會計(jì)電算化第三講 總賬系統(tǒng)初始化

1、【學(xué)習(xí)內(nèi)容】 設(shè)置系統(tǒng)參數(shù) 錄入期初余額 設(shè)置常用摘要第3講 總賬系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理第一節(jié) 總賬系統(tǒng)初始化1、初始設(shè)置2、憑證管理3、賬簿管理4、輔助核算管理（個人往來核算、部門核算、往來管理、現(xiàn)金管理、項(xiàng)目管理）5、期末處理總賬系統(tǒng)的主要功能：總賬系統(tǒng)與其他系統(tǒng)關(guān)系:總賬系統(tǒng)工資管理系統(tǒng)固定資產(chǎn)系統(tǒng)購銷存核算系統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)表系統(tǒng)初始化: 是指將通用會計(jì)軟件轉(zhuǎn)成專用會計(jì)軟件、將手工會計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)移植到計(jì)算機(jī)中的一系列準(zhǔn)備工作，是使用財(cái)務(wù)軟件的基礎(chǔ)。系統(tǒng)初始化工作的好壞，直接影響到會計(jì)電算化工作的效果。具體表現(xiàn)為：設(shè)置總賬管理系統(tǒng)運(yùn)行的各項(xiàng)參數(shù)及錄入初始數(shù)據(jù)。系統(tǒng)啟用后，如果默認(rèn)“總賬系統(tǒng)啟用”參數(shù)與實(shí)際需

2、要不符，用戶應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，在建賬之后通過設(shè)置總賬系統(tǒng)的“選項(xiàng)”正確選擇適合本單位的各種參數(shù)，以達(dá)到會計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理的目的?？傎~系統(tǒng)“選項(xiàng)”對話框包括憑證、賬簿、會計(jì)日歷和其他四個選項(xiàng)卡。一、設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)1、憑證選項(xiàng)卡一、設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)（1）“制單控制”選項(xiàng)區(qū)域（制單序時控制、支票控制、資金及往來赤字、制單控制到科目、可以使用其他系統(tǒng)受控科目、允許修改、作廢他人填制的憑證）（2） “憑證控制”區(qū)域打印憑證頁腳姓名憑證審核控制到操作員（選擇該選項(xiàng)后，還應(yīng)通過設(shè)置“明細(xì)權(quán)限”功能設(shè)置相應(yīng)的明細(xì)審核權(quán)限）出納憑證必須經(jīng)由出納簽字（如果選擇，則一定要注意編輯功能中“指定會計(jì)科目”）。（3）“憑證編號方

3、式”區(qū)域 系統(tǒng)提供了兩種編號方式，即“系統(tǒng)編號”和“手工編號”，系統(tǒng)默認(rèn)的是“系統(tǒng)編號”。（4）“外幣核算”區(qū)域 企業(yè)有外幣核算業(yè)務(wù)，則選取相應(yīng)的匯率方式為固定匯率或浮動匯率，若選擇固定匯率，日常業(yè)務(wù)按月初匯率處理，月末進(jìn)行匯兌損益調(diào)整；若選擇浮動匯率，日常業(yè)務(wù)按當(dāng)日匯率折算本位幣金額，月末無須進(jìn)行調(diào)整。“打印位數(shù)寬度（包括小數(shù)點(diǎn)即小數(shù)位）”區(qū)域“明細(xì)賬（日記賬、多欄賬）打印輸出方式”區(qū)域“憑證、賬簿套打”區(qū)域“明細(xì)賬查詢權(quán)限控制到科目”區(qū)域（選擇該項(xiàng)后，還必須通過設(shè)置“明細(xì)權(quán)限”功能設(shè)置相應(yīng)的明細(xì)科目查詢權(quán)限）“正式賬每頁打印行數(shù)”區(qū)域2、賬簿選項(xiàng)卡2、賬簿選項(xiàng)卡可查看各會計(jì)期間的起始日期與

4、結(jié)束日期、以及啟用會計(jì)年度和啟用日期。總賬系統(tǒng)的啟用日期不能超過機(jī)內(nèi)系統(tǒng)日期。以下兩種情況不能修改總賬的啟用日期： a.錄入?yún)R率后 b.已錄入期初余額 3、會計(jì)日歷選項(xiàng)卡3、會計(jì)日歷選項(xiàng)卡“數(shù)量、單價小數(shù)位及本位幣精度”區(qū)域： 在制單與查詢賬目時，按此處定義的小數(shù)位及精度輸出小數(shù)，不足位數(shù)將用“0”補(bǔ)齊。“部門、個人、項(xiàng)目排序方式”區(qū)域： 在查詢部門、個人、項(xiàng)目賬或參照其目錄時，可以按編碼排序，也可以按名稱排序。 4、其他選項(xiàng)卡4、其他選項(xiàng)卡第一次使用賬務(wù)系統(tǒng)，需通過此功能將一級科目和最低級科目的余額及從年初至使用前各月的借貸方發(fā)生額錄入。這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)主要是各末級科目的年初余額和系統(tǒng)啟用前各月

5、的發(fā)生額。其上級科目的余額和發(fā)生額由系統(tǒng)自動進(jìn)行匯總。數(shù)據(jù)錄入完畢后，為了保證數(shù)據(jù)的正確性，滿足數(shù)據(jù)間的平衡關(guān)系，系統(tǒng)將自動對數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)。 二、錄入期初余額1、總賬期初余額的錄入當(dāng)?shù)谝淮问褂每傎~時，首先應(yīng)將手工方式下的賬戶余額整理好，編制科目余額表，然后通過鍵盤輸入到系統(tǒng)中。輸入的內(nèi)容主要包括余額方向和余額。并且只要求錄入最末級科目的余額和累計(jì)發(fā)生數(shù)，上級科目的余額和累計(jì)發(fā)生數(shù)由系統(tǒng)自動計(jì)算。二、錄入期初余額操作步驟如下：(1)在設(shè)置菜單中，單擊期初余額，進(jìn)入“期初余額錄入”窗口，如圖所示；(2)依次錄入各科目余額。（1）在總賬期初余額表中，不同的顏色區(qū)別了3種不同性質(zhì)的科目:白色表示末級科

6、目可直接輸入余額；黃色為非末級科目，輸入末級科目余額時自動匯總生成；藍(lán)色表示該科目設(shè)置了輔助核算，要雙擊該單元格進(jìn)入輔助賬期初余額錄入界面后錄入期初余額。(2)調(diào)整科目余額的借、貸方向時，單擊方向按鈕即可完成。但只能在總賬科目調(diào)整余額方向，錄入起初數(shù)據(jù)后即不能調(diào)整余額方向。錄入余額說明：(3)錄入完畢，單擊試算按鈕，進(jìn)入“期初試算平衡表”，可查看期初余額試算平衡表，檢查余額是否平衡，也可單擊對賬按鈕，檢查總賬、明細(xì)賬、輔助賬的期初余額是否一致。當(dāng)然，此時還不能實(shí)現(xiàn)試算平衡，等后續(xù)的輔助核算科目余額錄入完畢后，才能實(shí)現(xiàn)試算平衡；(4)單擊退出銨鈕，返回“總賬系統(tǒng)”。2、輔助賬期初余額的錄入在錄入

7、期初余額時，若某科目涉及輔助核算，則系統(tǒng)會自動為該科目開設(shè)輔助賬頁。相應(yīng)的，在錄入期初余額時，不能直接輸入總賬期初余額，必須雙擊該欄，調(diào)出輔助核算賬，輸入輔助賬的期初明細(xì)。輸完后，系統(tǒng)自動將輔助賬的期初余額之和計(jì)為該科目的總賬期初余額。二、錄入期初余額 (5)所有核算科目期初余額均錄入完畢后，在如圖的“期初余額錄入”窗口中，單擊試算按鈕，彈出“期初試算平衡表”如圖所示，說明期初余額錄入正確常用摘要：是系統(tǒng)為方便今后的憑證輸入，幫助用戶規(guī)范摘要而設(shè)定的功能。操作1：（1） 點(diǎn)擊“系統(tǒng)門戶” ，進(jìn)入T3總賬系統(tǒng)主窗口；（2）單擊系統(tǒng)菜單下的“基礎(chǔ)設(shè)置”“常用摘要”，打開“常用摘要”窗口；（3）點(diǎn)擊“增加”按鈕，輸入基本內(nèi)容