推進規(guī)范管理 提升檔案工作質(zhì)量

1、 推進規(guī)范管理 提升檔案工作質(zhì)量上海立信會計金融學院檔案館2018.05.16主要內(nèi)容1檔案工作存在問題及整改方向檔案規(guī)范化管理基本內(nèi)涵檔案信息化建設具體要求檔案安全保密與優(yōu)化利用 檔案隊伍基本素養(yǎng)與職責2345指導思想 黨的十九大宣告中國特色社會主義進入新時代，檔案工作也進入了新時代，檔案工作要充分發(fā)揮在學校各項發(fā)展中的基礎性、支撐性作用，不忘服務為本初心，牢記文化傳承使命，切實承擔起為黨管檔、為國守史、為民服務的職責，把推進檔案工作改革創(chuàng)新作為動力，把依法治檔作為基本方略，推動檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。 工作要點 全面開展收集歸檔工作，推進檔案資源體系建設；加強檔案安全與保密工作，推進檔案安全體

2、系建設；加強檔案信息化建設，推進檔案治理現(xiàn)代化堅持依法治檔常態(tài)化，推進檔案規(guī)范化管理充分挖掘檔案價值，提高檔案服務中心大局能力一、檔案規(guī)范化管理基本內(nèi)涵（一）積極推進依法治檔，確保高校檔案工作有法必依，有違必究上級法律法規(guī)中華人民共和國檔案法法律中華人民共和國檔案法實施辦法行政法規(guī)上海市檔案條例地方性法規(guī)高等學校檔案管理辦法（教育部27號令） 檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定（監(jiān)察部30號令） 兩辦意見 關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見（2014年2月27日中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)）創(chuàng)新檔案工作的重要綱領性文件；關于加強和改進新形勢下本市檔案工作的實施意見（2014年8月15日上海市委

3、辦公廳、上海市府辦公廳印發(fā)）為新時期本市檔案工作創(chuàng)新發(fā)展指明了方向；深入貫徹的工作措施（2015年2月9日上海市檔案局印發(fā) 推進本市檔案工作創(chuàng)新發(fā)展做出全面部署檔案工作標準：高等學校檔案實體分類法及高等學校檔案工作規(guī)范1993歸檔文件整理規(guī)則DAT22-2015文書檔案案卷格式（GB/9705-1988）科學技術檔案案卷構(gòu)成的一般要求（GB/T11822-2000） 照片檔案管理規(guī)范（GB/T11821-2002）電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T8891-2002）檔號編制規(guī)則（DA/T13-1994）檔案著錄規(guī)則（DA/T18-1999）學校檔案工作相關文件 現(xiàn)已擬定學校各類檔案管理辦法（O

4、A電子文件、教學檔案、實物檔案）各部門文件材料歸檔范圍及保管期限表各部門實體分類方案關于檔案管理違法違紀行為處分（二）實施分級分類指導，確保高校檔案工作水平整體提升 1. 根據(jù)不同門類檔案特點提供個性化的業(yè)務指導 行政黨群教學科研設備財會基建出版外事聲像實物專題歷史人物2. 根據(jù)兼職檔案員的不同需求給予分類指導 按需指導 定期跟蹤 重點關注熟悉歸檔流程，熟練掌握歸檔技能的約20人，僅占30%有一定檔案基礎，至少有一年以上兼職檔案員經(jīng)驗的約31人，占 47%零基礎新兼職檔案員約14人，占21%（三）推進精細化管理，確保高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展 1. 歸檔標準的統(tǒng)一 兩校區(qū)歸檔模式、歸檔要求融合各部

5、門之間歸檔要求協(xié)調(diào)統(tǒng)一規(guī)章制度歸檔范圍分類方案檔案管理各環(huán)節(jié)信息化處理等大事記會議記錄照片檔案規(guī)格等 2. 案卷質(zhì)量的提升： 形式內(nèi)容頁碼編制規(guī)范編目著錄準確掃描清晰可辨標題簡明扼要外形整潔美觀分類組卷合理文件排列有序信息完整可靠手續(xù)簽署完備具有保存價值準標文件收集鑒定組卷掃描上傳電子文件文件排列確定保管期限編制頁碼打印卷內(nèi)文件目錄、備考表、移交目錄裝訂排架打印案卷封面辦理移交手續(xù)歸檔完成文件材料歸檔流程圖進入網(wǎng)絡歸檔流程擬寫案卷標題 歸檔驗收分類編目著錄收集鑒定分類組卷文件排列編目著錄編頁標題擬寫依據(jù)本年度工作計劃及歷年文件材料的形成規(guī)律，預計可能產(chǎn)生的的內(nèi)容及時做好部門預立卷工作，做到收集

6、全面、完整、準確簡明扼要，內(nèi)容完整，切忌文字的堆砌和要素不全，案卷題名應揭示卷內(nèi)文件關鍵詞容，不能簡單而籠統(tǒng)，不超過50字對歸檔文件的價值進行鑒定甄別，既要保證應歸盡歸應有盡收，又要剔除無需歸檔的文件，忌全盤接收、“有文必檔”；按照年度-問題分類法，先將文件按其形成或針對的年度分開，同時結(jié)合問題，將文件按其內(nèi)容所反映問題、事物分開。按照重要程度或時間順序排列，遵循結(jié)論性的文件在前，過程性文件在后，按時間結(jié)合事由排列逐頁編制，統(tǒng)一編碼的位置，文件材料有頁碼且擬編制頁碼與原有頁碼相同，可以保持原有頁碼，防止漏敲、錯敲歸檔文件應該逐漸編目，著錄時候盡量全面、準確、完整的反映案卷文件信息，杜絕錯別字、

7、同音字，影響檢索歸檔文件數(shù)字化處理要注意圖像的清晰度、頁面完整性、位置不偏不倒、頁數(shù)不遺漏 不重復、上傳掛接無誤等數(shù)字化驗收文件與目錄一一對應性，各著錄項檢查，卷內(nèi)文件質(zhì)量，備考檢查人簽字，電子文件的可讀性及標準性等最大限度地保持文件材料之間的有機聯(lián)系，這種有機聯(lián)系主要體現(xiàn)在文件的來源、內(nèi)容、時間、形式和配套關系等。構(gòu)建以利用為核心的檔案管理理念利用收集整理鑒定編目著錄編研數(shù)字化二、檔案信息化建設的具體要求檔案信息化管理系統(tǒng)建設OA電子公文在線歸檔歸檔文件數(shù)字化處理數(shù)字化外包管理1.檔案信息化管理系統(tǒng)建設基本功能：接收、整理、保存和提供利用建設原則：先進、實用、安全、發(fā)展總體要求： 開放性可實

8、現(xiàn)與其他系統(tǒng)的功能集成、數(shù)據(jù)共享與交換。 可擴展性應滿足當前及可預見的時間內(nèi)的業(yè)務需求，可方便地進行功能 擴展。 靈活性支持電子檔案管理的業(yè)務模式、工作流程和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等的靈活定 義與部署。 安全可靠保存電子檔案管理關鍵業(yè)務過程記錄，根據(jù)需要采取電子簽名 數(shù)字加密和安全認證等技術手段，保障電子檔案安全， 防止非授權訪問。 此外，還應依據(jù)電子檔案保存和利用的業(yè)務要求分別建立相應數(shù)據(jù)庫；應能夠管理符合國家、行業(yè)標準規(guī)定的多種門類、多種格式的電子檔案；應具備對實體檔案進行輔助管理的功能。2. OA電子公文在線歸檔校外收文 OA系統(tǒng) 電子 文件校內(nèi)發(fā)文內(nèi)部請示會議相關文件合同相關文件信訪材料 隨著OA系

9、統(tǒng)改進升級后按要求歸檔把經(jīng)OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的文件原件及處理單交檔案館根據(jù)歸檔范圍將需要歸檔的文件分發(fā)到相關歸檔部門歸檔部門按照要求完成“雙套制”歸檔不需要歸檔的收文，由檔案館做資料保存兩辦文件收發(fā)人員檔案館相關人員檔案館相關人員兼職檔案員 校外收文校內(nèi)發(fā)文 若有部門發(fā)文經(jīng)OA系統(tǒng)辦理，歸檔參照校級發(fā)文執(zhí)行 打印辦結(jié)完畢的文件（發(fā)文單、附件、正文） 加蓋學校公章后按職能分發(fā)至相關部門 主辦部門按照立卷組卷原則歸檔，同時完成OA電子文件到卷內(nèi)文件的轉(zhuǎn)化兩辦文件收發(fā)人員兼職檔案員內(nèi)部請示打印正文、審核記錄及意見、發(fā)文單、附件（有原件必須歸原件）加蓋主辦部門公章呈文部門在正文及內(nèi)部請示處理加蓋部門公章按照

10、立卷整理規(guī)則組卷，同時完成OA電子公文到卷內(nèi)文件的轉(zhuǎn)化主辦部門呈文部門 轉(zhuǎn)化校內(nèi)發(fā)文立卷單位浦東、松江、徐匯立卷單位所屬類目PD 、 SJ、 XH6根據(jù)保管期限表確定永長短除有密級外，均為內(nèi)部年度+立卷單位所屬類目立卷單位的全程或規(guī)范簡稱立卷人 立卷單位的規(guī)范簡稱，前加“立信金融”在案卷中文件的序號，除末尾文件外均為起始頁文件落款時間，有時候與OA自動生成時間相同卷號+件號的形式，卷號是自然數(shù)中間用點好隔開，件號 用4位數(shù)表示，不足用0補足關于轉(zhuǎn)化校外收文（資料存放）來文單位規(guī)范簡稱，聯(lián)合發(fā)文的用等字表示標識件數(shù)，即文件的收文號一般均為短期一般為檔案館文件的頁數(shù)資料一般可忽略全宗號 轉(zhuǎn)化校內(nèi)請

11、示立信會計金融檔案字2017第2號-252195校內(nèi)請示成功轉(zhuǎn)化的目錄表現(xiàn)形式3. 歸檔文件數(shù)字化處理鑒定分辨率圖像處理成果與所歸檔的紙質(zhì)版本保持同步，經(jīng)過鑒定，利用價值一般的可不作數(shù)字化處理一般常見PDF或JPG，為了便于上傳，建議以PDF為主，非PDF格式的轉(zhuǎn)化后再上傳；格式掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準，一般是200或300dpi；質(zhì)檢、糾偏、圖像拼接、裁剪一一對應，防止錯位，精準掛接做好異地異質(zhì)備份，確保其安全、完整和長期可用；掛接數(shù)字化處理避免以下問題4. 數(shù)字化外包管理數(shù)字化外包檔案為非涉密檔案（不適用于涉密檔案）選擇具有檔案數(shù)字

12、化資質(zhì)的檔案服務機構(gòu)承擔檔案數(shù)字化工作，并簽訂安全保密協(xié)議；建立檔案數(shù)字化外包項目管理檔案，跟蹤記錄檔案部門與檔案服務機構(gòu)實施檔案數(shù)字化外包項目全過程；做好數(shù)字化人員管理、場地和設備管理；數(shù)字化人員提供個人基本信息及簽訂保密承諾，數(shù)字化場地封閉、相對獨立并配有監(jiān)控設施，數(shù)字化設備原則上由實施單位提供，并且不得與辦公網(wǎng)絡或互聯(lián)網(wǎng)連接與共享外包服務合同、安全保密協(xié)議、數(shù)字化統(tǒng)計、數(shù)字化成果到檔案館歸檔（備案） 1. 檔案的安全保密三、檔案安全保密與優(yōu)化利用建立健全人防、物防、技防三位一體的安全防范體系；提高庫房的安全防災標準、采用先進的安全保密技術和設備，改善檔案保管保密條件；定期開展檔案安全保密

13、自查，防止檔案丟失損壞。對電子檔案實行異地異質(zhì)備份保管，確保電子檔案長期可用；對上網(wǎng)文件、檔案進行嚴格審查，嚴防把涉密文件、檔案傳輸?shù)降椒巧婷芫W(wǎng)絡上，杜絕傳輸過程泄密事件發(fā)生。安全保密信息實體對以已歸檔的涉密檔案進行保密管理嚴格執(zhí)行涉密檔案的借閱利用落實不同密級涉密載體的保管措施對各單位的保密檔案進行培訓指導檔案人員要嚴守保密制度，不得隨意泄露絕、機密文件內(nèi)容，絕密文件嚴禁翻印，嚴禁隨身攜帶或傳、抄、轉(zhuǎn)借。檔案人員未經(jīng)領導批準，不得攜帶任何檔案資料離開檔案館根據(jù)學校檔案安全保密制度規(guī)定，涉密檔案的利用須經(jīng)有關領導批準，任何人不得私自翻閱，保密文件的利用一般不提供原件檔案人員要嚴格按照檔案文件的

14、密級劃分范圍，對密級檔案在接收、登記時應和普通文件分開立卷，對不同密級范圍的檔案采取相應的保管保密措施和借閱制度涉密文件與其他文件分類管理，有條件的部門可以采用保密柜對于涉及敏感話題的文件材料可參考保密文件的管理方式，歸檔時請在備注中說明立信會計金融黨辦201724號 中共上海立信會計金融學院委員會落實保密工作責任制實施細則檔案的優(yōu)化利用 安全保密開放利用重保密輕利用 重利用輕保密 對立統(tǒng)一密切聯(lián)系相輔相成轉(zhuǎn)變觀念樹立安全保密意識突出服務至上理念規(guī)范管理加強規(guī)章制度建設嚴格利用審批程序統(tǒng)籌兼顧控制原件利用頻率優(yōu)化遠程服務效率四、檔案隊伍基本素養(yǎng)與職責 政治意識 責任意識檔案意識保密意識檔案員基

15、本素養(yǎng) 服務意識自覺貫徹執(zhí)行黨和國家關于檔案工作的方針、政策，增強做好檔案工作的時代感、責任感和緊迫感，以強烈的政治責任和高度政治自覺做好檔案工作主動肩負起為黨管檔、為國守史、為民服務的重任，把黨和國家的寶貴文化財富自覺的管理好、利用好、維護好檔案的完整和安全充分認識檔案工作的重要性和必要性，以檔案利用為目的，發(fā)揚檔案工匠精神，干一行、愛一行、專一行、精一行，積極推動檔案管理規(guī)范化、科學化、法治化樹立嚴格的保密觀念和良好的保密習慣，在不違背保密原則的前提下充分開發(fā)利用檔案信息資源，積極防范檔案泄密事件發(fā)生服務為本、不為名利、勤奮工作、積極主動、熱情周到的為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務，是檔案專業(yè)人員職

16、業(yè)道德素質(zhì)的最基本要求政治意識責任意識檔案意識保密意識服務意識兼職檔案員職責02 根據(jù)本部門不同文件材料形成特征及時制定預立卷，合理分類存放，便于今后利用和立卷歸檔03負責本部門文件材料的收集、保管和整理、立卷、歸檔工作，同時做好歸檔文件數(shù)字化，在規(guī)定時間內(nèi)向檔案館移交檔案04積極參加檔案業(yè)務培訓，主動接受檔案館業(yè)務指導不斷提高業(yè)務水平，確保案卷質(zhì)量06 保守檔案秘密，維護檔案的完整和安全，發(fā)現(xiàn)失密或其他損害事故，立即向有關方面報告，并及時處理05崗位變動及時向檔案館反饋，并向接替者完成檔案有關材料交接，填寫移交清單，經(jīng)雙方簽字后方可離崗01貫徹落實上級和學校檔案管理規(guī)章制度，向本部門師生員工

17、宣傳檔案工作的意義和作用兼職檔案員立足實際履職盡責兼職檔案員分塊管理：立檔單位文件材料分散在不同的崗位，歸檔前各自收集整理完畢移交給兼職檔案員集中管理：立檔單位文件材料由兼職檔案員統(tǒng)一收集整理崗位崗位崗位崗位整理收集歸檔歸檔收集整理五、檔案工作存在問題及整改方向檔案工作現(xiàn)狀： 自2016年6月合并以來，在第一時間內(nèi)建立了全校檔案工作網(wǎng)絡 和業(yè)務交流平臺；現(xiàn)有立卷單位64家，兼職檔案員64名 基本完成編制了各立卷單位歸檔范圍及保管極限表，同時出臺了檔案利用和保密等相關規(guī)定，擬定了OA電子文件、教學、實物等管理辦法，正準備聲像系統(tǒng)的籌建。合并前原有全宗的歸檔工作接近尾聲；并校后第一批檔案歸檔工作尚在進行中，僅有一半的立卷單位在規(guī)定時間里完成規(guī)定任務。存在問題及整改方向 檔案管理的各項規(guī)章制度建設相對滯后，未能及時的指導新學校檔案工作實際檔案館與立卷單位之間互相溝通還需加強，對各立卷單位的檔案工作動態(tài)了解不夠全面；加強檔案工作業(yè)務培訓和指導，全面提升檔案隊伍工作水平和職業(yè)道德修養(yǎng)加強制度建設，盡快建立覆蓋檔案工作各門類各方面的規(guī)章制度積極開展調(diào)研活動，主動了解關注各立卷單位檔案工作狀況和存在問題，并給予及時的幫助歸檔意識和歸檔積極性主動性有待加強，兼職檔案隊伍不穩(wěn)定導致檔案工作進度緩慢