行政助理職業(yè)化訓(xùn)練

1、行 政 助 理 職 業(yè) 化 訓(xùn) 練集團(tuán)培訓(xùn)部 “天將降大任于斯人也，必先苦其心志，勞其筋骨，餓其體膚，空乏其身，行拂亂其所為，所以動(dòng)心忍性，曾益其所不能。 ” 孟子行政助理養(yǎng)成訓(xùn)練計(jì)劃 一個(gè)成功出色的團(tuán)隊(duì)要發(fā)展的快速及穩(wěn)健，必須要有自己的行政助理人才。由組織內(nèi)的精英挑選出來(lái)并加以訓(xùn)練，而這些被挑選出來(lái)的精英也能借此課程提升自己的層次，提高個(gè)人的綜合素質(zhì)，掌握工作所需的專業(yè)技能，幫助團(tuán)隊(duì)從繁雜瑣碎的工作中解放出來(lái)，科學(xué)高效地處理各項(xiàng)辦公事務(wù)，提高公司的整體辦事效率。課 程 綱 要 行政助理角色與功能行政事務(wù)管理高效溝通調(diào)查表明，在被調(diào)查者中： 7%的人認(rèn)為，做文秘、助理就是打雜、跑腿，沒(méi)有什么前

2、途； 10%的人認(rèn)為文秘、助理就是一個(gè)過(guò)度性職業(yè)，沒(méi)有專業(yè)可言，是女性結(jié)婚 前最好的職業(yè)； 13%的人認(rèn)為文秘、助理在國(guó)外是越老越值錢，國(guó)內(nèi)卻還以年輕取人； 22%的人贊成經(jīng)濟(jì)越發(fā)展，好的文秘、助理越缺乏； 48%的人認(rèn)為，文秘、助理是一個(gè)可以積累經(jīng)驗(yàn)的職業(yè)，是走向管理崗位的一個(gè)階梯。 (摘自眾人行管理培訓(xùn)網(wǎng)李革增)行 政 助 理 的 特 質(zhì)1、行政助理是人才而非人手。 人才：有企劃能力，用腦力去管理部屬者。 人手：依照上司旨意辦事的人。 為政之本在于得才，千軍易得，一將難尋2、行政助理不是主官。 不能官大學(xué)問(wèn)大，要真才實(shí)學(xué)，名副其實(shí)。3、行政助理是綜合各方關(guān)系的人，承上啟下。 什么樣的人適合

3、做行政助理呢？懂得怎樣解決問(wèn)題的人， 工作效率永遠(yuǎn)趕不上懂得 懂得怎樣避免問(wèn)題的人。對(duì)助理的基本要求：1、認(rèn)真敬業(yè)2、團(tuán)隊(duì)工作3、相互補(bǔ)臺(tái)4、保密5、低調(diào)做人，高調(diào)做事行政助理的類別1、唯命是從型：強(qiáng)調(diào)階級(jí)與服從，忠心耿耿，一切蕭規(guī)曹隨。2、干預(yù)執(zhí)行型：喜歡干預(yù)執(zhí)行部屬，搶部屬工作，希望部屬 多向他請(qǐng)示。 3、專權(quán)獨(dú)斷型：對(duì)上下級(jí)無(wú)信心，不信任，自以為是。4、鴨 子 型：以不變應(yīng)萬(wàn)變，一切按程序規(guī)定，沒(méi)有創(chuàng)意。5、外科醫(yī)生型：重視情報(bào)，主動(dòng)積極，發(fā)掘問(wèn)題，解決問(wèn)題。行政助理工作的內(nèi)涵1、工作進(jìn)度異常緊湊。集“三千寵愛(ài)于一身”，工作繁重而 忙碌。2、行政助理都是行動(dòng)導(dǎo)向者，偏愛(ài)溝通，“兵來(lái)將擋，

4、水來(lái) 土淹”?？谡Z(yǔ)溝通。3、工作特點(diǎn)為“簡(jiǎn)短、精要、勤奮和靈活”，是團(tuán)隊(duì)情報(bào)中心。4、行政助理的工作以溝通藝術(shù)成分居多。 業(yè)出于勤，而毀于惰！行政助理的角色定位領(lǐng)導(dǎo)員 工情報(bào)員執(zhí)行者組織者管理者協(xié)助者 企業(yè)角度 官僚主義、和事佬、角色錯(cuò)位角色誤區(qū) 個(gè)人角度 企業(yè)化身、唯我獨(dú)尊、同情者行政助理應(yīng)具備的能力行政助理應(yīng)具備：人際性、概念性、診斷性等管理技巧。同時(shí)應(yīng)具備： 洞察力、敏感力、遠(yuǎn)視力、應(yīng)變力、 集中力、忍耐力等能力。 輕財(cái)足以聚人，律己足以服人。 身先足以率人，量寬足以得人。 行政助理應(yīng)具備的能力 1、人際性：方法，技巧，工具，人情，上司，屬下。 2、技術(shù)性：專長(zhǎng)，專業(yè)，熟練，知識(shí)。 3、

5、概念性：配合，協(xié)調(diào)，全面，體系，組織。 4、診斷性：因果，整體，分析，探討。 5、創(chuàng)造性：洞察力，提出正確問(wèn)題。 6、敏感力：對(duì)待別人。 7、應(yīng)變力：預(yù)料變化。 8、遠(yuǎn)視力：開(kāi)創(chuàng)未來(lái)。 9、集中力：執(zhí)行政策。 10、忍耐力：活在遠(yuǎn)景里。責(zé)任心守密細(xì)節(jié)穩(wěn)定能力行政助理應(yīng)具備的能力行政助理的做人內(nèi)涵1、心存感恩感謝之心：感謝上級(jí)的提拔，下屬的幫忙和 協(xié)助，同事的配合。2、要有胸襟與氣度：不得理不饒人，非難和挑剔，逼人太甚。3、不吝惜機(jī)會(huì)：設(shè)法使部屬的人格發(fā)展成熟。4、欣賞別人的才華：讓部屬發(fā)揮所長(zhǎng)，全力以赴，創(chuàng)造佳績(jī)。行政助理的做人內(nèi)涵5、責(zé)人先責(zé)己：多贊揚(yáng)肯定別人的成就，不挑剔別人的缺點(diǎn)。6、與

6、部屬分享情報(bào)和成果：長(zhǎng)而不幸，為而不持，功成弗居。7、洞悉上級(jí)的需求：“女為悅己者容，士為知己者死?！?、識(shí)人與技巧并重：“知己知彼”、“對(duì)癥下藥”。行政助理的做事態(tài)度1、敢做事與多做事：“世事洞明皆學(xué)問(wèn)， 人情練達(dá)即文章”。2、盡人事而聽(tīng)天命：我做事而不等事做， 集中精神， 工作后就是天堂。3、虛心學(xué)習(xí)：一切事物皆為吾師，多學(xué)多問(wèn)， 多問(wèn)為什么，才能追根究底。誰(shuí)是我們的客戶?小組討論：我的服務(wù)提升計(jì)劃NeedsWants服務(wù)提升計(jì)劃上司同事下屬公司客戶職業(yè)工具： 形 象 腦 子 一支筆 一個(gè)本子 電 腦 電 話行政事務(wù)管理PDCA管理循環(huán) 工作清單PDCA管理循環(huán) 有效改善標(biāo)準(zhǔn)化方針策略目標(biāo)

7、實(shí)施計(jì)劃工作日程表工作分配針對(duì)原因之改善作法工作問(wèn)題原因檢查與追蹤工作執(zhí)行工作進(jìn)度或結(jié)果檢查ActionPlanCheckDo人類因?yàn)閴?mèng)想才偉大物質(zhì)生活富裕家庭幸福美滿有成就感事業(yè)輝煌更多的幫助他人贏得眾人的敬重您的 人生目標(biāo)？練 習(xí)：每個(gè)人列一個(gè)目標(biāo)，家庭、工作、學(xué)習(xí)、個(gè)人發(fā)展、愛(ài)好興趣、財(cái)富、健康等等任何一個(gè)即可。目 標(biāo) 必 須 SMART Specific 具體的Measurable 可衡量的Achievable 可實(shí)現(xiàn)性Relevant 實(shí)際性 Time bound 有時(shí)限的請(qǐng)根據(jù)你的具體工作，應(yīng)用SMART原則， 制定2011年工作績(jī)效目標(biāo)工作職責(zé)占比具體內(nèi)容2011目標(biāo)1234練

8、習(xí)：5W2H計(jì)劃 1. -什么事？要做什么？2. -由誰(shuí)來(lái)執(zhí)行、誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)？3. -什么時(shí)候開(kāi)始？什么時(shí)候結(jié)束？ 什么時(shí)候檢查？4. -在哪里干，哪里開(kāi)始？哪里結(jié)束？5. -這樣干的必要性是什么？ 有沒(méi)有更好的辦法？6. - 怎么做？ 7. -做多少？做到什么程度為好？ 工作日程表-甘特圖工作分配表項(xiàng)目開(kāi)始日期結(jié)束日期負(fù)責(zé)人資源需求完成日評(píng)價(jià)工作執(zhí)行 執(zhí)行本身就是一門學(xué)問(wèn)，因?yàn)槿藗冇肋h(yuǎn)不可能通過(guò)思考而養(yǎng)成一種新的實(shí)踐，而只能通過(guò)實(shí)踐來(lái)學(xué)會(huì)一種新的思考方式。我總是會(huì)在做出一項(xiàng)決策之后 馬上對(duì)它的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤工作檢查優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)者總是能夠清楚地了解自己下屬的優(yōu)勢(shì)與弱項(xiàng)，并能夠最大限度地幫助他們發(fā)揮

9、自己的長(zhǎng)處，改正自己的缺點(diǎn)。適當(dāng)處理那些不能完成自己任務(wù)的下屬，并果斷地處理一個(gè)快速發(fā)展的組織中許多不可避免的問(wèn)題。有效改善杰克韋爾奇認(rèn)為在出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候一味理怨別人是沒(méi)有任何意義的。恰恰相反，通常是對(duì)這些人進(jìn)行指導(dǎo)、鼓勵(lì)和幫助的好機(jī)會(huì)。 如果在某個(gè)環(huán)節(jié)遇到了麻煩，不應(yīng)該一個(gè)人坐在那里，埋怨手下辦事不力，或想著是否應(yīng)當(dāng)請(qǐng)公司來(lái)解決問(wèn)題；相反，正確的做法是把在大家召集在一起，相互協(xié)商，并最終找出一個(gè)解決方案。1、不要以自己的看法去替代上司的想法2、要把握時(shí)機(jī)和場(chǎng)合3、不要替代上司做決定4、注意領(lǐng)導(dǎo)的眼和手5、易地而處的聆聽(tīng)6、保持自信 高 效 溝 通TO DO LIST（工作清單）每天的計(jì)劃和任務(wù)臨時(shí)被安排的任務(wù)容易忘記的事情前一天沒(méi)有完成的事情 隨手記錄 做計(jì)劃的好處每天做計(jì)劃，可以提高兩到三倍的效果每天用20分鐘做計(jì)劃，等于節(jié)省一個(gè)小時(shí)一個(gè)星期省出五個(gè)小時(shí)一年省出250個(gè)小時(shí)比別人多出兩個(gè)星期 時(shí)間就是生命 生命里