《國家行政機關(guān)公文處理辦法》講座-共68頁PPT課件

1、一、公文概述（一）公文含義（二）公文特點1（一）公文含義1.公文定義：公文 (包括電報，下同)及公務文書，是國家行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。含義 ：作者的法定性； 法定的權(quán)威性； 效用的現(xiàn)實性； 體式和處理程序的規(guī)范性。2（二）公文特點1政治性。 2實事求是。 3精簡、準確。 4及時、高效。 5安全、保密。 3二、公文的分類（一）分類1.從公文的來源上分 分為收來文件（收文）；對外文件（發(fā)文）；內(nèi)部文件。2.從行文方向分分為上行文；下行文和平行文（不相隸屬文件）3.從機密程度分分為公布文件；內(nèi)部文件；保密文件。4.從公文辦理時

2、限分分為平件；急件；特急件。4（二） 常用公文種類常用公文種類包括1、命令（令） 2、決定3、公告4、通告5、通知 6、通報7、議案 8、報告、9、請示10、批復11、意見12、函13、會議紀要51、命令（令）適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員 。（1）類型公布令、行政令、嘉獎令、懲戒令、撤銷令、特赦令、（2）特點：內(nèi)容重要權(quán)威性強強制性大 62、決定 適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員。變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。（1）類型法規(guī)政策性決定重要事項和重大行動的決定獎懲性決定（2）特點嚴肅性、明確性、說理性7 3、

3、公告 適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項 。（1）類型重大事件公告法定公告單位重要事項公告（2）特點內(nèi)容重要 對象廣泛 制發(fā)機關(guān)級別高 84、通告 適用于公布社會各有關(guān)方面應當遵守或者周知的事項。（1）類型制約性通告周知性通告 （2）特點法規(guī)性周知性實務性行業(yè)性 95、通知 適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員 。（1）類型批示性通知。 指示性通知。 法規(guī)性通知。 政策性通知。 貫徹性通知。 頒布性通知。 任免通知。會議通知。 一般性通知。（2）特點知照性。通知的主要功能在于知照。 廣泛性。通知的廣泛性表

4、現(xiàn)在多方面。 時效性。通知有一定的時效要求。 106、通報 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況 。 （1）類型 表彰性通報。 批評性通報。 情況通報。（2）特點 告知性教育性政策性 11 7、議案 適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項 。（1）類型法律、法規(guī)案重要事項案 機構(gòu)改革、變動案 人事任免案 批準條約案 國民經(jīng)濟發(fā)展計劃案，財政預算案 （2）特點制作主體的法定性內(nèi)容的特定性適時性必要性和可行性 128、報告 適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復上級機關(guān)的詢問 。（1）類型工作報告情況報告建議報告答復報告報送報告（2）特點單

5、向性陳述性事后性 即“事前請示，事后報告” 。139、請示 適用于向上級機關(guān)請求指示、批準 。（1）類型請求指示的請示。請求批準的請示。請求批轉(zhuǎn)的請示。（2）特點請示事項一般時間性較強。請示的事項一般都是急需明確和解決的,否則會影響正常工作,因此時間性強。應一事一請示。一般主送一個機關(guān),不多頭主送,如需同時送其他機關(guān),應當用抄送形式,但不得在請示的同時又抄送下級機關(guān)。應按隸屬關(guān)系逐級請示,一般情況不得越級請示,如確需越級請示,應同時抄報直接主管部門。1410、批復 適用于答復下級機關(guān)的請示事項 。（1）類型審批性批復指示性批復 （2）特點行文的被動性針對性集中性和明確性政策性和依據(jù)性1511、

6、意見 適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（1）類型 規(guī)劃性意見實施意見具體工作意見（2）特點 指導性 針對性 原則性 1612、函 適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項 。（1）類型商洽事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請函、請示答復事宜函，轉(zhuǎn)辦函，催辦函，報送材料函。（2）特點適用范圍廣泛行文方向具有多向性一般較短小，內(nèi)容單一， 1713、會議紀要 適用于記載、傳達會議情況和議定事項 。（1）類型辦公會議紀要專項會議紀要（2）特點紀實性概括性指導性 18（三）機關(guān)其他常用文書1、規(guī)章制度類文書2、計劃類文書3、總結(jié)類文書4、簡報類文書5、合同類文書6、記錄

7、類文書7、講話類文書19三、公文格式與稿本（一）公文格式包括公文的構(gòu)成要素； 公文的排版形式； 公文的印裝要求。201、公文的構(gòu)成要素 公文的各要素分為眉首、主體、版記三部分 。眉首包括：秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人；主體包括：標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件 ；版記包括：主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期 。 21（1）眉首置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱公文眉首。公文分數(shù)序號：即將同一文稿印刷若干份時每 份公文的順序編號。置于版心左上角第一行，用阿拉伯數(shù)字。秘密等級和保密期限：密級分為絕密、機密和秘密；保密期限是對公文秘密等級

8、時效規(guī)定的說明。置于版心右上角第一行，兩字之間空一字。22緊急程度：是對公文送達和處理的時限要求。 標注“特急”、“急件”；緊急電報分為“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。置于版心右上角第一行，兩字之間空一字。公文同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級定格標識在版心右上角第一行，緊急程度定格標識在版心右上角第二行。23發(fā)文機關(guān)標識：發(fā)文機關(guān)標識表明公文的作者，他是發(fā)文機關(guān)制作公文時使用的、規(guī)范板式的文件版頭，通常稱“文頭”。居中紅色套印在文件首頁上端。聯(lián)合行文時，主辦機關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布。24發(fā)文字號：發(fā)文字號是發(fā)文機關(guān)按照發(fā)文順序編排的順序號。由發(fā)文

9、機關(guān)代字、年份和序號組成。置于發(fā)文機關(guān)標識下空兩行，居中排布。簽發(fā)人：簽發(fā)人是在上報的公文中批準簽發(fā)的領(lǐng)導人姓名。只用于上行文。平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。25（2）公文主體部分置于公文首頁紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體。公文標題：即對公文主要內(nèi)容準確、簡要的概括。由發(fā)文機關(guān)名稱、公文主題和文種組成。除法規(guī)名稱加書名號外，一般不用標點符號。位于紅色反線下空兩行。26主送機關(guān)：是指要求公文予以辦理或答復的主要受理機關(guān)。標識在標題下空一行，左側(cè)頂格標識，回行時仍頂格。公文正文：公文正文表述公文的具體內(nèi)容。通常分導語、主體和結(jié)束語。在主送機關(guān)下一行，自然段空格，數(shù)字、年份不回行

10、。27附件：附屬在公文正件之后，用以說明、補充正件的圖表、目錄、名單等文件材料。在正文之后注明附件順序、名稱，在正文下空一行左空兩行。成文時間：指公文生效的時間。以領(lǐng)導人簽發(fā)的日期為準。標識在正文之下，右空4字。28公文生效標識：是證明公文效力的表現(xiàn)形式。一是發(fā)文機關(guān)印章；二是簽署。正式公文除會議紀要和以電報形式發(fā)出的以外，均應加蓋公章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章，聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應加蓋印章。不得采用“此頁無正文”的辦法。29附注：是需要說明的其他事項，如公文的發(fā)放范圍、使用時注意的事項等。居左空兩字加圓括號標注在成文時間下一行。30（3）公文版記部分置于公文主題詞以下的各要

11、素統(tǒng)稱為版記。主題詞：是揭示公文內(nèi)容，提高公文檢索速度的規(guī)范化名詞或名詞性詞組。居左頂格標識，后標全角冒號，詞目之間空一字。抄送機關(guān)：指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)。在主題詞下一行，左空一字，標識“抄送”，后標全角冒號。31印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間：印發(fā)機關(guān)是印制公文主管部門，印發(fā)時間是公文的付印機關(guān)，在抄送機關(guān)之下，占一行位置，印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)時間右空一字，用阿拉伯數(shù)字。322、公文的排版形式是指公文各組成要素在文件版面上的標印格式。公文用紙幅面尺寸：采用國際標準A4型紙，210MM*297MM,公文頁邊與版心尺寸為：公文用紙?zhí)祛^37MM，公文用紙訂口28MM，版心尺寸156MM

12、*225MM（不含頁碼）公文書寫形式：從左至右橫排、橫寫。其標識第一層為“一”，第二層為（一），第三層為“1.）第四層為（1）33字體字號：發(fā)文機關(guān)標識使用2號小標宋體字，紅色標識；秘密等級、保密期限、緊急程度、主題詞用3號黑體字；主題詞的詞目用3號小標宋體字；發(fā)文字號、簽發(fā)人、主送機關(guān)、附注、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)、印發(fā)時間用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。正文以3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28字。343、公文的印裝要求雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超過2MM，左側(cè)裝訂。35（二）稿本公文稿本是指公文的文稿和文本。文稿是指公文在撰制過程中形成的各種文字稿。草稿：在定稿之前形成的

13、文稿統(tǒng)稱草稿。定稿：是經(jīng)領(lǐng)導人簽發(fā)或會議討論通過的最后稿本。36公文文本是指公文定稿后根據(jù)需要形成的各種本子。正本:公文正式文本。副本：公文正本的復制本或正本的復份。存本：留存?zhèn)洳榈奈谋?。修訂本：對已發(fā)出規(guī)范類文件重新修改和補充的文本試行本、暫行本：37四行文規(guī)則行文規(guī)則，是制發(fā)、辦理公文中必須遵循的基本準則。 第一，加強對文件傳遞過程的控制，使文件的行文方向正確，傳遞速度合理，保證文件準確、快捷地到達目的地； 第二，使機關(guān)之間相互行文有法可依、有規(guī)可循，以維護正常的行文秩序，防止行文紊亂； 第三，加強對文件數(shù)量的控制，精簡公文，簡化手續(xù)，以提高機關(guān)行政管理的效率。 38（一）行文原則行文應當

14、確有必要，注重效用。正確選擇主送機關(guān)與抄送機關(guān) 堅持“黨政分開”的原則 39（二）行文方向1、明確隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍。 2、嚴格遵守限制條件。 3、按照劃定的范圍行文。4、掌握聯(lián)合行文的要求。40（三）行文要求 1、部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關(guān)應當責令糾正或撤銷。 2、對上行文的體式要從嚴把關(guān)。 41五、公文處理公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。要求：實事求是； 必須準確； 必須及時； 必須安全。42（一）發(fā)文辦理發(fā)文辦理是指以本機關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括：草擬審核簽發(fā)復核繕印-用印登記分發(fā)等程序。 43

15、1、草擬公文 要認真學習與研究有關(guān)的政策法規(guī) 要認真領(lǐng)會機關(guān)領(lǐng)導的意圖。 要正確使用文種 引文、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、計量單位、數(shù)字、緊急程度等一定要規(guī)范。442、公文審核 公文送負責人簽發(fā)前，需經(jīng)辦公廳（室）進行審核。 453、公文簽發(fā)以本機關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā)；以本機關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權(quán)的其他負責人簽發(fā)簽發(fā)公文，簽批人應當明確簽署意見，并簽署姓名和時間部門不應將代擬稿直接送本級機關(guān)負責人簽批。未經(jīng)發(fā)文機關(guān)文秘部門審核的文稿，負責人原則上不予受理簽發(fā)。464、公文復核、繕印公文復核是公文正式印制前文秘部門進行的最后一次復審。

16、 公文繕印是對已經(jīng)簽發(fā)的公文定稿進行印制。475、發(fā)文的用印機關(guān)印章是代表機關(guān)職權(quán)的一種憑證和標志。 486、 登記、分送 登記是對一切發(fā)出公文進行的記錄。分送是指從發(fā)文機關(guān)到收文機關(guān)的運行過程。 49（二）收文辦理收文辦理是指對收到公文的辦理過程，包括簽收登記審核擬辦批辦承辦催辦注辦等 501、簽收、登記 簽收是收文辦理的開始，因此，要做好清點和分類工作，注意檢查來件是否是發(fā)給本機關(guān)、本單位的，封皮編號是否與記載相符；信件有無破損、散包、被拆現(xiàn)象；清點收件總數(shù)與清單是否一致；通知單或回執(zhí)單標明的文題、編號、數(shù)量是否符合要求；文件是否完全完整，如有無缺附件、缺頁、白頁、未具落款、未蓋公章；閱后

17、按頁清退的絕密文件要逐頁清點，注意有無缺頁.對于不符合要求的要及時退回。512、審核 審核的重點是：是否應由本機關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。 523、擬辦 、批辦 擬辦是指秘書人員對來文應由那位領(lǐng)導審批，那一部門承辦，以及承辦過程中可能涉及到的事項提出初步處理意見，供領(lǐng)導同志批辦時參考的工作程序。批辦是機關(guān)領(lǐng)導人對送批的公文所做的批示處理意見。 534、承辦 、注辦承辦是指機關(guān)有關(guān)部門或有關(guān)人員對應辦復的文件根據(jù)領(lǐng)導批辦意見進行具體辦理的工作，是文件處理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是具體解

18、決問題的階段。注辦是經(jīng)辦人員在公文處理單上對承辦情況和結(jié)果的簡要說明。 545、催辦為了加快文件處理速度，提高機關(guān)工作效率，對于送負責人批示或交有關(guān)部門辦理的公文，文秘部門要負責催辦。催辦工作一般由負責文件處理工作的秘書人員承擔，也可以配備專職的催辦人員。 55六、公文管理公文管理的基本原則：堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全 56（一）公文管理的基本要求1、統(tǒng)一接收。 2、建章立制，科學管理。 3、加強協(xié)調(diào)，多方配合。 4、嚴格保密，確保安全。 57（二）公文管理的基本職責 1、翻印 2、公開發(fā)布 3、復印 4、撤銷 5、廢止 6、清退 7、銷毀 8、保密 58七、公文歸檔機關(guān)在工作活動中產(chǎn)生的文件，處理完畢后，由文件辦理人員整理，定期向檔案室移交集中保存，稱為歸檔。59（一）歸檔范圍凡是列入公文整理范圍的文件，都需要歸檔。1、反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；2、機關(guān)工作活動中形成的在維護國