物流管理-接受訂貨和訂貨信息系統(tǒng)（34頁）ppt課件

1、第6章 接受訂貨和訂貨信息系統(tǒng) 6.1 接受訂貨和訂貨系統(tǒng)的設(shè)計(jì) 6.2 訂單輸入系統(tǒng)的設(shè)計(jì) 6.3 接受訂貨系統(tǒng)的設(shè)計(jì) 6.4 訂貨缺貨系統(tǒng)的設(shè)計(jì) 復(fù)習(xí)思索題 6.1 接受訂貨和訂貨系統(tǒng)的設(shè)計(jì) 作為集中訂單系統(tǒng)有從訂單信息系統(tǒng)發(fā)掘出物流信息系統(tǒng)的作用。針對顧客的訂單進(jìn)展商品的分配，回答什么時(shí)候可以滿足訂貨，提供出庫信息，出庫信息是作為物流信息進(jìn)展處置的。 訂單系統(tǒng)是計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的入口，基于訂單信息才可以運(yùn)轉(zhuǎn)下面的物流系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)、市場信息系統(tǒng)、財(cái)務(wù)會計(jì)信息系統(tǒng)等。圖6.1 作為信息入口的接受訂貨和訂貨系統(tǒng)顧客訂貨接受訂貨系統(tǒng)商品管理系統(tǒng)商品方案系統(tǒng)物流系統(tǒng)銷售管理系統(tǒng)財(cái)務(wù)會計(jì)系統(tǒng)顧客

2、信息系統(tǒng)銷售分析系統(tǒng) 6.2 訂單輸入系統(tǒng)的設(shè)計(jì) 6.2.1 訂單輸入系統(tǒng)的要點(diǎn) 1.可以支持顧客希望的接受訂貨方式 支持接受訂貨的方式會對這個(gè)企業(yè)的業(yè)績產(chǎn)生宏大的影響。例如，在大型的量販店中全面地實(shí)現(xiàn)了聯(lián)網(wǎng)的接受訂貨和訂貨方式，對聯(lián)網(wǎng)接受訂貨和訂貨對象的廠家的商品趨于固定化，作為本公司以訂貨業(yè)務(wù)為對象的合理化要素，需求尋覓更簡便的方法。 2.正確地掌握訂貨的信息 銷售店鋪在訂單信息中利用本公司商品代碼進(jìn)展訂貨，這樣在制造商方面就必需具有將銷售店鋪的商品代碼正確地進(jìn)展轉(zhuǎn)換的功能。 3.訂單輸入系統(tǒng)應(yīng)該建立可以使企業(yè)獲得必要信息的功能 訂單輸入系統(tǒng)由于處于與公司外部信息入口的重要位置，必需建立企

3、業(yè)獲得信息來源的功能。 6.2.2 訂單輸入系統(tǒng)的范圍 訂單輸入系統(tǒng)的范圍可以思索接納訂單，以及能否將必要的工程進(jìn)展了正確地登錄等。訂貨的接納可以支持多種多樣的接受訂貨的方式，可以順應(yīng)各種各樣的方法并具備輸入訂單方式的功能。 下面思索訂單中應(yīng)該包含什么樣的信息，通常的訂單中有： 確定的顧客； 確定的送貨地點(diǎn)； 確定的商品； 確定的數(shù)量和金額等。 6.2.3 訂單輸入系統(tǒng)的功能 1.訂單輸入 用、所接納的訂單從本公司的聯(lián)網(wǎng)終端進(jìn)展輸入； 渠道銷售人員從到達(dá)的店鋪用進(jìn)展訂單的輸入； 用本公司設(shè)置在店鋪中的終端從店鋪直接進(jìn)展訂單的輸入； 利用增值網(wǎng)絡(luò)VAN從各種各樣的設(shè)備進(jìn)展訂單的輸入。 2.訂單內(nèi)

4、容確實(shí)認(rèn) 普通情況下，接受訂貨信息包括客戶、商品、數(shù)量、金額、到貨期、送貨地點(diǎn)等。除了以上的工程之外，接受訂貨時(shí)的工程還有對方的訂單號、號碼以及特定的事項(xiàng)，還有購入的記錄等。 當(dāng)輸入的工程發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)，與業(yè)務(wù)形狀有關(guān)，一定要停頓當(dāng)前的處置，矯正相應(yīng)的錯(cuò)誤，必需對每一項(xiàng)訂單作出結(jié)束的處置，不可以影響下面的任務(wù)。 3.訂單數(shù)據(jù)庫登錄 輸入的訂單假設(shè)確認(rèn)正確，就可以向計(jì)算機(jī)系統(tǒng)做訂單數(shù)據(jù)庫的輸入處置。在訂單數(shù)據(jù)庫中，包括每一個(gè)登錄的訂單，到全部訂貨出庫后計(jì)算銷售收入為止所保管的訂單形狀。 經(jīng)過這樣的處置，可以將輸入的內(nèi)容進(jìn)展確認(rèn)輸入清單，讓操作員以外的任務(wù)人員對清單的內(nèi)容做再一次確實(shí)認(rèn)，可以起到相互牽

5、制的作用。 將以上的內(nèi)容作為處置的范圍，訂單輸入系統(tǒng)的處置流程如圖6.2所示。圖6.2 訂單輸入系統(tǒng)的處置流程代碼轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)庫客戶主數(shù)據(jù)庫送貨地點(diǎn)數(shù)據(jù)庫客戶確認(rèn)送貨地點(diǎn)確認(rèn)到貨期確認(rèn)接受VAN訂貨接受訂單商品確認(rèn)數(shù)量確認(rèn)金額確認(rèn)其他工程確認(rèn)訂單數(shù)據(jù)庫登錄商品主數(shù)據(jù)庫折扣率主數(shù)據(jù)庫顧客主數(shù)據(jù)庫訂單數(shù)據(jù)庫 6.3 接受訂貨系統(tǒng)的設(shè)計(jì) 6.3.1 接受訂貨系統(tǒng)的要點(diǎn) 1.將訂單信息轉(zhuǎn)換為物流信息 將訂單信息轉(zhuǎn)換為物流信息，就是如何分配庫存做成出庫預(yù)訂的數(shù)據(jù)。在思索分配庫存的情況下，可有集中訂單數(shù)據(jù)后批次處置方法和訂單輸入后立刻進(jìn)展分配的方法。 2.正確地回答到貨期 特別是當(dāng)出現(xiàn)缺貨形狀時(shí)向顧客回答不明

6、確的到貨期時(shí)，會呵斥時(shí)機(jī)損失。 3.將接受訂貨信息和分配信息提供應(yīng)相關(guān)部門 接受訂貨信息假設(shè)只是接受訂貨業(yè)務(wù)人員的信息，就不可以正確地向消費(fèi)部門傳達(dá)市場的情況，使銷售和消費(fèi)的實(shí)踐出現(xiàn)差距，就不可以控制庫存，和導(dǎo)致宏大的損失。企業(yè)活動(dòng)的信息系統(tǒng)就是要發(fā)揚(yáng)信息的作用，正確地向有關(guān)的人傳達(dá)必要的信息。從這個(gè)意義上看，接受訂貨系統(tǒng)也是企業(yè)重要信息系統(tǒng)之一。 6.3.2 接受訂貨系統(tǒng)的范圍 接受訂貨系統(tǒng)包括從訂單數(shù)據(jù)庫中取出由訂單輸入系統(tǒng)所登錄的訂單，到制定出庫預(yù)訂數(shù)據(jù)為止的全過程。出庫預(yù)訂數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移給出庫系統(tǒng)，繼續(xù)完成實(shí)踐的出庫。從訂單到出庫預(yù)訂數(shù)據(jù)之間需求經(jīng)過各種處置，在這個(gè)過程中不限于將全部的訂單做

7、成出庫預(yù)訂數(shù)據(jù)。 圖6.3表示了接受訂貨處置的功能關(guān)聯(lián)圖。圖6.3 接受訂貨處置的功能關(guān)聯(lián)圖信譽(yù)額度檢查訂貨數(shù)據(jù)庫入庫預(yù)定分配供貨方案分配銷售庫存分配實(shí)物庫存分配倉庫日程檢查配車方案分配制定到貨期缺貨數(shù)據(jù)庫出庫預(yù)定數(shù)據(jù)庫 (1)在通常具有庫存、即使發(fā)生了缺貨馬上可以補(bǔ)充的情況下，可以直接進(jìn)展現(xiàn)貨的分配并制定出出庫預(yù)訂的數(shù)據(jù)；即使在不可以分配的形狀下，由于商品馬上可以補(bǔ)充，一旦有入庫，就可以分配出庫。 (2)從接受訂貨到到貨需求一段時(shí)間，缺貨時(shí)對這筆訂單回答不出到貨期限，就會讓顧客產(chǎn)生不信任感，需求對入庫預(yù)訂信息進(jìn)展分配，回答到貨的期限。 (3)從訂貨到到貨的周期較長，會出現(xiàn)銷售短貨的景象，對季

8、節(jié)性較強(qiáng)的商品制定的供貨方案要控制對市場的供應(yīng)。 6.3.3 接受訂貨系統(tǒng)的功能 1.信譽(yù)管理檢驗(yàn)功能 在接受訂貨中，經(jīng)過應(yīng)收款管理所管理的信譽(yù)與訂單所發(fā)生的銷售債務(wù)進(jìn)展信譽(yù)范圍內(nèi)的審核，假設(shè)在信譽(yù)范圍內(nèi)那么接受訂貨，假設(shè)在信譽(yù)范圍以外那么發(fā)出警告，需求相應(yīng)的對策。 2.入庫預(yù)定分配 入庫預(yù)訂需求將訂貨業(yè)務(wù)系統(tǒng)化，并明確什么時(shí)候可以到貨，這是對預(yù)訂到貨進(jìn)展分配的前提。當(dāng)實(shí)踐到貨時(shí)，要取消預(yù)定并將預(yù)定和實(shí)踐的到貨進(jìn)展對比和處置。 3.供貨方案分配 根據(jù)市場的情況控制商品供貨，需求思索如何將有限的量向市場分配。特別是在全國有假設(shè)干個(gè)配送據(jù)點(diǎn)的情況，要及時(shí)地掌握市場的動(dòng)向，根據(jù)市場的需求向各個(gè)配送據(jù)

9、點(diǎn)供貨，使庫存到達(dá)最小、減少浪費(fèi)。 4.銷售庫存分配 所謂銷售庫存就是營業(yè)部門掌握的庫存，是為了訂單的分配與供貨方案相吻合的實(shí)際庫存。商品一旦進(jìn)展了入庫就要更新實(shí)物庫存，同時(shí)根據(jù)供貨方案分配入庫數(shù)量。 5.實(shí)物庫存分配 在分配實(shí)物庫存之前需求思索完成的任務(wù)包括下面3個(gè)方面： 曾經(jīng)進(jìn)展了入庫的預(yù)定分配； 曾經(jīng)進(jìn)展了供應(yīng)方案的分配和銷售庫存的分配； 進(jìn)展直接庫存分配。即使經(jīng)過了以上階段的處置，但還沒有決議在哪一個(gè)倉庫進(jìn)展分配，這就需求在實(shí)物庫存分配階段進(jìn)展確定。也就是說，實(shí)物庫存分配的首要任務(wù)就是決議倉庫。 6.倉庫日程核實(shí) 數(shù)量關(guān)系的分配全部完成了，為了核實(shí)什么時(shí)候能出庫，需求核實(shí)倉庫的日程。要

10、核實(shí)回答了到貨期的出庫預(yù)訂日期能否正是出庫倉庫的休憩日，假設(shè)是休憩日就要往后順延。 7.配車方案分配 預(yù)備好商品之后，到貨日期根據(jù)配送手段也能夠變化。像固定班車那樣，在管理裝載效率的情況下進(jìn)展配車方案的分配，決議出庫日期。配車方案的分配方法與如何制定方案有關(guān)。 8.制定到貨期 訂單登錄后，其結(jié)果是明確何時(shí)可以到貨，確認(rèn)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中全部處置的結(jié)果的處置就是制定到貨期。到以上的第7步為止，進(jìn)展了訂單內(nèi)容確實(shí)認(rèn)和何時(shí)到貨期確實(shí)認(rèn)，系統(tǒng)前往到開場的回答，并等待下一步操作。 9.生成出庫預(yù)訂數(shù)據(jù) 滿足庫存分配等全部的條件，對確認(rèn)了的訂單回答到貨日到貨的情況，生成出庫預(yù)訂數(shù)據(jù)。 10.生成訂貨缺貨數(shù)據(jù)

11、不可以滿足各分配條件的訂單作為訂貨缺貨進(jìn)展登錄，要想知道這些訂單什么時(shí)候可以分配，要生成訂貨缺貨數(shù)據(jù)并存入訂貨缺貨數(shù)據(jù)庫。作為訂貨缺貨數(shù)據(jù)所登錄的訂單，由于還沒有進(jìn)展庫存的分配，根據(jù)下次入庫時(shí)的分配可以得到預(yù)訂出庫數(shù)據(jù)。在可以分配訂單中一部分的情況，進(jìn)展部分出庫，訂單被分割的一部分生成出庫數(shù)據(jù)，一部分成為訂貨缺貨數(shù)據(jù)。全部的形狀在訂貨數(shù)據(jù)庫中用訂單進(jìn)展表示。訂貨缺貨數(shù)據(jù)作為下面訂貨缺貨系統(tǒng)的開場數(shù)據(jù)。 信息處置的流程如圖6.4所示。圖6.4 接受訂貨系統(tǒng)的處置流程配車方案分配配車方案數(shù)據(jù)庫置到貨期確認(rèn)分配情況生成預(yù)訂出庫訂單缺貨預(yù)定預(yù)訂出庫數(shù)據(jù)庫訂單缺貨數(shù)據(jù)庫供應(yīng)方案數(shù)據(jù)庫銷售庫存數(shù)據(jù)庫訂單數(shù)

12、據(jù)庫通訊管理檢查通訊管理數(shù)據(jù)庫庫存數(shù)據(jù)庫入庫預(yù)訂分配供應(yīng)方案分配銷售庫存分配實(shí)物庫存分配倉庫日程確認(rèn)倉庫日程數(shù)據(jù)庫預(yù)訂入庫數(shù)據(jù)庫 6.4 訂貨缺貨系統(tǒng)的設(shè)計(jì) 6.4.1 訂貨缺貨系統(tǒng)的要點(diǎn) 1. 正確地掌握訂貨缺貨的情況 訂貨缺貨系統(tǒng)的第一個(gè)要點(diǎn)就是，如何正確地掌握訂貨缺貨的情況。從接受訂單開場到出庫為止的過程中，需求正確地掌握計(jì)算機(jī)和系統(tǒng)的訂單處于什么樣的形狀。作為訂單的形狀有以下幾種情況。 勝利接納的訂單，由于超出了處置的范圍仍保管著接納形狀； 在處置的范圍，但在預(yù)訂入庫中沒有被分配、在供應(yīng)方案中也沒有被分配的訂單； 在供應(yīng)方案中進(jìn)展了分配，但還沒有在銷售庫存中被分配的訂單； 在預(yù)訂入庫和

13、銷售庫存中進(jìn)展了分配，但在實(shí)物庫存中還未分配的訂單； 曾經(jīng)在實(shí)物庫存中分配了的訂單，但為了等待客戶所希望的到貨時(shí)間而等待出庫的訂單。 在一張訂單上有許多商品的情況，對應(yīng)各商品存在著上面所列舉的各種情況。作為整張訂單，還有這樣的形狀： 不可以分配的訂單； 進(jìn)展了部分商品的分配，被分批出庫的訂單； 進(jìn)展了部分商品的分配，但客戶要求全部一次性送貨時(shí)所等待出庫的訂單。 正確地掌握這些形狀，需求系統(tǒng)對上述情況可以及時(shí)處置并對訂單形狀進(jìn)展監(jiān)視，例如，在入庫后需求判別能否有到了預(yù)訂發(fā)貨日期的情況。 2. 遵守到貨日期對庫存的分配 第二個(gè)要點(diǎn)是，為了遵守回答的到貨日期，如何對庫存進(jìn)展分配。對預(yù)訂進(jìn)展分配、回答

14、到貨日期的情況，按照預(yù)訂對商品能否入庫進(jìn)展監(jiān)視的同時(shí)，預(yù)訂發(fā)生變化時(shí)可以事先調(diào)整。 3. 如何處置訂單的變化 第三個(gè)要點(diǎn)是，如何處置訂單的改動(dòng)。雖然接受訂貨時(shí)可以進(jìn)展分配，全部商品可以出庫，但接受訂貨時(shí)的缺貨也是不可防止的。 6.4.2 訂貨缺貨系統(tǒng)的范圍 訂貨缺貨系統(tǒng)的范圍就是對于全部登錄的訂單所可以做的處置內(nèi)容。這些內(nèi)容主要有訂貨缺貨的改動(dòng)、入庫后的訂貨缺貨分配。對于訂單改動(dòng)后的作業(yè)，根據(jù)改動(dòng)的內(nèi)容進(jìn)展接受訂貨系統(tǒng)的分配，從而發(fā)生接受訂貨系統(tǒng)的信息傳送。訂貨缺貨系統(tǒng)的功能關(guān)聯(lián)，如圖6.5所示。查詢訂貨缺貨訂貨缺貨數(shù)據(jù)庫改動(dòng)訂貨缺貨分配訂貨缺貨接受訂貨系統(tǒng)訂貨缺貨出庫預(yù)訂出庫數(shù)據(jù)庫預(yù)訂出庫數(shù)

15、據(jù)庫圖6.5 訂貨缺貨系統(tǒng)的功能關(guān)聯(lián)圖 6.4.3 訂貨缺貨系統(tǒng)的功能 訂貨缺貨系統(tǒng)可以列舉出下面的主要功能。 訂貨缺貨的改動(dòng)； 訂貨缺貨的查詢； 訂貨缺貨的分配； 訂貨缺貨的指示出庫。 根據(jù)這些功能，從訂貨缺貨開場產(chǎn)生出出庫預(yù)訂的數(shù)據(jù)。 1.訂貨缺貨的改動(dòng) 訂貨缺貨的改動(dòng)是思索公司內(nèi)部所發(fā)生的改動(dòng)和公司外部所希望的改動(dòng)。公司內(nèi)部的改動(dòng)主要是到貨日期的改動(dòng)。根據(jù)入庫預(yù)訂管理系統(tǒng)，在確認(rèn)了改動(dòng)入庫預(yù)訂時(shí)，對于分配入庫預(yù)訂的訂貨缺貨需求進(jìn)展到貨日期的改動(dòng)。 2.訂貨缺貨的查詢 訂貨缺貨的查詢是為了回答客戶的訊問，公司內(nèi)部要知道訂單處在什么樣的形狀，這是系統(tǒng)必要的功能。確認(rèn)對方的方法，最簡單的就是訊

16、問對方的代碼，但是有很多客戶記不住本人的代碼，因此系統(tǒng)需求根據(jù)客戶的號碼或客戶的稱號識別出客戶。3.訂貨缺貨的分配 訂貨缺貨的重要功能就是訂貨缺貨的分配。分配的種類有對預(yù)訂入庫的分配、對供應(yīng)方案的分配、對銷售庫存的分配和對實(shí)物庫存的分配。 分配方法有自動(dòng)進(jìn)展分配和可以閱讀訂貨缺貨情況進(jìn)展分配兩種方法。實(shí)時(shí)分配中，存在著自動(dòng)和人工的分配方法，夜間成批分配處置采用自動(dòng)的方式。自動(dòng)處置的特征是，曾經(jīng)確定了分配的順序，當(dāng)有情況發(fā)生時(shí)與之有關(guān)的分配根據(jù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的判別進(jìn)展自動(dòng)地處置。表6.1表示了具有各種各樣特征、并根據(jù)這些特征按照出庫的及時(shí)性和決議了的分配優(yōu)先順序，確定采用哪種方法最正確的情況。即使在

17、一個(gè)企業(yè)內(nèi)部，也可以根據(jù)商品的特性采用假設(shè)干種方法進(jìn)展組合的方式。自動(dòng)分配人工分配實(shí)時(shí)分配分配優(yōu)先順序可以按照計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的邏輯處置，發(fā)生訂貨缺貨的情況時(shí)找出訂貨缺貨的對象，按照分配邏輯進(jìn)展分配。沒有一定的分配優(yōu)先順序，根據(jù)不同的情況閱讀訂貨缺貨屏幕進(jìn)展分配指示。夜間成批分配按照事先制定的分配優(yōu)先順序由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)展分配。不存在這種方法表6.1 分配方法的特征4.訂貨缺貨的指示出庫 對訂貨缺貨所登錄的訂單，當(dāng)發(fā)生入庫時(shí)要進(jìn)展訂貨缺貨分配，使這些訂單隨時(shí)可以出庫。假設(shè)到了回答的到貨日期就要進(jìn)展出庫處置，但要分為沒有必要向客戶確認(rèn)和需求向客戶進(jìn)展確認(rèn)兩種情況。需求向客戶進(jìn)展確認(rèn)的情況，按照應(yīng)該到貨日期向客戶明確傳達(dá)何時(shí)可以到貨，在客戶曾經(jīng)預(yù)備好接貨的情況下可以自動(dòng)地出庫。 全部訂貨缺貨系統(tǒng)的流程圖如圖6.6所示。圖6.6 訂貨缺貨系統(tǒng)的處置流程訂貨缺貨查詢