機關(guān)行文格式

1、版頭行政機關(guān)的發(fā)文機關(guān)標識主要有3種形式：一種由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡 稱加“文件”組成，即“文頭紙”；一種由發(fā)文機關(guān)名稱加“令”組成，如“省 政府令”；一種由發(fā)文機關(guān)名稱加武文線組成，即“函頭紙”。對于上報的公文，發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。份號即份數(shù)序號，是同一件公文印制份數(shù)的順序號。用電報傳送的秘密公文，不 標注份號。絕密、機密、秘密電報均屬密碼電報，均應(yīng)按密碼電報的管理辦法進行嚴格管理。密級與保密期限公文中的密級（包括國家秘密）分為絕密、機密、秘密3個等級。商業(yè)秘密 分為商業(yè)機密、商業(yè)秘密2個等級。密級用3號黑體字標注。黨的機關(guān)的公文密 級標注在份號下方，兩字之間空1字；

2、行政機關(guān)的公文密級標注在公文首頁右上 角。如需同時標注秘密等級與保密期限，黨政機關(guān)的公文都用3號黑體字頂格標 注在版心右上角第1行，秘密等級中間不空格，并與保密期限之間用“”隔開。緊急程度（等級）黨的機關(guān)的緊急公文，分別標明“特急”、“加急”用3號黑體字頂格標注 于公文首頁頁版心右上角，兩字之間空1字；行政機關(guān)的緊急公文，分別標明“特 急”、“急件”，用3號黑體字標注于公文首頁版心右上角第2行。如無密級則 標注在第1行。電報的緊急程度叫等級，分“特提、特急、加急、平急” 4種， 用3號仿宋體字標注，其辦理公文的時間要求分別是1天、3天、5天、10天。發(fā)文字號發(fā)文字號是由發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文年度和

3、發(fā)文順序號3部分組成。發(fā)文年度 應(yīng)標全稱，不能簡寫。發(fā)文順序號分年度從1號起，按公文的簽發(fā)時間的先后依 次編號，不能跳號，不留有空號，不隨意編號，不編虛位（即“1”不編為“001”），不加“第”字。應(yīng)注意三個問題：一是發(fā)文字號一經(jīng)確定，應(yīng)長期固定使用。二是聯(lián)合行文， 一般只標注主辦機關(guān)的發(fā)文字號。三是用特定版頭印制的公文的發(fā)文字號，行政 機關(guān)的用3號仿宋體字標注于版頭（發(fā)文機關(guān)標識）下空1行紅色橫隔線之上。下行文、平行文的居中標注；上行文的標注于左側(cè)，與右側(cè)的“簽發(fā)人”對稱， 左右兩邊各空1字排印。簽發(fā)人上行文應(yīng)標注簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字， 簽發(fā)人姓名居右空1字

4、；簽發(fā)人3字加全角冒號與簽發(fā)人姓名組成。某些重要的 公文有會簽人的，還應(yīng)在簽發(fā)人右側(cè)用4號仿宋體字標注會簽人及其姓名。標注簽發(fā)人的目的是為了加強單位領(lǐng)導(dǎo)人對公文所負的責(zé)任，使之認真把好 公文關(guān)。應(yīng)注意兩個問題：一是聯(lián)合行文，有多個簽發(fā)人，一般是主辦單位簽發(fā)人姓 名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行， 其他簽發(fā)人從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，下移紅色橫隔線；二是簽發(fā)人是指機關(guān)簽發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人中最高職務(wù)者。標題由發(fā)文機關(guān)名稱（全稱或規(guī)范化簡稱）、公文主題和文種組成，位于紅色橫 隔線下方空2行排印。主標題用2號小標宋體字，副標題用3號楷體字

5、，居中排 印。應(yīng)注意三個問題：一是聯(lián)合行文時各聯(lián)署機關(guān)名稱排序，主辦機關(guān)的名稱排 在前面，其余依次排列。二是在有雙文種的公文（又叫復(fù)合性公文）中應(yīng)簡化標 題。三是標題中一般不用除書名號以外的標點符號。主送機關(guān)在標題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字排印，回行時頂格；最后一個主 送機關(guān)名稱之后用全角冒號。如主送機關(guān)過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng) 將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送機關(guān)之上。在黨政機關(guān)常用的公文中，只有通知、報告、請示、批復(fù)、議案、函6種公 文標注主送機關(guān)；決議、決定、指標、命令（令）、意見、公報、公告、通告、 規(guī)定、細則、會議紀要、工作要點12種公文不標注主送機關(guān)；通報

6、可標也可不 標注主送機關(guān)，但表彰先進、批評錯誤、通報人大和政協(xié)選舉結(jié)果，可標注主送 機關(guān)。正文正文位于主送機關(guān)下方，不標注主送機關(guān)的公文，正文位于成文日期下方。 數(shù)字、年份不能回行。正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)是：第一層為“一、”，第二層為 “（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。要注意不要把“1.”的小 圓點寫了頓號。在正文層次不多的情況下，第一層用“一、”，第二層可用“1.”，但不能用“（1）”。正文的排印只能用宋、黑、楷、仿宋4種字體，均用3號字印制。只有一級 小標題的，小標題用黑體字排印；有兩級小標題的，第一級用黑體字排印，第二 級用楷體字排??；有多級小標題的，第一級用小標宋體排印，

7、第二級用黑體字排 印，第三級用楷體字排印，第四級用仿宋體字排印。法規(guī)性公文的編、章、節(jié)的序號及標題居中排印，占兩行；非法規(guī)性公文的 小標題的第一行與正文的每一個自然段的第一行左邊空兩個字排印，行距相同。 獨立成段的小標題，末尾無標點符號；小標題之后接著排印正文的，末尾有句號。附件應(yīng)在正文之后、發(fā)文機關(guān)署名之前排印附件名稱。附件名稱與正文空1行， 左側(cè)空2字，用3號仿宋體字排印“附件” 2字，后面標全角冒號和附件名稱。附件的首頁左上角頂格用3號黑體字排印“附件” 2字及附件的順序號。附件置于主件之后，另起一頁開始排印，并與主件裝訂在一起，公文主題詞 與印制版記應(yīng)標注在附件最后一頁的下端。不能裝訂

8、在一起的，公文主題詞與印 制版記應(yīng)標注在主件最后一頁的下端。發(fā)文機關(guān)署名單一機關(guān)和兩個機關(guān)的聯(lián)合行文不署名，3個以上機關(guān)聯(lián)合行文，應(yīng)署名。 署名時將發(fā)文機關(guān)名稱排在成文日期和正文之間，主辦機關(guān)排在前面，每行最多 排3個發(fā)文機關(guān)名稱，最后一排如余一個或兩個，均居中排印，以方便蓋章為標準。成文日期一般以領(lǐng)導(dǎo)人最后簽發(fā)的日期為準；經(jīng)會議討論通過的決議、決定等，以會 議通過的日期為準；聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準；應(yīng)當(dāng)寫明 年月日，年份不能簡寫。單一機關(guān)行文，成文日期在正文之下一般空4行、右空 4個字、用3號仿宋體字排印。聯(lián)合行文將成文日期拉開，左右各空7個字排印。公文經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)后因故

9、不能及時發(fā)文時，成文日期可請示簽發(fā)人重新確定，或由辦文者提出意見報領(lǐng)導(dǎo)確定。印章除“會議紀要”和以電報形式發(fā)出的以外，均應(yīng)加蓋發(fā)文機關(guān)的印章。聯(lián)合 上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應(yīng)加蓋印章。加蓋印章時，要做到端正、清晰，上沿不壓正文，下沿在成文日期之下。單 一機關(guān)行文印章距正文2-4mm，居中壓成文日期。當(dāng)印章下弧無文字時，采用下 套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即 印章的中心線壓在成文日期上。不得蓋空白章。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時， 主辦機關(guān)在前，兩個印章均壓成文日期，互不相交或相切，相距不超過3mm。當(dāng) 關(guān)合行文需加蓋3個以

10、上印章時，每行最多排3個印章，主辦機關(guān)在前，印章蓋 在發(fā)文機關(guān)署名處，兩端不得超出版心；最后一行如余一個或兩個印章，均居中 排布；當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的 措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取“此頁無正文”的方法解決。省直各公司來省社蓋章，凡是股東決議、會議紀要、章程，涉及到人、財、 物的重要文件材料等，都必須備有兩份留省社存檔，且所有股東（包括省社派出 的股東代表）均須在股東決議上簽名。主題詞“主題詞”三個字用3號黑體字，居左頂格標注，后標全角冒號；主題詞用 3號小標宋體字；一篇公文最多不超過5個主題詞。每個詞目之間空1行，一行 排不完的另起一行與第一行主題詞的第一個字對齊排印。抄送機關(guān)在印制版記上方，主題詞下方，并用橫線與主題詞和印制版記隔開，抄送機 關(guān)按機關(guān)大小和排列習(xí)慣依次進行排列，回行時與冒號后的抄送名稱對齊。用3 號仿宋體字，左空1字排??；抄送機關(guān)名稱之間用頓號隔開，末尾用句號。印制版記行政機關(guān)的公文只有印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間，印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)時間右 空1字，用3號仿宋體字排印。印發(fā)時間以付印日期為準。翻印上級機關(guān)的公文， 應(yīng)把印發(fā)單位改為翻印單位，印發(fā)時期改為翻印日期，用圓括號標注共印份數(shù)。公文排印、裝訂格式除發(fā)文機關(guān)標識、標題、主題詞用