企業(yè)行政管理培訓(xùn)_會務(wù)工作

1、企業(yè)行政管理人員2013年5月1課程目錄 行政實務(wù)（行政接待、電話接打） 二 會務(wù)工作 文書知識 企業(yè)行政管理基礎(chǔ)知識一三四 保密工作 五 檔案管理 六2培訓(xùn)目標(biāo)提升技能通過考試結(jié)交朋友3第三模塊：會務(wù)工作4一、會議概述二、會務(wù)工作流程三、會務(wù)工作具體內(nèi)容四、常用會議的組織程序五、技能訓(xùn)練 會務(wù)工作5案例分析：請柬發(fā)出之后 某機關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開總結(jié)表彰大會，發(fā)了請柬邀請有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)光臨，在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚。 接到請柬的幾位部門領(lǐng)導(dǎo)很積極，提前來到禮堂開會。一看會場布置不像是開表彰會的樣子，經(jīng)詢問禮堂負(fù)責(zé)人才知道，今天上午禮堂開報告會，某機關(guān)的總結(jié)表彰會改換地點

2、了。幾位領(lǐng)導(dǎo)同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點了為什么不重新通知? 一氣之下，都回家去了。 事后，會議主辦機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)才解釋說，因秘書人員工作粗心， 在發(fā)請柬之前還沒有與禮堂負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，一廂情愿地認(rèn)為不會有問題，便把會議地點寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議地點。但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導(dǎo)登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。 這個案例告訴我們在會議準(zhǔn)備時應(yīng)注意什么問題呢？6（一） 會議的涵義 會議是有組織、有目的地召集人們商議事情、溝通信息、表達(dá)意愿的行為過程。（二）會議的要素、形式要素：名

3、稱、時間、地點、與會人員、會議方式。、內(nèi)容要素：指導(dǎo)思想、議題、目的、任務(wù)、作用。、程序要素：會議準(zhǔn)備、會議開始、會議進(jìn)行、會議結(jié)束、會議決定的貫徹落實。、財務(wù)要素：會議經(jīng)費、會議設(shè)備、會議服務(wù)設(shè)施。 一、會議概述7（三） 會議的作用及缺陷1會議作用 （）交流信息，互通情報 （）發(fā)揚民主，科學(xué)決策 （）組織領(lǐng)導(dǎo)，推動工作 （）帶動消費，促進(jìn)經(jīng)濟 （）聯(lián)絡(luò)感情，塑造形象 2. 會議缺陷（）造成時間、精力的浪費（）造成經(jīng)濟的浪費（）造成信息的重復(fù)、浪費（）滋長不正之風(fēng) 8（四）會議的種類1.按規(guī)模分： 特大型（萬人以上）、大型（上千人）、 中型（數(shù)百人上下）、小型（數(shù)十人或數(shù)人）。 2.按性質(zhì)分：

4、 法定性、決策性、專業(yè)性、動員性、紀(jì)念性、 外事性 、專題性、綜合性。 3、按時間分： 定期和非定期。 4、按出席對象分： 聯(lián)席會、內(nèi)部會、代表會、群眾會. 5、按召開方式分： 電話會、電視會、廣播會、網(wǎng)絡(luò)會。 9 6、公司常見會議類型 經(jīng)理例會與特別會議、員工大會、公司年會、股東大會和董事會、客戶咨詢會、展覽會、訂貨會、業(yè)務(wù)洽談會.新產(chǎn)品新聞發(fā)布會、聯(lián)誼會、表彰會。 10 大家談 你參加過一些什么樣的會議？你是否喜歡這些會議？為什么？ 11（五）會議的申報與審批 1、申報與審批的形式 口頭申報、書面申報、會議申報。 2、會議申批的原則 精簡從嚴(yán)原則、“一枝筆”原則。 （六）會議成本意識 會議

5、成本= 2ABT 式中A 與會者平均工資的3倍（以小時計）; B 參加會議的人數(shù); T 會議的時間（以小時為單位）。 12案例分析：利達(dá)公司中層干部擴大會議成本見樣題“設(shè)計題”題713（七）會議工作的基本任務(wù) 1、組織的工作 (1)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定會議議題； (2)根據(jù)議題安排議程、日程； (3)發(fā)會議通知，負(fù)責(zé)會議報到； (4)對與會人員進(jìn)行編組； (5)布置會場，安排座次； (6)印發(fā)會議證件(出席證、列席證、工作證等)； (7)負(fù)責(zé)會議簽到； (8)會中組織和協(xié)調(diào)； (9)會場其他組織和管理； (10)會外的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)(負(fù)責(zé)與會議有關(guān)的邀請、報道、乘車、參觀、文體娛樂活動等方面的聯(lián)系和組織)

6、。 (11)會議的結(jié)束收尾工作。14 2文書工作 (1)會議文書的起草； (2)會議文書編寫； (3)會議文書印發(fā)及管理。 3生活管理工作 (1)與會人員的食宿管理； (2)會議的財務(wù)管理； (3)會議的交通保障； (4)會議的文化活動； (5)與會人員的醫(yī)療保健。 4安全保衛(wèi)工作 (1)會議的保密工作； (2)會議的警衛(wèi)工作； (3)會場內(nèi)外的安全保衛(wèi)工作。15二、會務(wù)工作流程圖（會前）確定會議主題與議題確定會議名稱 確定會議時間與會期明確會議所需設(shè)備和工具選擇會議地點安排會議議程和日程制發(fā)會議通知確定會議規(guī)模與規(guī) 格布置會場 準(zhǔn)備會議文件材料安排食住行制定會議經(jīng)費預(yù)算方案 制作會議證件 會

7、場檢查明確會議組織機構(gòu) 確定與會者名單16二、會務(wù)工作流程圖（會中）做好會議記錄組織簽到做好會議值班保衛(wèi)工作 報到及接待工作 做好后勤保障工作 編寫會議簡報或快報做好會議保密工作 會議信息工作17二、 會務(wù)工作流程圖（會后）撰寫會議紀(jì)要 催辦與反饋工 作 安排與會人員離會 會議總 結(jié)會議文書的立卷歸 檔會議的宣傳報道 18三、 會務(wù)工作的具體內(nèi)容（一）指導(dǎo)會務(wù)工作的原則 1、準(zhǔn)備充分； 、組織嚴(yán)密； 、服務(wù)周到； 、確保安全。（二）會前準(zhǔn)備工作 1、 確定會議主題與議題 確定主題的主要方法：一是要有切實的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實際；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細(xì)化。19案例分析

8、：麥格公司新產(chǎn)品專家座談會見樣題“設(shè)計題”題520組織落實，成立工作團隊組 會議機構(gòu)的分工要分工明確、責(zé)任到人、各司其責(zé)、加強協(xié)調(diào)、經(jīng)常匯報212、確定會議名稱 會議名稱一般由“單位+內(nèi)容+類型”構(gòu)成,應(yīng)根據(jù)會議的議題或主題來確定。3、確定會議規(guī)模與規(guī)格 確定會議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會議的內(nèi)容或主題。同時 本著精簡效能的原則。 會議的規(guī)模有大型、中型、小型。 會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。 4、確定會議時間、會期 會議的最佳時間，要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席，確定會期的長短應(yīng)與會議內(nèi)容緊密聯(lián)系。22 案例 一次重要的報告會，辦公室安排秘書小劉負(fù)責(zé)會議的錄音工作。小劉將無線話筒和錄音機磁帶安放好

9、以后，還事先調(diào)試了一番，覺得效果不錯，開會時小劉放心地做其他的事情去了。會議結(jié)束后，主任要小劉把錄音整理出來。小劉打開錄音機，前幾分鐘聽起來還不錯，但越聽越不清晰了，到后來竟然是一片噪聲。報告自然是沒有整理出來，小劉應(yīng)怎樣總結(jié)教訓(xùn)呢? 235、 確定會議所需用品和設(shè)備 （1）必備用品是指各類會議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。 （2）特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設(shè)備。24 6、建立會議組織機構(gòu) 會務(wù)組、宣傳組、秘書組、文件組、 接待組、保衛(wèi)組。 7、確定與會人員名單 出席會議和列席會

10、議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來確定與會人員。 8、確定會議地點 要根據(jù)會議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來確定。有時也考慮政治、經(jīng)濟、環(huán)境等因素。25案例 某校召開一次表彰大會，對全校七八個先進(jìn)集體，數(shù)十名先進(jìn)個人，頒發(fā)錦旗和獎狀。當(dāng)領(lǐng)獎的同學(xué)上臺領(lǐng)到錦旗和獎狀后，有幾名同學(xué)當(dāng)即發(fā)現(xiàn)獎狀上的名字不對，轉(zhuǎn)頭向領(lǐng)導(dǎo)更換和相互交換，一時間領(lǐng)獎臺上競亂糟槽。分析案例中的問題所在，并談?wù)剬τ跁h活動的細(xì)節(jié)安排應(yīng)注意哪些問題。26案例分析：會議室的管理見樣題2011年10月會議室的管理279、安排會議議程與日程 會議議程是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達(dá)出來

11、。 會議日程是指會議在一定時間內(nèi)的具體安排。 某公司銷售會議議程表 1、推選銷售部經(jīng)理的人選。 2、年度銷售活動的總結(jié)。 3、有關(guān)銷售問題的發(fā)言。 4、下年度銷售目標(biāo)。 5、銷售人員的招聘和重組。28某股份有限責(zé)任公司股東大會日程安排日期 時間 內(nèi)容安排 地點 主持參加人備 注 3、9上午9：00報 到花園酒店大會議廳李總XXXX9：30會議開始 ，張董致開幕詞 大會議廳張董全體股民9：40李總：年度經(jīng)營報告大會議廳張董全體股民11：00年度決算表大會議廳總會計師全體股民 11：30大會結(jié)束2910、制發(fā)會議通知 會議通知的內(nèi)容包括名稱、時間、地點、與會人員、 議題及要求等。 會議通知的種類有

12、書信式和柬帖式。 會議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。 會議通知的方式有書面、口頭、電話、郵件。30會議通知的擬寫通知的正文包括會議名稱、會期、會議的詳細(xì)地址、時間、會議議題和聯(lián)系方式等；會議名稱要具體；日期、時間、場所要準(zhǔn)確無誤；議題要盡量詳細(xì)具體，以供參會人員事先做好準(zhǔn)備；有附加資料時，要寫明資料名稱及頁數(shù)；會議通知需交上司審閱、批準(zhǔn)。會議通知常采用口頭通知、電話通知、計算機傳送（即以電子郵件的方式通知）和書面通知等幾種形式發(fā)送。31案例分析見樣題“設(shè)計題”題3見樣題案例分析題9見樣題案例分析題1032 11、制作會議證件 代表證 出席證 會議正式證件 列席證 來賓證會議證件 旁聽證

13、 工作證 會議工作證件 記者證 出入證 會議證件的內(nèi)容有會議名稱、與會者單位、姓名、職務(wù)、證件號碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。33印制會議胸卡或代表證、工作證、服務(wù)證、資料袋、座簽等。 34 12、準(zhǔn)備會議文件資料 主要有議程表和日程表、會場座位分區(qū)表和主席臺及會場座次表、主題報告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、其他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會議材料等。 13、安排食住行會議飲食管理本著“衛(wèi)生第一、保證營養(yǎng)、適合口味、方便節(jié)約”的原則，做好伙食預(yù)算和伙食搭配與烹調(diào)工作. 會議住宿安排，根據(jù)實際情況，按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，盡可能地滿足與會人員住宿上的要求。 安排好會議用車，為會議提供完備的交通服務(wù)。35

14、 14、制定會議預(yù)算方案 文件資料費 、郵電通訊費、會議設(shè)備和用品費、 會議場所租用費 、會議辦公費 、宣傳交際費 、 食宿費、 交通費、其他費用。 15、布置會場 （1）會場的風(fēng)格特點 莊嚴(yán)。肅穆。輕松、簡潔。 喜慶。儒雅。簡單樸素。36 （2）會場的類型及布局 小型會議室。 橢圓形、回字形、 T 字形、“馬蹄”型、長方形。 37 中型會議室。 “而”字型、半圓型、課堂型。 38主席臺白板或投影 主席臺中小型會議場所的布局39 大型會議室。 禮堂型、眾星拱月型。40大型會場的布局白板或投影主席臺414243 （3）會場的布置 主席臺 主席臺的布置一是對稱；二是要簡化。 主席臺的座次一般是職務(wù)

15、最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的順序依次排列。 場內(nèi)其他人員的座次安排 橫排法。豎排法。左右排列法。44合影圖5444554444455444213444561-主人 2-主賓 3-第二主賓 4-客方人員（或主客插排）5-主方人員 6-攝影師45案例一次重要的國際會議，十多個國家的領(lǐng)導(dǎo)人在一起聚會。因為組織者的疏忽，在集體攝影中竟將兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人安排在了后排，結(jié)果在這一重要國際會議的“全家福中，競找不到這兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人的影像，引起兩國輿論的指責(zé)。 從此案例中說明會議組織應(yīng)注意哪些問題？46 會場內(nèi)外的布置： 會標(biāo)、會徽、臺幕、標(biāo)語、桌簽、坐簽、色調(diào)、燈光、氣味、旗幟、花卉。 47

16、會標(biāo)會徽48 16、檢查會場 （1）. 方式 一種是聽取會議籌備人的匯報，一種是現(xiàn)場檢查。 （2）檢查的內(nèi)容 A.文件的材料準(zhǔn)備情況。 B.會場布置情況。 C.會議保衛(wèi)工作情況。 D.其他內(nèi)容。49 注意 事項餐飲方面住宿問題車輛問題參觀娛樂問題50案例分析：波揚公司大型新產(chǎn)品訂貨會見樣題案例分析題851（三） 會中服務(wù)工作 1、報到及接待工作 （1）與會人員的接送; （2）會議交通工具的安排; （3）與會人員返回時，車、船和飛機票的預(yù)訂及購買; （4）會議文娛活動的安排和組織; （5）其他屬于招待方面的工作。 2、組織簽到 （1）秘書人員代簽到。 （2）簿式簽到。 （3）電子計算機簽到。52

17、 注意 事項關(guān)鍵點：住房鑰匙簽到臺住房分配其它533、做好會議記錄（1） 會議記錄的格式 ： 記錄頭、記錄主體、 記錄尾部 1)記錄頭: 會議名稱； 會議時間； 會議地點； 會議主席（主持人） 會議出席、列席和缺席情況； 會議記錄人、 會議主要議題。54 2）記錄主體 與會者的發(fā)言。議定事項。 3）記錄尾部 散會。主持人、記錄人簽字。 （2）會議記錄的要求 準(zhǔn)確、完整、簡潔、明確。 （3）會議記錄的重點 會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動； 會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解； 權(quán)威人士或代表人物的言論； 會議開始時的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論； 會議已議決的或議而未決的事項；

18、 對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動。55（4）會議記錄方法 1）記錄的重點是將主要討論的觀點、決議、決定，重要聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論全記下來， 其他的可簡要記錄. 2）漏記的內(nèi)容先作記號，然后對照錄音帶修改，或請發(fā)言者重復(fù)。 3）與會者提的意見、建議，要記人名。（5）會議記錄的修改 1）定稿打印前，請主席簽字批準(zhǔn)。 2）與會者指出錯誤，主席或秘書可改。 3）會議記錄一經(jīng)簽名，不能再改動。564、確保會議期間信息的溝通 1）做好會議期間信息的收集、傳遞、反饋工作. （1）秘書要多聽、多記、多想、多算、多跑，全面搜集信息。 （2）深入會議，掌握第一手資料。 （3）注重對會議信息加工提煉，方便各方

19、利用。 （4）注重實效，并收集反饋信息。572）會議期間的對外宣傳 （1）妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。 （2）注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守單位秘密。 （3）選擇宣傳內(nèi)容應(yīng)堅持對象、效 果、 時效、費用的原則。 (4) 收集媒體對會議的報道提供給領(lǐng)導(dǎo). （5）為領(lǐng)導(dǎo)召開記者招待會提供資料。585、編發(fā)會議簡報 （1）類型 綜合型、專題型、實錄型。 （2）格式 報頭、報核、報尾。 （3）要求 簡練、快捷、準(zhǔn)確。 6、 值班保衛(wèi)工作 （1）值班工作 秘書人員要堅守值班崗位，以保證會議順利結(jié)束，并隨時應(yīng)付各種突發(fā)事件。59 （2）保衛(wèi)工作 重要與會者人身安全保衛(wèi) 重要文件的保衛(wèi) 會場和駐地的保衛(wèi) 會議設(shè)備的保衛(wèi)

20、與會者貴重物品的保衛(wèi)60 7、會議保密工作 1)會前保密工作 （1）涉及秘密的會議，嚴(yán)格確定出席、列席人員及會議服務(wù)人員。 (2)召開比較大型的或秘密性較強的會議，秘書部 門要與保衛(wèi)、保密部門取得聯(lián)系，共同采取保密措施。 (3)根據(jù)實際需要，確定會議印發(fā)的文件及其數(shù)量，文件要標(biāo)明密級，統(tǒng)一編號，按照規(guī)定的范圍印發(fā)。 (4)選擇會址要注意保密，會前對會場環(huán)境及會場設(shè)施包括擴音、錄音設(shè)施、電話進(jìn)行防竊密、泄密檢測。 61 2)會中保密工作 (1)加強保密教育。 (2)加強文件管理。 (3)加強重要涉密會議管理。 3)會后保密工作 (1)做好保密文件的回收工作。 (2)秘密文件通過機要通信部門遞送。 (3)對會議駐地、房間、會議室進(jìn)行保 密檢查。 62 8、會議的后勤保障工作 (1)做好食宿管理工作。 (2)做好迎送交通工作。 (3)做好會議車輛管理工作。 (4)做好財務(wù)管理工作。 (5)安排好會議的文化生活。 (6)做好會議醫(yī)