會議文件的準備頁PPT課件

1、第三節(jié)會議文件的準備廣西工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院二一一年九月會議文件準備的相關(guān)材料文件準備 1、開幕詞 2、工作報告 3、發(fā)言稿 4、其他會議文書 包括會議通知、會議議程表、日程表、會議須知、與會人員名單、工作人員名單、作息時間表、車輛調(diào)度表等等。 會議文件主要包括工作報告、領(lǐng)導(dǎo)講話、經(jīng)驗材料、匯報提綱、通知和會議須知等。會議須知的內(nèi)容比較多、比較具體，主要包括：日程安排、會議編組、作息時間、住宿房間、就餐桌位、會務(wù)組房間及電話號碼、文化生活安排、注意事項。負責起草文件要特別注意四點： 一是吃透上級精神、領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖； 二是緊扣會議主題； 三是了解掌握單位的情況； 四是早動手、早呈送。 一、制發(fā)會議通

2、知 （一）會議通知的概念 會議通知是向與會者傳遞召開會議信息的載體，是會議組織者同與會者之間會前溝通的重要渠道。制發(fā)會議通知是會前準備的重要環(huán)節(jié)。 實踐一南寧市級文明社區(qū)新陽街道永和社區(qū)幾年來在街道黨委、辦事處指導(dǎo)下，始終堅持以人為本，以群眾的需求為工作出發(fā)點， 舉辦了各類豐富多彩的活動和開展了各種為民服務(wù)的工作。2019年4月中旬社區(qū)擬召開“關(guān)于加強居民消防觀念的工作會議”，我們和社區(qū)的工作人員一起考慮一下，召開此次會議需要做好哪些文種的準備？圖片提供：新陽街道永和社區(qū)步驟二 學(xué)生就情境展開討論 提示： 交往對象 文種 相關(guān)知識步驟三 教師提示 有這么幾種文種我們是應(yīng)準備的：會議通知、會議議

3、程和日程安排、會議講話稿、會議記錄、會議紀要、會議簡報。首先我們來看本次項目的能力目標和知識目標。 任務(wù)一 會議通知撰寫步驟二 展示教師“工具箱”內(nèi)容，教師點評。教師工具箱教師工具箱(一)通知的概念和種類1.通知的概念 通知是“適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員”的公文.“通知”一般為下行文或平行文。2.通知的種類 其種類有：指示性通知、任免人員的通知、頒布、轉(zhuǎn)發(fā)性通知、會議通知。 教師工具箱 1、會議通知的寫作 會議通知一般包括“八要素”：即會議名稱、主要內(nèi)容、參加人員、報到時間、會期、會址、著裝、注意事

4、項。 要求寫明召開會議的名稱、目的、議題、時間、會址、對參加會議人員的要求(如準備發(fā)言、文件、論文、生活用品等)、注意事項以及籌辦會議單位名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系地址、電話號碼、會議食宿安排、去會址路線、接洽標志等。有的通知后面還要附上入場憑證或請柬等?？傊?，要寫得清楚、具體，對必須寫明的項目無一錯漏，以保證會議按預(yù)定要求準時召開。 會議通知的格式如下：1、標題1、標題。 有完全式和省略式兩種。 完全式包括發(fā)文機關(guān)、事由、文種。 省略式，例如關(guān)于的通知。 通知內(nèi)容簡單的，只寫“通知”兩字，這也是省略式的一種。 2、被發(fā)布人稱謂，如：單位、部門或個人3、召開會議的目的，主要內(nèi)容，或發(fā)言人、領(lǐng)導(dǎo)介紹4、

5、會議組織狀況，如食宿安排，會議日程等5、落款，日期可根據(jù)舉行的會議類型不同，對上述內(nèi)容進行調(diào)整會議通知的格式如下：1、標題2、被發(fā)布人稱謂，如：單位、部門或個人3、召開會議的目的，主要內(nèi)容，或發(fā)言人、領(lǐng)導(dǎo)介紹4、會議組織狀況，如食宿安排，會議日程等5、落款，日期可根據(jù)舉行的會議類型不同，對上述內(nèi)容進行調(diào)整會議通知方式 通知開會會議通知可以采用三種方法，即口頭通知、電話通知和書面通知（如圖）。 如圖：會議通知的三種方式口頭通知電話通知書面通知適用于小型例會，三五個人的碰頭會一般是與會者比較分散，尤其是不同單位部門的不定期會，常是以電話通知的形式通告 便條式或卡片式的會議通知卡張貼式即黑板啟事欄的

6、會議通知 秘書在通知開會時是口頭和書面并用。即使采用口頭通知，秘書也必須一一面告，不宜請人轉(zhuǎn)捎口信。這是秘書會務(wù)工作的第三個原則 廠關(guān)于召開技術(shù)開發(fā)工作會議的通知 所屬各單位： 為了總結(jié)交流經(jīng)驗，研究分析存在的問題，進一步貫徹落實省、市技術(shù)開發(fā)工作會議精神，做好今年技術(shù)開發(fā)工作，經(jīng)研究決定召開技術(shù)開發(fā)工作會議。現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下： 一、會議內(nèi)容： 二、參加人員： 三、會議時間、地點： 四、要求： 廠 年月日 教師工具箱(正反例文比較)比較一下這兩篇會議通知，在格式和內(nèi)容上的區(qū)別？ 大學(xué)關(guān)于召開招生工作會議的通知 校辦發(fā)200020號所屬各單位： 為了把今年我校的招生工作搞得更好，為了進一步貫

7、徹和執(zhí)行中央、省招生工作會議精神，經(jīng)研究決定召開招生工作會議，現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下： 一、會議內(nèi)容：介紹和分析近年來我校的招生情況；著重討論和分析今年的招生情況和招生工作安排等事宜。 二、參加人員：各系部主管學(xué)生工作的副主任以及校學(xué)生工作辦公室的全體人員。 三、會議時間和地點：定于6月18日上午8時，在學(xué)校三樓會議室準時召開，議程一天。 大學(xué)學(xué)生工作辦公室 二八年六月十七日教師工具箱(正反例文比較) 比較一下這兩篇會議通知，在格式和內(nèi)容上的區(qū)別？ 通 知各位居民： 根椐西鄉(xiāng)塘區(qū)選20193號文件精神，區(qū)第二屆人民代表大會代表選舉日為2009年1月14-16日，為了確保選舉工作的順利進行，請18

8、周歲以上（1991年1月16日24時前出生）戶籍在本社區(qū)的居民，即日起至12月25日到社區(qū)居委會參加選民登記。 居委會地址：永和小區(qū)12幢2樓 聯(lián)系電話：3105121 永和社區(qū)居委會 2019-12-15 1、標題。有完全式和省略式兩種。 完全式包括發(fā)文機關(guān)、事由、文種。 省略式，例如關(guān)于的通知。通知內(nèi)容簡單的，只寫“通知”兩字，這也是省略式的一種。 會議通知 茲定于2019年11月22日（星期四）上午9：30，在公司三樓307會議室，召開公司成立10周年慶?；顒踊I備工作第二次會議，研究落實慶?；顒拥母黜椌唧w事宜。請各部門一名主要負責人準時出席會議，并就本部門負責落實的有關(guān)工作做好匯報準備。

9、 X X公司10周年慶祝活動領(lǐng)導(dǎo)小組 2019年11月21日 會議通知的形式 常見的會議通知有以下五種形式 : 一是文件式會議通知 二是備忘錄式會議通知 三是請柬式會議通知 四是海報式會議通知 五是公告式會議通知 例文會議通知 X X： 茲定于X月X日上午8：30：-9：00在公司三樓會議室召開各部門經(jīng)理每周工作例會，請準時出席。 X X公司辦公室 X X X X年X月X日備忘錄式會議通知第八屆校園文化藝術(shù)節(jié)文學(xué)鑒賞座談會 海 報 在學(xué)院第八屆校園文化藝術(shù)節(jié)來臨之際，文學(xué)社特邀嘉賓XXX大學(xué)的XXX教授和xXX大學(xué)的XX教授前來我校，與我校的文學(xué)愛好者進行座談交流。 本次座談會主題：X X X

10、 X X 座談時間： X X X X X X 座談地點： X X X X X X 座談會主辦：學(xué)院文學(xué)社 歡迎本社成員及校內(nèi)廣大的文學(xué)愛好者踴躍參加座談交流!海報式會議通知例：關(guān)于召開全省民政工作會議的通知各市人民政府、行政公署，省直各單位： 為了貫徹全國民政工作會議精神，省政府決定召開全省工作會議。會議的主要議題是：傳達學(xué)習全國民政會議的主要文件和領(lǐng)導(dǎo)講話，討論研究貫徹的意見和措施，請你們提前做好準備。 參加會議人員：各市人民政府、行政公署分管民政工作的領(lǐng)導(dǎo)同志和各市、行署的民政局長，省直各單位的負責同志。 會議擬開五天，地點賓館，于八月十五日前來報到。 省人民政府辦公廳 年月日分析：這個通

11、知至少有三個毛病一是內(nèi)容不夠明確。會議的名稱、議題都清楚，但不夠具體明白，不知道研究的具體問題，也不知道與會人員需作什么準備。二是參加會議人員不夠具體明確。省直單位包括的范圍很廣，包括黨、政、工、群、公、檢、法等，哪些單位參加不夠清楚。還有，省直單位負責同志有幾個，只來一個或都來，也沒有寫清楚。三是報到時間不明確?！鞍嗽率迦涨皝韴蟮健保侵赴嗽率迦罩斑€是八月十五這一天報到?會議通知的發(fā)送本單位小型會議，可采用口頭、電話和書面簽知等方式通知。外單位或跨地區(qū)的會議必須寄送書面通知。邀請性會議可寄送請柬或邀請信。一般提前7天以上發(fā)出，并隨函附上回執(zhí)，以便準確統(tǒng)計與會人數(shù)，做好相應(yīng)準備。會議通知

12、的送達可采用郵寄、傳真、專人送達、電子郵件等方式。對重要的邀請對象，在書面通知或請柬發(fā)送之后，還應(yīng)及時通過電話進行征詢和確定。 實踐訓(xùn)練如果你所在的班級近期要組織一次專題班會，請你做以下工作： 1、議定主題班會名稱 2、議定本次班會的主要議程 3、推薦一至兩名主持人，并說明推薦理由。 4、推薦班會特邀的嘉賓名單，并寫邀請函。 5、擬寫一個班會通知，注意格式要規(guī)范。 二、準備會議材料二、準備會議材料 （一）準備會議資料的作用 通常，會議資料可以提前準備好，然后在會前擺放在每個與會者的座位上，與會者依次就座后即可讀取材料；也可以包裝成袋，在會場人口處由工作人員統(tǒng)一逐個發(fā)放到每位與會者手中。這些做法

13、，都可以避免資料漏領(lǐng)或重復(fù)領(lǐng)取的現(xiàn)象發(fā)生，有利于節(jié)約會議經(jīng)費支出，也便于會議管理。 （二）會前需準備的會議材料種類 (1)會議的指導(dǎo)文件。 (2)會議的主題文件 (3)會議程序文件 (4)會議參考文件 (5)會議管理文件 (6)與會人員名單 （三）準備會議物品和設(shè)施 包括常用文具 印刷設(shè)備 會場基本設(shè)施 會場裝飾用品 視聽器材 通信設(shè)施 交通工具 生活衛(wèi)生用品 專門用品等。四、準備領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿開幕詞 （一）概念 開幕詞是黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人，在會議開幕時所作的講話，旨在闡明會議的指導(dǎo)思想、宗旨、重要意義，向與會者提出開好會議的中心任務(wù)和要求。 開幕詞是在重要會議或重大活動開始時

14、，為會議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)人講話所用的文稿。 （二） 意義： 不論召開什么重要會議，或開展什么重要活動，按照慣例，一般都要由主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)人致開幕詞，這是一個必不可少的程序，標志著會議或活動的正式開始。開幕詞通常要闡明會議或活動的性質(zhì)、宗旨、任務(wù)、要求和議程安排等，集中體現(xiàn)了大會或活動的指導(dǎo)思想，起著定調(diào)的作用，對引導(dǎo)會議或活動朝著既定的正確方向順利進行，保證會議或活動的圓滿成功，有著重要的意義。 （三）格式內(nèi)容 篇幅要求簡短，內(nèi)容切忌重復(fù)、啰嗦;語言要求口語化、富有感情色彩，又要求生動活潑;語氣要熱請、友好。 （四）寫作要點 開幕詞是在一些大型會議開始時由會議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)人所作的開宗明義

15、的講話。開幕詞的特點 1、宣告性 2、提示性 3、指導(dǎo)性 4、簡短性 （五）寫作要求 簡明性。開幕詞要簡潔明了、短小精悍，最忌長篇累牘，言不及義，多使用祈使句，表示祝賀和希望； 口語化。它的語言應(yīng)該通俗、明快、上口。 開幕詞的寫作方法 通常由標題、稱謂及正文三部分組成。 1、標題通常有三種寫法：一是用會議名稱作標題；二是前邊再加上領(lǐng)導(dǎo)人姓名；三是用提示內(nèi)容中心或主旨的標題，在后面通常加上副標題。 2、稱謂一般寫在標題下行頂格，稱呼通常用“同志們”、“朋友們”、“各位代表”等。 3、正文一般包括開頭、主體和結(jié)尾。開頭寫宣布開幕之類的話。主體部分一般包括以下內(nèi)容：會議的籌備和出席會議人員情況；會議

16、召開的背景和意義；會議的性質(zhì)、目的及主要任務(wù)；會議的主要議程及要求；會議的奮斗目標及深遠影響等等。但寫作中一定要把握會議的性質(zhì)，鄭重闡述會議的特點、意義、要求和希望，對于會議本身的情況如議程等，要概括說明，點到為止；行文則要明快、流暢，評議要堅定有力，充滿熱情，富于鼓舞力量。最后是結(jié)尾，一般都是“祝大會圓滿成功”之類的話語。 開幕詞 各位代表： 在陽春三月，萬象更新之際，第二十二屆職工代表大會第二次會議在這里隆重召開了。在此，我代表大會主席團向大會表示熱烈的祝賀，并向參加會議的全體代表及全各條戰(zhàn)線廣大職工群眾致以親切的問候！ 這次大會的指導(dǎo)思想是：- 這次會議的主要議題是：- 各位代表、同志們

17、：認真協(xié)商討論新一年全的各項工作，動員廣大干部職工群策群力，和衷共濟，加快建設(shè)小康的步伐，是我們這次會議神圣的歷史責任。希望與會的各位代表不負重托，以高度的政治責任感，充分行使民主權(quán)利，積極建言獻策。相信在黨委的正確領(lǐng)導(dǎo)下，經(jīng)過我們?nèi)w代表的共同努力，會議確定的目標一定能夠?qū)崿F(xiàn)，也一定能夠把這次會議開成一個民主團結(jié)、求真務(wù)實、開拓奮進的大會。 預(yù)祝大會圓滿成功！ 閉幕詞的寫作 (1)什么是閉幕詞 閉幕詞，是會議的主要領(lǐng)導(dǎo)人代表會議舉辦單位，在會議閉幕時的講話。其內(nèi)容一般是概述會議所完成的任務(wù)，對會議的成果作出評價，對會議的經(jīng)驗進行總結(jié)，對貫徹會議精神提出要求和希望。 (2)如何寫作閉幕詞 閉幕

18、詞與開幕詞一頭一尾，相互對應(yīng)，有著明顯的宣告性特點，閉幕詞的正文分為三個部分： 開頭部分。用簡短的文字說明會議在什么情況下圓滿結(jié)束或“勝利閉幕”。有時還在這一部分概括地對會議作一總的評價。 中間部分。這一部分是主體部分，內(nèi)容較多，首先對會議情況作簡要的敘述和評價，諸如學(xué)習了什么，討論了什么，參觀了什么，通過了什么，研究解決了什么，取得了什么經(jīng)驗與成績，會議有什么重要意義，等等；然后向與會人員提出如何貫徹會議精神的要求，提希望，發(fā)號召。 這一部分要寫得層次清楚，重點突出，有號召力和鼓動性。結(jié)尾部分。代表全體與會人員對為大會工作的同志表示感謝，宣布會議閉幕。閉幕詞 各位代表： 第二十一屆四次職工代

19、表大會在省工會、工委的關(guān)懷下，在黨委的正確領(lǐng)導(dǎo)和的支持下，經(jīng)過全體代表的共同努力，歷時一天，圓滿地完成了大會預(yù)定的各項任務(wù)，現(xiàn)在就要結(jié)束了。 會議期間，代表們認真地聽取-。 各位代表、同志們，在這充滿希望的新世紀的第二年，不管我們面前會遇到多大的困難，我們都要高舉鄧小平理論偉大旗幟，解放思想，抓住機遇，務(wù)實創(chuàng)新，開拓進取，迎接考驗。大會閉幕后，希望代表們要認真貫徹落實會議精神，為全面完成會議確定的各項工作任務(wù)而努力。 現(xiàn)在我宣布：第二十一屆職工代表大會第四次會議勝利閉幕。 祝各位代表身體健康，工作順利，萬事如意！ 祝酒詞 祝酒詞是在重大慶典、友好往來的宴會上發(fā)表的講話。宴會上祝酒，是招待賓客的

20、禮儀。一般來說，主賓均要致祝酒詞。主方的祝酒詞主要是表示對來賓的歡迎；客方的祝酒詞主要是表示對主方的謝意。如果出于某種需要，也可在祝酒詞中作出符合宴會氛圍的深沉、委婉或幽默的表達。 祝酒詞因以酒為媒介，加之以熱烈的語言，為酒會平添友好的氣氛。 (1)祝酒詞特點： 祝愿性。祝愿事情的成功或祝愿美好、幸福。 簡潔性。祝酒詞因其場合比較隆重或熱烈，因此不宜太長，言詞要簡潔而有吸引力。 (2)祝酒詞的寫法 開頭部分或表歡迎、問候或表感謝。主體部分根據(jù)宴請的對象、宴會的性質(zhì)，簡略地表述主人必要的想法、觀點、立場和意見，既可以追述已經(jīng)獲得的成績，也可以暢敘友情發(fā)展的歷史，還可以展望未來。結(jié)尾可用“讓我們?yōu)?/p>

21、干杯”或以“為了讓我們干杯”表達禮節(jié)性的祝愿。寫作上的要求也大致與歡迎詞、歡送詞相同。 舉例，請看W文檔！母親生日祝酒詞 各位親朋好友、女士、先生：大家好！ 春意盎然艷陽天,春暖花開六十載，在今天這個特殊日子里，你們懷著喜閱的心情，帶著良好的祝愿，在百忙之中來為我母親的生辰祝賀。在此，我、并代表我們?nèi)覍δ銈兊墓馀R表示熱烈的歡迎,對你們的良好祝愿表示誠摯的謝意! 今天是2019年4月26日(農(nóng)歷三月二十一)，是我母親壽辰之日。這是一個千載難難蓬的好日子，它蘊涵著吉星高照，四季平安，六六大順，福壽雙增之含意，在這美好的日子里，我們做兒女的，忘不了母親用乳汁和心血將我們撫養(yǎng)成人，她為了我們含辛茹苦

22、，歷盡滄桑。時光飛逝，歲月如梭，轉(zhuǎn)眼60個春秋過去了，留給母親的是那頭上增添的絲絲白發(fā)，額上刻下的艱辛印痕，而她把那偉大的母愛卻無私的奉獻給了我們，我們每個人都希望有一個溫馨甜密的家，這種情感就像白云依戀著群山，小草依戀著故土，長大成人的孩子??！ 永遠忘不了童年，永遠依偎在媽媽的身邊。俗話說，水有源，樹有根，兒女不忘養(yǎng)育情，親愛的媽媽，在你您老人家壽辰之日，我代表兒女們向你深深的鞠一躬，并祝愿老人家生日快樂，身體健康。璇閣長春 眉壽顏堂，壽比天高，福比地大（獻花）。這是我們子女的心愿，也是來賓的心愿；讓鮮花點綴您不老的歲月，讓陽光普照你永恒的季節(jié)。 各位來賓，各位親友，今天有了你們的到來，使這

23、壽宴廳里蓬蓽生輝，給今天的生日宴會增添了無限喜慶的氣氛，在這里，我們是喜酒相逢，笑祝顏開。在這喜慶的時刻，我再一次代表全家感謝各位的光臨,并祝大家生意興隆，財源廣進。同時；我提議，讓我們共同舉杯；為我母親生日快樂，身體健康；為他增福增壽增富貴，添光添彩添吉祥，為在坐的各位親朋好友身體健康，家庭幸福干杯! 簡單的勸酒詞： （1）日出江花紅勝火，祝君生意更紅火。 -請經(jīng)商下海者喝一杯 （2）激動的心，顫抖的手，我給領(lǐng)導(dǎo)敬杯酒，領(lǐng)導(dǎo)不喝嫌我丑。 -女士給領(lǐng)導(dǎo)敬酒 （3）感情鐵不鐵? 鐵! 那就不怕胃出血! 感情深不深? 深! 那就不怕打吊針! -敬朋友 （4）客人喝酒就得醉，要不主人多慚愧 （5）要

24、讓客人喝好，自家先得喝倒用于本單位自家人飲酒。 （6）女有貌，朗有才，杯對杯，一起來-與女士飲。 （7）床前明月光，疑是地上霜，舉杯約對門，喝酒喝個雙。 與對面朋友飲 （8）啥話也別說，最親是大哥與年長者飲 講話稿講話稿是領(lǐng)導(dǎo)人在開會中所作的講話的稿件，表現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)人對會議的指示和關(guān)心，往往是會議的補充報告。 講話稿的寫法，就內(nèi)容來講，應(yīng)注意以下幾點： (1)肯定會議的重要性； (2)評價過去的工作； (3)點出當前值得注意的問題； (4)指明今后的方向和目標： (5)評價會議中心議題， (6)提出原則性的意見，向大會提出希望。 就形式來講應(yīng)分標題、正文、結(jié)尾三部分。 五、會議準備的要求 P109

25、 六、準備會議物品和設(shè)施 會務(wù)組人員在準備會議文字材料的同時，還要準備會議所必需的物品與設(shè)施。 1會議用品和設(shè)施的種類 P109-111 (1) 常用文具。如筆、墨、紙、簿冊等常用文具。 (2) 印刷設(shè)備。如打字機、打印機、掃描儀、復(fù)印機等等。 (3) 會場基本設(shè)施。如桌椅、照明電器、通風機、衛(wèi)生用具、安全通道、 消防設(shè)施等等。(4) 會場裝飾用品。如花卉、旗幟、會標、會徽、畫像、標語口號。(5) 視聽器材。如麥克風、幻燈機、投影儀、黑 (白) 板、電子書寫板、 攝像機，錄音機、磁帶、軟盤、光盤、同聲翻譯系統(tǒng)等等。(6) 通信設(shè)施。如傳真機、電話機、電視機、計算機以及相應(yīng)的通信網(wǎng) 絡(luò)設(shè)施。 (7) 交通工具。如小轎車、大巴土等接送與會者的車輛。 (8) 生活衛(wèi)生用品。如茶水、茶杯、毛巾以及其他食宿用品。