第十章檔案信息開發(fā)利用課件

1、第十章 主講人：王桂吟 檔案信息的 開發(fā)利用了解檔案信息開發(fā)利用工作的含義掌握檔案信息的直接利用的方式了解和掌握常用參考資料的種類和編制學習目標檔案信息開發(fā)利用工作概述檔案信息的直接利用工作檔案信息的間接利用工作目錄檔案信息開發(fā)利用工作概述檔案信息的直接利用工作檔案信息的間接利用工作目錄導言總體概況調(diào)研方法導言 信息資源作為生產(chǎn)要素、無形資產(chǎn)和社會財富，與能源、材料資源同等重要，在經(jīng)濟社會資源結(jié)構(gòu)中具有不可替代的地位，已成為經(jīng)濟全球化背景下國際競爭的一個重點。 檔案是社會、政治、經(jīng)濟、文化等各方面活動的真實記錄，是社會各界察往知來的原始憑證，是國家信息資源的重要組成部分。調(diào)研方法導言 檔案信息

2、：來源于檔案的能消除人們不確定性的，反映意見發(fā)生的各種事物運動狀態(tài)方式及其規(guī)律的征象或知識。包括：檔案載體信息；檔案信息內(nèi)容；檔案目錄、索引、指南、論述、述評等檔案再生信息。 檔案信息的開發(fā)：對檔案信息進行加工、整理并將蘊藏于檔案中的有價值的、適應于社會發(fā)展需要的各種知識、信息挖掘出來，最大限度地為廣大利用者所利用，以提高檔案信息利用效率的一種信息整序和傳遞過程。檔案利用： 是指為研究或解決問題而使用檔案，機關(guān)、組織和公民為某一個具體問題，使用檔案館或檔案室保存的檔案 。檔案信息開發(fā)利用工作概述調(diào)研方法第一部分 檔案信息開發(fā)利用工作是指機關(guān)檔案部門根據(jù)本機關(guān)工作的需要，以機關(guān)檔案現(xiàn)存檔案為基礎

3、，運用一定的方法和形式開發(fā)檔案信息，向本機關(guān)乃至全社會的利用者提供檔案信息的一項服務性工作。 檔案信息開發(fā)利用工作是采集、加工、存貯檔案館（室）所藏的檔案信息，以一定的成果形式為社會提供利用服務的工作系統(tǒng)。含義：“利用檔案”和“檔案信息開發(fā)利用工作” 工作對象相同：檔案聯(lián)系： 需求相同：對檔案信息 進行開發(fā)利用 檔案信息開發(fā)利用工作概述“利用檔案”和“檔案信息開發(fā)利用工作”檔案信息開發(fā)利用工作概述 主體不同：前者（利用者） 后者（檔案工作者）區(qū)別： 目的不同：前者（特定目標） 后者（若干方面）“利用檔案”和“檔案信息開發(fā)利用工作”檔案信息開發(fā)利用工作概述 總之，檔案利用工作是利用檔案的條件，利

4、用檔案是檔案利用工作的內(nèi)容，只有兩者結(jié)合才能充分發(fā)揮檔案的作用。分類：檔案信息開發(fā)利用工作概述 從利用者的利用方式分：從利用方向出發(fā)分為：1.學術(shù)利用2.實際利用3.普遍利用 1.直接利用 2.間接利用從利用方向出發(fā)分為：1.3.2.實際利用普遍利用學術(shù)利用分類檔案信息開發(fā)利用工作概述難度最大直接性、間接性廣泛性、教育性從利用者的利用方式分：檔案信息開發(fā)利用工作概述1.直接利用：（機關(guān)最常用的方法） 檔案工作人員通過閱覽、外借、復制、咨詢、檔案證明等服務方式，直接向利用者提供檔案材料，滿足利用需要的工作。 優(yōu)點：充分體現(xiàn)檔案原始記錄性，提供信息最直接，查找利用迅速、準確、方便，很受利用者歡迎。

5、分類：檔案信息開發(fā)利用工作概述2.間接利用：（積極、主動提供信息的方法） 檔案工作人員通過整理、匯集、編寫等方式，對現(xiàn)存檔案信息進行開發(fā)，編輯成各種專門參考材料，向利用者提供完整、系統(tǒng)、精煉的二次信息或三次信息的工作。 優(yōu)點：具有檔案信息開發(fā)的前瞻性、全面性、科學性的特點，免去利用者查閱、摘錄環(huán)節(jié)，特別有利于調(diào)查研究工作。是實現(xiàn)機關(guān)檔案工作根本職能的中心任務是拉動機關(guān)檔案工作其他環(huán)節(jié)的引擎是機關(guān)各項工作的有力保證是提高機關(guān)社會知名度的窗口2.1.3.4.（一）意義檔案信息開發(fā)利用工作概述二、檔案信息開發(fā)利用工作的意義和原則 根據(jù)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、需求導向、創(chuàng)新開放、保障安全、資源整合基本原則，加快檔案

6、信息資源開發(fā)。檔案信息開發(fā)利用工作概述（二）原則1.豐富檔案信息資源的開發(fā)手段。3.加快檔案信息資源開發(fā)利用的市場化進程。 2.拓寬檔案信息資源的發(fā)布渠道。檔案信息開發(fā)利用工作概述（二）原則 1.服務 原則2.開放 原則3.法治 原則二、檔案信息開發(fā)利用工作的意義和原則三、如何做好檔案信息的開發(fā)利用工作檔案信息開發(fā)利用工作概述（一）要提高對檔案信息開發(fā)利用工作的思想認識（二）完善檔案利用的服務方式檔案信息開發(fā)利用工作概述（一）要提高對檔案信息開發(fā)利用工作的思想認識3.克服重視檔案管理上等級而輕視檔案開發(fā)利用的觀點1.克服重視“看好門、守好攤”，輕視面向市場經(jīng)濟的觀點2.克服重視歸檔而輕視利用的

7、觀點檔案信息開發(fā)利用工作概述（二）完善檔案利用的服務方式5.4.3.2.1.廣泛宣傳檔案法和檔案實施法進一步辦好閱覽室掌握利用需要，主動做好服務匯編和公布編研材料熟悉室藏檔案，了解基層情況，使檔案信息的開發(fā)與基層利用需要有機結(jié)合.第一部分檔案信息的直接利用工作檔案信息的直接利用工作第二部分第二部分檔案信息的直接利用工作第二部分檔案信息的直接利用工作檔案信息的直接利用工作的方式：一、閱覽服務二、外借服務三、復制服務四、咨詢服務五、檔案證明六、電子化服務直接利用一、閱覽服務（最主要的方式和途徑）檔案信息的直接利用工作設立閱覽室，做到閱覽服務規(guī)范化 優(yōu)點：減少檔案原件外借次數(shù)，既有利于檔案的保護和保

8、密，又可以擴大利用范圍，縮短利用周期，提高檔案的利用率。The analysis of the research二、外借服務第一部分檔案信息的直接利用工作時間不宜太長，確定借用時間，用后即還。1.暫時借用可長期借用，一般在35年內(nèi)，需要及時跟蹤指導和檢查檔案。2.長期借用The analysis of the research第一部分檔案信息的直接利用工作三、復制服務 檔案復制服務：是指根據(jù)檔案原件制成各種復制本進行利用。 原件副本：是指反映檔案原件全貌的復制本。 摘錄副本：是指僅反映檔案原件某一些部分的復制本。 既可以擴大利用范圍，減輕檔案人員負擔，又可以減少對原件的磨損，有利于延長檔案的壽

9、命。優(yōu)點：The analysis of the research第一部分檔案信息的直接利用工作四、咨詢服務 檔案咨詢服務時指機關(guān)檔案部門或檔案人員以室藏檔案為根據(jù)，通過口頭或書面形式，向利用者提供檔案，解答利用者有關(guān)問題的服務。 既是一種直接為利用者服務的途徑，又是一種宣傳檔案工作、傳播檔案知識的好方法。優(yōu)點：The analysis of the research第一部分檔案信息的直接利用工作五、檔案證明 制發(fā)檔案證明的服務是指根據(jù)利用者的詢問和要求，為證實某種事實在室藏檔案內(nèi)有無記載和如何記載并摘抄出具的書面證明材料。 認真審查申請單；報領(lǐng)導審批并加蓋公章；需登記備查。要求：The an

10、alysis of the research第一部分檔案信息的直接利用工作六、電子化服務 檔案的電子化服務是指機關(guān)檔案室利用電子化辦公設備，使利用者所利用的檔案信息載體由紙質(zhì)向縮微膠片、光盤、磁盤過度。Web BuildingWeb SolutionWeb Consulting2.快速檢索， 提供利用。1.能夠縮小存儲空間，延長檔案的保存壽命3.計算機聯(lián)網(wǎng)信息傳遞更快捷優(yōu)勢檔案信息的直接利用工作第二部分檔案信息的間接利用工作第三部分建議總結(jié)Proposals檔案信息的間接利用工作第三部分 檔案間接利用工作又稱為檔案編研工作，是指機關(guān)檔案部門以室藏檔案為主要對象，以滿足機關(guān)領(lǐng)導和各項業(yè)務工作的需

11、要為主要目的，在研究室藏檔案內(nèi)容的基礎上編寫參考資料，匯編檔案文集，參加編史修志以及撰寫專門著作的工作。一、檔案信息間接利用工作的內(nèi)容和意義（一）內(nèi)容：檔案信息的間接利用工作第三部分一、檔案信息間接利用工作的內(nèi)容和意義（一）具體內(nèi)容Title1.編寫各種參考資料Title2.匯編檔案文集Title3.以室藏檔案為基礎，參加機關(guān)或?qū)I(yè)系統(tǒng)編史修志檔案信息的間接利用工作第三部分一、檔案信息間接利用工作的內(nèi)容和意義（二）意義1.是提高檔案室服務質(zhì)量的一個重要手段3.可以提高檔案管理水平和人員的素質(zhì)4.可以有效地保護檔案原件2.是為機關(guān)工作服務的更有效的途徑意義檔案信息的間接利用工作第三部分二、機關(guān)檔

12、案信息間接利用工作的要求對編研人員的要求：2.應有良好的主體意識4.應具有敏銳的信息頭腦1.應有嚴格的法制觀念3.應培養(yǎng)強烈的創(chuàng)新意識檔案信息的間接利用工作第三部分三、機關(guān)常用參考資料的種類及其編制1.檔案文獻報道型資料包括全宗指南、專題指南、檔案文摘等；2.檔案文獻撰述型資料包括大事記、組織沿革等。檔案信息的間接利用工作第三部分三、機關(guān)常用參考資料的種類及其編制（二）大事記（一）機關(guān)全宗指南（三）組織沿革（四）文件匯編（五）機關(guān)基礎數(shù)字匯集檔案信息的間接利用工作第三部分三、機關(guān)常用參考資料的種類及其編制（一）機關(guān)全宗指南 機關(guān)全宗指南又可稱為全宗介紹，它是以本機關(guān)全宗為對象范圍，以敘述的形式

13、對立檔單位及其檔案的內(nèi)容和成分等情況進行報道的材料。1.是一項不可或缺的基本業(yè)務建設。2.為利用者提供基本線索和背景材料意義：結(jié)構(gòu)：1.立檔單位歷史沿革介紹2.全宗歷史概況3.全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成分介紹檔案信息的間接利用工作第三部分三、機關(guān)常用參考資料的種類及其編制 大事記是指按照時間順序簡要記述一定范圍內(nèi)發(fā)生的重大事件、重要活動的一種檔案參考資料。有機關(guān)大事記、國家或地區(qū)大事記、專題大事記、個人大事記（個人年譜）。（二）大事記檔案信息的間接利用工作第三部分（二）大事記二、編寫說明：說明編輯的原因、目的、任務、用途、選編范圍和取材標準，存在問題等有關(guān)內(nèi)容。三、目錄：按時間順序或?qū)ｎ}順序，由順序號

14、、題名、頁號組成。檔案信息的間接利用工作第三部分（二）大事記1、 標題包括大事記的總標題、記述事件的時間 范圍、編者。例：某某區(qū)某某管理局大事記（1990 1999年）2、編制單位需寫全稱。例：某某區(qū)某某管理局。3、編印日期用中文書寫。例：一九九九年十二月4、 其他需注明事項凡屬“內(nèi)部印發(fā)”、“秘密”等應在封面 左上角處標明。一、封面：檔案信息的間接利用工作第三部分（二）大事記機關(guān)大事記大致有以下內(nèi)容： 第一，本機關(guān)貫徹執(zhí)行黨和國家方針政策中所采取的重大部署、措施及作出的決定、決議。 第二，本地區(qū)、本系統(tǒng)的大事、要事在本機關(guān)的反映。 第三，本機關(guān)召開的重要會議和舉辦的重要活動。四、正文：主要由

15、大事時間和大事記述組成，采用編年體。檔案信息的間接利用工作第三部分三、機關(guān)常用參考資料的種類及其編制五、大事記的編寫要求：1、大事時間的編寫大事時間必須記載準確，避免錯誤和含混不清，一般記載年、月、日；日不清者附于月末，稱“本月”、“是月”；月不清者附于年末，稱“本年”、“是年”；時間相同，不要重復標稱，用等符號表示2、大事記述的編寫要求第一，觀點正確、用材真實。 第二，大事突出、要事不漏、小事不要。 第三，系統(tǒng)條理、簡明扼要。 檔案信息的間接利用工作第三部分（三）組織沿革 組織沿革是系統(tǒng)記述一個機構(gòu)(地區(qū)、行業(yè)）體制、職能等基本狀況變遷過程的一種檔案參考資料。有機關(guān)組織沿革、地區(qū)組織沿革和專

16、業(yè)系統(tǒng)組織沿革等。 組織沿革是系統(tǒng)記述一個機構(gòu)(地區(qū)、行業(yè)）體制、職能等基本狀況變遷過程的一種檔案參考資料。有機關(guān)組織沿革、地區(qū)組織沿革和專業(yè)系統(tǒng)組織沿革等。檔案信息的間接利用工作第三部分 機關(guān)名稱的變更、印信的啟用與作廢、機關(guān)辦公地點的遷移等。 編寫方法：編年法、系列法（組織機構(gòu)、問題）、階段法。組織沿革的編寫主要內(nèi)容 機關(guān)、地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的歷史概況、行政區(qū)劃、建制變更情況； 機關(guān)的性質(zhì)、任務、職權(quán)范圍、隸屬關(guān)系； 機關(guān)內(nèi)部組織機構(gòu)的設置和人員編制的變化 機關(guān)領(lǐng)導人的任免情況；檔案信息的間接利用工作第三部分1、文章法：用文章形式記述組織及人員情況，分章節(jié)作文字敘述。2、表格法：用表格列出組織

17、機構(gòu)序列、名稱、負責人姓名、編制人數(shù)及分工。3、圖示法：用示意圖反映組織機構(gòu)設置及演變，最常見的是樹叉式示意圖。內(nèi)容全面、材料翔實結(jié)構(gòu)合理、脈絡清晰圖文并茂組織沿革的編寫表述方法：編寫要求：檔案信息的間接利用工作第三部分三、機關(guān)常用參考資料的種類及其編制（四）文件匯編 檔案文獻匯編是按照一定的題目對檔案文獻原文材料收集、挑選、編輯和評介而編制的一種檔案編研成果 。 檔案文獻匯編一般由匯編題名、編輯說明、目錄和正文（即檔案原文）等構(gòu)成，而正文以全錄式轉(zhuǎn)錄為主，按一定體例進行編排。 類型：法規(guī)文件匯編、重要文件匯編、發(fā)文匯編、會議文件匯編、專題文件匯編檔案信息的間接利用工作第三部分（五）機關(guān)基礎數(shù)字匯集 基礎數(shù)字匯集（統(tǒng)計數(shù)字匯集）是指以數(shù)量特征