論大型信息系統(tǒng)項(xiàng)目的溝通管理

1、摘要:2014年3月，我作為大項(xiàng)目經(jīng)理參與了某省重點(diǎn)用能企業(yè)能源數(shù)據(jù)監(jiān)測(cè)管理平臺(tái)信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)，該項(xiàng)目由省經(jīng)信委投資建設(shè)并列入省重點(diǎn)信息化建設(shè)項(xiàng)目，總投資900萬元，建設(shè)期為1年。通過本項(xiàng)目的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了全省各地市縣重點(diǎn)用能企業(yè)能源使用、儲(chǔ)備、轉(zhuǎn)換和消費(fèi)的在線實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)管理，以及展示地區(qū)生產(chǎn)總值能耗和能源消費(fèi)總量控制指標(biāo)完成情況等。該信息系統(tǒng)項(xiàng)目于2015年3月建成，并順利通過專家組的驗(yàn)收。本文結(jié)合作者的實(shí)際管理經(jīng)驗(yàn)，以該項(xiàng)目為例，討論該信息系統(tǒng)大項(xiàng)目建設(shè)過程中的溝通管理，主要從四個(gè)方面進(jìn)行論述，編制溝通管理計(jì)劃、信息分發(fā)、績(jī)效報(bào)告和干系人管理。項(xiàng)目通過我和我的團(tuán)隊(duì)有效管理和實(shí)施，使本項(xiàng)目按照

2、預(yù)期目標(biāo)順利完成，贏得了用戶的一致好評(píng)。正文：2014年3月，我作為大項(xiàng)目經(jīng)理參與了某省重點(diǎn)用能企業(yè)能源數(shù)據(jù)監(jiān)測(cè)管理平臺(tái)信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)，該項(xiàng)目由省經(jīng)信委投資建設(shè)并列入省重點(diǎn)信息化建設(shè)項(xiàng)目，總投資900萬元，建設(shè)期為1年。通過本項(xiàng)目的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了全省各地市縣重點(diǎn)用能企業(yè)能源使用、儲(chǔ)備、轉(zhuǎn)換和消費(fèi)的在線實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)管理，以及展示地區(qū)生產(chǎn)總值能耗和能源消費(fèi)總量控制指標(biāo)完成情況等。系統(tǒng)平臺(tái)軟件功能模塊包括用能監(jiān)測(cè)、能效分析、節(jié)能管理、碳排放管理、形勢(shì)分析、節(jié)能監(jiān)察、總量控制、公眾服務(wù)和企業(yè)服務(wù)等九大功能模塊。本項(xiàng)目系統(tǒng)軟件平臺(tái)采用JAVA語(yǔ)言開發(fā)，數(shù)據(jù)庫(kù)采用Oracle關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)及自主開發(fā)的支持海量數(shù)

3、據(jù)存儲(chǔ)的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)，通過SOA面向服務(wù)的體系結(jié)構(gòu)組件模型，將這些應(yīng)用程序的不同功能單元（稱為服務(wù)）通過這些服務(wù)之間定義良好的接口和契約聯(lián)系起來。硬件方面經(jīng)過接入點(diǎn)現(xiàn)場(chǎng)安裝前端智能數(shù)據(jù)采集器，并對(duì)分散的計(jì)量?jī)x表進(jìn)行能源數(shù)據(jù)采集，通過網(wǎng)絡(luò)將數(shù)據(jù)傳輸?shù)綌?shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器，實(shí)現(xiàn)對(duì)能源數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)讀取、統(tǒng)計(jì)分析和應(yīng)用。底層計(jì)量?jī)x表如電能表與智能數(shù)據(jù)采集器之間，采用基于Modbus協(xié)議的工業(yè)自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)規(guī)范連接，數(shù)據(jù)采集器與數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器之間采用基于TCP/IP協(xié)議的有線或無線網(wǎng)絡(luò)方式接入平臺(tái)。系統(tǒng)軟件平臺(tái)通過各模塊對(duì)企業(yè)能源數(shù)據(jù)進(jìn)行可視化呈現(xiàn)和監(jiān)測(cè)，并促進(jìn)用能企業(yè)進(jìn)行能源使用優(yōu)化與改進(jìn)。由于本項(xiàng)目作為我公司大型重點(diǎn)

4、項(xiàng)目，項(xiàng)目投資較大、工期較長(zhǎng)、干系人較多，技術(shù)交錯(cuò)復(fù)雜，我作為大項(xiàng)目經(jīng)理把本項(xiàng)目劃分為軟件開發(fā)和硬件集成兩個(gè)子項(xiàng)目，并下設(shè)王工、李工為子項(xiàng)目經(jīng)理，本項(xiàng)目采用間接管理的方法進(jìn)行，我指導(dǎo)和要求子項(xiàng)目經(jīng)理先完成項(xiàng)目過程計(jì)劃的制定，然后再制定項(xiàng)目的活動(dòng)計(jì)劃，并建立統(tǒng)一的項(xiàng)目過程管理體系。實(shí)施期間，我特別重視大項(xiàng)目的溝通管理，因?yàn)榇箜?xiàng)目的很多問題都是由于溝通問題引起的，溝通是否有效和暢通，從某種意義上講將直接決定項(xiàng)目的成功與否，因此溝通成為了我本項(xiàng)目管理關(guān)注的重點(diǎn)。一、制定溝通管理計(jì)劃凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。因此項(xiàng)目組首先根據(jù)項(xiàng)目章程和項(xiàng)目管理計(jì)劃組織制定了詳細(xì)和切實(shí)可行的溝通管理計(jì)劃。項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃包

5、括了項(xiàng)目干系人的溝通需求和期望，個(gè)體對(duì)溝通信息的響應(yīng)等。明確了哪些人是項(xiàng)目干系人，他們對(duì)于本項(xiàng)目的收益水平和影響程度如何，誰(shuí)需要什么樣的信息，何時(shí)需要，以及應(yīng)怎樣分發(fā)給他們，都作了明確的規(guī)定。在溝管管理計(jì)劃方面主要采用了溝通需求分析的工具和技術(shù)，包括用戶管理層、用戶接口人員、供應(yīng)商人員、項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目組成員各需要什么樣的信息，并采用了溝通內(nèi)外有別，采用對(duì)方能夠接受的溝通風(fēng)格，以及溝通的升級(jí)等原則。計(jì)劃規(guī)定項(xiàng)目組成員每周召開例會(huì)制度，以及向用戶和項(xiàng)目組管理層月度匯報(bào)會(huì)議制度，同時(shí)將相關(guān)周報(bào)和會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容及時(shí)發(fā)給有關(guān)的干系人，做到事事有計(jì)劃。二、信息分發(fā)管理在項(xiàng)目溝通管理過程中，我們需要以一些合適

6、的方式，比如正式的、非正式的、口頭的、書面的形式，將有關(guān)的信息分發(fā)給所需要的干系人。項(xiàng)目組采用了信息分發(fā)方法及溝通技術(shù)的工具進(jìn)行了信息分發(fā)管理，如電子郵件、傳真、電話，以及會(huì)議紀(jì)要和書面文件等。正式的溝通，有項(xiàng)目匯報(bào)會(huì)、項(xiàng)目例會(huì)以及組織內(nèi)外的正式文檔和往來記錄；非正式的溝通，有口頭交流、非工作時(shí)間的交流、隨機(jī)的詢問和提醒等。其實(shí)非正式的交流可以得到正式溝通無法得到的信息，如有一次我去茶水間倒水，碰到了資料管理員小舒，她向我聊起了一件事，說是有部分采購(gòu)材料到貨后，安裝使用說明書、合格證現(xiàn)場(chǎng)有丟失的情況，由于這些事情并沒有在項(xiàng)目例會(huì)中反映出來，我得知后立即組織查實(shí)原因，將丟失的資料安排相關(guān)人員聯(lián)系

7、供應(yīng)商進(jìn)行補(bǔ)發(fā)，并對(duì)項(xiàng)目組加以了此類問題的預(yù)防工作三、績(jī)效報(bào)告管理績(jī)效報(bào)告主要是收集項(xiàng)目實(shí)際績(jī)效信息報(bào)送給相關(guān)干系人了解和管理項(xiàng)目績(jī)效。項(xiàng)目組依據(jù)例會(huì)周報(bào)及收集工作績(jī)效信息，在每月月底制定書面的項(xiàng)目進(jìn)度和狀態(tài)報(bào)告，說明項(xiàng)目在一個(gè)月時(shí)間內(nèi)完成的工作情況，同時(shí)報(bào)告最直接反映項(xiàng)目的現(xiàn)狀，由各子項(xiàng)目經(jīng)理提交給項(xiàng)目組管理層和根據(jù)項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃確定的需要的相關(guān)干系人，進(jìn)行績(jī)效評(píng)估。在進(jìn)展報(bào)告內(nèi)，全面記錄了項(xiàng)目的進(jìn)度情況，完成的百分比，哪些工作已經(jīng)完成以及哪些工作正在進(jìn)行。在報(bào)告中項(xiàng)目組分析了出現(xiàn)的一個(gè)溝通管理問題，期間因一個(gè)軟件測(cè)試人員請(qǐng)假了兩天，而軟件開發(fā)人員并不知情，導(dǎo)致了部分進(jìn)度績(jī)效的延誤，好在后

8、續(xù)通過快速跟進(jìn)進(jìn)行了糾偏，同時(shí)項(xiàng)目組把請(qǐng)假報(bào)告制度增加和更新到項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃當(dāng)中。在績(jī)效報(bào)告管理方面項(xiàng)目組采用了績(jī)效信息表示工具，即績(jī)效數(shù)據(jù)報(bào)表對(duì)項(xiàng)目績(jī)效進(jìn)行了全面展示。四、干系人管理項(xiàng)目干系人管理是滿足信息需要者的需求并解決項(xiàng)目干系人之間的問題，在項(xiàng)目干系人管理方面項(xiàng)目組采用了溝通方法等工具和技術(shù)進(jìn)行了管理。在項(xiàng)目干系人管理活動(dòng)中，我發(fā)現(xiàn)會(huì)議效率非常低下的問題，會(huì)議時(shí)間過長(zhǎng)，會(huì)議內(nèi)容過于發(fā)散，項(xiàng)目必須要解決會(huì)議效率的問題。當(dāng)時(shí)我提出了要召開“高效會(huì)議”的要求，因此我組織子項(xiàng)目經(jīng)理做了以下幾個(gè)方面的工作：事先制定了一個(gè)會(huì)議制度，放棄可開可不開的會(huì)議，明確會(huì)議的目的和期望結(jié)果，在會(huì)議之前將會(huì)議

9、資料發(fā)放到參會(huì)人員手中，明確了會(huì)議規(guī)則，會(huì)議后規(guī)定了總結(jié)和會(huì)議紀(jì)要，并做好會(huì)議的后勤保障工作。通過以上的管理，使得各干系人會(huì)議溝通效率大大提高。經(jīng)過我和我的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)不懈的努力，歷時(shí)1年，本項(xiàng)目于2015年3月順利完成，并通過了業(yè)主方組織的專家驗(yàn)收。本項(xiàng)目全面積極響應(yīng)了國(guó)務(wù)院關(guān)于節(jié)能減排、低碳發(fā)展、綠色生態(tài)的總體發(fā)展要求，通過本系統(tǒng)平臺(tái)，使能源管理部門能夠及時(shí)、準(zhǔn)確、全面了解全省重點(diǎn)能用企業(yè)用能狀況，對(duì)政府、企業(yè)及公眾具有全社會(huì)能源生態(tài)鏈管理的效益，項(xiàng)目得到了建設(shè)方的高度評(píng)價(jià)。本項(xiàng)目的成功得益于我成功的溝通管理。當(dāng)然在本項(xiàng)目中，還有一些不足之處，比如在項(xiàng)目實(shí)施過程中，由于1名員工因個(gè)人原因離職，導(dǎo)致項(xiàng)目的建設(shè)出現(xiàn)了一些階段性的問題，還有曾經(jīng)根據(jù)需