MF0501.01電子文件和資料管理辦法

1、1.目的和適用范圍為保證我廠計算機網絡安全順利運行，提高工作效率特制定本辦法。本辦法規(guī)定計算機電子文件的編制、批準、傳遞、反饋、歸檔、作廢等要求。本辦法的規(guī)定適用于我廠局域網電子文件的管理。2.術語電子文件：相對于紙質文件而言，凡將儲存、編輯、使用于計算機媒體的信息，如文件、表單、記錄等，均稱為電子文件。3.職責3.1 綜合辦公室負責局域網的建立和系統(tǒng)運行的維護管理，以及各部門計算機的維護管理。3.2 各部門按本規(guī)定執(zhí)行。4.管理內容和要求4.1 局域網操作系統(tǒng)和應用軟件的建立4.1.1操作系統(tǒng)的應用a) 服務器安裝WindowsNT4.0b) 客戶機安裝Windows98第二版，需要時可安裝

2、Windows2000/XP/Me等。4.1.2 基本應用軟件a) Office2000/XP辦公自動化軟件b) AutoCAD2000計算機輔助設計軟件4.1.3 操作系統(tǒng)和應用軟件的安裝必須由綜合辦微機維護技術員同意或在其指導下方可進行安裝和卸載。4.2網絡軟件的建立和應用4.2.1我廠局域網電子文件的傳輸采用Microsoft Mail電子郵局進行管理，該軟件安裝在Windows98啟動組程序中，隨系統(tǒng)自行啟動，各單位必須保證郵件箱在工作時間內開放，任何單位不得自行改動。4.3網上鄰居的管理4.3.1網上用戶的設置具體見附表1計算機局域網編號及用戶名稱對稱表4.3.2網上鄰居中各單位在服

3、務器中設專用文件夾，各單位把有關文件分類歸檔。 4.3.3設定訪問權限分類控制4.4 電子文件的管理4.4.1電子文件的管理不能違背質量體系文件、技術文件和資料、質量記錄等控制程序的規(guī)定，編制必須以擴展名為.txt、.doc、.xls、.eml、.dwg文件方式進行編寫。4.4.2電子文件的發(fā)放采用局域網郵件進行發(fā)放，審核、審批處加蓋受權為專用電子印章或電子簽名后方可有效。具體流程見附件。4.4.3各單位收到電子文件后，必須進行文件回復以確保你單位正常收到電子文件。4.4.4作好電子文件收發(fā)登記工作，發(fā)放文件有專用文件夾，接收文件有專用文件夾，作廢文件由使用者按時刪除。4.4.5電子文件不允許

4、自行進行更改，必須由編制單位提請文件更改申請單報綜合辦公室審核、管理者代表批準后，由綜合辦公室進行整體更改。4.4.6電子文件有效性由文件發(fā)放部門對文件的有效性進行檢查，并添寫電子文件有效性檢查記錄。4.4.7由發(fā)文單位負責把回復存到專用文件夾中，做為收發(fā)文登記。4.4.8上級部門郵件的處理方式，當收到上級部門發(fā)來的郵件時由綜合辦公室網關計算機負責轉發(fā)給相關部門，相關部門要對文件的有效性進行反饋，最后按文件要求發(fā)回上級部門。4.4.9對于標準、顧客圖樣和技術條件等外來文件和資料必須在5個工作日內進行評審和轉化，并填寫外來文件和資料評審表。4.5局域網質量體系文件的控制4.5.1電子文件不違背質

5、量體系文件和資料控制程序、質量記錄控制程序要求，以“電子文件為主、紙質文件為輔”的原則。4.5.2 質量體系文件和資料、質量記錄樣式均以質量檢驗科計算機中網上鄰居正式版QMS文件為有效受控版本，其他部門和單位計算機中復制的文件和記錄表樣均為非受控版本，不得在體系運行中使用。如需要，必須經綜合辦確認同意，管理者代表批準，印制紙質文件，并加蓋受控印章后下發(fā)到使用部門和人員。4.5.3 計算機中與質量管理體系相關的所有文件夾和文件名稱的命名應采用實名、全稱或簡稱的方式，避免采用數(shù)字、字母代號和個性化的名稱；以防止文件和資料的混亂、丟失和無意中刪除。4.5.4 對于保密和未經授權不得閱讀的文件和資料，

6、必須進行文檔加密和標識。4.5.5 對于重要文件和資料必須設置為“只讀”屬性，以避免無意中被修改。4.6計算機網絡安全4.6.1每臺計算機必須安裝瑞星2002、金山毒霸、KV3000等正版殺毒軟件；并定期進行查毒和殺毒，需要時，由綜合辦微機維護技術員進行。4.6.2 對一些保密的電子文件要進行加密處理，可使用Office2000文件加密工具或者其他Windows98操作系統(tǒng)下的文件加密工具。4.7 電子文件的備份4.7.1 客戶機要每季度對電子文件進行備份，其備份方式可視情況自行確定。4.7.2 服務器中歸檔后的重要文件要在半年內或服務器儲存空間接近臨界容量時，要刻錄光盤備份，并進行分類保管。5.相關文件和記錄電子文件有效性檢查記錄6.附件:Exchange電子郵局操作流程圖Exchange電子郵局