整； 4、立檔單位工作地點(diǎn)變遷； 5、立檔單位建立的臨時(shí)機(jī)構(gòu)，應(yīng)與立

12、檔單位同一全宗，不增新全宗。 二、全宗特殊形式 常用的全宗特殊形式聯(lián)合全宗。兩個(gè)或兩個(gè)以上立檔單位合署辦公，形成的互有 聯(lián)系不易區(qū)分的文件材料，作為一個(gè)全宗對(duì) 待進(jìn)行檔案整理，這種檔案整體稱(chēng)為聯(lián)合全宗。 如：“中共某某縣某某鎮(zhèn)委員會(huì)、“中共某某縣某某鎮(zhèn)人民政府，是兩個(gè)不同的組織單位，能獨(dú)立形成全宗，許多文件材料也是獨(dú)立形成的，但是還有大量的黨政聯(lián)席會(huì)議材料、聯(lián)合發(fā)文材料，以及具有黨政雙重身份的領(lǐng)導(dǎo)人講話(huà)稿等文件材料，難以區(qū)分入哪個(gè)全宗，如分兩個(gè)全宗歸檔會(huì)出現(xiàn)大量重復(fù)，因此這種情況就十分適宜采用聯(lián)合全宗的形式。 聯(lián)合全宗在基層單位大量運(yùn)用，特別是黨 政合一的聯(lián)合全宗形式，已成為我國(guó)檔案工作的一大

13、特色。一些兩塊牌子甚至多塊牌子一套班子的企業(yè)、事業(yè)單位也可采用聯(lián)合全宗的形式管理檔案。 三、制定分類(lèi)方案 制定檔案分類(lèi)方案是檔案系統(tǒng)整理的主要內(nèi)容，是一個(gè)全面思考和建立檔案整理思路的過(guò)程。檔案分類(lèi)方案是檔案管理工作的重要技術(shù)性文件之一，是本單位檔案整理的行動(dòng)指南，其科學(xué)性、合理性決定了檔案整理的質(zhì)量，因此制定分類(lèi)方案十分重要，要認(rèn) 真重視。一個(gè)單位的分類(lèi)方案既要保持穩(wěn)定，又要適時(shí)局部調(diào)整，檔案人員要認(rèn)真梳理，即使沿用原來(lái)的分類(lèi)方案，也要在著手進(jìn)行檔案實(shí)體整理前進(jìn)行系統(tǒng)研讀，從而形成檔案整理的全局觀(guān)，指導(dǎo)檔案實(shí)體的局部整理。 分類(lèi)方案是一種簡(jiǎn)要表達(dá)檔案分類(lèi)原那么、層次和綱目條款的文字材料，又稱(chēng)分

14、類(lèi)大綱。檔案分類(lèi)方案制定必須以單位全部檔案為對(duì)象，依據(jù)本單位管理職能、機(jī)構(gòu)設(shè)置，結(jié)合檔案內(nèi)容、形式、數(shù)量等情況，保持檔案之 間的有機(jī)聯(lián)系，并考慮科學(xué)管理和便于利用。 制定分類(lèi)方案要掌握幾個(gè)要點(diǎn)： 1、要把本單位的全部檔案納入分類(lèi)方案中，統(tǒng)一檔案的整理編號(hào)方法也是檔案集中統(tǒng)一管理的內(nèi)容。 2、不同種類(lèi)的檔案要運(yùn)用不同的分類(lèi)方法。文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案等各種檔案均有自己的形成規(guī)律，所以分類(lèi)方法不同。即使同是科技檔案，產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備四種檔案的分類(lèi)也不盡相同?；鶎訂挝怀Ｓ玫臋n案分類(lèi)法：職能分類(lèi)法、問(wèn)題分類(lèi)法、組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法、年度分類(lèi)法、載體形式分 類(lèi)法、對(duì)象分類(lèi)法如型號(hào)分類(lèi)法、工程工程分

15、類(lèi)法、課題分類(lèi)法。 3、分類(lèi)方案必須根據(jù)本單位實(shí)際情況制定，只能借鑒不能照抄。 4、分類(lèi)層次不宜過(guò)多，一般單位不超過(guò)三個(gè)層次，檔案多的單位最多不超過(guò)五層，各類(lèi)的層次不必統(tǒng)一，但同位類(lèi)的設(shè)置應(yīng)采用同一劃分標(biāo)準(zhǔn)，大類(lèi)包含屬類(lèi)，平行類(lèi)相互排斥，不交叉。 5、檔案編號(hào)要對(duì)應(yīng)分類(lèi)類(lèi)目，盡量做到簡(jiǎn)約明了。 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案分類(lèi)方案范例 某某某學(xué)校檔案分類(lèi)方案 為提高學(xué)校檔案管理水平，加強(qiáng)學(xué)校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，更好地為學(xué)校教育教學(xué)工作效勞和為國(guó)家積累檔案史料，根據(jù)?機(jī)關(guān)檔案工作條例?、?機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)?、?江蘇省實(shí)施方法?等有關(guān)文件要求，對(duì)本校工作活動(dòng)中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體檔案進(jìn)行集中統(tǒng)

16、一管理，結(jié)合本校實(shí)際情況，按照檔案內(nèi)容和載體的不同，制定如下分類(lèi)方案： 一、檔案的分類(lèi)方法 一文書(shū)檔案：按保管期限年度機(jī)構(gòu)分類(lèi) 二教學(xué)檔案：按學(xué)年度問(wèn)題分類(lèi) 三科技檔案： 1、基建檔案：按工程工程分類(lèi) 2、設(shè)備檔案：按設(shè)備性質(zhì)分類(lèi) 四會(huì)計(jì)檔案：按獨(dú)立核算單位年度形式分類(lèi) 五特殊載體檔案：按載體形式分類(lèi) 六實(shí)物檔案：按種類(lèi)分類(lèi)常見(jiàn)的錯(cuò)誤：基層單位文件材料數(shù)量少也采用多級(jí)分類(lèi)，造成分類(lèi)過(guò)細(xì)。應(yīng)當(dāng)根據(jù)文件材料的多少設(shè)定本單位檔案分類(lèi)的級(jí)數(shù)，如文書(shū)檔案一般可采用“保管期限年度兩級(jí)分類(lèi)。二、檔案的分類(lèi)類(lèi)目一文書(shū)檔案 永久 2006年校黨委、工會(huì)、團(tuán)委、婦委會(huì)、校長(zhǎng)辦公室、教務(wù)處、總務(wù)處、 2007年校黨

17、委、工會(huì)、團(tuán)委、婦委會(huì)、校長(zhǎng)辦公室、教務(wù)處、總務(wù)處、 30年2006年校黨委、工會(huì)、團(tuán)委、婦委會(huì)、校長(zhǎng)辦公室、教務(wù)處、總務(wù)處、 2007年校黨委、工會(huì)、團(tuán)委、婦委會(huì)、校長(zhǎng)辦公室、教務(wù)處、總務(wù)處、 10年2006年校黨委、工會(huì)、團(tuán)委、婦委會(huì)、校長(zhǎng)辦公室、教務(wù)處、總務(wù)處、 2007年校黨委、工會(huì)、團(tuán)委、婦委會(huì)、校長(zhǎng)辦公室、教務(wù)處、總務(wù)處、二教學(xué)檔案1、教學(xué)管理2、學(xué)籍管理分類(lèi)方案要表達(dá)本單位的工作特點(diǎn)，學(xué)校有教學(xué)檔案、科研單位有科研檔案、紀(jì)檢監(jiān)察單位有案件檔案。其他單位有專(zhuān)門(mén)檔案的就要在分類(lèi)方案中表達(dá)出來(lái)。三科技檔案 1、基建檔案J：J.1綜合樓J.2教學(xué)樓 J.3體育館J.4食堂 2、設(shè)備檔案S

18、：S.1辦公設(shè)備S.2教學(xué)設(shè)備S.3生活設(shè)備四會(huì)計(jì)檔案1、行政1會(huì)計(jì)憑證2會(huì)計(jì)帳簿3財(cái)務(wù)報(bào)告 4其他2、工會(huì)1會(huì)計(jì)憑證2會(huì)計(jì)帳簿3財(cái)務(wù)報(bào)告 4其他3、食堂1會(huì)計(jì)憑證2會(huì)計(jì)帳簿3財(cái)務(wù)報(bào)告 4其他五特殊載體檔案1、照片2、錄音帶3、錄音帶4、光盤(pán)六實(shí)物檔案1、證書(shū) 2、獎(jiǎng)牌 3、獎(jiǎng)杯分類(lèi)類(lèi)目的設(shè)置要根據(jù)本單位檔案的種類(lèi)和數(shù)量的多少設(shè)定。如有的單位沒(méi)有錄音檔案，在特殊載體檔案中就不設(shè)此類(lèi)，有禮品的單位就在實(shí)物檔案類(lèi)中加設(shè)禮品類(lèi)。 企業(yè)檔案分類(lèi)方案范例 1、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi) 2、生產(chǎn)管理類(lèi) 3、行政管理類(lèi) 4、黨群工作類(lèi) 5、產(chǎn)品生產(chǎn)類(lèi)0綜合、1全棉1型、2B型、3C型、2混紡略、3化纖略、4滌棉 6、科研

19、開(kāi)發(fā)類(lèi)略 7、工程建設(shè)類(lèi)0綜合、1生產(chǎn)用房1一車(chē)間2二車(chē)間、2輔助生產(chǎn)用房略、3辦公用房略、4其他 8、設(shè)備儀器類(lèi)略 9、會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)類(lèi)略 10、職工管理類(lèi)略 11、特殊載體檔案含照片、錄音錄像、光盤(pán) 12、實(shí)物檔案含證書(shū)、牌匾、獎(jiǎng)杯、字畫(huà) 企業(yè)檔案分類(lèi)方案可用表格式，也可用圖表式的表示，實(shí)行質(zhì)量體系認(rèn)證的單位，可將檔案分類(lèi)方案參照標(biāo)準(zhǔn)化體系要求進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)，按內(nèi)部受控文件的形式進(jìn)行發(fā)布。 文書(shū)檔案的整理 文件材料的整理歸檔有嚴(yán)格的程序，可概括為八個(gè)步驟，按這八個(gè)步驟操作就能簡(jiǎn)易行、水到渠成。第一步件確實(shí)定 件是檔案保管的最小個(gè)體，一般以每份文件為一件。但在實(shí)際工作中文件的形式多種多樣，要用以下標(biāo)準(zhǔn)來(lái)

20、確定件： 1、文件正本與定稿為一件定稿不易裝訂的也可單獨(dú)作為一件。 2、正文與附件為一件如附件數(shù)量較多也可各為一件。 3、原件與復(fù)制件為一件對(duì)制成材料熱敏 紙或字跡材料圓珠筆、鉛筆書(shū)寫(xiě)不利于長(zhǎng)期保管的，以及破損的文件 要復(fù)制后與原件一起歸檔。 4、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件。 5、會(huì)議記錄一本為一件不便拆開(kāi)的整本會(huì)議記錄可作一件。 6、成套的會(huì)議材料各為一件某一次會(huì)議的材料不能簡(jiǎn)單作一件處理，而要分別以件歸檔。 7、重要文件的正文與歷次修改稿可各為一件重要文件須保存歷次修改稿的，正文與歷次修改稿各為一件。 8、計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無(wú)定稿的，或打印出的定稿上無(wú)重要修改手跡、 領(lǐng)導(dǎo)批示，定

21、稿不存檔的，將正文與發(fā)文稿紙為一件用計(jì)算機(jī)打印的定稿，打印的底稿可不歸檔，欄目填寫(xiě)齊全、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)親筆簽發(fā)的發(fā)文稿紙與正本一并歸檔。 9、正文與文件處理單為一件文件處理單能表達(dá)文件處理的軌跡，不要處理掉，應(yīng)與文件一起歸檔。 10、來(lái)文與復(fù)文指請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函可為一件這樣可減少整理此類(lèi)文件的工作量，但在以后的編目請(qǐng)示、報(bào)告、函中文件題名應(yīng)寫(xiě)批復(fù)的 在題名后面要注明附請(qǐng)示、報(bào)告、函。 11、經(jīng)過(guò)假設(shè)干環(huán)節(jié)、層次辦理的來(lái)文、復(fù)文，超過(guò)兩件的，那么將所有的來(lái)文、復(fù)文分別作為一件這樣能將辦文復(fù)雜的來(lái)文、復(fù)文更好地處理，便于檢索。 12、報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等按其原來(lái)的裝訂方式，一冊(cè)本為一件充分尊

22、重和利用原來(lái)的根底。 13 、未裝訂的式樣相同的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起作為一件表格數(shù)量多的要編制二級(jí)目錄。 特別提示：這里的“一件是指在實(shí)體上裝訂在一起的文件，編目時(shí)在目錄中也只是表達(dá)為一條條目 第二步文件的修整 整理歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制或進(jìn)行字跡加固處理。文件的修整、復(fù)制要在保持原貌的前提下進(jìn)行。 須保管30年及以上的文件要進(jìn)行修整，保管10年的文件保持原狀就行了，減少不必要 的勞動(dòng)。文件修整工作內(nèi)容有修裱、復(fù)制、去除易銹金屬物、大紙張折疊。 1、修裱：對(duì)破損紙張進(jìn)行修補(bǔ)或托裱。2、復(fù)

23、制：對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制。3、去除易銹金屬物：最主要的工作是除去普通的訂書(shū)釘、回形針、大頭針等，防止時(shí)間長(zhǎng)了生銹。4、大紙張折疊：歸檔文件盒的尺寸是按照A4規(guī)格設(shè)計(jì)的，所以大紙張要進(jìn)行折疊后才能裝入，折疊時(shí)盡量減少折數(shù)，文件頁(yè)數(shù)多 的要單張逐頁(yè)折疊，數(shù)量少的可一起折疊。第三步裝訂 歸檔文件經(jīng)修整后要按件裝訂。裝訂方式采用不銹鋼訂書(shū)釘在文件左側(cè)或左上角裝訂，一般訂一只釘，左側(cè)裝訂的可訂兩只釘。較厚的文件采用三孔一線(xiàn)的裝訂方式。裝訂時(shí)紙張要對(duì)齊裝訂的一邊。已成冊(cè)不易拆釘?shù)?，可保持原貌不變。一個(gè)單位的裝訂方式應(yīng)相對(duì)統(tǒng)一。保存10年的文件材料可保持原裝訂方式不變(但易銹的鐵釘、別針應(yīng)除去)

24、。 裝訂時(shí)注意件內(nèi)文件的排列順序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前， 被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文與來(lái)文為一件時(shí)，復(fù)文在前來(lái)文在后；計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無(wú)定稿的，正文在前，發(fā)文稿紙?jiān)诤螅挥形募幚韱蔚?，文件處理單在前，正文在后?第四步分類(lèi)排列 對(duì)照本單位制定的分類(lèi)方案進(jìn)行歸類(lèi)排序，歸檔文件應(yīng)在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間排列。同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列；事由間，按事由辦結(jié)時(shí)間的先后順序排列。如一套會(huì)議 文件材料屬于同一個(gè)事由，其應(yīng)按時(shí)間順序排列在一起。 最常用的分類(lèi)方案有： 1、保管期限年度適用于小單位； 2、保管期限年度問(wèn)

25、題或機(jī)構(gòu)適用于大單位或內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)較多的單位； 3、問(wèn)題年度保管期限適用于企業(yè)。 因故未及時(shí)整理歸檔的零散文件材料，可排在同一年度、期限、機(jī)構(gòu)問(wèn)題的所有文件的最后，或并入關(guān)系密不可分的相關(guān)文件中作為一件。上述情況應(yīng)在盒內(nèi)備考表中加以說(shuō)明，在實(shí)際整理工作中應(yīng)盡量防止。 分類(lèi)排列工作步驟如下： 1、將同一全宗內(nèi)須歸入文書(shū)檔案的文件材料，按文件生成年度為單位進(jìn)行分類(lèi)整理。 2、嚴(yán)格對(duì)照按照國(guó)家檔案局頒發(fā)的機(jī)關(guān)文書(shū)檔案保管期限表即國(guó)家檔案局八號(hào)令制訂的本單位文書(shū)檔案保管期限表，按永久、30年、10年區(qū)分保管期限。 3、同一保管期限的文件再分機(jī)構(gòu)或問(wèn)題采用二級(jí)分類(lèi)方法的可跳過(guò)此步驟。 4、同一機(jī)構(gòu)或問(wèn)題相同

26、保管期限的文件按事由結(jié)合時(shí)間排列。 件的排序主要按事由結(jié)合時(shí)間排列，這樣工作就簡(jiǎn)化。大局部小單位采用二級(jí)分類(lèi)，如果在排列時(shí)，先將同一科室或同一問(wèn)題的排在一起，再將同一事由的排列在一起，雖無(wú)過(guò)失但并不提倡。運(yùn)用檔案管理軟件自動(dòng)歸檔的，同一事由的一組文件，要分別在事由欄里輸入相同的關(guān)聯(lián)詞，使它們自動(dòng)排列在一起。 事由：是指一件具體的事，或一個(gè)具體的問(wèn)題，或一段較緊密的工作過(guò)程，不是指一類(lèi)相同性質(zhì)的問(wèn)題或某一方面的工作內(nèi)容。 第五步編制歸檔號(hào) 歸檔文件經(jīng)分類(lèi)、排列等系統(tǒng)整理后就要逐件給予編制歸檔號(hào)，歸檔號(hào)是將歸檔文件在全宗中的位置予以固定的一組標(biāo)識(shí)符號(hào)。 編制過(guò)程：在文件的正上方居中空白處加蓋紅色歸

27、檔章，如果居中處有批注等文字，可選擇上方其他空白位置。然后在方格內(nèi)填寫(xiě)對(duì)應(yīng)的檔號(hào)。歸檔章用紅色印泥加蓋，檔號(hào)填寫(xiě)用黑色或藍(lán)黑墨水填寫(xiě)。 歸檔章的填寫(xiě)內(nèi)容與要求： 1全宗號(hào)：填寫(xiě)檔案行政管理部門(mén)給立檔檔單位編制的代號(hào)。一般企事業(yè)單位未列入進(jìn)館序列的就沒(méi)有全宗號(hào)，可不填寫(xiě)。2年度：填寫(xiě)文件形成年度。以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元年，如“2021。如在2021年整理的是2021年的應(yīng)歸檔文件，應(yīng)填寫(xiě)“2021。歸檔章例如規(guī)格為60mm16mm ：(全宗號(hào))(年度)(室編件號(hào))(備用)(機(jī)構(gòu)或問(wèn)題)(保管期限)(館編件號(hào))(總頁(yè)數(shù))歸檔章應(yīng)用紅色印泥章在文件首頁(yè)上端居中的空白位置上 3檔案室編件號(hào)：填寫(xiě)歸檔

28、文件在分類(lèi)方案的最低一級(jí)內(nèi)的排列順序號(hào)，從“1開(kāi)始流水標(biāo)注。如分類(lèi)方案為“保管期限年度的，一個(gè)保管期限內(nèi)，一個(gè)年度的歸檔文件編制一個(gè)流水號(hào)。 4備用：此格空白，不填任何數(shù)字、文字，作備用。 5機(jī)構(gòu)或問(wèn)題：由三級(jí)分類(lèi)的單位填寫(xiě)。如“辦公室或“行政類(lèi)。采用二級(jí)分類(lèi)的單位不填。企業(yè)單位可填寫(xiě)歸檔文件所屬分類(lèi)體系中的大類(lèi)號(hào)，如“2(代表生產(chǎn)管理類(lèi))。 6保管期限：填寫(xiě)歸檔文件保管期的簡(jiǎn)稱(chēng)。如“永久填寫(xiě)“永，定期填寫(xiě)“30年、“10年。 7檔案館編件號(hào)：移交進(jìn)檔案館時(shí)經(jīng)鑒定后重新編制的流水號(hào)，檔案室不用填寫(xiě)。 8總頁(yè)數(shù)：填寫(xiě)該歸檔文件中有圖文內(nèi)容頁(yè)面的總數(shù)。 特別提醒：一個(gè)類(lèi)一個(gè)流水號(hào)，如采用“保管期限

29、年度分類(lèi)方法，永久、30年、10年分別自1開(kāi)始編流水號(hào)件號(hào)，第二年仍然分別從1開(kāi)始編號(hào)。 第六步編目 編目是指根據(jù)分類(lèi)方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄，是對(duì)歸檔文件以件為單位進(jìn)行系統(tǒng)分類(lèi)、排列、編號(hào)后，將每一份文件的內(nèi)容、形式特征及其編號(hào)登記下來(lái)，以備查找利用和管理統(tǒng)計(jì)之需。 編目工作是檔案人員按文件分類(lèi)、排列的結(jié)果逐類(lèi)、逐件登錄，也是對(duì)歸文件內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引、著錄的過(guò)程，應(yīng)做到準(zhǔn)確、全面、詳細(xì)、深入，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化及計(jì)算機(jī)檢索的需要。歸檔文件目錄有統(tǒng)一的格式，運(yùn)用文檔一體化管理軟件的單位，歸檔 文件目錄由計(jì)算機(jī)利用前期收發(fā)文管理時(shí)形成的相關(guān)數(shù)據(jù)自動(dòng)生成。 歸檔文件目錄的標(biāo)題欄共有七項(xiàng)內(nèi)容

30、： 1、檔號(hào)：有兩種形式，第一是已經(jīng)裝訂成卷的檔案：字段長(zhǎng)度為19個(gè)字節(jié)，格式為“全宗號(hào)年度目錄號(hào)案卷號(hào)頁(yè)號(hào)，即“XXXXXXXXXXXXXXXXXXX，例如：“，全宗號(hào)是H073，年度是1995，目錄號(hào)保管期限代號(hào)是1，案卷號(hào)是312，頁(yè)號(hào)是1所有代號(hào)按實(shí)際位數(shù)著錄，不夠規(guī)定長(zhǎng)度時(shí)，前面用“0填充。 第二種形式為以件為單位歸檔的，檔號(hào)字段長(zhǎng)度為19個(gè)字節(jié)，格式為“全宗號(hào)年度保管期限代號(hào)機(jī)構(gòu)或問(wèn)題代號(hào)件號(hào)，即“XXXXXXXXXXXXXXXXXXX，例如：“H073200500100020001，全宗號(hào)是H073，年度是2005，保管期限代號(hào)是1，機(jī)構(gòu)或問(wèn)題代號(hào)是2沒(méi)按機(jī)構(gòu)或問(wèn)題分類(lèi)的填000

31、0，件號(hào)是1所有代號(hào)按實(shí)際位數(shù)著錄，不夠規(guī)定長(zhǎng)度時(shí)，前面用“0填充。 上述第一項(xiàng)內(nèi)容原要求是：件號(hào)填寫(xiě)歸檔章上的室編件號(hào)如15但考慮到現(xiàn)在檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程和國(guó)家檔案局的要求，但凡檔案都必須做電子文件目錄，而檔號(hào)是電子文件目錄中必不可少的工程，因此填檔號(hào)就減少了工作環(huán)節(jié)，防止了重復(fù)勞動(dòng)。 2、責(zé)任者：填寫(xiě)制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者的名稱(chēng)。填寫(xiě)責(zé)任者使用全稱(chēng)或通用簡(jiǎn)稱(chēng)，責(zé)任者多的可適當(dāng)省略，原文上沒(méi)有的要經(jīng)考證后補(bǔ)上。 3、文號(hào)：填寫(xiě)文件的發(fā)文字號(hào)，一般由機(jī) 關(guān)代字、年度、順序號(hào)組成，要求填寫(xiě)完整，不得省略，如“蘇政發(fā)20060006號(hào)其中的6因缺乏四位要用0補(bǔ)充，變成000

32、6。 4、題名：歸檔文件的標(biāo)題。文件只有一個(gè)題名且能反映文件內(nèi)容的正題名，填寫(xiě)時(shí)照實(shí)抄錄；文件有正副題名的，正題名能反映文件內(nèi)容的，副題名無(wú)須抄錄；文件有并列題名的，并列題名與正題名一并抄錄；沒(méi)有題名或題名不標(biāo)準(zhǔn)的，可自擬標(biāo)題，外加“ 號(hào)。文件的附件獨(dú)立性強(qiáng)，正文標(biāo)題不能反映附件內(nèi)容時(shí)附件標(biāo)題可一并抄錄，外加“標(biāo)注。 提示：題名字?jǐn)?shù)應(yīng)不超過(guò)60個(gè)字。來(lái)文與復(fù)文作為一件的，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目，題名后注明“附請(qǐng)示；任免文件和表彰文件中本單位人員未列在題名中的，在題名后要將本單位的人員列出并加“。 5、日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日,“20210910 表示是2021年9月10日

33、。用檔案管理軟件的自動(dòng)生成“20210910。 6、頁(yè)數(shù)：填寫(xiě)每一件歸檔文件中有圖文的頁(yè)面總數(shù)歸檔章上的總頁(yè)數(shù)。 7、備注：注釋文件需說(shuō)明的情況包括密級(jí)、破損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況一般情況下空著。 提示：文號(hào)要用方括號(hào)；責(zé)任書(shū)、合同、協(xié)議的責(zé)任者應(yīng)兩個(gè)以上；?某某簡(jiǎn)報(bào)?第10期，“第10期不是文號(hào)應(yīng)寫(xiě)在題名中；報(bào)表要標(biāo)識(shí)所屬年度等等。 歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。 歸檔文件目錄一年裝訂成一本，亦可每年區(qū)分保管期限裝訂成三本，或每年區(qū)分機(jī)構(gòu)問(wèn)題裝訂成假設(shè)干本，這要根據(jù)單位年度歸檔的數(shù)量來(lái)定。合訂成一本的目錄中內(nèi)加目錄或用口取紙以區(qū)分保管期限和機(jī)構(gòu)問(wèn)題。歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用A

34、4紙型，外封面可用硬封面。 歸檔文件目錄外封面內(nèi)容： 1、全宗名稱(chēng)：立檔單位的名稱(chēng)，填寫(xiě)時(shí)應(yīng)使用全稱(chēng)。 2、年度：文件形成年度非整理年度。 3、保管期限：對(duì)應(yīng)歸檔文件的價(jià)值，填寫(xiě)永久、30年、10年。 4、機(jī)構(gòu)問(wèn)題：根據(jù)分類(lèi)方案，填寫(xiě)對(duì)應(yīng)的歸檔文件的類(lèi)目名稱(chēng)。 歸檔文件目錄外封面脊背上貼上標(biāo)簽，標(biāo)明全宗號(hào)沒(méi)有全宗號(hào)的可寫(xiě)上“文書(shū)檔案、年度、目錄流水號(hào)，放入目錄櫥柜中。 歸檔文件目錄封面： 第七步裝盒 將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊及備考表。不同保管期限不同年度的不得裝在同一盒內(nèi)，采用機(jī)構(gòu)問(wèn)題分類(lèi)的，不同機(jī)構(gòu)問(wèn)題的不得裝在同一盒內(nèi)。 文件按歸檔的件號(hào)順序裝盒，二級(jí)分類(lèi)時(shí)，可裝滿(mǎn)一盒后再裝下一盒；三級(jí)分類(lèi)時(shí)，視一個(gè)機(jī)構(gòu)問(wèn)題文件的多少確定。不要求將同一事由的歸檔文件 裝入一盒，同一盒內(nèi)的歸檔文件僅是按件號(hào)順序裝在一起