秘書實(shí)務(wù)緒論課件

1、秘書實(shí)務(wù)第一章 緒論毛主席的五位重要秘書（1893.12.26-1976.9.9）1.總管家、日常秘書田家英 （1922-1966）2.中共中央一支筆、政治秘書胡喬木 （1912-1992）3.長(zhǎng)期追隨的人、機(jī)要秘書葉子龍 （1916-2003）4.野心家、政治秘書陳伯達(dá) （1904-1989） 5.夫人、生活秘書江青（1915-1991）認(rèn)識(shí)秘書 毛澤東的秘書 胡喬木，1941年2月起任毛澤東秘書、中共中央政治局秘書。 第一節(jié) 秘書的定義一、秘書的涵義 我國(guó)歷史上，秘書有多種歷史性涵義。如在辭海中有五種涵義：1、指職務(wù)名稱之一，是領(lǐng)導(dǎo)的助手。中國(guó)歷史上最成功的秘書武則天 武則天的成功，就是當(dāng)

2、代秘書學(xué)的發(fā)展史 2、指官名。中國(guó)自秦漢以來，歷代封建王朝曾設(shè)有尚書、秘書監(jiān)、秘書令、秘書郎等官職，掌握官員向皇帝奏事的奏章函牘及皇帝宣布命令的宣示及官禁的圖書等工作。 3、特指使館的外交人員，分為一、二、三等級(jí)秘書。 4、指宮禁藏書。 5、指讖緯、圖錄 。秘書的涵義尚書令印章秘書的涵義 就我國(guó)而言，普遍認(rèn)同的定義是以下3種： 1、秘書是為領(lǐng)導(dǎo)或雇主提供輔助管理、綜合服務(wù)的人員。 2、秘書，在我國(guó)現(xiàn)代主要是指黨和政府機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、軍隊(duì)、院校內(nèi)的一種行政職位。其主要職能是輔助管理，綜合服務(wù)；主要工作是撰擬文稿、管理文書、接待來訪、組織會(huì)議、調(diào)查研究、處理信息、辦理事務(wù)、參謀咨詢、

3、聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)等等。 3、秘書是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務(wù)服務(wù)人員。他們以輔助決策，綜合協(xié)調(diào)，溝通信息，辦會(huì)、辦事等為主要職能，是主事者的參謀和助手。秘書的定義根據(jù)中華人民共和國(guó)勞動(dòng)和社會(huì)保障部制定的規(guī)定，把秘書稱為一種職業(yè)名稱，把秘書定義為“從事辦公室程序性工作，協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策及實(shí)施提供服務(wù)的人員”。全美秘書協(xié)會(huì)章程對(duì)秘書人員的要求是：要像心理學(xué)家一樣善于洞察別人的心靈；要像文學(xué)家一樣善于駕駛文字；要像外交家一樣有瀟灑的風(fēng)度；要有靈活運(yùn)用各種辦公自動(dòng)化機(jī)器的能力二、 秘書的分類 秘書是一個(gè)統(tǒng)稱，從不同的角度，可分為不同的類別。 1、從組織形式分（從服務(wù)對(duì)象和經(jīng)濟(jì)

4、來源分）可分為公務(wù)秘書與私人秘書 。 公務(wù)秘書是指為各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體服務(wù)，由組織與人事部門選調(diào)，從國(guó)家集體領(lǐng)薪的人員。 私人秘書指為民辦、集體企業(yè)、農(nóng)民專業(yè)戶、個(gè)體戶及外資企業(yè)服務(wù)，由它們聘請(qǐng)并支付薪酬的秘書工作人員。 2、從工作性質(zhì)、擔(dān)任的角色分（即不同領(lǐng)域的秘書)：政治生活中的秘書；經(jīng)濟(jì)生活中的秘書；科技文化領(lǐng)域的秘書。 就工作性質(zhì)分：可分為機(jī)要秘書、黨務(wù)秘書、行政秘書、文字秘書、事務(wù)秘書、生活秘書、通訊、信訪秘書等。 就社會(huì)領(lǐng)域分：可分為黨政秘書、企業(yè)秘書、科技秘書、教學(xué)秘書等。 三、秘書的層次 系統(tǒng)論認(rèn)為，一切有機(jī)體都是按照嚴(yán)格的等級(jí)層次組織起來的，秘書作為一項(xiàng)職業(yè)種類也

5、不例外。 秘書的層次主要指兩方面的內(nèi)容：一方面秘書人員所在的機(jī)關(guān)單位，其級(jí)別的高低，可分為中央、省、市、縣、基層。另一方面，同一機(jī)關(guān)、單位秘書人員的職位也有高低不同，顯現(xiàn)不同的層次 按秘書人員擔(dān)任的職務(wù)劃分： 秘書長(zhǎng)、辦公廳主任、秘書處處長(zhǎng)、科長(zhǎng)（含科級(jí)干事）、股長(zhǎng)（非正式級(jí)別但有實(shí)際職務(wù)）、科員、辦事員七個(gè)層次。 職業(yè)資格等級(jí)可分： 高級(jí)秘書；中級(jí)秘書；初級(jí)秘書。 例如省市政府機(jī)關(guān)秘書層次劃分： 高級(jí)秘書：指秘書長(zhǎng)、辦公廳（室）主任。他們可以參改議政，深入到?jīng)Q策全過程，是領(lǐng)導(dǎo)的重要助手，大部分是廳處級(jí)干部，有些人本身就是領(lǐng)導(dǎo)成員。 中級(jí)秘書：一般指任非領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的秘書，例如機(jī)要秘書、黨務(wù)秘書、

6、行政秘書、文字秘書等正副科級(jí)秘書及秘書科長(zhǎng)等，大部分是科級(jí)以上、處級(jí)以下的干部，處于黨政或企事業(yè)單位辦公室的中層。他們負(fù)責(zé)起草文稿，辦理文書，處理公文，調(diào)查研究，整理信息等工作，其工作成效，以領(lǐng)導(dǎo)決策起重要作用。 初級(jí)秘書：指從事一般日常工作的事務(wù)秘書，如接待、聯(lián)絡(luò)、會(huì)務(wù)、印校、收發(fā)與財(cái)務(wù)等，他與人民群眾的聯(lián)系最密切，其工作態(tài)度與作風(fēng)，往往影響整個(gè)機(jī)關(guān)的形象。 第二節(jié) 秘書工作 秘書工作的內(nèi)容大致有以下11個(gè)方面： 日常事務(wù)管理（辦公室管理、通信管理、值班事務(wù)、日程管理、印章管理） 接待事務(wù)（來訪接待、安排服務(wù)等） 會(huì)議事務(wù)（會(huì)議安排、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議服務(wù)、會(huì)議文件的處理等） 行政事務(wù) 信訪事務(wù)

7、（群眾的來信來訪或顧客的投訴處理等） 調(diào)查研究事務(wù)（搜集信息，提供可行性的方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇） 文書檔案事務(wù)（文書撰寫、制作、處理和檔案管理） 寫作事務(wù)（各種文體的寫作） 協(xié)調(diào)工作（政策、工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)系等) 督察工作（督促、檢查領(lǐng)導(dǎo)交辦批辦工作的落實(shí)情況） 其他領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的任務(wù) 日常事務(wù)管理（辦公室管理、通信管理、值班事務(wù)、日程管理、印章管理） 秘書工作的特征 1、輔助性2、機(jī)密性3、服務(wù)性4、綜合性秘書的職能1.輔助決策2.協(xié)調(diào)關(guān)系3.處理信息4.辦理事務(wù)秘書工作的要求一、四個(gè)轉(zhuǎn)變 1.從單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策；2.從單純地傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；3.從被動(dòng)服

8、務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)：4.從憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理。這四個(gè)轉(zhuǎn)變其實(shí)是對(duì)秘書人員提出了更高的要求，即秘書工作應(yīng)該向著綜合處理信息、主動(dòng)服務(wù)與科學(xué)化管理的方向發(fā)展，而這也是發(fā)達(dá)國(guó)家秘書工作的特點(diǎn)。六個(gè)強(qiáng)調(diào)強(qiáng)調(diào)調(diào)查研究工作 強(qiáng)調(diào)信息工作 強(qiáng)調(diào)信訪工作 強(qiáng)調(diào)協(xié)調(diào)工作 強(qiáng)調(diào)督察工作 強(qiáng)調(diào)黨務(wù)、政務(wù)服務(wù)工作 第三節(jié) 秘書工作的發(fā)展趨勢(shì)秘書工作職能在信息化社會(huì)中的轉(zhuǎn)變 1.支持決策，由提供信息轉(zhuǎn)變?yōu)榧忍峁┬畔⒂謹(jǐn)M制方案2.輔助管理，由重在組織、指揮、實(shí)施、督察轉(zhuǎn)變?yōu)橹卦诜?wù)、協(xié)調(diào)、控制3.處理信息，由單項(xiàng)發(fā)布、傳達(dá)信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡p向溝通信息4. 計(jì)劃工作，由重在層層轉(zhuǎn)達(dá)計(jì)劃轉(zhuǎn)變?yōu)橹卦诘莫?dú)立企劃。思考題:1.什

9、么是秘書？現(xiàn)代秘書的確切涵義是怎樣的？2.秘書工作主要包括哪些內(nèi)容？特點(diǎn)是什么？3.秘書怎樣才能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的變革？美國(guó)“全美秘書協(xié)會(huì)”對(duì)秘書這個(gè)職業(yè)的要求是：像心理學(xué)家一樣善于觀察和理解他人；像政治家一樣有靈敏的頭腦；像外交官一樣有瀟灑的風(fēng)度；有調(diào)查各種棘手問題的豐富經(jīng)驗(yàn)；有良好的速記能力及文字功夫；諳熟各種商業(yè)往來中的法律關(guān)系；能熟練地使用各種辦公自動(dòng)化設(shè)備；具備相當(dāng)?shù)慕鹑诤投悇?wù)方面的知識(shí)；能熟練地對(duì)各種文件資料進(jìn)行整理歸類。相關(guān)鏈接不管你是不是對(duì)秘書職業(yè)充滿了興趣和憧憬，先來回答下面的問題：1.只有想當(dāng)元帥的士兵才是好士兵？2.小時(shí)候，媽媽如果讓你去打醬油、買菜，再到郵局幫她寄信，回來的

10、時(shí)候還要幫爸爸取放在朋友處的材料，你是不是習(xí)慣很好地計(jì)劃 一下再有條不紊地去完成呢？3.又一個(gè)學(xué)習(xí)周期開始的時(shí)候，你心里是不是說： “真好，又到了開始努力的時(shí)候了”？4.當(dāng)你考慮一個(gè)問題沒有答案的時(shí)候，能不能換 個(gè)角度，甚至從逆向角度加以考慮？自我測(cè)試5.小時(shí)候，你能不能看一整天螞蟻搬家？6.你是不是更喜歡別人拿主意，你照著完成即可呢？7.你無意中知道了別人的一個(gè)秘密，你能很好地保密嗎？8.你從小就很喜歡和人打交道，并且深得叔叔阿姨和朋友的喜歡嗎？9.你是否在做好一件事情之前，就開始很好地考慮后面的事情？10.上學(xué)時(shí)，是否考慮過騎自行車長(zhǎng)途旅行？11.你的朋友如果比你出色很多，你并不嫉妒，相反

11、，你會(huì)幫助他做得更好？12.當(dāng)你成功完成一件事情后，功勞卻記到了別人頭上，你會(huì)很在意嗎？13.你從小就是一個(gè)熱心腸，喜歡到處張羅？14.說真的，你覺得自己雖然不是個(gè)作家，但是文筆還真的不錯(cuò)呢？15.你很細(xì)致，做事情一絲不茍？16.你喜歡和比你強(qiáng)的人在一起，不覺得有壓力嗎？17.你有一項(xiàng)了不起的本事，那就是很善于彌補(bǔ)別人或者事情的不足？18.你從小就很能揣摩爸爸媽媽的心思，因此他們也總是夸你是個(gè)很懂事的孩子？19.你的口才不錯(cuò)？20.你是不是總能看到些什么事情要做，不等人說，就主動(dòng)完成？如果其中10條你回答了“是”，恭喜你，你是做秘書的可造之材。如果情況不是這樣，你又選擇了學(xué)秘書，不要緊，我們將

12、在此書中向你詳細(xì)介紹有關(guān)怎樣做一個(gè)合格秘書的知識(shí)，你可以從中獲得啟發(fā)，并在學(xué)習(xí)中不斷鍛煉自己。全國(guó)性秘書雜志目錄秘書工作（中共中央辦公廳秘書局編） 秘書（上海大學(xué)編） 秘書業(yè)務(wù)（中共廣東省委辦公廳） 秘書之友（蘭州大學(xué)） 秘書界（成都市秘書學(xué)會(huì)編） 秘書學(xué)研究（江漢大學(xué)編） 文秘（沈陽(yáng)大學(xué)編） 秘書學(xué)刊（鄭州秘書?？茖W(xué)校編） 秘書工作網(wǎng)站首頁(yè)案例1：電話號(hào)碼一、背景 這天上午公司秘書于雪分完郵件，在給胡總送郵件時(shí)，只聽到胡總正在與恒昌公司老總通電話： “你說是天地公司趙總的電話嗎？我好像記得有他的名片，回頭我查一下告訴你你們公司今年的生意如何” 正巧秘書早上整理名片夾時(shí)無意中看到了趙總的名片，

13、知道趙總的電話號(hào)碼是87654321。面對(duì)這種情況，于雪應(yīng)該如何處理？現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇： a.馬上把電話號(hào)碼寫在便條上，放到胡總的面前。 b.當(dāng)作什么也沒有聽見。 c.如果胡總問自己的話，就告訴他是87654321。 d.如果胡總問自己的話，就寫在便條上遞給胡總。 e.把電話號(hào)碼寫在便條上，站在旁邊，等待時(shí)機(jī)。 二、問題 對(duì)于于雪以上幾種選擇，你認(rèn)為哪種選擇比較合適，請(qǐng)說明理由，并對(duì)其他幾種選擇進(jìn)行評(píng)析。案例2：客戶的牢騷一、背景 公司老總與供貨商劉經(jīng)理就進(jìn)貨問題談了幾個(gè)回合了。這天劉經(jīng)理來公司準(zhǔn)備簽合同，但公司老總又提出了供貨中的問題，一個(gè)上午又無果而終。劉經(jīng)理回去的時(shí)候，老總讓秘書于

14、雪送他到電梯口。在電梯口，劉經(jīng)理苦笑著對(duì)秘書說：“你們老總今天怎么變得這么婆婆媽媽的，沒有一點(diǎn)男子漢大丈夫的氣魄？”面對(duì)這種情況，于雪應(yīng)該如何處理？現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇： a、我們也經(jīng)常不太知道他是怎么想的。 b、最近他確實(shí)有些婆婆媽媽，我們也有這樣的感覺。 c、真的嗎？哈哈，劉經(jīng)理您說的真有意思。 d、劉經(jīng)理，看來你還是不了解我們老總！ e、劉經(jīng)理，這你不能怪我們老總，你們不也老是變來變?nèi)幔?二、問題 對(duì)于于雪以上幾種選擇，你認(rèn)為哪種選擇比較合適，請(qǐng)說明理由，并對(duì)其他幾種選擇進(jìn)行評(píng)析。案例3：男朋友的工作調(diào)動(dòng)一、背景 公司秘書于雪的男朋友是公司市場(chǎng)部胡毅。他倆的戀愛也早已到了談婚論嫁的程

15、度。他倆準(zhǔn)備在明年春暖花開的時(shí)節(jié)定百年之好，但由于公司不允許員工之間談戀愛，所以他倆的關(guān)系在公司內(nèi)部至今尚無人知曉。 這天上午公司開司務(wù)會(huì)，討論人事問題，于雪來到會(huì)議室為大家添茶。 “最近香港分公司的王軍病得很厲害，那里的經(jīng)理來電話讓我們趕緊派人去頂替王軍”人力資源部的劉經(jīng)理說。 “派市場(chǎng)部胡毅去如何？他還沒有結(jié)婚?！惫疽晃桓笨傔@樣提議。 “我看可以?！惫究偨?jīng)理說：“那就這樣定了吧，這個(gè)月底就發(fā)調(diào)令，讓他過去。” 人力資源部的劉經(jīng)理馬上回答：“行！我們?cè)谠碌浊敖o胡毅辦好調(diào)令?！庇谑呛闳ハ愀酃ぷ鞯氖戮瓦@樣定下來了。 這天下班后，于雪和胡毅又在那家幽靜的小酒吧里約會(huì)?！拔蚁胛覀兠髂甏禾熳詈眠€是去新馬泰”胡毅說著，遞給秘書一本精致的新馬泰旅游小冊(cè)子。他的目光清澈純真，臉上顯著紅暈，那是他已深深陶醉在蜜月旅行的幸福之中。公司有規(guī)定，除非出差，公司外派人員半年之內(nèi)不