級采購管理程序計劃采購部

1、計劃采購部管理程序 編 號： 文件狀態(tài)： 持 有 人： 編 制： 審 核： 批 準： 2014年08月01日發(fā)布 2014年 月 日實施貴陽南明老干媽風味食品有限責任公司、貴陽南明春梅釀造有限公司Guiyang Nanming Laoganma Special Flavor Foodstuffs Co., Ltd& Guiyang Nanming Chun-Mei brewing company Co., Ltd文件修訂記錄修訂日期版本章節(jié)修訂內(nèi)容修訂審核批準2014/08/010全部新版發(fā)行注：根據(jù)公司發(fā)展需要和執(zhí)行情況，每年修訂一次。1.目的 根據(jù)公司采購管理程序，進一步明確本部門各崗位的

2、職責及工作內(nèi)容，使部門各項工作有一個明確的指導方向，確保公司各類物資及項目采購工作有序進行。2.適用范圍適用于集團公司各類原輔材料、機物料、燃料、機物料和設備、基礎建設施工及維修等所有采購工作，包括供應商的開發(fā)和管理、供應商的合同洽談、合同簽訂，合同執(zhí)行、采購訂單、物資調(diào)度等全過程控制。3.術(shù)語和定義3.1日常調(diào)度物資：指已確定一定的期間價格或是已簽訂期間采購合同的物資（具體見附件清單），日常調(diào)度物資采購實際上就是一個物資調(diào)度的過程，其余物資由相應的采購員根據(jù)公司生產(chǎn)用量及庫存情況自行安排到貨計劃。3.2不銹鋼訂制品：指不銹鋼定制加工產(chǎn)品，如不銹鋼風管、不銹鋼料斗、不銹鋼拉料車、不銹鋼桶等根據(jù)

3、公司要求定制加工的不銹鋼產(chǎn)品。4.職責4.1部門經(jīng)理：負責部門全面工作。4.2部門副經(jīng)理：協(xié)助部門經(jīng)理負責部門全面工作；負責部門績效考核。4.3采購主管：負責所管轄范圍內(nèi)的所有工作及采購員的管理工作。4.4原輔材料（含燃料）采購員：負責分管物資的全面采購工作，包括市場調(diào)研、供應商開發(fā)與管理、供應商評審、物資成本核算、合同洽談與擬定、物資計劃與調(diào)度、到貨跟進、合同執(zhí)行情況跟進、質(zhì)量問題處理等。4.5機物料采購員：負責所有機物料的單據(jù)審核和訂單錄入；負責機物料的調(diào)價、詢價、談價、報批等采購工作；負責機物料到貨跟進、卸貨協(xié)調(diào)及后續(xù)工作的跟進；負責省外機物料的收貨工作。4.6設備采購員：負責設備技術(shù)要

4、求、參數(shù)等的審查與對接；負責供方與使用部門對接過程的協(xié)調(diào)工作；負責市場調(diào)研、調(diào)價、詢價、談價、供方選擇、擬定合同和報批；負責款項支付、到貨情況、合同執(zhí)行情況跟進和驗收協(xié)調(diào)的采購工作。4.7土建采購員：負責土建、基建設施等的新建及維修工作；負責工程量的測量及審核；負責工程造價及成本預算；負責供應商現(xiàn)場對接工作的協(xié)調(diào)；負責供方的選擇、價格洽談、合同簽訂、工程進度跟蹤、工程驗收協(xié)調(diào)等采購工作。4.8物資日常調(diào)度：負責物資日常物資的調(diào)度工作和供方送貨通知、訂單和收料錄入等工作；負責日常調(diào)度物資因質(zhì)量問題或其它特殊情況對生產(chǎn)造成影響的協(xié)調(diào)工作；負責日常調(diào)度物資的到貨情況跟蹤和協(xié)調(diào)。4.9合同訂單管理員：

5、日常合同和文件管理；負責土建、設備類審批流程的進度跟進和合同執(zhí)行情況匯總；負責其他或采購行政性事務（如內(nèi)部會議安排、值班安排、供應商會議召開等）等。5.文件及合同管理5.1文件、合同由合同訂單管理員統(tǒng)一接收，文件接收后應認真審核文件的有效性（即審批流程是否完成），然后交由相應的采購人員進行處理，并作好文件接收時間和轉(zhuǎn)交時間記錄。所有的文件及合同處理完所有相關(guān)事項后，統(tǒng)一交由合同訂單管理員整理歸檔保存。5.2各相應的采購人員接收到合同訂單管理員傳達的文件后，按流程進行報批、跟進和發(fā)放。并對報批時間、返回時間和發(fā)放時間等作好詳細的時間記錄，在流程的審批過程中，次日文件尚未返回的，應及時跟蹤了解審批

6、情況。5.3合同（及協(xié)議）編號統(tǒng)一由合同訂單管理人員按規(guī)定進行編排和登記，以確保合同及編號的唯一性。5.4收到審批完畢的合同（公司已蓋章），應立即轉(zhuǎn)交相關(guān)的采購人員，由采購人員組織供方進行簽字蓋章，雙方簽字蓋章完畢后于當日交行政綜合部按公司流程進行發(fā)放和存檔；收到已經(jīng)雙方簽字蓋章的合同（系統(tǒng)內(nèi)）時，統(tǒng)一由合同訂單管理員打印存檔，并知曉相關(guān)采購人員，如合同需返供方一份的，由采購人員及時處理并作好相關(guān)的接收和確認記錄。5.5收到外來文件時，由采購人員作好接收時間記錄，并按流程及時處理相關(guān)事項；如收件人不是不是相關(guān)事務負責人員，應立即告知相關(guān)事務負責人員并轉(zhuǎn)交文件。5.6公司所有文件（合同、采購訂單

7、及供應商質(zhì)量改進對策表等正常傳遞除外）需對外傳遞和發(fā)放時，一律須經(jīng)部門負責人審批同意；原輔材料驗收標準發(fā)放還須作好發(fā)放登記表，以便跟蹤和追溯，驗收標準發(fā)放原則上僅針對有強烈合作意向的供應商進行發(fā)放，或作合同附件時用，一般情況下口頭進行交流。5.7收到公司內(nèi)部管理文件時，應作好相應的記錄和歸檔，及時更新過時無效的文件，以確保文件的有效性和唯一性。5.8合同訂單管理員每周一須對各采購員（指設備、土建項目類）處理的報告文件處理進度和合同執(zhí)行情況（預付款項支付情況、貨物交期等）進行匯總并報部門負責人和分管領(lǐng)導，以及業(yè)務歸口部門及其分管負責人。原輔材料、包裝材料、燃料等采購合同須適時跟進合同期限，合同到

8、期前一個月務必提醒相關(guān)采購員。原輔材料、包裝材料、燃料等采購合同執(zhí)行情況由各采購員時時進行統(tǒng)計，每半月匯報一次。5.9所有的文件和合同存檔應建立檔案清單，規(guī)整、有序，以便于查詢。部門內(nèi)部存檔的文件及合同必須確保唯一性，其他任何人員不得私自留存和復印。所有文件及合同查閱由合同訂單管理員調(diào)取，如因其他用途須進行復印的，且使用完畢后返回本部門的，須交由合同文件管理員處理。部分原材料合同因需時刻下系統(tǒng)訂單使用頻繁的，可暫由采購人員履行保存職責并負保管責任，但仍需按正常的合同及文件管理入檔登記，同時合同文件管理人員須作好記錄。合同履行完畢或終止后立即將合同交由合同文件管理員歸檔。6.采購管理工作6.1原

9、輔材料采購、包裝材料及燃料采購6.1.1首批試樣6.1.1.1產(chǎn)品原輔材料及燃料首次采購（或供貨）須要求供應商提供有效的相關(guān)資質(zhì)證明（鮮活類物資還須對加工現(xiàn)場進行考察和評定），經(jīng)審核符合公司供應商管理機制相關(guān)規(guī)定后，根據(jù)公司質(zhì)量標準要求通知供應商送樣。收到供應商樣品后，填制原輔材料首批送樣申請表經(jīng)部門負責人同意后一并交質(zhì)量技術(shù)部（科）組織試樣，試樣合格后方能進行批量采購。根據(jù)試用結(jié)果，必要時可多次試用進一步論證（原則上不超過三次）。6.1.1.2包裝材料采購。根據(jù)公司實際需求情況，確實需要整合和變更供應商的，要求供應商提供有效的資質(zhì)證明，通過審核符合公司供應商管理機制相關(guān)規(guī)定后報部門負責人。經(jīng)

10、部門負責人同意后，可先提供公司樣品要求供應商參考報價進行對比。如價格與公司現(xiàn)行價格相比存在一定優(yōu)勢的，匯報總經(jīng)理同意并簽訂樣版保密協(xié)議后方能發(fā)放公司樣板文稿給供應商進行打樣（書面通知質(zhì)量技術(shù)部提供）。打樣完畢，樣品經(jīng)質(zhì)量技術(shù)部（科）檢驗達到要求后進行小批量試用，試用合格方能進行批量采購并簽訂合同。6.1.1.3各類物資的試樣數(shù)量與質(zhì)量技術(shù)部（科）進行溝通后根據(jù)實際情況進行決定。如涉及財務結(jié)算的，須按流程對價格進行審批同意后方能安排送樣。樣品價格原則上不得高于當時同類物資的執(zhí)行價格。6.1.2供應商管理6.1.2.1合格供方管理公司穩(wěn)定的合格供方，每半年需對供應商的資質(zhì)資料進行一次梳理和更新，以

11、確保供應商資質(zhì)的有效性。同時根據(jù)公司供應商管理機制按月進行評審（包括送貨及時度、質(zhì)量情況、合同執(zhí)行情況、售后服務等），同時每季度進行一次綜合評審（公司質(zhì)量部們和生產(chǎn)部門參與），按規(guī)定對供應商進行評價、優(yōu)化和淘汰，并保留相關(guān)的評審記錄資料。6.1.2.2新供應商管理新供應商（老供應商供應新物料亦視為新供應商）首批送樣試用合格后，根據(jù)公司計劃需求安排批量供貨，并對其供貨情況及質(zhì)量進行跟蹤，批量送貨達三次后，須根據(jù)供應商管理機制進行一次綜合評定（公司質(zhì)量部們和生產(chǎn)部門參與），評定是否納入合格供方，并保留相關(guān)的評審記錄。6.1.2.3潛在供應商管理 在接收到潛在供應商的資質(zhì)資料時，應根據(jù)公司供應商的準

12、入標準進行篩選，對符合公司要求的供應商進行建檔保存，并不定期進行回訪和跟進。6.1.3市場調(diào)研每周必須對原輔材料及燃煤進行一次市場調(diào)研和淺析，并以書面形式報部門負責人及分管領(lǐng)導。并建立市場調(diào)研檔案，每三個月對每種原料作一次市場走勢分析并繪制趨勢圖表。紙箱、玻瓶、商標等包裝材料已簽訂全年期間采購合同的物資平時可不作具體市場調(diào)研，但也應該不定期關(guān)注，發(fā)生重大變化時應及時上報。6.1.4采購流程6.1.4.1物資使用部門填寫并錄入采購申請單經(jīng)物流部（科）核庫簽字后，報計劃采購部進行采購。按原輔材料、包裝材料、燃料安全庫存管理目錄中的采購周期提前申購，提前申購時間原則上不得低于采購周期。簽收受理采購申

13、請單后，首先應對采購數(shù)量級時間的進行審核和調(diào)研，并結(jié)合即時市場情況，可對申購數(shù)量進行一定的調(diào)整。但如果數(shù)量突破公司最高庫存限量的，應經(jīng)部門負責人和分管領(lǐng)導同意并報內(nèi)控部審核后報總經(jīng)理審批，最終審批同意后執(zhí)行。6.1.4.3采購前須對該物資的市場情況進一步摸底和了解，并結(jié)合前期的市場調(diào)研所分析的預期情況進行對比和論證，同時應充分考慮市場情況、公司的生產(chǎn)計劃、日用量、庫存情況（含庫存能力）等，以及交期內(nèi)市場的預期變動情況，進行科學合理的分析，作出充分合理的采購計劃和決策。并根據(jù)公司成本核算模板進行核算價格，以作定價依據(jù)。成本核算時應綜合考慮其他成本指標的現(xiàn)時情況、質(zhì)量情況和其他客觀存在的影響（如季

14、節(jié)性或是需求的緊急情況等），并進行說明，以確保采購價格的合理性。6.1.4.4菜油、大豆、味精、干辣椒、馬口鐵、大豆、花生、白糖、燃煤、雞腿等采購量較大且易受市場影響的大宗物資采購時，通過充分的即時市場調(diào)研后，還應提取近3個月至半年的市場走勢記錄進行分析，綜合參考往年同期市場情況和同期采購價格以及同時期之后的市場走勢情況。6.1.4.5通過市場調(diào)研分析、詢價和選擇供應商（原則上從合格供方考慮，新供應商需進行資質(zhì)審核和試樣）后，根據(jù)成本核算單價與供應商進行充分議價并確定最終采購價格，并采取適合的采購方式。如與供應商在洽談后，對方未能在要求時間內(nèi)到貨的，應及時反饋給物資申請部門和物流部（科）。注：

15、1、菜油、大豆、味精、干辣椒、馬口鐵、商標、大頭菜、大豆、花生、白糖、燃煤、香辣菜包裝袋、雞腿、雪里蕻等用量大、日用量較為穩(wěn)定，公司具備足夠的庫存能力和足夠安全庫存的物資無需使用部門或物流部（科）申報需求計劃，根據(jù)生產(chǎn)計劃和市場情況直接進行采購。采購申請單和訂單按已審批的合同或訂購單錄制后報內(nèi)控部審核。2、每次合同簽訂或定價時，各相關(guān)的采購人員應作好的市場即時價格、采購價格紀錄表，以供下次簽訂合同時對比和參考，充分把握和了解價格差異的原因。6.1.4.5.1非合同采購6.1.4.5.1.1確定供應商、價格及數(shù)量等后，編制采購單（含供應商、訂購數(shù)量、單價、付款方式、票據(jù)類型、到貨時間等）經(jīng)部門領(lǐng)

16、導或分管負責人審批后報內(nèi)控部按公司采購管理程序進行審批。最終審批同意后，將單據(jù)按約定的聯(lián)系方式傳遞給供方確認，并要求供應商按約定及時組織送貨。特殊情況與供應商達成一致協(xié)議后，可先行錄制采購訂單，注明屆時以入庫單進行簽價，通知供應商按要求先行送貨。但原則上采購價格不得高于同一種物資當時執(zhí)行價格。6.1.4.5.1.2收到經(jīng)審批的采購單后，及時錄制相應的系統(tǒng)采購訂單報內(nèi)控部審核，并在紙質(zhì)單按上注明相應的系統(tǒng)訂單編號及錄單日期，以確保單據(jù)的唯一性，避免重復錄單。已錄系統(tǒng)的采購訂單統(tǒng)一由合同訂單管理員保管。6.1.4.5.1.3將經(jīng)內(nèi)控部審核的采購訂單轉(zhuǎn)化成收料通知/請檢單并審核，并將相關(guān)的系統(tǒng)訂單編

17、號和收料單號知曉供應商，以便對方填寫貨物銷售清單相關(guān)信息。6.1.4.5.1.4通知供應商及時按要求組織發(fā)貨并跟催，在計劃到貨時間期限前2日內(nèi)，必須再行一次跟催，以確保物資按時到貨。6.1.4.5.2合同采購6.1.4.5.2.1確定供應商、價格和數(shù)量等后，根據(jù)雙方的洽談的事項及約定，擬定采購合同并填寫經(jīng)濟合同評審記錄表。合同經(jīng)部門經(jīng)理和分管領(lǐng)導同意后，報內(nèi)控部按公司采購管理程序進行報批。6.1.4.5.2.2最終審批同意后，通知供應商簽字蓋章并進行簽約監(jiān)督。如以傳真或其它形式進行傳遞的，嚴格按合同上約定的聯(lián)系方式進行傳遞，并作好收發(fā)確認記錄。6.1.4.5.2.3合同經(jīng)雙方簽字蓋章完畢后，將

18、原件交給行政綜合部，由行政綜合部存檔和分發(fā)。收到行政綜合部分發(fā)的合同文本后，須返供應商一份的，立即按約定的聯(lián)系方式傳給對方并作好收文確認記錄。根據(jù)公司集團總公司及各分子公司實際用量進行分配和錄制采購申請單和采購訂單后報內(nèi)控部審核。根據(jù)實際情況，可分批錄制采購訂單，但必須在合同上注明相應的訂單編號、錄單日期和交貨地點，且錄單人署名。采購訂單錄制完畢后，根據(jù)公司生產(chǎn)計劃、用量和庫存等情況，給供應商下達發(fā)貨計劃，發(fā)貨計劃必須以和素面形式或可以記錄追溯的通訊方式（如郵件）。根據(jù)對方的發(fā)貨數(shù)量、車號、預計到貨時間等下推收料通知/請檢單，并將相關(guān)的訂單編號和收料單號發(fā)給供應商，要求對方嚴格按公司規(guī)定填寫貨

19、物銷售清單。原則上，一份貨物銷售清單對應一份收料通知/請檢單和一批次（車次）貨物，確保收料單、檢驗單、車次、到貨時間的一一對應。跟催貨物到貨情況，并協(xié)調(diào)收貨和驗收等事宜。如味精、白糖等公司庫存及卸貨能力有限，且一次性到貨數(shù)量較大又不能耽誤時間的物資，在貨物發(fā)出后，應提前將預計到貨時間通知相應的物流部（科）。6.1.5日常調(diào)度（指日常調(diào)度物資）6.1.5.1簽收受理采購申請單后，應進行仔細的審核，如發(fā)現(xiàn)異?；虼嬖谝蓡柕葢皶r和物資申請部門對接和了解情況，全部落實清楚后，根據(jù)數(shù)量按既定的供應商和價格將系統(tǒng)采購申請單進行分配并轉(zhuǎn)化成采購訂單，然后報內(nèi)控部審核。6.1.5.2輸錄采購訂單時，因注意核實

20、各供應商物料單價、稅率及交貨時間等，特別是農(nóng)副產(chǎn)品類物資的稅率，應重點予以關(guān)注和了解。6.1.5.3采購訂單審核完畢后，立即轉(zhuǎn)化成收料通知/請檢單并審核。同一供應商同一到貨批次同一交貨地點可用同一份收料通知/請檢單。同時將到貨時間、數(shù)量、訂單號和收料單號等用名商通（或書面形式和其他固定的可以直觀追溯的聯(lián)系方式）通知供應商按時保質(zhì)保量送貨。為了確保生產(chǎn)的物資供應，正常情況下，須于每日10:30之前將所有的單據(jù)處理完畢并下發(fā)至供應商。同時，因要求各供應商每天如11:00還未收到計劃通知的，應主動打電話咨詢物資調(diào)度人員，以免因網(wǎng)絡及信號不暢等原因收不到計劃通知。6.1.5.4供應商接到通知后，如個別

21、供應商無法按要求到貨的，應立即調(diào)整和更改采購訂單并重新報內(nèi)控部審核。如某類物資無法按時到貨的，應及時反饋各物資申請部門和物流部（科）。6.1.5.5如物資數(shù)量、到貨時間出現(xiàn)了重大差異，或是臨時進行計劃的，受理采購申請單后，應第一時間先與供應商溝通后再按流程處理訂單，如供應商無法按要求到貨的，應及時反饋給物資申請部門和物流部（科）。6.1.5.6日常調(diào)度物資必須嚴格按公司規(guī)定要求供應商填寫公司專用的貨物銷售清單（即送貨單），并對應通知的訂單號、收料單號、交貨地點、交貨時間等按時保質(zhì)保量送貨。原則上收貨數(shù)量不得高于公司的收貨偏差規(guī)定。6.1.5.7要求供應商在加工及送貨的過程中，如發(fā)生停電、停水和

22、交通事故的突發(fā)情況時，應立即通知物資調(diào)度人員，物資調(diào)度人員立即向物資申請部門和物流部（科）反饋情況，并盡力協(xié)調(diào)其他供應商補貨或調(diào)整生產(chǎn)。6.1.5.8加強與各物流部（科）的溝通，要求物流部（科）予以充分配合，無物資在計劃到貨時間前30分子至1小時內(nèi)物資尚未到貨的，應立即告知物資調(diào)度人員，以便跟催，以確保公司生產(chǎn)正常進行。6.1.5.9加強與生產(chǎn)部門和財務部（生產(chǎn)計劃安排）的溝通，鮮活類物資在需要暫停生產(chǎn)或暫停一段時間（3天以上）后重新計劃的，需提前至少3日通知計劃采購部。6.1.6質(zhì)量管理6.1.6.1來料檢驗6.1.6.1.1貨物按計劃到貨后，由物流部（科）報檢和組織卸貨事宜。檢驗無質(zhì)量問題

23、正常收貨入庫，如經(jīng)驗收存在質(zhì)量問題的，由質(zhì)量技術(shù)部（科）根據(jù)來料驗收管理控制程序啟動讓步接收流程。6.1.6.1.2受理讓步接收流程以后，應仔細審核各項指標，特別是不合格項。應充分考慮物資的特性、該指標對物資在存儲及使用過程中的影響、公司該物資的即時庫存和驗收結(jié)果等情況，拿出合理的處理意見。涉及處罰及扣項的必須處理意見先行與供應商溝通，對方同意后才能進入下一流程。如最終對方不同意，則作退貨處理并要求及時將貨物拉離公司，流程下一步轉(zhuǎn)入物流部（科），并知會各相關(guān)部門及人員。6.1.6.1.3如質(zhì)量問題非常嚴重，按來料驗收管理控制程序直接作退貨處理，同時通知供應商及時退貨并作好時間記錄。如兩個部門不

24、同意接收，受理讓步接收流程后及時將質(zhì)量情況反饋給供應商。如供應商存在異議的，可書面向質(zhì)量技術(shù)部（科）書面提出復檢，或組織內(nèi)控部一起現(xiàn)場進行查看后拿出處理意見并按讓步接收流程進行辦理。影響口感及質(zhì)量安全的指標超標一律不予讓步接收和復檢。6.1.6.1.4因質(zhì)量問題需增加人工費用的，可預先和相關(guān)部門進行溝通，對產(chǎn)生的費用進行大概估算，參考估算的數(shù)額按“收支兩條線”的原則進行處罰，由公司按流程對產(chǎn)生的人工進行審核后支付，不直接由供應商承擔產(chǎn)生的人工費用。6.1.6.1.5公司專用的商標標簽、紙箱、玻瓶、瓶蓋等物資，經(jīng)檢驗不能投入使用的，一律不能退貨，必須就地銷毀。6.1.6.1.6無論是退貨（含銷毀

25、）還是讓步接收的物資，均應及時將質(zhì)量問題反饋給供應商，并要求對方提高質(zhì)量意識，對各項質(zhì)量問題進行分析和總結(jié)，加強生產(chǎn)管理，以避免類似問題的再次出現(xiàn)。6.1.6.1.7應加強與物流部（科）溝通，退貨物資在約定時間內(nèi)尚未拉走的，要求物流部（科）及時反饋給計劃采購部。根據(jù)物流部（科）反應的情況，及時和供應商溝通并要求說明原因。如因特殊原因延時的可限定時間拉走，如故意拖延的，應進行處罰并報內(nèi)控部審核。6.1.6.2不合格品處置6.1.6.2.1受理經(jīng)行政綜合部審批“屬供方責任”的不合格品處置審批表后（涉及半成品和成品的，還須財務部們進行成本核算后方能受理），應仔細審核物資供應商、進貨批次、車次、供貨數(shù)

26、量、質(zhì)量原因以及來料驗收和處罰記錄等，以免處罰不合理或重復處罰。同時應對物資單價、剩余數(shù)量、款項支付情況及供方保證金等進行仔細審查，以避免風險。6.1.6.2.2對物資的相關(guān)信息進行了解和審查完畢后，將相關(guān)的質(zhì)量問題及使用情況等反饋給供應商，并與供應商協(xié)商處理辦法和決定。與供應商對接達成一致處理意見經(jīng)部門負責人審批后報內(nèi)控部審核。涉及到經(jīng)濟處罰或由供方承擔經(jīng)濟損失的，處理完畢后應要求供應商確認和簽章。6.1.6.2.3內(nèi)控部審核同意后，將文件發(fā)放至財務部、質(zhì)量技術(shù)部（科）、物流部（科）和相應的生產(chǎn)部門并作好相關(guān)的發(fā)放記錄，最后由合同訂單管理員對文件整理歸檔保存。6.1.6.2.4最終判定需作退

27、貨處理的物資，應及時通知供應商并要求在規(guī)定時間內(nèi)將貨物拉走。公司專用物資以及涉及的半成品和成品一律不能作退貨處理，由公司自行處置，但屬供應商責任的應由供方承擔相應的損失。6.1.6.3質(zhì)量違約及改進6.1.6.3.1同一供應商供應的物資在供貨及使用過程中質(zhì)量問題發(fā)生比較頻繁或比較嚴重的，質(zhì)量技術(shù)部（科）可下發(fā)供應商質(zhì)量改進對策表或供應商質(zhì)量違約判定表。.2采購人員收到供應商質(zhì)量改進對策表后，應與當日傳真或通知供應商前來處理（應作好發(fā)放時間記錄），并要求供應商在規(guī)定時間內(nèi)對質(zhì)量原因、整改措施等進行詳細的分析和填寫后傳至質(zhì)量技術(shù)部（科）和計劃采購部，并進行跟催。采購人員收到供應商返回的供應商質(zhì)量改

28、進對策表后，對應同原供應商質(zhì)量改進對策表空白底稿一起交由合同訂單管理員進行存檔。.3 采購人員收到供應商質(zhì)量違約判定表后，應根據(jù)文件內(nèi)容與供應商進行充分的溝通和洽談，作出處理意見經(jīng)部門負責人同意后報內(nèi)控部審核。文件處理完畢后發(fā)至財務部、質(zhì)量技術(shù)部（科），物流部（科）和相關(guān)生產(chǎn)單元負責人或指定人員，發(fā)放完畢后交合同訂單管理員整理歸檔。 6.1.7物資入庫及結(jié)算6.1.7.1物資到貨經(jīng)驗收完畢后由物流部（科）進行辦理入庫，入庫完畢將入庫單傳遞財務部（科）進行辦理結(jié)算事宜。如經(jīng)財務部（科）審核該物資未簽訂合同或未定價的，將入庫單據(jù)轉(zhuǎn)給計劃采購部進行定價。6.1.7.2收到財務部（科）遞交的未確定價格

29、的入庫單后，對物資的各項檢測指標進行審核，根據(jù)實際檢測結(jié)果，結(jié)合調(diào)貨時雙方洽談的價格進行確定價格后按流程進行報批。6.1.7.3如供應商為新供應商的，應在入庫單上注明扣留一定的質(zhì)量保證金，具體根據(jù)該批次貨物總價值確定。6.1.7.4入庫單據(jù)報批完畢后發(fā)給財務部（科）按流程進行辦理結(jié)算事宜。6.7.8質(zhì)保金退還6.1.8.1收到供應商要求退還質(zhì)保金的書面申請后（原件、簽字蓋章），及時與財務部對接，查核一下對方的質(zhì)保金扣留情況，然后報部門負責人和分管領(lǐng)導簽字同意后發(fā)給財務部并知曉各生產(chǎn)單元物流部（科）。6.1.8.2如該供應商物的資尚未全部使用完畢的，應及時與物流部（科）進行協(xié)調(diào)，原則上優(yōu)先安排使

30、用。6.1.8.3如該供應商的物資已全部使用完畢的，督促和跟催各相關(guān)部門及時予以辦理質(zhì)保金退還事宜。6.2設備采購（此處的設備采購是指區(qū)別于機物料范疇的簡易設備、小型設備等的設備）6.2.1采購流程6.2.1.1常規(guī)采購6.2.1.1.1受理經(jīng)審批同意的報告文件后，必須詳細審核。文件是否按程序簽署完畢，方案、技術(shù)參數(shù)及要求等是否完整。審核無異議后，便進行具體的市場調(diào)研，選擇符合要求的供應商進行對接。如供方為新供應商的，應對供應商的背景(包括信譽和技術(shù)能力等)進行調(diào)查和了解，對供方資質(zhì)進行收集和審核，同時應在合同擬定時考慮如何進行一些必要的約定，以避免采購風險。6.2.1.1.2通過市場調(diào)研和摸

31、底，經(jīng)過了解和對比后，選擇至少2家較優(yōu)的供應商，并協(xié)調(diào)供方與使用部門和設備部（科）進行充分溝通和交流，對技術(shù)要求、方案等進行探討、優(yōu)化和確認。如方案及技術(shù)參數(shù)等需供方提供的，供方提供詳細的方案和技術(shù)參數(shù)后必須經(jīng)使用部門和設備部（科）確認。使用部門和設備部（科）屬分子公司或是有分管領(lǐng)導的，還須經(jīng)分子公司負責人或分管領(lǐng)導進行審核。6.2.1.1.3技術(shù)要求及方案等最終確認完畢后，要求供應商根據(jù)雙方認可的技術(shù)要求和方案進行報價（報價文件應蓋章，屬個人的應簽字）。然后比價、談價、和洽談合同及相關(guān)約定（洽談時，原則上不主張預付款）。成熟設備采購，應提取之前的采購合同及相關(guān)資料文件進行參考和對比，對合同條

32、款、技術(shù)參數(shù)等進行認真比較，同時參考之前的采購價格，以確保采購的合理性。6.2.1.1.4根據(jù)雙方洽談的結(jié)果，最終選擇一家最優(yōu)（包括技術(shù)、價格、付款方式等）的供應商進行簽訂合同，合同報批應附經(jīng)使用部門和設備部（科）及其分管領(lǐng)導確認的技術(shù)參數(shù)和方案、申購報告、各家供應商的報價表、供方聯(lián)系人的身份證及授權(quán)證明等。6.2.1.1.5合同擬定并填寫經(jīng)濟合同評審記錄表后，經(jīng)部門負責人和分管領(lǐng)導簽署意見后，報使用部門和設備部（科）及其分管負責人對技術(shù)和方案等相關(guān)條款進行審核和確認同意后，報內(nèi)控部審批。內(nèi)控部按公司采購管理程序規(guī)定進行報批。6.2.1.1.6合同審批通過后，通知供方進行簽約（簽字蓋章）。合同

33、經(jīng)雙方蓋章完畢后，必須按合同規(guī)定的聯(lián)系方式完整的傳遞到對方并有相關(guān)的傳遞記錄和確認依據(jù)，必須確保雙方所留存合同的手續(xù)完整性和可追溯性，同時將原件交由行政部進行分發(fā)和存檔。6.2.1.1.7合同執(zhí)行跟蹤（包括預付款項支付、到貨情況及其他相關(guān)約定事項等跟進），并建立跟進臺賬，全程跟進款項支付情況。6.2.1.2招投標采購6.2.1.2.1原則上大型新增設備均應以招投標的形式進行采購。根據(jù)經(jīng)審批的報告內(nèi)容、方案及技術(shù)要求等擬定招標書和供方準入條件，并提出議標小組名單后報內(nèi)控部審核。除內(nèi)控部和計劃采購部外，議標小組成員還必須包含使用部門和設備部（科）及其分管領(lǐng)導。根據(jù)實際情況需要，可增加其他人員參與。

34、6.2.1.2.2議標小組名單經(jīng)內(nèi)控部審核同意后，立即知曉各小組成員，同時進行市場調(diào)研和供應商調(diào)查，選擇符合要求的供應商，然后下發(fā)邀標函。6.2.1.2.3在計劃時間內(nèi)將所有供方投標文件收集到位，確定議標時間并通知議標小組成員及供應商，組織議標事宜。6.2.1.2.4議標完畢后，由議標小組成員對供方資質(zhì)、相關(guān)的技術(shù)方案、報價、付款方式等進行對比和總結(jié)后確認合作供應商。如有必要，可以選擇其中較優(yōu)的一家或幾家再進行一次了解和對比。6.2.1.2.5最終確定合作供應商后，由議標小組成員與供方進行最終洽談，洽談完畢相關(guān)約事項及條件后擬定合同。6.2.1.2.6合同擬定并填寫經(jīng)濟合同評審記錄表后，附相關(guān)

35、的招投標及審批文件經(jīng)部門負責人和分管領(lǐng)導簽署意見后，先報其他議標小組成員簽字審核后再報內(nèi)控部審核（內(nèi)控部同時執(zhí)行成員職權(quán)和部門職權(quán)），然后按公司采購管理程序進行報批。6.2.1.2.7合同審批通過后通知供方簽約（簽字蓋章）。合同經(jīng)雙方蓋章完畢后，必須按合同規(guī)定的聯(lián)系方式完整的傳遞到對方并有相關(guān)的傳遞記錄和確認依據(jù)，必須確保雙方所留存合同的手續(xù)完整性和可追溯性，同時將原件交由行政部進行分發(fā)和存檔。6.2.1.2.8合同執(zhí)行跟蹤（包括預付款項支付、到貨情況及其他相關(guān)約定事項等跟進），并建立跟進臺賬。6.2.2質(zhì)量驗收6.2.2.1在簽訂合同或合同執(zhí)行的過程中，應要求供應商加強合同執(zhí)行力度，確保合同

36、按約定時間正常執(zhí)行，根據(jù)合同質(zhì)量驗收約定條款，供方應在達到驗收條件后二日內(nèi)及時提交書面驗收申請。6.2.2.2收到供方書面驗收申請后，應及時查閱雙方簽訂的合同，如采購合同約定為供方安裝調(diào)試，且合同總額在5萬元及以下的，應于1個工作日內(nèi)將驗收申請?zhí)峤粯I(yè)務歸口部門負責人，由業(yè)務歸口部門組織驗收；如采購合同約定為供方安裝調(diào)試，且合同總額在5萬元以上的，應于1個工作日內(nèi)將驗收申請?zhí)峤恍姓C合部，由行政綜合部組織驗收6.2.2.3合同約定為我方自行安裝，且合同總額在5萬元及以下的，安裝運行后業(yè)務歸口部自行驗收；合同總額在5萬元以上的，安裝運行后2日內(nèi)業(yè)務歸口部門負責人（或現(xiàn)場代表）書面通知（含OA）行政

37、綜合部，由行政綜合部組織驗收。6.2.2.4驗收結(jié)果存在違約情況的，應結(jié)合驗收報告各部門簽署的意見與供方進行溝通，協(xié)商處理辦法，協(xié)商完畢后將協(xié)商結(jié)果形成書面文件后報內(nèi)控部審核，形成的書面文件須供方簽章確認。6.2.2.5最終審批完畢后，將文件分發(fā)給財務部及其他相關(guān)部門。文件發(fā)放完畢交由合同訂單管理員整理歸檔。6.2.3質(zhì)保金退還6.2.3.2設備約定質(zhì)保期滿后，由供方提出書面退回申請。收到供方書面申請后，應對質(zhì)保期進行審核，并于1個工作日內(nèi)將書面申請?zhí)峤唤o業(yè)務歸口部門簽署意見后辦理完質(zhì)保金退還手續(xù)。6.2.3.3質(zhì)保期內(nèi)存在質(zhì)量問題的，應結(jié)合驗收報告各部門簽署的意見與供方進行溝通，協(xié)商處理辦法

38、，協(xié)商完畢后將協(xié)商結(jié)果形成書面文件后報內(nèi)控部審核，形成的書面文件須供方簽章確認。6.3土建工程（不銹鋼訂制品參照此執(zhí)行）6.3.1采購流程6.3.1.1受理經(jīng)審批同意的實施報告文件后，仔細查看實施方案、圖紙、流程手續(xù)等是否完整。審核完畢后組織內(nèi)控部一同前往現(xiàn)場與申請部門進行對接，充分溝通和了解具體實施方案，并測量和核實工程量。工程量須在場人員現(xiàn)場共同簽字確認（至少有兩個部門的人員）。根據(jù)工程實施的復雜程度，必要時可以邀請幾家符合要求的供應商一同現(xiàn)場查看和對接。6.3.1.2根據(jù)測量和核實的工程量，選擇至少2家供應商進行報價。同時根據(jù)測量和確認的工程量進行內(nèi)部工程造價預算，分別明細出材料費、人工

39、費、稅率、利潤等。如供方為新供應商的，應對供應商的背景(包括信譽和能力等)進行調(diào)查和了解，對供方資質(zhì)進行收集和審核，審核通過后納入備選供應商。6.3.1.3結(jié)合各供應商的報價和造價預算進行對比，分別與各供應商進行談后選擇合作供應商，并確定合理價格、工期及其他約定事項等。6.3.1.4根據(jù)最終洽談的結(jié)果，并結(jié)合工程造價和施工復雜程度，確定是否合同采購。原則上造價達兩萬元及以上的應以合同形式進行采購，低于兩萬元的也應該綜合分析施工復雜程度及安全等問題后。6.3.1.4.1常規(guī)采購方式6.3.1.4.1.1選擇合作供應商并確定價格、工期及其他約定事項等后，擬定報告評審記錄表并附工程量、工程預算表、各

40、供方報價表等經(jīng)部門經(jīng)理和分管領(lǐng)導審批同意后報使用部門及其分管負責人審核。然后報內(nèi)控部按公司采購管理程序進行審批。報告評審記錄表應重點明確工程項目名稱、供方名稱（個體應證明身份證號）、工程造價（含材質(zhì)要求、規(guī)格等）、稅票類型、工期、付款方式、雙方現(xiàn)場代表、質(zhì)保要求以及違約責任等。6.3.1.4.1.2報告評審記錄表最終審批同意后，通知供方前來確認并在報告評審記錄上簽章。簽章完畢按流程進行發(fā)放至相關(guān)部門后交由合同訂單管理員整理歸檔。6.3.1.4.1.3通知和協(xié)調(diào)供方進場，時時跟進工程進度并建立跟進臺賬。6.3.1.4.2合同采購方式6.3.1.4.2.1選擇合作供應商并確定價格、工期及其他相關(guān)事

41、項后，擬定合同和填寫經(jīng)濟合同評審記錄表并附工程量、工程預算表、各供方報價表等經(jīng)部門經(jīng)理和分管領(lǐng)導審批同意后報使用部門及其分管負責人審核，然后報內(nèi)控部按公司采購管理程序進行審批。合同應明確工程項目名稱、供方名稱（個體應證明身份證號）、工程造價（含材質(zhì)要求、規(guī)格等）、稅票類型、工期、付款方式、雙方現(xiàn)場代表、質(zhì)保要求以及違約責任等。6.3.1.4.2.2合同審批通過后，通知供方進行簽約（簽字蓋章）。合同經(jīng)雙方蓋章完畢后，必須按合同規(guī)定的聯(lián)系方式完整的傳遞到對方并有相關(guān)的傳遞記錄和確認依據(jù)，必須確保雙方所留存合同的手續(xù)完整性和可追溯性，同時將原件交由行政部進行分發(fā)和存檔。6.3.1.4.2.3通知和協(xié)

42、調(diào)供方進場，時時跟進工程進度并建立跟進臺賬。6.3.2質(zhì)量驗收6.3.2.1在簽訂合同或合同執(zhí)行的過程中，應要求供應商加強合同執(zhí)行力度，確保合同按約定時間正常執(zhí)行，根據(jù)合同質(zhì)量驗收約定條款，供方應在達到驗收條件后二日內(nèi)及時提交書面驗收申請。6.3.2.2收到供方驗收申請后，應立即調(diào)閱雙方簽訂的合同，如合同總額在5萬元及以下的，于1個工作日內(nèi)將驗收申請?zhí)峤粯I(yè)務歸口部門負責人，由業(yè)務歸口部門進行驗收；如合同總額在5萬元以上的，于1個工作日內(nèi)將驗收申請轉(zhuǎn)交行政綜合部，由行政綜合部組織驗收。6.3.4質(zhì)保金退還6.3.4.1項目約定質(zhì)保期滿后，由供方提出書面退回申請。收到供方書面申請后，應對質(zhì)保期進行

43、審核，并于1個工作日內(nèi)將書面申請?zhí)峤唤o業(yè)務歸口部門簽署意見后辦理完質(zhì)保金退還手續(xù)。6.3.4.2質(zhì)保期內(nèi)存在質(zhì)量問題的，應結(jié)合驗收報告各部門簽署的意見與供方進行溝通，協(xié)商處理辦法，協(xié)商完畢后將協(xié)商結(jié)果形成書面文件后報內(nèi)控部審核，形成的書面文件須供方簽章確認。6.4機物料采購6.4.1常規(guī)采購6.4.1.1受理采購申請單后，必須詳細審核物料名稱（含樣品照片）、規(guī)格型號和到貨時間等，然后進行市場調(diào)研。6.4.1.2與供應商洽談好價格及交貨時間等后，應與前期同類物資價格進行對比或參考，以確保價格的合理性，同時如果供方未能按時間交貨的，應及時將情況反饋給申購部門。6.4.1.2價格確定和供應商確定后，

44、錄制系統(tǒng)采購訂單報內(nèi)控部按公司采購管理程序進行審核同意后，通知供方按要求進行送貨。6.4.1.3如供方要求預付款，且同一供應商同一批次采購金額達5000元的，應以合同的方式進行采購。合同擬定并經(jīng)部門經(jīng)理和分管領(lǐng)導簽署意見后報內(nèi)控部按采購合同審批流程進行審批，審批同意后通知供方簽子蓋章。合同經(jīng)雙方簽字蓋章后，要求供方按約定組織供貨，并將合同原件交行政綜合部分發(fā)和存檔，同時錄制采購訂單報內(nèi)控部審核。6.4.1.4根據(jù)交貨時間的緩急情況，建立到貨跟蹤臺賬，確保物資按時按量到貨。如有預付款的，應及時跟催到貨情況和發(fā)票，預付款按公司財務管理制度及流程規(guī)定執(zhí)行。6.4.2緊急采購6.4.2.1部門負責人接

45、到使用部門的緊急申請（電話或書面形式）后通知采購員。采購員根據(jù)提供的物料名稱及要求，與申購部門對接好具體的規(guī)格型號及相關(guān)要求（包括送貨時間）后立即調(diào)研、詢價并按相關(guān)流程安排采購。同時督促申購部門及時按公司機物料采購管理程序規(guī)定補辦申購手續(xù)。6.4.2.2受理補辦的采購申請單后，應仔細審核，如存在差異或錯誤的，立即與物資申購部門對接更改后錄制采購訂單報內(nèi)控部按流程進行審核。6.4.2.3如供方未能按要求時間進行送貨的，應及時反饋給物資申購部門和物流部（科），并落實是否需繼續(xù)采購。6.4.2.4緊急采購物資需預付款的，填寫公司現(xiàn)金借款單報部門負責人簽字后到財務部（科）進行辦理款項支付手續(xù)，超出權(quán)限

46、的按總經(jīng)理授權(quán)書規(guī)定進行報批。6.4.2.5通知供方按時送貨，并跟蹤到貨情況及票據(jù)。在物資到貨期限前一日，應再次跟蹤和落實物資到貨情況。6.4.3供應商送貨時，應要求填寫詳細的貨物銷售清單（或送貨清單）并隨物資一起到貨，以便收貨。6.4.4機物料到貨后，由物流部（科）負責收貨并按流程組織驗收和辦理入庫手續(xù)。省外采購的機物料到貨后，統(tǒng)一由相關(guān)的采購人員接收后交物流部（科）按流程辦理收貨、驗收、入庫等事宜。7.注意事項7.1公司的報告評審記錄表和經(jīng)濟合同評審記錄表屬內(nèi)部流程審批文件，不得外泄或外傳給供應商。7.2原輔材料、包裝材料、燃料等第一次簽訂合同的供應商簽訂合同時必須附驗收標準作為附件；長期合作的供應商在簽訂合同時如公司驗收標準發(fā)生了變更，也應附最