特種載體檔案管理制度參考范本

1、 特種載體檔案管理制度范圍本制度規(guī)定了浙能長興天然氣熱電聯(lián)產(chǎn)工程特種載體檔案管理程序，明確了特種載體檔案的收集、整理、編制與歸檔的要求和辦法。本制度適用于浙能長興天然氣熱電聯(lián)產(chǎn)工程的所有參建單位。規(guī)范性引用文件下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。中華人民共和國檔案法照片檔案管理規(guī)范GB/T11821-2002電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求 第一部分：電子文件歸檔與檔案管理GB/T17678.1-1999電子文件歸檔與管理規(guī)范GB/T18894-2002磁性載體檔案管理

2、與保護(hù)規(guī)范DA/T 15-1995職責(zé)建設(shè)單位負(fù)責(zé)編制特種載體檔案編制辦法；負(fù)責(zé)收集、整理、編制特種載體檔案。施工單位負(fù)責(zé)收集承建項(xiàng)目相關(guān)的特種載體檔案，與工程竣工檔案一起移交建設(shè)單位。監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集項(xiàng)目建設(shè)過程中監(jiān)理活動(dòng)相關(guān)的特種載體檔案，與工程竣工檔案一起移交建設(shè)單位。管理內(nèi)容和方法照片檔案管理辦法照片檔案的收集收集范圍反映工程項(xiàng)目原貌，從奠基、開工典禮、工程建設(shè)施工過程（特別是隱蔽工程的施工過程）、竣工落成典禮、試生產(chǎn)等全過程建設(shè)活動(dòng)的照片。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查工程項(xiàng)目形成的照片。反映本項(xiàng)目主要職能活動(dòng)、重要工作成果和歷史面貌的照片。 本項(xiàng)目組織或參加的重要外事活動(dòng)的照片。 記錄本項(xiàng)目重

3、大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其它異常情況和現(xiàn)象影響工程的照片。 其他具有保存價(jià)值的照片。收集的照片反映主題要突出，同一主題、同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔，克服有片必檔的現(xiàn)象。對(duì)于用數(shù)碼相機(jī)拍攝的照片，除把數(shù)碼數(shù)據(jù)刻錄到光盤上歸檔外，對(duì)照片應(yīng)沖洗成紙質(zhì)照片同時(shí)歸檔。 歸檔時(shí)間和要求對(duì)具有歸檔價(jià)值的照片一般要求隨時(shí)歸檔，攝影者或承辦部門及時(shí)對(duì)照片進(jìn)行收集、整理，并向檔案室歸檔。對(duì)工程項(xiàng)目形成的照片，各參建單位可在工程項(xiàng)目竣工后集中向建設(shè)單位工程部檔案室移交歸檔。歸檔要求：照片、底片、文字說明三部分齊全；底片與照片的影像應(yīng)一致。數(shù)碼照片底片以電子版刻光盤歸檔。說明應(yīng)由照片的拍攝者撰

4、寫提供，說明內(nèi)容應(yīng)包括六要素：攝影時(shí)間、地點(diǎn)、照片反映的事由、背景、人物及攝影者姓名。照片檔案的整理照片檔案整理的原則：有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系；有利于保管，有利于查找利用。照片檔案的底片、照片應(yīng)分開存放，其保管期限分為永久、長期、短期三種。 照片的分類應(yīng)按保管期限-年度(或單位工程)-問題進(jìn)行分類，分類方案應(yīng)保持前后一致，不應(yīng)隨意變動(dòng)。照片檔案在同一保管期限下可采用：年度+Z一冊(cè)號(hào)一張?zhí)?，年度用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，保管期限可用Y/C/D對(duì)應(yīng)永久、長期、短期表示。其中施工單位隨竣工檔案移交的照片可按如下編號(hào)：工程項(xiàng)目代號(hào)+單位工程編號(hào)+序號(hào)，如本期1號(hào)機(jī)第8個(gè)土建工程第4張照片：0101-

5、804Z.008-004。照片與文字說明一同整理和存放，一般應(yīng)以照片的自然張為單元編寫說明。一組（若干張）聯(lián)系密切的照片按順序排列后，可擬寫組合照片說明，其單張照片說明可以從簡。單張照片為一個(gè)單元，其照片的說明可寫在該照片的右側(cè)、左側(cè)或正下方書寫。組合照片說明可放在第一張照片的上方，也可放在本冊(cè)所有照片之前。對(duì)于照片冊(cè)放置不下的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照片號(hào)順序排列，并在照片冊(cè)中予以說明。如豎直放置，應(yīng)首先將照片固定在專用的紙板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超過5cm。以豎直放置為宜。單張照片說明說明應(yīng)采用橫寫格式，分段書寫。其格式如下： 題 名：（簡

6、明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容）照片號(hào)： 底片號(hào)： 參見號(hào)： 時(shí) 間：（照片的拍攝時(shí)間用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，第14位表示年，第56位表示月，第78位表示日，如20080907）攝影者：（一般填寫個(gè)人，必要時(shí)可加寫單位）文字說明：（綜合運(yùn)用事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或僅對(duì)題名未及內(nèi)容作出補(bǔ)充。其他需要說明的事項(xiàng)亦可在此欄表述，例如照片歸屬權(quán)不屬于本單位的，應(yīng)注明照片版權(quán)、來源等。）大幅照片的說明可另紙書寫，與照片一同保存。一組聯(lián)系密切的照片中的大幅照片，應(yīng)隨該組照片一同在冊(cè)內(nèi)編號(hào)，填寫單張照片說明，并注明其存放地址。底片的整理底片的編號(hào)：底片號(hào)

7、是固定和反映底片在全宗內(nèi)排列順序的一組字符代碼，與照片號(hào)一致，刻錄成光盤保存，光盤內(nèi)應(yīng)有底片目錄和冊(cè)內(nèi)備考表。照片冊(cè)、底片光盤的封面照片冊(cè)的封面印制“照片冊(cè)”字樣。底片光盤上印有“底片盤”字樣。照片冊(cè)冊(cè)脊背一般用標(biāo)簽機(jī)打印，用紅底黑色字樣標(biāo)簽紙（BLACK ON CLEAR TAPE）打印內(nèi)容，底片光盤用紅底黑色字樣標(biāo)簽紙打印內(nèi)容，底片盤編號(hào)按光盤檔號(hào)編制辦法編制。 冊(cè)內(nèi)照片、底片目錄冊(cè)內(nèi)照片、底片按組登記，目錄見附表A。冊(cè)內(nèi)備考表冊(cè)內(nèi)備考表項(xiàng)目包括：本冊(cè)情況說明、立冊(cè)人、檢查人、立冊(cè)時(shí)間。冊(cè)內(nèi)備考表應(yīng)放在冊(cè)內(nèi)最后位置，詳見附表B。照片檔案的保管底片光盤應(yīng)使用無病毒的可讀光盤，照片冊(cè)所用封面、

8、封底、芯頁均應(yīng)采用中性偏堿性紙質(zhì)材料制作，其PH值應(yīng)在7.29.5之間，化學(xué)性能穩(wěn)定，且不易產(chǎn)生碎屑或脫落的纖維。照片應(yīng)在能關(guān)閉的裝具中保存，貯存柜架應(yīng)采用不可燃燒、耐腐蝕的材料，無揮發(fā)有害氣體促使照片老化或褪色的材料。底片光盤應(yīng)貯存在消磁柜內(nèi)，防止數(shù)據(jù)破壞。溫度、濕度要求照片推薦的貯存最高溫度和相對(duì)濕度如下：類型中期貯存長期貯存最高溫度/相對(duì)濕度/%最高溫度/相對(duì)濕度/%黑白照片252050183050彩色照片25205023040注：1.中期貯存是指照片在表中規(guī)定溫濕度條件下至少能保存10年；長期貯存是指照片在表中規(guī)定溫濕度條件下至少能保存100年。2.推薦值內(nèi)較低的溫度和濕度環(huán)境更能延長

9、照片的壽命。照片應(yīng)恒溫、恒濕保存。長期貯存環(huán)境：24小時(shí)內(nèi)溫度的周期變化不應(yīng)大于2，相對(duì)濕度變化不應(yīng)大于5%。中期貯存環(huán)境：24小時(shí)內(nèi)溫度的周期變化不應(yīng)大于5，相對(duì)濕度變化不應(yīng)大于10%。所推薦的溫度、濕度條件，應(yīng)在各單獨(dú)的貯存器具內(nèi)或整個(gè)貯存室內(nèi)加以保證。底片光盤、照片貯存的溫濕度與提供利用房間的溫濕度若存在較大差別，應(yīng)設(shè)緩沖間，在緩沖間過渡幾個(gè)小時(shí)?？諝庹{(diào)節(jié)和凈化要求空氣調(diào)節(jié)要求為保證存庫的溫、濕度條件，應(yīng)配備獨(dú)立的空氣調(diào)節(jié)系統(tǒng)。貯存庫的氣壓應(yīng)保持正壓狀態(tài)，以防止外界空氣滲入。去濕應(yīng)選用恒濕控制的自動(dòng)制冷型除濕機(jī)，加濕應(yīng)選用可控式加濕機(jī)，不應(yīng)使用水盆或飽和化學(xué)溶液，以免導(dǎo)致濕度過高?？諝鈨?/p>

10、化要求進(jìn)入貯存室或貯存柜的空氣應(yīng)首先經(jīng)過機(jī)械過濾器過濾，以免空氣中的固體顆粒擦傷膠片或與膠片起反應(yīng)。過濾器宜采用干介質(zhì)型，應(yīng)不可燃，其捕捉率不應(yīng)低于85。應(yīng)使用洗滌或吸收等空氣凈化裝置,去除空氣中的二氧化硫、硫化氫、過氧化物、臭氧、酸性霧氣、氨和氧化氮等氣體雜質(zhì)。油漆的揮發(fā)氣體是一種氧化污染源，應(yīng)控制使用。若貯存環(huán)境新刷油漆，應(yīng)在三個(gè)月后投入使用。對(duì)其他存有污染源的新貯存環(huán)境，亦應(yīng)擱置一段時(shí)期后再投入使用。硝酸片基膠片會(huì)釋放出有害氣體，因此，不應(yīng)與其他膠片同處存放，也不應(yīng)與其他膠片使用同一通風(fēng)系統(tǒng)。庫房有關(guān)要求庫房條件和防火、防塵、防潮、防日光及紫外線照射、防污染、防有害生物、防震、防盜等要求

11、，應(yīng)符合JGJ 25-2000的規(guī)定。保管要求和措施貯存庫房應(yīng)保持整齊、清潔，應(yīng)有嚴(yán)格的使用和存放規(guī)則。照片檔案入庫前應(yīng)進(jìn)行檢查。對(duì)受污染的照片、底片應(yīng)進(jìn)行必要的技術(shù)處理，防止受污染的照片、底片入庫。接觸底片的人員應(yīng)戴潔凈的棉薄手套，輕拿底片的邊緣。照片冊(cè)應(yīng)立放，不應(yīng)堆積平放，以免堆在下面的照片受壓后造成粘連。珍貴的、重要的、使用頻率高的底片應(yīng)進(jìn)行拷貝，異地保存。拷貝片提供利用，以便更好地保存母片。每隔兩年應(yīng)對(duì)底片、照片進(jìn)行一次抽樣檢查，不超過五年進(jìn)行一次全面檢查。若溫度、濕度出現(xiàn)嚴(yán)重波動(dòng)，應(yīng)縮短檢查的間隔期。檢查中應(yīng)密切注意底片、照片的變化情況（卷曲、變形、變脆、粘連、破損、霉斑、褪色等），

12、亦應(yīng)注意包裝材料的變質(zhì)問題，并做好檢查記錄。若發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)查明原因，及時(shí)采取補(bǔ)救措施。磁性載體檔案管理辦法磁性載體范圍磁性載體檔案包括：光盤、軟盤、磁盤、錄音帶、錄象帶等檔案。磁性載體文件的積累磁性載體檔案應(yīng)一式二份，與相關(guān)紙質(zhì)文件同時(shí)積累并登記。同一盤內(nèi)有多個(gè)文件時(shí)應(yīng)建立文件目錄清單（見附表C）。磁性載體文件的更改單、版本更新通知都應(yīng)該積累和登記。磁性載體文件的歸檔要求磁性載體文件由各形成單位、部門整理編輯，并及時(shí)向建設(shè)單位工程部檔案室移交。磁性載體文件必須是可讀文件，必須在有關(guān)的設(shè)備上演示或檢測(cè)，運(yùn)行正常，無病毒，清潔，無劃傷，確保文件的完整性和內(nèi)容的準(zhǔn)確性。各種載體的性能質(zhì)量應(yīng)合格。同一

13、項(xiàng)目同一類別的磁性載體文件應(yīng)貯存在同種磁性載體上。應(yīng)將磁性載體文件目錄清單與磁性載體檔案一同歸檔。磁性載體文件應(yīng)由文件形成單位、部門編制歸檔說明。光盤、磁盤、軟盤需簡要說明帶（盤）中存貯文件的內(nèi)容、運(yùn)行的軟、硬件環(huán)境、版本號(hào)、文件的完整性和準(zhǔn)確性等。錄像片需簡要說明該片的內(nèi)容、制式、語別、密級(jí)、規(guī)格和放映時(shí)間。同時(shí)，還應(yīng)歸檔一套可供借閱的備份錄像片。錄音帶需簡要說明講話內(nèi)容、講話人姓名、職務(wù)、錄制日期、密級(jí)等。磁性載體檔案的管理磁性載體文件的歸檔工作應(yīng)執(zhí)行國家、單位的有關(guān)規(guī)定和本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。磁性載體文件的歸檔與管理應(yīng)遵循集中統(tǒng)一、確保安全、便于利用的原則，由建設(shè)單位工程部的檔案室歸口管理。磁性載

14、體文件管理應(yīng)重視磁性載體的選擇，禁止使用劣質(zhì)光盤、軟磁盤、磁帶、錄像帶、錄音帶作載體。磁性載體檔案號(hào)由工程項(xiàng)目代號(hào)加“載體代號(hào)”、保管期限、序號(hào)組成，如某電廠1期3號(hào)機(jī)組第4個(gè)永久光盤檔案的號(hào)：0103G-3-4，并編制同類載體檔案的檢索目錄（見附表D）。應(yīng)將歸檔的一式二份磁性載體檔案中的一份作為保存件，不得外借。建設(shè)單位工程部檔案室應(yīng)建立磁性載體檔案的借閱制度，嚴(yán)格執(zhí)行借閱審批手續(xù)。借閱和歸還磁性載體檔案時(shí)，按規(guī)定進(jìn)行質(zhì)量檢查、驗(yàn)收。歸檔的磁性載體檔案必須貼上標(biāo)簽。光盤盒、磁帶（軟磁盤）套、盒上需標(biāo)注帶（盤）編號(hào)、檔號(hào)、軟件名稱、版本號(hào)、文件數(shù)、密級(jí)、編制人、編制日期等標(biāo)識(shí)。錄像帶盒上需標(biāo)注

15、帶編號(hào)、檔號(hào)、片名、放映時(shí)間、攝制單位、攝制日期、規(guī)格、制式、語別、密級(jí)等標(biāo)識(shí)。錄音帶盒上需標(biāo)注帶編號(hào)、檔號(hào)、講話人姓名、職務(wù)、主要內(nèi)容和錄制日期、密級(jí)、講話時(shí)間等。在貯存磁性載體檔案的同時(shí)，應(yīng)保存有關(guān)磁性載體檔案的文字資料，內(nèi)容包括：寫操作日期、系列號(hào)、文件號(hào)、記錄密度模式、當(dāng)前目錄、狀態(tài)、生產(chǎn)者鑒定、使用日期及其它一些需要著錄的內(nèi)容。不得用鉛筆或水溶性墨水寫作。磁性載體檔案應(yīng)放置在防磁柜中保存,庫房條件應(yīng)滿足國家規(guī)范。磁性載體檔案每年應(yīng)抽樣檢查，特別是對(duì)于易損壞的載體檔案，每10年可復(fù)制翻新一次。實(shí)物檔案的管理辦法實(shí)物檔案的范圍與收集實(shí)物檔案，是指本單位在生產(chǎn)、科研、社會(huì)活動(dòng)中所收集的以實(shí)

16、物為形式的具有保存價(jià)值，史料價(jià)值及憑證作用的物體。它從一個(gè)方面、一個(gè)角度反映了本單位的歷史和事件的進(jìn)程，各級(jí)部門都要摒棄只有文件材料才是檔案的錯(cuò)誤觀點(diǎn)，深刻的認(rèn)識(shí)到實(shí)物也是本單位檔案的一塊重要組成部分，要重視、加強(qiáng)對(duì)實(shí)物檔案的收集、保管工作，使檔案更加完整齊全。實(shí)物檔案主要包括：獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)?、錦旗、證書以及各種花瓶、雕塑、字畫、匾等等。實(shí)物檔案收集：各單位應(yīng)依據(jù)中華人民共和國檔案法，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定實(shí)物檔案收繳制度，對(duì)實(shí)物檔案的收、繳要落實(shí)到部門及專人。以確保實(shí)物檔案的完整、齊全。實(shí)物檔案的歸檔時(shí)間及要求實(shí)物檔案一般應(yīng)做到隨時(shí)歸檔。如遇特殊情況，可視實(shí)際作適當(dāng)調(diào)整。實(shí)物檔案

17、的分類與編號(hào)分類實(shí)物檔案屬特種載體檔案，為區(qū)別其它門類的檔案，在實(shí)物檔案的檔號(hào)中將引入實(shí)物檔案代號(hào)“S”；由于實(shí)物檔案品種門類較多,同時(shí)考慮到各品種門類存放地點(diǎn)不同,所以實(shí)物檔案的檔號(hào)中引入“類別代號(hào)”以示區(qū)別。類別代號(hào)如下：獎(jiǎng)狀01獎(jiǎng)牌02獎(jiǎng)杯03獎(jiǎng)?wù)?4錦旗05證書06其它07 （包括：花瓶、匾、字畫、鐘、雕塑等）編號(hào)：實(shí)物檔案以工程項(xiàng)目代碼加“實(shí)物檔案代號(hào)S”、年度、類別代號(hào)、流水號(hào)方式編號(hào)。實(shí)物檔案的歸檔號(hào)組成為：工程項(xiàng)目代碼加“S”年度（四位數(shù)）類別代號(hào)（01、02、0307）序號(hào)（1開始）舉例說明如：2009年度某單位一只關(guān)于“安全文明單位”的獎(jiǎng)杯，它是本單位今年第四只獎(jiǎng)杯，它的編

18、號(hào)即為：0100S-2009-03-4實(shí)物檔案管理實(shí)物檔案目錄。實(shí)物檔案應(yīng)編制“實(shí)物檔案目錄”(見附表E)，實(shí)物檔案目錄將以年代時(shí)間為序先后排列。實(shí)物檔案標(biāo)簽。實(shí)物檔案應(yīng)制作標(biāo)簽。標(biāo)簽統(tǒng)一使用電腦標(biāo)簽印字機(jī)打印。標(biāo)簽尺寸盡量統(tǒng)一：高度24mm，寬度自定。標(biāo)簽內(nèi)容實(shí)物檔案編號(hào)。標(biāo)簽粘貼位置：實(shí)物檔案標(biāo)簽貼放的位置應(yīng)視不同實(shí)物的具體情況分別對(duì)待，但必須貼在較醒目的地方。為便利查找、排列，同一類別的實(shí)物，標(biāo)簽粘貼的位置應(yīng)盡量統(tǒng)一。實(shí)物檔案的存放、保管要求：實(shí)物檔案由于它的類型較多，不能要求一個(gè)模式存放，可以按其不同類型分門別類存放：獎(jiǎng)狀、證書可以采用裝盒上架的形式。在盒脊上粘貼標(biāo)簽； 錦旗可以采用卷起裝袋的形式，在袋上同樣應(yīng)貼上標(biāo)簽； 獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、字畫、匾、花瓶等可以采用統(tǒng)一放置在陳列柜中的形式。也應(yīng)貼上標(biāo)簽。 做好實(shí)物檔案的保管工作：獎(jiǎng)狀、證書要做好防潮防霉、防蛀、防火等工