行政機關(guān)公文寫作知識

1、行政機關(guān)公文寫作知識公文，即公務(wù)文書，是指黨政機關(guān)，企事業(yè)單位和一切社會團體在處 理公務(wù)過程中形成的有現(xiàn)行功用和特定格式的文字材料。我們今天所要講 的，主要是指行政機關(guān)公文。行政機關(guān)公文（以下簡稱公文）是行政機關(guān) 在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，通俗的講，就 是我們平時所講的文件，它是依法行政和進行公務(wù)活動的工具。一、公文的種類與適用范圍公文的種類主要有13個文種，包括：命令（令）適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強 制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員。決定適用于對重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關(guān)單位及人員， 變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。公告適

2、用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。通告適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。通知適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公 文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人 員。通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代 表大會常務(wù)委員會提請審議事項。報告適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。請示適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。批復(fù)適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。函適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和 答

3、復(fù)審批事項。會議紀(jì)要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。就縣、鄉(xiāng)兩級信用社而言，公文種類通常用得最多的主要是通知、請 示、報告、批復(fù)、函、會議紀(jì)要等文種。三、公文格式公文是公務(wù)人員共同使用的處理公務(wù)的重要工具，必須有統(tǒng)一的格式， 供大家共同遵守。公文格式是指公文的外觀形式，由公文的文面格式、用 紙格式和排印裝訂格式組成。（一）文面格式公文的文面格式是公文全部書面內(nèi)容的結(jié)構(gòu)，不同的機關(guān)、不同類別 的公文，有不同的文面格式，如黨的機關(guān)與行政機關(guān)的文面格式有所不同， 但差別不大。目前，通用公文的文面格式一般包括版頭、份號、密級與保密期限、 緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件名稱、

4、成文 日期、印章、印發(fā)傳達范圍、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印制版記等要素。 就基層信用社而言，一般要有發(fā)文字號、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、成文日 期、印章、主題詞、印制版記等。2、標(biāo)題。一般由發(fā)文機關(guān)名稱（全稱或規(guī)范化簡稱）、公文主題和 文種組成。位于紅色橫線下方空2行排印。用2號小標(biāo)宋體，居中排印。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。3、主送機關(guān)。指主要受理公文的機關(guān)。應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡稱， 或同類型機關(guān)統(tǒng)稱。在標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體排印，回行 時頂格，最后一個主送機關(guān)名稱之后用全角冒號。4、正文。位于主送機關(guān)下方。正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)應(yīng)準(zhǔn)確掌握和 使用，即：第一層用

5、“一、”，第二層用“（一）”，第三層用“1.”， 第四層用“（1）”。第三層的“1.”不能寫成“1、”，即把小圓點寫 成頓號。在正文層次不多的情況下，第一層用“一、”，第二層可用“1.”。在正文中，只能用仿宋、小標(biāo)宋、黑、楷4種字體，均用3號字。正 文中只有一級小標(biāo)題的，小標(biāo)題用黑體字排??；有兩級小標(biāo)題的，第一級 小標(biāo)題用黑體字排印，第二級小標(biāo)題用楷體字排印；有多級小標(biāo)題的，第 一級小標(biāo)題用小標(biāo)宋體字排印，第二級小標(biāo)題用黑體字排印，第三級小標(biāo) 題用楷體字排印，第四級小標(biāo)題用仿宋體排印。除小標(biāo)題之外的正文文字， 有雙文種的（既復(fù)合型公文），第一文種的正文用楷體字排印，第二文種 的正文用仿宋體字排

6、印。5、附件及附件名稱附件是公文的組成部分，對主件正文起說明、解釋、補充、證實、參 考等作用的文字材料或圖表，置于主件之后，另起一頁開始排印，與主件 裝訂在一起。公文如有附件，要在正文最后一行后空1行的左側(cè)空2個字，用3號 仿宋體字排印“附件”2字后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有2個以上附件， 用阿拉伯?dāng)?shù)字依次標(biāo)注序號。序號后面用小圓點。例如附件：1.XXXXXXXXXX”附件的首頁左上角頂格用3號黑體字排印“附件”2字及附件的順序 號。6、成文日期。一般以領(lǐng)導(dǎo)人最后簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，經(jīng)會議討論通過 的決議、決定等以會議通過的日期為準(zhǔn)。用漢字標(biāo)注，“零”寫成“0”， 成文日期在正文之下一般空4行、右

7、邊空4個字，用3號仿宋體排印。7、印章。除“會議紀(jì)要”和以電報形式發(fā)出的公文外，均應(yīng)加蓋發(fā) 文機關(guān)的印章。印章距正文2mm4mm居中壓成文日期。當(dāng)印章下弧無文 字時，采用下套方式，即僅以下弧線壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字 時，采用中套方式，即印章的中心線壓在成文日期上。8、主題詞。一般位于末頁下端抄送機關(guān)或印制版記上方，“主題詞” 用3號黑體字，居左頂格標(biāo)注，后標(biāo)全角冒號，主題詞詞目用3號小標(biāo)宋 體字，一篇公文最多不超過5個主題詞。每個詞目之間空1字，主題詞下 方排印一條橫線。9、抄送機關(guān)。指除主送機關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容（需要執(zhí) 行或知曉內(nèi)容）的上級、下級和無隸屬關(guān)系的機關(guān)，應(yīng)當(dāng)用

8、全稱或規(guī)范化 簡稱、統(tǒng)稱。抄送機關(guān)名稱標(biāo)注在印制版記上方，主題詞下方，用橫線把主題詞和 印制版記隔開，抄送機關(guān)名稱前加“抄送”2字用3號仿宋體字左邊空1字排字，后標(biāo)全角冒號。抄送機關(guān)名稱之間用頓號或逗號隔開，末尾用句 號。10、印制版記。由發(fā)文機關(guān)名稱、印發(fā)日期及兩條橫線組成。印發(fā)機 關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字，用3號仿宋體字排印。印發(fā)時間用阿拉 伯?dāng)?shù)字、年份不能簡寫。上行文的，印發(fā)日期后接著排印“印字”；下行 文平行文的，排印“印發(fā)”2字。（二）公文用紙格式（三）公文排印裝訂格式一般每頁排22行，每行排28個字。特殊情況下，為了防止出現(xiàn)“此 頁無正文”字樣，在調(diào)整行距、字距時，每頁既可減少

9、1行，每行可減少 12個字，也可每頁增加12行，每行增加12個字。公文要雙面印刷。公文裝訂與公文排印一致，左側(cè)裝訂，不掉頁。三、請示、報告的使用在常用公文中，基層信用社使用較多的主要是通知、請示、報告等文 種，通知的寫作相對簡單一些，而請示、報告往往混淆不清，混合使用。 這里就這兩個文種著重介紹一下。（一）請示的使用1、請示的適用范圍是有隸屬關(guān)系的下級機關(guān)向上級機關(guān)請求指示、 批準(zhǔn)。沒有隸屬關(guān)系的下級機關(guān)向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)，只能用函。2、請示的特點根據(jù)請示的內(nèi)容、類型、作用和行文方向，主要特點有：請求性。請示的最大特點是請求性，是指本單位、本部門計劃辦理而無權(quán)決定， 或無力去做、或不知如

10、何去做的事項。因此，在撰寫請示時，要寫明請示 辦什么事、為什么要辦、打算如何去辦、有什么困難和問題需要上級解決、 有什么事項需要上級批準(zhǔn)等，寫得清清楚楚，請求上級批示或批準(zhǔn)。一事一文。一件請示公文，只陳述一件事情。政策性強。凡是要請示的問題，在請示之前，必須認(rèn)真查對有關(guān)方針、政策、法 律、法規(guī)和文件，屬于本單位職權(quán)范圍、又有能力解決的事項，不需向上 級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)請示；不屬于本單位職權(quán)范圍、又無能力解決的事項，才能向 上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)或予以支持。請示公文，強調(diào)按規(guī)定辦事，用政 策規(guī)定判別該不該向上極機關(guān)請示。不屬請示的事項，不得上交矛盾，只 能由本單位解決。實事求是。向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)

11、的事項，一定要實事求是，用政策和事實 說話，不得隱瞞事實真相，不得弄虛作假、混淆視聽、欺騙上級機關(guān)。用陳述性、祈使性語言。請示屬上行文，在敘述情況、陳述政策規(guī)定時，應(yīng)當(dāng)用陳述性語言； 在請示的結(jié)尾請求指示、批準(zhǔn)的事項時，用祈使性語言。文字精練。請示要開門見山、直接切入主題，抓住與事項有關(guān)的問題，用精練概 括的語言和與請示事項密切相關(guān)的材料，一件請示，一般只有幾百字，確 需詳細說明情況的，可用附件說明。請示的事項陳述清楚即可，不得在請 示中夾帶報告事項。3、請示的分類與寫作根據(jù)請示的目的、內(nèi)容和作用劃分，有請求批復(fù)性請示、請求批轉(zhuǎn)性 請示兩大類。請求批復(fù)性請示請求批復(fù)性請示涉及的內(nèi)容、事項比較單

12、一、具體，上級機關(guān)指示、 批準(zhǔn)和辦理之后才能部署和實施。這類請示的標(biāo)題由請示單位名稱、請示的主題與“請示”組成。一件請示，只有一個主送機關(guān)，不得多頭報送，并且一般只能送直接 的上級機關(guān)的秘書部門，由秘書部門按規(guī)定辦理，不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人。 請示的正文中要堅持一事一文的制度。請示的內(nèi)容要單一，切忌一文數(shù)事。 請示的正文可分兩大層次。第一層次，寫明請示問題的依據(jù)、原因、出發(fā) 點和思想基礎(chǔ)，闡明為什么要請示。請示的理由要充分，要有說服力，以 利促使請示問題的解決。第二層次，寫明請示的事項，即請求上級機關(guān)給 予指示、批準(zhǔn)的具體事項。結(jié)尾要提出明確的要求，但語氣要謙和，多用 請示專用語作結(jié)尾。常用的有

13、“專此請示。是否妥當(dāng)，請批示”；“專此 請示，當(dāng)否，請批示”；“專此請示。請予批準(zhǔn)”。請求批轉(zhuǎn)性請示請求批轉(zhuǎn)性請示的內(nèi)容多數(shù)帶有普遍性的問題，或者是比較重大、緊 急的事項，涉及的范圍較為廣泛，超越了請示單位管理的范圍，所以，請 求上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或同級黨委、政府予以批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)。這類請示公文大多數(shù) 是部門給同級黨委或政府的請示。標(biāo)題有兩種形式，一是由請示機關(guān)名稱與“關(guān)于批轉(zhuǎn)XXX的報告 的請示”組成。上級機關(guān)批轉(zhuǎn)的不是這個請示，而是XXX的報告。二 是由請示機關(guān)名稱與“關(guān)于以XXX名義對XXX工作直接行文的請示”組成。主送機關(guān)。請哪個上級機關(guān)批轉(zhuǎn)或直接行文，就主送哪個機關(guān)，其他 機關(guān)不要抄送。正方。

14、不論是請求批轉(zhuǎn)還是直接行文，首先寫明請示的依據(jù)、原因、 理由及背景即為什么要批轉(zhuǎn)或直接行文，有何理由、依據(jù)、背景或意義。 其次，明確地寫明請示的事項，是批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)，還是請上級機關(guān)直接行文， 要符合實際，切實可行。請求批轉(zhuǎn)性請示的結(jié)尾和格式與請求批復(fù)性請示 的結(jié)尾、格式相同。在請示最后一頁之后另起一頁，附請求批轉(zhuǎn)的報告或 請求直接行文的代擬稿。（二）報告的使用1、報告的適用范圍。報告是黨政機關(guān)和其他一切機關(guān)、單位和社會 團體普遍使用的法定上行文文種，是有領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、指導(dǎo)與被指導(dǎo) 關(guān)系的下級單位向上級單位匯報工作、報告情況時使用的文種。2、報告的特點匯報性。所有報告，都是下級機關(guān)向上級機關(guān)或

15、上級相應(yīng)的業(yè)務(wù)主 管部門匯報工作。不論內(nèi)容、形式如何，都屬上行文，其匯報性非常突出。 報告與請示不一樣，請示需要上級機關(guān)指示、批準(zhǔn)，報告是向上級機關(guān)匯 報，一般不需要上級機關(guān)就報告的內(nèi)容、事項作出指示、批準(zhǔn)。陳述性。報告的內(nèi)容是為了讓上級機關(guān)了解情況，在寫法上突出 “陳述”二字，用敘述的手法，實事求是地向上級機關(guān)報告工作情況。概括性。向上級機關(guān)匯報工作，一般用高度概括性的語言，篇幅簡 短。3、報告的分類與寫作按照內(nèi)容和作用來劃分，有呈報性報告和呈轉(zhuǎn)性報告。報告一般由發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、成文日期組 成，其他格式按規(guī)定和行文需要標(biāo)注。呈報性報告。呈報性報告又可分工作報告、綜合報

16、告、專題報告、檢查報告等。這 里著重介紹專題報告。專題報告，是指就某一工作或某一工作的某一方面向上級機關(guān)匯報。標(biāo)題。由發(fā)文機關(guān)名稱、匯報的主題與“報告”組成。正文。一般采用三段式結(jié)構(gòu)。主要有以下幾種結(jié)構(gòu)形式：“情況（包 括經(jīng)驗）、問題、打算”。這種形式適用于以反映情況為主的專題工作報 告。二是“情況、經(jīng)驗、不足（存在的問題）”。這種形式適用于以總結(jié) 經(jīng)驗為主的專題工作報告。專題報告的結(jié)尾，一般要寫結(jié)尾專用語，比如， “專此報告。請審核”；“專此報告。請查收”；“專此報告。請指示” 等。一般的工作情況報告，多用“專此報告”結(jié)尾。呈轉(zhuǎn)性報告呈轉(zhuǎn)性報告是指業(yè)務(wù)主管機關(guān)或部門，依據(jù)有關(guān)政策規(guī)定或上級的

17、文 件精神，針對工作中存在的普遍問題，或在一定時間和范圍內(nèi)要做出安排 處理的事項，向上級機關(guān)匯報，并請求批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）各地各單位貫徹執(zhí)行 的報告。這類報告中的工作安排和問題的處理，必須超越了業(yè)務(wù)主管機關(guān) 或部門的職權(quán)范圍，提出建議性處理意見，請上級機關(guān)批準(zhǔn)。上級機關(guān)批 轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）之后，就是上級機關(guān)的意見了，所屬范圍內(nèi)的單位和個人都要 貫徹執(zhí)行。如果是機關(guān)、單位自己職權(quán)所屬范圍內(nèi)的事項及工作部署，則 不需要上級機關(guān)批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）。（三）批復(fù)的使用批復(fù)，適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。報送請示的下級機關(guān)就是批 復(fù)的主送機關(guān)。批復(fù)具有的主要特點：針對性、指導(dǎo)性、簡要性批復(fù)的寫作：批復(fù)由標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、成文日期、印章組成，其他格式按規(guī) 定和行文需要標(biāo)注。標(biāo)題。由作出