新版GSP信息采購中心崗位職責及工作流程(共8頁)

1、信息(xnx)采購中心崗位職責信息(xnx)采購中心 編制(binzh)四人崗位描述：負責股份公司 全部信息包括：原材料、原料包裝、原輔材料、西藥、飲片、醫(yī)療器械、勞保行政辦公用品、設施設備、機器配件、零部件、水暖器材及固定資產(chǎn)，最新的國家對企業(yè)有關政策的信息等收集，詢價、制做計劃采購單、信息保管等工作，為公司領導能掌握集團內(nèi)部各類信息提供第一手資料，為公司采購部、物流部（包括呼市藥廠）提供最新的價位信息及采購計劃，監(jiān)督各部門依照采購計劃執(zhí)行，從而以最低的采購成本獲取經(jīng)濟利益最大的產(chǎn)品。以保證企業(yè)的經(jīng)濟效益不斷增長。信息采購中心主任：直接上級：分管副總崗位職責：主持本信息中心的全面工作。負責對

2、本信息采購中心詢價員的詢價工作的全過程進行全面監(jiān)督并負領導責任。不定期對詢價員的詢價工作進行抽查，根據(jù)信息采購中心專用信箱及詢價員詢價過程的原始匯總數(shù)據(jù)對所發(fā)生的詢價進行審核確認。對各類信息(xnx)進行備份(bi fn)。以上工作相關(xinggun)內(nèi)容須進行保密。信息采購員（一）直接上級：信息采購中心主任崗位職責：一、負責烏地區(qū)原材料的采購信息詢價（根據(jù)生產(chǎn)訂單下達時間）。二、內(nèi)包材的采購信息詢價包括：復合膜、鋁箔、雙鋁、PVC硬片、PVC膜、塑料瓶（15克瓶、36克瓶）、空心膠囊、給藥器（外用潰瘍散）。（根據(jù)生產(chǎn)訂單下達時間）三、外包材的采購信息詢價包括：外包裝的套盒（瓶簽、說明書、小

3、盒、中盒）、大箱。（根據(jù)生產(chǎn)訂單下達時間）四、負責保管原材料供應商合法資質(zhì)證照。（復印件）五、負責保管原材料、內(nèi)包材、外包材所發(fā)生業(yè)務的合同（可以為傳真件）。六、負責收集地區(qū)所有固定資產(chǎn)的信息，包括：購進年限、使用年限，使用單位等。并且按年度整理編輯、存檔，并及時更新。此項工作每年進行一次。七、對以上工作相關內(nèi)容須進行保密。信息采購員兼包裝設計員（二）直接上級：信息采購中心主任崗位職責：一、負責(fz)對地區(qū)(dq)各部門(bmn)所需勞保用品及辦公用品等采購進行購前詢價、制做計劃采購單。二、負責對烏地區(qū)股份公司、藥廠、等單位所需印刷品、各種機器耗材進行印刷、購買，更換前的詢價工作。三、定期更

4、新工作范圍內(nèi)所需要的信息。并對相關信息進行備份。四、負責公司產(chǎn)品的包裝、后期印刷制做等宣傳資料的設計、制作與創(chuàng)新。以公司VI手冊為標準，設計符合要求的公司胸牌、水杯、手提袋等日常宣傳用品；并負責收集、整理日常工作中的包裝文稿及重要文檔等工作。五、負責保管生產(chǎn)品種的各類電子版文稿以及詢價所發(fā)生的電話記錄及各類原始數(shù)據(jù)。六、以上工作相關內(nèi)容須進行保密。信息采購員（三）直接上級：信息采購中心主任崗位職責：一、負責對公司使用的大型機器設備的基本信息進行采集并保管。負責進行購前詢價工作、制做計劃采購單。二、負責對使用機器的零部件、配件、軸承、水暖器材等基本信息的采集、保管，并負責購前詢價工作，制做計劃采

5、購單。三、負責收集國家對企業(yè)有關政策方面最新的各類信息，以備領導隨時查閱。四、定期更新工作范圍內(nèi)所需要的信息。并對相關信息進行備份。五、負責整理詢價所發(fā)生的電話記錄及各類原始數(shù)據(jù)，并歸檔留存。六、以上工作相關內(nèi)容須進行保密。信息(xnx)采購員（四）直接(zhji)上級：信息采購中心主任(zhrn)崗位職責：根據(jù)烏地區(qū)兩大藥品超市小組提供的購進計劃，負責對西藥、中藥飲片、醫(yī)療器械采購進行購前詢價并制做計劃采購單，通知采購部門采購。一負責對新發(fā)生的西藥及醫(yī)療器械供貨商進行采購方面的談判，以保證最合理的價格購進最好的產(chǎn)品。根據(jù)烏地區(qū)兩大藥品超市小組提供的購進計劃，負責對西藥、中藥飲片、醫(yī)療器械采購

6、進行購前詢價并制做計劃采購單，通知采購部門采購。對各類信息進行備份。以上工作相關內(nèi)容須進行保密。工作流程：原材料、內(nèi)包材、外包材詢價：藥廠所需原材料、內(nèi)包材、外包材采購信息由信息采購員根據(jù)烏市藥廠或呼市藥廠物料部提供的詢價采購單詢價，詢價采購單上必須注明所詢原材料的庫存數(shù)量及所要定購數(shù)量，信息采購中心可根據(jù)庫存適當調(diào)整定購數(shù)量。詢價采購單可以是網(wǎng)上傳送或傳真發(fā)送的形式，詢價員以電子詢價函的方式發(fā)給公司原材料及各類包裝、內(nèi)、外包材等供應商進行詢價。供應商把各自的供貨價格發(fā)到詢價員的專用信箱中，詢價員的信箱為保密的形式，密碼由詢價員、信息采購中心主任及分管副總所掌握。由詢價員負責把幾家供應商的供貨

7、價格匯總后進行分析對比，以上一次采購價格為依據(jù)，若價格浮動大或有變化的以及所詢原材料每公斤價格達到1000元以上的特定品種可隨時告知分管副總，由分管副總定奪。匯總后的表格留存，以備分管副總隨時查閱；在選擇合適的價格后，由信息采購員制做計劃采購單，信息采購中心主任根據(jù)信箱的原始數(shù)據(jù)進行確認審核。計劃采購單一份以電子版的方式發(fā)往總經(jīng)理的OA網(wǎng)址，一份以傳真的方式發(fā)給烏市藥廠或呼市藥廠物流部。由烏市藥廠或呼市藥廠物流部具體負責采購事宜、付款、制做合同及后繼催貨等工作；上述采購生效后，詢價員負責把詢價單、詢價匯總表、合同（為傳真件）歸檔收存，以備隨時查閱。如有烏市藥廠或金山藥廠所需特定品種及內(nèi)供品種在

8、以往固定商家有價位方面變化時，必須請示分管領導以及和兩地物流部溝通，以保證價格合理、質(zhì)量過關。物流部須嚴把質(zhì)量關，來貨如有質(zhì)量問題可由物流部負責與供應商聯(lián)系，以便及時處理。物流部在財務報賬時必須附有信息采購中心詢價的計劃采購單，并由分管副總簽字審批否則財務中心不與認可。 勞保用品及辦公用品：根據(jù)(gnj)藥廠、藥品(yopn)超市、股份公司等各部門(bmn)提供的由分管副總簽字的詢價申請單及物料計劃單進行詢價，詢價包括：詢問價格，制定價格及商定開何種發(fā)票等問題。詢價結束后由詢價員制定計劃采購單，信息采購中心主任根據(jù)詢價員詢價過程的原始數(shù)據(jù)對所詢價格進行審核確認。計劃采購單以傳真等方式發(fā)給采購部

9、。由采購部負責購買、付款及開發(fā)票等事宜。詢價員負責將詢價過程的電話記錄及各類原始數(shù)據(jù)進行整理，并歸檔留存，以備隨時查閱。以上詢價如無特殊情況必須在一天之內(nèi)完成，各部門可根據(jù)自己提出的計劃時間與采購部聯(lián)系所購物品，信息中心將不在負責具體催要事情。如有藥廠或股份公司臨時所需數(shù)額較小的，根據(jù)實際情況由采購部臨時自行采購，采購完成后所購買物品價格信息以書面或電話的方式交由信息采購中心備案，并補簽由分管副總審批的詢價申請單。以上采購，采購部須嚴把質(zhì)量關，若所購物品質(zhì)量與所詢價格有差異可及時與信息采購中心聯(lián)系，以便及時調(diào)整、更換。采購部在財務報賬時必須附有信息采購詢價的計劃采購單，并經(jīng)由分管副總簽字，否則

10、財務中心不與認可。三、包裝設計、印刷(ynshu)流程：1、包裝(bozhung)設計：根據(jù)領導(ln do)指令填寫包裝設計申請表一式兩份，包裝設計員按照包裝設計申請表要求，依據(jù)局令第24號、藥品標準、藥品批件、藥品變更批件等相關內(nèi)容對格式、顏色、字體、排版進行包裝設計。設計完成（代理產(chǎn)品由代理商確認后），包裝設計員需進行初校對后傳給藥廠質(zhì)量部包裝審核員進行審核。審核完成的電子版樣稿由包裝設計員留存供日后使用。2、包裝備案：包裝設計人員將審核無誤后的包裝樣稿電子版?zhèn)鹘o公司負責備案人員進行包裝備案。3、包裝印刷：根據(jù)生產(chǎn)計劃定單將所需備案后的包裝整理制作完成，簽字后將樣稿傳給質(zhì)量管理部包裝審核

11、員處進行審核，確認無誤簽字后方可印刷。由包裝設計人員向包裝印刷商提供標準樣稿的電子版。審核簽字稿一式兩份，一份藥廠質(zhì)量部存檔，一份信息采購員處留存以備下次詢價用。包裝印刷商排版后，印刷商以實際樣品或簽字稿進行審核，廠家不再進行復審。如印刷商有特殊要求，可以為其提供審核幫助。四、機器設備、零部件、軸承(zhuchng)股份公司( fn n s)各部門、藥廠(yo chn)、超市等所需構置水暖器材、建筑材料、機器設備、機器設備零部件及化驗室用物品由分管副總簽字后進行詢價。詢價單上詳細注明所詢機器設備，零部件的具體型號，生產(chǎn)廠家。詢價員根據(jù)上述要求進行詢價并制做計劃采購單，信息采購中心主任可根據(jù)詢價

12、員詢價的原始數(shù)據(jù)進行審核。計劃采購單以傳真等方式發(fā)給采購部進行采購。詢價員負責：詢價、制定計劃采購單、商談開何種形式的發(fā)票。具體采購，付款，開發(fā)票等由藥廠采購部負責。少量、急需的零星水暖器材及軸承、各類零部件等由采購人員可根據(jù)實際情況臨時自行采購，采購完成后所購買物品信息以書面或電話的方式交由信息采購中心備案并補簽由分管副總審批的計劃采購單。詢價結果后，詢價員負責將整理過的原始的電話詢價記錄及各類數(shù)據(jù)進行歸檔留存，以備領導查問。采購部嚴把質(zhì)量關，若所購各類零部件、軸承、水暖器材等型號、大小與所要求的不符，采購部可及時與信息采購中心聯(lián)系，以便及時調(diào)整。采購部在財務報賬時必須附有信息采購中心詢價的

13、計劃采購單，并由分管副總簽字審批，否則財務中心不與認可。五、西藥、飲片、醫(yī)療器械：烏地區(qū)兩大超市的驗收員在每周一、周五晚把各組長提供的缺貨計劃報到信息采購中心，計劃可以為傳真等方式。詢價員當晚根據(jù)各組長所報的計劃制做詢價匯總表。每周二、周五的上午以電話的方式和各商家進行詢價。詢價分為現(xiàn)金開票與增值稅開票兩種方式。詢價完成后制做詢價匯總表及計劃采購單，詢價匯總表保留以備有問題時查詢。計劃采購單以傳真的方式發(fā)給藥品超市采購人員進行采購。此工作要求在一個上午內(nèi)務必完成，以免耽誤藥品超市購進時間。詢價員負責：詢價，制做計劃采購單。藥品超市采購人員負責按照計劃采購單上所詢價格及目錄進行采購，并負責付款及后期開發(fā)票等事宜。采購中如有臨時更換品種，變動價格等問題，采購員可及時與信息采購中心聯(lián)系，以便及時更改計劃采購單。采購部在財務中心