A02006豐田系列培訓(共47張)(PPT 47頁)

1、高效的工作方法第1頁，共47頁。TFTM的工作當中必要的知識和技巧工作成果業(yè)務知識技巧價值觀行動準則TFTM問題解決法專業(yè)知識TOYOTA WAY（TFTM WAY）一般PC外語商務禮儀工作態(tài)度PDCA 日程管理文件的書寫方式此次講義實施的內容第2頁，共47頁。1.分組討論 各組按下列重點，分為上司的視角，部下的視角就TFTM現(xiàn)存的問題進行討論和歸納。（加入具體實例） 接受工作指示 匯報聯(lián)絡商談 日程管理 資料制作（書寫方式）時間安排 25min：討論 15min：發(fā)表第3頁，共47頁。2.PDCAAction（對策）Do（實施）Check（評價）Plan（計劃）接受指示第4頁，共47頁。PD

2、CA計劃階段的重要性時間2.PDCA通過制作切實的 P（計劃）、縮短 D（實施）C（確認反思省)A（處理）所需要的時間問題對應改善計劃需要較多時間按照計劃完成、不必花費多余的時間第5頁，共47頁。2.PDCA（1）接受指示（把握現(xiàn)狀） 接受指示的同時，需把握開展工作的狀況不要打斷對方的講話，認真聽到最后。如有疑問應等對 方講完再問。記錄要點。將內容歸納為5W2H，簡單重復。（內容） 做什么？（時間期限） 何時進行，何時完成？（地點擔當部門） 在何處進行？（目的） 為何進行？（擔當，負責） 誰負責，和誰一同進行？（方法手段） 用什么方法進行？ （數(shù)量）金額？所需數(shù)量？接受指示的方法第6頁，共47

3、頁。2.PDCA（1）接受指示（把握現(xiàn)狀）接受指示的同時，了解開展工作的狀況把握現(xiàn)狀 收集相關信息，并進行整理（保證完整，準確）把握過去實施過的內容確認所需花費的時間通過交接工作和已有的報告書，使問題明朗化*重點 在下面的P （計劃）中商討對策第7頁，共47頁。2.PDCA（2）Plan（計劃）接受指示的同時，了解開展工作的狀況 在把握工作目的期限等相關信息的基礎上進行工作計劃。針對委派的工作（問題）考慮對策*（根據(jù)情況與上司和老員工商量），并反映到計劃中。 考慮工作的優(yōu)先順序（重要程度，緊急程度），采取有效的手段和有效的順序。 向上司和老員工確認，商量計劃達成的可行性。*重點要反復思考接受的

4、工作（問題點）， 為什么會發(fā)生。第8頁，共47頁。（3）Do（實施）按照計劃確實實施 一邊有意識思考工作的目的一邊開展工作。 實施過程中保持與相關部門的溝通。 根據(jù)狀況向上司進行中間匯報。 狀況有變時，重新討論計劃。（4）Check（評價）是否達到目的要進行，評價和反思 未能按照計劃實施 調查原因（5）Action（對策）考慮更好的對應策略，達到標準化 向上司及相關人員匯報 將評價結果反映到下次的計劃、進行改善 防止再次發(fā)生。2.PDCA第9頁，共47頁。合理的P（計劃）、可以使D、C、A有效進行。但是，計劃是否只停留在自己的腦子里、就可以了呢？計劃不只是為了自己、還是為了與自己以外的相關人員

5、能夠一同確認而制定的書面日程，將進展狀況可視化非常重要為此理解和掌握業(yè)務日程表的制作和管理技巧是非常必要的。重點2.PDCA第10頁，共47頁。管理者的作用2.PDCA（指示時）準確的對部下指示終點（=目標）什么、多少，何時：具體內容由部下自己考慮，但不提示總體方向，全部 交給部下，不能達到人才培養(yǎng)的目的。親自確認Plan階段是部下是否認真考慮了工作內容（時而溫和、時而嚴厲）：因為工作忙，不仔細看內容通過推廣好事例，提高公司整體的能力和效率。標準化橫向展開第11頁，共47頁。3.匯報聯(lián)絡商談制定計劃時（）當不清楚上司的指示內容時自己制作的計劃是否切實可行，需要與上司，老員工進行確認，協(xié)商在制定

6、計劃階段出現(xiàn)不能如期完成等問題時應向上司匯報，進行協(xié)商實際實施時（）實施時間較長（1周以上）時，應對進行狀況進行中間匯報根據(jù)狀況與相關部門進行溝通，并將結果向上司和老員工 切實匯報（1）匯報聯(lián)絡商談的時機第12頁，共47頁。完成時（）工作結束時，應立即進行匯報情況發(fā)生變化時因個人原因想變更指示內容時上司以外的其他人委派工作時（特別是其他部門及公司外 部人員）產生不良后果和出現(xiàn)問題時由于自己的失誤，有可能引發(fā)問題時當認為不能按期完成時（1）匯報聯(lián)絡商談的時機3.匯報聯(lián)絡商談第13頁，共47頁。（2）匯報聯(lián)絡商談的方法3.匯報聯(lián)絡商談直接向發(fā)出指示的人進行匯報根據(jù)情況用文件和便條進行匯報。內容復雜

7、的有必要記錄存檔的需要向他人匯報的根據(jù)狀況，也可用進行匯報。發(fā)送方須注意） 對重要事項必須以書面或當面說明接收方須注意） 需要答復的內容必須回復正確簡潔完整的匯報。預告匯報的主題。（有關 XX 的匯報）最先從結果，然后對理由和經過簡練的講述。（5W2H）不要將事實和自己的意見混淆。第14頁，共47頁。為在準確的時間內能夠向上司匯報提前預定上司的日程填寫到自己制作的日程表里即：日程管理！考慮對方的狀況立場關心事項在適宜的時間匯報適宜的內容重點3.匯報聯(lián)絡商談第15頁，共47頁。貫徹實施日程管理（下次進行介紹）培養(yǎng)部下養(yǎng)成匯報聯(lián)絡商談的習慣，通過、持續(xù)適宜的指導，是提高業(yè)務執(zhí)行能力的 有效方法（具

8、體）一定要改掉這種上司在座位上，好象有時間，就去商談的不良習慣管理者的使命3.匯報聯(lián)絡商談第16頁，共47頁。4.日程管理日程管理的目的是？為使包括自己的相關人員能夠把握業(yè)務進展情況（問題、課題的視覺化）第17頁，共47頁。4.日程管理很好的進行日程管理有什么好處？本人和相關人員在實施之前對“誰”、“做什么”、“什么時候之前完成”、“如何實施”等具體情況把握清晰可以向上司提前報告業(yè)務量較大的時期使相關部門人員明確必須要執(zhí)行的工作（明確業(yè)務上的契約關系責任分擔）第18頁，共47頁。4.日程管理（1）關于細化到詳細的“實施項目” 的系統(tǒng)圖（2）應注意將“實施項目”沿時間軸（日程表的橫 軸）配置的方

9、法項目小項目1234567891011全體日程（報告決裁）企劃公司的經營環(huán)境Toyota Way部長決裁総経理決裁聽取常務副總經理的意見聽取總經理的意見資料制作報告總經理信息收集制作文本聽取常務副總經理的意見（1）（2）第19頁，共47頁。4.日程管理（1）系統(tǒng)圖所謂系統(tǒng)圖將工作按照一定邏輯進行劃分抽象概念具體工作的分解手法通過So How（下一步應如何進行）的邏輯展開，將課題分解為各個具體工作實施最后一項工作后、一定可以達成目標第20頁，共47頁。4.日程管理（1）系統(tǒng)圖必須要做的工作（例：研修企劃）內容企劃決定時期決定地點決定實施對象詢問有經驗者決定講師調查全公司活動日程決定対象人數(shù)收集舉

10、辦場所信息決定并預約舉辦場所So HowSo HowStep1：篩選出完成工作的大項目Step2：細分大項目、篩選制作出詳細的實施項目調查管理層日程第21頁，共47頁。4.日程管理（1）系統(tǒng)圖必須要做的工作（例：研修企畫）內容企劃決定日期決定地點決定實施對象詢問有經驗者決定講師調查全公司活動日程調查經營層日程決定對象人數(shù)舉辦場所信息收集預約舉辦場所內容企畫時期決定場所決定決定實施對象詢問有經驗者調查全公司活動日程調查經營層日程決定對象人數(shù)舉辦場所信息收集決定予約大項目第22頁，共47頁。4.日程管理（1）系統(tǒng)圖1）沒有疏漏、沒有重復的細分工作項目2）工作細分到什么程度注意點第23頁，共47頁。

11、4.日程管理（1）系統(tǒng)圖重點： 考慮細分工作的突破口、篩選實施項目通過5W2H4M找到突破口進行研修決定內容決定日程決定地點決定人員決定預算（What)（When)（Where)（Who)（How Much)第24頁，共47頁。4.日程管理（1）系統(tǒng)圖（參考）所謂4M？特別適用于制造行業(yè)的工作人員Man （人）Machine （設備/物品）Material（材料）Method （方法）第25頁，共47頁。4.日程管理（1）系統(tǒng)圖（參考）5W2H的應用事例1）What2）Why3）Where4）When5）Who6）How7）How Much：經營方針、商品、廣告內容、系統(tǒng)、 零件、活動、培訓內

12、容：目的、期待、理由、原因：地區(qū)、場所、事業(yè)機構、組織等：年、期、月、日、：客戶、相關人員、競爭對手、資格、 能力水平：系統(tǒng)、方法、規(guī)則、標準：金額、數(shù)量、件數(shù)、率 等第26頁，共47頁。4.日程管理（1）系統(tǒng)圖重點：確認大項目是否歸納了子項目的內容例）實施培訓決定內容決定日程決定地點重點：統(tǒng)一同層次之間的具體程度不好的事例）實施研修制作當日主持的講稿概要決定日程決定地點和同層次之間有差異第27頁，共47頁。（1）系統(tǒng)圖細分的標準細分工作，直到明確以下內容：必須進行的工作有哪些具體的成果是什么明確每個項目是否完成能夠明確向其他相關人員可以明確實施項目以每周為單位細分各個項目日程要具體到：4.日

13、程管理第28頁，共47頁。（2）考慮時間的日程制作方法4.日程管理實施內容注意點Step1整理通過系統(tǒng)圖篩選出的實施 項目、考慮項目順序1確認前后項目 的關系Step2確認能否及時完成業(yè)務2使用最快的途 徑(critical path）Step3按業(yè)務期限調整實施日期Step4將實施項目放入日程3確認制約條件第29頁，共47頁。（2）考慮時間的日程制作方法4.日程管理1所謂前后關系明確區(qū)分準備項目和后續(xù)項目（準備項目）實施某項目之前必須完成的項目（后續(xù)項目）某項目不實施就無法實施的項目第30頁，共47頁。（2）考慮時間的日程制作方法4.日程管理2最短途徑是指從實施到結束所花費的最短的時間明確最

14、短途徑后與要求的工作期限作對比。如發(fā)現(xiàn)不能在期限內完成，則需縮短時間3所謂制約條件會議日程、上司日程及和其他部門的關系第31頁，共47頁。4.日程管理- Case Study -你現(xiàn)在是TFTM培訓的負責人。從2月份開始負責集體外出培訓的工作?！娟P于培訓目前了解的情況】必須從現(xiàn)在開始考慮培訓的內容（也就是說、資料制作負責人、講師都沒有決定）現(xiàn)在以你的能力來看，2周后可以向經管會提交決裁【條件】在2月末的經管會上必須匯報此次培訓的整體企劃外出培訓時間為4月34日2天第32頁，共47頁。4.日程管理- Case Study -在這種情況下，你作為負責人必須制作出2月-4月的業(yè)務日程表。請設想業(yè)務內

15、容，實際制作一份日程?！緯r間】個人思考：10min小組間確認：15min第33頁，共47頁?！緟⒖迹ㄌ崾荆号嘤柶髣潯⑦\營方面必須做的工作】4.日程管理- Case Study -決裁企劃委托相關責任人（各部門外包）制作資料委托、調整公司內部講師制作資料上司最后確認確定場所給各部門發(fā)通知統(tǒng)計出席情況翻譯資料（外包或在公司內部進行）給參加培訓人員詳細日程通知資料印刷召集和組織當天運營的事務局人員第34頁，共47頁。4.日程管理為了能在準確的時間向上司匯報事前確認好上司的日程將上司的日程放入自己的日程中認真、細致的研究應形成什么樣的業(yè)務 流程重點第35頁，共47頁。4.日程管理確認部下制作的日程表

16、：業(yè)務流程是否明確確認能否按日程推進工作（特別是匯報、工作開展的具體時間等）=是否切實的實施了工作管理者的作用第36頁，共47頁。（1）首先5.文件的書寫方式 不清楚究竟想說什么內容信息量太大全是文字，沒有讀下去的興趣資料不美觀你是否被上司這樣說過？第37頁，共47頁。（1）首先5.文件的書寫方式那么，什么是讓人一目了然的資料呢？將想說的事情 總結在一張紙內、通過圖形化表達，并讓任何人 都能一目了然（資料的可視化）使用這樣的資料進行說明，立刻可以讓對方：了解把握整體狀況了解各項目的內容了解項目之間的關系第38頁，共47頁。（2）資料制作的具體Step5.文件的書寫方式文本的制作資料的制作Ste

17、p1：明確資料制作的“需求”Step2：題目（向誰傳達什么的設定Step3：文本的構成Step4：資料格式的決定Step5：各構成要素的決定Step6：檢查資料整體第39頁，共47頁。（3）每個Step的重點5.文件的書寫方式Step1：明確資料制作的“需求”從重要度、緊急度的觀點考察 為什么需要這個資料對于需求較低的資料應重新討論一下制作的必要性Step2：題目（向誰傳達什么的設定明確向“誰” 傳達“什么”第40頁，共47頁。（3）每個Step的重點5.文件的書寫方式Step3：文本的構成(1)確認屬性基礎數(shù)據(jù)（性別、年齡等）心理的距離（肯定否定）專業(yè)性（履歷、經驗、專業(yè)等）對方所處的位置（

18、公司、部署、職位、擔當業(yè)務等）關心、感興趣的對象（擅長領域、喜歡的話題）性格（重視過程重視結果等）(2)根據(jù)屬性得出的需求第41頁，共47頁。（3）每個Step的重點5.文件的書寫方式Step4：資料格式的決定資料格式的重點1將思考的流程可視化加框圖注意視線的移動（左右、上下）第42頁，共47頁。（3）每個Step的重點5.文件的書寫方式Step4：資料格式的決定資料格式的要素2平衡各構成要素決定大體的格式、進行空間的分配給重要度較高的內容分配更多的空間3使文件簡潔明朗設置適當?shù)挠喟椎?3頁，共47頁。（3）每個Step的重點5.文件的書寫方式Step5：各構成要素的決定注重“緊湊”和“一目了然”的表達方式回避無用的修飾語和較長的文章 （簡潔單刀直入）盡量詳盡變被動表述為主動表述統(tǒng)一文體突出重點強調部分（文字的大小