秘書文檔管理課件項(xiàng)目五

1、項(xiàng)目五 發(fā)文辦理程序項(xiàng)目目標(biāo)任務(wù)導(dǎo)向技能訓(xùn)練項(xiàng)目目標(biāo)1知識(shí)點(diǎn) 發(fā)文處理程序各環(huán)節(jié)的內(nèi)容及其工作要求2技能要求 能夠準(zhǔn)確無誤地按照發(fā)文處理程序辦理發(fā)文任務(wù)導(dǎo)向一、草擬二、發(fā)文審核三、簽發(fā)四、復(fù)核五、編號(hào)六、繕印七、用印或簽署八、發(fā)文登記九、分發(fā)一、草擬（一）草擬的含義（二）草擬的程序（一）草擬的含義草擬即有關(guān)人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的授意或者工作的需要起草撰寫公文的初稿，是整個(gè)發(fā)文辦理過程的第一個(gè)環(huán)節(jié)。（二）草擬的程序1交擬2起草1交擬交擬是指機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)或文秘部門的負(fù)責(zé)人向擬稿人交代撰擬任務(wù)的過程。這些任務(wù)包括本機(jī)關(guān)、單位（含會(huì)議的組織者）的主動(dòng)發(fā)文和作為收文承辦的被動(dòng)發(fā)文。交擬的重點(diǎn)是行文目的、依據(jù)、

2、對(duì)象、指導(dǎo)思想和具體要求。2起草根據(jù)辦法規(guī)定，起草文稿應(yīng)當(dāng)做到：第一，符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。第二，情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)。第三，正確確定公文的文種。第四，緊急公文應(yīng)當(dāng)說明原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。第五，人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。第六，正確使用結(jié)構(gòu)層次序數(shù)。第七，應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。第八，文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。使用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。第九，公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、

3、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。二、發(fā)文審核（一）發(fā)文審核的含義（二）發(fā)文審核的主體（三）發(fā)文審核的要求（四）審核意見的標(biāo)注（一）發(fā)文審核的含義發(fā)文審核又稱核稿，是指在送交機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，對(duì)文稿的內(nèi)容、體式等進(jìn)行全面的檢查審定。（二）發(fā)文審核的主體機(jī)關(guān)、單位的所有文稿在領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前均應(yīng)由文秘部門進(jìn)行嚴(yán)格的審核把關(guān)。一般來說，文稿的審核工作由文秘部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，一般文件也可以指定經(jīng)驗(yàn)豐富、各方面素質(zhì)都較高又有較高文字水平的秘書人員來負(fù)責(zé)把關(guān)。（三）發(fā)文審核的要求 發(fā)文審核主要是把好“三關(guān)”： 第一，把好內(nèi)容關(guān)。要查文稿的基本精神是否符合

4、黨和國(guó)家的方針、政策和有關(guān)的法律、法規(guī)以及上級(jí)的有關(guān)指示；查政策界限是否明確，提法是否同已發(fā)布的公文相銜接；查文稿中提出的措施和辦法是否符合實(shí)際、切實(shí)可行；查涉及其他部門的措施、辦法是否經(jīng)過協(xié)商、會(huì)簽等。 第二，把好文字關(guān)，要查文字語言的表述是否概念準(zhǔn)確、條理清楚、語法規(guī)范、簡(jiǎn)明扼要；查有否錯(cuò)別字，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用是否得當(dāng)?shù)取?第三、把好體式關(guān)。要查文種使用是否恰當(dāng)，公文格式是否正確，秘密等級(jí)、緩急時(shí)限、發(fā)文范圍是否合理，查發(fā)文機(jī)關(guān)和收文機(jī)關(guān)的關(guān)系處理是否恰當(dāng)，抄送機(jī)關(guān)中是否有濫抄、濫送、漏抄、漏送的現(xiàn)象等。（四）審核意見的標(biāo)注審核完畢，審核人應(yīng)在發(fā)文稿紙的審核部門意見欄內(nèi)填寫審核意見，并簽注姓

5、名與日期。經(jīng)審核后，修改較多的文稿應(yīng)交擬稿人謄清后再送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。三、簽發(fā)（一）簽發(fā)的含義（二）簽發(fā)的原則（三）簽發(fā)的方法（一）簽發(fā)的含義簽發(fā)是機(jī)關(guān)單位主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)已經(jīng)審核的文稿進(jìn)行最后的審定后，在發(fā)文稿紙的簽發(fā)意見欄中簽署批準(zhǔn)發(fā)文意見，并簽注自己的姓名和日期的環(huán)節(jié)。簽發(fā)是發(fā)文處理過程中最重要的一個(gè)程序。文稿一經(jīng)簽發(fā)即成定稿，辦理人員無權(quán)改動(dòng)。（二）簽發(fā)的原則 第一，以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)，并在眉首部分標(biāo)注簽發(fā)人姓名；以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。 第二，由部門擬稿，以機(jī)關(guān)單位名義的發(fā)文，應(yīng)先由部門負(fù)責(zé)人

6、審稿和文秘部門負(fù)責(zé)人審核，再交領(lǐng)導(dǎo)人或主管該部門事務(wù)的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)；以部門名義的發(fā)文，由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)，其中涉及重要問題的或部門把握不準(zhǔn)的發(fā)文，還應(yīng)報(bào)領(lǐng)導(dǎo)人核簽或加簽，或者報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。 第三，經(jīng)會(huì)議通過的發(fā)文，由會(huì)議主持人或秘書長(zhǎng)簽發(fā)；機(jī)關(guān)單位內(nèi)部會(huì)議通過的，可由正職或副職領(lǐng)導(dǎo)人或者辦公廳（室）主任簽發(fā)。 第四，與其他機(jī)關(guān)單位聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)與有關(guān)機(jī)關(guān)單位會(huì)簽。黨政聯(lián)合發(fā)文，凡屬政府主管的工作事項(xiàng)，先由政府領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，再送黨委按規(guī)定審核后發(fā)文。（三）簽發(fā)的方法簽發(fā)時(shí)應(yīng)在發(fā)文稿紙的簽發(fā)欄內(nèi)寫明意見，如“發(fā)”、“印發(fā)”、“抄發(fā)”、“急發(fā)”等，并親署姓名和具體日期。代行簽發(fā)的要注明“代簽”字樣。四

7、、復(fù)核即發(fā)文辦理過程中的第二次審核，它是在文件正式印制前由文秘部門對(duì)發(fā)文的復(fù)查審核。辦法第二十九條規(guī)定了復(fù)核的重點(diǎn)是：“審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等”。五、編號(hào)經(jīng)復(fù)核后的定稿應(yīng)由秘書部門統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)和份數(shù)序號(hào)等。辦法第十條規(guī)定：聯(lián)合行文，只標(biāo)主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)；“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。此外，文件印數(shù)較多時(shí)也要編份號(hào)，以便清點(diǎn)文件份數(shù)。 六、繕?。ㄒ唬┛樣〉暮x（二）繕印的程序（一）繕印的含義繕印，是根據(jù)發(fā)文定稿制成文件正本的過程。“繕”指繕寫謄清，即制出文件的清樣；“印”指印制，有打印、鉛印、膠印、復(fù)印等方式。（二）繕印的程序繕印包括了印制

8、校樣、校對(duì)、批量印刷等三個(gè)具體環(huán)節(jié)，應(yīng)注意以下問題：第一，必須忠實(shí)于經(jīng)過審核簽發(fā)的定稿，不允許隨意改動(dòng)原稿的文字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、格式，也不允許調(diào)換原稿的段落。第二，仔細(xì)校對(duì)。一是初校與復(fù)校相結(jié)合。二是校改標(biāo)志準(zhǔn)確醒目。第三，版面設(shè)計(jì)要美觀大方。第四，繕印過程中應(yīng)注意做好保密工作，不得讓無關(guān)人員隨意翻閱原稿和印制的文件。第五，建立相應(yīng)的繕印程序登記制度。第六，繕印程序結(jié)束后，公文的簽發(fā)稿要與存本（用于存檔備查的公文正式文本）一起整理歸檔。七、用印或簽署（一）用印（二）簽署（一）用印用印，是指在印制出來的文件上蓋上發(fā)文機(jī)關(guān)的印章。用印是文件生效的標(biāo)志。一般情況下，用印需注意以下幾點(diǎn)：第一，用印必須經(jīng)有

9、關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由掌管機(jī)關(guān)印章的專門人員經(jīng)手進(jìn)行。第二，用印文件的制發(fā)機(jī)關(guān)必須與印面一致，用印文件的內(nèi)容必須與簽發(fā)的定稿相符，否則不得用印。第三，用印時(shí)，印面要端正清晰，用印的位置要正確，要嚴(yán)格按照國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式的規(guī)定用印。第四，要根據(jù)發(fā)文的印數(shù)核實(shí)用印的份數(shù)，超過印數(shù)的不能用?。灰乐箤⒂≌洛e(cuò)蓋在漏印的空白紙上。第五，送印刷廠印制的文件，如需套印機(jī)關(guān)印章時(shí)，應(yīng)派專人送取。第六，通過報(bào)刊等發(fā)布文件時(shí)，簽發(fā)稿上應(yīng)加蓋印章。（二）簽署簽署，是指在印制出來的文件上由領(lǐng)導(dǎo)人親筆書寫自己的姓名或者由秘書人員加蓋領(lǐng)導(dǎo)人手書體簽名章。簽署的效力和用印是一樣的，凡是根據(jù)辦法的規(guī)定經(jīng)過簽署的公文，如命令、議案、一部分函件等，就不需要再加蓋公章。八、發(fā)文登記（一）發(fā)文登記的含義發(fā)文登記，是指在文件發(fā)出之前對(duì)文件的主要內(nèi)容和基本要素的記錄，以便對(duì)發(fā)出文件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、核查等管理。（二）發(fā)文登記的形式發(fā)文登記的形式主要是簿冊(cè)式，其常見樣式如下：順序號(hào)發(fā)文日期發(fā)文字號(hào)密級(jí)文件標(biāo)題發(fā)往單位份數(shù)歸檔情況備注九、分發(fā)（一）分發(fā)的含義分發(fā)，是指對(duì)印制完畢、需要發(fā)出的文件按發(fā)放范圍進(jìn)行分裝和發(fā)送的環(huán)節(jié)。（二）分發(fā)的工作內(nèi)容分發(fā)環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容有書寫封面、裝入文件、封口和發(fā)