AMT咨詢觀點(diǎn)之房地產(chǎn)行業(yè)會(huì)議管理及IT實(shí)現(xiàn)

1、.：.；AMT咨詢觀念之房地產(chǎn)行業(yè)會(huì)議管理及IT實(shí)現(xiàn)AMT咨詢觀念之房地產(chǎn)行業(yè)會(huì)議管理及IT實(shí)現(xiàn)在AMT 咨詢過(guò)往的工程閱歷中我們發(fā)現(xiàn)，企業(yè)高層大約有80%的時(shí)間都在開(kāi)會(huì)。然而，高層的時(shí)間是珍貴的資源，本人的行程安排經(jīng)常被一些暫時(shí)性的會(huì)議打亂。每天陷在無(wú)盡的會(huì)議中，脫不開(kāi)身不說(shuō)，而且留給本人單獨(dú)思索的時(shí)間也少之又少，真是非?？喑?。為了一個(gè)月度總經(jīng)理的辦公會(huì)，會(huì)議組織者提早十多天就開(kāi)場(chǎng)預(yù)備。確定會(huì)議議題，同與會(huì)者確認(rèn)需求提交的資料，然后不停地打和每個(gè)與會(huì)者進(jìn)展溝通，確認(rèn)會(huì)議時(shí)間。忙活了一個(gè)上午，好不容易定下來(lái)的會(huì)議時(shí)間，下午，某個(gè)老總的秘書卻打來(lái)，說(shuō)老總有事無(wú)法在參與，能否提早或推遲會(huì)議時(shí)間。無(wú)

2、法，會(huì)議組織者又要接著忙開(kāi)了，重新打，逐一溝通，更改會(huì)議時(shí)間很難想象，一次這樣的會(huì)議組織，協(xié)調(diào)與會(huì)者的時(shí)間就如此費(fèi)事。可這會(huì)議時(shí)間一改再改，會(huì)議組織者豈不是苦不堪言？ 會(huì)議終了了，眾人離席，一次苦心運(yùn)營(yíng)的會(huì)議終告段落?？善瀑M(fèi)了這樣多心血的會(huì)議，誰(shuí)來(lái)監(jiān)視決議能否執(zhí)行了呢？往往是前一次會(huì)議遇到的問(wèn)題，到了下次開(kāi)會(huì)時(shí)還是懸而未決，由于會(huì)議的決議根本就沒(méi)有人跟蹤落實(shí)。會(huì)議組織者辛勞，可誰(shuí)又知道老總們的辛勞呢？這邊的會(huì)議剛終了，那邊，沒(méi)過(guò)一會(huì)，老總就接到秘書打過(guò)來(lái)的，說(shuō)是某某部門召開(kāi)會(huì)議，需求老總參與會(huì)議決策。在企業(yè)中，職務(wù)越高的人，往往開(kāi)會(huì)時(shí)間占總?cè)蝿?wù)時(shí)間的比例就越大，由于許多重要決策都需求高層參與。

3、當(dāng)然，對(duì)于業(yè)務(wù)部門來(lái)說(shuō)，當(dāng)他們遇到了棘手的緊急問(wèn)題需求老總們點(diǎn)頭決議時(shí)，就需求打給老總的秘書，商定會(huì)議時(shí)間。假設(shè)老總時(shí)間曾經(jīng)排滿，那就只能另行安排時(shí)間。一次次的約定，卻苦于總是約不到老總。這樣的問(wèn)題一而再，再而三的出現(xiàn)，讓業(yè)務(wù)部門員工也是苦惱不已。也許他會(huì)對(duì)這些身邊經(jīng)常出現(xiàn)的情景習(xí)以為常，其實(shí)，這些問(wèn)題的發(fā)生并不是不可防止的。問(wèn)題的矛盾和癥結(jié)都很明了。問(wèn)題的產(chǎn)生緣由都是由于無(wú)序的會(huì)議管理的結(jié)果?？梢蕴岣邥?huì)議的方案性和透明性，讓會(huì)議從無(wú)序變得有序，進(jìn)而改善會(huì)議的決策效率是會(huì)議管理的主要目的。矛盾和癥結(jié)看似明了，可真正地處理起來(lái)，卻不可以僅依托個(gè)人層面的溝通技巧，而是應(yīng)該將會(huì)議安排與管理流程、戰(zhàn)略

4、決策、業(yè)務(wù)決策結(jié)合起來(lái)，構(gòu)成企業(yè)有規(guī)律的決策節(jié)拍。一個(gè)企業(yè)會(huì)議管理的程度，從某種程度上可以反映出該企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理程度。假設(shè)想以最快的速度了解一個(gè)公司，那就請(qǐng)參與公司會(huì)議吧！由于，在召開(kāi)會(huì)議的方式和程度中，融入了該公司的一切。會(huì)議的高效，往往意味著企業(yè)高層個(gè)人的高效，同時(shí)也意味著企業(yè)的高效。這對(duì)于閱歷快速擴(kuò)張，亟需整合內(nèi)部管理的很多房地產(chǎn)企業(yè)也不例外。一個(gè)企業(yè)會(huì)議管理的程度，從某種程度上可以反映出該企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理程度。會(huì)議管理是房地產(chǎn)企業(yè)精細(xì)化管理的需求在日益猛烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，歷經(jīng)了快速擴(kuò)張的房地產(chǎn)企業(yè)，當(dāng)內(nèi)部管理逐漸由以往的粗放格局向精細(xì)化管理方式邁進(jìn)，借以提升本身管理程度和運(yùn)營(yíng)效率之時(shí)，該如

5、何以會(huì)議管理的視角作為切入點(diǎn)，深化發(fā)掘企業(yè)內(nèi)部有待提高的管理問(wèn)題，協(xié)助 企業(yè)提升效率呢？站在企業(yè)全局的高度，我們應(yīng)該思索：管理者該當(dāng)開(kāi)哪些會(huì)？管理者在重要決策事項(xiàng)上如何協(xié)同任務(wù)？每一類會(huì)議的定位、類型、主要議題、參與者如何界定？對(duì)于業(yè)務(wù)運(yùn)作中的艱苦議題，管理者在時(shí)間上的協(xié)同和任務(wù)方案同步，可以提高企業(yè)的整體決策效率。企業(yè)的會(huì)議管理包含兩個(gè)個(gè)層次的內(nèi)容：一是企業(yè)會(huì)議體系的梳理，二是單個(gè)會(huì)議效率的提升。會(huì)議體系的梳理需求明確一切經(jīng)理層以上人員參與的會(huì)議，這些會(huì)議之間的邏輯關(guān)系，以及每個(gè)會(huì)議的定位、主要參與人、召開(kāi)時(shí)間、主要議題和上會(huì)需求預(yù)備的資料等。單個(gè)會(huì)議效率的提升需求每個(gè)與會(huì)者共同的努力，企業(yè)

6、要營(yíng)造一種高效的會(huì)議文化，并經(jīng)過(guò)確定會(huì)議規(guī)那么來(lái)約束個(gè)人行為。房地產(chǎn)行業(yè)的會(huì)議金字塔從會(huì)議產(chǎn)生的動(dòng)因來(lái)看：決策規(guī)律的不同，引發(fā)不同的管理睬議類型。會(huì)議是企業(yè)決策的一種方式，決策的類型決議了會(huì)議的類型。決策有三種觸發(fā)方式：時(shí)間觸發(fā)、流程觸發(fā)和事件觸發(fā)，分別對(duì)應(yīng)三種會(huì)議類型：時(shí)間觸發(fā)的會(huì)議、流程觸發(fā)的會(huì)議和事件觸發(fā)的會(huì)議。如圖所示：圖按決策分類的會(huì)議類型流程觸發(fā)的房地產(chǎn)行業(yè)的會(huì)議分為戰(zhàn)略會(huì)議、運(yùn)營(yíng)管理睬議和工程運(yùn)營(yíng)會(huì)議。其中戰(zhàn)略會(huì)議數(shù)量少，但對(duì)公司的價(jià)值大，決議了公司整體開(kāi)展的方向。運(yùn)營(yíng)管理睬議按周期性展開(kāi)，處置公司日常運(yùn)營(yíng)，處理公司艱苦問(wèn)題。工程運(yùn)營(yíng)會(huì)議數(shù)量最多，是工程開(kāi)發(fā)流程觸發(fā)的一系列工程運(yùn)

7、營(yíng)會(huì)議，是把控工程開(kāi)發(fā)節(jié)拍、提升工程管理效率和決策效率的有利工具。三類會(huì)議構(gòu)成了金字塔構(gòu)造，如圖2所示：圖2 房地產(chǎn)行業(yè)的會(huì)議金字塔會(huì)議管理的IT實(shí)現(xiàn)企業(yè)可以經(jīng)過(guò)信息技術(shù)建立會(huì)議管理系統(tǒng)提高會(huì)議管理的方案性和透明性，從而提高會(huì)議管理效率。會(huì)議管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵點(diǎn)會(huì)議體系和流程的梳理：在企業(yè)建立會(huì)議管理系統(tǒng)之前，要全面梳理企業(yè)的會(huì)議體系，為系統(tǒng)上線預(yù)備足夠的初始數(shù)據(jù)。系統(tǒng)需求分析：要切合企業(yè)實(shí)踐情況，經(jīng)過(guò)企業(yè)內(nèi)部的訪談?wù){(diào)研，明確會(huì)議管理系統(tǒng)的需求，做詳細(xì)的系統(tǒng)需求分析報(bào)告。和企業(yè)其他系統(tǒng)的集成：會(huì)議管理系統(tǒng)一定不能是孤立的系統(tǒng)，必需充分思索和企業(yè)其他信息系統(tǒng)的集成，利用已有資源。例如和企業(yè)門戶系

8、統(tǒng)、OUTLOOK、MSN、文檔管理系統(tǒng)的集成等。會(huì)議管理系統(tǒng)的中心功能會(huì)議管理系統(tǒng)的中心功能包括根底數(shù)據(jù)維護(hù)功能和會(huì)議管理功能。根底數(shù)據(jù)維護(hù)主要包括：會(huì)議類型維護(hù)、會(huì)議角色維護(hù)、會(huì)議平安級(jí)別維護(hù)、會(huì)議模板維護(hù)、會(huì)議室維護(hù)、會(huì)議方案維護(hù)和會(huì)議歸屬維護(hù)等。會(huì)議管理功能主要包括會(huì)議發(fā)起功能、會(huì)議查詢功能、會(huì)議資料提交功能、義務(wù)單管理功能、會(huì)議決議跟蹤功能、封鎖會(huì)議功能和會(huì)議統(tǒng)計(jì)功能等。如圖3所示：圖3 會(huì)議管理系統(tǒng)中心功能經(jīng)過(guò)IT手段可以將會(huì)議管理的思想固化在流程里，從而提高會(huì)議管理的效率。會(huì)議管理系統(tǒng)的價(jià)值經(jīng)過(guò)IT手段可以將會(huì)議管理的思想固化在流程里，從而提高會(huì)議管理的效率。會(huì)議管理系統(tǒng)以會(huì)議進(jìn)

9、展的流程和員工個(gè)人日程安排為中心，建立覆蓋整個(gè)會(huì)議一直的信息管理系統(tǒng)，以滿足總辦對(duì)會(huì)議管理的要求，為提高整個(gè)公司會(huì)議管理效率提供專業(yè)工具和手段。高效發(fā)起會(huì)議利用會(huì)議管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)會(huì)議發(fā)起的高效，對(duì)會(huì)議的組織者而言，極其便利，主要表達(dá)在以下幾個(gè)方面：會(huì)議室閑忙信息透明：在會(huì)議系統(tǒng)中發(fā)起會(huì)議的流程中，在選擇會(huì)議室時(shí)，可以預(yù)覽會(huì)議室預(yù)定信息，快速方便的預(yù)定空閑會(huì)議室。會(huì)議室忙閑信息透明，減少了會(huì)議組織者發(fā)起會(huì)議時(shí)，手工查詢會(huì)議室形狀的時(shí)間，節(jié)約時(shí)間，提高發(fā)起效率。關(guān)鍵參與人占用時(shí)間檢查：會(huì)議管理系統(tǒng)和OUTLOOK集成，在發(fā)起會(huì)議時(shí)，可以自動(dòng)檢測(cè)關(guān)鍵參與人在新發(fā)起會(huì)議的會(huì)議時(shí)間內(nèi)能否空閑。假設(shè)關(guān)鍵

10、參與人時(shí)間空閑，那么可以發(fā)起會(huì)議，反之，系統(tǒng)提示有時(shí)間沖突的關(guān)鍵參與人。傳統(tǒng)的會(huì)議發(fā)起流程，要求會(huì)議組織者反復(fù)經(jīng)過(guò)、郵件或面談方式，逐一的和與會(huì)人員確認(rèn)會(huì)議時(shí)間。關(guān)鍵參與人占用時(shí)間檢查，極大地減少了會(huì)議組織者和與會(huì)人員在確定會(huì)議時(shí)間上的溝通本錢，極大地提高了發(fā)起會(huì)議的效率。為了最大成效的利用關(guān)鍵參與人占用時(shí)間檢查功能，要求每一個(gè)與會(huì)者都開(kāi)放本人的OUTLOOK日程安排，并把本人曾經(jīng)確定的日程安排及時(shí)地錄入OUTLOOK。自動(dòng)發(fā)送郵件通知與會(huì)人員參會(huì)信息：在勝利的發(fā)起會(huì)議后，會(huì)議管理系統(tǒng)自動(dòng)向一切與會(huì)人員發(fā)送郵件通知參會(huì)信息。參會(huì)信息包括會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議稱號(hào)、會(huì)議主題、會(huì)議議題、參與人、匯

11、報(bào)人、參與人需求預(yù)備的上會(huì)資料、何時(shí)提交上會(huì)資料等信息，免去了手工發(fā)送會(huì)議通知的繁瑣。事先預(yù)置會(huì)議模板：在會(huì)議管理系統(tǒng)中，可以事先預(yù)置會(huì)議模板。在發(fā)起會(huì)議時(shí)，只需選中相應(yīng)的會(huì)議模板，系統(tǒng)自動(dòng)生成諸如會(huì)議稱號(hào)、會(huì)議主題、會(huì)議議題、參與人、匯報(bào)人、上會(huì)資料等會(huì)議信息，組織者可以快速發(fā)起會(huì)議。有效跟蹤會(huì)議決議在會(huì)議終了后，會(huì)議組織者立刻整理睬議決議，對(duì)會(huì)議決議編號(hào)，并由專人錄入到會(huì)議管理系統(tǒng)。會(huì)議決議的跟蹤者把會(huì)議決議以義務(wù)單的方式，在會(huì)議管理系統(tǒng)中下派義務(wù)單，義務(wù)單中包含義務(wù)單責(zé)任人、需求完成的義務(wù)、最后完成時(shí)間等信息。義務(wù)單責(zé)任人完成義務(wù)后，在會(huì)議管理系統(tǒng)中，填寫義務(wù)完成情況信息，封鎖義務(wù)單。會(huì)

12、議決議的跟蹤者可以查詢義務(wù)單的形狀，有效的跟蹤會(huì)議決議的完成情況。充分共享會(huì)議信息在會(huì)議管理系統(tǒng)發(fā)起會(huì)議后，召開(kāi)會(huì)議的當(dāng)天，電子顯示板公布開(kāi)放性會(huì)議的召開(kāi)信息。對(duì)那些想列席參與會(huì)議橫向?qū)W習(xí)的人，也可以經(jīng)過(guò)會(huì)議管理系統(tǒng)查詢到一切開(kāi)放性會(huì)議的召開(kāi)信息。與會(huì)者會(huì)前經(jīng)過(guò)會(huì)議管理系統(tǒng)，上傳上會(huì)資料，讓其他與會(huì)者在會(huì)前就可以事前閱讀思索，極大的提高會(huì)議的決策效率。會(huì)議決議的責(zé)任人，會(huì)后經(jīng)過(guò)會(huì)議管理系統(tǒng)，上傳會(huì)議執(zhí)行情況資料，充分實(shí)現(xiàn)信息共享。詳細(xì)提供會(huì)議統(tǒng)計(jì)報(bào)表會(huì)議管理系統(tǒng)還可以為企業(yè)管理層提供各種會(huì)議統(tǒng)計(jì)報(bào)表，例如：統(tǒng)計(jì)每個(gè)工程16級(jí)會(huì)議召開(kāi)情況，了解工程進(jìn)程；統(tǒng)計(jì)個(gè)人參與會(huì)議時(shí)間，參與各類會(huì)議時(shí)間的統(tǒng)計(jì)，合理安排個(gè)人會(huì)議時(shí)間；統(tǒng)計(jì)責(zé)任人