模塊三電子表格與數(shù)據(jù)處理

1、模塊三 電子表格與數(shù)據(jù)處理第一部分 案例教學(xué)案例一 學(xué)生成績表的制作一、目的及要求1.熟練掌握表格的建立及數(shù)據(jù)與公式的輸入。2.熟練掌握表格的保存和保護。二、內(nèi)容及操作步驟本案例創(chuàng)建一個名為“學(xué)生成績表.xls”的工作簿，在工作表中制作如圖3-1所示的學(xué)生成績表，其中平均分需要利用函數(shù)計算、總分利用公式計算，其余的手工輸入完成。了解如何在工作簿中創(chuàng)建表格、輸入數(shù)據(jù)、公式和函數(shù)。圖3-1 成績表樣例啟動Excel 2003 選擇“開始”菜單中的“程序”命令的“Microsoft Excel”子命令，系統(tǒng)自動創(chuàng)建名稱為“Book1.xls”工作簿。工作表的保存新建后的工作簿默認以“Book1.xl

2、s”，“Book2.xls”命名，每個工作簿默認有三個工作表，分別以“sheet1”，“sheet2”“sheet3”命名，執(zhí)行保存命令后，彈出另存為對話框進行重命名，電子表格編輯過程中要注意隨時保存。提 示1在系統(tǒng)自動創(chuàng)建的“Book1.xls”工作簿上，單擊工具欄上的“保存”按鈕，彈出“另存為”對話框。2在“保存位置”列表框中，選定工作簿文件要保存的驅(qū)動器和文件夾。3在“文件名”列表框中，輸入工作簿文件名“學(xué)生成績表”。4單擊“保存”按鈕。 (三)原始數(shù)據(jù)的輸入1.選擇合適的輸入法，在A1到I1單元格區(qū)域中依次輸入成績表的列標(biāo)題，用Tab鍵確認單元格輸入內(nèi)容，如圖3-2所示。圖3-2 成績

3、表列標(biāo)題2單擊A2單元格，先輸入英文狀態(tài)下的單撇號，再輸入 “201001001”，把鼠標(biāo)移到A2單元格的右下角，等光標(biāo)變?yōu)楹谏痔畛浔鷷r，按住鼠標(biāo)左鍵向下拖動，直到A6單元格時松開鼠標(biāo)左鍵，則學(xué)號序列自動填充完成。1在電子表格中，有一類數(shù)字是不參與數(shù)字運算的，比如：學(xué)號、編號、身份證號碼等，這一類的數(shù)字在表格中通常作為文本使用，在輸入時可在數(shù)字前面加上英文單撇號。2Excel對于一些有規(guī)律的數(shù)據(jù)，比如等差數(shù)列、等比數(shù)列以及自定義序列，可以使用填充柄進行自動填充。提 示3在單元格B2：B6中根據(jù)樣表輸入姓名。4數(shù)據(jù)有效性設(shè)置 單擊C2單元格并按住鼠標(biāo)左鍵向右下拖動到F6，松開左鍵，則單元格區(qū)

4、域C2:F6被選中。 選擇菜單欄中的“數(shù)據(jù)”，在彈出的菜單中選擇“有效性”， 單擊打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，如圖3-3所示，圖3-3 數(shù)據(jù)有效性設(shè)置選擇“設(shè)置”選項卡，在“允許”下拉列表中選擇“小數(shù)”，在“數(shù)據(jù)”列表中選擇“介于”，分別在最小值和最大值中填寫0和100，單擊確定按鈕。 5在C2:F6區(qū)域輸入各科成績。(四)公式和函數(shù)的輸入電子表格中公式的輸入必須以“=”開始，再根據(jù)計算的要求輸入相應(yīng)的運算數(shù)和運算符，按Enter鍵確認或單擊編輯欄上的按鈕后就可在單元格中顯示計算后的結(jié)果。函數(shù)的輸入可以以“=”開始，然后輸入函數(shù)名稱和參數(shù)，也可以單擊編輯欄上的插入函數(shù)按鈕，選擇相應(yīng)函數(shù)處理。提

5、示 1公式的輸入和復(fù)制 單擊G2單元格，輸入“=C2+D2+E2+F2”，按Enter鍵求出第一個人的總分。 拖動單元格G2的填充柄到G5，復(fù)制公式，計算所有人的總分。2函數(shù)的輸入和復(fù)制 選中H2單元格，單擊編輯欄中的“插入函數(shù)”按鈕 ，打開“插入函數(shù)”對話框，如圖3-4所示。 在“選擇類別”下拉列表中選擇“常用函數(shù)”， “選擇函數(shù)”列表中選擇“AVERAGE”函數(shù)，單擊“確定”打開“函數(shù)參數(shù)”，如圖3-5所示。 單擊“Number1”參數(shù)后的折疊按鈕，對話框變?yōu)橐粋€長條形，如圖3-6所示， 在C2:F2單元格區(qū)域上拖動，將單元格的應(yīng)用區(qū)域改變?yōu)镃2:F2，如圖3-7所示，再次單擊長條形“函數(shù)

6、參數(shù)”對話框中的折疊按鈕，最后單擊“確定”按鈕，第一個人的平均分就計算出來了。圖3-4 “插入函數(shù)”對話框 圖3-5 “函數(shù)參數(shù)”對話框圖3-6 “函數(shù)參數(shù)”對話框 圖3-7 改變單元格應(yīng)用區(qū)域 拖動單元格H2的填充柄到單元格H6，復(fù)制函數(shù)，計算出所有人的平均分。(五)添加批注 為了突出單元格中數(shù)據(jù)，比如本表中的不及格數(shù)據(jù)，可以為不及格的數(shù)據(jù)添加批注，步驟如下：選擇學(xué)科成績不及格的單元格，單擊“插入”菜單中的“批注”命令，彈出“批注”文本框。在文本框中輸入注釋文本：不合格成績，如圖3-8所示。輸入完成后，鼠標(biāo)在文本框外單擊即可。添加了批注的單元格右上角有一個小紅點，當(dāng)鼠標(biāo)移到該單元格時將顯示批

7、注內(nèi)容。 圖3-8 批注文本框(六)工作表和工作簿的保護工作表的保護單擊“工具”菜單，在菜單中選擇“保護”，在級聯(lián)菜單中選擇“保護工作表”，打開如圖3-9所示的對話框。在“取消工作表保護時使用的密碼”文本框中輸入密碼，單擊“確定” 圖3-9 保護工作表 圖3-10 確認密碼 在彈出的“確認密碼”對話框中重新輸入密碼。工作簿保護為了防止他人對工作簿進行某些操作，可以對工作簿進行保護。工作簿保護主要是保護工作簿的結(jié)構(gòu)和窗口不被改變。（1）保護工作簿結(jié)構(gòu)：可以防止他人插入工作表、刪除工作表、重命名工作表、移動或復(fù)制工作表以及設(shè)置工作表標(biāo)簽顏色等操作。（2）保護工作簿窗口：可以防止他人更改工作簿窗口的

8、大小和位置。 (1)提 示 單擊“工具”菜單，在菜單中選擇“保護”，在級聯(lián)菜單中選擇“保護工作簿”，打開如圖3-11所示的對話框。在“取消工作表保護時使用的密碼”文本框中輸入密碼，單擊“確定” 圖3-11 保護工作簿 圖3-12 確認密碼 在彈出的“確認密碼”對話框中重新輸入密碼。工作簿加密 選擇“工具”菜單中的“選項”，打開如圖3-13所示的“選項”對話框。 單擊“安全性”選項卡，如圖3-14所示。 圖3-13 “選項”文本框 圖3-14 “選項”中的“安全性”在“打開權(quán)限密碼”文本框中輸入密碼，單擊“確定”。任務(wù)一：學(xué)生成績表的有關(guān)操作在案例一制作的成績表基礎(chǔ)上，掌握工作表的重命名、新建、

9、選定、復(fù)制、粘貼、插入、刪除、及查找等操作。操作要求如下：1. 打開案例一制作的“學(xué)生成績表.xls”，把表“sheet1”重命名為“一班”。2. 把表“一班”復(fù)制到表“sheet2”中，并把“sheet2”重命名為“二班”。3. 把“二班”中的數(shù)據(jù)保留標(biāo)題列行，其余的數(shù)據(jù)刪除。4. 按圖3-15所示，輸入二班學(xué)生成績，利用函數(shù)求出全班學(xué)生的總分和平均分。5. 一班的“秦強”同學(xué)退學(xué)，把一班的“秦強”一行刪除。6利用查找功能查看二班“孫剛”同學(xué)的成績。圖3-15 二班學(xué)生成績表案例二 編輯美化成績表一、目的及要求1.熟練掌握單元格的格式設(shè)置，包括數(shù)字格式、對齊格式、字體設(shè)置、邊框設(shè)置等。2.熟

10、練掌握表格的自動格式化。二、內(nèi)容及操作步驟本案例在案例一的基礎(chǔ)上，對案例一創(chuàng)建的學(xué)生成績表進行編輯和美化，使其外觀更漂亮，排列更整齊，重點更突出。數(shù)據(jù)的格式化一般通過用戶自定義格式來實現(xiàn)，也可通過Excel提供的自動格式化功能來實現(xiàn)。自定義格式通過“單元格格式”對話框來完成，選擇菜單“格式”中的“單元格”命令，即可彈出“單元格格式” 對話框，如圖3-16所示。提 示 (一) 插入標(biāo)題 1雙擊打開“學(xué)生成績表.xls”。 2把鼠標(biāo)放在成績表的首行行號上單擊鼠標(biāo)，選中第一行并單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇“插入”插入一行。 3在A1單元格中輸入表標(biāo)題“成績表”。 4選中A1：H1單元格，單擊工具

11、欄上的合并及居中按鈕，使標(biāo)題居中。 (二) 設(shè)置數(shù)字格式選擇要格式化的單元格區(qū)域C3：H7。單擊“單元格格式”對話框中的“數(shù)字”選項卡，如圖3-17所示。在左側(cè)的“分類”列表框中單擊“數(shù)值”，在“示例” 框中設(shè)置小數(shù)位數(shù)為“2”，使成績保留兩位小數(shù)。 圖3-16 單元格格式 圖3-17 單元格格式(三) 設(shè)置對齊格式 1拖動鼠標(biāo)，把表中的數(shù)據(jù)全部選中。 2單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，選擇“對齊”選項卡，如圖3-18所示。 3在“水平對齊”和“垂直對齊”下拉列表框中分別選取“居中”選項。 圖3-18 單元格格式(四) 設(shè)置字體格式 1選中A1單元格，單擊“格式”菜單中的“單元格格式”命令

12、，選擇“字體”選項卡，如圖3-19所示。 2設(shè)置字號為“20”，字形為“加粗”，顏色為“紅色”。圖3-19 單元格格式 3選擇C3：H7區(qū)域，設(shè)置顏色為“藍色”。 (五) 調(diào)整列寬和行高用戶建立工作表時，所有單元格具有相同的寬度和高度。如單元格中輸入的字符串超過列寬時，超長的文字被截去，數(shù)字則用“#”表示，要想正確顯示數(shù)據(jù)，需要調(diào)整行高和列寬。調(diào)整的方法有兩種：1使用鼠標(biāo)調(diào)整。鼠標(biāo)指向要調(diào)整行高的行標(biāo)的分割線上，當(dāng)鼠標(biāo)變成一個雙向箭頭時，拖曳分割線至適當(dāng)?shù)奈恢眉纯?。調(diào)整列寬則調(diào)整列標(biāo)分割線。2使用“格式”菜單中的“行”或“列”命令，進行精確調(diào)整。提 示 1調(diào)整第一行的高度。鼠標(biāo)指向行號1和行號

13、2之間的分割線。 2鼠標(biāo)變成雙向箭頭時，拖動分割線至適當(dāng)位置。(六) 設(shè)置邊框線 默認情況下，Excel的表格線都是統(tǒng)一的淡虛線，這種邊線在打印表格時不會打印，用戶可以給它設(shè)置其它類型的邊框線。選中A1:H7區(qū)域，單擊“格式”菜單中“單元格”命令，選擇“邊框”選項卡，如圖3-20所示。選擇“樣式”列表框中的右邊倒數(shù)第二種樣式，顏色列表框中“天藍色”，單擊“外邊框”按鈕加入外框線。選擇“樣式”列表框中的右邊倒數(shù)第三種樣式，顏色列表框中“粉紅色”，單擊“內(nèi)部”按鈕加入內(nèi)部表格線，單擊“確定”完成邊框線設(shè)置。 圖3-20 “邊框”選項卡(七) 設(shè)置圖案底紋 1設(shè)置標(biāo)題的底紋。 選中A1單元格，單擊“

14、格式”菜單中“單元格”命令，選擇“圖案”選項卡，如圖3-21所示。 單擊“圖案”列表框右邊的下拉三角，在彈出的面板中選擇面板上方第二行倒數(shù)第一的底紋圖案，顏色選擇“藍色”，單擊“確定”按鈕。 2設(shè)置列標(biāo)題圖案 選中A2：H2單元格區(qū)域，單擊“格式”菜單中“單元格”命令，選擇“圖案”選項卡。 單擊“顏色”列表框中的“紫羅蘭”，單擊“確定”按鈕。 圖3-21 “圖案”選項卡設(shè)置姓名列圖案 選中B2：B7單元格區(qū)域，單擊“格式”菜單中“單元格”命令，選擇“圖案”選項卡。 單擊“顏色”列表框中的“深黃色”（第二行第三列），單擊“確定”按鈕。設(shè)置成績數(shù)據(jù)區(qū)域圖案 選中C3：H7單元格區(qū)域，單擊“格式”菜

15、單中“單元格”命令，選擇“圖案”選項卡。 單擊“顏色”列表框中的“金色”（第四行第二列），單擊“確定”按鈕。(八) 條件格式的使用 把成績表中不及格的成績標(biāo)記為紅色斜體。 1拖動鼠標(biāo)選中C3: F7區(qū)域。 2單擊“格式”菜單中的“條件格式”，打開“條件格式”對話框，如圖3-22所示，設(shè)置“條件1(1)”下面的列表框為“單元格數(shù)值”，其后的列表框為“小于”，后面的文本框中輸入“60”。 3單擊“格式”按鈕，在彈出的“單元格格式”對話框中設(shè)置字體為紅色傾斜，如圖3-23所示。 圖 3-22 條件格式 圖3-23 格式設(shè)置設(shè)置完成后效果如圖3-24所示。除了自定義格式化，Excel還預(yù)定義了17種格

16、式，供用戶進行自動化格式化設(shè)置。步驟如下：選擇要格式化區(qū)域。單擊“格式”菜單中的“自動套用格式”命令。選擇一種合適的格式后單擊“確定”按鈕。提 示 圖3-24 美化編輯后的成績表任務(wù)一：南山電器銷售表的美化編輯仿照案例二，完成對南山電器銷售表的編輯美化。操作要求如下：1. 雙擊打開南山電器銷售表。2. 刪除第一行和第一列。3. 在F2單元格中輸入“總計”，在“總計”下面的單元格中，利用求和函數(shù)求出每種電器一年的銷量。4. 合并A1和F1兩個單元格，并使標(biāo)題居中，設(shè)置標(biāo)題字體為仿宋，字號為20，顏色為黃色，底紋為紅色。5.設(shè)置A2：F2單元格區(qū)域，字體為華文行楷，字號為16號，加粗，字體顏色為白

17、色；設(shè)置深黃色的底紋。6將單元格區(qū)域A3：A9對齊方式設(shè)置為水平居中；設(shè)置字體為黑體，字體顏色為深紅色；設(shè)置金色的底紋。7將單元格區(qū)域B3：E9的字體設(shè)置為宋體；設(shè)置淡紫色的底紋。8將單元格區(qū)域F3：F9的對齊方式設(shè)置為水平居中；設(shè)置字體為宋體；加粗傾斜，設(shè)置藍色的底紋。9設(shè)置表格邊框線：將表格的外邊框線設(shè)為紫羅蘭色的粗實線（第二列第六行），將單元格A1的下邊框線設(shè)置為紫羅蘭粗實線。10將單元格區(qū)域A2：F9的內(nèi)部表格線設(shè)為紅色的實線（第二列第五行）?？傂Ч鐖D3-26所示。圖3-25 南山電器銷售表圖 3-26 美化后的南山電器銷售表任務(wù)二：套用自動格式的課程表 利用自動化格式的“三維效果2

18、” 對工資表進行美化編輯，效果如圖3-27所示。圖 3-27 套用自動格式的工資表案例三 建立南山電器銷售數(shù)據(jù)的統(tǒng)計圖表一、目的及要求1.熟練掌握統(tǒng)計數(shù)據(jù)的圖表創(chuàng)建方法。2.熟練掌握圖表的編輯和修改。二、內(nèi)容及操作步驟本案例將銷售數(shù)據(jù)以統(tǒng)計圖表的形式顯示，以使數(shù)據(jù)更直觀。首先，建立柱形圖，表示各種電器在第一季和第二季的銷售情況，以掌握利用圖表向?qū)?chuàng)建柱形圖的方法，其次，修改柱形圖，添加第三季和第四季的數(shù)據(jù)，以掌握圖表的編輯和修改。圖表是將工作表數(shù)據(jù)用條形、折線、柱形、餅狀或其他形狀圖形來表示，它比數(shù)據(jù)本身更易于表現(xiàn)數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，并且，圖表中的數(shù)據(jù)與工作表中的數(shù)據(jù)是聯(lián)動的。Excel中的圖表分

19、為兩類，一類是嵌入式的圖表，另一類是獨立圖表。用戶可以利用“圖表”工具欄創(chuàng)建圖表，也可以利用“圖表向?qū)А眲?chuàng)建圖表。提 示圖表的創(chuàng)建打開南山電器銷售表，選擇B3:D4區(qū)域。單擊“插入”菜單中“圖表”命令，即彈出“圖表向?qū)А睂υ捒?，如圖3-28所示。圖 3-28 圖表向?qū)Р襟E之一 3在“標(biāo)準(zhǔn)類型”選項卡下，選擇“圖表類型”中的“柱形圖”，在“子圖表類型”中選擇第一個子圖（簇狀柱形圖），單擊“下一步”按鈕。 4如圖3-29所示，在彈出的“圖表數(shù)據(jù)源”對話框中選擇數(shù)據(jù)區(qū)域，系列產(chǎn)生在選擇“列”，單擊“下一步”按鈕。圖 3-29 圖表向?qū)е?圖表數(shù)據(jù)源 5如圖3-30，在彈出的“圖表選項”對話框中，單

20、擊“標(biāo)題”選項卡，在“圖表標(biāo)題（T）”文本框中輸入“南山電器銷售圖表”，“分類（X）軸（C）”文本框中輸入“電器品種”，“數(shù)值（Y）軸（V）”文本框中輸入“銷售量”，然后單擊“下一步”按鈕。圖3-30 “圖表選項”對話框在彈出的“圖表位置”對話框中確定圖表的位置，這里選第二個選項“作為其中的對象插入”，單擊“完成”按鈕完成圖表的創(chuàng)建。效果如圖3-32所示。 圖 3-31 “圖表位置”對話框 圖 3-32 圖表向?qū)?chuàng)建的南山電器銷售圖表 圖表編輯和修改圖表的編輯是指對圖表中的各種對象進行的編輯，主要指添加和刪除數(shù)據(jù)、添加數(shù)據(jù)標(biāo)簽、格式化圖表等。對數(shù)據(jù)的編輯分兩種情況，一種是已經(jīng)加入圖表中的數(shù)據(jù)的

21、修改，一種是向圖表中添加新的數(shù)據(jù)，對第一種情況，只需要在工作表中進行修改，圖表中對應(yīng)的數(shù)據(jù)就會進行自動更新，第二種情況需要先向工作表中添加數(shù)據(jù)，然后通過選定柄或復(fù)制數(shù)據(jù)的辦法添加到圖表中。提 示1圖表的縮放和移動 選中上面創(chuàng)建的圖表，拖動圖表周圍的句柄進行圖表的縮放，改變圖表的大小。 在圖表激活的狀態(tài)下，在圖表上按住鼠標(biāo)左鍵進行移動，移動圖表使其不遮住數(shù)據(jù)表。2. 圖表中數(shù)據(jù)添加 在前面的工作表中選定第三季和第四季的銷售數(shù)據(jù)，右鍵單擊選擇“復(fù)制”。 把鼠標(biāo)移到圖表的空白區(qū)域，單擊右鍵選擇“粘貼”，即可完成數(shù)據(jù)的添加。如圖3-33所示。 圖3-33 添加數(shù)據(jù)后的圖表3.修改圖表選項圖表選項設(shè)置包

22、括：標(biāo)題、坐標(biāo)軸、網(wǎng)格線、圖例、數(shù)據(jù)標(biāo)志、數(shù)據(jù)表。修改這些選項可以在圖表上右鍵單擊重新打開“圖表選項”對話框進行修改。提 示 單擊圖表區(qū)選中圖表。在圖表上右鍵單擊選擇“圖表選項”，打開與圖3-30相同的“圖表選項”對話框。在“標(biāo)題”選項卡中，修改圖表標(biāo)題為“南山電器銷售柱形圖”，在“數(shù)據(jù)標(biāo)志”選項卡中，添加數(shù)據(jù)標(biāo)簽，在“值”前的復(fù)選框上添加對號，“圖例”選項卡中，“位置”選擇“靠左”。單擊“確定”按鈕完成修改。4.圖表的格式化圖表格式化是指圖表中各對象的格式化，格式化前需要先選擇格式化的對象。不同對象的格式化項目不同。提 示在圖表區(qū)上右鍵單擊，選擇“圖表區(qū)格式”，如圖3-34所示。在“圖案”選

23、項卡中，單擊“填充效果”按鈕，打開“填充效果”對話框，如圖3-35所示。在“紋理”選項卡中選擇“信紙”紋理，單擊“確定”，回到“圖表區(qū)格式”對話框單擊“確定”即可。 圖3-34 圖表區(qū)格式圖3-35 填充效果 在“繪圖區(qū)”上右鍵單擊，選擇“繪圖區(qū)格式”打開“繪圖區(qū)格式”對話框,如圖3-36所示。 圖 3-36 “繪圖區(qū)格式”對話框 在“區(qū)域”分類中選擇背景顏色為“黃色”，單擊“確定”完成編輯，效果如圖3-37所示。 圖 3-37 格式化后的圖表任務(wù)一：生成學(xué)生成績圖表仿照案例三，創(chuàng)建學(xué)生成績圖表。操作要求如下：1. 雙擊打開“學(xué)生成績表”。2. 在工作表中插入一個簇狀柱形圖，使用“姓名”、“語

24、文”和“英語”三列中的數(shù)據(jù)。3. 圖表的標(biāo)題為“學(xué)生部分成績圖表”。坐標(biāo)軸標(biāo)題分別為“學(xué)生姓名”和“成績”。4. 圖表要作為獨立表進行創(chuàng)建。結(jié)果如圖3-38所示。 圖3-38 學(xué)生部分成績圖表任務(wù)二：學(xué)生成績圖表的編輯 在任務(wù)一的基礎(chǔ)上，對圖表進行編輯，添加數(shù)據(jù)，對圖表進行格式化。操作要求如下：1. 把“學(xué)生部分成績圖表”簇狀柱形圖修改為帶深度的柱形圖。2. 在圖表中添加“數(shù)學(xué)”和“計算機”兩列數(shù)據(jù)。3. 把圖表的標(biāo)題改為“學(xué)生成績圖表”。4.取消分類軸上的名稱。5在柱形圖上標(biāo)注出各科成績。6把圖表背景設(shè)置為淡灰色。結(jié)果如圖3-39所示。 圖 3-39 學(xué)生成績圖表任務(wù)三：創(chuàng)建家庭消費餅狀圖根

25、據(jù)“家庭消費表”，創(chuàng)建家庭消費餅狀圖。操作要求如下：1. 打開“家庭消費表”。2. 利用“消費類別”和“消費金額（元）”兩列數(shù)據(jù)創(chuàng)建餅狀圖。3. 如圖所示，餅圖的標(biāo)題為“家庭消費圖表”，圖上顯示各種消費名稱和消費額及所占的百分比。4.創(chuàng)建的圖表作為“家庭消費表”的一部分。 圖3-40 家庭消費餅狀圖案例四 學(xué)生成績表的數(shù)據(jù)處理一、目的及要求1. 熟練使用記錄單進行記錄操作。2. 熟練掌握操作和處理數(shù)據(jù)的排序、篩選、分類匯總等數(shù)據(jù)處理工具。3. 熟練使用部分常用函數(shù)解決實際問題。二、內(nèi)容及操作步驟本案例以學(xué)生成績表的數(shù)據(jù)處理為例，展示Excel在數(shù)據(jù)處理方面的強大功能，通過數(shù)據(jù)處理為用戶提供更多

26、有用信息。(一) 記錄單的操作使用在Excel中建立了數(shù)據(jù)表后，只要有字段名，系統(tǒng)就會自動產(chǎn)生記錄單。使用記錄單可以查詢?yōu)g覽數(shù)據(jù)、可以添加數(shù)據(jù)和修改刪除數(shù)據(jù)。提 示查找記錄 打開“南山中學(xué)學(xué)生成績表”，如圖341所示。 單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“記錄單”命令，打開如圖342所示的“記錄單”對話框。 單擊“條件”按鈕，記錄單變?yōu)槿鐖D343所示。在 “班級”后面輸入“01”，“語文”后面輸入“90”，“數(shù)學(xué)”后面輸入“100”查找01班的語文成績成績大于90分，且數(shù)學(xué)成績大于100分的同學(xué)。 單擊“下一條”或“上一條”按鈕，逐個查看符合條件的記錄。圖3-41南山中學(xué)學(xué)生成績表 圖3-42 學(xué)生成績“記

27、錄單” 圖3-43 記錄單的條件對話框 2. 添加、刪除和修改數(shù)據(jù) 在如圖342所示的圖中，單擊“新建”按鈕可打開“新建記錄”對話框，在姓名和班級一欄分別輸入“王明”和“01班”，其余數(shù)據(jù)依據(jù)實際情況輸入，如還需添加，繼續(xù)單擊“新建”按鈕輸入數(shù)據(jù)，然后單擊“關(guān)閉”按鈕完成添加新紀(jì)錄。 如需刪除或修改記錄，則要先查找到該記錄，需刪除的單擊“刪除”按鈕即可，需修改的直接在相應(yīng)的文本框中修改，然后單擊“關(guān)閉”即可。(二) 排序1單關(guān)鍵字排序 單擊排序關(guān)鍵字段“語文”中的任一單元格，如D4單元格。 單擊“常用”工具欄中的“降序”按鈕，數(shù)據(jù)清單中的記錄按總分降序排列，如圖343所示。圖343 按單關(guān)鍵字

28、排序的“學(xué)生成績”工作表2多關(guān)鍵字排序 單擊要排序的數(shù)據(jù)清單中的任一單元格。 選擇“數(shù)據(jù)”菜單中的“排序”命令，打開“排序“對話框。 單擊“主要關(guān)鍵字”列表框右邊的下拉按鈕，在下拉列表中選擇“總分”，并選擇“降序”作為主要關(guān)鍵字的排序方式。單擊“次要關(guān)鍵字”列表框右邊的下拉按鈕，在下拉列表中選擇“英語”，并選擇“降序”作為次要關(guān)鍵字排序方式。為了避免數(shù)據(jù)清單的標(biāo)題也參加排序，選中“有標(biāo)題行”單選項，如圖344所示。圖344 “排序”對話框單擊“確定”按鈕，排序結(jié)果如圖345所示。圖345 按多關(guān)鍵字排序的“學(xué)生成績”工作表(三) 篩選1自動篩選 選定成績表中的任一單元格。 選擇“數(shù)據(jù)”菜單中“

29、篩選”命令中的“自動篩選”子命令，每個字段名右側(cè)即出現(xiàn)一個下拉按鈕。 單擊“英語”字段的下拉按鈕，在下拉列表中列出了“全部”、“前10個”、“自定義”等選項，如圖346所示。圖346“英語”字段 “自動篩選”按鈕的下拉列表在下拉列表中，選擇“前10個”選項，打開“自動篩選前10個”對話框。選擇篩選方式為“最大”，此時篩選項目數(shù)為“10”，如圖347所示，圖347“自動篩選前10個”對話框（5）將篩選項目數(shù)設(shè)置為“4”，單擊“確定”，即篩選出英語成績最大的4條記錄，如圖3-48所示。圖3-48 篩選出的英語成績最大的4條記錄若再次選擇“數(shù)據(jù)”菜單中“篩選”命令的“自動篩選”子命令，使“自動篩選”

30、命令前的“”號消失，即退出“自動篩選”。2自定義篩選 激活自動篩選。 單擊“數(shù)學(xué)”字段的下拉按鈕，在下拉列表中選擇“自定義”選項，打開“自定義自動篩選方式”對話框，如圖349所示。 在“數(shù)學(xué)”下方的列表框中選擇“大于或等于”，并在其右邊的文本框中輸入80；選中“與”單選按鈕；然后在下方的下拉列表框中選擇“小于”，并在其右邊的文本框中輸入90。 圖349 “自定義自動篩選方式”對話框 單擊“確定”按鈕，即篩選出數(shù)學(xué)成績85并且90的記錄，如圖350所示。圖350 篩選出的“數(shù)學(xué)成績85并且90的記錄”3高級篩選 建立條件區(qū)域，在條件區(qū)域中設(shè)置篩選條件，如圖351所示陰影部分，條件要求為語文大于1

31、00分，數(shù)學(xué)大于111，同時總分大于330的同學(xué)。圖351“學(xué)生成績“工作表及高級篩選“條件”區(qū)域選定數(shù)據(jù)清單中的任一單元格，選擇“數(shù)據(jù)”菜單中的“篩選”命令中的“高級篩選”子命令，打開“高級篩選”對話框，如圖352所示。單擊“數(shù)據(jù)區(qū)域”文本框右邊的“收縮對話框”按鈕，顯現(xiàn)出工作表，選定單元格區(qū)域A4:H198，然后按回車鍵。單擊“條件區(qū)域”文本框右邊的“收縮對話框”按鈕，顯現(xiàn)出工作表，選定單元格區(qū)域C1:E2，然后按回車鍵。圖352 “高級篩選”對話框單擊“確定”按鈕，篩選結(jié)果如圖352所示。圖352 高級篩選結(jié)果與篩選的“條件區(qū)域”(四) 分類匯總分類匯總是分析數(shù)據(jù)的一個有力工具，它的前提

32、條件是先要排序。要先排序，然后才能進行分類匯總，且排序和分類匯總要使用同一個關(guān)鍵字段。提 示1. 單擊“班級”字段中的任一單元格。2. 單擊常用工具欄中“升序”按鈕，“學(xué)生成績”工作表中的記錄按“班級”字段的值升序排列。3. 選擇“數(shù)據(jù)”菜單中的“分類匯總”命令，打開“分類匯總”對話框，如圖353所示。4. 在“分類字段”下拉列表中，選擇“班級”作為分類匯總的關(guān)鍵字；在“匯總方式”下拉列表中，選擇“平均值”；在“選定匯總項”中，選中“語文”、“數(shù)學(xué)”、“英語”、“總分”四項，即在各項前打“”。 圖353 “分類匯總”對話框 5. 選中“替換當(dāng)前分類匯總”和“匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方”復(fù)選項。6.

33、 單擊“確定”按鈕，即可完成分類匯總，如圖354所示。圖354 按“班級”分類匯總后的工作表7. 分類匯總后，每個類之間自動增加一行類匯總結(jié)果，并在工作表左側(cè)插入分級顯示控制欄。在分級顯示控制欄中，單擊級別顯示控制按鈕，則顯示各類匯總的結(jié)果及總計結(jié)果，如圖3-55所示。圖3-55 按2級顯示分類匯總結(jié)果8. 單擊“分類匯總”對話框中的“全部刪除”按鈕，就取消分類匯總，成績表恢復(fù)到分類匯總前狀態(tài)。(五) 建立數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表主要用于按多個字段進行分類匯總，主要用來分析不同字段數(shù)據(jù)之間的關(guān)系。提 示1選定數(shù)據(jù)清單中的任意一個單元格，然后選擇“數(shù)據(jù)”菜單中的“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”命令，打開“

34、數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?步驟之1”對話框，如圖356所示建立數(shù)據(jù)透視表。圖356 “數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?步驟之1”對話框2. 選中“Microsoft Excel數(shù)據(jù)清單或數(shù)據(jù)庫”選項，以指定產(chǎn)生數(shù)據(jù)透視表的源數(shù)據(jù)；選中“數(shù)據(jù)透視表”選項，以指定所要創(chuàng)建報表的類型。3. 單擊“下一步”按鈕，打開“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?步驟之2”對話框。此時，對話框中的“選定區(qū)域”框中已自動指定了數(shù)據(jù)區(qū)域$A$1:$H$195，如圖3-57所示。如果有必要，用戶可以重新指定數(shù)據(jù)區(qū)域。圖3-57 “數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?步驟之2”對話框4單擊“下一步”按鈕，打開“數(shù)據(jù)透視表和表格透視圖向?qū)?/p>

35、3步驟之3“對話框，如圖3-58所示。選中“新建工作表”選項，將數(shù)據(jù)透視表放置在新工作表中。圖3-58 “數(shù)據(jù)透視表和表格透視圖向?qū)?步驟之3“對話框5. 單擊“布局”按鈕，打開“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)Р季帧睂υ捒?。將對話框右邊的“班級”字段拖放到“行”字段區(qū)，將“性別”字段拖放到“列”字段區(qū)，將“英語”字段拖放到“數(shù)據(jù)”字段區(qū)，如圖3-59所示。圖3-59 “數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)Р季帧睂υ捒?鼠標(biāo)雙擊“數(shù)據(jù)”字段區(qū)的“求和項：英語”，打開“數(shù)據(jù)透視表字段”對話框，如圖3-60所示。在“匯總方式”列表中，選擇“平均值”，然后單擊“確定”按鈕，返回“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)Р季帧睂υ?/p>

36、框。圖3-60 “數(shù)據(jù)透視表字段”對話框7在“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)Р季帧睂υ捒蛑校瑔螕簟按_定”按鈕，返回“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?步驟之3”對話框，然后單擊“完成”按鈕生成數(shù)據(jù)透視表，同時激活“數(shù)據(jù)透視表”工具欄，如圖3-61所示。在此數(shù)據(jù)透視表的行和列交叉區(qū)域中，顯示不同班級、不同性別學(xué)生的英語平均成績?？梢钥闯?班學(xué)生的英語平均分最高，2班學(xué)生的英語平均分最低，而且還可以看出2班男生的英語成績最差。圖3-61 數(shù)據(jù)透視表8將“列”字段區(qū)的“性別”字段拖放到“行”字段區(qū)“班級”字段上，就形成行形式的數(shù)據(jù)透視表，如圖3-62所示。圖3-62 行形式的數(shù)據(jù)透視表9將“行”字段區(qū)“班級”

37、字段拖放到“列”字段區(qū)的“性別”字段上，就形成了“班級”和“性別”互換位置的數(shù)據(jù)透視表，如圖3-63所示。圖3-63 互換行和列的數(shù)據(jù)透視表(六) 綜合處理 1在成績表F列前插入一列，表示語文成績的等級，等級分為A、B、C、D四級，大于等于96分為A，于96大于等于72為B，小于72大于等于48為C，48以下為D。 在列標(biāo)F上右鍵單擊，選擇“插入”命令，插入一列，在F1中輸入“等級”。 選中F2，輸入“=IF(E29=96,A,IF(E29=72,B,IF(E29=48,C,D)”，然后回車，求出等級。 拖動F2右下角的填充句柄至F195，求出所有同學(xué)語文成績的等級。 2從成績表中篩選出一班的

38、學(xué)生記錄，然后統(tǒng)計一班的男女生數(shù)，求一班同學(xué)各科最高成績和最低成績。 在成績表中選中任一單元格，從“數(shù)據(jù)”菜單中選擇“篩選”子菜單下的“自動篩選”命令。 單擊“班級”右側(cè)的三角，在下拉菜單中選擇“01”篩選出一班的同學(xué)記錄。 在工作薄中插入一個新的工作表，重命名為“一班”，把一班同學(xué)的記錄復(fù)制到“一班”工作表。 在“一班”表的數(shù)據(jù)下方，B53到B56中分別輸入“男生數(shù)”、“女生數(shù)”、“最高成績”、“最低成績”。 選中C53，單擊插入函數(shù)，在彈出的“插入函數(shù)”對話框中，“或選擇類別”后選擇“全部函數(shù)”，在“選擇函數(shù)” 列表中選擇“COUNTIF”，如圖3-64所示，單擊“確定”按鈕。 在彈出的“

39、函數(shù)參數(shù)”對話框中，分別選取數(shù)據(jù)區(qū)域和條件，如圖3-65所示，單擊“確定”按鈕即可求出一班男生數(shù)。 利用同樣的函數(shù)求出女生數(shù)。 利用Max函數(shù)和Min函數(shù)分別求出各科的最高分和最低分。圖3-64 “插入函數(shù)”對話框圖3-65“函數(shù)參數(shù)”對話框任務(wù)一：汽車銷售情況統(tǒng)計仿照案例4的操作，對“賈卞市汽車銷售情況.xls”中汽車銷售情況進行統(tǒng)計。操作要求如下：1公式（函數(shù)）應(yīng)用：使用Sheet1工作表中的數(shù)據(jù)，計算三個月的“總計”，結(jié)果放在相應(yīng)的單元格中。2數(shù)據(jù)排序：使用Sheet2工作表中的數(shù)據(jù)，以“三月”為主要關(guān)鍵字，降序排序。3數(shù)據(jù)篩選：使用Sheet3工作表中的數(shù)據(jù)，篩選出三個月的銷量都大于或等于600的記錄。4數(shù)據(jù)合并計算：使用Sheet4工作表“賈卞市上半年各市場汽車銷售情況”和“賈卞市下半年各市場汽車銷售情況”中的數(shù)據(jù)，在“賈卞市全年各市場汽車銷售情況統(tǒng)計”中進行“求和”合并計算。5數(shù)據(jù)分類匯總：使用Sheet5工作表中的數(shù)據(jù)，以“產(chǎn)地”為分類字段，將各汽車市場分別進行“求和”分類匯總。6建立數(shù)據(jù)透視表：使用“數(shù)據(jù)源”工作表中的數(shù)據(jù)，以