一般物資采購供應(yīng)業(yè)務(wù)流程

1、1.1 一般物資采購供給業(yè)務(wù)流程立業(yè)務(wù)目標經(jīng)營目標建立“統(tǒng)一管理、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一儲藏、統(tǒng)一結(jié)算的物資采購供給管理體制。推行科學(xué)理性采購，保證生產(chǎn)建立所需物資平安供給、及時供給和經(jīng)濟供給。追求物資采購性能價格比最優(yōu)和供給總本錢最低。實行框架協(xié)議采購，提高物資供給工作效率。強化物資供給過程控制，增強物資供給工作主動權(quán)。財務(wù)目標資金支付平安。會計核算真實、準確、完整、及時。減少資金占用。合規(guī)目標物資采購過程公開、標準有序、合法合規(guī)。物資采購合同或協(xié)議符合國家法律、法規(guī)、外貿(mào)政策和股份公司部規(guī)章制度。除原油、成品油、燃料油、股份公司內(nèi)供潤滑油等以外的物資統(tǒng)稱一般物資。業(yè)務(wù)風(fēng)險經(jīng)營風(fēng)險分散對外采購，不能

2、形成整體和批量采購優(yōu)勢，造成采購資金浪費和流失。對供給市場行情缺乏了解、跟蹤、分析和研究，價格監(jiān)管不力，導(dǎo)致采購性能價格比不合理。物資需求方案不準確、不及時，變更頻繁，不能有效滿足生產(chǎn)建立物資需求，造成物資積壓。物資供給過程控制能力弱，物資采購供給不及時、 采購物資質(zhì)量不能滿足生產(chǎn)技術(shù)要求，影響正常生產(chǎn)建立。供給商選擇不當，指定或變相指定供給商，造成經(jīng)濟損失，滋生腐敗。重復(fù)儲藏、庫存構(gòu)造不合理，儲藏資金占用大。物資采購合同或協(xié)議對買賣雙方的權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任等表述不清，或未經(jīng)審核變更合同、協(xié)議條款，導(dǎo)致經(jīng)濟糾紛和經(jīng)濟損失。物資采購一單一詢價、一單一招標、一單一簽約，供需關(guān)系動亂，供給費用增加

3、。財務(wù)風(fēng)險資金分散使用，付款時間、方式、金額不恰當造成資金效益的流失。結(jié)算不及時，多記、錯記、漏記物資入庫、庫存或應(yīng)付賬款，導(dǎo)致財務(wù)數(shù)據(jù)不準確、不完整。合規(guī)風(fēng)險制度不健全或有漏洞，執(zhí)行制度不到位和監(jiān)視考核不力,導(dǎo)致違紀違規(guī)問題發(fā)生。物資采購合同或協(xié)議不符合國家法律、 法規(guī)、 外貿(mào)政 策和股份公司部規(guī)章制度的要求，造成損失。業(yè)務(wù)流程步驟與控制點物資供給職責(zé)界定公司授權(quán)采購中心負責(zé)制定股份公司物資供給管理規(guī)章制度。采購中心按照總部集中采購物資目錄，負責(zé)提報總部集中采購物資方案，由總部實施集中采購；采購中心采取合同（訂單）方式執(zhí)行物資裝備部 國際事業(yè)公司或授權(quán)企業(yè)牽頭組織優(yōu)選確定供給商、采購價格或定

4、價公式，與供給商簽訂框架協(xié)議；采購中心采取合同訂單方式執(zhí)行框架協(xié)議?？偛考胁少徫镔Y目錄的進口物資由國際事業(yè)公司實施采購操作?？偛恐苯蛹胁少徫镔Y,采購中心與物資裝備部 國際事業(yè)公司簽訂物資供給協(xié)議。采購中心通過協(xié)議下定單來履行供給協(xié)議。公司授權(quán)采購中心對物資方案、供給商、價格、質(zhì)量、儲藏等實行歸口管理，實行供給與管理結(jié)合。對未列入總部集中采購物資目錄的生產(chǎn)建立物資實施集中采購。采購中心依據(jù)總部集中采購物資目錄，正確配置工業(yè)標準描述字段。物資供給實行專業(yè)化分工流程化操作運行機制，采購中心強化物資供給方案、供給商、價格、采購、質(zhì)量和儲藏等專業(yè)化管理，采購業(yè)務(wù)實行合同簽訂與簽訂后的過程控制環(huán)節(jié)相互

5、別離、相互監(jiān)視制衡的管理模式。采購中心在ERP 系統(tǒng)中按分段制衡及不相容原那么合理設(shè)置各崗位權(quán)限。物資方案編制與審核主數(shù)據(jù)維護員按規(guī)定程序?qū)徟蟮奈锪现鲾?shù)據(jù)維護到 ERP 系統(tǒng)，做到一物一碼。公司須明確各類物資需求方案的審核部門。物資需用單位根據(jù)生產(chǎn)建立需要準確、及時編制物資需求方案，由本單位負責(zé)人審核，經(jīng)相關(guān)部門按規(guī)定權(quán)限審批后，報采購中心。大檢修物資方案須提前 90 天提報，月度方案須提前 15 天提報 , 工程建立物資需求方案按照工程統(tǒng)籌方案相應(yīng)提前提報，其中長周期關(guān)鍵設(shè)備應(yīng)根據(jù)合理的制造周期及早提報。審批后的需求方案工程需求方案依據(jù)設(shè)計圖紙和材料表要及時、準確、完整地錄入或批量導(dǎo)入

6、ERP系統(tǒng)。公司PM、PS等模塊的相關(guān)需求方案通過系統(tǒng)集成，自動生成。超過需求日期 3 個月以上未完成且不再執(zhí)行的方案要及時核銷，手工創(chuàng)立的由創(chuàng)立部門核銷，系統(tǒng)自動創(chuàng)立的由相關(guān)模塊核銷。公司物資需用單位和各職能管理部門在編制、 審核物資需求方案時不得指定或變相指定供給商，對獨家代理、專有、專利等特殊產(chǎn)品應(yīng)提供相應(yīng)的獨家、專有資料，報分管需用單位的公司領(lǐng)導(dǎo)審批。采購中心依據(jù)審批的物資需求方案綜合平衡資源后，及時編制物資采購方案,由采購中心負責(zé)人審批。啟用MRP功能，完成物料綜合平衡和采購申請的創(chuàng)立，可根據(jù)需要進展手工編輯，并按規(guī)定權(quán)限審批。需要手工創(chuàng)立采購申請的，須經(jīng)審批前方可創(chuàng)立。超過交貨日期

7、 3 個月未完成且不再執(zhí)行的采購申請要及時核銷。采購渠道確實定與控制采購中心負責(zé)組織執(zhí)行統(tǒng)一的供給商網(wǎng)絡(luò)。企業(yè)自采供給商的準入及關(guān)鍵信息變更由公司負責(zé)審批。供給商準入按規(guī)定審批后，采購中心通過供給商管理信息系統(tǒng)申請、錄入、修改供給商主數(shù)據(jù)以及供給商產(chǎn)品目錄，啟用供給商產(chǎn)品目錄增強程序控制 采購渠道。采購中心對申請準入的供給商必須進展資格審查， 對供給物資涉及生產(chǎn)建立平安的供給商，必須進展現(xiàn)場考察。通過資質(zhì)審查的供給商方可進入供給商網(wǎng)絡(luò)，并限定許可供給產(chǎn)品目錄。對同樣品種同一供給商的中石化部其它企業(yè)的現(xiàn)場考察報告可以共享。采購中心每年須對交易供給商的整體實力、 供貨業(yè)績和供給風(fēng)險進展綜合評估和年

8、審，淘汰不合格的供給商。采購必須在供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)選擇供應(yīng)商，并按照供應(yīng)商許可供應(yīng)產(chǎn)品目錄實施采購。對涉及生產(chǎn)建立平安的物資，擬選供應(yīng)商半年沒有風(fēng)險評估的，須對供應(yīng)商進展風(fēng)險評估，評估風(fēng)險高的供應(yīng)商須進展現(xiàn)場考察。采購中心按照公平、公正和競爭的原那么，擇優(yōu)確定供給商。需要簽訂技術(shù)協(xié)議的，由采購中心牽頭組織技術(shù)交流和技術(shù)談判，用戶或相關(guān)技術(shù)責(zé)任部門對技術(shù)文件進展審核和簽字確認。采購訂單執(zhí)行完成后，采購中心一個月在ERP 系統(tǒng)中針對價格、質(zhì)量、供貨周期、效勞對供給商進展動態(tài)量化考核。采購價格確定與控制采購中心采取協(xié)議采購、招標采購、詢比價采購、動態(tài)競價采購等多種方式，科學(xué)理性地確定采購價格。對標準化程度

9、高、需求方案性強、價格相對穩(wěn)定的物資，通過招標、聯(lián)合談判等公開、競爭方式簽訂并在 ERP 系統(tǒng)中創(chuàng)立框架協(xié)議，以采購訂單方式執(zhí)行框架協(xié)議。采購中心 要及 時將總部 發(fā)布 的執(zhí)行價 格維 護進ERP,不得突破總部發(fā)布的采購執(zhí)行價格，特殊情況由分管總經(jīng)理審批。采購中心建立采購價格數(shù)據(jù)庫，至少每月開展一次主要物資的市場供求形勢及價格走勢商情分析，并形成報告?？蚣軈f(xié)議和采購合同簽訂與審批采購中心必須對擬簽訂框架協(xié)議的供給商進展風(fēng)險評估，評估風(fēng)險高的供給商須進展現(xiàn)場考察。同一品種的框架協(xié)議供給商原那么上不得少于 2 家，框架協(xié)議以季度和半年協(xié)議為主，有效期最長不得超過 1 年或 1 個工程周期。采購中心

10、根據(jù)確定的供給商、 價格等容， 擬訂框架協(xié)議或采購合同，準確描述條款，明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任，按照規(guī)定權(quán)限審批、簽署框架協(xié)議或采購合同。采購中心對總部直接集中采購供給協(xié)議項下的調(diào)撥單或合同、 總部組織集中采購和企業(yè)自行采購框架協(xié)議項下的合同訂單須履行采購中心部審批手續(xù)。對于超過合同有效期 3 個月以上未完成且不再執(zhí)行的采購訂單，采購中心要及時核銷。維護采購訂單交貨容差時依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。供給過程控制采購中心須設(shè)置相應(yīng)的機構(gòu)或崗位從事過程控制工作，根據(jù)企業(yè)實際情況確定重要物資目錄，并實施過程控制。對目錄中的物資，采購時提前制訂質(zhì)量、進度和物流控制方案，并作為合同附件。采購中心依據(jù)采購合

11、同，跟蹤監(jiān)視合同履行情況 ,對有可能影響生產(chǎn)或工程進度等異常情況的要出具書面報告并提出解決方案。采購中心對重要物資建立并執(zhí)行合同履約過程中的巡視、點檢和監(jiān)造制度。對需要監(jiān)造的物資，擇優(yōu)確定監(jiān)造單位，簽訂監(jiān)造合同，落實監(jiān)造責(zé)任人，審核確認監(jiān)造大綱，審定監(jiān)造報告，并及時向技術(shù)、設(shè)備等部門通報。采購中心根據(jù)生產(chǎn)建立進度需要和物資特性， 確定合理的運輸方案。公司制訂必檢物資目錄。必檢物資入庫前，物資供給部門組織質(zhì)量檢驗，由質(zhì)量檢驗部門判定質(zhì)量狀況，出具質(zhì)量檢驗報告書。驗證放行物資入庫前，采購中心檢查質(zhì)量保證書、商檢證書或合格證等證明文件。直接運抵現(xiàn)場的物資，由公司物資需用單位、采購中心等有關(guān)人員現(xiàn)場驗

12、收必檢物資檢驗部門人員須參加，辦理交接手續(xù)，并簽字確認。經(jīng)檢驗不符合合同約定質(zhì)量技術(shù)要求的物資， 采購中心依據(jù)檢驗結(jié)果辦理讓步接收、退貨、索賠等事宜。對延遲交貨造成生產(chǎn)建立損失的，采購中心要按照合同約定索賠。一般物資儲藏管理參見?7.2存貨管理業(yè)務(wù)流程?。采購資金使用和控制股份公司采購資金集中使用。由物資裝備部國際事業(yè)公司實施采購的貨款，委托財務(wù)實行部轉(zhuǎn)賬結(jié)算。采購資金支付由與采購崗位不相容的過程控制崗位人員依據(jù)采購合同或總部供給物資調(diào)撥單、 入庫單、發(fā)票等付款憑據(jù)填制付款申請，按規(guī)定權(quán)限審批后提交公司財務(wù)部門，財務(wù)人員核實無誤并在ERP 系統(tǒng)完成發(fā)票校檢后進展付款和賬務(wù)處理，相關(guān)會計憑證由不

13、相容崗位人員進展稽核。依據(jù)采購協(xié)議或合同約定，采用預(yù)付款、分期付款、信用證等特殊付款方式的，按權(quán)限和財務(wù)有關(guān)規(guī)定審批。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員和財務(wù)人員對預(yù)付款等負責(zé)跟蹤，參見 ?7.1應(yīng)收款項管理業(yè)務(wù)流程?控制點3.3?？冃гu價、考核與監(jiān)視采購中心每季度開展一次針對物資方案、采購渠道、采購價格、采購質(zhì)量、采購本錢、協(xié)議或合同簽約與履行情況等物資采購供給活動專項分析，并形成報告。公司實施季度物資供給管理績效考核。公司將物資需求方案管理、供給商管理、儲藏管理、庫存資金占用和周轉(zhuǎn)、新產(chǎn)生積壓物資等方面的關(guān)鍵指標納入經(jīng)濟責(zé)任制考核，獎懲兌現(xiàn)。采購中心是物資儲藏歸口管理部門，負責(zé)儲藏物資的統(tǒng)一管理、 統(tǒng)一調(diào)度、

14、平衡利庫和積壓物資處理，生產(chǎn)、技術(shù)、設(shè)備等部門負責(zé)物資需求方案的審核管理，是物資庫存資金占用的責(zé)任主體。因需求方案不準產(chǎn)生的物資積壓，由需求方案提報單位和審核單位承當積壓責(zé)任；因設(shè)計不準和設(shè)計變更產(chǎn)生的積壓，由設(shè)計單位承當積壓責(zé)任；因無方案或超方案采購產(chǎn)生的積壓，由采購中心承當積壓責(zé)任。采購中心按總部關(guān)于業(yè)務(wù)公開的要求，把物資采購的相關(guān)信息包括需求方案提報、供給商選擇、供給商考核、價格確定以及獨家采購等主要信息進展公開。相關(guān)制度目錄 制度后標號為?控手冊配套規(guī)章制度匯編 ?目錄索引號QHSE08 2006采購供給管理程序QHSE17 2006不合格品控制程序關(guān)于印發(fā)?儀化股份公司煤炭管理方法?的通知儀化股購2007 78 號關(guān)于印發(fā)?儀化股份公司煤炭折噸、折價方法?的通知儀化股購 2007 80 號關(guān)于印發(fā)?備品備件采購供給管理方法?的通知儀化股購2006 12號DJ?092006采購中心采購流程操作指引DJ?052006備品備件緊急需求采購供給管理制度DJ?042006代儲代銷物資管理方法DJ?032006代保管物資管理