2022年企業(yè)溝通實(shí)務(wù)之文書(shū)溝通報(bào)告

1、第二講 文書(shū)溝通_報(bào)告第一節(jié) 了解對(duì)象 第二節(jié) 寫(xiě)作技巧 第三節(jié) 報(bào)告原則前言文書(shū)是溝通渠道中必不可少的一種溝通方式，借助文書(shū)的形式，你可以向其它人傳遞準(zhǔn)確、重要的信息。文書(shū)溝通的關(guān)鍵不在于你開(kāi)始是否寫(xiě)得很好，而在于你是否愿意養(yǎng)成文書(shū)溝通的習(xí)慣。如果你寫(xiě)不出來(lái)，你也別指望你能說(shuō)得好！當(dāng)然如你寫(xiě)得很好，也不能保證你會(huì)說(shuō)得很好。 文字溝通并沒(méi)有高深的理論，其難度在于，你需要不斷地訓(xùn)練自己，這一過(guò)程可能是漫長(zhǎng)的。與其說(shuō)你在訓(xùn)練寫(xiě)作技能，不如說(shuō)你在培養(yǎng)正確的寫(xiě)作習(xí)慣。不要相信模式，除非是大家共同制定的文字溝通模式，否則你會(huì)發(fā)現(xiàn)，這個(gè)模版本身就是溝通的阻礙。傳達(dá)必要、準(zhǔn)確、重要的信息 文字溝通的特點(diǎn) 信

2、涵、備忘錄、報(bào)告、提議、記錄、合約、指示、議程、通知、規(guī)章、筆記、計(jì)劃、討論文件等 文字溝通的類(lèi)型 第一節(jié) 了解報(bào)告對(duì)象一、了解報(bào)告對(duì)象 二、報(bào)告對(duì)象的五種類(lèi)型 一、了解報(bào)告對(duì)象問(wèn)題: 在工作中，你需要了解報(bào)告對(duì)象哪些方面？ 基本情況價(jià)值觀報(bào)告對(duì)象的三個(gè)層次:內(nèi)涵年齡、教育背景、從業(yè)經(jīng)驗(yàn) 對(duì)要報(bào)告內(nèi)容的了解程度個(gè)人興趣、觀點(diǎn)、態(tài)度價(jià)值觀 二、報(bào)告對(duì)象的五種類(lèi)型門(mén)外漢型 用戶(hù)型 專(zhuān)家型 綜合復(fù)雜型 管理人員型 案例討論:隨著技術(shù)的高速發(fā)展，每一個(gè)人只能專(zhuān)注于某一學(xué)科，而很難成為全才。同足球教練談專(zhuān)業(yè)通訊產(chǎn)品對(duì)策:著重強(qiáng)調(diào)能給他帶來(lái)多少好處或收益 討論1:報(bào)告對(duì)象既是管理人員又是門(mén)外漢對(duì)策: 提供

3、一個(gè)簡(jiǎn)潔的摘要，同時(shí)附上詳細(xì)的說(shuō)明就行 討論2:報(bào)告對(duì)象既是專(zhuān)家又是管理人員演練:請(qǐng)分辨你接觸到的讀者類(lèi)型，并制訂改進(jìn)計(jì)劃第二節(jié) 報(bào)告寫(xiě)作技巧 一、明確報(bào)告目標(biāo) 二、寫(xiě)作運(yùn)用技巧 三、報(bào)告寫(xiě)作過(guò)程 四、報(bào)告寫(xiě)作六大要點(diǎn)一、明確報(bào)告目的1. 匯報(bào)工作工作目標(biāo)達(dá)成結(jié)果缺失改進(jìn)2. 請(qǐng)求批示請(qǐng)求事項(xiàng)完成時(shí)間事項(xiàng)追蹤視事件輕重緩急選取適宜請(qǐng)示及追蹤方式3. 解釋事情解釋時(shí)機(jī)思路清晰描述清楚4. 事后補(bǔ)遺致謙事項(xiàng)描述重點(diǎn)說(shuō)明二、寫(xiě)作技巧問(wèn)題: 請(qǐng)回想你在工作報(bào)告寫(xiě)作過(guò)程中，通常運(yùn)用了哪些寫(xiě)作步驟？寫(xiě)作報(bào)告的步驟 步驟1_大綱: 整理寫(xiě)作思路，考慮報(bào)告內(nèi)容步驟2_成文: 一口氣寫(xiě)完步驟3_修改: 寫(xiě)完后重

4、讀，大膽刪減步驟4_排版: 編輯格式，檢查細(xì)節(jié)1.報(bào)告語(yǔ)言的合理運(yùn)用語(yǔ)言的力量在于表達(dá)而不在于炫耀 語(yǔ)言力求清晰、簡(jiǎn)單、直白，避免陳詞濫調(diào)使用正式語(yǔ)言，不要采用非正式語(yǔ)言 【案例】:通知在建筑物相鄰的停車(chē)場(chǎng)停車(chē)是受到這片停車(chē)場(chǎng)是設(shè)計(jì)給工人的交通工具及最外面的四塊空間要留給大樓的管理者等原因的制約的，所以，員工們應(yīng)該考慮共同使用交通工具，或在正常時(shí)間內(nèi)另作停車(chē)打算。討論:上面一則通知，文中的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)很少，簡(jiǎn)單閱讀之后，請(qǐng)你寫(xiě)出通知所要表達(dá)的意思。準(zhǔn)確描述:通知建筑物相鄰最外面的四塊空間, 是設(shè)計(jì)給工人的停車(chē)場(chǎng), 在這片停車(chē)場(chǎng)停車(chē)是受到大樓管理者制約的，交通工具太多則停車(chē)場(chǎng)停不下。所以，員工們應(yīng)該

5、考慮共同使用交通工具，或在正常時(shí)間內(nèi)另作停車(chē)打算。2.目錄與附件的合理運(yùn)用目錄提綱：便于報(bào)告對(duì)象了解你寫(xiě)作的整體內(nèi)容、結(jié)構(gòu)。附件：對(duì)寫(xiě)作中引用的內(nèi)容或相關(guān)資料，應(yīng)當(dāng)采用附件的形式加以說(shuō)明。案例：人員分析報(bào)告提問(wèn):針對(duì)哪種報(bào)告對(duì)象需要以附件佐以說(shuō)明?3.布局的合理運(yùn)用開(kāi)頭與結(jié)尾: 要吸引報(bào)告對(duì)象的注意，根據(jù)不同的報(bào)告內(nèi)容與對(duì)象，采用不同的開(kāi)頭和結(jié)尾方式。段落安排: 明確主次、突出重點(diǎn) 4.標(biāo)題與圖表的合理運(yùn)用1.圖表 圖表往往比文字更易于被視覺(jué)接受，傳送更直接，在工作報(bào)告寫(xiě)作中，圖表是一種非常好的表示形式。使用圖表時(shí)一定要注意恰當(dāng)、準(zhǔn)確、易于察看。圖表的適用情況表 格: 大量的數(shù)字信息餅狀圖柱狀

6、圖流程圖圖 片2. 餅狀圖 百分比關(guān)系、整體與部分的份額比3.柱狀圖 隨時(shí)間的增減變化4.流程圖 事物的過(guò)程、工作步驟5.圖 片烘托氣氛、非常形象直觀2)標(biāo)題標(biāo)題的字體、字號(hào)和顏色要合理利用，應(yīng)使標(biāo)題非常清晰，重點(diǎn)突出。但字體、字號(hào)和顏色不宜過(guò)多。三、寫(xiě)作過(guò)程案例演練: 結(jié)合今日培訓(xùn)，小組討論并編寫(xiě)一份呈報(bào)上司的工作報(bào)告(討論15分鐘，發(fā)表5分鐘) 四、報(bào)告寫(xiě)作要點(diǎn)第一: 了解報(bào)告對(duì)象第二: 確定目標(biāo)，突出重點(diǎn)第三: 運(yùn)用清晰、簡(jiǎn)單、直白的語(yǔ)言第四: 報(bào)告內(nèi)容準(zhǔn)確、完整第五: 合理運(yùn)用標(biāo)題與圖表第六: 運(yùn)用目錄、提綱以及附件，更好的突出報(bào)告主題第三節(jié)、報(bào)告原則 及 時(shí) 簡(jiǎn) 單 清 楚 準(zhǔn) 確故事:責(zé)任感 _一個(gè)英雄飛行員的事跡啟示: 在第一時(shí)間報(bào)告準(zhǔn)確信息是報(bào)告者的責(zé)任，戰(zhàn)場(chǎng)上及時(shí)、簡(jiǎn)單、清楚、準(zhǔn)確的報(bào)告，可以贏取戰(zhàn)機(jī)與生命，企業(yè)內(nèi)則可降低成本、贏取商機(jī)與利潤(rùn)，每位員工都有及時(shí)報(bào)告崗位工作的義務(wù)與責(zé)任?！颈局v總結(jié)】:工作報(bào)告是文書(shū)溝通中的一種重要的溝通渠道，是上下級(jí)溝通必不