基層管理技能課件

1、基層管理技能培訓(xùn)2011.10.30目錄課堂紀律主管的角色定位和任務(wù)時間管理課堂紀律請把手機調(diào)成靜音、震動，或者關(guān)機。不準在課堂上接聽電話。來電請掐斷并課后回復(fù)，特殊情況的緊急電話出門接聽，并在結(jié)束后以最快速度回課堂。聽課時不要交頭接耳。遵守課時及休息規(guī)定除非特殊情況，不準中途離場去廁所等。中場休息，需按照要求的時間回到座位，不得遲到。角色認知角色的適應(yīng)案例： 王濤是公司的銷售業(yè)績最好的業(yè)代之一，銷售能力強、也很勤奮。三個月前在部長的力挺之下，提升為銷售處主管。 王濤暗下決心一定要干好，絕不辜負部長的推薦和公司的期望。他開始每天6:30準時到崗，晚上9:00才下班，并把自己每天拜訪的客戶數(shù)由3

2、0家提升到40家，而且推銷時更加盡心盡力。每天都催促下屬多賣點貨，不停地對他們要求進度要加快。平時的行政工作王濤也盡心盡力，總覺得窮于招架、時間不夠用。但到了月底，他整個部門的業(yè)績達成率卻很低。第二個月、第三個月還是如此，王濤很苦惱 部長找王濤探討原因，王濤認為原因有三：1、競品的促銷力度大于我公司；2、好幾個代理商的資金近期都出現(xiàn)困難，沒錢打款；3、屬下的能力不夠強、銷量低，而且工作也不努力。請問：A、你認為王濤對問題的認識和分析有什么問題嗎？ B、你認為導(dǎo)致該部門業(yè)績不佳的主要原因有哪幾點？系統(tǒng)業(yè)務(wù)個人救火者變成防火者神槍手變成教練員做事者變成整合者新主管的角色意識轉(zhuǎn)換新角色的新任務(wù)要明白

3、：“做主管不僅是自己更加努力工作，更重要的是讓每個成員都把工作做好?！币寛F隊成員都會/擅長做其本職工作（技能的訓(xùn)練）。要使團隊成員都愿意努力工作（激勵）。要讓大家一起愉快、有激情地工作（團隊氛圍）運用、配置好各種輔助設(shè)施，便于團隊成員工作。你不再僅是沖鋒陷陣的戰(zhàn)士，而是團隊的領(lǐng)導(dǎo)！整個團隊的成功才是你的追求！新主管常見的不足之處該進行指揮的時候，發(fā)懵，不知道該如何發(fā)號施令容易陷入具體業(yè)務(wù)，只抓業(yè)務(wù)（經(jīng)營）、不抓管理；做業(yè)務(wù)（經(jīng)營）如魚得水，做管理手足無措限于人情、不會管人、獎懲不明、不善于建立良好的團隊氛圍是一位好拳師、但不是好教練，不善于培訓(xùn)下屬事無巨細都要親自管，不善于授權(quán)、尤其是正確地

4、授權(quán)不善于、不習(xí)慣做計劃不按計劃執(zhí)行，朝令夕改令屬下無所適從、手忙腳亂集體行動缺乏秩序、行動混亂，動作慢、效率低雖設(shè)定了目標及明確了任務(wù)，但缺乏過程中的跟進、缺乏目標控制忙于救火、窮于應(yīng)對、時間精力都不夠用基層主管的組織工作明確分工，明確每位成員的位置和作用。分工協(xié)作的工作內(nèi)容、方式基層主管的組織工作教會每個成員如何工作，培訓(xùn)和提高其技能。告訴他“要做什么”、還要告訴他“怎么做”。發(fā)現(xiàn)下屬的“業(yè)務(wù)技能短板”，并進行必要的補充培訓(xùn)。你的士兵訓(xùn)練有素，才能打勝仗。要注意：不僅要自己培訓(xùn)下屬、也要了解下屬的培訓(xùn)需求，向公司提出。基層主管的組織工作創(chuàng)造一種內(nèi)部環(huán)境，使每個人都能高水平完成工作。要執(zhí)行或

5、創(chuàng)建團隊的規(guī)則（要求必須做什么、禁止做什么、鼓勵做什么）。針對行為的獎勵或懲戒。樹立標桿、榜樣。妥善保管和配置本部門所需要的資源，便于成員使用。基層主管的組織工作創(chuàng)造外部條件。協(xié)調(diào)其它部門、創(chuàng)造外部條件。基層主管的組織工作任務(wù)分派完畢，過程中需有跟進和監(jiān)督。日例會、周例會小結(jié)。要求各位下屬上交工作計劃、工作日程安排表（可以知道他要干什么，有什么沒有干。）檢查下屬的工作報表：一是其工作結(jié)果的反映，二是其執(zhí)行工作的證明。 建立“復(fù)命制度”。對于專項任務(wù)：1、已經(jīng)開展/完成的事項，要匯報；2、因故不能按要求實施/完成的，更需要及時匯報，進行解決；3、發(fā)郵件之后，跟進要求回復(fù)。落實獎懲?；鶎又鞴艿慕M織

6、工作執(zhí)行和改進工作方法、工作流程。宣導(dǎo)公司的流程，讓各位部屬按照流程工作。公司流程如有待改進之處，可以提建議、促成優(yōu)化。自己部門的內(nèi)部規(guī)定，如有需要進行修正，并把修正的結(jié)果告知部門全員，以便執(zhí)行。基層主管的組織工作把自己的部門建設(shè)成一個高效的團隊。尊重屬下、關(guān)心屬下重視表揚與激勵一視同仁、公平公正、獎懲分明（有情的領(lǐng)導(dǎo)、無情的管理、絕情的規(guī)章）內(nèi)部的溝通約談和批評（四部曲“夸-問-聽-說”）模擬演練-李明的問題請把A卷發(fā)給經(jīng)理扮演者請把B卷發(fā)給劉娜的扮演者請各組逐一扮演基層主管的組織工作身先士卒、以身作則。這一條是最重要的！管理就是管自己。正人先正己。以故事做為小結(jié)有一個樵夫，有一把鋒利的斧頭

7、和驚人的體力，一天可以砍下30棵大樹；但慢慢地，他工作的時間越來越長，所砍的樹卻越來越少。他的朋友勸他把斧頭磨鋒利些再繼續(xù)砍樹，樵夫回答：“我哪有時間磨斧頭，我正忙著砍樹呢！”啟示：不要說“每月的業(yè)績壓力這么大，我哪有時間做這些？”。 花時間打造你的團隊，肯定比你單兵作戰(zhàn)要好。時間管理疲憊的農(nóng)夫：有個農(nóng)夫，天一亮就準備動身去耕田，但是：坐到拖拉機上后才發(fā)現(xiàn)沒油了，于是去買柴油；在去加油站的路上，突然想到還沒有喂豬，連忙回到去準備喂豬；在取飼料喂豬時，發(fā)現(xiàn)糧食受潮了，就動手把糧食搬出來曬一下；剛把糧食搬出來，又發(fā)現(xiàn)養(yǎng)的幾只母雞無精打采，好像生病了，就放下糧食，去察看雞的情況；剛把雞的事情放下，突

8、然想起要去買柴油，于是拿起油桶向加油站走去；當他最后想起今天本來要做的事情耕田還沒有做時，太陽已經(jīng)下山了。農(nóng)夫心想：“今天真是忙壞了”。 時間管理你的時間夠用嗎？有沒有如下情況：會議安排沒有計劃，會議拖延，主題不明確，對會議沒有實行有效控制；有許多重要的郵件和文件沒有閱讀，同時也有許多不需要看的文件耽誤時間；上司隨時可能召見使你的時間具有很大的隨意性，同時下屬的打擾也隨時會來，結(jié)果是時間過了重要事情還沒有做；對下屬工作不放心替下屬做工作，結(jié)果整天被埋在事務(wù)性的工作里；不善于放權(quán)，不會適當授權(quán)，下屬輕松自在，自己卻忙得要死。太忙了、沒時間考慮重要的事情了！時間管理看看你有沒有遇到如下的窘境約定9

9、:00活動開始，結(jié)果9:20了人還沒到齊。因為活動不能開始，成員們離開座位或打電話或忙別的，9:30雖然人都來公司了但未必都在指定的位置上，導(dǎo)致活動還不能開始。耽誤時間。亂糟糟的人群如同去了一場無人做司儀的婚宴，不知道何時開飯、該坐哪里、婚禮何時開始，更不知道要等到什么時候。開始行動了，才發(fā)現(xiàn)資料、投影儀或者必要設(shè)備還沒有準備好，一大群人亂哄哄地等。耽誤時間。低效率必然低產(chǎn)出時間管理時間管理所探索的是“如何減少時間浪費”，以便有效地完成既定目標。時間管理的對象不是“時間”，它是指面對時間而進行的“方法”。 請注意： （1）所謂“時間浪費”，是指對目標毫無貢獻的時間消耗。 （2）所謂“自管理者的

10、管理”你必須拋棄不良習(xí)慣，引進新的工作方式和生活習(xí)慣，包括要訂立目標、妥善計劃、分配時間、權(quán)衡輕重和權(quán)力下放，加上自我約束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。 時間管理-出現(xiàn)問題的因素時間觀念淡薄缺乏紀律性（晚一點沒關(guān)系吧？）不守時不守信如果你是一個10人團隊的主管，延誤了一個小時，團隊的損失就相當于“一個人的一天”。如果前一天加班太晚，要求適當延遲活動或會議的時間，用來合理休息是可以理解的，但被用來無謂的等待好拖延，則是不可理解的。未分清輕重緩急不重要的事情占據(jù)了時間，重要的事情被延誤讓多人等待一人，耽誤了多數(shù)人的時間時間管理-出現(xiàn)問題的因素26優(yōu)先矩陣時間管理重要，非緊急重要，緊急重要程度M

11、1M2M3M4非重要，非緊急非重要，緊急緊急程度高低高低27事務(wù)四分類重要程度M1M2M3M4緊急程度不速之客某些突發(fā)事件某些會議/電話/郵件同事的某些要求建立人際關(guān)系周詳?shù)囊?guī)劃組織休閑、鍛煉全面能力培養(yǎng)業(yè)務(wù)達成影響到工作的疾病快到期的項目危機事件某些電話/郵件浪費時間之事過度的應(yīng)酬不良嗜好老板來電、通知281、你覺得名片樣式太老土了，想重新設(shè)計新的名片。 2、你剛接到一份公開課培訓(xùn)邀請?？催^課程后，你發(fā)現(xiàn)不太適合，但聽聽也沒有壞處（至少可能有好處）。 3、你剛收到一封稅務(wù)局來信。信的內(nèi)容是，稅務(wù)局至今未收到你的 個人報稅單，將開始計算滯納金。4、你的另一半希望你能抽出時間，陪她（他）去一個你

12、們最喜歡的地方。重要緊急重要緊急重要緊急重要緊急重要還是緊急？1、公司有一個重要會議馬上就要開始了，一位員工來找你，說想和您聊一聊下一步的計劃。 2、你馬上就要帶領(lǐng)你的團隊出發(fā)了，突然想起還有一份公司下發(fā)的文件沒有學(xué)習(xí)。 3、你正在和一名客戶談事情，突然意識到有一份整個部門范圍內(nèi)的促銷方案有嚴重的問題，需要馬上和團隊溝通更改事宜。4、你的團隊都在會議室等你安排工作，這時電話響了，來電顯示是一位重要客戶。重要緊急重要緊急重要緊急重要緊急X哪個更重要、更緊急？管理 M1M1M2M3M4重要 緊急： 要逐步減少(常規(guī)) 設(shè)定期限要事第一M1M2M3M4不重要 但緊急 ： 利用人際關(guān)系 委托授權(quán) 巧妙

13、說不管理 M3M1M2M3M4不重要 不緊急 ：盡力放棄積習(xí)難改、不可有求必應(yīng) 管理 M433M1M2M3M4重要 緊急 ： 不可遺忘 設(shè)定時間表 管理 M233平時必須首先關(guān)注M2M2遲早會變得緊急（救火隊員）缺乏明確的目標、及有效的計劃目標不明確 沒有按輕重緩急的順序做計劃沒有進行有效的分工和協(xié)作沒有合理分配時間這時，時間會被大量浪費、工作績效也不可能理想！時間管理-出現(xiàn)問題的因素 有的同事從來不做或是不重視做計劃，原因不外乎如下幾條： 1、因“這還不容易嗎”，而認為沒有必要在行動之前多做思考、多做準備； 2、認為不做計劃也能做好； 3、不了解做計劃的好處； 4、計劃與事實之間極難趨于一致

14、，故對計劃喪失信心； 5、不知如何做計劃。 有些同事為什么不做計劃確立目標； 探尋完成目標的各種方案、并選優(yōu)； 外部條件的安排、外部因素、制訂應(yīng)急方案（估計困難、做好準備）；分解成工作事項；編排月/周/日的工作次序；定期檢查目標的現(xiàn)實性以及完成目標的最佳途徑的可行性。如何做計劃組織工作欠佳計劃雖然做了，但沒有落實并沒有通知到所有的參與者（關(guān)鍵人不知道）沒有督促分工的落實（有的事沒人做）沒有考慮和安排配套事項（例如：款項、車輛、投影儀、訂場地）時間管理-出現(xiàn)問題的因素 廣州的一個重要客戶帶隊來鄭州談業(yè)務(wù)，談判結(jié)束后提出明天想去少林寺看看，晚上再到機場飛回廣州。需要行政部主管安排導(dǎo)游和車輛，總經(jīng)理

15、還叮囑說“不能讓客戶花錢”。 次日9:00，客戶打來電話，不高興地說“約好8:00出發(fā)的，但等到現(xiàn)在車輛還沒到?！毙姓拷?jīng)理趕緊追問司機，說早上發(fā)現(xiàn)車沒油了，油卡還忘在公司了，回公司拿卡加油耽誤了。 車到酒店，司機來電話說導(dǎo)游還沒有到，行政部經(jīng)理才想起昨晚忘了通知導(dǎo)游具體時間了。只好讓他們不帶導(dǎo)游就出發(fā)了。 中午導(dǎo)游打來電話，聽到生意沒有了，抱怨說耽誤了一天的生意。 后來總經(jīng)理了解到，是客戶自己花錢又請了登封的導(dǎo)游，而且自己排隊花錢買的門票，覺得失禮很是生氣。 行政部經(jīng)理錯在了哪些地方？案例： 失敗的接待-組織工作失誤時間的分配不合理對事情簡單排隊、沒有統(tǒng)籌安排時間。自顧自做事，讓下屬們閑等，

16、浪費大家的時間。時間管理-出現(xiàn)問題的因素買茶葉15洗茶具5洗茶壺3泡茶喝燒水15洗水壺1統(tǒng)籌安排的原理趣味示例：假如，你想和兩位下屬一起燒水喝茶，需要多長時間能喝到茶？各項工作需要的時間：洗電水壺1分鐘、洗茶壺3分鐘、洗茶具5分鐘、燒水15分鐘、去買茶葉15分鐘。時間的分配和控制不到位辦事拖拉的習(xí)慣（計劃時間到了，計劃的內(nèi)容就要完成）。把“不緊急”拖成了“緊急”。不擅處理不速之客的打擾。不擅處理電話對進程的打擾。時間管理-出現(xiàn)問題的因素 上午 8:20， 王娟到達辦公室，她的信箱里積壓了很多郵件要處理。當她讀過第一條后，發(fā)現(xiàn)這個問題必須要等上司來才能處理。就放在一邊，開始讀下一條。 下一條一個

17、有關(guān)海外留學(xué)的廣告，這一直是她心中的夢想。她仔細的閱讀，入神了，當被嘈雜聲打斷時，發(fā)現(xiàn)已將近9點，同事都來上班了。 這時已來不及看郵件了，就開始起草一份客戶報告，明天要交給上司，盡管估計要花兩天的時間才可以完成，王娟認為自己能夠今天一天搞定。剛打開文件，李玲和張麗經(jīng)過她桌旁，并邀她一起喝杯咖啡。王娟覺得5分鐘沒什么問題，就去了，李玲和張麗激動地談著昨天晚上看的電影。在不知不覺中，十五分鐘過去了，王娟趕緊回到自己桌旁。 剛坐下來，電話響了，是上司讓她出席上午十點的會議，負責(zé)記錄。這件事很重要，王娟看了下表，沒時間準備報告了，就放在一邊，發(fā)誓午餐后馬上做。 可是，下午情況并沒有好轉(zhuǎn)：幾個來訪者，幾

18、個電話，幾封信，一天就這樣過去了。明天要交的報告沒有進展。 轉(zhuǎn)眼就18：30了 ，辦公室都空了。今天是王娟的結(jié)婚紀念日，她一時決定不了是繼續(xù)工作，還是回家和老公一起吃飯。 她不禁奇怪，李玲和張麗怎么還有去看電影的時間。 王娟的問題是什么？ 是什么浪費了她的時間？ 你可以給王娟什么建議？ 案例： 辦公室里的故事不善與別人的時間合作需要其他部門配合時，卻沒有事先了解對方的資源安排（人力、時間、設(shè)備、資金、車輛等）。沒有提前與該部門人員進行溝通、預(yù)約，雙方共同達成一個有關(guān)時間、地點、人員安排等等的約定。在協(xié)作方的資源與我們發(fā)生沖突時，未能做到很好的溝通協(xié)調(diào)時間管理-出現(xiàn)問題的因素應(yīng)該這樣管理時間強化

19、時間觀念、遵守紀律 分清工作的輕重緩急明確目標、制定計劃有組織地進行工作合理地分配時間和控制時間與別人的時間取得協(xié)作 小結(jié)45假設(shè)現(xiàn)在是星期一的晚上，你要計劃未來六天的日程，面前是這六天要做的事情 你從昨天早晨開始牙疼，想去看醫(yī)生星期六是一個很好的朋友的生日-你還沒有買禮物和生日卡,好友的Party將從13:00開始你有好幾個月沒有回家，也沒有寫信或打電話問候父母，需要探視或者問候一下有一個培訓(xùn)班不錯，但你必須在星期二或星期三晚上去報名（19點以前），估計要花1小時。明晚8點有個1小時長的電視節(jié)目，與你的工作有密切關(guān)系，真不想錯過明晚有一場演唱會將從19:00到23:00你在圖書館借的書明天到期外地一個朋友邀請你周末去玩，你需要整理行李你要在星期五交一份計劃書，且在上交之前把它復(fù)印一份明天下午14點到16點有一個會議你欠某人200元錢-他明天也將參加那個會議你明天早上從9點到11點要聽一場講座時間管理作業(yè)-暨能力測試1每天上班時間為 8 點-18 點（含往來交通時間，中午有 1 小時休息）你的上級發(fā)短信給你，要你盡快與他見面你沒有干凈的內(nèi)衣，一大堆臟衣服沒有洗你想好好洗個澡