《合同履行管理辦法》上課講義

1、Good is good, but better carries it.精益求精，善益求善。合同履行管理辦法-限公司通知文件編號：制定日期：2012年3月5日收文：副本：發(fā)文：事項：關(guān)于合同履行管理辦法的通知說明：合同履行管理辦法為了規(guī)范各分公司、各部門合同履行流程，加強合同履行的管理和監(jiān)督，防范合同履行中存在的法律風(fēng)險，制定辦法。一、合同履行管理的基本要求生效的合同對于合同各方均具有法律約束力。如果合同方不按合同約定履行義務(wù)，就要承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。因此，合同履行管理的基本要求為：1、我公司嚴格按合同約定履行，做到我公司一方不違約；2、督促對方按合同履行其義務(wù)，如對方在履行中有不符合合同約定

2、的行為，要密切關(guān)注，及時做出反應(yīng)，固定對方違約的證據(jù)，為以后處理合同糾紛做準(zhǔn)備。二、加強合同履行管理的方法合同履行部門、財務(wù)部、法務(wù)部等部門都應(yīng)當(dāng)按下列要求做好各部門的合同履行管理工作。(一)我公司為履行合同所做的工作，都要留有記錄或者證據(jù)。如：支付款項的，應(yīng)通過銀行轉(zhuǎn)帳支付，在原始憑證上應(yīng)寫明款項用途及對應(yīng)的合同編號等；交付貨物的，應(yīng)索取正式的收貨憑證等。(二)及時發(fā)出催告和異議催告一般是用來催促對方按合同履行其義務(wù)，同時，催告也是進一步采取某些行動的必備前置程序，如有些情況下解除合同，必須經(jīng)過催告。而異議一般是在接受對方交付的情況下，發(fā)現(xiàn)對方的交付不符合合同約定，如接受對方交付的貨物后發(fā)現(xiàn)

3、質(zhì)量不符合合同約定，則應(yīng)及時向?qū)Ψ教岢鰰娈愖h。提示：在合同履行過程中，建議重要的事項、催告、異議等以書面形式作出，以便有據(jù)可查。(三)及時收集和保存證據(jù)合同履行過程中，合同各方的往來函件、通知等文書都具有法律效力，如果發(fā)生糾紛，也是區(qū)分責(zé)任的重要證據(jù)，合同履行部門負責(zé)對合同履行每一環(huán)節(jié)形成的書面材料完整保存，如果相關(guān)材料發(fā)至其它部門，應(yīng)及時轉(zhuǎn)交合同履行部門存檔。在合同履行過程中，對于我公司已經(jīng)履行事實以及對方違約的事實應(yīng)當(dāng)及時收集證據(jù)，同時，如果我公司一方不慎違約了，應(yīng)盡量避免被對方掌握證據(jù)。對我公司的履行情況應(yīng)及時做好記錄并經(jīng)對方確認。履行銷售合同交付貨物時應(yīng)由對方當(dāng)事人簽署一式兩份的收貨

4、單，一份留存對方，一份交銷售部門備查。向?qū)Ψ疆?dāng)事人交付增值稅發(fā)票時應(yīng)由對方當(dāng)事人出具收條。履行采購合同付款時應(yīng)由對方當(dāng)事人出具收款收據(jù)或收條，我公司原則上只開具限制性抬頭的轉(zhuǎn)賬支票，不允許以現(xiàn)金形式支付。(四)建立信息匯報反饋制度，及時處理異常情況。合同履行中的一些問題，其實很多是法律層面的問題，技術(shù)性與專業(yè)性較強，合同履行部門應(yīng)當(dāng)慎重對待，并及時與法務(wù)部溝通和聯(lián)系，由法務(wù)部參與處理前述問題。我公司應(yīng)當(dāng)建立信息匯報和反饋的制度和流程，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，作出相應(yīng)的處理。(五)合同履行過程中，法務(wù)部負責(zé)監(jiān)督、檢查合同中相應(yīng)條款的具體履行情況。法務(wù)部監(jiān)督、檢查合同的履行情況，一般采取普查和重點檢查的

5、方式。檢查內(nèi)容主要包括三方面：一是看合同各方是否按合同約定進度全面履行合同，督促各方嚴格履約；二是看履行過程中是否存在合同數(shù)量、交貨期限、付款等方面變更情況，如有變更，應(yīng)履行變更簽約手續(xù)，以合同形式明確變更情況；三看是否存在違約情況，這是監(jiān)督檢查的主要工作。各部門應(yīng)當(dāng)積極配合法務(wù)部的監(jiān)督檢查合同工作，并指定專人負責(zé)該項配合工作。（六）合同履行完畢后，對所遺留的問題，合同履行部門應(yīng)指定專人負責(zé)解決，并規(guī)定解決期限。在期限內(nèi)確定無法解決的問題，應(yīng)當(dāng)立即報告我公司領(lǐng)導(dǎo)，由我公司領(lǐng)導(dǎo)指定有關(guān)部門配合解決，并提出具體方案。三、合同履行管理的具體程序1、合同審批通過后，合同經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)多提交一份合同留存于法

6、務(wù)部備案，法務(wù)部亦有權(quán)要求合同經(jīng)辦人留存一份合同在法務(wù)部；如有電子版合同，應(yīng)同時通過RTX傳至法務(wù)部。合同審批通過時，法務(wù)部律師應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同情況，向合同經(jīng)辦人提供合同履行所需的輔助文件，如訂貨單、送貨單、驗收合格單、收貨確認書等。對于重大、復(fù)雜或者合同金額50萬元以上的合同，法務(wù)部律師應(yīng)當(dāng)于合同審批當(dāng)日或次日以書面形式對合同主要條款進行總結(jié)、歸納，并對相關(guān)部門的相關(guān)人員進行合同交底；在對合同的相關(guān)條款進行交底時，應(yīng)當(dāng)附有一式兩份的簡明書面說明，一份交給合同履行部門經(jīng)辦人，另一份由參與交底的人員簽字確認后交還給法務(wù)部。2、法務(wù)部律師應(yīng)當(dāng)將上述合同的內(nèi)容填寫在合同履行管理一覽表（見附件1）。3、法

7、務(wù)部律師應(yīng)當(dāng)于合同審批當(dāng)周的最后一個工作日內(nèi)，向公司保管公章的人員提供經(jīng)法務(wù)部填寫的合同蓋章情況核查表（見附件2），公司保管公章的人員應(yīng)當(dāng)于1個工作日內(nèi)根據(jù)合同蓋章情況核查表核對、填寫相關(guān)合同的蓋章和收回情況，并簽字確認。對于經(jīng)核對尚未蓋章的合同，法務(wù)部律師應(yīng)向合同履行部門負責(zé)合同履行管理核對的人員（下稱合同履行部門核對人員）提供合同蓋章情況核查表，由合同履行部門核對人員核實合同未蓋章的原因和情況，并在合同蓋章情況核查表上注明事由并簽字確認。對于經(jīng)核對作廢的未蓋章合同，合同履行部門核對人員應(yīng)當(dāng)于核對當(dāng)日將未蓋章合同及合同審批表交回法務(wù)部，法務(wù)部及時作廢合同和審批表，作廢的審批表歸檔于法務(wù)部。合

8、同履行部門經(jīng)辦人負責(zé)蓋章合同（原件）的收回工作，公司檔案室負責(zé)蓋章合同原件（公司需留存兩份）的保管工作。被保管的合同原件未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，一律不得外借。相關(guān)部門人員需要使用合同的，應(yīng)當(dāng)使用合同復(fù)印件。4、法務(wù)部律師應(yīng)當(dāng)于合同審批日的下一周起每周的最后一個工作日內(nèi)，向合同履行部門核對人員提供經(jīng)法務(wù)部填寫的合同履行核查表（見附件3），由該合同履行部門核對人員核查該合同履行部門核查日前尚未履行完畢合同的履行情況，該合同履行部門核對人員應(yīng)當(dāng)于3個工作日內(nèi)根據(jù)合同履行核查表落實和填寫合同履行情況，并簽字確認。對于合同金額50萬元以上的合同，法務(wù)部律師應(yīng)當(dāng)對合同履行每一環(huán)節(jié)形成的書面材料進行檢查，包括合同

9、各方的往來函件、通知等文書，并指導(dǎo)合同履行部門人員如何收集和保存有關(guān)合同履行的證據(jù)。前述書面材料經(jīng)法務(wù)部檢查后，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一由檔案室保管；如果前述書面材料屬于財務(wù)部保管范圍的，則仍由財務(wù)部保管。在對前述書面材料進行交接時，應(yīng)以同一個合同為單位進行交接，由合同履行部門經(jīng)辦人、法務(wù)部、檔案室（或財務(wù)部）三方簽署材料交接明細表（見附件4），材料交接明細表一式三份，各方各持一份。相關(guān)部門人員需要使用前述書面材料的，應(yīng)當(dāng)使用復(fù)印件。5、合同履行部門核對人員落實合同履行情況后，法務(wù)部律師按照下列原則進行處理：對于合同履行情況涉及財務(wù)部的，需向財務(wù)部提供合同履行核查表，由財務(wù)部專人負責(zé)核查和填寫情況，并簽字確認

10、；對于不按照合同約定履行的情況，應(yīng)當(dāng)進行進一步核實原因和情況，并按照本管理辦法第一條、第二條的規(guī)定采取相應(yīng)措施。對于重大違約情況，應(yīng)當(dāng)及時向公司主管領(lǐng)導(dǎo)匯報。對于正常履行且無問題的合同，本次核查工作完成。6、法務(wù)部應(yīng)當(dāng)將每周核查情況如實記錄在電子版的合同履行管理一覽表中，并將每周核查完畢的表格存檔。7、對于履行完畢或合同期滿、終止、解除的合同，合同履行部門應(yīng)當(dāng)及時與法務(wù)部、公司檔案室、財務(wù)部等部門辦理歸檔手續(xù)。法務(wù)部每月月底應(yīng)將履行完畢合同的合同蓋章情況核查表、合同履行核查表交予檔案室歸檔，并由雙方簽署材料交接明細表，材料交接明細表一式兩份，雙方各持一份。四、經(jīng)濟處罰合同履行部門人員或其它部門

11、人員違反本管理辦法規(guī)定的，由法務(wù)部向公司綜合部出具關(guān)于違反合同履行管理辦法的通知書（見附件5），由公司綜合部請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)后，由公司綜合部按照下列標(biāo)準(zhǔn)對相關(guān)責(zé)任人員進行相應(yīng)的經(jīng)濟處罰：1、違反本管理辦法規(guī)定，未給我公司造成經(jīng)濟損失的，綜合部應(yīng)當(dāng)給予經(jīng)濟處罰，處罰上限不超過人民幣1000元；2、違反本管理辦法規(guī)定，給我公司造成經(jīng)濟損失（包括但不限于訴訟費、律師費、合同對方根據(jù)合同追究我公司的違約責(zé)任等）的，綜合部應(yīng)當(dāng)根據(jù)具體情況（包括合同金額、我公司違約責(zé)任等情況）另行給予經(jīng)濟處罰，處罰上限不超過合同金額的10%；五、賠償責(zé)任合同履行部門人員或其它部門人員違反本管理辦法規(guī)定，給我公司造成經(jīng)濟損失（包括但不限于訴訟費、律師費、合同對方單位持有先蓋章合同追究我公司的