電子文件歸檔與電子檔案管理方法

1、電子文件歸檔與電子檔案管理方法 講解大綱王衛(wèi)森前言2016年8月29日發(fā)布，2017年3月1日實施的國家標 準電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范(GB/T 188942016)代替電子文件歸檔與管理規(guī)范(GB/T 188942002),成為電子文件歸檔與電子檔案管理的最新依據(jù)。今天我們將據(jù) 此介紹電子文件歸檔和電子檔案管理的基本原則方法，并結 合我市實際重點介紹文書電子文件和照片、音視頻電子文件 歸檔與電子檔案管理的方法步驟。一、電子文件歸檔與電子檔案管理相關定義：1、電子文件electronic document國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事 務過程中，通過計算機等電子設備形成

2、、辦理、傳輸和存儲 的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結構、背景 組成。2、電子檔案electronic records具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。3、元數(shù)據(jù) metadata描述電子文件和電子檔案的內(nèi)容、背景、結構及其管理 過程的數(shù)據(jù)。4、組件 component構成電子文件、且獨立存在的一個比特流。示例：文書類電子檔案的組件包括電子公文正文、若干 附件、定稿或修改稿、公文處理單等。5、真實性authenticity電子文件、電子檔案的內(nèi)容、邏輯結構和形成背景與形 成時的原始狀況相一致的性質(zhì)。6、可靠性reliability電子文件、電子檔案的內(nèi)容完全和正確地表達其

3、所反映 的事務、活動或事實的性質(zhì)。7、完整性integrity電子文件、電子檔案的內(nèi)容、結構和背景信息齊全且沒 有破壞、變異或丟失的性質(zhì)。8、可用性useability電子文件、電子檔案可以被檢索、呈現(xiàn)或理解的性質(zhì)。9、業(yè)務系統(tǒng)business system形成或管理機構活動數(shù)據(jù)的計算機信息系統(tǒng)。示例：辦公自動化系統(tǒng)、電子商務系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、網(wǎng)站系統(tǒng)、電子郵件系統(tǒng)等促進機構事務處理的應用系統(tǒng)。10、電子檔案管理系統(tǒng)electronic records management對電子檔案進行采集、歸檔、編目、管理和處置的計算機信息系統(tǒng)。11、采集 capture對電子

4、文件、電子檔案及其元數(shù)據(jù)進行收集和存儲的方 法與過程。12、歸檔 archiving將具有憑證、查考和保存價值且辦理完畢、經(jīng)系統(tǒng)整理 的電子文件及其元數(shù)據(jù)管理權限向檔案部門提交的過程。13、移交 transfer按照國家規(guī)定將電子檔案的保管權交給國家檔案館的過程。14、登t己registration電子檔案進入電子檔案管理系統(tǒng)時賦予電子檔案唯一標識符的行為。15、轉(zhuǎn)換 conversion在維護真實性、完整性和可用性前提下，將電子檔案從 一種載體轉(zhuǎn)換到另一種載體或從一種格式轉(zhuǎn)換成另一種格 式的過程。16、遷移 migration在維護真實性、完整性和可用性的前提下，將電子檔案 從一個系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到

5、另一個系統(tǒng)的過程。17、檔案門類代碼：指描述檔案屬性的代碼，用二位英文大 寫字母表示。二位英文字母分別為檔案屬性頭兩個漢字漢語 拼音的第一個字母。具體表示如下：文書檔案： ws,照片中i案：zp,錄音檔 案：LY錄像中i案：LX,科技中i案：KJ,專業(yè)中i案：ZY。等 等。二、總則（一）電子文件歸檔與電子檔案管理應遵循的原則：納 入單位信息化建設規(guī)劃、技術與管理并重、便于利用和安全 可靠。（二）全程和集中管理。應對電子文件和電子檔案實施 全程和集中管理，確保電子檔案的真實性、可靠性、完整性 與可用性。（三）嚴格分工，責任落實。各單位應建立嚴格的管理 制度，明確相關部門電子文件歸檔和電子檔案管理

6、的職責與 分工，主要包括以下四類部門的責任與分工：1、檔案部門：負責制定電子文件歸檔與電子檔案管理制 度，提由業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔功能要求，負責電子檔案管 理系統(tǒng)的建設與應用培訓；負責指導電子文件形成或辦理部 門按歸檔要求管理應歸檔電子文件；負責電子文件歸檔和電 子檔案編目、管理和處置等各項工作。2、電子文件形成或辦理部門：負責電子文件的收集、整 理、著錄和移交歸檔等工作。3、信息化部門：負責依據(jù)標準建設業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸 檔功能，參與電子檔案管理系統(tǒng)建設，為電子檔案管理提供 信息化支持。4、保密部門：負責監(jiān)管涉密電子文件歸檔和電子檔案的 保密管理。（四）明確有關要求：應明確各門類電子文件及其

7、元數(shù)據(jù)的 歸檔范圍、時間、程序、接口和格式要求。（五）應執(zhí)行規(guī)范的工作程序，采取必要的技術手段，對電 子文件歸檔和電子檔案管理全過程實行監(jiān)控。（六）應基于安全的網(wǎng)絡和離線存儲介質(zhì)實施電子文件歸檔和電子檔案管理三、業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)（一）業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔功能1、能夠形成、收集、整理、歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)。2、應內(nèi)置電子文件分類方案、保管期限表等工具，支 持電子文件形成或辦理部門完整收集、整理應歸檔電子文件 及其元數(shù)據(jù)。3、能以單個流式文擋集中記錄電子文件擬制、辦理過 程中對其進行的全部修改信息。九、文書類聲像類電子文件手工歸檔操作以上所述，主要建立在業(yè)務系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)完備的 基礎之

8、上。就我市目前情況來看，大多還是單機產(chǎn)生、紙質(zhì) 辦理電子文件，所以，手工管理歸檔電子文件，離線存儲和移交電子文件及電子檔案， 仍然是主要的方法和途徑。 并且， 這種方法在管理系統(tǒng)完備的情況下也是必要的。文書電子文件歸檔操作（一）文書電子文件收集1、非OA系統(tǒng)辦公條件下電子文件收集：A、公文傳輸系統(tǒng)的版式文件 （GW格式，sep格式） 公文定稿的電子版本 （RTF格式）；法規(guī)規(guī)章等重要公文歷次 修改稿的電子版本（RTF格式）B、發(fā)文審簽單的掃描件（起名：發(fā)文字號加“審簽單”）（JPEG 格式） 收文辦理單的掃描件（起名：發(fā)文字號加“辦理單”）C、公文傳輸系統(tǒng)收文登記單、發(fā)文登記單（可用 MHTM

9、L格 式）2、OA系統(tǒng)辦公條件下電子文件收集：A、公文傳輸系統(tǒng)白板式文件（ GW格式，sep格式）公文定稿（RTF格式）；法規(guī)規(guī)章等重要公文歷次修改稿的電子版本（RTF格式）B、發(fā)文審簽單、U文辦理單（RTF格式）C、公文傳輸系統(tǒng)收文登記單、發(fā)文登記單（可用HTM格式）（二）文書電子文件保存1、以年度為名稱建立文件夾2、將收集的版式文件（.GW、.sep）、定稿電子版（.RTF）、 重要公文的歷次修改稿，以及相應的審簽單或辦理單、公文 傳輸系統(tǒng)收、發(fā)文登記單存入該年度文件夾下。3、將每一份電子文件信息記入電子文件登記表（二）文書電子文件移交1、文秘人員（或形成機構）于每年整理檔案之前，對照電

10、子文件登記表內(nèi)容核對收集的電子文件，無誤后填寫電 子文件移交接收檢驗登記表，并由其領導簽字后向檔案室 移交。2、檔案室檔案員核對檢驗無誤后，填寫電子文件移交接 收登記表相應內(nèi)容，接收電子文件。該表由交接雙方各存 一份。（四）文書電子文件歸檔整理1、以檔案檔號為電子檔案命名以件為單位檔號結構：“全宗號-門類代碼年度-保管期限-機構（問題）代碼- 件號”例：Z005-WS- 2016-D30-BGS-0001一件檔案內(nèi)各組件的計算機文件名為：“全宗號-門類代碼年度-保管期限-機構（問題）代碼- 件號子件號”加文件格式例如： Z005-WS - 2016-D30-BGS-0001 001.sep（五

11、）文書電子檔案保存1、物理保存介質(zhì)為一次性可記錄光盤（應選正面為金黃色 或金綠色光盤），檔案館用檔案級可記錄光盤。2、光盤數(shù)據(jù)存儲結構：盤符：光盤號（全宗號-WS-光盤序號5位數(shù)）說明文說明文.txt目錄文件電子檔案機讀目錄.xls、電子檔案登記表.xls電子檔案年度保管期限檔號文件夾其他文件 版式文件閱讀器安裝件。（六）有關問題說明1、電子檔案登記表和電子檔案機讀目錄以光盤為單位填寫 和著錄，即一個光盤只有一個電子檔案登記表和一個電子檔 案機讀目錄。2、光盤可存多個年度檔案，以光盤容量為限。存入多個年 度電子檔案時，應將各年度電子檔案登記表和電子檔案機讀 目錄分別合并成一個登記表和一個目錄。

12、（七）刻錄光盤與標識1、中速刻錄： DVD-R:8-12倍速；CD:24-40倍速 2、盤面標識：光盤編號，套號，光盤類型，制作單位及日 期或者復制單位及日期，光盤版號。3、盤盒封底標識：光盤編號，名稱，內(nèi)容摘要，文件格式, 密級，光盤類型及容量，保存年限，光盤套號，光盤版號， 制作部門，制作日期，復制部門，復制日期。4、盤盒盒脊標識：光盤編號。（八）光盤保管1、光盤單個裝盒，豎立存放。2、存放環(huán)境防塵，避免強磁強光和高溫。3、電子檔案登記表打印成紙質(zhì)，與光盤一起保存。4、每4年抽檢一次，指標不合格者予以復制，并填寫電 子檔案遷移登記表。文書電子檔案的移交與接收電子檔案移交與接收辦法第七條規(guī)定

13、了電子檔案移交的基本要求：1、元數(shù)據(jù)應當與電子檔案一起移交，一般采用基于XML的封裝方式組織檔案 數(shù)據(jù)；2、電子檔案的文件格式按照國家有關規(guī)定執(zhí)行；3、電子檔案有相應紙質(zhì)、縮微制品等載體的，應當在元數(shù)據(jù)中 著錄相關信息；4、采用技術手段加密的電子檔案應當解密 后移交；特殊格式的電子檔案應當與氣讀取平臺一起移交； 5、檔案移交單位應當將已移交的電子檔案在本單位至少保 存5年。（二）檔案室將擬移交的檔案光盤、電子檔案登記表、電子檔案移交接收登記表（一式兩份）及相關管理表格送至檔案館。最好同時將擬移交的電子檔案復制到磁性載體上，便于 檔案館將移交數(shù)據(jù)導入檔案管理系統(tǒng)中。導入完畢，將磁性 載體退回移交

14、者。（三）檔案館接收電子檔案電子檔案移交與接收辦法規(guī)定：檔案館應當建立電子檔案接收平臺，進行電子檔案數(shù)據(jù)的接 收、檢驗、遷移、轉(zhuǎn)換、存儲等工作。接收電子檔案的主要流程是：檢驗電子檔案數(shù)據(jù)、辦理交接 手續(xù)、接收電子檔案數(shù)據(jù)、著錄保存交接信息、遷移和轉(zhuǎn)換 電子檔案數(shù)據(jù)、存儲電子檔案數(shù)據(jù)等步驟。檔案館應當將電子檔案移交、遷移、轉(zhuǎn)換、存儲等信息補充 到電子檔案元數(shù)據(jù)中。應當對電子檔案數(shù)據(jù)遷移和轉(zhuǎn)換前后 的一致性進行校驗1、檔案館對照電子檔案移交接收登記表 進行檢驗。 檢驗內(nèi)容與移交檢驗相同。2、檢驗合格后填寫電子檔案移交接收登記表相應 內(nèi)容，交接雙方簽字蓋章，該表雙方各存一份。接收檔案數(shù) 據(jù)。3、檔案

15、館將填寫好的 電子檔案移交接收登記表、電 子檔案登記表掃描后，存入光盤文件夾下的“其他文件” 夾中，并完善光盤說明文內(nèi)容，重新刻錄光盤，并重新編寫 光盤號保存。4、接收的光盤保存 5年以上。照片電子文件歸檔照片電子文件包括數(shù)碼照片和紙質(zhì)照片的掃描件。（一）照片電子文件辨率要求：1、數(shù)碼相機拍攝方式，應不小于1000萬像素；2、采用照片掃描方式，應不小于 600DPI （照片小于等于10英寸時）和300DPI （照片大于10英寸時）；3、采用底片掃描方式，應不小于 2400DPI （底片小于等于120毫米時）和1200DPI （底片大于120毫米時）（二）照片電子檔案的構成：照片電子檔案由數(shù)字照

16、片、EXIF信息（可交換圖像文件信息）和文字說明等三部分組成。EXIF信息主要包括數(shù)字成像設備的制造廠商、型號、拍攝日期和時間、分辨率、光圈、快門和感光度等信息。EXIF信息包含在照片屬性信息中，與照片為同一電子文件。文字說明：描述照片所反映的時間地點人物事件及攝影 者等。文字說明為機讀目錄著錄項。為了方便照片電子文件歸檔中準確編寫說明文，照片電 子文件“屬性”信息中所著錄的照片標題、說明、拍攝者等 信息應完整準確。這些信息應由拍攝者在拍攝后及時著錄、 紙質(zhì)照片數(shù)字化后及時著錄。歸檔前移交數(shù)字照片時應予檢 查。（三）照片電子文件歸檔范圍和保管期限。照片電子文件 的歸檔范圍和保管期限參照紙質(zhì)照片

17、的確定。歸檔范圍：1、記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的數(shù)字照片。 包括：領導人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關的重大 公務活動的照片；本單位組織或參加的重要活動的照片；反 映本單位重點工程項目、重點科研項目的照片；本單位本系 統(tǒng)勞動模范、先進人物及其典型活動的照片；本單位獲得的 榮譽性獎狀、證書、錦旗的照片；本單位歷屆領導班子成員 的照片。2、記錄本單位本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災 害及其他異常情況和現(xiàn)象的數(shù)字照片。3、記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設、重點工程、名勝古 跡、自然風光以及民間風俗和著名人物的數(shù)字照片。4、其他具有保存價值的數(shù)字照片。保管期限：按照數(shù)字照片的價值劃定為

18、永久、定期30年、定期10年,分別用Y、D30、D10表示。（四）照片電子文件歸檔要求1、歸檔的數(shù)碼照片應是直接拍攝形成的原始圖像文件。 經(jīng)過添加、合成、挖補等修改內(nèi)容的處理過的照片不能歸檔。2、反映同一內(nèi)容的若干照片，應選擇具有代表性和典 型性的歸檔，所選照片應能反映該項活動的概貌，并且主題 鮮明，影像清晰、完整。反映同一場景的照片一般只歸檔一 張。3、歸檔照片格式應為 JPEG或TIFF格式。其他格式照片 應在保證分辨率不變和EXIF信息不丟失的前提下，轉(zhuǎn)換成JPEG TIFF格式進行歸檔。4、歸檔的數(shù)字照片和照片組應附加文字說明。文字說 明應綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要 素，概括揭示該張數(shù)字照片或照片組所反映的主要內(nèi)容。5、可進行離線歸檔，也可在線歸檔，在線歸檔時，應 同時進行離線歸檔。6、歸檔時，應對數(shù)字照片的真實、完整、可用、安全 方面進行鑒定和檢測。7、具有永久保存價值的數(shù)碼照片，應轉(zhuǎn)換由一套紙質(zhì) 照片同時歸檔。（五）照片電子檔案的表示：直接給歸檔的照片電子文件起名（計算機文件名）存儲文件名（檔號加格式組成）：“全宗號-ZP 年度-保管期限-組號-件號.格式后綴”保管期限：Y-永久；D30-定期30年；D10-定期10年。例如：5號全宗2016年永久第一組第一件數(shù)字照片檔案