級事務(wù)管理課件

1、秘書職業(yè)資格培訓(xùn) 事務(wù)管理目錄Company Logo第三節(jié) 辦公室日常事務(wù)管理第一節(jié) 接待第二節(jié) 辦公室環(huán)境管理第四節(jié) 辦公用品與設(shè)備的使用和管理第五節(jié) 信息管理第三節(jié) 辦公室日常事務(wù)管理Company Logo一、管理印章和介紹信印章的作用(?？键c(diǎn))Company Logo印章憑證法律標(biāo)志權(quán)威Company Logo秘書部門掌管的印章主要有3種：一是單位印章（含鋼印）；二是單位領(lǐng)導(dǎo)人“公用”的私章；三是秘書部門的公章。印章的種類P117Company Logo正式印章 (2)鋼印（國務(wù)院鋼印直徑4.2cm其它部門鋼印直徑3.54.2cm）(3)領(lǐng)導(dǎo)人簽名章 （命令、人事任免、公告等）(4)

2、專用章（專為標(biāo)注文件名稱、性質(zhì)、作用、注意事項(xiàng)或者其它內(nèi)容而加蓋的印章，多為長方形、菱形等。）(5) 套印章 （與正式印章相同，專用于印數(shù)較多的印刷公文，用印方式是將正式印章刻制成印版，直接印在公文上。） 印章的樣式(1) 印章的質(zhì)料 (2) 形狀(3) 印文 (4) 圖案(5) 尺寸規(guī)格Company Logo 印章的樣式1.印章的名稱應(yīng)為機(jī)關(guān)法定名稱的全稱2.民族地區(qū)：民族文字在上，漢字在下3.各級黨委冠市縣或單位名稱4.各市縣人民政府不冠省的名稱Company Logo印章的管理與使用要求Company Logo（1）專人負(fù)責(zé)（2）確保安全 （3）防止污損印章的刻制與啟用Company

3、Logo 印章的使用程序(P120)申請用印 正確用印(怎么蓋章？) 用印登記使用印章、介紹信，一般應(yīng)經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，辦理簽批手續(xù)，秘書人員不得擅自做主。Company Logo抄寫作業(yè)P1171、單位印章的作用（四點(diǎn)）2、印章的種類和樣式。3、印章的管理與使用要求（簡抄）。4、印章的使用程序（P120）Company Logo介紹信的使用要求P1181、介紹信是介紹被派遣人員的（姓名、年齡、身份、接洽事項(xiàng)）等情況的一種專用書信。2、介紹信具有（介紹）和（證明）雙重作用，有（時限）要求。3、填寫清楚，與(存根)一致，加蓋騎縫線，并有存根備查。 Company Logo介紹信的使用要求Com

4、pany Logo介紹信的管理P1211、管理人員：專人管理。2、保管：牢固加鎖，以防被盜、丟失。3、存查備案：要有存根。4、如過開出后未用的介紹信：及時催回，粘貼在存根上。5、如果介紹信丟失：及時報(bào)告。Company Logo介紹信的使用P122注意：1、嚴(yán)格履行批準(zhǔn)手續(xù)。2、要填寫有效時間。（?？键c(diǎn)）3、一封介紹信只能用于一個單位，不能用于兩個單位。4、填寫持信人真實(shí)姓名、身份。5、若需涂改需在涂改處加蓋公章，否則視為無效。6、填寫介紹信要用毛筆或鋼筆。禁止用鉛筆或紅筆。Company Logo介紹信（抄范文）XX字XX號 介紹信（存根） 高二22班李XX等貳位同志前往貴處進(jìn)行實(shí)習(xí)。 20

5、13年11月29日 （有效期拾天）.XX字XX號.介紹信XX字XX號XX市XX局： 茲介紹高二22班李XX等貳位同志前往貴處進(jìn)行實(shí)習(xí)。請接洽。 此致敬禮 鶴山職校2013年11月29日（有效期拾天）Company Logo1、單選題：（ ）具有介紹和證明雙重作用。A.介紹信 B.推薦信C.決議書 D.證明2、多選題：印章頒發(fā)與啟用的要點(diǎn)（ ）。A.取印章應(yīng)實(shí)行雙人同行制B.取印章可以一人單獨(dú)C.印章要有專人保管D.使用單位啟用新刻制的公章時，要將印模和啟用日期報(bào)送上級主管部門AACDCompany Logo3、多選題：印章樣式一般由以下幾大部份構(gòu)成（ ）。A.印章的質(zhì)料 B.印文 C.圖案 D

6、.尺寸規(guī)格4、多選題：用印使用程序（ ）A.申請用印 B.批準(zhǔn)用印 C.正確用印 D.用印登記 E.用印結(jié)束ABCDACD抄寫作業(yè)1、介紹信的管理。（P119）2、介紹信的使用。(P122)Company Logo便條衛(wèi)紅： 請你將值班工作的主要內(nèi)容打印好交我閱后張貼在值班室內(nèi)。同時，用文字形式把值班表的主要內(nèi)容和值班管理制度，交給新來的秘書小王，以便他參考。 謝謝。 行政經(jīng)理 張濤 2006年5月25日Company Logo一、值班工作主要內(nèi)容是：1、記好值班電話記錄：包括（. ） 。2、記好值班接待記錄：包括 （ .） 。3、記好值班日記： （ . ） 。4、做好信息傳遞： （ . ）

7、。Company Logo二、值班表主要內(nèi)容是：1、列出值班時間期限和具體值班時間。2、按照要求填寫值班人員姓名。3、標(biāo)明值班的地點(diǎn)。4、標(biāo)明負(fù)責(zé)人姓名或帶班人姓名。5、有時須用簡明的文字標(biāo)明值班的工作內(nèi)容。6、標(biāo)明人員缺勤的備用方案或替班人員姓名。Company Logo二、值班管理制度是：1、信息處理制度，包括（. ） 。2、崗位責(zé)任制，包括（. ） 。3、保密制度，包括（. ） 。4、交接班制度，包括（. ） 。Company Logo二、安排值班工作值班工作的任務(wù)與要求1.辦理上司交辦的事項(xiàng)2.上傳下達(dá)、溝通內(nèi)外3.認(rèn)真處理來函來電4.負(fù)責(zé)接待工作5.掌握上司的外出活動情況6.協(xié)調(diào)處理

8、安全保衛(wèi)工作Company Logo值班工作規(guī)范（?？键c(diǎn)） (1) 堅(jiān)守值班崗位。(2) 認(rèn)真處理事務(wù)。 (3) 做好值班記錄。（3個記錄）(4) 熱情接待來訪。 (5 )加強(qiáng)安全保衛(wèi)。Company Logo安排值班工作的程序制定值班制度與規(guī)定編制值班安排表通知并給領(lǐng)導(dǎo)班子發(fā)放值班表值班人員做值班記錄重大事件做值班報(bào)告值班結(jié)束交接班（交班注意事項(xiàng)） Company Logo做好公務(wù)接洽工作（P127）考點(diǎn)： 公務(wù)接洽制度包括（崗位責(zé)任制度）和（登記、記錄制度）。Company Logo注意事項(xiàng)：2、值班安排表的制作（P129）考點(diǎn)： 值班表一般包括值班的（具體時間）、（地點(diǎn)）、（內(nèi)容），（領(lǐng)

9、班人及電話），（值班人），（值班任務(wù)），（注意事項(xiàng)）等。Company Logo注意事項(xiàng)：3、值班內(nèi)容的記錄P130-133（1）值班日志（2）值班報(bào)告（3）來人登記與接待記錄（4）電話記錄（5）處理值班電話（6）交接班 （3點(diǎn)注意）Company LogoCompany Logo1、單選題（ ）是對外來的信函、電報(bào)、反映情況、外來的電話等進(jìn)行認(rèn)真登記。A.值班電話記錄 B.值班接待記錄 C.值班日記 D.信息傳遞2、多選題：值班結(jié)束后，交班時應(yīng)注意（ ）。A.如果自己有事，可以委托他人 B.必須當(dāng)面交接，不能委托他人C.交清值班記錄，說明在班內(nèi)出現(xiàn)的問題及處理方法D.值班人在值班記錄上簽名，

10、確認(rèn)記錄內(nèi)容CBCDCompany Logo3、多選題：通常值班表中包括。（ ）A.值班時間 B.值班要求C.替班人姓名 D.帶班人姓名4、單選題：值班工作的特性在于（ ）。A.輪流性B.交換性C.重要性D.連續(xù)性ACDDCompany Logo5、多選題：值班表提醒人們按值班要求值班，它通常用在（ ）。A.值班室 B.秘書辦公室C.節(jié)假日值班辦公室 D.領(lǐng)導(dǎo)辦公室6、單選題：要加強(qiáng)值班制度，最重要的是落實(shí)（ ）。A.值班人員B.交接班時間C.崗位責(zé)任制D.值班的工作內(nèi)容ACCCompany Logo7、多選題：秘書在值班時，經(jīng)常會遇到并要處理的是（ ）。A.領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的事情 B.內(nèi)部的突發(fā)

11、事件C.未預(yù)約的客人的來訪D.傳達(dá)上級機(jī)關(guān)的指示8、多選題：值班工作中要建立交接班制度，它具有（ ）的功能。A.保持連續(xù)性 B.溝通情況C.匯報(bào)工作 D.監(jiān)督值班人員ABCDABC抄寫作業(yè)1、值班工作的范圍。（P125簡抄）2、安排值班的工作程序。(P126)3、編制值班表包括哪些內(nèi)容？（P129）Company Logo注意：第15周周二三四節(jié)進(jìn)行第三次過程考核 請同學(xué)們迅速進(jìn)入復(fù)習(xí)。管理零用現(xiàn)金并辦理報(bào)銷手續(xù)Company Logo06年考題1、秘書在管理零用現(xiàn)金時必須熟悉辦理（信用卡）、（旅行支票）、（快匯）等支付方法。（P135）2、零用現(xiàn)金管理要求。(P136)（1）秘書人員應(yīng)該嚴(yán)格

12、遵守辦公程序和財(cái)務(wù)制度，不應(yīng)自己或協(xié)助他人建立辦公室的小金庫。（2）秘書保管備用金，應(yīng)把辦公室的開支記錄下來，以便了解辦公開支的情況，也可以作為資料存查。Company Logo 辦公室中常設(shè)有零用現(xiàn)金，以支付本市（交通費(fèi)）、（郵資）、（接待用茶點(diǎn)費(fèi)）、（停車費(fèi)）和（添置少量的辦公用品）。通常經(jīng)批準(zhǔn)由秘書保管和支出，秘書應(yīng)將零用現(xiàn)金鎖在保險箱內(nèi)，并負(fù)起保管和支付備用的責(zé)任。Company LogoP138(重點(diǎn))零用現(xiàn)金保管和支付的程序（重點(diǎn)）(1)秘書必須建立（零用現(xiàn)金賬簿），清楚注明現(xiàn)金收支的（日期、金額、用途、憑單編號）等。(2)內(nèi)部工作人員使用領(lǐng)取零用現(xiàn)金時，應(yīng)填寫（“零用現(xiàn)金憑單”）

13、，提交花銷的(項(xiàng)目和用途、日期、金額)。(3)秘書要認(rèn)真核對(零用現(xiàn)金憑單)，經(jīng)授權(quán)人審批簽字后，方可支付現(xiàn)金。(4)秘書要認(rèn)真核對領(lǐng)取者提交的發(fā)票等證據(jù)內(nèi)容與零用現(xiàn)金憑單上填寫的是否完全一致，然后將發(fā)票等證據(jù)附在零用現(xiàn)金憑單后面。(5)每支出一筆現(xiàn)金均須及時在零用現(xiàn)金賬簿上記錄。(6)當(dāng)支出的費(fèi)用到一定數(shù)額后或月末，秘書再到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷并將現(xiàn)金返還到零用現(xiàn)金箱中進(jìn)行周轉(zhuǎn)。Company Logo1、便條 衛(wèi)紅： 為方便工作，經(jīng)研究辦公室設(shè)零用現(xiàn)金，由你進(jìn)行管理，請你制定出零用現(xiàn)金的管理辦法，用傳真的形式發(fā)給我，我們相互補(bǔ)充一下，以便盡快落實(shí)。 行政經(jīng)理 張濤 2006年5月16日Compan

14、y Logo選擇題Company Logo1、多選題：秘書保管的零用現(xiàn)金是（ ）。A.辦公室設(shè)立的備用金 B.辦公室設(shè)立的周轉(zhuǎn)金C.秘書有權(quán)支出的現(xiàn)金 D.可以用支票支付的現(xiàn)金。2、單選題：秘書在報(bào)銷差旅費(fèi)時，應(yīng)（ ）。A.將發(fā)票用膠水粘貼在差旅費(fèi)報(bào)銷單背面。B.將發(fā)票用大頭針別于差旅費(fèi)報(bào)銷單背面。C.將發(fā)票裝入信封后，附于差旅報(bào)銷單背面。D.將收據(jù)用膠水粘貼在差旅費(fèi)報(bào)銷單背面。ABA選擇題Company Logo3、多選題：零用現(xiàn)金可用于（ ）的支出。A.住宿費(fèi) B.茶點(diǎn)費(fèi)C.機(jī)票費(fèi) D.快件費(fèi)4、多選題：員工領(lǐng)取零用現(xiàn)金時必須建立一本零用現(xiàn)金簿，注明（ ）。A.領(lǐng)用現(xiàn)金人的姓名B.收到現(xiàn)金

15、的數(shù)目C.支出現(xiàn)金的日期、金額D.零用現(xiàn)金憑單編號。BDBCD選擇題Company Logo5、多選題：員工領(lǐng)取零用現(xiàn)金時，秘書要認(rèn)真核對其提交發(fā)票上的（ ）是否與零用現(xiàn)金憑單上填寫的完全一致。A.費(fèi)用金額 B.日期C.用途 D.內(nèi)容ACD一般商務(wù)差旅費(fèi)用報(bào)銷的工作步驟P136Company Logo讀，抄，記，背，小測大題。 申請費(fèi)用和報(bào)銷結(jié)算的工作步驟：P136(1)申請人提交費(fèi)用申請。(2)該申請須經(jīng)主管人審核同意并簽字批準(zhǔn)。(3)一種情況是將獲得批準(zhǔn)的申請?zhí)峤回?cái)務(wù)部門，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金借款；第二種情況也可先由申請人墊付，完成商務(wù)工作。Company Logo(4)無論是使用支票還是使用現(xiàn)

16、金，都要獲取相應(yīng)的發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際用途相符。(5)商務(wù)工作結(jié)束，申請人應(yīng)將發(fā)票附在“報(bào)銷單”后面，并親自簽字提交出納部門進(jìn)行結(jié)算。如果是先自行墊付的，在提交票據(jù)和“報(bào)銷憑單”后，方可返還現(xiàn)金。(6)如果實(shí)施商務(wù)工作時，計(jì)劃的費(fèi)用不夠，需要超出時，應(yīng)提前向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，在得到許可和批準(zhǔn)后，超出的部分才可得到報(bào)銷。Company Logo2、便條 衛(wèi)紅： 公司新成立的產(chǎn)品開發(fā)部近期有5名員工出差，請你幫助他們列出我公司商務(wù)出差申請費(fèi)用以及報(bào)銷結(jié)算的步驟，我看過后再交給他們參考執(zhí)行。 行政經(jīng)理 張濤 2006年5月16日Company Logo選擇題Company Logo1、多選題：企業(yè)工作

17、人員為方便國內(nèi)外出差，經(jīng)常請秘書代為辦理（ ）。A.現(xiàn)金支票 B.信用卡 C.旅行支票 D.快匯BCD選擇題Company Logo2、多選題：申請人提交差旅申請報(bào)告或填寫費(fèi)用申請表，詳細(xì)說明（ ）。A.需要經(jīng)費(fèi)的人員 B.出差地點(diǎn)事由C.經(jīng)費(fèi)的用途 D.需要的金額ACD選擇題Company Logo3、多選題：無論是使用支票還是使用現(xiàn)金，都要獲得相應(yīng)的發(fā)票，發(fā)票中填寫的（ ）應(yīng)與實(shí)際使用情況相符。A.使用單位 B.使用時間C.使用金額 D.發(fā)生的項(xiàng)目BCD 作業(yè) 1、完成兩道便條題。2、背誦兩條便條題。3、默寫兩條便條題1、零用現(xiàn)金的管理辦法（P138）2、出差申請費(fèi)用以及報(bào)銷結(jié)算的步驟（P

18、136）讀，抄，記，背，小測大題四、安排上司的差旅事務(wù)差旅準(zhǔn)備的要求待遇最新時刻表個人愛好和習(xí)慣相關(guān)知識四、安排上司的差旅事務(wù)1.差旅準(zhǔn)備的要求（1）根據(jù)公司規(guī)定，弄清上司出差應(yīng)享受的待遇。（2）準(zhǔn)備定票時，一定要查用最新的時刻表。（3）訂房、訂票時要考慮上司的個人愛好和習(xí)慣。（4）平時注意學(xué)習(xí)訂房訂票的相關(guān)知識，以確保工作的順利進(jìn)行。Company Logo2、制定旅程計(jì)劃表。（1）要明確上司的意圖、目的地、旅行時間、到達(dá)目的地后的商務(wù)活動計(jì)劃；（2）了解上司對交通工具和食宿的要求和本單位對出差的規(guī)定；（3）向有關(guān)部門了解有關(guān)旅行的資料；按時間順序編排旅行計(jì)劃，時間上留有余地。安排上司的差旅

19、事務(wù)的工作程序：1.制定商務(wù)旅行計(jì)劃（應(yīng)當(dāng)包含的內(nèi)容？）2.制作旅程表（在安排完訂房訂票工作 之后著手進(jìn)行）應(yīng)當(dāng)包含的內(nèi)容？3.準(zhǔn)備上司在不同場合的發(fā)言提綱4.辦理出國手續(xù)（重點(diǎn)：如何辦理簽證？3種）5.秘書在上司出行前應(yīng)落實(shí)的工作內(nèi)容Company LogoCompany Logo1、多選題：差旅準(zhǔn)備的要求（ ）。A.根據(jù)公司規(guī)定，弄清上司出差應(yīng)享受的待遇B.準(zhǔn)備訂票時一定要查用最新的時刻表C.訂房、訂票時要考慮上司的個人愛好和習(xí)慣D.平時注意學(xué)習(xí)訂房訂票的相關(guān)知識ABCDCompany Logo2、多選題：商務(wù)旅行計(jì)劃應(yīng)包含的內(nèi)容有（ ）。A.出差的時間、啟程及返回日期，接站安排B.出差的

20、路線、終點(diǎn)及途經(jīng)地點(diǎn)和住宿安排C.會晤計(jì)劃 D.上司的住宅電話號碼ABCDCompany Logo3、多選題：辦理簽證的途徑有（ ）。A.可到前往國駐我國大使館或領(lǐng)事館直接聯(lián)系申辦簽證B.可委托權(quán)威的可靠的簽證代辦機(jī)構(gòu)代辦C.可以委托前往國家洽商的公司到前往有關(guān)國家的使（領(lǐng)）館辦理D.可在申請人所在單位辦理ABC抄寫作業(yè)1、差旅準(zhǔn)備的要求。P1372、安排上司的差旅事務(wù)的工作程序。P139-1433、制定商務(wù)旅行計(jì)劃應(yīng)當(dāng)包含的內(nèi)容？P1394、制作旅程表應(yīng)當(dāng)包含的內(nèi)容？P140五、完成上司臨時交辦事項(xiàng)Company Logo上司臨時交辦事項(xiàng)的特點(diǎn)重點(diǎn) 廣泛性 臨時性 具體性 緊迫性辦理上司臨時

21、交辦事項(xiàng)的原則重點(diǎn) 積極主動，千方百計(jì)（基本態(tài)度） 既要符合政策，又要靈活變通 件件有著落，事事有回音文字記錄工作的方法和技巧重點(diǎn) 要點(diǎn)記錄法 詳細(xì)記錄法（準(zhǔn)、全、快） 常用速記法 筆記與錄音并用法 記錄工作 手工記錄 機(jī)器記錄文字記錄工作程序1、準(zhǔn)備好筆和紙。2、認(rèn)真傾聽，快速記錄。3、及時補(bǔ)充和修改。Company Logo1、多選題：辦理上司臨時交辦事項(xiàng)的原則（ ）。A.積極主動，千方百計(jì) B.既要符合政策，又要靈活變通C.件件有著落，事事有回音 D.互相推諉責(zé)任ABCCompany Logo2、多選題：文字記錄的方法有（ ）。A.要點(diǎn)記錄法 B.詳細(xì)記錄法 C.常用的速記法 D.筆記與

22、錄音并用法ABCDCompany Logo3、多選題：屬于筆記與錄音并用法特點(diǎn)的（ ）。A.準(zhǔn)、快、全 B.靈活、便捷 C.可以優(yōu)勢互補(bǔ) D.費(fèi)時、費(fèi)事，分散注意力BCDCompany Logo4、單選題：對文字記錄中的任何疑惑之處都應(yīng)（ ）。留待以后再說 自己猜測C. 與口授者或上司進(jìn)行核對 D. 詢問他人CCompany Logo5、單選題：（ ）就是把發(fā)話者說話的內(nèi)容全面、完整地記錄下來。A.要點(diǎn)記錄法 B.詳細(xì)記錄法 C.常用記錄法 D.筆記與錄音并用法BCompany Logo6、單選題：上司在向秘書下達(dá)指示時，（ ）的形式是主要的。A.指令 B.口授 C.示意 D. 筆授B抄寫作業(yè)

23、1、上司臨時交辦事項(xiàng)的特點(diǎn)。2、辦理上司臨時交辦事項(xiàng)的原則。3、文字記錄工作的方法和技巧。六、管理時間、提高工作效率時間管理的內(nèi)容什么是時間管理？P153秘書時間管理目的 上司 自我個人時間管理的技巧 （畫下來BDAC緊迫重要先做A（重而急） 次做B（重而不急） 再做C（急而不重） 暫不做D（既不重要又不緊急）重要程度緊急程度備 注A B C DCompany Logo1.明確自己的工作任務(wù)和職責(zé)。2.要區(qū)分常規(guī)和非常規(guī)工作。3.按優(yōu)先順序完成工作。4.合理分配時間和精力。5.使用辦公輔助手段組織工作。6.安排工作要適應(yīng)整個流程的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。7.按最終期限完成工作。8.堅(jiān)持記工作日記秘書如何有效

24、利用工作時間？1、便 條高葉： 你在秘書工作中，總是能夠合理地安排時間，有條不紊地做事，請?jiān)谙轮艿男姓T工例會上從以下兩方面介紹一下經(jīng)驗(yàn)。（1）有效管理時間的方法（2）秘書應(yīng)在哪些方面合理安排自己的工作謝謝。行政經(jīng)理蘇明 2010年5月20日 參考答案（1）用ABCD法則排除工作的優(yōu)先等級 A類：重要并緊急的，必須立即做、優(yōu)先做（2分） B類：重要而不緊急的，應(yīng)接著處理（2分） C類：緊急而不重要，有時間才做（2分） D類：不重要又不緊急的，可以不做（2分）（2）為有效地利用工作時間，秘書應(yīng)明確自己的工作任務(wù)和職責(zé)：要區(qū)分常規(guī)工作和非常規(guī)工作；分清工作的輕重緩急，判斷工作的先后次序，科學(xué)有效地

25、完成工作任務(wù)；巧妙地運(yùn)用一些方法，合理分配精力，精明地利用時間，以提高效率；使用辦公輔助手段幫助組織工作；安排工作要適應(yīng)整個流程的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，不間斷、延誤或降低團(tuán)隊(duì)的效益；要遵守組織制定的規(guī)章制度和有關(guān)的工作承辦周期安排工作；要記好工作日記并認(rèn)真分析、評估自己利用時間的有效程度。（5分）工作程序Company Logo（1）編制工作時間表（年度時間表、月安排表、周安排表）（2）編制、管理工作日志（編制自己的工作日志、管理上司的工作日志、工作日志的變化與調(diào)整）工作時間表1、工作時間表的內(nèi)容與編寫要求2、編寫工作時間表的工作程序P155P1582、便條高燕： 下周將來一位新秘書，請你根據(jù)自己這兩年編

26、制時間表的經(jīng)驗(yàn)列出下面兩個問題的內(nèi)容，以交給新員工參考。(1)編制時間表的方法。(2)如果你的上司下周的工作中已經(jīng)確定如下安排，請編制周計(jì)劃表。周一，上午9：00，部門經(jīng)理例會約3小時;周二，下午2：00，拜訪紅星公司張總，約2小時;周三，下午3：o0，參加銷售部會議2小時;周五，上午10：00，在第二會談室接待凱華公司趙經(jīng)理等3人，約1小時，12：00在小餐廳請趙經(jīng)理一行，下午4：00，乘火車去天津出差。 答：一、編制時間表的方法：P1591.根據(jù)需求確定編制時間的周期。2.事先做好信息的收集工作，了解現(xiàn)階段所有的工作和活動。3.如工作或活動之間或人員上出現(xiàn)矛盾，應(yīng)主動與固有人員協(xié)商，予以合

27、理的調(diào)4.表格應(yīng)反映出日期、時間、內(nèi)容、地點(diǎn)和需要的準(zhǔn)備工作等項(xiàng)目。5.編制表格，按時間順序?qū)⑺泄ぷ髋帕星宄?。周?jì)劃表周計(jì)劃表(參考P157)星期一星期二星期三星期四星期五9:00部門經(jīng)理例會10:00接待凱華公司趙經(jīng)理11:0012:00宴請趙經(jīng)理13:0014:00拜訪紅星公司張總15:00參加銷售部會議16:00乘火車去天津出差工作日志1、工作日志的內(nèi)容與編寫要求2、編制、管理工作日志的工作程序P156P159-161秘書辦事的學(xué)問一、如何辦好上級交辦事項(xiàng)1、接受任務(wù)要弄清“三要素”2、優(yōu)化辦事成果“三比較”3、把握好辦事“三形式”4、檢驗(yàn)辦事效率“三標(biāo)準(zhǔn)”5、向上司復(fù)命“三注意”P1

28、623、便條衛(wèi)紅： 近日，公司錄用了幾位新秘書。請幫我準(zhǔn)備一份上司工作日志需要填寫的信息內(nèi)容和秘書自己工作日志需包括的內(nèi)容，并用備忘錄形式發(fā)給我，以便我為新秘書培訓(xùn)時參考。 謝謝行政經(jīng)理 蘇明備忘錄發(fā)給：行政經(jīng)理蘇明發(fā)自：鐘苗日期：2004年8月24日主題：工作日志的內(nèi)容內(nèi)容：一、秘書協(xié)助填寫上司工作日志的信息內(nèi)容包括：P160上司在單位內(nèi)參加的會議、活動情況，要記錄清楚時間、地點(diǎn)。上司在單位內(nèi)部接待的來訪者，要記錄清楚來訪者的姓名、單位詳情、約會時間。上司在單位外部參加的會議、活動、約會等情況，要記清楚時間地點(diǎn)的確切細(xì)節(jié)、對方的聯(lián)絡(luò)辦法等。上司個人的安排，如去醫(yī)院看病，以保證秘書不會在這段時

29、間安排其他事宜。上司私人的信息，如親屬的生日，以提醒購買生日卡或禮物。二、秘書自己的日志內(nèi)容除了要記清上司的5項(xiàng)日志內(nèi)容外，還需要包括：P1601、上司的各項(xiàng)活動需要秘書協(xié)助準(zhǔn)備的事宜，例如準(zhǔn)備會議發(fā)言稿、草擬合同、訂機(jī)票、訂餐等。2、上司交辦的工作，例如為簽字儀式聯(lián)系地點(diǎn)，媒體報(bào)道等事宜。3、自己職責(zé)范圍以內(nèi)的工作，例如撰寫半年工作總結(jié)，參加值班等。1、多選題：個人時間管理法則包括（ ）（A）先做A，重而急 （B）次做B。重而不急。（C）再做C。急而不重。 （D）暫不做D。不重不急。ABCD2、單選題：時間管理中，緊急而不重要的事情屬于（ ）。(A) A 類 (B) B類 (C) C類 (D

30、) D類C3、單選題：周時間安排表是在（ ）的基礎(chǔ)上制定的。年度計(jì)劃 (B) 季度計(jì)劃 （C) 月計(jì)劃 (D) 每天的計(jì)劃C第四節(jié) 辦公用品與設(shè)備的使用和管理一、訂購、接收、管理辦公用品Company Logo1.資金不被不必要的庫存占用。2.空間不被用來存儲不必要的貨物。3.能監(jiān)督個人和部門對物品的使用。4.保持充足的庫存。5.監(jiān)督任何偷竊和破壞造成的損失。6.可利用準(zhǔn)確的庫存進(jìn)行評估。庫存控制作用再訂貨量=日用量*運(yùn)送時間+最小庫存量Company Logo防止物品全部消耗完防止物品超量存儲提醒購買者庫存需要重新訂購的標(biāo)準(zhǔn)最大庫存量最小庫存量再訂貨量進(jìn)貨卡、出貨卡、庫存卡三卡一致訂購、接收

31、、管理辦公用品的工作程序（1）選擇供應(yīng)商（2）選擇訂購方式（3）辦理進(jìn)貨手續(xù)（4）保管Company Logo選擇辦公用品供應(yīng)商時應(yīng)考慮的方面Company Logo選擇辦公設(shè)備及用品供應(yīng)商時要比較以下方面安全和可靠性服務(wù)和位置質(zhì)量和交貨價格和費(fèi)用P167頁訂購方式Company Logo直接去商店購買所需物品電話、傳真訂購網(wǎng)上訂購訂購方式進(jìn)貨和保管進(jìn)貨訂貨單核對保管 1. 存放安全 2. 貼標(biāo)簽 3.新物品置于舊物品下面或者后面 4.體積大重物置于下面 5. 小物品伸手可及 6. 通風(fēng)照明良好Company Logo單選題：（ ）是提醒購買者庫存需要重新訂購的標(biāo)準(zhǔn)。最大庫存量 (B) 最小庫

32、存量 (C) 再訂貨量 (D) 庫存總量作業(yè)C計(jì)算題：辦公室每天需要用去紙杯10個，紙杯運(yùn)送時間為2天，庫房中最小庫存量為10個，請問，紙杯的重新訂購線是多少個？作業(yè)30個 秘書負(fù)責(zé)辦公用品采購工作，組織進(jìn)貨與保管。近期，公司需購買一批辦公電腦，請問你如何完成此項(xiàng)工作？案例分析（1）選擇供應(yīng)商（2）選擇訂購方式（3）辦理進(jìn)貨手續(xù)（4）保管各種現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用Company Logo1數(shù)碼相機(jī)攝像機(jī)2掃描儀光盤刻錄機(jī)3投影儀數(shù)碼相機(jī)核心部件：CCD圖像傳感器分辨率是最重要的性能指標(biāo)之一，人物拍照200萬像素存儲格式JPEG相當(dāng)感光度ISO值（高：光線較弱；低，光線較強(qiáng)）保藏前取出電池，避免直接

33、接觸鏡頭Company Logo掃描儀黑白掃描儀和彩色掃描儀dpi分辨率越高，圖像越清晰掃描時聲音大可以設(shè)置掃描速度（中速或低速）掃描圖像模糊的原因（1）平板玻璃臟，不能用酒精之類的液體擦拭；（2）分辨率不夠；（3）顯示器設(shè)置沒有在16bit色以上。Company Logo光盤刻錄機(jī)分類CD-RW刻錄機(jī)的主要性能指標(biāo)： 刻錄速度擦寫速度緩存容量越大，刻錄成功率越高安裝時把刻錄機(jī)放在最上面的座架用完及時取出盤片刻錄機(jī)讀盤性能不能和專業(yè)讀盤光驅(qū)相比Company LogoCD-R一次性刻錄CD-RW可重復(fù)擦寫上千次投影儀分辨率：一般為XGA以上 1024*768帶寬：過窄容易引起圖像模糊而顯得分辨

34、率不高或聚焦不良燈泡是投影儀最重要的消耗材料不要關(guān)機(jī)后立即斷電有信息無圖像的原因： 輸出模式、分辨率、刷新頻率Company Logo第五節(jié) 信息管理Company Logo信息的特征基本特性區(qū)別于一般物質(zhì)的顯著特征信息工作的程序(P201)Company Logo收集整理傳遞存儲反饋和利用Company Logo1.大眾傳播媒介渠道2.圖書館3.聯(lián)機(jī)信息檢索渠道4.供應(yīng)商和客戶5.貿(mào)易交流渠道6.信息機(jī)構(gòu)渠道7.關(guān)系渠道8.調(diào)查渠道信息搜集的渠道信息搜集的要求1.價值性2.時效性3.層次性4.針對性5.全面性信息搜集的工作程序（P205）Company Logo一二三四明確信息收集的范圍熟悉

35、信息的來源選擇信息收集的方法（觀、閱、詢、問、網(wǎng)、交、購）查找信息Company Logo信息搜集工作的注意事項(xiàng)：1.收集各種形態(tài)的信息2.建立通訊聯(lián)系索引卡3.信息收集要有超前性信息的篩選Company Logo 一、含義 篩選是對收集到的大量信息進(jìn)行鑒別和選擇，判斷信息的價值， 值，決定信息的取舍，提取真實(shí)、有價值，能滿足需求的信息 二、閱讀篩選信息資料的方法1、留意標(biāo)題2、復(fù)印、裁剪、3、摘記4、標(biāo)記說明三、信息篩選的工作程序看來源、看標(biāo)題、看正文、決定取舍信息的篩選的含義、方法和程序信息分類的方法Company Logo1.字母分類法2.地區(qū)分類法3.主題分類法4.數(shù)字分類法5.時間分

36、類法P211 各種分類方法的優(yōu)缺點(diǎn)Company Logo信息分類的工作程序：1.熟悉信息內(nèi)容2.選擇分類方法3.辯類4.歸類信息校核Company Logo一、信息校核的含義 對信息的真實(shí)性進(jìn)行鑒定二、信息校核的范圍 信息中的一切關(guān)鍵信息三、信息校核的要求1.校核要以原始數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)。2.校核要排除主觀因素的干擾。四、信息校核的程序 1.確定校核的內(nèi)容 2.選擇校核的方法（溯源法、比較法、 核對法、邏輯法、調(diào)查法、數(shù)理統(tǒng)計(jì)法） 3.核實(shí)、分析信息 4.作出判斷信息傳遞Company Logo信息傳遞的方向：內(nèi)向和外向信息傳遞的要素：信源、信道、信宿信息傳遞的形式：信件、備忘錄、報(bào)告、通知、指示

37、、新聞稿、企業(yè)內(nèi)部刊物、傳閱單、新聞發(fā)布會、聲明、直接郵件信息傳遞的要求信息存儲Company Logo信息存儲的載體：紙質(zhì)載體磁性載體（軟盤、硬盤、磁帶、光盤、縮微品）信息工作程序Company Logo登記編碼排列保存保管Company Logo單選題：信息的基本特征是（ ）A.客觀性 B.時效性 C.可塑性D.共享性 E.依附性單選題： （ ）是信息的價值作用隨著時間的變化而改變的特性。A.客觀性 B.時效性 C.可塑性D.共享性 E.依附性多選題： 信息收集的要求（ ）。A.價值性 B.時效性 C.層次性D.針對性 E.全面性ABABCDE多選題： 信息傳遞的要素（ ）。A.信源 B.

38、信渠 C.信道 D.信宿 E.信接多選題： 信息傳遞的方向（ ）。A.縱向傳遞 B.橫向傳遞 C.內(nèi)向傳遞 D.外向傳遞信息分類的方法有( )。A.主題分類法 B.時間分類法C.邏輯分類法 D.標(biāo)準(zhǔn)分類法ACDCDABCompany Logo信息的（ ）是利用科學(xué)的方法，將有保存價值的信息系統(tǒng)化，以便日后利用。A. 整理 B. 存儲 C.傳遞 D. 利用（ ）能使相關(guān)內(nèi)容信息集中存放，信息能按邏輯順序排列。A.字母分類法 B. 地區(qū)分類法C.主題分類法 D.數(shù)字分類法登記存儲的信息要進(jìn)行（ ）。A.編號 B.排列 C.整理 D.編碼BCD思考題1.接待的規(guī)格有哪幾種？2.誰來確定接待規(guī)格？3.

39、如何確定接待規(guī)格？4.制定接待計(jì)劃有哪些步聚？5.宴請時，主人應(yīng)該為客人夾菜嗎？6.正式宴請時要注意什么？7.為來訪團(tuán)體安排參觀項(xiàng)目時，應(yīng)注意什么？8.健康、安全的辦公環(huán)境通常有哪些要求？思考題9.請說說你布置辦公室的經(jīng)驗(yàn)的技巧？10.當(dāng)辦公室出現(xiàn)安全隱患時應(yīng)如何處置？11.上司要出差，你作為秘書應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備工作？12.辦理上司臨時交辦的事情你應(yīng)掌握的原則？13.庫存控制的作用有哪些？14.選擇辦公設(shè)備、辦公用品供應(yīng)商時，應(yīng)注意哪些問題？15.辦公設(shè)備和易耗品的訂購方式有哪些？思考題16.信息工作的程序？17.信息收集的要求和方法？18.怎樣進(jìn)行信息的篩選和校核？19.怎樣進(jìn)行信息的分類？20.信息傳遞的方式有哪些？21.怎樣進(jìn)行信息的登記和存放排列？Company Logo1.辦公室中的計(jì)算機(jī)的屏幕被強(qiáng)光照射，符合填寫( )的要求。A.設(shè)備故障表 B.隱患記錄及處理表C.設(shè)備隱患表 D.設(shè)備處理表2.若由兩個以上單位聯(lián)合接待時，秘書首先要考慮的是( )。A.確定經(jīng)費(fèi)來源 B.確定會議地點(diǎn)C.確定來訪人員組成 D.確定服務(wù)人選3.秘書收集信息的渠道有( )。A.圖書館 B.聯(lián)機(jī)信息檢索C.信息機(jī)構(gòu) D.大眾傳播媒介 4.下列關(guān)于光盤刻錄機(jī)的敘述，正確的是( )