宴會會議預(yù)訂與招待作業(yè)流程及作業(yè)指導(dǎo)書

1、宴會會議預(yù)訂與招待作業(yè)流程及作業(yè)指導(dǎo)書一、宴會會議預(yù)訂與招待作業(yè)流程接到預(yù)訂資訊察看場地情況可接受預(yù)訂場地已出租，征求客人 是否可以更改日期或帶客人參觀宴會會議場地洽談宴會會議內(nèi)容 不可以或可以簽確認書保持聯(lián)絡(luò)、以便下次合作或下單通知有關(guān)部門宴會協(xié)調(diào)結(jié)帳存檔 二、宴會會議預(yù)訂與招待綜合操作流程 接受預(yù)訂 (1) 接到客人電話預(yù)訂，掌握宴會接待情況，如時間、場地有沖突， 應(yīng)與客戶協(xié)商，爭取按客戶要求將會議安排在其他可代替的場地舉行，如果場地可以安排，應(yīng)該詳細了解宴會的性質(zhì)、時間規(guī)模和與會者身份、會場布置形式、指示牌內(nèi)容、簽到臺、音響設(shè)備以及茶點等要求，并預(yù)約客人具體時間到店參觀相關(guān)設(shè)備和場地；(

2、2)客人到店前應(yīng)做好充分準備：準備好名片，飯店宣傳資料，供客人參考的菜單、檢查將參觀的場所（確保參觀場地的整潔、設(shè)施的正常）、讓服務(wù)員將燈都打開；(3)前5分鐘于大堂等待客人，客人到達后，要熱情的表示歡迎，先自我介紹，互換名片，然后介紹將參觀的場所并引領(lǐng)客人到電梯，在上電梯和到達參觀場所的過程中，盡量了解客人的情況，如“是如何了解到我們飯店的”、“以往宴會都在哪里舉辦”、“貴公司是否每年都會舉辦這樣的宴會”等 (4)到達場地后，向客人介紹場地的風格，面積的大小，各種擺設(shè)可以容納的人數(shù)；詢問客人宴會都涉及到那些器材，如有些飯店不能提供的器材，向客人解釋飯店可為其聯(lián)系租用；宴會廳內(nèi)中西式擺法可容納

3、的圍數(shù)等，向客人說明飯店的收費標準；如圍數(shù)和餐標沒有達到飯店要求，需收部門場租；(5)看完場地后，帶客人到咖啡廳或洽談室就宴會的細節(jié)進行詳細洽談，洽談中務(wù)必作好筆錄，清楚了解宴會規(guī)模，與會人數(shù)，擺設(shè)形式，宴會的具體時間，就涉及會議價格事項與客人達成一致；如需要表演，向客人咨詢表演費的預(yù)算；是否需打印宴會牌；(6)向客人推薦飯店的對外宣傳菜單，并聯(lián)系餐飲部相關(guān)人員與客人洽談菜單及折扣（菜單確認后需客人在菜單上簽字確認），洽談菜單時讓客人提供保證圍數(shù)/人數(shù)和預(yù)算圍數(shù)/人數(shù)，務(wù)必說明不足保證圍數(shù)/人數(shù)結(jié)帳，洽談客人對酒水的要求及標準，如酒水自帶需收取開瓶費，按飯店售價的30%收取，并告訴餐飲部客人的

4、表演預(yù)算，讓餐飲回復(fù)客人可提供何種表演。(7)待一切洽談完畢后，以“會議確認書”向客戶書面確認宴會事宜，請客戶在“確認書”上簽名，并帶客戶到財務(wù)部交押金，如屬掛帳公司可簽名掛帳。注：有些菜式，廚房需提前炮制（可能提前1周），這就要求客人需提前交押金。通知有關(guān)部門 (1)接預(yù)訂的行銷人員根據(jù)“確認書”內(nèi)容以宴會安排表書面通知有關(guān)部門作好準備，需注明宴會和會議的具體時間；(2)重要會議或有知名人士參與的會議需及時報告總經(jīng)理；(3)通知作好攝影、錄影、存檔等工作。3、宴會和會議之間的協(xié)調(diào) (1)檢查宴會會議開始前的準備工作是否到位；(2)詳細了解宴會時間上的安排，注意宴會和會議的銜接，避免場合的混亂，如需轉(zhuǎn)場，要合理安排客人，如不需轉(zhuǎn)場，要把握好出餐時間；(3)會舉行時，行銷人員應(yīng)在場協(xié)