《國際商務(wù)禮儀》課件-第二章-商務(wù)會議禮儀

1、國際商務(wù)禮儀International Business Etiquette第二章 商務(wù)會議禮儀 目錄CONTENTS公司會議禮儀01商務(wù)談判禮儀02簽字儀式禮儀0301PART ONE公司會議禮儀會議要素會議就是把人們組織起來討論和研究問題的一種形式。良好的會議組織、主持和參會禮儀將促進(jìn)會議目標(biāo)的達(dá)成。構(gòu)成會議的基本要素包括：會議名稱、會議時間、會議地點、參會人員、會議議程和日程、會議文書、會議費(fèi)用、會議結(jié)果等。會議名稱會議的名稱是向外部提供關(guān)于會議基本信息的引領(lǐng)性標(biāo)題。會議名稱要能概括并顯示會議的主辦單位、屆別（時間）、會議的主題以及會議的類型等信息。由“公司名稱+會議內(nèi)容”構(gòu)成由“公司名

2、稱+時間+內(nèi)容”構(gòu)成會議時間確定會議召開的時間首先要考慮主賓是否能出席，確定會期的長短應(yīng)與會議內(nèi)容相關(guān)。010203每周一次的工作例會，通常放在周末的下午每日的工作例會，可以定在上班后半小時或下班前半小時一年一度的職工代表會議，宜于年初召開工作例會是一種制度化的會議，開會時間、地點、人員相對固定，以討論工作、溝通信息為會議內(nèi)容會議地點要提前檢查好會場的桌椅家具、通風(fēng)設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、照明設(shè)備、音像設(shè)備、演示板、錄音筆、投影儀、遠(yuǎn)程會議系統(tǒng)等。紙筆、文件夾、座位簽、黑白板、萬能筆、板擦、簽到簿、簽字筆以及飲料、水杯等要檢查補(bǔ)充齊全。如果是租借場地，要考慮場地租借的費(fèi)用，應(yīng)考慮交通便利，同時要考慮有

3、無停車場所和安全設(shè)施問題。會場的大小應(yīng)與會議規(guī)模相匹配。一般來說，每人平均應(yīng)有23平方米的活動空間比較適宜。應(yīng)根據(jù)不同的會議類型來選擇會議地點。如小型的、經(jīng)常性的會議就安排在公司內(nèi)部的會議室。會議人員會議人員主要包括會議組織者和會議的參與者。會議的規(guī)格主要體現(xiàn)在參會代表特別是主賓的職位高低上。會議的規(guī)模主要體現(xiàn)在參會人員數(shù)量多少。小型會議出席的人數(shù)少則幾人，多則幾十人，但是一般不超過100人；中型會議出席人數(shù)在100-1000人之間；大型會議出席人數(shù)在1000-10000人之間；特大型會議出席人數(shù)在10000人以上，如重大節(jié)日慶典等。會議議程會議議程就是對會議所要研究和解決的問題做出的概略安排

4、，并冠以序號排列出來。會議主持人根據(jù)會議議程來主持會議。會議日程會議議程會議議程就是對會議所要研究和解決的問題做出的概略安排，并冠以序號排列出來。會議主持人根據(jù)會議議程來主持會議。會議日程是根據(jù)會議議程做出的時間上的具體安排，一般可用簡短文字或用表格來編制。以一天為單位，在每一天里把會議時間劃分為上午、中午、下午、晚上等單元，按單元列出與會議有關(guān)的全部活動內(nèi)容，包括用餐、茶歇、討論等活動。一般要把全體會議安排在上午，分組討論安排在下午或晚上。0102會議文書 會議費(fèi)用 會議結(jié)果包括會議通知在內(nèi)的一切會議文字材料。會議通知是指由會議的主辦者發(fā)給所有參會機(jī)構(gòu)或參會人員的書面文件，也包括向機(jī)構(gòu)組織或

5、嘉賓發(fā)出的邀請函件。會議文書指用于會議的必要支出。要遵守“八項規(guī)定要求”會議費(fèi)用會議結(jié)果是會議形成的結(jié)論、具體議題的解決辦法、確定的承辦部門以及具體落實步驟等，一般以會議文件的形式表現(xiàn)。會議結(jié)果會議座次安排不設(shè)主席臺的會議座次安排 面門設(shè)座依景設(shè)座門 背景畫 門會議座次安排設(shè)主席臺的會議座次安排：主席臺和發(fā)言席的安排會議座次安排設(shè)主席臺的會議座次安排：觀眾席的安排會議主持人禮儀會議主持人要穿商務(wù)正式裝。會議主持人要說普通話。會議主持人在主持會議時，要注意舉止端莊。主持人不可在發(fā)言人尚未發(fā)言完畢時隨便打斷或插話，但有權(quán)控制發(fā)言人的發(fā)言時間；請人發(fā)言時，態(tài)度要誠懇，用語應(yīng)有禮貌；有人發(fā)言時，應(yīng)仔細(xì)

6、聆聽。會議發(fā)言人禮儀-正式發(fā)言進(jìn)入會場，有序落座；發(fā)言前先向聽眾行禮致意；演講完畢，要向聽眾敬禮，向主持人致意；遵守會議議程要求，對發(fā)言時間要有效控制。會議發(fā)言人禮儀-研討發(fā)言自由發(fā)言時要服從會議主持人的安排，發(fā)言時講究順序和秩序。發(fā)言時應(yīng)言語簡潔、清晰易懂、發(fā)言中的關(guān)鍵點最好不超過三個。要控制發(fā)言時間。在自由發(fā)言時，如果與他人有分歧，應(yīng)以理服人，態(tài)度平和。在別人發(fā)言時，不要隨便插話。自由發(fā)言時，既不能當(dāng)“麥霸” ；也不能做 “隱身人” 。參會人員人禮儀參會人員的著裝要與會議主題符合；參會者要遵守會議時間，按時到會；根據(jù)位次就座；入座離座時動作要輕，盡量左進(jìn)左出；會議開始前把手機(jī)調(diào)成震動狀態(tài)或

7、者關(guān)機(jī)；會議中途不要隨意進(jìn)出；當(dāng)會議演講人發(fā)言時，不要交頭接耳討論，不打瞌睡，不隨意翻閱資料發(fā)出嘩嘩聲，盡量少喝水以示尊重發(fā)言人?？刂瓶人月?、哈欠聲。主講人的課件或者電腦未經(jīng)本人同意不要擅自打開。服從會議組織者的安排，對主持人的提議做出積極的回應(yīng)。有序退場。會議工作人員禮儀注意儀表講普通話提前到崗簽到服務(wù)茶水服務(wù)文字檔案服務(wù)協(xié)助參會人員返程服務(wù)02PART TWO商務(wù)談判禮儀商務(wù)會見與會談Conveniently iterate top-line alignments for wireless metrics NadorConveniently iterate top-line alignme

8、nts for wireless metrics 會談是雙方或多方就實質(zhì)性的問題交換意見、進(jìn)行討論、闡述各自的立場，或為求得某些具體問題的解決而進(jìn)行的商談。 禮節(jié)性會見 事務(wù)性會見會見是指人們在某些正式場合的見面。身份高的人士會見身份低的，一般稱為接見或召見；身份低的人士會見身份高的，或是客人會見主人，一般稱為拜會或拜見。商務(wù)會見與會談中的尊位確定依景設(shè)座涉外商務(wù)會見與會談中的尊位確定要符合國際慣例和國際商務(wù)禮儀要求，在確定尊位時依據(jù)“面門設(shè)座”或“依景設(shè)座”原則，遵循“以右為尊”的國際慣例。面門設(shè)座商務(wù)談判禮儀：是商務(wù)人員在商務(wù)談判過程中所必須遵守的，用來維護(hù)組織形象和對談判對手表示尊重與友

9、好的慣例以及形式。主座談判，做好接待客座談判，入鄉(xiāng)隨俗了解客方的姓名、性別、職務(wù)、級別等信息，以確定接待規(guī)格、位次排序和食宿安排。了解客方對談判的目的要求、食宿標(biāo)準(zhǔn)、參觀訪問的愿望。擬訂出接待計劃和日程安排表，要譯成客方文字，以便于雙方溝通。日程安排表可在客方抵達(dá)后交由客方副領(lǐng)隊分發(fā)，亦可將其放在客方成員入住酒店客房的書桌上。根據(jù)實際情況舉辦接風(fēng)、送行、慶祝簽約的宴會或招待會。做好客方談判代表團(tuán)的安全保衛(wèi)和文件資料保密的準(zhǔn)備工作。安排好新聞報道工作。準(zhǔn)備好禮品。確定與客方談判代表團(tuán)的身份、職位對等、人數(shù)大致相同的談判成員。應(yīng)主動到機(jī)場、車站、碼頭迎接?？头诫x開時，主方應(yīng)有人員陪同乘車送別，關(guān)照

10、好客方人員和行李的安全。主場談判接待禮儀明確告訴主方自己代表團(tuán)的來意目的、成員人數(shù)、成員組成、抵離的具體時間、航班車次、食宿標(biāo)準(zhǔn)等等，以方便主方的接待安排。其間如有人員變動、時間更改等變動要應(yīng)及時知會主方?？膳c主方協(xié)商提出自己的參觀訪問等活動要求，但應(yīng)尊重主方安排。談判期間，對主方安排的各項活動要準(zhǔn)時參加，通常應(yīng)在約定時間的五分鐘之前到達(dá)約定地點到主方公司做公務(wù)拜訪或私人訪問要先預(yù)約，不做不速之客?？妥勁杏袝r也可視雙方的情況，除談判的日程安排由主方?jīng)Q定以外，客方自行安排食宿、交通、訪問、游覽等活動。對主方的接待，客方可以在適當(dāng)?shù)臅r間以適當(dāng)?shù)姆绞奖硎靖兄x?？妥勁卸Y儀在客座談判時，需謹(jǐn)記“入鄉(xiāng)

11、隨俗、客隨主便”的原則，主動配合對方接待談判場所的選擇0102正式談判場所可以選在主方會議室，或在客方下榻的酒店租用會議室。當(dāng)客方來到主方所在城市，則一定要盡量安排在主方單位舉行至少一次談判，對合作伙伴來說，這是對合作方的一次綜合性感受。談判場所的布置整潔衛(wèi)生、光線明亮、環(huán)境安靜。除了精心安排的正式談判外，還有許多很容易讓人忽略的非正式談判機(jī)會，例如，在接機(jī)后前往賓館的途中，可以借機(jī)向客人介紹當(dāng)?shù)氐幕厩闆r；在展覽會上，可以適時地和客人探討有關(guān)技術(shù)和市場方面的問題；在考察項目時，可以“現(xiàn)場辦公”、召開現(xiàn)場會議，盡量讓客方多看一些對主方有利的東西。談判座位的安排以右為尊面門為尊我國的習(xí)慣是翻譯坐

12、在主人右手邊，而客方的翻譯和主方翻譯相對而坐和日本商人談判的禮儀初次與日本公司打交道，最好找一位雙方都熟悉并尊重的第三者來引見更為有效日本商人重視交換名片一般問候形式是鞠躬而不是握手注重鎮(zhèn)靜、自信、優(yōu)雅和耐心，在介紹情況時作“低調(diào)”處理。要注意語言的客觀、含蓄和低調(diào)，盡量不要當(dāng)面反駁和爭執(zhí)。在日本，一般政府機(jī)關(guān)和企業(yè)辦公時間為星期一至星期五的上午9點至下午5點或6點。到日本進(jìn)行商務(wù)活動，要避開12月中旬到次年1月中旬、黃金周（4月29日至5月5日）和7月、8月。和美國商人談判的禮儀在美國開展商務(wù)活動要避開6月至8月，因為這期間多數(shù)商人去度假。圣誕節(jié)和復(fù)活節(jié)前后兩周也不宜前往?？梢院兔绹倘酥苯?/p>

13、接觸，不必通過中間人居間介紹。必須遵守時間，辦事必須高效進(jìn)行商務(wù)活動一定要預(yù)約，而且赴約要準(zhǔn)時。重視律師的作用和簽訂合同。非正式禮儀顯示友好和熱情，而并不是不尊重。不要指名批評某人，指責(zé)客戶公司中某人的缺點，或把以前與某人有過摩擦的事作為話題，或把處于競爭關(guān)系的公司的缺點拿出來貶抑。和英國商人談判的禮儀在英國進(jìn)行商務(wù)活動最好選擇2月至6月和9月中旬至11月；要避開圣誕節(jié)及復(fù)活節(jié)前后兩周時間；英國銀行每年6月的第一個周末為春假節(jié)，8月最后一個周末為暑假節(jié)。事先預(yù)約，赴約要準(zhǔn)時。沉默、平靜、自信、謹(jǐn)慎，而不是激動、冒險和夸夸其談。重視合同的簽訂，喜歡仔細(xì)推敲合同的所有細(xì)節(jié)比較守信用，履約率比較高，

14、注意維護(hù)合同的嚴(yán)肅性。除了握手以外，大多數(shù)英國人都避免在公共場合與別人進(jìn)行身體上的接觸，非常直接的眼神注視也可能會被認(rèn)為是魯莽和冒昧的。最好是講英語或帶英語翻譯。在洽談過程中避免談?wù)摰接适壹捌涑蓡T。03PART THREE簽字儀式禮儀簽字儀式的意義簽字儀式通常是指訂立合同、協(xié)議的各方在合同、協(xié)議正式簽署時所舉行的儀式。通過簽字儀式確認(rèn)會談文件的效力。通過簽字儀式體現(xiàn)各方對會談成果的重視。通過簽字儀式見證和擴(kuò)大影響。簽字文本的準(zhǔn)備簽字文本是記載各方達(dá)成共識和協(xié)議的文本，是簽字儀式的主要對象。待簽文本應(yīng)該裝訂成冊，其規(guī)格一般是大八開，以示鄭重。涉外雙方締約，簽字文本應(yīng)當(dāng)用雙方的文字寫成，這兩種

15、文字的文本具有同等效力。必要時還可以使用第三方文字。為了保證文本在簽字后立即生效，一般在舉行簽字儀式前，先在簽字文本上蓋上雙方的印章，這樣，文本一經(jīng)簽字便具有法定效力。簽字場地的布置室內(nèi)鋪地毯正規(guī)的簽字桌應(yīng)為長桌，桌上最好鋪設(shè)深綠色的臺呢。簽字桌面向媒體或觀眾擺放。簽署雙邊性合同時，可放置兩張座椅，供簽字人就坐；簽署多邊性合同時，可以僅放一張座椅，供各方簽字人簽字時輪流就坐；也可為每位簽字人都各自提供一張座椅。在簽字桌上，應(yīng)事先安放好待簽文本，以及簽字筆、吸墨器等簽字時所用的文具。簽字桌上可放置各方簽字人的席卡，寫明簽約的國家或組織的名稱、簽字人的職務(wù)及姓名。涉外簽字儀式應(yīng)當(dāng)用中英文兩種文字標(biāo)示。與外商簽署涉外商務(wù)合同時，要在簽字桌上擺放簽字方的國旗。簽字儀式的會標(biāo)懸掛在簽字桌背后的墻上，面向觀眾席。有時在簽字儀式結(jié)束后要舉行小型酒會，舉杯共慶會談成功。工作人員應(yīng)事先準(zhǔn)備好香檳酒、酒杯等。簽字場地的三種布置形式出席簽字儀式的人員簽字人員要具有法定資格。各方簽字人員的職務(wù)和身份應(yīng)當(dāng)一致或大致相等。簽字儀式中一般要安排各方領(lǐng)導(dǎo)致詞。主持人一般由主辦單位人員擔(dān)任。簽字見證人主要是身份較高的領(lǐng)導(dǎo)和參加會談的人員，各方 人數(shù)