報到系統(tǒng)培訓(xùn)教材

1、報到系統(tǒng)培訓(xùn)教材紀(jì)律要求遵守大會紀(jì)律嚴(yán)格遵守大會紀(jì)律和各項報到處辦證規(guī)章制度，嚴(yán)禁私自為不符合規(guī)定的人員辦理任何證件。嚴(yán)守秘密嚴(yán)守秘密，未經(jīng)批準(zhǔn)不得對外透露有關(guān)報到數(shù)據(jù)和客戶資料。工作認(rèn)真負(fù)責(zé) 嚴(yán)格遵守大會上下班時間，不遲到，不早退，不擅自離崗。工作時間嚴(yán)禁用電腦或手機上網(wǎng)和玩游戲。遇到自己職責(zé)范圍以外的問題，應(yīng)嚴(yán)格遵守請示、匯報原則，不能擅自做主。2學(xué)習(xí)1、熟悉采購商證辦證要求及條件2、熟練辦證系統(tǒng)操作考核培訓(xùn)：助理從旁考察，提問，并進行評分，分?jǐn)?shù)將計入優(yōu)秀實習(xí)生評選中。正式上崗：綜合評價獎懲優(yōu)秀：通過實習(xí)；優(yōu)秀實習(xí)生差：實習(xí)不及格，延遲畢業(yè)，等等前言3主辦方：商務(wù)部、省政府承辦方：中國對外

2、貿(mào)易中心 展會級別：國家級重點外貿(mào)交易平臺展覽面積：達116萬平米（相當(dāng)于162個足球場）與會客商：接近21萬全稱：中國進出口商品交易會 創(chuàng)辦年：1957年春季（58年歷史）廣交會概況4境外采購商報到處（外賓）A區(qū)西面玻璃房B區(qū)東面玻璃房B區(qū)東面臨時棚C區(qū)境外采購商報到處琶洲A區(qū)玻璃房、B東臨時棚、B東玻璃房、C區(qū)報到處以及32家賓館酒店5境外采購商報到處第117屆境外采購商賓館酒店報到點名單 級別 序號 酒店名稱 級別 序號酒店名稱 五星級 1花園酒店 五星級 18廣州天河萬豪酒店 2東方賓館 19廣州亞洲國際大酒店 3長隆酒店 20廣州東圃合景福朋喜來登酒店 4白云賓館 21佛山保利洲際酒

3、店 5中國大酒店 四星級 22華廈大酒店 6建國大酒店 23景星酒店 7星河灣酒店 24珀麗酒店 8嘉逸國際酒店 25番禺賓館 9佛山皇冠酒店 26市長大廈 10地中海國際酒店 27廣東勝利賓館 11廣州海航威斯汀酒店 28廣州遠(yuǎn)洋賓館 12廣州香格里拉大酒店 29廣州嘉鴻華美達廣場酒店 13廣州鳳凰城酒店 30廣州凱旋華美達大酒店 14東莞嘉華大酒店 31廣州白云機場鉑爾曼大酒店 15廣交會威斯汀酒店 32廣州十甫假日酒店 16廣州陽光酒店17廣州中心皇冠假日酒店6境外采購商報到處廣交會開幕時間一期：4/10月15日至19日二期：4/10月23日至27日三期：春5月1日至5月5日 秋10月3

4、1日至11月4日籌展及換展時間4/10月10日至14日，20日至22日，28日至30日洽談時間開幕期間 9:30至18:00展館現(xiàn)場4個報到點的正式辦證時間一期4/10月14日 10:00-18:004/10月15日至18日 08:30-18:004/10月19日 08:30-16:00二期4/10月23日至26日 08:30-18:004/10月27日 08:30-16:00三期春5月1日至5月4日 / 秋10月31日至11月3日 08:30-18:00春5月5日 / 秋11月4日08:30-14:0078報到流程9境外采購商（一區(qū)）采購代表（二區(qū)）辦證資格：1、外國護照2、港澳回鄉(xiāng)證(港澳

5、永久居民身份證不能辦）3、臺胞證4、華僑有效身份證件或有一年以上工作簽證的中國護照多屆使用辦證資格：1、持采購代表邀請函、二代居民身份證、駐華代表機構(gòu)登記證復(fù)印件和駐華代表機構(gòu)或?qū)ν鈩趧?wù)公司簽發(fā)的工作證2、如無邀請函，須持1所述其他資料或有境外采購商陪同并出示二代居民身份證采購代表證只能在展館現(xiàn)場4個報到點辦理，賓館報到點不受理。限定天數(shù)一屆有效10報到流程咨詢導(dǎo)向組分布：報到處前、 中、后 位置功能：指引客商去正確位置辦證 辦證組分布：采購商區(qū)、采購代表區(qū)功能：為客商提供快捷、準(zhǔn)確、 方便的辦證服務(wù)驗證組分布：報到處中部位置功能：檢驗客商是否符合辦證條件現(xiàn)場助理分布：報到處各區(qū)域功能：為每個

6、崗位的同學(xué)提供協(xié)助1234辦證大流程辦證組成員（采購商證）組長1收款員1電腦員2過塑員1注：辦證組實行組長負(fù)責(zé)制。 組長要負(fù)責(zé)組織整個辦證小組的組織管理工作。 工作上問題都可以通過現(xiàn)場助理解決。現(xiàn)場助理12前臺報到流程辦證組內(nèi)小流程13采購商報到表（藍(lán)表）采購代表報到表（白表）1、護照號碼必須填寫！2、如無名片，客商須填寫公司及個人信息。3、組長須在“采購商證號碼”處填寫底卡號。報到資料14審核章加蓋位置代表的客商類別報到資料15華僑外國、港澳臺駐外人員名片相片護照報到資料161、預(yù)辦證、補辦和舊IC卡更換底卡可以不需要照片和名片。2、必備的資料是境外有效身份證件原件和報到表IC卡的介紹往屆失

7、效紙證和E pass卡現(xiàn)今有效證件 17IC卡的結(jié)構(gòu)ID號 是客商證件唯一不變的信息，即使多次丟失補辦，仍會保持不變。因此可作為確定客商的首要信息。底卡號 是帶有IC芯片的證件的號碼，底卡號是唯一的，絕對不會有重復(fù)。底卡號與客商ID號的位置與區(qū)別正面背面ID號底卡號18IC卡的結(jié)構(gòu)底卡號是在底卡背面下方，以1，9，8開頭的7位數(shù)號碼。注：底卡號類別“1”字頭：免費，無辦證記錄且有邀請函的客商“9”字頭：100元，收費/新辦，無辦證記錄但沒邀請函的客商“8”字頭：200元，補辦，有辦證記錄的客商底卡號與客商ID號的位置與區(qū)別19綁定操作（過塑前）綁定點擊桌面“IC綁定”程序：1、練習(xí)時勾選“連接

8、測試庫”2、正式辦證時，取消勾選綁定時，打印層在上，底卡在下，紅光對著ID號條碼，嘀一聲后，綁定結(jié)果為綠色則為成功綁定20過塑卡膜打印層底卡IC卡的結(jié)構(gòu)21設(shè)備設(shè)定：邀請函，重要通知單，網(wǎng)上預(yù)申請回執(zhí)單等用于邀請客商與會的信函統(tǒng)一稱為請?zhí)蜓埡渲饕δ苁切麄骱驮试S客商免費辦證，部分還具有辦理簽證的功能。注：僅限首張采購商證免費。邀請函序號種類請?zhí)?紙質(zhì)邀請函X或L+屆數(shù)+6位數(shù)字2電子邀請函E+9位數(shù)字(E999 999 999)314國重要通知單100 000 001100 040 0004網(wǎng)上預(yù)申請回執(zhí)單無5無請?zhí)柕氖謱懷埡疿屆數(shù)+6位數(shù)字6使（領(lǐng)）館經(jīng)商處（室）介紹信屆數(shù) 8

9、88 8887老客商推薦新客商郵件（打?。℡+8位數(shù)字老客商推薦新客商門票Y屆數(shù)888888參展商推薦新客商郵件（打?。〤+8位數(shù)字9往屆采購商證（舊紙卡）藍(lán)色易通卡（E-PASS卡）有用戶名密碼的郵件請?zhí)柎蛴∪笔赓M辦證無請?zhí)枌脭?shù) 999 99922點擊桌面“廣交會辦證系統(tǒng)”圖標(biāo)操作員登錄，輸入自己賬號和密碼，點擊“登錄”，如圖，操作員的賬號是學(xué)生中文姓名。登錄系統(tǒng)23操作員點擊右上角下拉菜單“更改密碼”,輸入舊密碼和新密碼，最后保存便可。測試版系統(tǒng)密碼可根據(jù)需要修改，一般使用原始密碼即可。正式版系統(tǒng)務(wù)必修改密碼，且不可泄露操作員修改密碼24掃描儀使用放進掃描儀的右上角設(shè)備檢測方法辦證系

10、統(tǒng)中，右上角系統(tǒng)管理“設(shè)備測試”故障處理流程1、電源線和數(shù)據(jù)線是否接好。2、拔掉電源線和數(shù)據(jù)線，重新連接。3、向技術(shù)員求助。設(shè)備使用打印機使用寬度調(diào)整桿移至中部調(diào)整到與打印層寬度一致。再將滑桿向后滑，直到卡入定位為止，然后捏住長度調(diào)整桿並使其向后滑動，直到它觸到打印層。設(shè)備檢測方法報到系統(tǒng)中，“操作員登錄”“設(shè)備測試”故障處理流程1、電源線和數(shù)據(jù)線是否接好。2、設(shè)備關(guān)機后重新開機。3、向技術(shù)員求助。設(shè)備使用26碳粉盒狀態(tài)啟動（非電源開關(guān)）紙盒缺紙故障節(jié)能取消報到系統(tǒng)操作，請閱讀境外采購商報到系統(tǒng)使用手冊觀看辦證操作證件辦理步驟：1、輸入客商“姓名”2、選擇客商“公司國別”和”國籍”3、選擇客商

11、類型：外商、華僑、外派4、輸入“底卡號”5、掃描客商照片6、保存7、打印271234567證件辦理28點擊“從掃描儀上傳”左下角可調(diào)整照片比例；用鼠標(biāo)點擊選取截取位置；頭像需占照片高度的五分之四打印層重印條碼問題照片問題姓名問題注：此操作只能在綁定前或過塑前！29操作流程：1、如右圖，輸入客商證件背面的底卡號，點擊“ ”2、點擊選擇正確的頭像后，點擊左下角“打印層重印”3、把需要修改的信息更正過來4、最后保存，打印打印層重印注：此操作只能在綁定前或過塑前！30123適用于：綁定或過塑后，發(fā)現(xiàn)客商姓名、相片、底卡號輸錯。過塑期間燒壞了IC芯片，不能綁定或刷卡。往屆或當(dāng)屆的IC卡出現(xiàn)質(zhì)量問題。（重

12、要）注意： 電腦員操作廢卡重辦，請把舊卡（廢卡）回收，用作結(jié)帳時核對證件數(shù) 更換底卡31操作流程1、輸入IC卡正面的ID號或背面的底卡號查詢2、點擊選擇正確的頭像3、點擊“更換”4、輸入新的底卡號5、進行修改6、保存、打印更換底卡注意：除特殊情況外，更換底卡需用回原字頭底卡進行操作！32適用于：客商已領(lǐng)取IC卡，如忘記帶或丟失了，均需要補辦，并收取200元/證。注意：補辦的操作優(yōu)先級別是最高的，所以，即使客商持有邀請函，只要系統(tǒng)里面有辦證記錄，就必須補辦，而且舊證會自動作廢。因此，組長須提醒客商下次與會請攜帶最新證件。 補辦證33操作流程1、輸入往屆IC卡持有者姓名、底卡號、ID號、護照號2、

13、點擊選擇正確的頭像3、點擊“補辦證”4、輸入新的底卡號5、保存、打印補辦證341234客商可在廣交會官方網(wǎng)站注冊帳號，從而登錄邀請平臺在線申請采購商證。當(dāng)客商的申請通過后，系統(tǒng)會對客商指定的郵箱發(fā)出電子確認(rèn)郵件，最后，客商可憑電子郵件到報到處現(xiàn)場或指定辦證酒店領(lǐng)取證件。預(yù)辦證35操作流程1、輸入回執(zhí)單號或客商姓名2、點選符合條件的記錄3、點擊“預(yù)辦證”按鈕4、輸入新底卡號5、保存、打印預(yù)辦證36后臺錄入/信息填補37后臺錄入是指辦證高峰期過后，組長協(xié)助電腦員根據(jù)名片和報到表單上的信息，把客商的資料補充完整的操作。錄入的采購商數(shù)據(jù)將用于廣交會境外采購商的邀請調(diào)研服務(wù)和廣交會的營銷推廣，每屆廣交會

14、前，我們都會根據(jù)后臺錄入的各項資料，向全球客商郵寄請?zhí)?、發(fā)送宣傳郵件以及進行電話訪問。所以資料錄入的準(zhǔn)確性和完整性非常重要。要求：（一）準(zhǔn)確完整地錄入客商個人及所在公司的各項信息。（二）正確的將客商掛靠到所在公司。（三）對于已注冊，系統(tǒng)內(nèi)已存有資料的公司，認(rèn)真核對并更新完善信息。（四）管理客商名片及報表，避免客商資料遺漏及外泄。操作步驟及流程見資料“采購商資料后臺錄入”后臺錄入/信息填補38123點擊“證件使用情況”“待用證件”，選擇“IC卡證件類型”“待用證件”表示現(xiàn)在該組手頭上擁有的證件數(shù)量和號碼。正式辦證時，系統(tǒng)中待用證件數(shù)必然與手頭證件數(shù)一致。待用證件39點擊“證件使用情況”“免費證件

15、/收費證件/補辦證件”“免費證件/收費證件/補辦證件”表示該操作員當(dāng)天（下午五點前）所使用各類型證件的數(shù)量和號碼免費證件&收費證件&補辦證件40點擊“證件使用情況”“更換底卡”“更換底卡”表示該操作員當(dāng)天（下午五點前）所使用“更換底卡操作”各類型證件的數(shù)量和號碼更換底卡41證件統(tǒng)計和結(jié)算42點擊“證件統(tǒng)計與結(jié)算”，然后選擇“日期”，“統(tǒng)計類型”，查詢能夠得到證件結(jié)算表?！稗k證（使用）數(shù)”指某時間段內(nèi)證件使用數(shù)，包括有效證件和作廢證件之和“辦證有效數(shù)”指發(fā)出的有效證件數(shù)量“金額總數(shù)”指實收金額（收?。┙痤~指應(yīng)收的金額（退款）金額指被作廢的收費證件對應(yīng)的金額廢證總數(shù)指當(dāng)屆屬于本組被作廢的證件（本組

16、或被他組作廢），等于廢證（在手）、廢證（不在手）、廢證（補辦）三者之和廢證（在手）數(shù)指當(dāng)屆屬于本組并在本組更換底卡作廢的證件廢證（不在手）數(shù)指當(dāng)屆屬于本組但是在他組更換底卡被作廢的證件廢證（補辦數(shù)）指當(dāng)屆屬于本組但是被補辦作廢的證件。更換底卡（本組）數(shù)指屬于本組的證件進行了更換底卡操作，在沒有出現(xiàn)獨自作廢本組證件時，其實也就是廢證（在手）數(shù)量更換底卡（他組）數(shù)指本組更換了他組證件的底卡更換底卡（往屆）數(shù)指本組更換了往屆證件的底卡證件統(tǒng)計和結(jié)算43采購商辦證資格：1、外國護照2、港澳回鄉(xiāng)證（港澳居民/永久居民身份證不能辦）、臺胞證3、華僑有效身份證件或有一年以上工作簽證的中國護照大多數(shù)的簽證，是

17、在一個人所持的護照或旅行證件上簽注（蓋章），或貼上一張標(biāo)簽，蓋章或標(biāo)簽帶有清晰的說明文字，指明持有人進入該國的事由、允許停留的時間、或通過其領(lǐng)土前往其他國家的許可。驗證培訓(xùn)資料護照與簽證44一、前臺報到時效控制目標(biāo)： （從組長接收辦證材料開始，到客商取證離開柜臺）1）網(wǎng)上預(yù)登記辦證：2分鐘內(nèi)每證 2）其余辦證：3分鐘內(nèi)每證方法：采購商證組前臺報到時效控制進階45二、查詢電腦員常常需要幫助客商查詢有關(guān)資料，如Buyer No.，ID號，從而決定給客商辦收費或免費證。注意：查詢前向客商咨詢有關(guān)信息，如是否曾經(jīng)來過并辦理過藍(lán)色IC卡？等等，再確定要查詢的內(nèi)容。查詢Buyer No。登錄辦證系統(tǒng)后，“

18、數(shù)據(jù)查詢”“公司查詢”。根據(jù)“411規(guī)則”輸入“公司代碼”，(如China Import and Export Fair，公司代碼為CHINIAEF，為查詢合理化，也可輸入CHINIA，然后通過點擊“下一條”查找客戶名稱為手上名片的公司)，將公司序號處的“公司編號”抄下。進階46查詢ID號。登錄辦證系統(tǒng)后，“采購商辦證”“查詢”，輸入客商姓名，然后在右邊圖片處比對客商樣貌，確定ID號。（每個客商最多有四組字符，從上至下為ID號，護照號，底卡號，邀請函號。）通過護照號/郵箱/邀請函號查詢證件號。辦證系統(tǒng)可通過護照號查詢已辦證客商信息，方法為“采購商辦證”“護照號”/邀請函號“查詢”，輸入護照號可

19、以通過護照號查詢客商ID號，底卡號等信息。進階47三、辦證記錄如何判斷客商需要進行補辦證件：能夠確認(rèn)證件ID號（有底卡號記錄）和對照照片確實為客商本人，則補辦；注：若有ID號和護照號但無底卡號、無已辦證已綁定標(biāo)志 ，且操作員為空，該客商可能是103屆前的E-Pass卡客商（數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移所致），若再無其它記錄，則點擊該記錄，幫客商“新辦證”。進階48特殊記錄正常記錄四、香港悅泰若有客商前來辦證，系統(tǒng)查有其ID號，底卡號和辦卡記錄 ，而錄入員為“悅泰”，就表示該客商是曾在廣交會駐香港辦事處(香港悅泰公司)申領(lǐng)IC卡，此時需要幫客商補上。若客商表示不理解，則出示“預(yù)辦進館證登記表”最后一條款。在申請獲接

20、納後，如申請的採購商最後不能在廣交會駐香港辦事處領(lǐng)取已辦好的IC卡，而需要更改往廣交會展館或廣州指定酒店的報到處領(lǐng)取，廣交會將收取200元人民幣作為手續(xù)費。After the application is accepted and approved, if the applicant is not able to collect his/her IC card at Canton Fair Hong Kong Representative Office finally, please note that RMB200 will be charged if the card will be collected at the registration counters of Canton Fair Complex or appointed ho