商務寫作規(guī)范及技巧培訓教學課件(43張)

1、20091018商務寫作規(guī)范及技巧Wison Engineering Ltd.第1頁，共44頁。商務公文寫作基礎知識常用商務公文寫作規(guī)范商務電函寫作規(guī)范商務寫作原則與技巧第2頁，共44頁。一、商務公文寫作基礎知識 1. 公文的定義 2. 公文的特點 3. 公文的種類 4. 公文常用詞匯 5. 公文結構用語第3頁，共44頁。公文定義 公文是公務文書的簡稱，它是黨政機關、企事業(yè)單位、法定團體等組織在公務活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的書面材料。集團發(fā)布的公文管理辦法中的定義： 集團公司實施管理和對外進行公務活動的過程中，所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是貫徹集團發(fā)展目標、開展經(jīng)營業(yè)務，頒

2、布規(guī)章制度、請示和答復問題，指導和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具。第4頁，共44頁。公文特點權威性首先，由法定的作者制成和發(fā)布；其次，無論是事實、數(shù)字還是各種意見、結論，一旦進入正式公文，就不能任意更改、解釋、否定；第三，公文是機關、團體、組織開展工作的依據(jù)。規(guī)范性公文的撰寫和處理，從起草到成文，到收發(fā)、傳遞、分辦、立卷、歸檔、銷毀等等，都有一套規(guī)范化的制度。另外，公文具有特定的體式。其文體、結構、用紙的尺寸、文件標記都有統(tǒng)一的規(guī)定。工具性公文是各機關、團體、組織在公務管理過程中最經(jīng)常、最大量使用的一種工具。公務管理的方法很多，而最科學最正規(guī)的方法是利用公文。第5頁，共44頁。公文種類

3、從行文關系上劃分有三種。行文是指一個機關給另一機關的發(fā)文。下級向它所屬的上級領導機關的行文，即自下而上的行文。如報告、請示。上級領導機關給其所屬的下級機關的行文，即自上而下的行文。 如命令、決定、指示、批復等。同級機關或者互不隸屬機關之間的行文。如函是最典型的平行文。下級向它所屬的上級領導機關的行文，即自下而上的行文。如報告、請示。上級領導機關給其所屬的下級機關的行文，即自上而下的行文。 如命令、決定、指示、批復等。同級機關或者互不隸屬機關之間的行文。如函是最典型的平行文。上行文下行文平行文第6頁，共44頁。公文種類 從具體的文種來看，根據(jù)2000年8月24日，國務院發(fā)布的國家行政機關公文處理

4、辦法 的規(guī)定，有下列13個文種：命令（令）；議案；決定；指示；公告、通告；通知；通報；報告；請示；批復；函；會議紀要。第7頁，共44頁。公文種類 根據(jù)2008年集團公司發(fā)布的公文管理辦法，公司目前涉及到的商務公文為九種：1、決定，適用于對重要事項和重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項等。2、意見，適用于對重要問題提出見解和處理方法。3、通知，適用于發(fā)布規(guī)章制度；轉發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文；批轉下級單位的公文；傳達要求下級單位辦理和有關單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免人員 。第8頁，共44頁。公文種類4、通報，適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要信息

5、或者情況。5、報告，適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級單位的詢問。6、請示，適用于向上級單位請求指示、批準的事項。7、批復，適用于答復下級單位請示事項。8、函，不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題等。請求批準和答復審批事項。9、會議紀要，適用于記載和傳達會議情況和決定事項。第9頁，共44頁。公文格式及常用的詞匯 發(fā)文機關 發(fā)文字號 標題 主送機關 落款 主題詞 抄送機關 第10頁，共44頁。發(fā)文機關發(fā)文字號標題落款抄送機關主送機關主題詞第11頁，共44頁。公文結構用語 一是開頭用語：用來表示行文目的、依據(jù)、原因，伴隨情況等。如：為 （了）、關于、由于、對于、

6、根據(jù)、按（遵、依）照、據(jù)、 查、奉、茲等。 二是結尾用語：如：為要（盼）、特此通知（報告、函告）等。 三是過渡用語：如：為（對、因、據(jù)）此、鑒于、總之、綜上所述等。 四是經(jīng)辦用語：如：經(jīng)、已經(jīng)、業(yè)經(jīng)、現(xiàn)經(jīng)、茲經(jīng)、辦理、責成、試行、執(zhí) 行、貫徹執(zhí)行、研究執(zhí)行、切實執(zhí)行等。 五是稱謂用語：有第一人稱：我、本；第二人稱：你、貴；第三人稱：該； 等等。 第12頁，共44頁。二、常用商務公文寫作規(guī)范 1. 請示 2. 報告 3. 通知 4. 函 5. 會議紀要第13頁，共44頁。請示的結構、內(nèi)容和寫法標題（機關+事由+文種、事由+文種）如：關于開展上半年產(chǎn)品質量評比工作的請示主送機關（只有一個主送機關，

7、不能多頭請示，不要越級請示） 正文 請示緣由+請示事項（一文一事） 結語（妥否，請批示；當否，請批準為荷） 單位 成文時間第14頁，共44頁。請示的范文 請示的范文鏈接第15頁，共44頁。請示的結構、內(nèi)容和寫法撰寫請示應注意的問題 ：一、要遵守“一文一事”的原則，主旨鮮明集中； 二、要做到材料真實，不要為了讓上級領導批準而虛構情況，也不要因為沒能認真調(diào)查而片面地擺情況，提問題； 三、要理由充分，請示事項要明確、具體； 四、要語氣平實，懇切，以期引起上級的重視，既不能出言生硬，也不要低聲下氣，客客套套。 第16頁，共44頁。報告的結構、內(nèi)容和寫法標題（機關+事由+文種、事由+文種）如：公司上半年

8、各類產(chǎn)品質量評比工作的報告主送機關（可以一個，也可多個） 正文 開頭：（交待緣由、目的、意義、依據(jù)） 主體： （陳述說明報告事項） 結語 （特此報告、專此報告、以上報告請審閱） 單位 成文時間第17頁，共44頁。報告的范文報告的范文鏈接第18頁，共44頁。報告的結構、內(nèi)容和寫法撰寫報告應注意的問題： （）嚴格使用文種，尤其應當注意不要與請示混用。報告事項不得夾帶請示事項，否則會因“報告”不需批復而影響請示事項的處理和解決。（）材料要真實。向上級機關匯報工作應該本著實事求是的態(tài)度，如實匯報。無論是成績還是失誤，都應該全面、真實地反映，不能只報喜不報憂，也不能夸大和虛構。上報的公文應該在調(diào)查研究、

9、全面掌握本單位情況的基礎上撰寫。（）主旨鮮明。報告的內(nèi)容，一般涉及的面寬而且復雜，很容易寫的篇幅較長而又重點不夠突出，形成泛泛而談。這就要求在撰寫時，力求寫的觀點鮮明，條理清楚、簡潔、深刻。 第19頁，共44頁。請示與報告的區(qū)別區(qū)別報告請示性質不同陳述性公文呈批性公文行文目的不同在于匯報工作，反映情況，提出意見和建議，回簽上級機關詢問為解決某一問題，請示某一問題，請示上級指示或批準行文時間不同工作結束后或進行中必須在事前行文，不得先斬后奏主送機關不同旨在為上級提供信息，允許多頭主送是向上級請示批示或批準，只能寫一個主送機關事項的多少不同可以是一件事，如專題報告，或多件事，如綜合報告必須遵循“一

10、文一事”的原則答復的形式不同不要求上級回復要求上級及時批復回文，給予明確答復。第20頁，共44頁。第21頁，共44頁。通知的結構、內(nèi)容和寫法標題（機關+事由+文種、事由+文種、文種）如：通 知 正文 （一般寫法）通知的緣由、根據(jù)通知事項執(zhí)行要求 結語 （特此通知） 單位 成文時間 寫通知一般采用條款式行文，可以簡明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照執(zhí)行。 第22頁，共44頁。通知的結構、內(nèi)容和寫法通知種類印發(fā)、批轉、轉發(fā)性通知批示性通知知照性通知事務性通知任免、聘用通知第23頁，共44頁。通知的范文通知的范文鏈接第24頁，共44頁。第25頁，共44頁。函的結構、內(nèi)容和寫法1、標題：發(fā)函用關于

11、XXXX的函 復函用關于XXXX的復函 正式公函，應在標題下方標注發(fā)文字號。2、主送單位：發(fā)函可多頭，復函主送來函單位。3、正文： 開頭發(fā)函說明緣由、目的，商洽工作、情況交代清； 復函引述來函日期、發(fā)文號做起首語，表明收到函。 主體發(fā)函寫清商洽、詢問、請求的事項， 明確具體； 復函要針對來函事項逐一鄭重作答，不能回避不答。 結尾發(fā)函用“盼復”、“請回復”、“專此函達” 復函用“特此復函”、“此復”4、發(fā)文單位和日期：同公文，有的加蓋公章，有的寫明抄送單位。第26頁，共44頁。函的結構、內(nèi)容和寫法撰寫函件應注意的問題函的寫作，首先要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。無論是平行機關或者是不相隸屬的行

12、文，都要注意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復函，則要注意行文的針對性，答復的明確性。其次，函也有時效性的問題，特別是復函更應該迅速、及時。像對待其他公文一樣，及時處理函件，以保證公務等活動的正常進行。 第27頁，共44頁。請示和函的區(qū)別 請示和函都有請求批準的功能，但由于行文方向不同，則要使用不同的文種。 請示：則用于有隸屬關系的上下級機關之間，下級機關用請示向上級機關行文請求指示批準重要事項。 函：主要用于平級單位之間、不相隸屬單位之間以及有業(yè)務上的主管和被主管關系的單位之間的工作往來。 如：關于購置*設備的請示 *公司關于與*單位建立合作關系的函第28

13、頁，共44頁。函的范文函的范文鏈接第29頁，共44頁。會議紀要的結構、內(nèi)容和寫法會議紀要的特點： 1、會議紀要屬于會議文件它需記錄會議情況和議定事項，凡不屬于會議內(nèi)容不能寫入會議紀要。撰寫人要根據(jù)會議客觀實際行文，不可以擅自增刪會議內(nèi)容。2、會議紀要與會議記錄的區(qū)別 第一，性質不同：會議記錄是討論發(fā)言的實錄，屬事務文書。會議紀要只記要點，是法定行政公文。 第二，功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達或傳閱，只作資料存檔；會議紀要通常要在一定范圍內(nèi)傳達或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。 第30頁，共44頁。會議紀要的結構、內(nèi)容和寫法會議紀要正文的結構由前言、主體和結尾三部分組成。1、前言。首先概括交代會議的

14、名稱、時間、地點、主持人、主要議程、參加人員、會議形式以及會議主要的成果，然后用“現(xiàn)將這次會議研究的幾個問題紀要如下：”或“現(xiàn)將會議主要精神紀要如下：”等語句轉入下文。這項內(nèi)容主要用以簡述會議基本情況，所以文字必須十分簡練。2、主體。是會議紀要的核心內(nèi)容，主要記載會議情況和會議結果。寫作時要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議，準確地表達清楚。對于會議上有爭議的問題和不同意見，必須如實予以反映。第31頁，共44頁。會議紀要的結構、內(nèi)容和寫法3、結尾。屬于選擇性項目。一般是向受文單位提出希望和要求。有的則沒有這部分，主體內(nèi)容寫完，全文即告結束。 另外，在具體寫法上，

15、不同類型的會議紀要，寫法也有不同。 決議型紀要，主要根據(jù)中心議題，著重把會議形成的決定、決議的具體內(nèi)容一一表述清楚。綜合性紀要，主體內(nèi)容則側重于突擊會議的指導思想，全面介紹會議的基本情況。第32頁，共44頁。會議紀要的結構、內(nèi)容和寫法撰寫會議紀要應當注意的兩個問題： 一是概括要全面，要如實反映會議精神。不得隨意取舍，不得以偏概全，不能是自己贊同的就多寫，不贊同的就略寫或不寫。 二是要具備一定的分析、綜合能力和表達能力。這樣，表述上才能做到重點突擊，條理清晰，文字簡練。 工程公司會議紀要格式會議紀要的范文鏈接第33頁，共44頁。三、商務電函寫作規(guī)范 1. 商務電子郵件格式與寫作要求 2. 商務傳

16、真格式及寫作要求第34頁，共44頁。商務電子郵件結構、內(nèi)容和寫法 電子郵件，又稱電子函件或電子信函。標準的電子郵件由以下幾個主要要素組成的： 收件人欄、抄送欄、密件抄送欄、主題欄、正文欄、 附件欄第35頁，共44頁。商務電子郵件實例 第36頁，共44頁。商務傳真的結構、內(nèi)容和寫法 標準傳真主要組成如下： 傳真版頭： 傳真發(fā)送的單位、部門或個人（To） 發(fā)傳真的日期（Date)、傳真號（Fax No.） 發(fā)傳真的單位、部門或個人（From） 頁數(shù)（Page）、傳真主題（Subject） 傳真正文： 標題、稱呼、正文、結束語、署名 第37頁，共44頁。商務電子郵件、傳真的禮儀規(guī)范 1、主題要明確。

17、一個電子郵件或傳真，大都只有一個主題，并且往往需要在前注明。若是將其歸納得當，收件人見到它便對整個電子郵件或傳真一目了然了。2、語言要流暢。書寫內(nèi)容要便于閱讀，就要以語言流暢為要。語氣語調(diào) ：真誠、直接、禮貌、簡潔、精確，盡量別寫生僻字、異體字。引用數(shù)據(jù)、資料時，則最好標明出處，以便收件人核對。3、內(nèi)容要簡潔?，F(xiàn)代的商務人士時間極為寶貴，所以內(nèi)容應當簡明扼要，愈短愈好。若涉及內(nèi)容較多，需要增加附件，應將重點內(nèi)容歸納總結，在正文中引用，方便收件人閱讀。 第38頁，共44頁。商務電子郵件、傳真的禮儀規(guī)范 4、仔細填寫收件人地址。收件人須與正文內(nèi)容密切相關；若是郵件多為內(nèi)部工作匯報，須發(fā)送至直屬主管

18、或相關人員；公司內(nèi)部慎用群發(fā)功能（如：收件人：惠生公司全體、惠生工程全體）。若是傳真必須將收件部門及個人填寫清楚。 5、郵件、傳真必須使用公司統(tǒng)一模板。 6、認真檢查校對。郵件、傳真寫完之后，最基本是要確保拼寫和語法正確，檢查所提供的事實，數(shù)據(jù)等是否有錯。 7、回復應迅速及時，避免耽誤工作。第39頁，共44頁。四、商務寫作原則與技巧 商務公文寫作技巧第40頁，共44頁。商務公文寫作技巧清晰 (Clear)： 所有的詞句都應能夠非常清晰明確地表達真實的意圖，避免雙重意義的表示或者模棱兩可。用最簡單普通的詞句來截了當?shù)母嬖V對方。具體內(nèi)容具體明確，特別是要求對方答復或者對以后的交往產(chǎn)生影響的函電。體

19、諒為對方著想，站在對方的立場。尤其是在起草商務函電時，始終應該以對方的觀點來看問題，多多使用對方較易理解的用語，溝通才會卓有成效。禮 貌文字表達的預期上應表現(xiàn)職業(yè)修養(yǎng)，客氣而得體。最重要的禮貌是及時回復對方，坦誠以待。文章結束前，對收信人表達關心或感謝之意。HSE通報WP-HSGE700401C 項目HSE報告管理規(guī)定第41頁，共44頁。商務公文寫作技巧正確表達的用詞用語及標點符號應正確無誤，因商務公文的內(nèi)容大多涉及商業(yè)交往中雙方的權利、義務以及利害關系，如果出錯會造成不必要的麻煩。清晰所有的詞句都應能夠非常清晰明確地表達真實的意圖，避免雙重意義的表示或者模棱兩可。用最簡單普通的詞句來直截了當

20、的告訴對方。完整應完整表達所要表達的內(nèi)容和意思，遵循5W原則（何人、何時、何地、何事，何種原因等）HSE通報WP-HSGE700401C 項目HSE報告管理規(guī)定簡潔在無損禮貌的前提下，用盡可能少的文字清楚表達真實的意思。第42頁，共44頁。Thank you！第43頁，共44頁。激勵學生學習的名言格言220、每一個成功者都有一個開始。勇于開始，才能找到成功的路。221、世界會向那些有目標和遠見的人讓路（馮兩努香港著名推銷商）222、絆腳石乃是進身之階。223、銷售世界上第一號的產(chǎn)品不是汽車，而是自己。在你成功地把自己推銷給別人之前，你必須百分之百的把自己推銷給自己。224、即使爬到最高的山上，一次也只能腳踏實地地邁一步。225、積極思考造成積極人生，消極思考造成消極人生。226、人之所以有一張嘴，而有兩只耳朵，原因是聽的要比說的多一倍。227、別想一下造出大海，必須先