辦公室公文寫作培訓(xùn)課件資料50頁P(yáng)PT

1、公 文 寫 作 培 訓(xùn) 會規(guī)范 簡潔 流暢辦公室：樊嘉磊第一部分 公文介紹一、公文的含義和特點(diǎn)公文是國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位，用于行政管理，具有法定效力和規(guī)范體式的文體。簡稱“文件”。 公文具有：政策性、權(quán)威性、規(guī)范性三大特點(diǎn)二、公文的種類命令、決定、公告、通告、議案、意見、批復(fù)、通報、通知、請示、報告、函、會議記要三、公文的重要性公文是企業(yè)實現(xiàn)管理職能的重要途徑公文是體現(xiàn)企業(yè)形象的重要手段公文是員工履行崗位職責(zé)的重要工具公文是衡量員工綜合素質(zhì)的重要標(biāo)尺根據(jù)發(fā)文對象可分為以上三類上行文下級單位向上級單位的發(fā)文 如：請示、報告等平行文平級單位或不相隸屬單位之間的發(fā)文 如：通知、函等下行文上

2、級單位向下級單位的發(fā)文 如：命令、決定、決議、指示、通報、批復(fù)等第二部分 常用公文寫作要領(lǐng)一、請示的寫法請示：適用于向上級請求指示、批準(zhǔn)（上行文）。請示的標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu) 、標(biāo)題：事由文種（關(guān)于*的請示） 、主體：（）起因 （）事項 （）提出處理意見 、結(jié)尾用“妥否，請批示”請示應(yīng)注意的事項1、“理由”部分簡明扼要 2、主要內(nèi)容在正文中表述 3、要有傾向性意見，且具可操作性 4、一事一請示 5、送往政府部門的請示要注 明聯(lián)系人和聯(lián)系電話 6、請示和報告有本質(zhì)上的區(qū)別案例： 關(guān)于購置辦公用品的請示 總公司秘書辦： 為進(jìn)一步加強(qiáng)各企業(yè)之間的溝通和配合，提高工作效率，經(jīng)經(jīng)營總辦批準(zhǔn)，我公司辦公地點(diǎn)遷往安谷選

3、煤廠。因新?lián)Q辦公地址，急需購置空調(diào)、辦公桌椅、會議室桌椅、文件柜等辦公用品，總預(yù)算約21萬元，建議由我公司自購。 妥否，請批示。 附：各種辦公設(shè)備明細(xì)表 *公司辦公室二一二年八月十日二、函的寫法函：適用于與平級部門或外單位進(jìn)行協(xié)商、聯(lián)絡(luò)（平行文）。適用范圍及分類：、適用于不相隸屬單位之間商洽工作（商洽函）、適用于同單位各部門之間工作聯(lián)系（聯(lián)系函）、詢問或答復(fù)問題（問答函）函的格式 1、標(biāo)題：事由文種 “*公司關(guān)于調(diào)用辦公物資的聯(lián)系函” 2、函件編號（部門+年份+數(shù)字 如：ZHB2019019） 3、正文：開頭主體結(jié)尾函的要求 1、對于同級單位，大膽用函。 2、根據(jù)不同的收文單位和要辦的事情，采

4、用不同的語氣和結(jié)尾方式。 3、商洽函和問答函必須有回復(fù)函，并在其中注明原函編號（如：貴公司ZHB2019019 號函已收悉，現(xiàn)答復(fù)如下）。案例： 四川德誠公司關(guān)于對新員工開展技能培訓(xùn)的商洽函 編號：DC2019019 西南交通大學(xué)： 我公司近期招聘了20名新員工，為了使其能夠盡快勝任工作，將在近期對新員工進(jìn)行物流專業(yè)技能培訓(xùn)。但我公司缺乏授課培訓(xùn)的經(jīng)驗，特此邀請貴院校培訓(xùn)導(dǎo)師來我公司開展培訓(xùn)工作。培訓(xùn)安排如下： 一、培訓(xùn)內(nèi)容：現(xiàn)代物流管理基礎(chǔ)、運(yùn)輸管理實務(wù)、倉儲配送管理、物流成本管理。 二、培訓(xùn)時間：定于2019年9月10日12日，訓(xùn)期3天。 三、培訓(xùn)地點(diǎn)：樂山市安谷鎮(zhèn)德誠選煤廠辦公區(qū)三樓大會

5、議室。 聯(lián)系人：四川德誠公司人力資源部 聯(lián)系電話：0833-26* 136*（鄒經(jīng)理） 特此函詢，盼盡速回音。二一二年八月十日 西南交通大學(xué)關(guān)于四川德誠公司關(guān)于對新員工開展 技能培訓(xùn)的商洽函的復(fù)函 編號：XJ2019019 四川德誠公司： 貴公司DC2019019號函已收悉，經(jīng)我院商討研究，現(xiàn)答復(fù)如下： 我院校接受貴公司的邀請，并已做好相關(guān)準(zhǔn)備，培訓(xùn)導(dǎo)師定于2019年9月9日到達(dá)貴公司，望予以接待。 聯(lián)系方式：王老師（博士，研究生導(dǎo)師）139* 附：培訓(xùn)方案及課時安排 二一二年八月十二日三、通報的寫法通報：適用于向下級部門傳達(dá)信息（下行文）。 通報常用的兩種類型 1、表彰性通報 2、批評性通報

6、通報的格式 1、標(biāo)題：事由文種 “關(guān)于對駕駛員張某隱瞞事故的處罰通報” 2、主送部門（運(yùn)行科、財務(wù)科、業(yè)務(wù)部） 3、正文：開頭主體結(jié)尾通報應(yīng)具備的幾個要素 1、引言部分 2、事實部分 3、分析處理部分 4、號召要求部分引言部分。主要是概括通報的內(nèi)容、性質(zhì)、作用和要求。例:關(guān)于對物流公司駕駛員張某隱瞞事故的處罰通報 物流公司張某在駕駛車輛發(fā)生事故后隱瞞不報，擅自維修事故車輛，現(xiàn)將事情經(jīng)過及處罰決定通報如下：事實部分，就是對事實進(jìn)行陳述，即要把主要事實寫清楚，又要寫得概括精練。事情經(jīng)過2019年6月5日，物流公司駕駛員張某駕駛川L*車執(zhí)行選煤廠至電廠的煤炭運(yùn)輸任務(wù)。約14:30分，分析及處理部分。

7、對事實進(jìn)行分析，提出處理意見。分析原因和處理決定此事件反映出駕駛員張某專業(yè)技能不佳，且組織管理意識淡薄。根據(jù)公司安全管理制度、安全獎罰制度、事故報告管理制度等有關(guān)規(guī)定，決定給予張某批評通報，并糾錯2000元的處罰。號召及要求部分。根據(jù)通報的精神要求如何做，或者號召為實現(xiàn)什么目標(biāo)而奮斗。提出要求望各駕駛員引以為戒，確保安全行駛。各科室要嚴(yán)格執(zhí)行公司安全管理制度，對相關(guān)崗位人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，認(rèn)真做好事故的統(tǒng)計報告工作，如有隱瞞、遲報、漏報情況，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴(yán)肅處理。四、會議紀(jì)要的寫法標(biāo)題。主要反映會議的性質(zhì)和范疇。 1、會議名稱+會議紀(jì)要（例行會議） 如: *公司月度總結(jié)會會議紀(jì)要 2、關(guān)于-問題+會

8、議紀(jì)要（專項會議） 如: 關(guān)于協(xié)調(diào)*公司開業(yè)慶典事宜 的會議紀(jì)要導(dǎo)言。主要用于概述會議基本情況。其內(nèi)容一般包括標(biāo)題、會議時間、會議地點(diǎn)、出席人員、缺席人員、主持人、記錄人和主要內(nèi)容等。*公司月度總結(jié)會會議紀(jì)要會議時間：2019年7月14日14：30分會議地點(diǎn)：公司會議室出席人員：張某、李某、王某、蔣某、周某缺席人員：唐某（因公請假）主持人：張某 記錄人：周某主要內(nèi)容：總結(jié)本月工作情況，計劃下月工作安排。詳細(xì)如下：主體。這是會議紀(jì)要的核心部分。主要介紹會議議定事項。 1、重點(diǎn)將會議所研究的問題和決定事項逐條歸納，做到條理清楚，簡明扼要。不要把會議紀(jì)要寫成會議記錄。 2、要正確地集中會議的意見。沒

9、有取得一致意見的，一般不寫入紀(jì)要。會議沒討論的不得寫入會議紀(jì)要。 3、會議紀(jì)要用“會議”作主語，即 “會議聽取了”、“會議討論了” 、“會議認(rèn)為”、“會議確定”、“會議指出”、 “會議強(qiáng)調(diào)”等。 4、會議紀(jì)要須以第三人稱的語氣來擬寫。 5、會議紀(jì)要沒有落款。個人的幾點(diǎn)心得公文寫作，簡明扼要很重要，要加強(qiáng)這種功力的修煉。語言忌夸張。要努力追求“清水出芙蓉，天然去修飾”的語言境界，夸張的修飾是寫作文，不是寫公文。掌握格式是有效途徑。標(biāo)題的草擬很重要。標(biāo)題要與正文相一致，一目了然。要學(xué)會用分列項式起草公文。學(xué)會用序號區(qū)分。一件事一段文字，邏輯要清楚，忌混亂。 文字是行政人員的職業(yè)工具，公文寫作水平是

10、衡量一名行政人員業(yè)務(wù)能力高低的重要標(biāo)尺。希望各位引起重視、勤學(xué)苦練、提高公文質(zhì)量，維護(hù)企業(yè)形象。第三部分 公文寫作解決方案一、確立為別人而寫的原則擬文的直接目標(biāo)是“四好”： 好讀、好懂、好記、好執(zhí)行讓你自己明白很重要，但讓讀者明白更重要公文“四宜”：宜短、宜實、宜準(zhǔn)、宜平和二、掌握公文寫作的“三步曲”第一步：開頭。交代發(fā)文的背景、依據(jù)、目的，為后面敘述主體進(jìn)行鋪墊。宜開門見山、簡短利落。第二步：主體。闡明具體觀點(diǎn)、敘述具體事項、提出具體要求。宜多費(fèi)筆墨、重點(diǎn)對待。第三步：結(jié)尾。宜寥寥幾筆、謹(jǐn)慎用字。三、層次分明、不重復(fù)段落之間分界清晰，一個段落重點(diǎn)闡述一個方面，提行后闡述另一個方面，但各個段落

11、之間必須是圍繞一個中心觀點(diǎn)展開論證，也就是文章的中心思想。不重復(fù)原則： 每個問題只在文章中講述一次，且講透，不在其它地方再講四、注意邏輯、順序表述符合邏輯要求和一般人的思維習(xí)慣采用直敘法，不要用倒敘法和插敘法注意相互依存關(guān)系五、不犯語法錯誤主語、謂語、賓語齊全正確運(yùn)用標(biāo)點(diǎn)符號不要把日常生活中的表達(dá)方式運(yùn)用到公文表達(dá)中來六、緊湊連貫?zāi)苡靡痪湓挶磉_(dá)清楚的，絕不用兩句話盡量用一個主語把后面的語言串起來語句、段落之間要有連貫性七、力求簡潔一份公文只解決一個問題“復(fù)文”切忌不厭其煩地引述“來文”在報告和請示中，不要向上級大講方針政策盡量用簡短的句子八、準(zhǔn)確明了標(biāo)題要高度概括全文主旨內(nèi)容復(fù)雜、篇幅較長的公

12、文，正文要分段描述直接表述事由或要求，不要轉(zhuǎn)彎抹角觀點(diǎn)明確，不要用模棱兩可、易生歧義的詞句九、公文格式具體要求頁面設(shè)置 頁邊距：上：2.0cm 下：2.0cm 左：2.7cm 右：2.7cm 無頁眉無頁腳 頁碼：普通阿拉伯?dāng)?shù)字、頁面底端右側(cè) 正文格式 標(biāo)題字體：宋體二號字加粗 正文字體：仿宋_GB2312三號字 段落格式：單倍行距，提行空兩格序號的運(yùn)用 第一層 一、 二、 三 、 第二層 （一）（二）（三） 第三層 1、 2、 3、 第四層 （1） （2） （3） 第五層 數(shù)字的用法 公文標(biāo)題、引用文件名中有日期的，必須用大寫數(shù)字（如：二一二年年度總結(jié)報告）；公文最后的落款日期必須用大寫數(shù)字（

13、如：二一二年七月十四日）；正文中凡涉及到日期、數(shù)字等一律只能用小寫數(shù)字。十、充分利用一切工具1、利用模版 2、利用積累 3、請教他人第四部分公文寫作的總體要求與存在的問題一、公文寫作的 一般要求1、正確選用文種，體式規(guī)范2、標(biāo)題準(zhǔn)確反映全文的主題3、觀點(diǎn)明確，闡述清楚，邏輯關(guān)系明了4、簡明扼要，直書不曲5、表述緊湊嚴(yán)密6、用語莊重平實7、概念穩(wěn)定8、用語要禮貌得體9、正確運(yùn)用標(biāo)點(diǎn)符號10、準(zhǔn)確計算二、 公文寫作中容易出現(xiàn)的問題（一） 語言重復(fù)、啰嗦 經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意2012年5月25日5月31日 下午18：45分事故發(fā)生后，公司總部高度重視這次事故，接報事故后，立即-。工作人員24小時夜以繼

14、日輪班作業(yè)。 （二） 詞序、語序不當(dāng)關(guān)于部分三、四號線施工單位拖欠鋼筋、混凝土供應(yīng)商的材料款問題，請建設(shè)總部抓緊給相關(guān)施工單位發(fā)文，限期要求解決。修改：關(guān)于三、四號線部分施工單位拖欠鋼筋、混凝土供應(yīng)商的材料款問題，請建設(shè)總部抓緊給相關(guān)施工單位發(fā)文，要求限期解決。岷江航電工程是樂山市委、市政府及廣大市民備受關(guān)注的大型市政工程。修改：岷江航電工程是備受樂山市委、市政府及廣大市民關(guān)注的大型市政工程。（三）詞義混淆制定制訂 詞義：制定制作、定出。公文中習(xí)慣用在較大場合。 舉例：黨的第十六次代表大會，為我們制定了全面進(jìn)入小康社會的總?cè)蝿?wù)和政治路線。 詞義：制訂制作、訂立。公文中習(xí)慣用于具體規(guī)章制度的訂立

15、。舉例：公司制訂了防火、門衛(wèi)等安全管理制度。和與或 詞義：和表示兩者都是，是并列關(guān)系。與表示兩者對立，是平等關(guān)系?；虮硎緝烧咂湟唬沁x擇關(guān)系。舉例：集團(tuán)公司舉辦的籃球賽經(jīng)過兩天的激烈角逐，A公司和B公司一起進(jìn)入了準(zhǔn)決賽，明天，A公司與B公司將展開爭奪決賽權(quán)的較量，屆時，A公司或B公司將在決賽中向冠軍寶座發(fā)起沖擊。（四）詞語搭配不當(dāng)借閱人必須履行檔案借閱登記制度分析：履行對應(yīng)的是義務(wù)、職責(zé)、承諾等，否則詞不達(dá)意 修改：借閱人必須遵守檔案借閱登記制度為杜絕管理漏洞 分析：杜絕對應(yīng)的是動詞，而不是名詞，管理漏洞屬名詞 修改：為杜絕管理出現(xiàn)漏洞 為杜絕此類情況的發(fā)生嫌疑人應(yīng)為熟悉當(dāng)?shù)丨h(huán)境的本地青年所為

16、 分析：主、謂、賓混亂，主語是嫌疑人，謂語是應(yīng)為，賓語卻是本地青年所為。 修改：嫌疑人應(yīng)為熟悉當(dāng)?shù)丨h(huán)境的本地青年 案件應(yīng)為熟悉當(dāng)?shù)丨h(huán)境的本地青年所為修改:我公司于9月30日召開了先進(jìn)個人和先進(jìn)集體的表彰大會，董事長和公司其他領(lǐng)導(dǎo)同志出席了這次會議 修改：公司法（修訂案）于2019年10月27日經(jīng)全國人大常委會第十八次會議通過，于2019年1月1日起施行。（五）語法錯誤全國人大常委會第十八次會議于2019年10月27日通過公司法（修訂案），并于2019年1月1日起施行。 我公司于9月30日召開了表彰先進(jìn)個人和先進(jìn)集體大會，董事長和其他公司領(lǐng)導(dǎo)同志出席了這次會議 （六）邏輯混亂總公司領(lǐng)導(dǎo)： 201

17、9年4月20日，我公司向總公司呈報了關(guān)于*的請示，在請示中，王總提出了有關(guān)要求，請答復(fù)。 修改：2019年4月20日，我公司向總公司呈報了關(guān)于*的請示，在請示中，王總提出了相關(guān)意見，妥否，請批示?？偛恳筇岣弋a(chǎn)品的折扣優(yōu)惠度，建議從7折提高到9折。 修改：總部要求產(chǎn)品的折扣優(yōu)惠幅度從7折降低到9折。孤本、秘密檔案不予借閱。確需借閱的，須在指定時間內(nèi)歸還。 修改：孤本、秘密檔案原則上不予借閱。如因特殊情況確需借閱的，須在指定時間內(nèi)歸還。2012年上半年，我公司共組織培訓(xùn)30次，其中：總公司培訓(xùn)5次，企業(yè)培訓(xùn)19次。 修改：2019年上半年，我公司共組織培訓(xùn)30次，其中：總公司培訓(xùn)5次，企業(yè)培訓(xùn)1

18、9次，其它培訓(xùn)6次。集中控制室的溫度、濕度要確保符合國家標(biāo)準(zhǔn)，避免磁場干擾和保持清潔，要特別注意防火，并定期檢查室內(nèi)的“八防”，發(fā)現(xiàn)問題及時補(bǔ)救。 修改：集體控制室的溫度和濕度指數(shù)要確保符合國家標(biāo)準(zhǔn)，保持室內(nèi)清潔，避免造成磁場干擾，定期檢查室內(nèi)的“八防”情況，尤其要加強(qiáng)防火工作，發(fā)現(xiàn)隱患及時消滅。解聘李四同志主管職務(wù), 自2019年4月9日起執(zhí)行。 修改：解除李四同志主管職務(wù)，執(zhí)行時間為2019年4月9日（七）附件格式不當(dāng)1、若公文附有附件資料，而公文內(nèi)容中又有涉及附件內(nèi)容，應(yīng)備注說明，如：詳細(xì)情況見附件1。2、若公文附有附件資料，應(yīng)在公文最后加上附件名稱，如有多份附件，應(yīng)當(dāng)逐個列示，格式如下：附件：1、關(guān)于*的辦法 2、關(guān)于*的通知 3、關(guān)于*的方案（八）稱謂問題 2019年3月14日，在天安總公司第一會議室，由天安總公司蔣勇副總主持召開合作方案討論會。參加會議的有天安公司行政部、財務(wù)部、青華設(shè)計院、森達(dá)工貿(mào)有限公司。 修改：2019年3月14日，在天安總公司第一會議室，天安公司副總蔣勇主持召開了合作方案討論會。參加會議的有天安公司、青華設(shè)計院、森達(dá)工貿(mào)有限公司