企業(yè)檔案數(shù)字化管理研究

1、第1頁(yè)共5頁(yè)免責(zé)聲明：圖文來(lái)源網(wǎng)絡(luò)征集，版權(quán)歸原作者所有。若侵犯了您的合法權(quán)益， 請(qǐng)作者持權(quán)屬證明與本站聯(lián)系， 我們將及時(shí)更正、刪除！謝謝！企業(yè)檔案數(shù)字化管理研究摘要：近些年來(lái)，現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展，應(yīng)用范圍也越來(lái) 越廣泛，已經(jīng)對(duì)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展產(chǎn)生了很大的影響。當(dāng)前，任何 企業(yè)要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得生存，謀求發(fā)展， 就需要實(shí)現(xiàn)信息化。因此，對(duì)于企業(yè)檔案管理來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)由過(guò)去傳統(tǒng) 實(shí)體保管向數(shù)字化管理方向轉(zhuǎn)變。本文筆者將結(jié)合自身檔案管理工作 經(jīng)驗(yàn)，就如何進(jìn)行企業(yè)檔案數(shù)字化管理進(jìn)行深入探討，以期能促進(jìn)企業(yè)檔案的管理水平的提升。關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；數(shù)字化管理一、企業(yè)檔案數(shù)字化管理的

2、意義（一）有利于實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案的科學(xué)保管和有效利用在我國(guó)的很多企業(yè)中，在進(jìn)行企業(yè)檔案管理時(shí)所采用的依然是 過(guò)去傳統(tǒng)的管理模式，主要是通過(guò)紙質(zhì)的檔案管理模式，對(duì)檔案的長(zhǎng) 期保存和使用極為不利。而通過(guò)采用數(shù)字化管理模式，能夠是檔案管 理工作的效率和質(zhì)量大大提高，這是因?yàn)閭鹘y(tǒng)企業(yè)檔案管理模式下， 檔案管理人員或企業(yè)管理人員在重復(fù)借閱檔案，會(huì)使檔案受到一定損 害，不僅對(duì)企業(yè)檔案的保存不利，而且也不能做好企業(yè)檔案管理工作。 現(xiàn)如今，企業(yè)檔案使用的次數(shù)越來(lái)越多，如果依舊采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔 案管理模式，已經(jīng)很難滿足檔案使用者的實(shí)際需求了， 必須采用數(shù)字 化管理模式，這樣一方面能夠?yàn)闄n案使用提供方便， 另一方面

3、又能有 效解決檔案存儲(chǔ)困難的問(wèn)題。（二）有利于促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平的提升在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，企業(yè)只有通過(guò)落實(shí)有效改革，才有 可能獲得較好的發(fā)展。要確保改革能夠得到及時(shí)有效地落實(shí)， 就必須 通過(guò)企業(yè)檔案登記各種行之有效的新型管理方式。當(dāng)前傳統(tǒng)檔案管理 模式已經(jīng)不能滿足實(shí)際需求了，必須采用數(shù)字化檔案管理模式，這樣 企業(yè)就能夠及時(shí)準(zhǔn)確的將改革或檔案管理模式在檔案中進(jìn)行記錄，以備后期取用。采用數(shù)字化檔案管理模式，能夠促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平 的提升，同時(shí)還能及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案管理不足， 并采取相應(yīng)的改進(jìn)措 施，提高企業(yè)整體管理水平。二、企業(yè)檔案數(shù)字化管理的對(duì)策與建議（一）加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)要想加強(qiáng)企

4、業(yè)檔案數(shù)字化管理建設(shè)，一方面應(yīng)做好檔案數(shù)字化 創(chuàng)建工作，另一方面，還要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化。首先，企業(yè)檔 案室必須能夠?qū)Ω黝?lèi)信息軟件進(jìn)行合理利用，既要做好檔案立卷歸檔 和著錄標(biāo)引工作，又要專(zhuān)門(mén)建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，為計(jì)算機(jī)文件資料管 理和查詢提供方便，從而更好地開(kāi)展檔案管理工作。其次，企業(yè)檔案 室應(yīng)該在企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)聯(lián)網(wǎng)， 與相關(guān)企業(yè)進(jìn)行互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)檔案 信息的網(wǎng)絡(luò)化，以達(dá)到資源共享的目的。（二）建立完善的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理庫(kù)一方面，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，主要建立企業(yè)檔案資料類(lèi)別， 并將檔案名稱(chēng)內(nèi)容錄入到計(jì)算機(jī)中去，這樣就能在計(jì)算機(jī)中建立完善 的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立完成之后，企業(yè)員工就可

5、以很便 第2頁(yè)共5頁(yè) 免責(zé)聲明：圖文來(lái)源網(wǎng)絡(luò)征集，版權(quán)歸原作者所有。若侵犯了您的合法權(quán)益， 請(qǐng)作者持權(quán)屬證明與本站聯(lián)系， 我們將及時(shí)更正、刪除！謝謝！ 利的查詢到香港檔案資料，同時(shí)也便于企業(yè)檔案管理。另一方面，建 立檔案狀態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸渠道，將企業(yè)信息與相關(guān)資料錄入 檔案狀態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的實(shí)時(shí)更新，這樣企業(yè)檔案使用者就 能夠及時(shí)查詢到最新檔案數(shù)據(jù)信息。同時(shí)，還能讓檔案管理人員擁有 更多的時(shí)間對(duì)各種檔案信息進(jìn)行準(zhǔn)確分類(lèi)，并歸檔到相應(yīng)的檔案庫(kù) 中，從而讓檔案數(shù)字化管理工作更加具有條理性。（三）全面落實(shí)檔案管理制度長(zhǎng)期從事檔案管理工作，筆者深知工作時(shí)間長(zhǎng)、處理繁瑣是檔 案管理工作的明

6、顯特點(diǎn)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)給予足夠重視，員工應(yīng)該給予 適當(dāng)支持，這樣才能為檔案管理制度落實(shí)，企業(yè)檔案管理水平的提升 創(chuàng)造條件。一是建立完善的企業(yè)檔案管理部門(mén)制度， 確保部門(mén)管理具 有穩(wěn)定性。二是檔案管理數(shù)字化工作需要應(yīng)用多種現(xiàn)代化科技，這往往需要強(qiáng)有力的經(jīng)濟(jì)支撐，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，以實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔 案的數(shù)字化管理。因此，企業(yè)方面應(yīng)當(dāng)努力為檔案管理工作創(chuàng)造有利 的物質(zhì)環(huán)境，加快檔案資金管理制度完善，為檔案管理提供資金與政 策支持。第三，企業(yè)必須對(duì)檔案管理人員進(jìn)行合理配置，建立健全檔 案數(shù)字化管理人員制度，同時(shí)還應(yīng)盡可能地降低檔案管理人員隊(duì)伍的 流動(dòng)性，保持人員穩(wěn)定。（四）強(qiáng)化負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理的重視程

7、度要想讓企業(yè)負(fù)責(zé)人對(duì)檔案數(shù)字化管理工作給予足夠的重視，可 以從以下幾個(gè)方面著手采取有效的措施。 首先，加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì) 伍建設(shè)。要想盡可能地進(jìn)行數(shù)字化管理建設(shè)，企業(yè)高層就必須重視建 第3頁(yè)共5頁(yè) 免責(zé)聲明：圖文來(lái)源網(wǎng)絡(luò)征集，版權(quán)歸原作者所有。若侵犯了您的合法權(quán)益， 請(qǐng)作者持權(quán)屬證明與本站聯(lián)系， 我們將及時(shí)更正、刪除！謝謝！2龍?jiān)丛?企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)管理與應(yīng)用探討J.山東檔第4頁(yè)共5頁(yè)免責(zé)聲明：圖文來(lái)源網(wǎng)絡(luò)征集，版權(quán)歸原作者所有。若侵犯了您的合法權(quán)益， 請(qǐng)作者持權(quán)屬證明與本站聯(lián)系， 我們將及時(shí)更正、刪除！謝謝！立專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員隊(duì)伍，通過(guò)加強(qiáng)工作培養(yǎng)，專(zhuān)業(yè)管理人員的配備，來(lái)促進(jìn)企業(yè)檔案管理

8、水平提升。其次，企業(yè)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、獵頭公司或者熟人推薦等各種方式向社會(huì)招聘優(yōu)秀的檔案管理人員，為檔案管理人員隊(duì)伍注入新鮮血液，同時(shí)對(duì)在崗的檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)加 強(qiáng)培訓(xùn)，提高他們的職業(yè)素養(yǎng)，從而促進(jìn)其檔案數(shù)字化管理水平的提 升。最后，企業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)奔走于各部門(mén)之間，加強(qiáng)部門(mén)關(guān)系協(xié)調(diào)， 這樣能夠讓檔案管理部門(mén)能夠獲得其他部門(mén)的幫助，為檔案收集、整理等工作提供方便。因此，就需要配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，能夠使 部門(mén)關(guān)系協(xié)調(diào)，對(duì)工作進(jìn)行合理安排，讓各部門(mén)都能對(duì)檔案管理工作 提供支持，對(duì)檔案管理工作表示配合，方便檔案管理部門(mén)獲取運(yùn)營(yíng)資 料，以便更好地進(jìn)行整理歸檔，從而提高檔案數(shù)字化管理水平。三、結(jié)束語(yǔ)通過(guò)采用數(shù)字化管理模式，能夠有效提高企業(yè)檔案管理水平，以滿足新時(shí)期檔案管理水平的需求。在當(dāng)前這種日益競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)環(huán)境 下，企業(yè)要想獲得生存，謀求發(fā)展，就必須加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)、 建立完善的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理庫(kù)、全面落實(shí)檔案管理制度以及強(qiáng)化負(fù) 責(zé)人對(duì)檔案管理的重視程度，促進(jìn)企業(yè)管理水平提升，從而讓企業(yè)獲 得更好地發(fā)展。參考文獻(xiàn)：1全桂英.探討事企業(yè)