GRP_時間管理_RevB_2

1、時 間 管 理 II日月光集團(tuán) GRP 菁英團(tuán)隊 課程Rev.: B; 06/09/2002WorkShop 時間: 2.5 小時*12如果您的余生只剩下三天,您會做那三件事情?請閉目一分鐘思考這個問題時間管理是什麼?4時間管理不是什么?時間本身不是問題.因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多所以時間管理的問題本身不在于時間,而是在于自己如何善用及分配你自己的時間時間管理是什麼?時間管理就是自我管理自我管理即是改變習(xí)慣,以令自己更富績效,更富效能把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很對地做完,叫做效能時間管理就是事前的規(guī)劃或長期的計劃人, 為何安於現(xiàn)狀?為何你我都不滿意現(xiàn)狀,但是卻安于現(xiàn)狀1

2、.無奈2.不確定改變之后會更好3.因為現(xiàn)狀是你我最熟悉的當(dāng)你開始不滿于現(xiàn)狀時,表示會有新的事物發(fā)生在你的身上但是要用對“新的思考方式”請架設(shè)一座橋,使A至B距離最短,但是橋不可歪斜100 公尺300 公尺AB河水有三片木條, 如何將它們圍成封閉三角形2 cm10 cm4 cm你可知道為何會畫不出來?因為你跳不出原來的思維習(xí)慣但是假設(shè)你畫了出來.恭喜你,你可以用新的角度去思考一個舊有的問題.改變時間管理的第一步,從你自覺需要時間管理開始時間管理的架構(gòu)11請排出正確的行事優(yōu)先順序?ABCD正確的行事優(yōu)先順序陷阱一:時間的配置不對Reaction消極回應(yīng) vs Proaction 積極掌握危機就是轉(zhuǎn)

3、機規(guī)劃重於做事最好的控制是預(yù)防預(yù)防勝於處理不合理的時間配置I.45%處理危機II5%IV15%II.35%明智的時間配置1.重要的事情著重在Plan Plan著重在Do Do著重在Check Check著重在Action2.重要的事情要逐漸地交給 信任的部屬,這叫“灌能”陷阱二: 拖延除了第四項以外,其它的做起來都不太愉快不急的事情一拖延之后往往變成緊急的事情克服1.成本/效益分析法成本.好處.克服2.思維習(xí)慣的改變這件事令人感到為難,但是它非做不可,因此我將立即做完它,以便盡早忘掉它.養(yǎng)成速戰(zhàn)速決的習(xí)慣將事情切成好幾塊小塊任務(wù),快速地完成每一塊的任務(wù)完成最關(guān)鍵的部份,讓事情看起來像做完80%

4、一般陷阱三:事必親躬韓非子.八經(jīng)下君,盡已之能中君,盡人之力上君,盡人之智諸葛亮凡事必親躬,后來過勞而死.為何事必親躬?因為怕部屬取代不放心部屬,不信任部屬要求標(biāo)準(zhǔn)過高陷阱四:有求必應(yīng)會花太多時間,時間不夠會犧第二項受人尊敬重要,還是受人歡迎重要不好意思拒絕請托的原因接納請托比拒絕請托容易擔(dān)心觸怒請托者想要做廣受愛戴之好人不知如何拒絕他人之請托每個人都有一個好朋友,叫“施小惠”,可以適當(dāng)?shù)鼐芙^.1.捨得2.勇於拒絕3.交待1.怡情養(yǎng)性2.輕鬆一下時間管理架構(gòu)1.兵貴速戰(zhàn)速決2.快刀斬亂麻1.決勝於廟堂 之上 2.灌能均 衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事如何提高工作效率24如何提高工作效率

5、1.了解自己每天工作時段的特性,善用之.2.以PDCA分布周一到周五的工作性質(zhì).3.保持良好的體力;養(yǎng)成運動的習(xí)慣4.身心均衡地發(fā)展;培養(yǎng)良好的嗜好1.工作時段分配法則早上中午 13:0015:00下午晚上活力充沛,沖勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,適合散心,放松(Check)冷靜,溝通(Action, Plan) Relax, 人文, Thinking1.發(fā)球: EMail2.電話敲定事情/做事情3.給Leader方向/畫架構(gòu)4.執(zhí)行進(jìn)行中項目1.面對面Follow Up2.Go Around3.溝通與協(xié)調(diào)1.思考問題2.寫計劃/ Update Follow up進(jìn)度(1hr)3.Update

6、/Modify進(jìn)行中項目1.花1小時寫作2.每週工作性質(zhì)分配法則如何管理你的EMail葛洛夫:你的時間是不是被Email切成零零碎碎的片段?集中處理它.28先問自己以下這幾個問題1.你一天花多少時間在看Email?2.你進(jìn)Email會不會看小品?3.你看Email的時間是連續(xù)的,還是片斷的?4.你的Email有沒有做分類?5.你回信時是邊看邊回,還是分類后集中回信?6.你進(jìn)Email信箱,是先看信還是先發(fā)信?如何提高Email的處理效率一進(jìn)信箱第一個動作就是把所有信件的主題瀏覽一遍,然后做分類的動作養(yǎng)成習(xí)慣,一天只有三個時段看Email除了急件以外,集中時段回信看Email 的時段分配Emai

7、l文件夾的分類Reply: Private,公務(wù)Follow Up: Urgent, Boss,重要,向下, PrivateProject進(jìn)度有空再看如何展開你的計劃一日之計在昨天下班前一周之計在于周日一月之計在于月底331.舍得2.勇于拒絕3.交待1.怡情養(yǎng)性2.輕松一下良好的時間管理來自于計劃1.兵貴速戰(zhàn)速決2.快刀斬亂麻1.決勝于廟堂 之上 2.灌能均 衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事PADC不好好耗用時間花時間在計劃上才是最節(jié)省時間的作法耗用時間8.80/20法則1/2the Vital Few & the Trivial Many柏拉圖法則花最少的力氣,獲得最多的效益你所完成的

8、工作里, 80%的成果,來自于20%的時間=也就是說80%的努力是與成果無關(guān)的80/20原理意示圖80%時間20%時間80%成效20%成效重要的少數(shù)事物瑣碎的多數(shù)事物目標(biāo)金字塔長程目標(biāo)年目標(biāo)季目標(biāo)月目標(biāo)周目標(biāo)日目標(biāo)如何列管重要計劃將自己短中長期的計劃依工作,個人及生活這三個主軸一一列舉出來,并算出每個計劃的效益. (如下一頁所示)在同一個時間點進(jìn)行這三個主軸的前3個專案(項目件數(shù)依自己能力而定,紅線的右手邊)有項目結(jié)束之后下一個項目就可以往左遞補每個計劃如何給予評分先將所有計劃列出來,分成短中長期(自行定義)分成三個項目(也可依自己的價值觀調(diào)整),依照:重要性,急迫性及成功機會來給分?jǐn)?shù).最好給

9、5分,最不好給1分將三個分?jǐn)?shù)相乘,分?jǐn)?shù)最高者為最優(yōu)先執(zhí)行的計劃範(fàn)例: 專案評分的範(fàn)例以Notes信箱管理計劃的分類執(zhí)行力: To-Do,記錄, Routine (最重要的部份,下一章節(jié)再講)自我成長: Pareto,前3個計劃生活: Pareto,前3個計劃工作: Pareto,前3個計劃執(zhí)行能力的強化43備忘錄時間管理的利器: to-do List備忘錄緊急的事情1.老板今天交待2.臨時狀況重要的事情1.工作計劃2.人生規(guī)劃3.家庭,健康,財富Schedule List1.Meeting2.行事歷3.紀(jì)念日Routine Work1.日常工作2.定期約會範(fàn)例: 備忘錄的範(fàn)例範(fàn)例: 週計劃的範(fàn)

10、例善用Notes BookMark的功能鏈接書簽(BookMark)的建立可以用來建立一系列相關(guān)計劃的鏈接在Notes里頭,點一以下黃色書簽即可把該計劃給打開,并Update按Ctrl+V之后就會出現(xiàn)黃色書簽善用Notes顏色管理的功能紅色粗體字體為重要一定完成的部份藍(lán)色斜體字體為已完成的部份黑色字體為應(yīng)執(zhí)行事項綠色字體為例行測驗表良好工作習(xí)慣的養(yǎng)成兵貴速戰(zhàn)速決養(yǎng)成做備忘錄的習(xí)慣可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成每天至少完成一件事情, 特別是在工作情緒低潮時“執(zhí)行”的寫照J(rèn)ust Do It奉備忘錄的To Do-Check List如圣旨行動才是企劃的開始把掌

11、控著力焦點集中在計劃最緊要的20%執(zhí)行能力鋒利如倚天劍.劍鋒到處,刀折劍斷執(zhí)行不是一成不變的合理性Reasonable表示用心試探一下是不損傷毫發(fā)的平時基本觀念(Sense)的建立,在臨場應(yīng)用時最能顯現(xiàn)效果執(zhí)行的速度:兵貴速戰(zhàn)速決養(yǎng)兵千日,用在一時(資源珍貴)時機稍縱即逝將變量降至最低生米已煮成熟飯型(老公,來不及了)自廢武功型(成績已經(jīng)貼出去了)客戶的感受加速度,勢如破竹.兵貴速戰(zhàn)速決的時機并不是每一件事情都需要兵貴速戰(zhàn)速決#1是項目的要徑任務(wù)或是一群人要等你的決策之后方能動作(丟球)#2重要事件的關(guān)鍵任務(wù).通常要完成此關(guān)鍵任務(wù)只占全部項目時間的20%.#3時機稍縱即逝的機會.有時候機會的有效性僅限于某段時間,甚至短到幾分鐘而已.Hand Carry !讓程序進(jìn)行最迅速的方法當(dāng)然需要先了解程序及關(guān)鍵點見面三分情親自與關(guān)鍵人物(經(jīng)理)面對面溝通執(zhí)行的技巧:Key Success Factor靈活如庖丁的刀,在牛的關(guān)節(jié)中游走(游刃有余).分解完畢牛尚不自知已經(jīng)被解體由計劃階段時即被簡單勾勒出來做對的事情,并不會耗費太大的力氣.反而