后勤檔案管理信息策略與優(yōu)化研究

1、 7后勤檔案管理信息策略與優(yōu)化研究IIII摘要后勤檔案管理工作，作為一種輔助性、參考性、服務(wù)性的工作，對于單 位的核心競爭力與可持續(xù)發(fā)展至關(guān)重要。后勤檔案管理工作宜以信息策略，建構(gòu) 利用與服務(wù)這一雙重核心，依托信息化發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理的綜合建設(shè)，以實現(xiàn) 信息化介質(zhì)、信息化效能、信息化體系的全面優(yōu)化。關(guān)鍵詞后勤檔案；管理；工作信息；策略；優(yōu)化后勤檔案管理工作，攸關(guān)單位的歷史真實面貌、業(yè)績成果與經(jīng)驗總結(jié)，是單 位運營發(fā)展最為關(guān)鍵的第一手信息來源，是單位科學(xué)運營、長足發(fā)展的基本依據(jù) 與強有力支撐，對于單位的工作質(zhì)量與效率非常重要，同時，更關(guān)乎單位的信息 效能，并山此決定著單位未來的發(fā)展方向與前途命運

2、。信息時代的后勤檔案管理 工作，正面臨著必須因應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代變革，針對新時代、新技術(shù)、新環(huán) 境的改變，針對后勤檔案管理工作進行信息策略調(diào)整與信息優(yōu)化升變，已經(jīng)成為 后勤檔案管理工作的當(dāng)務(wù)之急。一、后勤檔案管理工作信息問題（一）后勤檔案管理工作的信息弱化問題。后勤檔案管理工作記載著詳盡的 單位發(fā)展信息，涉及廣泛的企事業(yè)發(fā)展印跡與歷程，后勤檔案管理工作信息，既 是后勤工作本身的重要信息資源，乂是整個單位基礎(chǔ)建設(shè)與未來發(fā)展的重要信息 資源，不僅能夠為單位的決策者起到助手作用，而且能夠為單位的管理者起到參 謀，其至是參與決策等舉足輕重的作用，后勤檔案管理工作的順利開展，能夠顯 著地促進整個單位的

3、運營質(zhì)量與效能。后勤檔案管理工作作為一項不可或缺的管 理工作，由于其基礎(chǔ)性、服務(wù)性、輔助性的特質(zhì)，因此后勤檔案管理工作一直處 于被輕視、少投入、弱建設(shè)的現(xiàn)狀，這種現(xiàn)狀對于單位的發(fā)展極為不利，更將對 后勤工作的管理、運營、服務(wù)等產(chǎn)生較為不利的負面影響。（二）后勤檔案管理 工作的信息滯后問題。后勤檔案管理工作作為一種運營輔助、管理參考、多部門 服務(wù)性的檔案管理工作，與其他兒乎所有部門，都有著業(yè)務(wù)與管理方面的交義往 來，所涉及到的部門，所涉及到的業(yè)務(wù)，所涉及到的人、事、物均較為復(fù)雜。因 此，后勤檔案管理工作本身如果雜亂無章，則會使得后勤檔案管理工作無法為單 位發(fā)揮輔助、參考、服務(wù)作用，更無法實現(xiàn)檔案

4、信息資源與單位發(fā)展的最佳匹配, 致使整個單位的信息出現(xiàn)紊亂與滯后。鑒于后勤檔案管理匸作有著類別繁雜、事 無巨細、形式各異等獨特的檔案管理特質(zhì)，因此，針對后勤檔案管理工作信息的 策略與優(yōu)化，已成為提升與強化后勤檔案管理工作的重中之重。二、后勤檔案管理工作信息策略調(diào)整（-）后勤檔案管理工作利用與服務(wù)策略。后勤檔案管理工作本身，具有信 息結(jié)構(gòu)與信息構(gòu)成復(fù)雜的先天性特質(zhì)，信息結(jié)構(gòu)方面涵蓋了多種類型的跨部門檔 案，信息構(gòu)成方面以基建項U檔案為例，其本身就是一個完整的具體而微的子檔 案類型，可以將其歸于檔案中的檔案?；谏鲜鰞煞矫娴脑?，后勤檔案管理工 作的利用策略，應(yīng)以妥善保管、分類編口、集成著錄為先，

5、同時，應(yīng)將后勤檔案 與單位所涉及的各個行業(yè)，進行服務(wù)方向上的大力拓展，強化后勤檔案的可利用 性，針對不同的信息結(jié)構(gòu)與信息構(gòu)成，進行分門別類，實現(xiàn)后勤檔案信息的綜合 編LI、綜合著錄、綜合標引，綜合查詢。（二）后勤檔案管理工作信息化發(fā)展策 略。從后勤檔案的信息價值層面而言，后勤檔案中涵蓋了單位的管理工作、服務(wù) 內(nèi)容、項U建設(shè)等全方位的檔案內(nèi)容與相關(guān)信息，信息化架構(gòu)的創(chuàng)設(shè)與完善，能 夠在信息化條件下，以更為嚴格的程序，有效規(guī)范后勤檔案管理工作，所有的檔 案管理工作信息都能夠在集約化的管理下，即時實現(xiàn)檔案內(nèi)容與相關(guān)信息的主動 快速納入，從而確保蕪雜的檔案內(nèi)容信息不會出現(xiàn)任何紙漏與疏失。具體的信息 化

6、發(fā)展策略，應(yīng)根據(jù)后勤檔案管理工作的特質(zhì)，針對不同的檔案進行不同的信息 化開發(fā)，使得文書類、財務(wù)類、設(shè)備類、建設(shè)項口類檔案類型，既能夠各得其所, 乂能夠集中管理、集約歸檔、集成查詢。（三）后勤檔案管理工作綜合建設(shè)策略。 后勤檔案管理工作本身就是一項綜合性較強的工作，唯有在綜合建設(shè)的過程中， 進一步實現(xiàn)檔案管理工作的資源整合、資源綜合與資源融合，才能夠更好實現(xiàn)后 勤檔案的綜合化利用，搜全、分好、編妥，是后勤檔案管理工作的先期綜合建設(shè) 基本策略；用活、用好、用精是后勤檔案管理工作后期綜合建設(shè)的基本策略，而 二者的深度融合，則恰恰是整個后勤檔案管理工作的整個綜合建設(shè)策略。后勤檔 案管理工作綜合建設(shè)策略

7、的關(guān)鍵，還在于應(yīng)全面提高本身的管理水平與跨部門、 跨行業(yè)、跨層面的服務(wù)水平，同時，更應(yīng)以業(yè)務(wù)端的檔案結(jié)構(gòu)與檔案構(gòu)成的規(guī)范 化整理與歸類，以及進一步的綜合編LI與綜合著錄，為進一步的后勤檔案管理工 作優(yōu)化，打下規(guī)范化的數(shù)字優(yōu)化、效能優(yōu)化、體系優(yōu)化的升變基礎(chǔ)。三、后勤檔案管理工作信息優(yōu)化（-）后勤檔案管理工作信息介質(zhì)優(yōu)化。傳統(tǒng)介質(zhì)時代，山于后勤檔案管理 工作繁雜的特點，傳統(tǒng)介質(zhì)的后勤檔案編LI、著錄、整理、查詢工作量巨大，往 往無法跟上人、事、物流動速度的節(jié)奏，致使后勤檔案管理工作，存在著較為嚴 重的滯后性，因此，進一步提高后勤檔案管理工作的現(xiàn)代化信息優(yōu)化，首先應(yīng)由 后勤檔案管理工作信息介質(zhì)入手，

8、實現(xiàn)信息介質(zhì)的全面更新?lián)Q代，山傳統(tǒng)的紙質(zhì) 記錄模式，向可視記錄模式升變；再由可視記錄模式向數(shù)字記錄模式升變；最終 山數(shù)字記錄模式向機器識別代碼的人工智能模式升變，針對種類相對其他類檔案 而言，更加龐雜的后勤檔案，在人丄智能機器識別模式下，山機器識別形成更加 完善、更加系統(tǒng)、更加規(guī)范的后勤管理工作檔案。1（二）后勤檔案管理工作 信息效能優(yōu)化。后勤檔案管理工作效能優(yōu)化的關(guān)鍵性基礎(chǔ)，在于先期的信息介質(zhì) 優(yōu)化。沒有先期介質(zhì)優(yōu)化的支撐，就沒有后勤檔案管理工作的效能優(yōu)化。后勤檔 案管理工作的介質(zhì)優(yōu)化，使得后勤檔案管理手段，在人工智能機器識別模式下， 變得快捷高效起來，較高的時效性，為進一步管理優(yōu)化與管理創(chuàng)

9、新，提供了檔案 管理工作發(fā)展的牢固基礎(chǔ)，全數(shù)字化的多模態(tài)后勤檔案，也為信息效能優(yōu)化提供 了堅實的基礎(chǔ)，在全數(shù)字化多模態(tài)下，可以進行全信息化的全文檢索，徹底取代 了傳統(tǒng)的僅限于分類、部門、人員、標題的有限式檢索，從而進一步提高了后勤 檔案管理匚作的整體效能，這種信息效能優(yōu)化，為信息體系的進一步優(yōu)化，奠定 了堅實的發(fā)展基礎(chǔ)。2（三）后勤檔案管理工作信息體系優(yōu)化。后勤檔案管理 工作應(yīng)針對服務(wù)、運營、管理等一系列單位發(fā)展支持，進行成體系化的大幅優(yōu)化, 應(yīng)及時更新管理理念、途徑、手段，及時因應(yīng)單位發(fā)展，進行可持續(xù)的后勤檔案 管理工作創(chuàng)新，為單位的核心競爭力促進，提供不可或缺的依托。具體的體系優(yōu) 化路徑，

10、首先，應(yīng)在后臺創(chuàng)建后勤檔案管理的大數(shù)據(jù)與云計算中心，其次，在前 臺創(chuàng)建后勤檔案綜合查詢與利用服務(wù)系統(tǒng)，最后，以移動查詢的支持，為5G時 代的到來，做好因應(yīng)5G時代的充分準備，同時，更應(yīng)積極引入人工智能等高科 技時代的先進武器，充分利用高科技工具進行后勤檔案管理工作的信息前瞻建構(gòu) 與優(yōu)化利用，并且，在信息優(yōu)化的同時，展開不懈的積極研究，以進一步探索后 勤檔案管理工作更有效的信息策略與信息優(yōu)化手段。3后勤檔案管理工作是單 位可持續(xù)發(fā)展與提高競爭力的一種有效途徑，后勤檔案管理水平，從一定程度上 # 反映了單位的整體管理水平，后勤檔案管理全文檢索查詢的效率，從一定程度上 反映了單位整個管理體系運作效能的高低。后勤檔案管理工作的信息策略主要包 括利用與服務(wù)、信息化發(fā)展、綜合建設(shè)等相應(yīng)的務(wù)實策略，在此基礎(chǔ)之上，針對 后勤檔案管理工作的特質(zhì)，進行基于介質(zhì)、效能、體系的全方位信息優(yōu)化，才能 最終達致后勤檔案管理工作的整體升