聲像檔案的整理103張課件

1、第一節(jié) 聲像檔案整理 一、聲像檔案概念 聲像檔案指國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)中形成的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的照片、影片、錄音帶、錄像帶、光盤等不同材料為載體，以影像、 聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。又稱音像檔案、視聽檔案。 二、聲像檔案的特點(diǎn)形意結(jié)合、形象逼真時(shí)間感、空間感強(qiáng)烈便于復(fù)制和轉(zhuǎn)換攜帶使用方便保管要求高開國大典三、聲像檔案的作用1、較強(qiáng)的憑證作用（為其他種類檔案提供印證）2、重要的科研和宣傳素材（為工作研究提供依據(jù)，為新聞報(bào)道提供服務(wù)）3、便捷的信息交流（可運(yùn)用多媒體技術(shù)在不同載體之間進(jìn)行互相轉(zhuǎn)換,利用數(shù)字多媒體技術(shù)進(jìn)行存儲(chǔ)

2、和傳播 ）4、較高的藝術(shù)欣賞價(jià)值（為利用者提供藝術(shù)享受）四、聲像檔案的收集歸檔（一）聲像檔案的收集原則1、以我為主2、突出主題3、質(zhì)量精良4、內(nèi)容齊全（二）聲像檔案的歸檔范圍1、記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果的聲像材料。2、領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的聲像材料。3、本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)的聲像材料。4、記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的聲像材料。5、記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民風(fēng)民俗和著名人物的聲像材料。6、其他具有保存價(jià)值的聲像材料。（三）聲像檔案的歸檔時(shí)間和要求應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況

3、，采取隨時(shí)歸檔與定期歸檔相結(jié)合的方式。照片檔案歸檔要求：1、對(duì)屬于收集與歸檔范圍的照片，應(yīng)按照規(guī)定定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員歸檔，集中管理，任何單位或個(gè)人不得據(jù)為己有。2、對(duì)存有真?zhèn)我闪x的照片應(yīng)采取必要措施鑒定。3、對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔。主要照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點(diǎn)。4、底片、照片、說明齊全；5、底片與照片的影像相符；6、無底片的照片應(yīng)翻拍底片，無照片的底片應(yīng)制作照片。錄音帶、錄像帶、光盤歸檔要求：1、光盤、錄音錄像材料的組成部門或攝錄人員應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)歸檔的光盤、錄音錄像材料整理，一般應(yīng)在攝錄后的三個(gè)月內(nèi)向檔案部門移交歸檔，檔案

4、部門有責(zé)任督促、檢查承辦部門和承辦人員及時(shí)歸檔。2、歸檔的錄音錄像檔案必須具備可讀性，在機(jī)器上運(yùn)轉(zhuǎn)正常，歸檔文件必須是原件、原版，聲音清楚、圖像清晰，確保文件的完整性和內(nèi)容準(zhǔn)確性。歸檔的光盤要檢測(cè)，包括載體外觀檢驗(yàn)、病毒檢驗(yàn)、數(shù)據(jù)可讀性檢驗(yàn)、完整性準(zhǔn)確性等。錄音帶、錄像帶、光盤歸檔要求：3、歸檔的光盤、錄音錄像的文字說明編寫要完整，與光盤、錄音錄像內(nèi)容相符，接收時(shí)檔案部門應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收檢查。（四）聲像檔案的收集方法集中收集定向收集直接參與收集隨時(shí)收集第二節(jié) 照片檔案的整理 照片分為感光材料照片（傳統(tǒng)照片）和數(shù)碼照片。 傳統(tǒng)照片：是用照相機(jī)和膠片，采用可見光使膠片感光而形成的圖像文件。 數(shù)碼照片：是

5、運(yùn)用數(shù)字技術(shù)與光學(xué)技術(shù)相結(jié)合形成的照片。（傳統(tǒng)）照片檔案 國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價(jià)值的歷史紀(jì)錄。一般包括底片、照片、說明三部分。一、照片檔案的構(gòu)成和種類（一）照片檔案構(gòu)成：照片檔案一般包括底片、照片及說明三部分。（1)底片底片是與被攝景物顏色相反的負(fù)影像,以感光膠片為載體。底片是照片檔案的重要組成部分。(2)照片照片是與被拍攝景物顏色相同的正影像,它是通過底片沖印而成的。(3)文字說明文字說明是對(duì)照片檔案內(nèi)容的介紹和補(bǔ)充,它與照片相輔,互不可分。文字說明應(yīng)包含事由,時(shí)間,地點(diǎn),人物,背景,攝影者等諸要素。（二）、照片檔案的種類（一）從

6、成像原理與載體上分，可分為傳統(tǒng)照片檔案和數(shù)碼照片檔案。（二）從形成上分，可分為原版照片檔案和翻版照片檔案。（三）從攝影目的與表現(xiàn)方式上分，可分為記錄照片檔案和藝術(shù)照片檔案。（四）從記錄影像的時(shí)間上分，可分為歷史照片檔案和現(xiàn)代照片檔案。二、照片檔案的整理（一）、底片的整理1、底片分類2、底片排列3、底片編號(hào)4、底片裝袋5、底片入冊(cè)6、填寫底片冊(cè)內(nèi)容7、編制底片檔案案卷目錄1、底片的分類 對(duì)于大部分單位來說，底片數(shù)量不多，可不分類，只按底片收集的先后順序編流水號(hào)即可。（如有特殊類型的底片，在底片冊(cè)的“底片類型”欄目中注明即可） 2、底片的排列 底片應(yīng)按照時(shí)間的順序排列。首先按照底片形成的不同年度分

7、開排列，然后在同一年度內(nèi)按照底片的形成時(shí)間順序依次排列。3、底片的編號(hào) 格式一： 全宗號(hào)保管期限代碼張?zhí)枺n案室代號(hào)保管期限代碼張?zhí)枺└袷蕉?全宗號(hào)保管期限代碼冊(cè)號(hào)張?zhí)枺n案室代號(hào)保管期限代碼冊(cè)號(hào)張?zhí)枺┤谔?hào):檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。 保管期限代碼:分別用“1,2,3”或“Y,C,D”對(duì)應(yīng)代表永久,長期,短期。 張?zhí)?在某一全宗某一保管期限內(nèi)底片從“1”開始順編流水號(hào)。 例:3016,即代表陽城縣物價(jià)局永久卷中的第6張底片。4、底片裝袋 底片應(yīng)放入專用的底片袋中保存。一張一袋，并在底片袋右上方標(biāo)明底片號(hào)。5、底片入冊(cè) 底片要按照排列與編號(hào)的順序依次插入底 片冊(cè)。6、填寫底片冊(cè)內(nèi)容（1）填

8、寫底片冊(cè)內(nèi)封面（2）填寫底片冊(cè)內(nèi)備考表（3）填寫底片冊(cè)冊(cè)脊7、編制底片檔案案卷目錄底片冊(cè)內(nèi)封面 （單位名稱） （類目名稱） （案卷標(biāo)題）案卷號(hào)卷內(nèi)底片共 張保管期限自 年 月起至 年 月止全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)底片冊(cè)內(nèi)備考表本冊(cè)情況說明：本冊(cè)115號(hào)的底片經(jīng)過修復(fù)。 立冊(cè)人： 檢查人： 立冊(cè)時(shí)間：底片冊(cè)冊(cè)脊 全宗號(hào) 目錄號(hào) 案卷號(hào) 年度底片檔案案卷目錄案卷號(hào) 題 名起止年月底片張數(shù)保管期限備注知識(shí)點(diǎn)底片與照片要分開存放，底片要放入底片冊(cè)，照片放入照片冊(cè)，不得混放。這是由于底片與照片使用的目的、頻率和保管條件不同要求的，也是底片的原始性和唯一性要求的。大幅底片應(yīng)放入專門檔案袋或檔案盒中，按底片號(hào)順序

9、排列。珍貴的、重要的、使用頻率高的底片要進(jìn)行拷貝，以便保存原版底片。底片數(shù)量多，可將一年形成的底片排列在數(shù)冊(cè)中；底片數(shù)量少，也可將數(shù)年形成的底片排列在一冊(cè)中。（二）、照片檔案整理1、照片分類（1）保管期限問題年度分類法（2）保管期限年度問題分類法2、照片排列 應(yīng)在分類方案最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按問題結(jié)合時(shí)間、重要程度進(jìn)行排列。3、照片編號(hào)格式一：全宗號(hào)保管期限照片冊(cè)號(hào)張?zhí)柛袷蕉喝谔?hào)保管期限張?zhí)柶渲腥谔?hào),保管期限代碼與底片號(hào)中的全宗號(hào),保管期限代碼是一致的。冊(cè)號(hào):是指在某一全宗某一保管期限內(nèi)照片冊(cè)的排列從“1”開始編流水號(hào)。張?zhí)?是指照片在冊(cè)內(nèi)的排列從“1”開始的順序編號(hào)。4、照片裝冊(cè) 照片裝冊(cè)

10、時(shí)需將照片號(hào)順序依次固定在芯頁上，組成照片檔案冊(cè)。5、編寫文字說明內(nèi)容包括六要素事由：指照片影像所反映事件、事物的情由；時(shí)間：指事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生的時(shí)間和拍攝時(shí)間；地點(diǎn)：指拍攝物所在的具體地點(diǎn)；編寫文字說明人物：指照片影像上主要人物的姓名、身份以及在照片中的位置；背景：指對(duì)揭示照片影像主題具有襯托作用的背景；攝影者：指照片的拍攝單位或拍攝人。（一）單張照片說明 題名：簡(jiǎn)明準(zhǔn)確概括基本內(nèi)容、人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事由； 照片號(hào)：即該張照片的編號(hào)，表示為：照片冊(cè)號(hào)張?zhí)枺?底片號(hào)：即該張照片的底片號(hào)。 （一）單張照片說明 參見號(hào)：即與該張照片有密切聯(lián)系的其他載體形式檔案的檔號(hào)。 文字說明：即對(duì)該張

11、照片圖像的說明，比照片題名更具體一些，或僅對(duì)題名及未及內(nèi)容作出補(bǔ)充。其他需要說明的事項(xiàng)亦可在此欄表述。（1）保管期限問題年度分類法指首先將照片按不同的保管期限分開，在同一個(gè)保管期限內(nèi)，根據(jù)照片所反映的內(nèi)容，把照片分成若干個(gè)專題，如：會(huì)議類、業(yè)務(wù)類、基建類、榮譽(yù)實(shí)物類等；然后在每個(gè)專題下面再按照片形成的年度時(shí)間順序進(jìn)行排列和組合。例如：永久 會(huì)議類 2019年 業(yè)務(wù)類 基建類 榮譽(yù)實(shí)物類永久 會(huì)議類 2019年 業(yè)務(wù)類 基建類 榮譽(yù)實(shí)物類永久 會(huì)議類 2019年 業(yè)務(wù)類 基建類 榮譽(yù)實(shí)物類（2）保管期限年度問題分類法指首先將照片按不同的保管期限分開，在同一個(gè)保管期限內(nèi)，將一個(gè)年度內(nèi)歸檔的全部照片

12、結(jié)合不同的內(nèi)容或問題依次排列組合。一個(gè)年度的照片檔案可形成一冊(cè)或若干冊(cè)。如：例如：永久 2019年 會(huì)議類 業(yè)務(wù)類 基建類 榮譽(yù)實(shí)物類永久 2019年 會(huì)議類 業(yè)務(wù)類 基建類 榮譽(yù)實(shí)物類永久 2019年 會(huì)議類 業(yè)務(wù)類 基建類 榮譽(yù)實(shí)物類（二）組合照片的說明 組合照片說明應(yīng)概括揭示該組照片所反映的全部信息內(nèi)容及其他需要說明的事項(xiàng)，并標(biāo)明所含照片的起止張?zhí)柡蛿?shù)量，組合照片應(yīng)在每一組照片的左上角或右上角以（1）（2）（3）等組聯(lián)符號(hào)表示，組聯(lián)符號(hào)不宜跨冊(cè)。 采用組合照片說明的照片，單張照片說明可從簡(jiǎn)，但其說明編寫應(yīng)符合客觀準(zhǔn)確，編寫及時(shí)的要求。組合照片的說明圖片6、照片檔案的組卷及目錄編制照片經(jīng)分

13、類、排列、編號(hào)后，即可按照片編號(hào)順序裝入照片冊(cè)的芯頁上。特殊規(guī)格照片應(yīng)與其他照片一并組卷，另外存放，并在冊(cè)內(nèi)目錄中注明。照片檔案組卷后，應(yīng)編制照片檔案目錄。照片檔案目錄包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄、分類目錄、主題目錄、攝影者目錄等。照片檔案卷內(nèi)目錄照片號(hào) 照片題名拍攝時(shí)間照片所在頁號(hào)底片所在卷 號(hào)頁 號(hào)底 片 號(hào)備注515（2128）5-217、填寫照片冊(cè)內(nèi)容8、編制照片檔案案卷目錄 知識(shí)點(diǎn)無論采用哪一種分類方法，照片檔案分類方案應(yīng)保持一致，相對(duì)固定，不得隨意變動(dòng)。分說明中的底片號(hào)一定要填寫，不得空缺，因?yàn)樵谌粘＠脮r(shí)，往往是通過照片查找底片。照片案卷題名要具備基本三要素：作者、事由、種類建立照片檔

14、案定期檢查制度，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。第三節(jié) 數(shù)碼照片檔案整理數(shù)碼照片檔案概念 數(shù)碼照片是用掃描儀掃描或數(shù)碼照相機(jī)直接拍攝獲得的，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的圖像文件。數(shù)碼照片檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的數(shù)碼照片。 數(shù)碼照片檔案目錄 數(shù)碼照片號(hào)題名拍攝時(shí)間攝影者紙質(zhì)照片號(hào)參見號(hào)保管期限備注一、數(shù)碼照片檔案的構(gòu)成數(shù)碼照片檔案一般由數(shù)碼圖像、文字說明和EXIF信息三部分組成。數(shù)碼照片檔案和傳統(tǒng)照片檔案相同之處是都有圖像和文字說明，不同之處是數(shù)碼照片檔案沒有底片，但是在數(shù)碼照片拍攝過程或掃描過程中會(huì)形成一系列的信

15、息，即EXIF信息。EXIF信息是鑲嵌在圖像文件格式內(nèi)的一組拍攝或掃描參數(shù)，主要包括攝影或掃描時(shí)的光圈、焦距、分辨率、相機(jī)品牌型號(hào)、日期時(shí)間等各種與當(dāng)時(shí)攝影或掃描條件相關(guān)的信息。二、數(shù)碼照片檔案的整理按照雙軌制的要求，應(yīng)將歸檔的數(shù)碼照片打印出紙質(zhì)照片或轉(zhuǎn)換為膠片。所備份照片或膠片的整理要求和方法，參照前面講的“照片檔案整理”和“底片檔案整理”內(nèi)容，只是需將卷內(nèi)目錄中的照片號(hào)或底片號(hào)改為“數(shù)碼照片號(hào)”。數(shù)碼照片檔案整理步驟：包括數(shù)碼照片的分類、排列、編號(hào)、編寫文字說明、編制數(shù)碼照片檔案目錄、刻錄光盤、光盤編號(hào)、填寫光盤標(biāo)簽、光盤校驗(yàn)、編制光盤目錄等工作環(huán)節(jié)。1、數(shù)碼照片分類 數(shù)碼照片采用保管期限

16、年度組（一次會(huì)議、一項(xiàng)活動(dòng)、一項(xiàng)工程、一個(gè)人物等）分類方法。 此種分類方法是通過在計(jì)算機(jī)中建立層級(jí)文件夾實(shí)現(xiàn)的。 首先建立數(shù)碼照片檔案文件夾，然后在同一保管期限的不同年度建立年度文件夾，并以年度命名子文件夾，在子文件夾內(nèi)建立組文件夾，以順序號(hào)和主要內(nèi)容或事由命名組文件夾。每個(gè)文件夾都要命名。例如：數(shù)碼照片檔案分類永久 2019年 一次會(huì)議 一項(xiàng)活動(dòng) 一項(xiàng)工程 一個(gè)人物永久 2019年 一次會(huì)議 一項(xiàng)活動(dòng) 一項(xiàng)工程 一個(gè)人物2、數(shù)碼照片的排列 建立數(shù)碼照片檔案文件夾建立年度文件夾組文件夾（按每組照片形成時(shí)間順序排列）一組照片按所反映的重要程度排列。3、數(shù)碼照片編號(hào)采用三段式 年度組號(hào)順序號(hào)組號(hào)，

17、是指同一年度內(nèi)組文件夾的流水號(hào)。張?zhí)?，是指組內(nèi)每張照片的流水號(hào)。 每一組文件夾內(nèi)的數(shù)碼照片都要從“1”開始編寫。4、編寫文字說明 數(shù)碼照片文字說明包括：組文件夾的命名、組文件夾內(nèi)的總說明、每張數(shù)碼照片的分說明組文件夾的命名 組文件夾的命名，其名稱采用組的順序號(hào)和主要內(nèi)容或事由組成，標(biāo)注在組文件夾下面的名稱位置上。例如： 20191陽城縣檔案工作會(huì) 20192晉城市農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作陽城現(xiàn)場(chǎng)會(huì) 20193陽城縣檔案館接受吳太鈺同志捐贈(zèng)其珍藏抗日縣政府文獻(xiàn)儀式 20194晉城市檔案局局長宋鐵栓率檢查組在陽城檢查檔案工作組文件夾內(nèi)的總說明總說明是對(duì)“組文件夾”內(nèi)所有照片內(nèi)容的概括說明，編寫出包括事由、

18、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者、EXIF信息在內(nèi)的綜合說明，字?jǐn)?shù)不超過200字，以Word文檔方式附在該文件夾內(nèi)。例如： 上述2019年第3組數(shù)碼照片，其總說明為：2019年7月6日，陽城縣檔案館在陽城縣河北鎮(zhèn)會(huì)議室接受吳太鈺同志捐贈(zèng)其珍藏的陽城縣抗日縣政府檔案文獻(xiàn)儀式。陽城縣委常委、縣委辦主任李國平、副縣長宋平、晉城市檔案局局長宋鐵栓、陽城縣檔案局局長郭春社、河北鎮(zhèn)鎮(zhèn)長白軍龍、捐贈(zèng)者吳太鈺、河北鎮(zhèn)政府、陽城縣檔案館部分工作人員20余人出席了捐贈(zèng)儀式。本組照片共8張，劉愛國拍攝。每張數(shù)碼照片的分說明201931縣委常委、縣委辦主任李國平同志講話201932宋平副縣長代表中共陽城縣委、陽城縣人民

19、政府向吳太鈺同志頒發(fā)資金（牌匾）8000元。201933捐獻(xiàn)者吳太鈺同志發(fā)言5、編制數(shù)碼照片檔案目錄6、刻錄光盤(1)刻錄要求 數(shù)碼照片檔案應(yīng)定期刻錄成光盤保管。為保證圖像數(shù)據(jù)的安全，應(yīng)采用只讀光盤作為存儲(chǔ)載體，最好使用質(zhì)量好、容量大的單片盒裝DVD光盤。（2）刻錄內(nèi)容 數(shù)碼照片文件夾:文件夾里按數(shù)碼照片號(hào)順序排列的數(shù)碼照片。 數(shù)碼照片目錄文件：文件內(nèi)容為數(shù)碼照片檔案的目錄 光盤說明文件：該文件用以說明本張光盤內(nèi)容和制作情況的各類信息。7、光盤編號(hào)要按形成年度的順序流水編號(hào)，連續(xù)排列。光盤編號(hào)標(biāo)注在數(shù)碼照片光盤檔案登記表中。檔案類別順序號(hào)如：5.4158、填寫光盤標(biāo)簽 光盤刻錄完成后，應(yīng)填寫數(shù)

20、碼照片檔案登記表和數(shù)碼照片檔案元數(shù)據(jù)表。9、光盤校驗(yàn) 內(nèi)容是否完整，能否打開，文件數(shù)量是否準(zhǔn)確10、編制光盤目錄數(shù)碼照片檔案登記表光盤號(hào)5.45光盤容量2G光盤題名陽城縣財(cái)政局2019年數(shù)碼照片檔案保管期限永久照片張數(shù)215起止年月自2019年1月起至 2019 年12 月止光盤說明文件包括：光盤題名：光盤中存儲(chǔ)的數(shù)碼照片內(nèi)容。題名結(jié)構(gòu)為單位名稱+年度+數(shù)碼照片。套別：數(shù)碼照片存儲(chǔ)光盤的保管類型，分別用A、B、C表示。照片起止年月：光盤中數(shù)碼照片起始年月和終止年月，中間以“”相連。保管期限：光盤中數(shù)碼照片的保管期限。照片張數(shù)：本盤中數(shù)碼照片的總張數(shù)。光盤說明文件包括：照片文件類型：指數(shù)碼照片的

21、文件格式，JPEG或TIFF。光盤類型：是指光盤類型的參數(shù)。分為CD-R、CD-RW、DVD-R、DVD-RW、DVD+RW。制作時(shí)間：數(shù)碼照片存儲(chǔ)光盤刻錄制作時(shí)間，用8位阿拉伯?dāng)?shù)表示年月日。制作軟件：刻錄制作數(shù)碼照片存儲(chǔ)光盤使用的軟件名稱。制作設(shè)備：刻錄制作數(shù)碼照片存儲(chǔ)光盤使用的硬件名稱。制作人：刻錄制作數(shù)碼照片存儲(chǔ)光盤的人員姓名。數(shù)碼照片檔案元數(shù)據(jù)登記表硬件環(huán)境（主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號(hào)、制造廠商等）聯(lián)想啟天系列、聯(lián)想集團(tuán)軟件環(huán)境（型號(hào)、版本等）操作系統(tǒng)Windows XP數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)無相關(guān)軟件（文字處理工具、瀏覽器、壓縮或解密軟件等）Microsoft OfficeIE瀏覽器WinRAR壓縮軟

22、件文件格式JPEG數(shù)碼照片光盤目錄光盤號(hào)光盤題名起止年月照片張數(shù)刻錄日期備注5.41陽城縣財(cái)政局2019年數(shù)碼照片檔案2019.12019.122152019.15.42陽城縣財(cái)政局2019年數(shù)碼照片檔案2019.12019.121752019.4知識(shí)點(diǎn)按照雙軌制的要求，應(yīng)將歸檔的數(shù)碼照片打印出紙質(zhì)照片或轉(zhuǎn)換為膠片。所備份照片或膠片的整理要求和方法，參照前面講的“照片檔案整理”和“底片檔案整理”內(nèi)容，只是需將卷內(nèi)目錄中的照片號(hào)或底片號(hào)改為“數(shù)碼照片號(hào)”。光盤標(biāo)簽中數(shù)碼照片檔案登記表和數(shù)碼照片檔案元數(shù)據(jù)登記表應(yīng)與光盤大小一致。分別放在光盤的正面和反面。光盤應(yīng)定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，必要時(shí)進(jìn)行

23、數(shù)據(jù)遷移。雙軌制：電子形式的照片文件和沖洗出來的紙質(zhì)照片同時(shí)歸檔。 雙套制：（電子文件的備份）刻錄兩套光盤，一份保存，一份日常利用。第四節(jié) 錄音錄像檔案的整理 錄音錄像檔案概念： 錄音錄像檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的，以機(jī)械、光學(xué)、電磁等記錄方式記錄聲音、影像，以特殊材料為載體的歷史記錄。一、種類1 、錄音檔案 主要有唱片和錄音帶兩種，有盤式和盒式兩種，其中以盒式為常見。2、錄像檔案 同樣有盤式和盒式兩種，同樣以盒式為常見。二、錄音錄像帶的驗(yàn)收1、質(zhì)量關(guān)2、完整關(guān)三、錄音錄像檔案歸檔范圍四、錄音錄像檔案整理1、鑒定：根據(jù)本單位的歸檔范圍，對(duì)每一件錄音、

24、錄像進(jìn)行鑒定，判斷其是否歸檔。歸檔的錄音、錄像檔案保管期限參照文書檔案保管期限，劃分為永久、30年、10年。 2、分類 必須將錄音檔案和錄像檔案分開。 例如我們本單位分類方案一級(jí)類目聲像檔案為5，二級(jí)類目照片檔案為1，錄音檔案為2，錄像檔案為3，那么錄音檔案類目號(hào)為5.2，錄像檔案類目號(hào)為5.3。 音像制品多的單位，如電視臺(tái)、廣播電臺(tái)等，還可在錄音檔案或錄像檔案內(nèi)按內(nèi)容等分類，這就需要三級(jí)類目。3、排列 根據(jù)分類方案，每件歸檔錄音錄像最低一級(jí)類目?jī)?nèi)按時(shí)間先后順序排列。4、編號(hào) 錄音錄像檔案是以盤式或盒式為保管單位進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)可按歸檔時(shí)間順序結(jié)合內(nèi)容編制流水號(hào)。格式：全宗號(hào)類目號(hào)順序號(hào)如： 3

25、0 5.315 表示物價(jià)局錄像檔案第15盒注意：1、錄音錄像盒上的編號(hào)與外包裝盒一致；2、錄音錄像盒上的編號(hào)與相應(yīng)的文字說明一致。5、編寫文字說明錄音錄像檔案的文字說明必須詳細(xì)準(zhǔn)確。錄音帶要寫明：講話內(nèi)容、講話人姓名、身份、錄音時(shí)間、錄音帶播放時(shí)長、錄音帶型號(hào)規(guī)格、設(shè)備的型號(hào)規(guī)格錄像帶要寫明：所攝內(nèi)容、主要人物、拍攝時(shí)長、錄像型號(hào)規(guī)格、設(shè)備型號(hào)規(guī)格。6、填寫標(biāo)簽標(biāo)簽內(nèi)容包括：編號(hào)、參見號(hào)、片名、播放時(shí)間、攝制單位、攝制時(shí)間、規(guī)格、制式、密級(jí)、主要人物的姓名、身份等。錄音錄像檔案標(biāo)簽樣式 立檔單位 錄像檔案形成時(shí)間保管期限備注：全宗號(hào)類目號(hào)案卷號(hào) 錄像檔案 全宗號(hào) 類目號(hào) 案卷號(hào)五、錄音錄像檔案

26、的編目 每件錄音、錄像都應(yīng)按分類方案，在相關(guān)的管理軟件上著錄各項(xiàng)目要素，并打印出歸檔目錄。錄音錄像檔案目錄包括檔號(hào)、責(zé)任者、題名、時(shí)間長度、起始標(biāo)志、結(jié)束標(biāo)志、現(xiàn)存載體編號(hào)、原存載體編號(hào)、參見號(hào)、規(guī)格、備注等。六、裝盒上架錄音錄像檔案目錄檔號(hào)責(zé)任者題名攝錄時(shí)間攝錄人節(jié)目時(shí)間參見號(hào)保管期限備注知識(shí)點(diǎn)1、要以一盒（盤）錄音（錄像）檔案帶為一個(gè)保管單位著錄一條；2、如一盒（盤）錄音（錄像）帶錄制多人的講話或多個(gè)節(jié)目，應(yīng)在題名欄中逐一說明。3、如一個(gè)活動(dòng)錄制多盒（盤）錄音（錄像）帶，則在題名欄后注明錄音（錄像）檔案的順序號(hào)。第五節(jié) 光盤檔案的整理一、概念 光盤檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)

27、及科學(xué)實(shí)踐中形成的有保存價(jià)值以光盤為保存載體的檔案。二、歸檔范圍和種類 主要包括本單位形成的文書類電子文件、各種數(shù)據(jù)庫、數(shù)碼照片、音頻、視頻、多媒體電子文件及軟件等以光盤為保存載體的文件。三、光盤檔案的整理1、分類 光盤數(shù)量較少時(shí)，我們可不分類。我們本單位分類方案中一級(jí)類目聲像檔案設(shè)置為5，二級(jí)類目照片檔案設(shè)置為1、錄音檔案為2、錄像檔案為3、光盤檔案為4，光盤檔案類目號(hào)為5.4。 如果數(shù)量較多且每年都會(huì)產(chǎn)生，我們可按問題設(shè)置三級(jí)類目。 5.4.1 文書類電子文件 5.4.2 數(shù)碼照片光盤 5.4.3 數(shù)據(jù)庫 5.4.4 視頻2、排列和編號(hào)在最低一級(jí)類目?jī)?nèi)按光盤形成時(shí)間編制案卷流水號(hào)。例一個(gè)單

28、位有文書類電子文件、數(shù)碼照片光盤和視頻光盤。A、文書類電子文件光盤檔案從“1”開始編寫一個(gè)案卷流水號(hào)，每?jī)?cè)內(nèi)光盤按時(shí)間順序排列。 5.4.1001 一直編制 5.4.1最后一件例：B、數(shù)碼照片光盤檔案從“1”開始編寫一個(gè)案卷流水號(hào)，每?jī)?cè)內(nèi)光盤按時(shí)間順序排列。 5.4.2001 一直編制 5.4.2最后一件C、視頻光盤檔案從“1”開始編寫一個(gè)案卷流水號(hào)，每?jī)?cè)內(nèi)光盤按時(shí)間順序排列。 5.4.3001 一直編制 5.4.3最后一件例一個(gè)單位光盤數(shù)量較少，我們作為一個(gè)類處理。 5.4001 一直編制 5.4最后一件3、組卷A、以單張光盤為一卷，光盤號(hào)就是案卷號(hào)。（1）一張光盤作為一卷，必須要有良好的外

29、包裝，一般采用優(yōu)質(zhì)透明塑料盒。不得用塑料薄膜紙包裝。（2）在光盤包裝塑料盒上貼上標(biāo)簽，位置在正面左下角或盒脊下部。全宗號(hào)類目號(hào)年度案卷號(hào)光盤檔案案卷目錄 序號(hào)檔號(hào)案卷題名刻錄日期刻錄人密級(jí)備注（3）在光盤非數(shù)據(jù)面上用記號(hào)筆寫上檔號(hào) 5.4001（4）制作一張光盤說明放在光盤盒內(nèi)并在每張光盤制作時(shí)存入光盤內(nèi)。主要包括檔號(hào)、光盤內(nèi)存放的內(nèi)容、文件的格式、制作日期、制作人、保管期限等內(nèi)容。B、將若干張光盤按時(shí)間結(jié)合內(nèi)容放入光盤冊(cè)，一冊(cè)作為一卷，這時(shí)需要編制冊(cè)內(nèi)光盤號(hào)，每?jī)?cè)從“1”開始編制光盤號(hào)。（1）采用光盤冊(cè)，必須使用符合光盤保護(hù)要求的專用光盤冊(cè)。（2）在每張光盤的非數(shù)據(jù)面上用記號(hào)筆填寫檔號(hào)。類目號(hào)案卷號(hào)光盤號(hào) 5.4001016（3）填寫每張光盤的說明全宗號(hào)類目號(hào)案卷號(hào)光盤號(hào)光盤名稱刻錄人刻錄日期（4）編制光盤檔案卷內(nèi)目錄（5）填寫光盤檔案（6）填寫本冊(cè)光盤檔案的總說明（7）填寫光盤盒脊標(biāo)簽（8）編制光盤檔案案卷目錄（9）排架光盤檔案應(yīng)豎放，排架按照分類及案卷順序號(hào)排列。光盤檔案卷內(nèi)目錄序號(hào)光盤題名刻錄日期刻錄人密級(jí)備注光盤檔案案卷目錄序號(hào)檔號(hào)案卷題名光盤數(shù)量起止日期密級(jí)備注第五節(jié) 聲像檔案的保管和利用一、照片檔案的保管和存放保存底片的適宜溫濕度為：溫度 13