檔案全宗指南編制規(guī)范

1、.：.；檔案全宗指南編制規(guī)范中華人民共和國行業(yè)規(guī)范DA/T 14-941 主題內(nèi)容與適用范圍11 本規(guī)范規(guī)定了檔案全宗指南的編制原那么、構(gòu)造和編寫細(xì)那么。12 本規(guī)范適用于綜合性檔案館，檔案室亦可參照執(zhí)行。2 全宗指南的編制原那么編制全宗指南應(yīng)客觀、準(zhǔn)確、真實，言語簡練、文字表達清楚。3 全宗指南的構(gòu)造全宗指南是向利用者引見和報道全宗構(gòu)成者立檔單位及其所構(gòu)成檔案情況的工具書。由封頁、正文、備注三部分組成。其構(gòu)造方式如下：封頁正文 a.全宗構(gòu)成者沿革b.全宗內(nèi)檔案情況簡介c.全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成份引見備注4 封頁工程封頁工程包括：全宗指南稱號、時間、全宗號。41 全宗指南稱號411 全宗指南稱號由

2、全宗構(gòu)成者的稱號全稱或通用簡稱加全宗指南構(gòu)成。例：北京市方案委員會全宗指南412 中華人民共和國成立前構(gòu)成的檔案在全宗指南稱號的書寫上應(yīng)加限定詞。例：1國民政府教育部全宗指南2民國重慶市政局全宗指南3國民政府汪、偽外交部全宗指南4禮部清全宗指南413 中華人民共和國成立前的個人全宗，在人名后用圓括號注明所屬年代。例：1方清全宗指南2蔣中正民國全宗指南 3馮玉祥民國全宗指南42 時間全宗內(nèi)檔案文件的起止年代，普通采用公元紀(jì)年表示，必要時可運用朝年或其它特殊紀(jì)年方式表示，亦可以其一為主，另一為輔，為輔者加圓括號書于為主者正下方。例：11928-1948民國十七-三十七年2光緒三十二年-宣統(tǒng)三年19

3、06-191143 全宗號本全宗指南所對應(yīng)的全宗的編號。5 全宗構(gòu)成者沿革簡介全宗構(gòu)成者沿革簡介由全宗構(gòu)成者稱號、時間、主要職能、隸屬關(guān)系、全宗構(gòu)成者主要擔(dān)任人名錄、內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置及其各歷史階段演化情況等內(nèi)容組成。 51 全宗構(gòu)成者的稱號511 全宗構(gòu)成者的稱號按全稱書寫，通用簡稱書寫在全稱后面的圓括號內(nèi)。例：中共中央紀(jì)律檢查委員會中紀(jì)委512 全宗構(gòu)成者一切曾用稱號按時間順序書寫在全宗構(gòu)成者的沿革中。52 時間全宗構(gòu)成者沿革應(yīng)結(jié)合時間撰寫，和以下內(nèi)容有關(guān)的時間應(yīng)反映在全宗構(gòu)成者沿革中。a.全宗構(gòu)成者成立、合并、改組、更名和撤銷時間。b.全宗構(gòu)成者內(nèi)部機構(gòu)的設(shè)置及重要部門的調(diào)整、增設(shè)、合并、更名

4、、撤銷時間。c.全宗構(gòu)成者上級主管機關(guān)變卦時間。d.其它一切反映全宗構(gòu)成者重要活動的時間。53 主要職能531 全宗構(gòu)成者的性質(zhì)特征。532 全宗構(gòu)成者的職權(quán)范圍。533 全宗構(gòu)成者的主要任務(wù)與義務(wù)。54 隸屬關(guān)系541 全宗構(gòu)成者和其上級主管機關(guān)的組織關(guān)系、業(yè)務(wù)關(guān)系。542 全宗構(gòu)成者和其重要的直屬下級機關(guān)的組織關(guān)系、業(yè)務(wù)關(guān)系。543 全宗構(gòu)成者上級主管機關(guān)如有變卦，應(yīng)反映在全宗構(gòu)成者沿革中。55 全宗構(gòu)成者擔(dān)任人名錄全宗構(gòu)成者正副職擔(dān)任人姓名、職務(wù)、任期時間。56 全宗構(gòu)成者內(nèi)部機構(gòu)的設(shè)置及其各歷史階段演化情況。561 全宗構(gòu)成者內(nèi)部一級機構(gòu)的稱號。562 全宗構(gòu)成者內(nèi)部一級機構(gòu)正職擔(dān)任人

5、的姓名、職務(wù)、任期時間。563 全宗構(gòu)成者內(nèi)部一級機構(gòu)的主要職能。564 全宗構(gòu)成者內(nèi)部機構(gòu)中重要部門的增設(shè)、調(diào)整、擴展、合并、撤銷情況及內(nèi)部一級機構(gòu)在各歷史階段的變化情況。57 其它571 涉及全宗構(gòu)成者的艱苦事件和對全宗構(gòu)成者產(chǎn)生了重要影響的活動。572 全宗構(gòu)成者改組和撤銷的緣由。58 個人全宗個人全宗構(gòu)成者主要引見其姓名、別名、生卒年月日、籍貫、職務(wù)、職稱、主要業(yè)績、榮譽稱號及簡歷。6 全宗內(nèi)檔案情況簡介61 檔案的數(shù)量及保管期限 62 檔案的完好程度63 檔案的利用價值及鑒定情況64 檢索工具的配置情況65 檔案的整理情況7 全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成分引見71 檔案內(nèi)容與成分引見的方式以文

6、章表達的方式，按全宗內(nèi)檔案的實踐分類體系結(jié)合問題引見。711 按組織機構(gòu)引見：以組織機構(gòu)分類的檔案全宗，按機構(gòu)設(shè)類目分別引見。712 按問題引見：以問題分類的檔案全宗，按檔案內(nèi)容所反映的問題設(shè)類目引見。713 以其它體系分類的檔案全宗，應(yīng)根據(jù)該全宗分類的特點結(jié)合問題分類。72 檔案內(nèi)容與成分引見的普通方法721 檔案內(nèi)容與成分引見普通應(yīng)運用綜合概括的方法引見。引見內(nèi)容包括：a.反映全宗構(gòu)成者根本職能和主要活動方面的檔案。b.反映全宗構(gòu)成者每個階段中心任務(wù)或特殊任務(wù)所構(gòu)成的檔案。c.涉及具有全國和國際意義的知名人物、歷史事件及具有地方特征和重要科研價值的檔案。d.館藏年代長遠和特殊載體的檔案。7

7、22 需求專門闡明的檔案按以下方法引見：a指明該檔案文件的稱號、責(zé)任者和文件構(gòu)成的時間。b列出該檔案文件的檢索要素。c對其檔案文件內(nèi)容單獨引見。723 普通性文件引見不運用引文，特殊性文件引見如需運用引文應(yīng)符合以下條件和原那么： a.引文有助于論述文件的內(nèi)容本質(zhì)。b.援用原文時不祥細(xì)轉(zhuǎn)述文件中表達的現(xiàn)實和事件。724 和全宗構(gòu)成者活動沒有直接關(guān)系的上級文件不做引見，必要時只做簡要交代。725 控制運用的檔案在內(nèi)容引見上應(yīng)從簡，并在全宗指南封頁上注明控制運用字樣。726 檔案內(nèi)容涉及國家應(yīng)另冊引見，普通只列題名，不做詳細(xì)引見，并在封頁上注明密級或運用范圍。73 人物全宗內(nèi)容與成分引見人物全宗應(yīng)按全宗構(gòu)成者的活動特點，結(jié)合全宗內(nèi)檔案資料的實踐情況撰寫，引見內(nèi)容包括：a.個人的傳記性檔案資料、著作手稿、題詞、日記、回想錄。b.來往信件及公務(wù)活動與社會活動中構(gòu)成的文件。c.財富情況與經(jīng)濟活動的資料。d.家庭親屬與主要社會關(guān)系的資料。e.圖片、