秘書調查研究技能課件

1、 第六講 秘書調查研究技能 本講主要介紹秘書調查研究含義與作用；秘書調查研究的內容；秘書調查研究的方法及秘書調查研究報告的撰寫，要求通過學習，熟練掌握上述技能。 掌握調查研究的含義，了解調查研究的作用； 掌握秘書調查研究的內容；掌握秘書調查研究的方法； 掌握秘書調查研究報告的基本格式和寫作注意事項，能夠寫出格式規(guī)范、主題突出、材料精練、語言運用好的調查報告。123 中信集團為了提高員工的工作積極性和競爭意識，決定實行“末位淘汰制”的人事制度改革，該項工作由人事部負責。這項制度頒布已經(jīng)兩個月，員工的反應如何？人事部部長要秘書鐘倩去做一番調查研究。接到任務后，她到各部門，特別是各車間班組去走訪，收

2、集員工的真實看法；組織不同級別員工座談會；還設計問卷調查表進行調查；并在公司人事部的網(wǎng)站上開展了網(wǎng)絡調查。通過調查，最終寫了一份以“末位淘汰制”為主題的內容具體、材料真實的調查報告，為人事部部長的決策起到了很好的輔助作用。案例導入 一、調查研究的含義與作用1秘書調查研究的含義調查：是指采用種種科學的方法和手段以取得客觀世界材料的過程；研究：則是指對調查得來的材料進行分析、比較、歸納、演繹等一系列過程。 研究是秘書對已經(jīng)掌握的信息情況，運用科學的理論、知識和方法進行綜合分析和推斷，以探究研究對象的本質及事物發(fā)展規(guī)律調查是秘書運用各種方法、手段對調查對象進行了解核查，掌握確鑿的實際情況的過程 調查

3、是研究的基礎和前提 研究是調查的深化和發(fā)展 調查與研究的關系 秘書調查研究的作用3)做好各項秘書工作的基礎4)提高秘書素質和能力途徑1)獲取原始信息的重要途徑2)反饋信息輔助決策的前提秘書調查研究作用二、 秘書調查研究的內容一般情況下，秘書的調查研究內容大體分為以下五類。秘書調查研究的內容 具 體 內 容 政策性調研 了解調查對象對有關法律、法規(guī)、制度等的制定貫徹情況，了解法律、法規(guī)貫徹落實情況,為領導和有關部門政策的貫徹、實施和落實提供重要的依據(jù)和反饋信息基本情況調研 通過對各機關、單位的基本情況的調查, 了解情況，以減少工作的被動性，增強工作的主動性。 秘書調查研究的內容具體內容市場調研

4、了解掌握重大的經(jīng)濟活動狀況、經(jīng)濟發(fā)展趨勢；了解企業(yè)發(fā)展狀況和趨勢；了解組織投資前景、市場地位等；了解企業(yè)一定時期的經(jīng)濟情況以及企業(yè)生產(chǎn)、銷售、技術水平等情況，為有關部門分析經(jīng)濟狀況情況提供信息 專業(yè)性調研 對自然資源、社會生活以及人文狀況的了解分析；對有關事故、事件的調查；對先進人物、先進集體事跡的調查輿論熱點調研 是針對基層所關心的輿論熱點以及帶有傾向性、顯露“苗頭”問題的調查，為領導提供“以小見大”的啟示性信息 續(xù) 表 三、秘書調查研究的方法 （一）調查的方法 1觀察法 就是調查者對調查對象的狀態(tài)、變化憑肉眼或借助于工具、儀器進行觀察、記錄。觀察法側重于了解調查對象的外觀、形態(tài)、動作或變化

5、的特征及過程。有參與和非參與兩種形式： 參與觀察，又稱局內觀察。是深入到一個單位蹲點，實地觀察，以獲取豐富而又真實的第一手材料。 非參與觀察，又稱局外觀察。是在被調查對象沒有察覺情況下的觀察。 2訪談法 就是通過與人的交流、討論，了解更深層的內容。有個別訪談和集體訪談兩種形式。 個別訪談法：即根據(jù)調查需要，選擇單一調查對象進行采訪、問詢，了解情況。個別訪談的關鍵是選準訪談對象并擬好訪談提綱，要選好訪談地點并注意談話的態(tài)度和語氣。 集體訪談法：即根據(jù)調查需要，恰當、準確地選擇若干調查對象，組織目的明確的聚會、會談。 座談會的優(yōu)點是參加者可以互相啟發(fā)，反映的情況與意見比較全面；缺點是容易產(chǎn)生隨聲附

6、和的現(xiàn)象。調查者應作冷靜、客觀分析，不要盲目相信多數(shù)。另外，涉及機密的內容，不能在座談會上討論，防止人多嘴雜而泄密。 3問卷法 就是調查者把需要了解的情況設計成不同類型的題目并組合成書面問卷（又稱調查表），由被調查者做書面答案。問卷可分為開放式問卷和封閉式問卷。 開放式問卷：其題型是填充題和問答題，由被調查者自由填寫、回答，不受限制。其優(yōu)點是便于答卷人各抒己見，答案比較豐富、具體，既有共性，又有個性；缺點是無法用計算機統(tǒng)計，只能由人工閱卷。 封閉式問卷：其題型為選擇題和是非題，被調查者只能在有限的范圍內選擇答案，作肯定或否定的判斷。其優(yōu)點在于用數(shù)字或符號表示答案，便于計算機統(tǒng)計；缺點是答案有限

7、定，無法調查特殊及深層的情況。 問卷法可以大規(guī)模進行，比較省時省力，其質量的關鍵在于題目和答案的設計。因此，調查者決不能想當然地閉門造車，最好事先作些典型調查。 4實驗法。 即按照一定實驗假設，通過改變某些實驗環(huán)境的時間活動來認識實驗對象的本質及其發(fā)展規(guī)律的調查。其基本要素如下。 實驗者：即實驗調查活動的主體。 實驗對象：即實驗調查的客體。 實驗環(huán)境：即實驗對象所處社會條件的總和，有人工實驗環(huán)境和自然實驗環(huán)境兩類。 實驗活動：即改變實驗對象所處社會條件的各種實驗活動。 實驗檢測：即在實驗過程中對實驗對象所作的檢查或測定，分為實驗激發(fā)前的檢測和實驗激發(fā)后的檢測。 優(yōu)點：能夠直接掌握大量的第一手資

8、料；有利于揭示實驗激發(fā)與實驗對象變化之間的因果聯(lián)系；有利于探索解決社會問題的途徑和方法；是可重復的調查。 缺點：實驗對象和實驗環(huán)境的選擇難以具有充分的代表性；難對實驗過程進行充分有效的控制；落后或消極的社會現(xiàn)象不能進行實驗；對實驗者的要求較高，花費的時間較長，實驗的對象不能過多等。 5文獻法 指調查者查閱有關的書面資料（報刊、文件、檔案以及照片 、圖表、影音、資料等），以獲取所需要的材料。 一次文獻又稱原始文獻，是指作者的直接創(chuàng)造，如首次發(fā)表的文章、公布的文件、出版的著作、講話及會議記錄稿、原始檔案等。這是最真實、準確、可靠，也是最有價值的文獻。 二次文獻是指非一次文獻作者對一次文獻進行加工、

9、轉引、摘錄、摘要、編譯而成的文獻，如各種教科書、簡報、文摘、綜述等。 三次文獻涵蓋面寬，內容簡明，適于了解各種基本知識或信息來源，但不宜作為重要依據(jù)。 優(yōu)點：資料豐富，時間、空間跨度大，制約少，花費低；缺點：獲得的信息總是滯后于現(xiàn)實，缺乏生動性、具體性。 度量研究法 這種方法是著重研究事物規(guī)定性的定性研究與著重研究事物規(guī)模、范圍、數(shù)目等數(shù)量關系的定量研究兩種方法的綜合。度量研究方法就是通過對調查材料的分析，從質的界限到數(shù)量關系的情況及其變化，對調研對象做出本質的結論。1（二）研究的方法 歸納研究法 就是將多件同類的個別事物歸在一起，從中概括出共同屬性或特征以加深認識的研究方法。歸納法是常用的邏

10、輯推理方法之一 綜合研究法 綜合法就是將眾多的零散事物進行橫向組合或縱向串聯(lián)，視做一個整體進行研究。它比歸納法具有更大的概括性，也更為復雜。例如，全國政協(xié)十屆四次會議期間，提案委員會共收到提案5030件，經(jīng)審查，立案4898件。再經(jīng)組合、比較、篩選，綜合出政協(xié)委員主要關注的問題有：社會主義新農(nóng)村建設、自主創(chuàng)新、節(jié)約資源、循環(huán)經(jīng)濟、環(huán)境保護、協(xié)調發(fā)展、思想道德建設，以及涉及群眾切身利益的義務教育、就業(yè)和再就業(yè)、醫(yī)藥衛(wèi)生、社會保障、收入分配、安全生產(chǎn)等。 23 統(tǒng)計研究法 是運用統(tǒng)計數(shù)據(jù)來描繪社會經(jīng)濟現(xiàn)象的狀況和變化，認識社會經(jīng)濟規(guī)律的方法。一切客觀事物都有它的量和質兩個方面，而且量變可以導致質變

11、。因此，研究量的方面，多作數(shù)量分析至為重要。4 比較研究法 就是把兩個或兩個以上既同類又有不同之處的事物放在一起比較、分析，可以更深刻地認識各自的特征。5比較研究綜合比較是簡單比較的匯總，是更系統(tǒng)化的比較研究對比比較是一種簡單的比較，可采取以時間為線索的縱向比較，也可以采取以空間為線索的橫向比較 運用比較研究法要注意： 作為比較對象應該具備某一方面或某些方面的共同性質。這種同質性越高，可比性越大；如沒有同質性，比較就不能成立。比較對象的各種因素還必須具有可分解性和可度量性，各種因素既要有聯(lián)系性，又要有獨立性；可以進行獨立的考察和比較，并且通過多種量化的、技術性的指標來顯示、說明。運用比較法，必

12、須從客觀、邏輯、歷史、辯證、總體的角度看問題，才能抓住事物的實質。 分析研究法 分析研究法就是將復雜的事物進行分解，聯(lián)系其他有關因素，從而辨析、認識事物的本質和規(guī)律。 演繹研究法 演繹研究法是邏輯推理的方法之一。它以公理為大前提，以求證的事物為小前提，如果小前提符合大前提的前項，那么小前提的結論必然符合大前提的后項。 67（三）調查研究的步驟和要求 階段具體步驟 要求準備階段確定調查研究的課題課題是必要的、可行的確立調查對象、類型和方式根據(jù)課題性質和要求確定設計調查問卷和表格明朗簡潔易答、邏輯性強，便于統(tǒng)計分析規(guī)定調查時間和地點確定起始及所需時間限度制訂調查研究計劃調研的主題、目的、內容和要求

13、；調查的對象、范圍、方法；調查的步驟與時間安排；調研人員和組織安排、經(jīng)費、物質等續(xù)表 調查實施階段聯(lián)系確認調查對象建立聯(lián)系，詳細說明，協(xié)商配合實施調查科學安排，點面結合；注意遵守有關法律研究分析階段對調查材料取舍、審定、核對和證實；分類整理，將初級信息轉化為高層次信息；利用科學方法，對調研內容分析統(tǒng)計；確定研究結果注意突出重點；注意全面性和重點性相結合撰寫報告階段包括：調查過程（事實、情況、資料或數(shù)據(jù)）調查結果（含原因、因素、評價、問題癥結、解決辦法、意見或建議等）和研究結果要求：主題突出、觀點鮮明；內容具體、材料實事求是；布局合理；格式規(guī)范；語言運用得當 調查研究是有目的、有計劃地使用科學方

14、法考察、獲取及分析、整理客觀信息的一種社會活動過程，要求通過本講的學習，了解秘書調查研究的概念、內容與作用；掌握秘書調查研究的方法并能運用恰當?shù)姆椒ㄓ行У亻_展調查研究工作；掌握秘書調查研究報告撰寫的基本格式和寫作注意事項，能夠寫出格式規(guī)范、主題突出、材料精煉、語言運用好的調查報告。本講小結1.什么是調查研究？調查和研究的關系怎樣？2.秘書開展調查研究有什么作用？3.秘書調查研究包括哪些具體內容？4.調查研究有哪些方法？5.比較觀察法、訪談法、問卷調查法各有哪些優(yōu)點和缺點。6.調查研究報告的基本格式是什么？7.寫作調查研究報告要注意哪些事項？一、思考 案例(一) 張強剛大學畢業(yè)，分配到中信集團公

15、司辦公室當秘書。中信集團在進行企業(yè)用人制度改革中，大膽實行了“末位淘汰制度”。該制度已經(jīng)實行3個月了，需要做個階段性的小結，以便進一步完善。集團老總想了解下屬各部門和各公司對該制度的執(zhí)行情況以及一千多位員工對該制度的看法，交代秘書張強召開一個專題座談會，收集一下群眾意見。張強考慮到集團員工眾多，采用了派代表參加座談會的方式。除集團辦公室外的人事部、財務部、市場部、研發(fā)部、后勤部、黨辦、工會，每部門派2人參加，下屬的電子、機械、商貿、建工、化工、傳媒公司，每個公司派5人參加。共44名代表參加了座談會議。座談會從下午2點開始。代表們踴躍發(fā)言。由于該項制度的實施給員工帶來不小的壓力，很多員工憋了一肚

16、子話要說，加上老員工在壓力下有些怨言，因此，座談會上有些發(fā)言帶有一定的情緒，情緒性的話又引起了代表們的共鳴和議論。一時間座談會現(xiàn)場鬧哄哄的，聲音此起彼伏，雜亂無章，到處都是聲音，張強也不知道該記錄誰的發(fā)言，反而無法收集意見了。而且，眼看著3個多小時過去了，就要下班了，還有很多人爭著要發(fā)言，張強感到不能讓場面再這樣下去，就站起來大聲地要求大家安靜，并說了一句：“大家不要老提意見，末位淘汰制度沒什么可怕，我昨天聽集團領導開會時說，由于公司整體利潤下滑，下一段還計劃裁減部分員工呢。”張強話音剛落，現(xiàn)場像炸開了鍋，一時間失去了控制。 請問：組織這場座談會，張強哪些地方做得不對？二、案例分析 案例(二)

17、 美國某公司準備改進咖啡杯的設計，為此進行了市場試驗。首先，他們進行咖啡杯選型調查。他們設計了多種咖啡杯，讓500個家庭主婦進行觀摩評選，研究主婦們用干手拿杯子時，哪種形狀好；用濕手拿杯子時，哪一種不易滑落。調查研究結果，選用四方長腰果型杯子效果最好。然后對產(chǎn)品名稱、圖案等，也同樣進行造型調查。接著他們利用各種顏色會使人產(chǎn)生不同感覺的特點，通過調查試驗，選擇了顏色最合適的咖啡杯。他們的方法是，首先請了30多人，讓他們每人各喝4杯相同濃度的咖啡，但是咖啡杯的顏色分別為咖啡色、青色、黃色和紅色4種。試飲的結果，使用咖啡色杯子時人們認為“太濃了”的占2/3，使用青色杯子時人們異口同聲地說“太淡了”，

18、使用黃色杯子時人說“不濃，正好”，而使用紅色杯子時，竟有90%的人說“太濃了”。根據(jù)這一調查，公司咖啡店里的杯子以后一律改用紅色杯子。該店借助于顏色，既可以節(jié)約咖啡原料，又能使絕大多數(shù)顧客感到滿意。結果這種咖啡杯投入市場后，與市場上的通用公司的產(chǎn)品開展激烈競爭，以銷售量比對方多兩倍的優(yōu)勢取得了勝利。 請問：本案例中應用的是什么調查方法？這種方法有什么優(yōu)缺點？ 三、情景實訓： 秘書調查問卷的設計和調查結果的分析 1.實訓目標：通過本實訓提高秘書調查問卷的設計能力，訓練對調查結果進行定性定量分析的能力，了解收集、整理、分析信息作為秘書基礎工作的重要性。 2.實訓背景：某職業(yè)技術學院秘書專業(yè)的學生要對本專業(yè)以往10屆的畢業(yè)