加強統(tǒng)計在檔案工作中的作用

1、加強統(tǒng)計在檔案工作中的作用摘要本文從檔案統(tǒng)計的重要性出發(fā)，分析了當前檔案工作的現(xiàn)狀和作用，提出了如何加強統(tǒng)計在檔案工作中的措施，以使檔案工作可以更科學、合理，使檔案可以發(fā)揮其最大效益。關(guān)鍵詞統(tǒng)計；檔案；利用一、檔案統(tǒng)計工作的涵義和意義(一)檔案工作的重要性檔案工作是提醒檔案工作有關(guān)情況及開展規(guī)律的一項重要工作。中共中央、國務院在對國家檔案局關(guān)于召開全國檔案工作會議的報告的批示中指出：“做好檔案工作。不僅是當前工作的需要，而且是維護黨和國家歷史真實相貌的重要事業(yè)。檔案作為真實記錄歷史內(nèi)容的重要工作決定了檔案價值的長遠性。(二)檔案統(tǒng)計的涵義及意義國務院在關(guān)于加強統(tǒng)計工作的決定中指出，“統(tǒng)計是社會

2、主義建立的一項重要的根底工作，檔案統(tǒng)計是以數(shù)據(jù)的形式準確地反映出檔案工作的真實情況。提醒檔案管理活動的規(guī)律。檔案統(tǒng)計工作為高校檔案事業(yè)開展提供建立性規(guī)劃。檔案的統(tǒng)計工作是用定量的方法，以檔案工作領(lǐng)域中的大量現(xiàn)象為對象。通過從質(zhì)和量的聯(lián)絡中對數(shù)量的觀察、分析和研究，提醒檔案和檔案工作中諸多現(xiàn)象的開展過程、現(xiàn)狀及其一般規(guī)律性。檔案統(tǒng)計包括：檔案數(shù)量的統(tǒng)計，這是最根本的統(tǒng)計。主要包括各類檔案的收進、移出、銷毀、實存數(shù)量等工程；檔案工作的統(tǒng)計，即對整理、鑒定、保管和利用等業(yè)務工作情況的統(tǒng)計；檔案工作根本情況的統(tǒng)計；檔案利用的統(tǒng)計及分析。二、檔案統(tǒng)計的方法及作用(一)檔案統(tǒng)計的方法檔案統(tǒng)計所采用的方法與

3、技術(shù)和一般統(tǒng)計工作的方法與技術(shù)一樣，只不過所涉及的對象是檔案工作領(lǐng)域。檔案統(tǒng)計根本上可以分為：1檔案統(tǒng)計指標選定統(tǒng)計指標確實立是進展檔案統(tǒng)計的根底，也是檔案統(tǒng)計工作的前期準備階段，檔案統(tǒng)計是通過統(tǒng)計指標來表現(xiàn)檔案工作的數(shù)量方面，用數(shù)字的形式來描繪檔案工作中的現(xiàn)象。2檔案統(tǒng)計調(diào)查檔案統(tǒng)計調(diào)查的目的與作用在于獲取原始數(shù)據(jù)，是根據(jù)詳細統(tǒng)計工作目的、任務和要求不同而采用不同的格式，保證統(tǒng)計數(shù)據(jù)可靠、真實、準確。3檔案統(tǒng)計整理檔案統(tǒng)計整理主要是對檔案統(tǒng)計調(diào)查的數(shù)據(jù)進展統(tǒng)計分組、歸納4檔案統(tǒng)計分析檔案統(tǒng)計分析主要是對檔案統(tǒng)計的結(jié)果進展分析研究。(二)檔案統(tǒng)計的作用檔案工作內(nèi)容通常有六個環(huán)節(jié)，即檔案的搜集、

4、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用，在這六個環(huán)節(jié)中，統(tǒng)計是其中一個重要的環(huán)節(jié)，它具有承前啟后的作用，是搞好檔案綜合管理的必要條件。檔案統(tǒng)計是學校檔案事業(yè)建立的重要根底工作。檔案統(tǒng)計是理解和掌握學校檔案的形成、管理、利用情況和檔案事業(yè)開展的重要手段。通過檔案統(tǒng)計資料，可以進一步認識和掌握檔案工作的根底規(guī)律。進步檔案的管理、效勞程度。檔案統(tǒng)計是學校檔案工作開展的根據(jù)。通過統(tǒng)計數(shù)據(jù)?？梢詼蚀_地反映學校館(室)藏檔案的數(shù)量。利用檔案情況，檔案部門工作量大小，人力、物力、財力需求等，以便在指導制訂檔案事業(yè)開展規(guī)劃時作參考和根據(jù)。檔案統(tǒng)計是上級部門對學校檔案事業(yè)監(jiān)視的工具。檔案統(tǒng)計工作，可以客觀地反映學校檔案工

5、作的開展程度，便于上級部門檢查催促。三、檔案統(tǒng)計的現(xiàn)狀檔案的統(tǒng)計工作是檔案工作的根底工作，它是檔案管理計量化、準確化的根底，貫穿于檔案工作的全過程，以數(shù)據(jù)的形式理解和掌握檔案的形成、管理及利用情況和檔案事業(yè)開展的狀況，對檔案事業(yè)的開展起著至關(guān)重要的作用。但長期以來。檔案管理工作根本上是經(jīng)歷型的，側(cè)重于對檔案工作各現(xiàn)象的定性分析和定性研究，往往輕視統(tǒng)計工作。只停留在填報數(shù)字，應會上報任務的階段上，無視對數(shù)據(jù)的合理分析。目前大多數(shù)檔案的統(tǒng)計工作并不盡如人意。還有很多這樣或那樣的問題。不適應如今社會的開展要求。四、充分發(fā)揮檔案統(tǒng)計的效益加強檔案統(tǒng)計工作是搞好檔案管理的重要條件，搞好檔案的統(tǒng)計工作，做

6、到心中有數(shù)，以有效地發(fā)揮檔案的歷史作用及參考和憑證作用，效勞于本單位，效勞于社會，這是檔案管理工作的根本所在。做好檔案統(tǒng)計工作不是最終目的，利用檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)為社會提供效勞才是實現(xiàn)檔案價值的關(guān)鍵所在。如今大多數(shù)的檔案統(tǒng)計工作只限于以數(shù)據(jù)的形式把檔案部門工作人員的業(yè)績以量的形式表現(xiàn)出來，僅僅讓每個工作人員理解到自己或別人的工作狀況，以及根據(jù)當前檔案統(tǒng)計工作做好統(tǒng)計調(diào)查和統(tǒng)計數(shù)據(jù)的整理上報。這只是檔案統(tǒng)計最根本的利用，不能很好地對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進展統(tǒng)計分析，使檔案統(tǒng)計工作來能發(fā)揮其應有的作用。必須把檔案統(tǒng)計工作的重點放在檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的綜合分析研究上，加強對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的分析，才能充分發(fā)揮檔案的最大效益

7、，更科學、更合理的利用檔案，我們必需要在做好檔案統(tǒng)計工作的根底上注意在利用方面下功夫。在日常工作中，可以通過整理、利用、定期檢查核對和統(tǒng)計工作來防止人為和自然毀損現(xiàn)象的發(fā)生，同時及時采取修復和預防措施，使本來完好的檔案繼續(xù)保持完好，從而延長檔案的壽命，充分發(fā)揮檔案的作用。目前我國的檔案數(shù)量正在以幾何級數(shù)的勢態(tài)增長，利用統(tǒng)計數(shù)據(jù)可以清楚理解我國檔案的增長速度和趨勢，進而有目的、有方案地合理安排經(jīng)費的使用；通過統(tǒng)計數(shù)據(jù)還可以掌握本單位信息開發(fā)的利用情況以配合社會需求及時調(diào)整人員、設備的配置，以便更好地開發(fā)檔案信息資源，效勞用戶。檔案統(tǒng)計工作還能反映檔案管理工作的規(guī)模、程度、開展速度。為檔案工作加強

8、和管理提供重要的根據(jù)：從某個單位統(tǒng)計的館藏檔案的數(shù)量、庫房面積、設備的配置等數(shù)字中，能反映出這個單位檔案部門的大致規(guī)模；從各種不同的角度統(tǒng)計出來的數(shù)據(jù)和統(tǒng)計工程中，又能在一定程度上顯示出檔案工作人員的業(yè)務程度和人員素質(zhì)情況。五、加強檔案統(tǒng)計設備的現(xiàn)代化檔案統(tǒng)計的生命在于真實，統(tǒng)計數(shù)據(jù)必須準確。在平時的工作中，要把進步統(tǒng)計質(zhì)量當作大事來抓，采取實在有效措施，通過檔案工作制度化標準化法制化確保統(tǒng)計數(shù)字根本準確，要從檔案根底環(huán)節(jié)抓起，完善規(guī)章制度，建立檔案統(tǒng)計臺賬。總之，做好日常，性工作，使檔案工作標準化、制度化，才能做好檔案統(tǒng)計工作。檔案統(tǒng)計工作需要大量的、浩繁的數(shù)據(jù)，其采集、整理加工必須利用現(xiàn)代設備。進步檔案統(tǒng)計的根底是相關(guān)硬件和軟件的建立。這是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的根本前提。檔案部門首先要注重加強相關(guān)硬件和軟件的建立，大力推進檔案信息管理現(xiàn)代化建立。對計算機軟硬件設備的功能設置要充分考慮檔案統(tǒng)計工作的需求，使檔案統(tǒng)計工作與檔案信息管理現(xiàn)代化建立同步開展。檔案統(tǒng)計工作可以借助阿上檔案信息系統(tǒng)交流檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)，進步檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的時效性和利用效益。同時，