工程建設(shè)檔案(資料)管理工作探討

1、.：.；工程建立檔案資料管理任務(wù)討論湖南省火電建立公司 李 萍 【摘 要】建立工程檔案既是建立工程的真實(shí)記錄，也是全面鑒定工程質(zhì)量，查明事故緣由，清查事故責(zé)任的重要根據(jù)，同時(shí)也為工程的改擴(kuò)建、維修、管理提供真實(shí)、可靠的技術(shù)支持。本文以工程建立檔案管理為主線，從搜集、整理、歸檔、移交和保管利用等環(huán)節(jié)上全面論述了工程建立檔案管理任務(wù)的要點(diǎn)與業(yè)務(wù)技巧，指出了工程建立檔案管理中應(yīng)留意的問(wèn)題以及應(yīng)采取的措施?！娟P(guān)鍵詞】建立工程；檔案；管理 建立工程文件資料是按照一定的原那么、要求與方法，伴隨著工程工程的不同階段逐漸構(gòu)成的。由于工程建立中施工記錄的不可復(fù)原性，決議了必需把工程資料管理作為控制工程質(zhì)量的一種

2、手段, 它不僅僅是保證工程質(zhì)量的重要技術(shù)措施, 同時(shí)也是反映工程質(zhì)量的重要載體，并貫徹于工程建立的全過(guò)程，因此科學(xué)、規(guī)范的管理建立工程資料, 可以有效地確保工程施工平安, 提高工程質(zhì)量。1搜集任務(wù)1.1堅(jiān)持與工程建立工程施工同步搜集的原那么目前工程建立過(guò)程中, 施工資料不能做到完全與工程進(jìn)度同步進(jìn)展, 有些工程的施工資料便是“回想錄式, 存在著事后補(bǔ)做景象，這種做法直接影響了施工資料的真實(shí)性, 容易呵斥施工文件資料數(shù)據(jù)填寫錯(cuò)誤, 使施工記錄與現(xiàn)場(chǎng)施工的實(shí)踐情況不符，直接影響施工文件資料的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。因此，在“搜集環(huán)節(jié)中，應(yīng)留意施工資料與工程進(jìn)度脫節(jié)問(wèn)題，加強(qiáng)及時(shí)搜集資料的認(rèn)識(shí)，才干防止在施

3、工過(guò)程中工程技術(shù)資料搜集滯后景象的發(fā)生，才干保證工程檔案的真實(shí)性。1.2施工文件資料構(gòu)成時(shí)的過(guò)程控制過(guò)程控制在資料管理中是一項(xiàng)重要的根底任務(wù)，一切影響資料構(gòu)成的不規(guī)范和不準(zhǔn)確要素都可以在此環(huán)節(jié)中得到有效的制止。對(duì)于實(shí)踐任務(wù)中產(chǎn)生的施工資料填寫、流程、實(shí)驗(yàn)取樣等種種不規(guī)范行為，可采取以下措施：1.2.1掌握手簽名和加蓋公章的尺度。從法律成效上思索，凡為簽署協(xié)議、合同及工程開工驗(yàn)收簽證書、交接書等履行方和辦理證書的簽字方，其簽字代表均應(yīng)親筆簽名，并加蓋公章，且簽字方用原件歸檔。1.2.2制止在文件資料構(gòu)成過(guò)程中運(yùn)用涂改液、涂黑等改錯(cuò)方法,尤其是結(jié)論性數(shù)據(jù)、日期等重要數(shù)據(jù),如寫錯(cuò),應(yīng)在錯(cuò)誤數(shù)據(jù)上劃斜

4、線,將正確的寫在一旁,或重做，關(guān)鍵數(shù)據(jù)還應(yīng)蓋上填寫人的簽章。1.3搜集時(shí)的質(zhì)量要求1.3.1字跡清楚，圖樣明晰，圖表整潔，簽字手續(xù)完備。1.3.2歸檔資料制止運(yùn)用易褪色的書寫資料書寫、繪制。復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的明晰及結(jié)實(shí)程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量的要求。1.3.3照片檔案采用數(shù)碼相機(jī)拍攝后刻錄到光盤存儲(chǔ)；錄音錄像文件應(yīng)保證載體的有效性；長(zhǎng)期存儲(chǔ)的電子文件應(yīng)運(yùn)用不可擦除型光盤。1.4采取行之有效的措施1.4.1工程文件資料產(chǎn)生于工程建立全過(guò)程，其構(gòu)成、積累和管理應(yīng)列入工程建立方案和有關(guān)部門及人員的職責(zé)范圍、任務(wù)規(guī)范或崗位責(zé)任制，并有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施。做到組織上有保證，制

5、度上有規(guī)定，職責(zé)上有分工，任務(wù)上有安排，管理上有考核，才干有效地處理工程資料構(gòu)成后的搜集與整理問(wèn)題，為工程資料的完好性提供保證。1.4.2分階段抓住重要環(huán)節(jié)搜集以保證工程資料的系統(tǒng)性。工程預(yù)備階段重法律根據(jù)文件的搜集，工程施工階段重施工記錄、設(shè)備安裝文件、驗(yàn)證資料的搜集，尤其是需求閉環(huán)任務(wù)聯(lián)絡(luò)單，要有詳細(xì)記錄可追溯，工程試運(yùn)轉(zhuǎn)階段主要搜集試運(yùn)報(bào)告和試運(yùn)記錄，開工驗(yàn)收階段重點(diǎn)關(guān)注簽證驗(yàn)收文件。1.5確定搜集范圍1.5.1承建工程檔案：工程建立綜合部分、工程管理部分、工程施工部分、工程開工部分、開工草圖。1.5.2根本建立工程檔案：工程預(yù)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、工程開工部分、開工圖。1.5

6、.3電子聲像檔案：綜合管理、工程施工管理、平安及質(zhì)量管理。1.6落實(shí)責(zé)任部門：劃定工程資料的相關(guān)責(zé)任部門，督促相關(guān)部門及責(zé)任人及時(shí)搜集整理技術(shù)資料，為做好資料搜集任務(wù)奠定堅(jiān)實(shí)的根底。*特別提示：應(yīng)著重留意建立工程合法性證明文件的搜集即工程核準(zhǔn)或開工報(bào)告批復(fù)；規(guī)劃答應(yīng)證；水資源審批文件；概算批復(fù)文件；施工答應(yīng)證施工單位辦理；招招標(biāo)程序符合“招招標(biāo)法規(guī)定的證明文件上級(jí)主管單位出具；合同文件；質(zhì)量監(jiān)視注冊(cè)證明書及規(guī)定階段的監(jiān)視報(bào)告；移交消費(fèi)簽證書；平安、勞動(dòng)衛(wèi)生、環(huán)保、水土堅(jiān)持、檔案、消防專項(xiàng)驗(yàn)收證書；鍋爐壓力容器運(yùn)營(yíng)證；土地運(yùn)用證；開工決算審計(jì)報(bào)告；開工驗(yàn)收簽證書。2登記任務(wù) 根據(jù)文件構(gòu)成的流程進(jìn)

7、展收文登記、發(fā)文登記、過(guò)程控制登記、利用登記。在進(jìn)展任何一項(xiàng)登記時(shí)，一定要將關(guān)鍵要素登記清楚，如文件稱號(hào)、文件編號(hào)、收發(fā)文/利用日期、接納/發(fā)放/同意/利用簽名、數(shù)量、來(lái)源。3整理任務(wù)按照一定原那么對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)展系統(tǒng)分類、組合、陳列、編號(hào)和根本編目，留意整理步驟，才干有條不紊地將零亂的文件資料整理成有序形狀；對(duì)于搜集到的文件資料應(yīng)及時(shí)整理并錄入資料管理系統(tǒng)，做到不積壓，用化整為零的方法及時(shí)處置，才干從繁雜的資料整理中理順出有序來(lái)。3.1分類分類是檔案整理任務(wù)的中心內(nèi)容，是管理工程檔案的根本手段；根據(jù)工程工程檔案的內(nèi)容性質(zhì)、構(gòu)成規(guī)律及相互聯(lián)絡(luò)，遵照一致的原那么和要求，采取科學(xué)、適用的方法進(jìn)展分門

8、別類，從而使工程檔案條理化和具有一定的從屬關(guān)系和平行關(guān)系的過(guò)程。3.13.13.13.2組卷按照一定的原那么和方法，將有保管價(jià)值的文件分門別類整理成卷，也就是將工程文件系統(tǒng)整理組成案卷并對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)展排序的過(guò)程，實(shí)踐上是一項(xiàng)把零散、無(wú)序的文件進(jìn)展有序化組織的任務(wù)。實(shí)踐任務(wù)中，組卷是檔案整理任務(wù)的根底，對(duì)保證案卷質(zhì)量有著重要意義，將直接影響檔案的提供利用。3.2.1組卷任務(wù)應(yīng)以方便保管和利用為出發(fā)點(diǎn)，而不是單純地追求一致、整齊；必需符合一定的質(zhì)量要求，所組案卷是一組具有有機(jī)聯(lián)絡(luò)的文件，而不是內(nèi)容毫不相關(guān)的一堆文件的隨意組合，3.23.23.3卷內(nèi)文件的陳列3.33.33.4編目將檔號(hào)、案卷文件題

9、名、頁(yè)數(shù)等信息按照一定的規(guī)那么進(jìn)展檔案著錄并將條目組織成目錄的過(guò)程。3.43.43.43.44歸檔任務(wù)歸檔是工程資料向工程檔案轉(zhuǎn)化的標(biāo)志。4.1歸檔任務(wù)由相關(guān)責(zé)任部門承當(dāng)，工程資料室對(duì)歸檔任務(wù)進(jìn)展協(xié)助和指點(diǎn)。歸檔文件必需是經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理并符合歸檔要求的文件才干歸檔。4.2根據(jù)根本建立程序和工程特點(diǎn)，歸檔可按階段分期進(jìn)展，也可在單項(xiàng)工程或單位工程完成并經(jīng)過(guò)開工驗(yàn)收后與開工驗(yàn)收文件一并歸檔。4.3歸檔文件應(yīng)完好、成套、系統(tǒng)。應(yīng)記述和反映建立工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工及開工驗(yàn)收的全過(guò)程。真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映工程建立過(guò)程和開工時(shí)的實(shí)踐情況,圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備。應(yīng)符合歸檔文件質(zhì)量要求。4.4合

10、理確定文件資料歸檔的時(shí)間4.4.1按工程終了時(shí)間歸檔，如設(shè)備消缺簽證、168完成簽證等；4.4.2按工程建立程序或階段歸檔，如工程預(yù)備階段、工程施工階段、工程運(yùn)轉(zhuǎn)階段；4.4.3按單位、分部、分項(xiàng)工程終了時(shí)間歸檔，如檢查驗(yàn)收記錄、質(zhì)量評(píng)定和原資料實(shí)驗(yàn)；4.4.4按年度歸檔，如綜合性文件；4.4.5隨時(shí)歸檔，如設(shè)備開箱文件。5檔案驗(yàn)收為保證建立工程檔案的準(zhǔn)確性、完好性、系統(tǒng)性以及開工檔案的順利移交，在根本完成了工程檔案的分類、組卷、編目等整理任務(wù)后，經(jīng)過(guò)自檢，工程部應(yīng)向上級(jí)主管部門提出檔案預(yù)檢查懇求，及時(shí)發(fā)現(xiàn)與規(guī)范或規(guī)定偏離的問(wèn)題，提高開工檔案質(zhì)量。6檔案移交工程檔案驗(yàn)收合格后，施工方按合同規(guī)定

11、的要求向業(yè)主方移交開工檔案；填寫，辦理工程檔案移交簽字手續(xù)，明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等。并有完備的清點(diǎn)、簽字等交按手續(xù)。工程開工技術(shù)檔案，必需正確地反映工程施工全過(guò)程和工程結(jié)果，工程資料員在工程資料管理中，從開工初期的資料構(gòu)成積累到整理歸檔，應(yīng)嚴(yán)厲履行監(jiān)視檢查職能， 實(shí)行開工資料編制任務(wù)“三同步制度，即工程立項(xiàng)開工與開工資料搜集同步，工程施工過(guò)程與開工資料構(gòu)成同步，工程完工驗(yàn)收與合同開工資料驗(yàn)收同步。工程資料管理人員要一直直接參與整個(gè)工程的建立和開工驗(yàn)收全過(guò)程。對(duì)現(xiàn)場(chǎng)任務(wù)中存在的問(wèn)題,應(yīng)自動(dòng)與產(chǎn)生問(wèn)題的部門進(jìn)展有效的溝通并報(bào)告主管指點(diǎn)，或以任務(wù)聯(lián)絡(luò)單的方式通知相關(guān)責(zé)任單位和部門限期整改，經(jīng)過(guò)一些真實(shí)可行的預(yù)防